EKONOMIKA LOGISTYKI

Znaczenie dokumentacji

Dla prawidłowego zarządzania materiałami w 

magazynie stosujemy odpowiednią dokumentację odnośnie 
ich przepływu.

Stosowanie właściwej dokumentacji pozwala nam 

prowadzić ewidencję, oraz dostarcza wiadomości o 
poszczególnych rodzajach i fazach obrotu materiałami.

Ogólny podział dokumentów

magazynowych

Dokumenty magazynowe ogólnie możemy 

podzielić na:

 podstawowe dokumenty - organizacyjne:

– Instrukcja magazynowa  - regulujący  przebieg oraz zasady procesu magazynowego
– Regulamin pracy  - określający organizację i porządek w procesie pracy, oraz prawa 

i obowiązki

– Instrukcja obiegu dokumentów  - źródło informacji na temat stanów magazynowych 

oraz realizowanego obrotu.

– Dokumentacja adresowa – zawiera informacje o lokalizacji i ilości asortymentów
– Dokumentacja opisująca sposób przechowywania danych osobowych
– Dokumenty eksploatacyjne wózków widłowych – kontrole stanu technicznego
– Karta charakterystyk preparatów i substancji niebezpiecznych – w przypadku 

gdy magazyn takowe przechowuje

 dokumenty obrotu magazynowego

Dokumenty obrotu 

magazynowego

a)   dokumenty przychodu materiałów

– PZ (przyjęcie z zewnątrz)
– PW (przyjęcie wewnętrzne),
– ZW (zwrot wewnętrzny),
– MM (przesunięcie międzymagazynowe);

b)  dokumenty rozchodu materiałów

– WZ (wydanie na zewnątrz),
– RW (rozchód wewnętrzny),
– MM (przesunięcie międzymagazynowe).

Charakterystyka dokumentów 

przychodu materiału

•

Dokument PZ – przyjęcie zewnętrzne.

Używany przy zakupie materiału oraz nieodpłatnym przyjęciu 
(wymagana adnotacja „nieodpłatne przyjęcie”). Dokument 

wystawiany w 3 sztukach (oryginał + 2 kopie), wystawiany przez 

odpowiedniego pracownika magazynu na podstawie faktury lub 

rachunku uproszczonego. 

Oryginał – składany do działu księgowości

Kopia – dołączana do faktury

Druga kopia – pozostaje w aktach magazynu

Dokument powinien zawierać: pieczątkę i numer zakładu, nr dokumentu 

magazynowego, dokładny adres dostawcy oraz jego NIP i REGON, nr 

faktury VAT lub rachunku uproszczonego, dokładną nazwę materiału, 

otrzymana ilość,  datę oraz podpis osób zarządzających przyjmowaniem 

materiałów.

Obr.1. Przykładowy dokument PZ

Charakterystyka dokumentów 

przychodu materiału

• Dokument ZW – zwrot materiałów

.

Podstawa udokumentowania zwrotu materiału.  

Powodem zwrotu może być:

− Pobranie materiału w ilości większej niż wymagana,

− Pomyłkowe pobranie niewłaściwego materiału, w efekcie zwrot,

− Osiągnięto oszczędność,

− Materiał jako zapas nieprawidłowy, wykryty podczas kontroli.

Oryginał – dział księgowości

Kopia – dla jednostki zwracającej materiał

Druga kopia – przeznaczona dla magazynu

Dokument ten powinien zawierać następujące dane: pieczątka jednostki 

organizacyjnej zwracającej towar, numer magazynu przyjmującego 

materiał, numer kolejny dokumentu, nazwa materiału i jednostka miary, 

ilość materiału, indeks materiałowy, cena materiału, data i podpis osoby 

wystawiającej i zatwierdzającej ZW oraz osób odpowiedzialnych za 

magazyn.

Obr. 2. Przykładowy dokument ZW

Charakterystyka rozchodów 

materiałów

• Dokument MM – przesunięcie 

międzymagazynowe. 

Podstawowy dokument  potwierdzający przemieszczenie 
materiałów pomiędzy magazynami.

Oryginał – dział księgowości

Kopia – magazyn wydający

Druga kopia – magazyn przyjmujący

Dokument powinien zawierać: symbol magazynu zdającego 
materiał, symbol magazynu przyjmującego materiał, 
dokładną nazwę materiału, ilość materiału, symbol PKWiU, 
jednostkę miary ,cenę i datę.

Obr. 3. Przykładowy 

dokument MM

Charakterystyka poszczególnych 

dokumentów

• Dokument RW – ruch wewnętrzny. 

Dokument potwierdzający wydanie materiałów na potrzeby 

wewnętrzne jednostek organizacyjnych przedsiębiorstwa. 

Wystawiany przez jednostkę pobierającą materiał.

Oryginał – dział księgowości

Kopia – magazyn wydający materiał

Druga kopia – osoba pobierająca

Jednostka pobierająca -> magazyn -> księgowość

Wystawiany dokument musi zawierać: nazwę materiału, ilość, 

jednostkę miary, nazwę jednostki pobierającej (pieczęć), 

oryginalny podpis osoby zatwierdzającej, źródło finansowania. 

Następnie magazyn uzupełnia dane: data wydania, numer 

magazynu, numer bieżący dowodu, indeks, jednostka miary, 

ilość wydana, podpis osoby wydającej. Dokumenty ułożone 

chronologicznie przekazywane są do działu księgowości 

przeważnie raz w miesiącu.

Obr. 4. Przykładowy dokument RW.

Charakterystyka poszczególnych 

dokumentów

• Dokument WZ – wydanie na zewnątrz.

Służy do udokumentowania:

- Rozchodu materiału przeznaczonego na sprzedaż,

- Rozchodu materiałów podlegających przerobowi we własnych 

jednostkach

  organizacyjnych,

- Nieodpłatnego przekazania

Oryginał – dział księgowości

Kopia – odbiorca

Druga kopia – magazyn

Trzecia kopia wraz z zamówieniem – dział gospodarki 

materiałowej

Dokument powinien zawierać: dokładne dane jednostki lub 

osoby zamawiającej, nr magazynu, nazwę materiału, indeks, 

jednostkę miary, cenę, ilość podaną w zamówieniu, ilość 

wydaną przez magazyn, datę wystawienia dokumentu, podpisy 

osób odpowiedzialnych za wydanie.

Obr. 5. Przykładowy dokument WZ

Współczesne metody 

dokumentacji

   W dzisiejszych czasach klasyczne formy dokumentacji 
magazynowych wypierane są przez ich elektroniczną 
formę. Przyczyniły się do tego systemy kodów 
kreskowych oraz rozwój urządzeń elektronicznych, 
prowadząc do stworzenia przenośnych terminali 
służących do odczytywania kodów 
z towaru i wykonywania na nich operacji w danych 
magazynu (przyjmowanie, wydawanie, kompletacja 
materiałów). 
   Najczęściej używanym w magazynach typem 
kodowania jest 

EAN128. 

Do odczytu kodów możemy 

użyć terminali takich jak: 

IT 7000

, kieszonkowy 

CPT-

8000 

lub

 

urządzeń 

Datalogic Memor.

Współczesne metody 

dokumentacji

Terminal odczytujący 

kody

Etykieta transportowa z 

kodem

Współczesne metody 

dokumentacji