Program Microsoft® Office Outlook® 2007

Program

Microsoft

Office

Outlook

2007 —

szkolenie

Zarządzanie skrzynką

pocztową IV.

Archiwizowanie starych

wiadomości

Firma [Nazwa firmy]

przedstawia:

Zarządzanie skrzynką pocztową IV. Archiwizowanie starych

wiadomości

Zawartość kursu

•

Omówienie: Tajemnice archiwizacji

•

Lekcja 1. O co w tym wszystkim chodzi?

•

Lekcja 2. Jak polubić archiwizację

Każda lekcja zawiera listę propozycji zadań i zestaw
pytań testowych.

Zarządzanie skrzynką pocztową IV. Archiwizowanie starych wiadomości

Omówienie: Tajemnice archiwizacji

Czy czujesz zakłopotanie za
każdym razem, gdy program
Outlook pyta o możliwość
zarchiwizowania poczty e-mail?

Podczas tego kursu znajdziesz
odpowiedź na nurtujące Cię
pytania i poznasz zasadę
działania archiwizacji.

Dowiesz się także, jak sprawić,
aby archiwizacja przebiegała
dokładnie tak, jak sobie tego
życzysz.

Zarządzanie skrzynką pocztową IV. Archiwizowanie starych wiadomości

Cele kursu

•

Ustawienie w programie Outlook automatycznego
przenoszenia wiadomości e-mail do folderów
archiwum.

•

Archiwizowanie wiadomości automatycznie lub o
wybranej porze.

•

Używanie różnych ustawień archiwizacji dla różnych
folderów stosownie do potrzeb.

Zarządzanie skrzynką pocztową IV. Archiwizowanie starych wiadomości

O co w tym wszystkim chodzi?

Czy poznajesz ten
komunikat?

Czy czujesz się
nieswojo, gdy klikasz
przycisk Nie w tym
oknie dialogowym,
ponieważ nie wiesz
do końca, jak
naprawdę działa
funkcja
Autoarchiwizacji?

Bez obaw. Właśnie tym zajmiemy się w trakcie
tego kursu.

A gdy poznasz już szczegóły, częściej będziesz
klikać przycisk Tak (lub przynajmniej nie
będziesz się obawiać kliknięcia przycisku Nie).

Zarządzanie skrzynką pocztową IV. Archiwizowanie starych wiadomości

Podstawowe informacje na temat
archiwizacji

Jak działa funkcja
archiwizacji?

Podczas tego
procesu
wiadomości są
automatycznie
przenoszone ze
skrzynki pocztowej
do folderu o nazwie
Foldery
archiwum.

W celu rozpoczęcia procesu należy kliknąć
przycisk Tak.

Wiadomości są przenoszone ze skrzynki
pocztowej…

…do folderu Foldery archiwum.

Więcej szczegółów przedstawiono na ilustracji:

Zarządzanie skrzynką pocztową IV. Archiwizowanie starych wiadomości

Krok 1.
Upewnij się, że funkcja Autoarchiwizacji jest włączona, i ustal odpowiednią
częstotliwość

Domyślnie
Autoarchiwizacja
jest włączona.

Jeśli co pewien czas jest wyświetlany komunikat „Czy chcesz
teraz przeprowadzić Autoarchiwizację...” (opisany na
początku tego kursu), oznacza to, że funkcja ta jest włączona.

Jeśli ten komunikat nie jest wyświetlany, to aby przekonać się,
czy Autoarchiwizacja jest włączona, można sprawdzić okno
dialogowe Autoarchiwizacja.

Zarządzanie skrzynką pocztową IV. Archiwizowanie starych wiadomości

Krok 1.
Upewnij się, że funkcja Autoarchiwizacji jest włączona, i ustal odpowiednią
częstotliwość

Szczegóły
przedstawiono na
rysunku.

Jeśli pole wyboru Uruchom autoarchiwizację co jest zaznaczone,
Autoarchiwizacja jest włączona (jeśli nie chcesz używać
Autoarchiwizacji, możesz ją wyłączyć w tym miejscu, usuwając
zaznaczenie tego pola wyboru).

Liczba dni wskazuje częstotliwość uruchamiania Autoarchiwizacji.

Zarządzanie skrzynką pocztową IV. Archiwizowanie starych wiadomości

Krok 2. Określ znaczenie słowa
„stare”

Dzięki funkcji
Autoarchiwizacji
wiadomości będą
przenoszone po
wyświetleniu
monitu, jeśli
zaznaczono to pole
wyboru.

Nadal możesz jednak kontrolować niektóre
opcje.

Funkcja Autoarchiwizacji ma kilka różnych
ustawień domyślnych, które można zmieniać.
Oznacza to, że można określić znaczenie słowa
„stare”.

Zarządzanie skrzynką pocztową IV. Archiwizowanie starych wiadomości

Krok 2. Określ znaczenie słowa
„stare”

Dla niektórych osób
poczta staje się
stara po upływie
dwóch tygodni, dla
innych dopiero po
dwóch miesiącach.

Ustawienia określające moment, w którym wiadomości będą
archiwizowane, możesz dostosować w oknie dialogowym
Autoarchiwizacja za pomocą opcji, które pokazano na rysunku.

Za każdym razem, gdy jest uruchamiana funkcja Autoarchiwizacji,
wszystkie wiadomości spełniające kryterium, które określa, czy są
one „stare” czy nie, zostaną przeniesione do folderu Foldery
archiwum.

Zarządzanie skrzynką pocztową IV. Archiwizowanie starych wiadomości

Funkcja archiwizacji przenosi wiadomości w zależności od ich
wieku

Jak wspomniano
wcześniej, funkcja
archiwizacji
przenosi
wiadomości w
zależności od ich
wieku.

Oznacza to, że wiadomości są przenoszone do folderu
Archiwum po osiągnięciu „dojrzałości” zgodnie z
ustawieniami określonymi w oknie dialogowym
Autoarchiwizacja.

Dojrzałość zależy od czasu, przez jaki wiadomość pozostaje
nieużywana przez użytkownika, czyli od daty ostatniej
modyfikacji.

Zarządzanie skrzynką pocztową IV. Archiwizowanie starych wiadomości

W ramach archiwizacji wiadomości są przenoszone w zależności od
ich wieku

Istnieje wiele
czynności, które
mogą zmienić datę
(i godzinę) ostatniej
modyfikacji
wiadomości i tym
samym wpłynąć na
moment
zarchiwizowania
wiadomości.

• Przesyłanie dalej

• Odpowiadanie

wszystkim

• Edytowanie i

zapisywanie

• Przenoszenie

•Kopiowanie

Zarządzanie skrzynką pocztową IV. Archiwizowanie starych wiadomości

Propozycje ćwiczeń

Otwórz okno dialogowe Autoarchiwizacja.

Przejrzyj ustawienia Autoarchiwizacji.

Ćwiczenia w trybie online

(wymagają programu Outlook 2007)

Zarządzanie skrzynką pocztową IV. Archiwizowanie starych wiadomości

Test 1, pytanie 1

Na podstawie których właściwości program Outlook
określa, czy archiwizować daną wiadomość?
Wybierz jedną odpowiedź.

1. Daty utworzenia.

2. Daty ostatniej modyfikacji.

3. Daty otrzymania wiadomości.

Zarządzanie skrzynką pocztową IV. Archiwizowanie starych

wiadomości

Test 1, pytanie 1: odpowiedź

Daty ostatniej modyfikacji.

Wiek wiadomości jest określany na podstawie jej daty ostatniej
modyfikacji.

Zarządzanie skrzynką pocztową IV. Archiwizowanie starych wiadomości

Test 1, pytanie 2

Podfolder utworzony w skrzynce pocztowej zostanie
automatycznie utworzony w Folderach archiwum, gdy
tylko znajdą się w nim wiadomości w wieku pozwalającym
na ich zarchiwizowanie. Wybierz jedną odpowiedź.

1. Prawda.

2. Fałsz.

Zarządzanie skrzynką pocztową IV. Archiwizowanie starych wiadomości

Test 1, pytanie 2: odpowiedź

Prawda.

Gdy tylko w podfolderze znajdą się wiadomości w wieku
pozwalającym na ich zarchiwizowanie, program Outlook
utworzy podfolder w folderze Foldery archiwum i przeniesie do
niego stare wiadomości.

Zarządzanie skrzynką pocztową IV. Archiwizowanie starych wiadomości

Jak polubić archiwizację

Funkcja archiwizacji
oferuje wiele
możliwości.

Archiwizacja nie musi być przeprowadzana tylko
w określonych odstępach czasu. Można wybrać
dowolny moment.

Nie trzeba też archiwizować wszystkich
wiadomości.

Zarządzanie skrzynką pocztową IV. Archiwizowanie starych wiadomości

Określanie wyjątków

Program Outlook
ułatwia
użytkownikom
dostosowywanie
funkcji archiwizacji.

Wybrane foldery można archiwizować w różnych
odstępach czasu lub wcale. Dla każdego folderu
można określić osobne zasady archiwizacji.

Niektóre foldery można całkowicie wykluczyć z
procesu archiwizowania. Wybór należy do Ciebie.

Zarządzanie skrzynką pocztową IV. Archiwizowanie starych wiadomości

Określanie wyjątków

Najpierw kliknij
prawym
przyciskiem myszy
folder, a następnie
kliknij polecenie
Właściwości i
wprowadź swoje
ustawienia, jak
pokazano na
rysunku.

Po wybraniu tych ustawień Autoarchiwizacja
będzie przeprowadzana. Właśnie dlatego jest to
tak łatwe.

Pamiętaj jednak, aby od czasu do czasu dostroić
swoje ustawienia. Po dodaniu nowych folderów
dostosuj ich ustawienia Autoarchiwizacji.

Zarządzanie skrzynką pocztową IV. Archiwizowanie starych wiadomości

Wybierz odpowiedni moment dla
archiwizacji

Załóżmy, że Twoja
skrzynka odbiorcza
przepełnia się lub
zaczyna panować w niej
bałagan, a ustawiona
przez Ciebie regularna
Autoarchiwizacja
zostanie
przeprowadzona dopiero
za tydzień.

Co możesz zrobić?

W takim wypadku możesz na przykład
zdecydować o natychmiastowej archiwizacji,
klikając polecenie Archiwizuj w menu Plik.

Wszystkie wiadomości, które osiągnęły
dojrzałość, zostaną natychmiast zarchiwizowane.

Zarządzanie skrzynką pocztową IV. Archiwizowanie starych wiadomości

Archiwizowanie pozycji kalendarza lub innych elementów programu
Outlook

Autoarchiwizacja
działa nie tylko z
wiadomościami e-
mail, lecz także z
elementami z
kalendarza oraz z
zadaniami.

Ustawienia archiwizacji folderów Kalendarz i Zadania
można dostosować tak samo jak ustawienia wiadomości
e-mail.

W przypadku osób zasady archiwizowania nie mają
jednak zastosowania. W programie Outlook zarządzanie
danymi osób odbywa się za pomocą folderu Kontakty, a
ten nie jest archiwizowany.