Otoczenie organizacji

OTOCZENIE

ZEWNĘTRZNE

• Organizacja funkcjonuje w otoczeniu,

które ma istotny wpływ na
realizowane przez nią cele.

• Konieczność precyzyjnego

rozpoznawania otoczenia

Otoczenie zewnętrzne i

wewnętrzne

• Otoczenie zewnętrzne organizacji

to wszystko to, co może na nią
wpływać (oddziaływać)

• Otoczenie wewnętrzne stanowią

warunki i siły wewnątrz organizacji
(np. zarząd, ludzie, kultura
organizacji itp.

Szczególne okoliczności

• zaburzenia (zakłócenia w otoczeniu

np. huragan, powódź susza,
katastrofa reaktora atomowego,
kryzysy

Otoczenie zewnętrzne

dzielimy

• na celowe i ogólne. Celowe składa

się z konkretnych organizacji lub grup,
które mogą oddziaływać na
organizację takich jak: konkurenci,
klienci, dostawcy, związki zawodowe ,
właściciele i sojusznicy strategiczni.
Otoczenie ogólne to nie sprecyzowane
bliżej czynniki i siły (wymiary?) wśród
których działa organizacja.

Otoczenie ogólne

• ma wymiary: ekonomiczny,

techniczny, socjokulturowy, prawno-
polityczny i międzynarodowy

wymiar ekonomiczny

– to ogólna kondycja systemu

gospodarczego, w którym działa
organizacja

Wymiar techniczny

• – metody pozwalające przekształcić

zasoby w produkty i usługi

• Np. Corea - montaż karoserii Hunday

Wymiar socjokulturowy

• – zwyczaje nawyki wartości i

demograficzne cechy
społeczeństwa, w którym
funkcjonuje organizacja

Wymiar prawno-polityczny

• – państwowa regulacja działalności

gospodarczej i ogólne stosunki
między gospodarką a państwem,

Wymiar międzynarodowy

– zakres, w jakim organizacja

uczestniczy w działalności
gospodarczej w innych krajach lub
pozostaje pod jej wpływem.

Otoczenie celowe

- jest równie złożone i

nieprzewidywalne w pewnych
okolicznościach jak otoczenie ogólne.

Elementy otoczenia

celowego

• Elementy otoczenia celowego:
• konkurenci – organizacje i siły, które

konkurują o zasoby, głównie zaś o
pieniądze klientów.

• Klienci – ci, którzy płacą za nabycie

wyrobów lub usług organizacji
(petent – nie)

Elementy otoczenia

celowego

• Organizacje, które dostarczają

zasobów innym organizacjom
(bezpieczeństwo energetyczne)

• Regulatorzy – jednostki, które mogą

kontrolować lub w inny sposób oddziaływać
na politykę i praktykę organizacji. Także
agencje regulacyjne i grupy interesu (np.
Państw. Zakład Higieny, PIH, PIP, PIR, itp.
Koncesje, zezwolenia Stowarzyszenia
konsumentów, poszkodowanych etc.

Elementy otoczenia

celowego

• Siła robocza - pracownicy,

zwłaszcza, jeśli są zorganizowani w

związkach zawodowych,

• Właściciele - ci wszyscy, którzy

uczestniczą we własności organizacji

(skomplikowany układ stosunków

własności we współczesnych

organizacjach, akcjonariat

rozproszony bądź instytucjonalny)

• Sojusznicy strategiczni –

organizacje współpracujące ze sobą
w ramach wspólnego przedsięwzięcia

( pozyskiwanie doświadczenia,

wymiana informacji , KONSORCJA

Otoczenie wewnętrzne

• Zarząd
• Pracownicy (Np. konflikty ze

związkami, Latynosi, pracownicy
sezonowi etc.)

• Kultura

Kultura organizacji

jest to zestaw wartości, które

pomagają jej członkom zrozumieć,

za czym organizacja się opowiadaj

jak pracuje i co uważa za ważne.

• K. zazwyczaj wykształca się w ciągu

długiego okresu czasu. Niejednokrotnie

jej zalążek tworzy sam właściciel firmy.

Np. stosunki partnerskie, sposób

ubierania się załogi, sposób

traktowania klientów etc.

Skutki oddziaływania

otoczenia

• na organizację:
- Połączenie dużej złożoności

warunków otoczenia i dużej
zmienności powoduje dużą
niepewność działań.

Niepewność

– siła wynikająca ze zmienności i

złożoności otoczenia, która wpływa
na osiąganie celów organizacji.

5 sił konkurencji

• Niektórzy charakteryzują wpływ

otoczenia przez zasadę pięciu sił
konkurencji

Pięć sił konkurencji to:

1)zagrożenie ze strony nowych

konkurentów,

2) próby wymanewrowania (osaczenia)

rywali (wojny),

3)zagrożenie substytutami,
4) siła nabywców (supermarkety),
5) siła dostawców. (energetyka,

telekomunikacja).

5 sposobów reakcji

organizacji

na otoczenie:
• zarządzanie informacją, (śledzenie

przeciwnika, instytucja łączników z

otoczeniem, gromadzenie zasobów

informacyjnych – dossier, lektura

publikacji etc.

• odpowiedź strategiczna, (korekta

dotychczasowej strategii firmy lub

wypracowanie nowej)

• fuzje, przejęcia, zakupy, sojusze –

niekiedy wrogie przejęcia

• projektowanie organizacji (zmiana

systemu organizacyjnego firmy,
przyjęcie bardziej elastycznej
struktury tak, aby szybciej reagować
na zmiany otoczenia np. siły
szybkiego reagowania

- bezpośredni wpływ na otoczenie

– niektóre z firm są w stanie wpływać
aktywnie na otoczenie, kształtować
go według własnego uznania (np.
lobbing, korupcja)

ZARZĄDZANIE CELAMI

ORGANIZACJI

I PLANOWANIE
• Planowanie to proces rozwiązywania

antycypowanych problemów

praktycznych polegający na

poszukiwaniu sposobów działania i

doborze środków zapewniających

osiągnięcie określonych celów

( społecznych, ekonomicznych innych)

Argumenty na rzecz

planowania

• Planowanie jest czynnością

uniwersalną

• - Psia krzywa
• - zmieniające się okoliczności
• poznawanie przyszłości

Schematy?

• Mimo, że większość firm stosuje

ogólne normy, każda z organizacji
robi to trochę po swojemu.

• Planowanie odbywa się w

określonym kontekście (otoczeniu)

Schemat

•

Otoczenie

•

Cele. Przesłanki. Wartości

Kierunki

• Cele strategiczne

Plany

strategiczne

• Cele taktyczne Plany taktyczne
• ..Cele operacyjne Plany operacyjne

Cele

mają kluczowe znaczenie dla

skuteczności  organizacji i spełniają
liczne funkcje. Organizacje mogą
kilka rożnych rodzajów celów (np.:
niektóre firmy = max zysku,
zapewnienie bezpieczeństwa
zewnętrznego,  utrzymanie
pracowników,,  ekspansja firmy).

Funkcje celów:

• stanowią wskazówkę i nadają

jednolity kierunek działaniom ludzi,

• wpływają na treść planów
• są źródłem motywacji pracowników,
• stanowią skuteczny mechanizm

oceny i kontroli.

Rodzaje celów

• - kryterium: szczebla, dziedziny, ram

czasowych

Szczebla

• - cele strategiczne – są to cele na

najwyższym szczeblu i dla najwyższego
kierownictwa

• - cele taktyczne – są to cele na średnim

szczeblu i dla menedżerów średniego
szczebla

• - cele operacyjne – są to cele na niższym

szczeblu i dla menedżerów niższego
szczebla.

Ram czasowych

• – cele długofalowe, średnioterminowe

i krótkoterminowe

Optymalizacja celów

– polega na równoważeniu i godzeniu

możliwych

konfliktów

pomiędzy

różnymi celami

Cechy dobrego planu

• Plan powinien być:
- skuteczny (zapewniać osiągnięcie

celu)

• -    realny (zbilansowany)
• -     optymalny
• -     elastyczny

Kryteria podziału planów:

• - szczebla (strategiczne, taktyczne ,

operacyjne)

• - horyzontu czasowego

(perspektywiczne, długookresowe,
średniookresowe, krótkookresowe,
bieżące)

• - dziedziny

Plan Strategiczny

- Ogólny plan zawierający decyzje

dotyczące

alokacji

zasobów,

priorytetów i działań niezbędnych do
osiągnięcia celów strategicznych

Plan taktyczny

• – plan skierowany na osiągnięcie

celów taktycznych, opracowany dla
realizacji

elementów

planu

strategicznego

Plan operacyjny

• – plan nastawiony na wykonanie

planów taktycznych dla osiągnięcia
celów operacyjnych

ramy czasowe

• Plan

długookresowy

obejmuje

okres wieloletni. W praktyce od 5 ciu
do kilkudziesięciu lat

• Plan średniookresowy obejmuje na

ogół okres od roku do 5 ciu lat.

• Plan krótkookresowy to na ogół

plan roczny lub krótszy

Personel planistyczny

• Planowanie powinno być realizowane

przez  odpowiednio  doświadczony,
najlepiej  wyspecjalizowany,  zespół
fachowców.  Firmy  często  posługują
się  w  tym  celu  specjalnym  zespołem
zadaniowym  sformowanym  spośród
zainteresowanych  menedżerów  pod
kierunkiem fachowców od planowania
z udziałem  członków zarządu.

Planowanie awaryjne

Ważne organizacje opracowują plany

awaryjne,  na  wszelki  wypadek  (np.
wojny,    klęsk  żywiołowych,  zamachów
terrorystycznych  itp.,  Określają  one
alternatywny tryb działań,  jakie zostaną
podjęte  w  przypadku  ,  jeśli    realizacja
planu

zostanie

nieoczekiwanie

zakłócona lub przestanie odpowiadać
zmienionym warunkom.

Skuteczne planowanie

taktyczne

A) Opracowanie planu

• 1.

rozpoznanie

zrozumienie

nadrzędnych planów strategicznych i
celów taktycznych

• 2. określenie zasobów i wyznaczenie

terminów (etapów realizacji celu)

• 3. rozpoznanie i określenie niezbędnych

zasobów ludzkich

B) realizacja

• 1. Ocena każdego kierunku działania z

punktu widzenia realizacji celu

• 2. Pozyskanie informacji
• 3 Pozyskanie i rozdysponowanie

pozostałych zasobów

• 4. Organizacja pionowej i poziomej

łączności

• 5. Integracja działań
6. Obserwacja bieżących działań

PLANOWANIE

OPERACYJNE

• Na ogół krótkookresowe. Obejmują

węższy zakres spraw i problemów.

• Między innymi plany jednorazowe,

przygotowane do realizacji zadań,
które

przyszłości

nie

będą

powtarzane,

PROGRAM

• jest planem jednokrotnego użytku dla

szerszego zestawu działań. Na
przykład: reorganizacja, reforma,
uruchomienie produkcji nowego
asortymentu, inwestycje.

PROJEKT

• plan jednorazowy o węższym

zakresie i mniejszej złożoności niż
program

PLANY CIĄGŁE

• Plany

trwale

obowiązujące,

opracowane

dla

działań,

które

regularnie się powtarzają w pewnym
okresie.

Wytyczne polityki

• - plan ciągły, który określa reakcję

organizacji na pewien problem lub
sytuację

Standardowe procedury

działania

• – plan ciągły, który dokładnie określa

postępowania w określonych
okolicznościach

Przepisy i regulaminy

• - opisują dokładnie sposób wykonania

poszczególnych czynności

Bariery w planowaniu

i ich przezwyciężanie
• 1.     Niewłaściwe cele
• 2.     Niewłaściwy system nagradzania
• 3.     Dynamiczne i złożone otoczenie
• 4.     Niechęć do ustalania celów
• 5.     Opór wobec zmian
• 6.     Inne przeszkody