ZARZĄDZANIE ZAPASAMI
ZARZĄDZANIE ZAPASAMI
W PRZEDSIĘBIORSTWIE
W PRZEDSIĘBIORSTWIE
HANDLOWYM
HANDLOWYM
Uniwersytet Technologiczno-Przyrodniczy w Bydgoszczy
Katedra Ekonomiki, Organizacji i Zarządzania
Opracowała - dr inż. Anna Murawska
ZARZĄDZANIE ZAPASAMI
ZARZĄDZANIE ZAPASAMI
W PRZEDSIĘBIORSTWIE
W PRZEDSIĘBIORSTWIE
HANDLOWYM
HANDLOWYM
Uniwersytet Technologiczno-Przyrodniczy w Bydgoszczy
Katedra Ekonomiki, Organizacji i Zarządzania
Opracowała - dr inż. Anna Murawska
Tworzenie zapasów
Celowe nabywanie i przechowywanie towarów
niezbędnych do utrzymania ciągłości sprzedaży
Zapas
Zasób towarów, znajdujący się w
przedsiębiorstwie i stanowiący podstawę
prowadzenia działalności handlowej, rzeczowe
składniki majątku obrotowego, nabyte w celu
odsprzedaży
Gospodarka zapasami – ogół decyzji
związanych z gromadzeniem,
przechowywaniem i przygotowywaniem do
sprzedaży zasobów towarowych
Zarządzanie zapasami – proces operacyjny
w przedsiębiorstwie, który ma zapewnić
racjonalną gospodarkę zapasami
Występuje gdy są znane:
1.
Cele, dla których tworzy się zapasy
2.
Proporcje zapasów w stosunku do sprzedaży
3.
Koszty gromadzenia i przechowywania
zapasów
Między stanem zapasów a sytuacją
finansową przedsiębiorstwa handlowego
zachodzi ścisły związek
Zbyt niskie zapasy:
Spadek sprzedaży
Trudności w utrzymaniu ciągłości oferty
Utrata klientów
Nadmierne zapasy:
Zwiększają obciążenie finansowe
Zwiększają koszty
Wpływają na zwiększenie ryzyka handlowego
Wyodrębniając różne rodzaje zapasów,
najczęściej uwzględnia się następujące kryteria
podziału:
1.
Miejsce występowania zapasów
Zapasy w punktach sprzedaży detalicznej
Zapasy w magazynach handlu hurtowego
Zapasy w magazynach producentów
2.
Przeznaczenie zapasów
Zapasy bieżące, zwane obrotowymi, ściśle
związane z przebiegiem i natężeniem
sprzedaży towarów
Zapasy sezonowe, służące do zaspokajania
popytu w ściśle określonym czasie
Rezerwowe, tworzone na wypadek
nieoczekiwanych zmian w popycie
3.
Wielkość zapasów
Zapasy minimalne, stanowiące dolną granicę
(stan), której utrzymanie jest konieczne dla
zapewnienia ciągłości sprzedaży
Zapasy maksymalne, powstające w momencie
nadejścia nowej dostawy (ich wielkość często
się określa jako górną granicę, której nie
można przekroczyć bez naruszenia równowagi
ekonomicznej przedsiębiorstwa)
Optymalne, najbardziej racjonalne w danych
warunkach działania przedsiębiorstwa, tzn.
kształtowane z uwzględnieniem cech regionu,
dynamiki sprzedaży, rodzaju powiązań z
dostawcami
Do ustalania wielkości zapasu początkowego
i końcowego może być przydatna
formuła równania sprzedaży.
Formuła równania sprzedaży (ujęcie
ilościowe)
Gdzie:
Z
p
- zapas początkowy
Z – zakup
S – sprzedaż
U – ubytki
Z
k
– zapas końcowy
W równaniu ujętym wartościowo, gdzie zakup i
zapasy ujmuje się według cen zakupu, a
sprzedaż według cen sprzedaży, wartość
zapasów ustala się następująco:
Gdzie:
M - marża
Rozpatrując zapasy w wielkościach względnych,
najczęściej odnosi się do sprzedaży.
W celu obliczenia wskaźnika zapasochłonności
sprzedaży należy ustalić wielkość zapasu
przeciętnego (średniego).
Gdzie:
Z
śr.
– zapas średni
Z
n
– zapas na koniec pewnego okresu, np. miesiąca
Zapasochłonność sprzedaży oznacza
stosunek zapasu średniego w danym okresie
do wielkości sprzedaży zrealizowanej.
Wartość wskaźnika braku towarów w danym
okresie (np. w ciągu roku) oblicza się dzieląc
liczbę dni, w których brakowało towaru na
stanie, przez 365 dni i mnożąc wynik przez
100%.
Wartość wskaźnika dostępności towarów –
100% minus wartość wskaźnika braku towaru
przykład
Jeżeli jakiegoś artykułu nie było w sprzedaży
przez 30 dni w ciągu całego roku, odpowiada to
wskaźnikowi 30/365x100%=8%.
Wskaźnik dostępności towaru w skali roku
wynosi wówczas 100%-8%=92%.
Czynniki kształtujące poziom i strukturę
zapasów:
1.
Wielkość, dynamika i szczegółowa struktura
asortymentowa sprzedaży
2.
Organizacja dostaw
3.
Rodzaj umownych powiązań z dostawcami
towarów
4.
Cechy towarów i stopień ich przystosowania
do ostatecznej sprzedaży
5.
Warunki funkcjonowania przedsiębiorstwa
6.
Zasoby finansowe firmy
W praktyce (typ jednostki handlowej, wielkość
i struktura asortymentowa sprzedaży,
możliwości i sposoby finansowania zapasów)
System automatycznej identyfikacji towarów
Instalowanie kas z automatycznym odczytem
identyfikującym towar i jego cenę (Electronic
Point of Sale – EPOS)
Kody kreskowe są najpopularniejszą formą
automatycznej identyfikacji towarów. Używane są do
opisywania dokumentów i produktów w celu
umożliwienia automatycznego odczytywania i
wprowadzania danych do komputerów za pomocą
urządzeń powszechnie nazywanych: "czytnik kodów
kreskowych" lub "
". Do
nadruku kodów paskowych najczęściej są
wykorzystywane
(np. drukarki
Zebra)
Jest wiele rodzajów kodów kreskowych różniących się
możliwościami kodowania oraz wyglądem. Kody
kreskowe są graficznym zapisem znaków w postaci
kombinacji jasnych i ciemnych elementów (pasków -
kresek) według zasad symboliki danego typu kodu.
Celem stosowania kodów kreskowych jest
przyspieszenie i zwiększenie wiarygodności odczytu
informacji - zastąpienie ręcznego wpisywania znaków
do komputera.
Najbardziej rozpowszechnioną formą kodu kreskowego
jest kod EAN (European Article Numbering -
Europejski Kod Towarowy), który został
zatwierdzony do powszechnego stosowania w obrocie
detalicznym w roku 1976. Amerykańskim
odpowiednikiem jest kod UPC.
Kod EAN występuje w dwóch odmianach: EAN-13
(zawiera 12 cyfr danych i jedną cyfrę kontrolną) i EAN-8
(7 cyfr danych i 1 cyfra kontrolna). Ustalono, że
pierwsze 3 cyfry oznaczają kod kraju (np. 590 - Polska),
z wyjątkiem oznaczeń rozpoczynających się od cyfry 2 -
takimi kodami oznaczane są produkty o zmiennej
masie i rozmiarach, zazwyczaj konfekcjonowane w
sklepach.
EAN 13 jest używany również w połączeniu z ISSN
(International Standard Serial Number), dla publikacji
prasowych czy magazynów. 3 cyfrowy kod kraju został
zastąpiony numerem 977, często poza kodem
występuje wtedy również dwucyfrowy numer wydania.
Zalety stosowania kodów kreskowych
(zwanych również kodami paskowymi):
dokładność zapisu danych - kody kreskowe
zapewniają zdecydowanie lepszą dokładność niż
dane wprowadzane ręcznie
szybkie wprowadzanie danych oraz ich
przetwarzanie - dane przekazywane są w
sposób bezpośredni i natychmiastowy do
komputera lub innego urządzenia
przetwarzającego i przechowującego dane. (np.
do
Scanpal2 lub cpt-8000)
korzyści kosztowe - lepsza obsługa klienta,
zarządzanie kapitałem i zapasami, krótszy czas
reakcji, niższy stan zapasów i koszty pracy
Technologia kodów kreskowych pozwala:
monitorować transakcje handlowe
prowadzić ewidencję zapasów
magazynowych
nadzorować operacje magazynowe:
kompletacja, dekompletacja, paletyzacja, etc.
przyspieszyć procesy załadunkowe,
wyładunkowe i przeładunkowe
monitorować produkcję w toku
kontrolować zasoby
tworzyć systemy lojalnościowe przy użyciu
kart plastikowych
Głównym zadaniem rachunku
ekonomicznego jest wybór takiego
wariantu wielkości i struktury zapasów,
który zapewniłby ciągłość sprzedaży przy
minimalnych kosztach magazynowania.
Właściwa gospodarka zapasami
wymaga:
Powiązania ewidencji ilościowej i
wartościowej zapasów z ewidencją i analizą
zakupu oraz sprzedaży
Istnienia odpowiedniego systemu
informacyjnego
Systematycznej analizy i oceny
podstawowych mierników dotyczących
wielkości zapasów oraz ich rotacji
Właściwa gospodarka zapasami wiąże
się z potrzebą rozstrzygnięcia dwóch
problemów decyzyjnych:
1.
Ustalenia prawidłowej wielkości zapasów
2.
Odpowiedniej organizacji procesu
przechowywania towarów
Wskaźniki, które są podstawą określenia
wielkości zapasów:
1.
Zapas przeciętny w procentach od obrotu
2.
Zapas przeciętny na 1 zatrudnionego
3.
Zapas przeciętny na 1 m
2
powierzchni
użytkowej
Podstawowymi miarami oceny gospodarki
zapasami są wskaźniki rotacji, informujące
o szybkości obrotu.
Wyróżnia się rotację w razach i rotację w
dniach.
Rotacja w razach określa, ile razy należy
odnowić zapas, aby osiągnąć daną wielkość
sprzedaży:
Gdzie:
R
r
– rotacja w razach
S – sprzedaż
Z
śr.
– średni zapas
Rotacja w dniach informuje, na ile dni
sprzedaży wystarczy dany zapas lub ile
potrzeba dni, aby zapas przeciętny został
sprzedany.
Gdzie:
R
d
– rotacja w dniach
d – liczba dni, czyli okres, dla którego ustalamy
rotację, np. 360 dni
Wskaźniki rotacji można obliczyć dla:
1.
Całego przedsiębiorstwa
2.
Poszczególnych sklepów, hurtowni, stoisk
3.
Grup towarowych
4.
Pojedynczych artykułów
W ocenie zarządzania zapasami można także
zastosować:
1.
Mierniki dynamiki – ilustrują zmiany
poziomu zapasów w czasie
2.
Mierniki struktury – prezentują udział
zapasu danego rodzaju towaru (czy grupy
towarowej) w zapasach ogółem
Strategie zarządzania zapasami:
1.
Strategia w ramach ustalonych standardów
2.
Strategia elastycznej równowagi
3.
Strategia uwzględniająca sezonowość
sprzedaży
4.
Strategia asekuracyjna
5.
Strategia integratywna
Strategia w ramach ustalonych
standardów – dotyczy tych grup towarów,
dla których można wyznaczyć normy
zapasów i rotację
Strategia elastycznej równowagi –
charakterystyczna dla przedsiębiorstwa
badającego zmiany po stronie podaży i
popytu oraz szybko reagującego na te
zmiany m.in. przez wprowadzenie do oferty
nowych produktów i upłynnianie posiadanych
zapasów
Strategia uwzględniająca sezonowość
sprzedaży – polega na kształtowaniu stanu i
struktury zapasów stosownie do popytu
sezonowego. Pod koniec sezonu następuje
wyprzedaż zapasów.
Strategia asekuracyjna – wiąże się z
dokonaniem zakupu w warunkach
odroczonego terminu płatności i z dążeniem
do obciążania dostawcy odpowiedzialnością
za zapas. W przypadku niesprzedania danego
zapasu towaru w określonym czasie zwraca
się towar lub negocjuje warunki wyprzedaży
w porozumieniu z dostawcą
Strategia integratywna – polega na podziale
ról miedzy producenta, pośrednika i odbiorcę
detalicznego w celu optymalizacji zapasów w
poszczególnych ogniwach łańcucha dostaw.