Zarządzanie sobą w czasie

Koncepcja zarządzania czasem to 

świadome planowanie i sterowanie własnym 
życiem, zarówno prywatnym jak i zawodowym – 
aby bezładny styl pracy przemienić w planowe, 
systematyczne wykonywanie zadań, zmierzające 
do osiągnięcia sukcesu. 
Zarządzanie czasem pokazuje konsekwentne i 
zorientowane na wykonywanie zadań, techniki 
pracy własnej i zespołowej, stosowne o 
przynoszące efekty w praktyce.

Dzięki stosowaniu technik zarządzania czasem menedżer efektywnie 

zarządza

 samym sobą i swoim otoczeniem, a otrzymany do dyspozycji czas 
wykorzystuje sensownie i optymalnie.

• Zarządzanie własnym czasem – to zarządzać 

sobą.

• Zarządzać sobą – to korzystać z własnej 

wolności. 

Zarządzanie czasem -  jest jedną z podstawowych 
umiejętności menedżera, która umożliwia 
podniesienie efektywności jego pracy oraz 
pozwala na zmniejszenie efektywności skutków. 

Dwie zasadnicze grupy uwarunkowań 
marnotrawienia czasu:

■ uwarunkowania wewnętrzne:
▪ 

brak refleksji nad sobą oraz brak świadomości 

przemijania czasu, 

▪ cechy osobowościowe człowieka 

(niesystematyczność, niepunktualność, 
niezdecydowanie, niedbalstwo, brak porządku, 
brak wiedzy, brak motywacji, słaba 
komunikatywność, itp.),

▪ brak znajomości zagadnień zarządzania czasem.

■ uwarunkowania zewnętrzne:

▪ dojazd do pracy,
▪ korki uliczne,
▪ niepotrzebne telefony, wizyty np. akwizytorów,
▪ awarie sprzętu, itp.,

„Pożeracze czasu” dotyczące pracy zawodowej:

▪ dokumentacja → 

dobrą zasadą jest branie dokumentu 

do ręki tylko raz, a następnie  odkładanie go do właściwego 

segregatora,

▪ rozmowy telefoniczne → 

rozmowa powinna 

ograniczać się do konkretnego problemu,

▪ spotkania planowane → 

konkrety i nieprzedłużanie,

▪ spotkania nieplanowane →  

jeżeli nie jest to sprawa 

priorytetowa, należy ją załatwić krótko i najlepiej stojąc przy 

drzwiach,

▪ brak asertywności → 

nie należy brać na siebie 

dodatkowych obowiązków, skoro i tak nasz czas pracy jest 

mocno nadwyrężony. Jeżeli bierzecie pracę do domu, to 

oznacza, że należy coś przeorganizować.

Do „Pożeraczy czasu” możemy również 

zaliczyć: mgliste cele, brak  priorytetów, próbę 
wykonywania wszystkiego naraz, niewłaściwy 
rozkład dnia, brak motywacji obojętny stosunek 
do pracy, niedostateczna koordynacja pracy 
zespołowej, przedłużające się zebrania, prywatne 
pogawędki, nieprecyzyjna komunikacja lub jej 
brak niekompletne informacje, ich nadmiar, zbyt 
mało delegowanych uprawnień. 

GENERACJE ZARZĄDZANIA CZASEM
Zarządzanie sobą w czasie należy do czwartej 
generacji zarządzania czasem 

■ Pierwsza generacja
Charakterystycznym atrybutem tej generacji są listy 

spraw 

do załatwienia, tzw. „to do list”. Wpisujemy, co musimy 
zrobić, a następnie wykreślamy wykonane zadania. 
Skutkiem takiego zarządzania jest to, że pod koniec dnia 
masz wykonane część spraw, a pozostałe przenosisz na
 kolejny dzień.

■ Druga generacja 

Jej atrybutem jest kalendarz. Tutaj ludzie zaczęli, 
oprócz wypisywania rzeczy do zrobienia, 
szacować czas  ich trwania. Tu też pojawily się 
różnego rodzaju kalendarze, również te 
elektroniczne.

■ Trzecia generacja 

Oprócz poprzednich czynności pojawiają się 
jeszcze: 
- wyznaczanie priorytetów
- kontrolowanie realizacji poszczególnych czynności,

• Tu pojawiła się matryca Eisenhowera, czyli 

użyteczne i bardzo popularne narzędzie 
wyłaniania priorytetów. Usprawnia ona 
selekcję i racjonalne planowanie 
codziennych zadań. Dzieli zadania w 
oparciu o wymiar ważności i pilności i na 
tej podstawie zaleca umieszczać je w 
jednej z czterech ćwiartek pozwalających 
na uporządkowanie spraw ze względu na 
ich priorytetowość. 

■ Czwarta generacja

To właśnie zarządzanie sobą w czasie, polegające 
na przewodzeniu samemu sobie, a nie na 
zarządzaniu czasem. Ideę czwartej generacji 
zarządzania czasem odzwierciedlają wszystkie 
zalety poprzednich generacji przy jednoczesnej 
eliminacji ich wad. 
Stephen R. Covey, specjalista od zarządzania 
sobą w czasie, opiera ją na II ćwiartce matrycy 
Eisenhowera, zaś Anthony Robbins, specjalista w 
dziedzinie psychologii motywacji, nazywa ją The 
Zone

Według S. Covey’a, czwartą generację 
charakteryzują:
- 

Oparcie na czterech potrzebach ludzkich: potrzebie życia, 

miłości, rozwoju osobistego, tworzenia trwałych dziel,
- Branie odpowiedzialności za efekty własnych działań,
- Formułowanie własnych wartości wg indywidualnych 
potrzeb i wizji,
- Harmonia działań wynikająca z równego poświęcania się 
zarówno zadaniom, jak i własnemu „ja” oraz 
pielęgnowaniu więzi z innymi,
- Wyznaczanie celów 
- Układanie tygodniowych planów,
- Spójność w chwilach podejmowania decyzji,
- Wrażliwość na innych ludzi

Metoda analizy czasu – samo-
fotografiadnia pracy – polega ona na 
wypełnieniu arkuszy przez parę kolejnych 
dni w odstępach czasowych (np. 1 dzień w 

tygodniu, przez trzy tygodnie).

 

MATRYCA EISENHOWERA
Jest przykładem metody wyznaczania 

priorytetów. Opiera się na dwóch 

paradygmatach:
Ważności i pilności. 
● ważność – to kryterium, które ma związek z 

naszą misją i najważniejszymi celami. Jesli coś 

wpływa znacząco na osiągnięcie istotnych dla 

nas celów, to znaczy, że jest ważne. Rzeczy, 

które nie wpływają na nasz świat wartości nie są 

istotne.
● pilność – to kryterium związane z czasem. 

Zwraca uwagę na termin wykonania jakiegoś 

zadania. Data ta może być mniej lub bardziej 

oddalona w czasie w związku z tym dzieli nasze 

aktywności na mniej lub bardziej pilne.

WYZNACZANIE CELÓW

Rodzaje celów:

● bieżące – ich realizacja zajmie od tygodnia do 3 

miesięcy,

● krótkoterminowe – ich realizacja zajmie od 3 m-cy 

do roku,

● średnioterminowe – ich realizacja zajmie od roku 

do 3 lat,

● długoterminowe – ich realizacja zajmie od 3 lat do 

5 lat,

REGUŁA SMART – narzędzie, które pomaga w   
wyznaczaniu swoich celów.
To pięć kryteriów, które ma spełniać dobrze 

sformułowany

cel:
• Specific and clear (specyficzny, konkretny) -  

czego dokładnie chcę? Kiedy dokładnie chcę to 

uzyskać?, Kiedy wyobrażę sobie, że już to mam, co 

czuję słyszę i widzę?

• Measurable –(mierzalny) – Wyznaczę sobie 

kryterium, po którym poznam, że cel został 

osiągnięty. W jaki sposób zmierzę, czy cel został 

osiągnięty? Określę, po czym rozpoznam że jestem 

na dobrej drodze do osiągnięcia mojego celu.

• Relevant 

(zgodny ze mną, odpowiedni dla mnie) – 

Jaką mam motywację do osiągnięcia tego celu? 
Dlaczego chcę go osiągnąć? Dlaczego jest to dla 
mnie ważne? Czy jest spójny z moimi wartościami? 
Jak zmieni się moje życie, kiedy już go zrealizuję? 
Czy jest coś, co mnie powstrzymuje przed jego 
osiągnięciem?

• Time dimensioned 

(osadzony w czasie) – kiedy 

zrealizuję ostatecznie mój cel? Kiedy mam przestać 
go realizować? Jak często mam wykonywać pracę na 
rzecz jego realizacji? (konkretnie, np. 2 razy w 
miesiącu, a nie „często”). Kiedy wykonam pierwszy 
krok, aby zacząć ten cel realizować?

Szczegółowe reguły planowania:

▪ zapisywanie w rezultatach – Warto zapisywać 

czynności tak, jakby zostały już zrealizowane np. 
„Umówić się na spotkanie z klientem”, zamiast 
dzwonić s klienta w sprawie umówienia”,

▪ lista zadań na kolejny dzień – warto zrobić 

sobie listę zajęć na dany dzień, aby orientować 
się, co mamy do zrobienia,

▪ analiza liczby zadań i czasu ich trwania – 

listę zadań należy przeanalizować pod względem 
ważności, pilności i czasu trwania poszczególnych 
czynności,

▪ konsekwencja – aby efektywnie zarządzać 

czasem, warto być konsekwentnym w swoich 
działaniach. Należy regularnie sprawdzać postęp 
realizacji naszych zadań,

▪ Wyrównywanie straty czasu – Jeśli dziś nie 

udało Ci się zrealizować jakiegoś zadania zacznij 
od niego jutro. Przyjdź do pracy wcześniej lub 
wyjdź po czasie. Nie pracuj jednak jednego dnia 
nieproporcjonalnie dużo, raczej rozłóż pracę po 
równo,

▪ Realność – należy realnie wyznaczać cele

▪ Elastyczność – rozkłady czasu nie zostały 

stworzone dla samego rozkładania czasu, tylko po 
to, żeby służyły naszym celom,

▪ Terminy – wyznaczanie deadline’ów powoduje 

wzrost dyscypliny i uniknięcie opóźnień,

▪ Czas na planowanie – konieczne jest 

wyznaczanie czasu na planowanie i na twórcze 
myślenie,

▪ Sprawdzanie realizacji planów - sprawdzenie 

samego siebie będzie powodowało wzrost 
motywacji do zrealizowania zadań ( o ile, oczywiści 
na naszej liście nie widnieje tysiąc zadań….)

Aby zminimalizować straty czasu, że należy:
• wyliczyć koszt jednej godziny pracy, a następnie 

pamiętać o nim zajmując się sprawami mniej 

istotnymi,

• planować zajęcia przynajmniej na tydzień wcześniej,
• korzystać z przerw w pracy, aby się  odprężyć i 

zregenerować siły,

• zrutynizować pewne czynności, aby wykonywać je 

szybciej,

• rozmawiać bardziej efektywnie, notując sprawy do 

omówienia,

• delegować zadania pracownikom, 
• poddawać analizie zakres obowiązków swoich 

pracowników oraz stawiać przed nimi coraz 

ambitniejsze zadania. 

• Cichy czas dobrze wykorzystany 

potrafi zwiększyć kreatywność o 
300%. 

• Podstawową ideą koncepcji zarządzania czasem 

jest osiąganie lepszych wyników poprzez 
odpowiednie planowanie, organizację i kontrolę, w 
wyniku czego otrzymujemy nagrodę w postaci 
dobrego samopoczucia, względnej swobody i 
świadomości panowania nad swoją pracą i 
życiem. 

Świadomość upływającego czasu wymusza na 
nas robienie rzeczy ważnych, dlatego należy 
pamiętać, iż:
■ czas poświęcony na pracę, to ocena sukcesu,
■ czas poświęcony na myślenie, to źródło siły,
■ czas poświęcony na zabawę, to tajemnica 

młodości,

■ czas poświęcony na marzenia, to droga do 

gwiazd,

Jak organizować czas?

• BĄDŹ ELASTYCZNY, ZACZYNAJ 

WCZEŚNIE,

• REZERWUJ CZAS, WYKONUJ MINI PRACE 

W LUKACH CZASOWYCH, GRUPUJ  
ZADANIA,

• SZANUJ SWÓJ CICHY CZAS – żadnych 

telefonów, zbędnych rozmów, czynników 
rozpraszających uwagę, niezapowiedzianych 
gości; najlepiej zamknąć się na klucz