DWIE DROGI NAWIĄZANIA RELACJI
PROWADZĄCYCH DO ZAWARCIA
KONTRAKTU
1. PODJĘCIE ROKOWAŃ (zaproszenie)
2. OFERTA HANDLOWA - spersonifikowana,
skierowana do konkretnej osoby
•
„Oferta jest wiążącą propozycją
zawarcia kontraktu skierowaną do jednej
lub więcej osób, z jednoczesnym
precyzyjnym określeniem istotnych
warunków przyszłej umowy”
•
Oferty nie powinniśmy pozostawić bez
odpowiedzi
KLASYFIKACJA OFERT
OFERTY WYWOŁANE – reprezentują już jakiś
stopień zaawansowania negocjacji - w tym
przypadku eksporter odpowiada na zapytanie
otrzymane od zagranicznego klienta (kontroferta) -
szczegółowe
OFERTY
(NIE)WYWOŁANE
-
polegają
na
sporządzeniu listy potencjalnych klientów i wysyłaniu
do nich warunków sprzedaży towarów lub usług –
ogólne.
OFERTY WIĄŻĄCE
Wskazują w treści termin swojej ważności.
Oferujący jest zobowiązany zawrzeć i wykonać
umowę sprzedaży na warunkach podanych w
ofercie
Oferta ważna do wyczerpania asortymentu
• Oferta warunkowa – uzyskanie pozwolenia
eksportowego
ELEMENTY OFERTY
• Kontrahent, z którym chcesz podpisać umowę na
eksport towarów, ma na swoim biurku dziesiątki
ofert współpracy. Czy wiesz, co i w jaki sposób
mu zaproponować, żeby przebić ofertę Twojej
konkurencji?
• Chociaż sam bardzo często dokonujesz pobieżnej,
wizualnej weryfikacji dokumentów, zapominasz o
tym, że Twoja oferta czy odpowiedź również mają
się sprzedać w ciągu pierwszych 30 sekund.
• W handlu zagranicznym 90% korespondencji
odbywa się faksem i przesyłanie wielu stron bywa
uciążliwe. Dlatego Twoja oferta powinna mieć
nie więcej niż 1 stronę. Powinna być napisana
krótkimi, pozbawionymi skomplikowanych
nazw zdaniami
1. Miejsce i data (krótka charakterystyka
firmy)
W okresie wyznaczonym terminem ważności (ostatnia pozycja w
ofercie) Twoja oferta jest wiążącą propozycją zawarcia kontraktu, dlatego
kalkulacja powinna być dokonana z niebywałą rzetelnością.
2. Oznaczenie stron
3. Przedmiot oferty - polega na określeniu
rodzaju towaru, jego gatunku, jakości i w
niektórych przypadkach również ich
stanu (kondycji),
Nie zapominaj jednak, że cena to nie jedyny czynnik, na podstawie którego Twój
kontrahent podejmuje decyzję! Takie myślenie to najczęściej popełniany przez
handlowców błąd.
4. Cena - w jakiej walucie powinna być
wyrażona i co stanowi podstawę do jej
ustalenia (baza ceny).
Aby zainteresować zagranicznego
nabywcę, Twoja cena (kalkulowana na podstawie wartości kosztów produkcji
– Ex Works) powinna być przynajmniej o 25% niższa od cen na jego rynku.
Zrekompensuje mu to ryzyko zmiany dostawcy i koszty transportu. Postaraj się więc
znaleźć informacje, jaka jest cena podobnych produktów na rynku partnera (możesz
się tego dowiedzieć np. z innych ofert). Kalkulując, pamiętaj, że koszt
ubezpieczenia i przewozu to ok. 10% ceny.
4.
Ilość towaru
5. Określenie warunków płatności za towar
6.
Termin dostawy
Termin dostawy jest dla nabywcy prawie tak samo ważny, jak
cena produktu. Jeśli Twój nabywca jest z UE, będzie oczekiwał
dostarczenia mu towarów w ok. 30 dni od momentu złożenia
przez Ciebie oferty. Termin krótszy niż miesiąc pozytywnie go
zaskoczy.
Jednym z grzechów głównych polskich przedsiębiorstw jest brak reakcji
w sytuacji, kiedy nie są w stanie zrealizować zamówienia. Jeśli nie
odpowiesz, zrazisz sobie kontrahenta, bo uzna on, że nie traktujesz
swoich partnerów poważnie. Stracisz też szansę na zaprezentowanie mu
innego rozwiązania jego zakupowego problemu.
Jeśli nie możesz zrealizować zamówienia, odpowiedz uprzejmie, że w
chwili obecnej nie dysponujesz poszukiwanym przez kontrahenta
towarem, ale za to służysz jego doskonałym substytutem.
•
Znajdź wspólny język.
Aby Twój partner był zadowolony ze współpracy, Wasza
komunikacja musi przebiegać w odpowiedni sposób. Musisz jak
najlepiej rozpoznać jego potrzeby, żeby zaproponować różne
rozwiązania jego problemów.
•
Daj klientowi więcej niż Twoja konkurencja.
Jeżeli oczekiwania klienta nie są sprecyzowane, zapewniaj mu
różnorodne dodatkowe informacje. Przygotuj i wyślij
różne kalkulacje cenowe, porównanie kosztów
transportu, wzory dokumentów, których będzie
potrzebował, szczegóły techniczne dotyczące produktu.
Koniecznie też udostępnij mu rekomendację
przewoźnika czy agencji celnej, z których usług
korzystasz.
•
Zadbaj o wygodę partnera.
Zadbaj o odpowiednie opakowanie towaru podzielonego na
partie sprzyjające zmianie środka transportu. Zapewnij ciągłość
obiegu informacji poprzez powierzenie odpowiedzialności
za komunikację i podejmowanie niezbędnych decyzji
jednej osobie. Tego samego oczekuj od kontrahenta, gdyż to
usprawnia i przyspiesza proces negocjacji i obrotu towarowego.
KONTRAKT ZAGRANICZNY JEST TO
UMOWA KUPNA - SPRZEDAŻY ZAWIERANA Z
KONTRAHENTEM
Jest dokumentem określającym
• przedmiot dostawy,
• prawa i obowiązki stron,
• warunki po spełnieniu, których może nastąpić
przeniesienie praw do rzeczy lub usługi,
Kontrakty jedno (kilku) i wielo - dokumentowe
(kilkuset stronicowe)
W ZALEŻNOŚCI OD SPOSOBU ZAWIERANIA
MOŻEMY WYODRĘBNIĆ KONTRAKTY:
•SWOBODNE - zawierane głównie na rynkach
niezorganizowanych,
•ZORGANIZOWANE - występujące na rynkach
zorganizowanych tj. aukcje, giełdy. Zawierane są
poprzez przystąpienie do przygotowanego
wcześniej kontraktu.
ZE WZGLĘDU NA PRZYJĘTY PRZEZ
UMAWIAJĄCE SIĘ STRONY SPOSÓB ZAPŁATY:
• GOTÓWKOWE - gdzie płatności realizowane są
gotówką, czekiem, akredytywą i inkasem,
• KREDYTOWE - gdzie towar jest dostarczany w
zamian za zobowiązanie się importera do zapłaty w
terminie późniejszym (np. poprzez wystawienie
weksla),
Ze względu na termin dostawy wyróżnia
się :
• kontrakty z natychmiastową dostawą,
gdy towar jest stawiany do dyspozycji
kupującego w miejscu dostawy w chwili jego
podpisania lub w ciągu dwóch dni od jego
zawarcia w dniu spot),
• kontrakty z późniejszym terminem
dostawy, gdy towar jest stawiany do
dyspozycji
kupującego
po
upływie
określonego czasu.
BUDOWA KONTRAKTU EKSPORTOWEGO
• WARUNKI PODSTAWOWE odnoszące się do
przedmiotu kontaktu (niepodlegające negocjacji),
• WARUNKI UZUPEŁNIAJĄCE – (podlegające
negocjacji - klauzule)
Do elementów niepodlegających
negocjacjom zaliczyć możemy:
• miejsce, w którym sygnowano kontrakt
(siedziba handlowa a nie statutowa)
• datę jego podpisania (ważna ze wzgl. na
spory)
• określenie stron,
• podpisy stron,
• numerowanie kontraktu
O numerowaniu kontraktu decyduje
zazwyczaj eksporter...
• Oznaczenie składa się z 17 znaków.
Pierwsze dwa to litery PL.
kolejne to numer REGON, kolejne
dwie to końcowe cyfry roku (np. 99), cztery
końcowe oznaczają numer kontraktu.
Dla przykładu 16 z kolei kontrakt
podpisany przez firmę o numerze REGON
891683481 w roku 1998 będzie miał
numer: PL. 891683481/ 98/ 0016
Elementy umowy kontraktowej
podlegające negocjacji dzieli się
na dwie grupy. Stanowią
zabezpieczenie realizacji
kontraktu
I. Klauzule zasadnicze:
przedmiot umowy,
termin dostawy towaru,
cenę przedmiotu umowy,
warunki odbioru towaru,
warunki płatności
II. Klauzule
uzupełniające:
• kar umownych,
• reklamacyjne,
• arbitrażowe,
• waloryzacyjne,
• rewizji cen,
• siły wyższej
I. Klauzule zasadnicze:
przedmiot umowy – precyzyjnie określić,
pozwala to na uniknięcie nieporozumień,
uzupełnić specyfikacjami, opisem technicznym,
katalogami, zdjęciami, odwołanie do standardu,
wskazanie marki, typu,
- ilość – ustalić system metryczny
- sposób opakowania i oznaczenia towaru
- potwierdzić dokumentami - świadectwo
jakości, mierzenia, ważenia, etc.
termin dostawy towaru i monitoring
procesu spedycyjnego
cenę przedmiotu umowy –formuła dostawy
wg INCOTERMS
warunki płatności
II. Klauzule uzupełniające:
• kar umownych-określa kary za
niedotrzymanie warunków kontraktu
• reklamacyje - podaje terminy i sposoby
zgłaszania reklamacji oraz zestaw dokumentów
niezbędnych do jej zgłoszenia, tak by można
było ją zrealizować
• arbitrażowe - (prorogacyjna) – wskazuje sąd,
który będzie rozstrzygał spory
• waloryzacyjne/rewizji cen - umożliwia
stronom uwzględnienie zmian kursu walutowego
przy dokonywaniu płatności.
• siły wyższej - zawiera ona zwolnienie stron z
warunków umowy w przypadku zaistnienia siły
wyższej, zarówno całkowite, jak i okresowe
Jedną z najważniejszych klauzul
kontraktowych jest klauzula cenowa
Zawiera ona sposób ustalenia i zawiera
wszystkie
uwzględnione
w
kontrakcie
upusty i narzuty:
Skonto - procentowy upust przy płatności
gotówką,
Rabat - procentowy upust przy zakupie
większej partii
Bonifikata - upust z tytułu różnic jakości,
Refakcja - upust z tytułu reklamacji towaru
ROZSTRZYGANIE SPORÓW W HANDLU
ZAGRANICZNYM
W handlu zagranicznym przyjmuje się, iż spór
rozstrzyga się wg następujących praw (w
kolejności stosowania):
Normy prawa bezwzględnie obowiązującego –
ogólne normy prawne, powszechnie stosowane w
danym kraju tj. kodeks celny, prawo handlowe, kpc,
Postanowienia umowy
Zwyczaj handlowy
Normy prawa dyspozytywnego, czyli względnie
obowiązującego
ROZSTRZYGANIE SPORÓW W HANDLU
ZAGRANICZNYM
KLAZULA PROROGACYJNA – według
jakiego
prawa
będzie
rozstrzygany
(prorogacja - umowa, w której strony poddają
istniejący między nimi spór pod rozstrzygnięcie
innego sądu niż ten, który byłby właściwy
miejscowo),
KLAUZULA ARBITRAŻOWA – jak będzie
rozstrzygany spór
- Zastosowanie prawa kolizyjnego - jest to
prawo, które wskazuje system prawny właściwy
dla rozstrzygnięcia danej sprawy.
Sposoby rozstrzygania sporów
• „Układowo” w drodze bezpośredniego porozumienia
osiągniętego pomiędzy partnerami kontraktu. Jest to
taka sytuacja, w której strony starają się w sposób
najmniej konfliktowy załatwić tę sporną sprawę.
• Orzeczenie sądu powszechnego (państwowego) w
kraju określonym w umowie – w przypadku gdy
kontrahenci nie przewidzą sytuacji o ewentualnej
sytuacji konfliktowej i nie będzie zawarte odpowiednia
klauzula dotycząca rozstrzygania sporów w umowie.
Pominiecie jej w kontrakcie stawia strony wobec
konieczności wszczęcia normalnego postępowania
sądowego, z reguły przed sądem państwowym w
państwie siedziby kontrahenta.
• Orzeczenia sądów arbitrażowych
ARBITRAŻ
Sądownictwo polubowne - szybki, tani i
ostateczny,
Włączenie do rozstrzygania sporów praktyków
życia gospodarczego,
Strony uzyskują wpływ na skład sądu
(zazwyczaj zespół 3 sędziów),
Koszty postępowanie w arbitrażu są na ogół
niższe, głównie dzięki krótszemu cyklowi
procesowemu,
Konieczne
jest
uznanie
orzeczeń
arbitrażowych
przez
sądownictwo
poszczególnych państw,
Formy arbitażu
•Arbitraż ad hoc - strony poddają spór tworzonemu
dorywczo sądowi polubownemu, do rozpoznania jednej,
konkretnej sprawy.
•Arbitraż instytucjonalny - strony poddają spór do
rozstrzygnięcia stałej instytucji arbitrażowej. Może to być
instytucja, dla której prowadzenie sądu jest tylko jedną z
pełnionych
funkcji
(np.
izby
gospodarcze,
izby
przemysłowo-handlowe).
•Arbitraż administrowany - łączy w sobie cechy dwóch
powyższych form. Polega na tym, że stałe sądy
arbitrażowe lub inne instytucje, proponują stronom
pomoc administracyjną i usługi w zakresie obsługi
sekretarskiej. Innymi słowy, użyczają swojego zaplecza
techniczno-organizacyjnego dla sądu tworzonego ad hoc.
•Koncyliacja – rozstrzyganie sporów przez osobę
trzecią, (w sposób nie wiążący strony)