PLANOWANIE ZASOBÓW
LUDZKICH
PLANOWANIE ZASOBÓW
LUDZKICH
• 3. Podstawowe zagadnienia dotyczące
strategicznego planowania zasobów ludzkich
- istota planowania zasobów ludzkich, czynniki
analizowane podczas planowania zasobów ludzkich
• 4. Analiza popytu i podaży zasobów ludzkich
- współczynniki zwolnień, przemieszczeń i stabilności
personelu, krzywa przetrwania, macierz przemieszczeń
pracowników, narzędzia oceny cech zasobów ludzkich,
metody prognozowania popytu i podaży zasobów
ludzkich
• 5. Działania mające na celu zrównanie podaży
personelu z popytem na personel
- plan rekrutacji i selekcji kandydatów do pracy, plan
szkolenia pracowników, plan wynagradzania
pracowników, plan przeniesień pracowników, plan
odejść, cechy dobrego planu, korzyści wynikające z
planowania zasobów ludzkich
Zagadnienia:
1.
Istota planowania zasobów ludzkich
2.
Czynniki analizowane podczas
planowania zasobów ludzkich
3.
Prognoza popytu na zasoby ludzkie
4.
Prognoza podaży zasobów ludzkich
5.
Plany działań w obrębie zarządzania
zasobami ludzkimi pozwalające
zrównać popyt z podażą
Planowanie zasobów ludzkich
polega
na
ustaleniu działań
, jakie należy podjąć,
aby dana organizacja
w
przyszłości
posiadała
zasoby ludzkie
niezbędne do
osiągnięcia założonych
celów
strategicznych
.
Sprowadza się ono do określenia
niezbędnego stanu organizacji pod
względem zasobów ludzkich
w przyszłości
oraz
przedsięwzięć
, jakie należy
zrealizować, aby wymagany stan osiągnąć.
Cele planowania
• zmniejszenie ryzyka błędnych decyzji
• wytworzenie przestrzeni działania w celu
zapobieżenia przypadkom tzw. przymusu
rzeczowego i czasowego
• stabilizacja sposobów działania
Planowanie zatrudnienia
ma na
celu
zapewnienie organizacji:
• właściwej
liczby pracowników,
• o właściwych
cechach
,
• na właściwych
stanowiskach pracy
,
• w odpowiednim
czasie
i
• w ramach określonych
środków
finansowych
.
Dzięki planowemu podejściu
do zasobów
ludzkich
możliwe są racjonalne działania
w
zakresie
:
• pozyskania
właściwej liczby pracowników o
odpowiednich cechach;
• utrzymania
właściwej liczby pracowników o
odpowiednich cechach;
• wykorzystania
posiadanych zasobów ludzkich;
• rozwijania
pracowników stosownie do
potrzeb;
• zwolnienia
pracowników nieprzydatnych do
realizacji celów organizacji.
Czynniki analizowane podczas
planowania
zasobów ludzkich
Czynniki
związane z firmą
:
• wizja, misja i cele
działalności firmy
• plany
produkcji i logistyki, rozwoju technologii,
marketingu i finansów
• struktura organizacyjna
przedsiębiorstwa
• finansowa kondycja
przedsiębiorstwa
• wielkość i struktura
posiadanych
zasobów
ludzkich
• wydajność
pracy
• pracochłonność
produkcji
• stosowana
technika i technologia
• czas
pracy
Czynniki wynikające z
otoczenia
:
• sytuacja na rynku pracy
-
liczebność i
struktura
zawodowa osób
czynnych
zawodowo
,
dostępność
odpowiednich
kandydatów
do pracy w danym regionie
kraju,
mobilność
społeczeństwa, poziom
bezrobocia
• dostępność i aktualność informacji
dotyczących wolnych miejsc pracy;
• koniunktura
gospodarcza;
• pozycja
firmy na rynku, jej
wiarygodność
• konkurencja
innych organizacji, w tym
wysokością oferowanych
płac
oraz
możliwościami
rozwoju
kariery zawodowej
• szybkość i kierunki rozwoju
wykorzystywanych
technologii
oraz ich
wpływ na pracochłonność
produkcji, a także
produkowane wyroby
• obowiązujące przepisy
prawa
, które
zawierają
minimalne normy i obowiązki
pracodawcy
w zakresie zatrudniania ludzi, a
także
polityczne uwarunkowania
mogące
doprowadzić do zmiany obecnie
stosowanych rozwiązań
• rozwój
szkolnictwa i oświaty
warunkujący
jakość
dostępnych zasobów pracy
• siła i przekonania
związków zawodowych
Prace związane z planowaniem
zasobów ludzkich polegają na
przygotowaniu:
• prognozy popytu
na zasoby ludzkie
• prognozy podaży
zasobów ludzkich
• planów działań
w obrębie
zarządzania zasobami ludzkimi
pozwalających
zrównać
popyt z
podażą
Zakres prac
związanych z
planowaniem
zasobów ludzkich
Cele
organizacji
Plan produkcji
i logistyki
Plan rozwoju
technologii
Plan
marketingowy
Plan
finansowy
Prognoza
popytu
na ZL
Prognoza
podaży
ZL
- wewnętrznej
- zewnętrznej
Analiza
posiadanych
ZL
Analiza
zewnętrzneg
o
rynku pracy
Zestawienie
popytu i
podaży
ZL
Plan
rekrutacji i
selekcji
kandydató
w
do pracy
Plan
szkolenia
pracownikó
w
Plan
wynagra-
dzania
pracownikó
w
Plan
przeniesie
ń
pracownikó
w
Plan
odejść
pracownikó
w
Prognoza popytu na zasoby ludzkie
określa przewidywaną,
niezbędną liczbę
osób
, jaką należy zatrudnić w ramach
wyodrębnionych grup stanowisk pracy
dla zrealizowania planów organizacji
(
zapotrzebowanie
na zasoby ludzkie).
Do oszacowania
można wykorzystać dane
dotyczące:
• pracochłonności
poszczególnych zadań
bądź jednostek produkcji;
• wydajności
pracy;
• czasu pracy
zatrudnionych osób.
Czas pracy
osób zatrudnionych na
podstawie
umowy o pracę
jest
regulowany powszechnie obowiązującymi
przepisami
prawa pracy
.
Norma czasu pracy wynosi
8 godzin na
dobę
i przeciętnie
40 godzin
w
przeciętnie pięciodniowym
tygodniu
pracy.
Kalendarzowy
czas pracy
Czas
wolny
od
pracy
Czas pracy w godzinach
nadliczbowych
Nominalny
czas
pracy
Czas
nieobecności
w pracy
Czas
obecności
w
pracy
Czas
usprawiedliwionej
nieobecności w
pracy
Czas
zwolnienia
od
pracy
Czas
nie
usprawiedliwionej
nieobecności w pracy
Czas
nieobecności
spowodowanej
zdarzeniami
i okolicznościami określonymi
powszechnie
obowiązującymi
przepisami
prawa pracy
Czas nieobecności
spowodowanej
zdarzeniami
i okolicznościami określonymi
zakładowymi przepisami prawa pracy
Czas nieobecności spowodowanej innymi
zdarzeniami i okolicznościami
wskazanymi przez pracownika i
uznanymi
przez pracodawcę
Niedziele
Ustawowe święta
Dni wolne od pracy z
tytułu pięciodniowego
tygodnia pracy
Czas
przygotowawczo-
zakończeniowy
Czas
wykonania
Czas
obsługi
stanowiska
Czas
uzasadnionych
przerw
Czas
nieuzasadnionych
przerw
Czas
realizacji
zadań
Czas
przerw
Straty czasu
z
przycz.
organizacyjno-
techn.
Straty czasu
z
winy
pracownika
Czas
normowany
Dni ustawowo wolne od pracy
1.
Nowy Rok
(1 stycznia)
2.
Pierwszy dzień Wielkanocy
(tj. Niedziela Wielkanocna, święto
ruchome)
3.
Drugi dzień Wielkanocy
(tj. Poniedziałek Wielkanocny, święto
ruchome)
4.
Święto Państwowe
(1 maja)
5.
Święto Narodowe Trzeciego Maja
- w rocznicę uchwalenia
Konstytucji w 1791 r. (3 maja)
6.
Pierwszy dzień Zielonych Świątek
- liturgiczne Zesłanie
Ducha Świętego, święto ruchome) - niedziela
7.
Dzień Bożego Ciała
- liturgiczna uroczystość Najświętszego
Ciała i Krwi Pańskiej, święto ruchome)
8.
Wniebowzięcie Najświętszej Maryi Panny / Święto Wojska
Polskiego
) (15 sierpnia)
9.
Wszystkich Świętych
(1 listopada)
10. Narodowe Święto Niepodległości
- rocznica odzyskania
niepodległości w 1918 r. (11 listopada)
11. pierwszy dzień Bożego Narodzenia
(25 grudnia)
12. drugi dzień Bożego Narodzenia
(26 grudnia)
13. niedziele
(wszystkie)
Zwolnienie od pracy
• Osobom należącym do
Kościoła Ewangelicko-
Reformowanego, Ewangelicko-Augsburskiego,
Ewangelicko-Metodystycznego i Kościoła Chrześcijan
Baptystów
przysługuje prawo
zwolnienia od nauki lub
pracy w Wielki Piątek oraz Święto Wniebowstąpienia
Art. 14 ustawy z dnia 13 maja 1994 r. o stosunku Państwa do Kościoła Ewangelicko-Reformowanego w Rzeczypospolitej Polskiej, art. 14 ustawy o
stosunku Państwa do Kościoła Ewangelicko-Augsburskiego w Rzeczypospolitej Polskiej , art. 11 ustawy o stosunku Państwa do Kościoła Chrześcijan
Baptystów w Rzeczypospolitej Polskiej, art. 12 ustawy o stosunku Państwa do Kościoła Zielonoświątkowego w Rzeczypospolitej Polskiej
• Luteranie
dodatkowo -
Święto Reformacji
(31
października)
• Zielonoświątkowcy
-
drugi dzień Pięćdziesiątnicy (
drugi
dzień Zielonych Świątek)
• Mariawici
-
pamiątka objawienia Dzieła Wielkiego
Miłosierdzia
(2 sierpnia) oraz w
Święto Krwi
Przenajdroższej Pana Jezusa i Ofiary Mateczki
(23
sierpnia)
Prognoza podaży
określa
przewidywaną wielkość i strukturę
dostępnych
zasobów ludzkich w
oznaczonym czasie w przyszłości.
Pracownicy niezbędni
organizacji do
realizacji jej celów
mogą pochodzić
z:
-
wewnętrznego
rynku pracy
-
zewnętrznego
rynku pracy
Tworząc
prognozę wewnętrznej podaży
zasobów ludzkich
należy oprzeć się o dane
uzyskane w trakcie
analizy posiadanych
zasobów
. Dotyczą one:
• liczby pracowników
w wyodrębnionych grupach
stanowisk pracy oraz
zmian wielkości
zatrudnienia
spowodowanych
zwolnieniami
z
inicjatywy przedsiębiorstwa lub pracowników,
emeryturami i rentami
, innymi obiektywnymi
przyczynami (takimi jak
śmierć
) i
przeniesieniami
pracowników.
• cech pracowników
w ramach wyodrębnionych
grup stanowisk pracy, takich jak:
płeć, wiek,
wykształcenie, doświadczenie, umiejętności,
wydajność
pracy czy
wyniki ocen okresowych
.
Przykład macierzy przemieszczeń pracowników
Do oceny cech zasobów ludzkich
organizacji można wykorzystać
następujące narzędzia:
• tabela obsad (manning table)
• księga kwalifikacji (skills inventory)
• księga kadry kierowniczej
(management inventory)
• schemat następstw kadry
kierowniczej (management
manpower replacement chart)
Tabela obsad
zestawienie wszystkich osób
zatrudnionych w firmie według
zajmowanych stanowisk pracy
Ujmuje się tu podstawowe cechy
pracowników:
wiek, płeć, wykształcenie
czy doświadczenie zawodowe
Księga kwalifikacji:
• dane
personalne
pracowników
• nazwy
zajmowanych przez nich stanowisk pracy
• daty
rozpoczęcia
pracy
• dane dotyczące przebiegu ich
edukacji
• odbyte
szkolenia
• informacje o ich
doświadczeniu
zawodowym
zdobytym wewnątrz i poza organizacją
•
umiejętności
• znajomość
języków
obcych
• zainteresowania
• najważniejsze
osiągnięcia
• wyniki oceny
pracy
• możliwości dalszego rozwoju
zawodowego
• stawiane sobie
cele
zawodowe
• stan
zdrowia
• poziomy uzyskiwanych
wynagrodzeń
Księga kadry kierowniczej - oddzielne księgi
kwalifikacji tworzone dla kadry kierowniczej.
Ich treść usystematyzowana według
1. nazwisk kierowników - zawiera podobne
informacje jak księga kwalifikacji, które mogą być
uzupełnione o wykaz
mocnych i słabych stron
poszczególnych kierowników oraz
ocenę ich
możliwości awansu
na wyższe hierarchicznie
stanowiska pracy.
2. nazw stanowisk pracy - nacisk kładzie się na te
informacje, które umożliwiają ocenę możliwości
awansu kierowników na konkretne stanowiska
pracy. Zestawia się dane dotyczące:
stanowisk
pracy aktualnie zajmowanych
przez poszczególne
osoby, ich
wykształcenia
,
stażu
pracy i
szkoleń
,
które są niezbędne, aby dana osoba mogła
awansować na określone stanowisko pracy.
Prognozę podaży zasobów ludzkich na
zewnętrznym rynku pracy można przygotować na
podstawie:
• wielkości i struktury zasobów pracy
występujących na
rynku pracy
• wielkości i struktury wykorzystanych zasobów pracy
(
zatrudnienia
)
• wielkości i struktury niewykorzystanych zasobów pracy
(
bezrobocia
)
• wielkości i struktury
absolwentów
kończących szkoły o
profilu zgodnym z dziedziną działalności i
wymaganiami przedsiębiorstwa
• wysokości
wynagrodzeń
oferowanych na rynku pracy;
• obowiązujących
rozwiązań prawnych
w zakresie
zatrudniania nowych pracowników, w tym
stosowanych
preferencji dla podmiotów tworzących
nowe miejsca pracy
Etapy prognozowania
– Określenie
zasięgu
czasowego
prognozy
– Zidentyfikowanie
czynników
wpływających na
prognozowaną wielkość
– Ustalenie
zależności
pomiędzy
zidentyfikowanymi czynnikami a prognozowaną
wielkością
– Zgromadzenie
odpowiednich
danych
dotyczących zidentyfikowanych czynników
– Wybór
właściwej
metody
prognozowania
– Sformułowanie
prognozy
– Ocena
sformułowanej prognozy
– Ewentualna
korekta
sformułowanej prognozy
Porównanie prognoz popytu i
podaży
• względna
równowaga
pomiędzy
popytem na pracę a podażą pracy
• popyt na pracę będzie
wyższy
od
podaży
• popyt na pracę będzie
niższy
od podaży
Niedobór pracowników można usunąć
poprzez:
-
zatrudnienie nowych
osób
-
ograniczenie płynności
zatrudnienia
-
szkolenie
pracowników
-
przenoszenie
przeszkolonych
pracowników
-
doskonalenie organizacji
pracy
- wprowadzenie nowych
technologii
-
zlecenie pracy
osobom spoza
przedsiębiorstwa
Nadwyżkę zasobów ludzkich można
zlikwidować poprzez:
-
zwalnianie
pracowników
-
blokowanie przyjęć nowych
pracowników
- tworzenie systemu
zachęt dobrowolnego
zwalniania się
pracowników
-
redukcję
wysokości
wynagrodzeń
-
degradację
pracowników
-
przenoszenie
pracowników na inne,
równorzędne stanowiska pracy
- tworzenie systemu
zachęt
do prowadzenia
działalności gospodarczej
przez pracowników
-
skracanie czasu pracy
Działania pozwalające
zrównoważyć popyt i
podaż
zasobów ludzkich ujmuje się w
następujących
planach działań w obrębie ZZL
:
• planie
rekrutacji i selekcji
kandydatów do
pracy
• planie
szkolenia
pracowników
• planie
wynagradzania
pracowników
• planie
przeniesień
pracowników
• planie
odejść
plan rekrutacji i selekcji
kandydatów do pracy
• przewidywana liczba i struktura
pracowników, których należy przyjąć
do pracy w oznaczonym czasie
• założenia dotyczące źródeł i
sposobów rekrutacji kandydatów do
pracy oraz stawiane im wymagania
plan szkolenia
pracowników
• liczba i struktura osób, które należy
poddać szkoleniu w oznaczonym
czasie
• zakres merytoryczny przyszłych
szkoleń
plan wynagradzania
pracowników
obejmuje podstawowe założenia
systemu wynagradzania
pracowników, takie jak:
• stosowane formy i składniki płac
• wielkość i zróżnicowanie
wynagrodzeń, które będą
motywować pracowników do działań
zgodnych z celami organizacji
plan przeniesień
pracowników
• dane
dotyczące
liczby i struktury
przewidywanych
awansów
,
przeniesień poziomych
oraz
ewentualnych
degradacji
niezbędnych do przeprowadzenia w
oznaczonym czasie
• założenia przyjęte do realizacji tych
działań
plan zwolnień
• liczba i struktura pracowników,
którzy powinni odejść z organizacji
Prognozowanie przy pomocy
metod jakościowych
wykorzystywanie
subiektywnych
sądów
(przewidywań) ludzi odnośnie
przyszłości kształtowanych w oparciu
o ich
wiedzę
i
zdolność rozumowania
• ocena menedżerska (managerial
judgement)
• metoda delficka
Ocena menedżerska
(opinia menedżerska, ocena
kierownicza lub metoda indukcyjna)
polega na
przewidywaniu przyszłości
przez osoby zatrudnione na
stanowiskach
kierowniczych
lub
specjalistycznych
w oparciu o
plany przedsiębiorstwa
i
posiadane
doświadczenie
.
Ocena menedżerska
„od dołu do góry”
Kierownicy najniższego szczebla
przygotowują prognozy dotyczące
kierowanych przez siebie komórek.
Prognozy te są analizowane,
weryfikowane i agregowane na wyższych
szczeblach zarządzania.
Kompletną prognozę przygotowuje się na
poziomie całej organizacji.
Za jej opracowanie zazwyczaj odpowiada
kierownik komórki organizacyjnej zajmującej
się zarządzaniem zasobami ludzkimi.
„od góry do dołu”
opracowanie prognozy dla całego
przedsiębiorstwa przez kierownictwo
najwyższego szczebla i specjalistów do spraw
zarządzania ludźmi.
Prognozę tą w dalszej kolejności przekazuje się
kierownikom niższych szczebli zarządzania,
którzy analizują zawarte w niej ustalenia.
W uzasadnionych przypadkach na ich wniosek
prognoza podlega korekcie.
Metoda delficka jest
ustrukturalizowanym procesem
zbierania anonimowych opinii
niezależnych ekspertów przy pomocy
badań ankietowych przeprowadzanych
w kilku rundach w celu uzgodnienia
wspólnej prognozy.
Prognozowanie przy pomocy
metod ilościowych
- wykorzystywanie danych
statystycznych odzwierciedlających
stan analizowanych zjawisk w
przeszłości
do formułowania
obiektywnych
sądów
dotyczących
przyszłości
.
Cechy dobrego planu
:
-
celowość -
ukierunkowanie na
realizację
postawionego celu
-
wykonalność -
przygotowany w taki sposób, aby
w określonych warunkach i przy pomocy
dostępnych środków była
możliwa
jego
realizacja
-
zgodność wewnętrzna –
nie powinien zawierać
wewnętrznych sprzeczności, a jedynie
elementy
,
które
nawzajem sobie nie przeszkadzają
-
operatywność -
przejrzysta i czytelna treść
planu, aby można go było
łatwo zastosować
w
działaniu
- giętkość,
elastyczność
, zwrotność - musi
uwzględniać możliwość
wprowadzenia zmian
w
trakcie realizacji
zaplanowanych działań
-
odpowiednia szczegółowość -
zbyt
szczegółowe
plany nadmiernie ograniczają
możliwość
działania
i są
nierealne
, a zbyt
ogólne
plany nie
mają praktycznego
znaczenia
-
odpowiednia długodystansowość
, czyli
obejmujący swym zasięgiem
najdłuższy możliwy
do przewidzenia okres czasu
-
terminowość -
podano w nim
terminy realizacji
poszczególnych elementów i całego planu
-
kompletność -
powinien uwzględniać
wszystko,
co jest konieczne
do osiągnięcia przyjętego celu
-
racjonalność
(ugruntowanie poznawcze) - oparty
na
rzetelnej wiedzy
Korzyści wynikające z planowania
zasobów ludzkich:
• posiadanie odpowiednio
wykwalifikowanych,
elastycznych pracowników
• większa
zdolność reagowania
na zmiany
• wyższa
stabilność
trzonu załogi pracowniczej
• mniejsze zapotrzebowanie na rekrutację
pracowników spoza organizacji
• lepsze
stosunki międzyludzkie
• wyższa
jakość
oferowanych produktów
• wyższa
wydajność
pracy
• niższe koszty
pracy