Istota zarządzania

Definicje organizacji

Organizacja to pewien rodzaj całości której

wszystkie składniki współprzyczyniają

się do jej powodzenia.

T. Kotarbiński

Organizacja to taka całość, która

przyczynia się do powodzenia swych

części.

A.K Koźmiński, K. Obłój

Definicje organizacji

Zbiór

elementów

oraz

relacji

zachodzących

między

tymi

elementami w celu zaspokojenia
potrzeb ludzkich.

Definicja Systemowa

Podstawowe elementy

organizacji

Cele

realizowane przez organizację i wynikające stąd

konkretne zadania,

Ludzie

wraz z ich indywidualnymi i zbiorowymi

dążeniami i wzorcami zachowania,

Wyposażenie

materialno – techniczne i technologiczne

oraz określone zasady posługiwania się nim,

Formalna struktura

, czyli przyjęte zasady podziału

zadań i odpowiedzialności, władzy i związanej z nią
odpowiedzialności oraz informacji.

Ujęcie

rzeczowe

INSTYTUCJA

Ujęcie

czynnościowe

- PROCES

Ujęcie

atrybutowe

- PORZĄDEK

ORGANIZACJA

Ujęcie rzeczowe

Organizacja jest

instytucją

lub

grupą

funkcjonalną

, w skład której wchodzą

celowo organizowane zespoły ludzi i
rzeczy.

Zachodzą

niej

procesy

realne

(materialne i fizyczne) oraz kierowania
na

które

składają

się

działania

informacyjne i decyzyjne.

Ujecie czynnościowe

Organizacja

jest

procesem

celowego

zgrupowania ludzi i rzeczy w taki sposób,

by sprawnie osiągały założone cele.

Organizowanie jest działaniem polegającym

na tworzeniu pewnej nowej organizacji i

celowym koordynowaniu czynności, działań,

pracy, służby itp.

Ujęcie atrybutowe

Struktura

organizacyjna

czyli

porządek

Organizacja w sensie atrybutowym
eksponuje

właściwości

rozpatrywanej

organizacji:
mówimy  że  coś  jest  dobrze  lub  źle
organizowane
istotne lub nieistotne,
albo  dana  organizacja  jest  sprawna  lub
niesprawna,
efektywna lub nieefektywna itp.

Formalizacja

Formalizacja to proces polegający
na  określeniu  w  formie  pisemnej
zakresu  zadań  i  odpowiedzialności
poszczególnych  elementów

oraz

organizacji jako całości,

który

prowadzi do wytworzenia wzorców
zachowań

zależności

oraz

procedury działania.

Składowe organizacji

całkowitej

Organizacja całkowita

potencjalny

poziom

formalizacji

organizacja poddająca się formalizacji

organizacja

nie poddająca

się

formalizacji

pożądany

poziom

formalizacji

organizacja formalizowana

organizacja

nie

formalizowana

rzeczywisty

poziom

formalizacji

Organizacja formalna

•

organizacja nierzeczywista,

•

organizacja rzeczywista:

- organizacja formalna

która
       funkcjonuje,
     - organizacja nieformalna,
     - organizacja

pozaformalna,

organizacja

niesformalizowa

Organizacji całkowita

część organizacji

poddająca się

formalizacji

cele, zadania obowiązki

produkcja,  kształtowanie  wydajności  na
stanowiskach  po  przez:  normowanie
pracy  (normy  ilościowe,  jakościowe,
czasowe).

część organizacji

nie poddająca

się

formalizacji

(

prace

koncepcyjne),

Organizacja

nie formalizowana -

niesformalizowana

obejmuje te

cele i stosunki organizacyjne

które w procesie formalizacji są

pozostawione

świadomie poza organizacją formalną

;

dają one jej członkom

margines swobody

działania

(np. dowolność stosowania metod

i technik kierowania, wypracowania

decyzji, technik planistycznych, motywowania

pracowników, technik kontroli i nadzoru).

Organizacja formalna

jest  opisana w postaci modelu, na który
składają   się   zadania,   hierarchia
oraz  więzi funkcjonalne;
porządek  wewnętrzny  jest  określony
przez

zbiór

reguł

organizacyjnych

porządkujący procesy i działania;
tworzy się ją, aby osiągać założone cele.

przyczyny działań niezgodnych ze wzorcem:



świadome

• powstanie warunków

uniemożliwiających działanie zgodne

z normami;

• przekonanie, że działanie

nieformalne jest lepsze, łatwiejsze,

korzystniejsze;

• konflikt interesów;
• niski poziom poszanowania norm;



nieświadome

• nieznajomość wzorców;
• niewłaściwe zrozumienie wzorców.

Organizacja

nieformalna c.d.

Organizacja rzeczywista

jest syntezą organizacji formalnej,

nieformalnej, poza formalnej i

niesformalizowanej;

jest to organizacja powstała na bazie

reguł, zadań, hierarchii i przewidywanych

więzi funkcjonalnych oraz wniesionych przez

jej uczestników celów indywidualnych i

grupowych, a także ukształtowanych poza
organizacją sposobów zachowań itp.

Organizacja

pozaformalna

tworzy  się  na  bazie  stosunków  między
uczestnikami  organizacji  istniejących
          w  obrębie organizacji;
cele   tej   organizacji są  częściowo  lub
całkowicie    rozbieżne    z    celami
organizacji    formalnej    (

realizowane są

cele własne

zachowania indywidualne i grupowe
mogą

odbiegać od zadań realizowanych

przez organizację formalną

Organizacja

nierzeczywista

to ta część organizacji formalnej,
która nie funkcjonuje

;

istnieje ponieważ wcześniej ustalone
stosunki

organizacyjne

uległy

dezaktualizacji (tzw. "martwe przepisy");
lub członkowie organizacji z pewnych
powodów

nie stosują się do ustalonych

reguł i przepisów

Systemowy model

organizacji

(Piotra Sienkiewicza)

NADRZĘDNY SYSTEM KIEROWANIA

NADRZĘDNY

SYSTEM

DECYZYJNY

NADRZĘDNY

SYSTEM

INFORMACYJNY

SYSTEM KIEROWANIA

SYSTEM

DECYZYJNY

SYSTEM

INFORMACYJNY

SYSTEM

PODSTAWOWY

SYSTEM

WSPOMAGAJĄCY

SYSTEM ROBOCZY

Założenia modelowe

Sienkiewicza

każdy system działania tworzą dwa podstawowe
podsystemy -

system kierowania i system

roboczy

(wykonawczy);

system roboczy

realizuje procesy robocze,

energomateriałowe, które bezpośrednio
związane są z zaspokajaniem potrzeb
społecznych;

system kierowania

realizuje procesy

kierowania,

informacyjno-decyzyjne,

organizujące działanie (przebieg procesów
roboczych);

Założenia modelowe

c.d.

system kierowania

jest podporządkowany

nadrzędnemu systemowi kierowania;

system kierowania

tworzą dwa podstawowe

podsystemy -

system decyzyjny oraz system

informacyjny

;

system

decyzyjny

realizuje

proces

podejmowania

decyzji

niezbędnych

dla

racjonalnego (efektywnego) działania
organizacji;

system informacyjny

realizuje procesy zbierania,

przesyłania, przetwarzania, przechowywania
i udostępniania informacji zgodnie z
potrzebami systemu decyzyjnego.

Model Bruke’go i Litwina

Środowisko
zewnętrzne

Przywództwo

Praktyka

zarządzania

Praktyka

zarządzania

Klimat

w miejscu pracy

Klimat

w miejscu pracy

Motywacja

Indywidualny i organizacyjny

poziom pracy

Indywidualny i organizacyjny

poziom pracy

Kultura

organizacyjna

Kultura

organizacyjna

Misja i

strategia

Misja i

strategia

Struktura

System

i procedury

System

i procedury

Indywidualne

potrzeby

i wartości

Indywidualne

potrzeby

i wartości

Wymagania

i indywidualne

możliwości

Wymagania

i indywidualne

możliwości

Misja i strategia

MISJA

to zestaw wartości akcentujący

specyficzną rolę danej organizacji na rzecz
otoczenia

tym

samym

uzasadniających

istnienie danej jednostki.

Misja

jest

ukonkretnieniem

pomysłu

przedsiębiorstwo oraz tworzy osobowość organizacji.
Misja powinna zawierać odpowiedzi na pytania:

Co?

Dlaczego? Dla kogo? Gdzie?

Czyli:



jaki jest powód istnienia firmy?



co jest domeną firmy, czyli w jakim biznesie działa?



kim są ich nabywcy?



jaki jest geograficzny zasięg działania wyróżniający kompetencje
firmy?

Misja i strategia

STRATEGIA

–

to sposób dotarcia do

wytyczonego celu i tłumaczy jak to
zrobić

Wybór określonej strategii

dokonuje się

poprzez:



opracowanie różnych wariantów działania
uwzględniających warunki wewnętrzne i
zewnętrzne przedsiębiorstwa,



dokonanie ich oceny i wybór najlepszej
strategii.

Jak rozumieją misję i

strategię pracownicy?

W przekonaniu pracowników jest to

najważniejszy cel organizacji oraz
sposoby osiągania tego celu.

Misja i strategia

- mogą być

formułowane w sposób mniej lub
bardziej formalny lecz najważniejsza
jest ich interpretacja przez pracowników

(przełożonych i podwładnych).

Przywództwo

Przywództwo

w zarządzaniu należy

rozumieć

jako zdolność do wpływania

na zachowania pracowników

w celu

realizacji określonych zadań.

Przywództwo

to ustalanie kierunku,

wypracowywanie

wizji

przyszłości

organizacji

, jak również nadawanie

działaniom

pracowników

odpowiedniej dynamiki.

Przywództwo

również

motywowanie i inspirowanie,

wyzwalanie energii w
ludziach.

Źródła przywództwa

Formalna pozycja kierownika

strukturze organizacji.

Osobowość –

podstawą władzy.

Charyzma

, ludzie wierzą w taką osobę,

podporządkowują się jej wskazówkom.

Kompetencje i wiedza

(przygotowanie

specjalistyczne).

Podzielane uczucie

( np. sympatia,

podziw, zaufanie, strach, lęk).

Kultura organizacyjna

Kultura jest zbiorem jawnych i ukrytych
reguł, wartości i zasad, jakimi kierują się
pracownicy.

Wynika ona z historii, zwyczajów i praktyki.
Kiedy sposób

„jak to się u nas robi”

zmienia się, powstaje potrzeba stworzenia
nowych norm.

„Jak to się u nas robi”.

Kultura organizacyjna

wg. E. Scheina

Wyróżnił trzy poziomy kultury organizacyjnej:

widoczny, uświadomiony

– artefakty i twory

kulturowe, widoczne wzory zachowania,
symbole, ceremoniały,

częściowo widoczny i uświadomiony

– normy i

wartości, zakazy i ideologie, wytyczne
zachowań,

niewidoczny, zwykle nieuświadomiony

–

stosunek do otoczenia i rzeczywistości, natura
ludzka i

stosunki międzyludzkie

, aktywność.

Struktura organizacyjna

Grupowanie

funkcji i ludzi

w obszarach

i poziomach

obowiązków,

odpowiedzialności,

uprawnień

wzajemnych relacji.
Struktura organizacyjna to

układ komórek

organizacyjnych

wraz

ustalonymi

powiązaniami

(więzami organizacyjnymi).

Komórki

organizacyjne:

kierownicze,

operacyjne, pozaoperacyjne.

Więzi

organizacyjne:

powiązania

wyrażone przepływami informacji, zasileń i

zleceń o trwałym charakterze

Struktura organizacyjna

Struktura

zapewnia

efektywne

wdrażanie

misji i strategii

Praktycznym

odzwierciedleniem

przyjętej

dla

danego

systemu

wytwórczego

struktury

jest

dokumentacja organizacyjna.

Podstawowe dokumenty

Statut

- dokument prawny zarejestrowany w sądzie. Zawiera formę

organizacyjno-prawną, wysokość kapitału akcyjnego, ilość akcji,
założycieli, władze zarządzające i nadzorcze, wykaz aktów prawnych
formalizujących organizację i funkcjonowanie przedsiębiorstwa itd.

Regulamin

- przepisy i rozporządzenia ustalające sposób postępowania

w jakieś dziedzinie.

Schemat organizacyjny

- graficzny obraz struktury organizacyjnej

wskazującym realizatorów głównych funkcji i ich miejsce w
przedsiębiorstwie jako całości.

Karta zadań komórki organizacyjnej

- podaje szczegółowe wykazy

zadań poszczególnych członków organizacji.

Zakres czynności

(karta funkcji) - podaje szczegółowe rejestry zadań,

uprawnień

odpowiedzialności

poszczególnych

stanowisk

organizacyjnych.

Instrukcja organizacyjna

(np. Instrukcja obiegu dokumentów) -

porządkuje ona i reguluje przebieg typowych procesów i procedur
działania w poszczególnych obszarach funkcjonowania (zadań)
przedsiębiorstwa, w określonych sytuacjach organizacyjnych.

System polityki i

procedury

Polityka

to roztropne działania władz firmy na

rzecz wspólnego dobra.

Procedury

są opisem przebiegu

procesów

, w

którym szczegółowo przedstawia się kolejne
czynności oraz uprawnienia i odpowiedzialność
wykonawców.
Polityka i procedury dotyczą:

przydzielania nagród,

procesów kontroli, przepływu informacji, ustalania i
podziału budżetu, zarządzania zasobami ludzkimi,
procesów produkcyjnych, usługowych itp..

Działania ułatwiające pracę

TYPOWY SCHEMAT

PROCEDURY

Cele procesu

Wskaźniki procesu

Wejścia

Wyjścia

Zagrożenia

Opis procesu, instrukcje

Tabela uprawnień i odpowiedzialności

Praktyka zarządzania

przewidywanie, ustalanie celów, planowanie;
określenie problemów jakie muszą być rozwiązane, aby osiągnąć

postawione cele;
poszukiwanie różnych rozwiązań tych problemów;
określenie najlepszego i najbardziej akceptowanego rozwiązania;
uzyskanie zgody na wdrożenie rozwiązania;
przygotowanie i wydanie instrukcji dla przeprowadzenia

zaaprobowanego rozwiązania;
egzekwowanie wprowadzenia rozwiązania;
zaprojektowanie sytemu kontroli – dla sprawdzenia:



czy rozwiązanie jest właściwie wykonywane;



czy w rzeczywistości rozwiązano problemy, dla których rozwiązanie

było wymyślone;

projektowanie, wprowadzanie i utrzymywanie struktury

organizacyjnej najbardziej odpowiedniej dla tych działań;
dobór, szkolenie, rozwój i kierowanie pracownikami (

kierunki

działalności kierowniczej

Klimat w miejscu pracy

Relacje

między

wszystkimi

pracownikami organizacji

Aktualne, podzielane przez członków
zespołów

roboczych

wrażenia,

oczekiwania i uczucia

Wymagania

i indywidualne możliwości

zachowania ludzi jakie są wymagane dla
efektywnego wykonywania zadań (

cechy

osobowości, role grupowe

oraz zadania jakie zostały pracownikowi
przydzielone

lub

jakie

jest

odpowiedzialny, wymagające specyficznych

umiejętności i wiedzy

Określane jest to jako

dopasowanie osoby

i zadania.

Indywidualne potrzeby

i wartości

Potrzeby

- mechanizmy wyzwalające

i regulujące zachowania człowieka;

Potrzeby

napięcie fizjologiczne lub

psychiczne

wywołane jakimś brakiem,

wywołujące świadome lub nieświadome
dążenie do redukcji napięcia

przez środki

materialne i duchowe.

Potrzeby

- pobudzają aktywność człowieka

określają popyt na dobra i usługi

Potrzeby wg. Masłowa

Fizjologiczne

- obejmują zaspokojenie

pragnienia, głodu, potrzeb socjalno-
bytowych,

Bezpieczeństwa

- zagwarantowania

stabilizacji,

Społeczne

- przynależności do grupy,

Uznania

- dumy ze swoich osiągnięć i

szacunku od innych,

Samorealizacji

- grupują chęć rozwoju i

bycia najlepszym, dążenie do władzy.

Indywidualne potrzeby

i wartości

Wartości

to standardy naszych myśli, postaw

i zachowań.

Określają, kim jesteśmy, jak żyjemy i

jak traktujemy innych ludzi.

Wartości -

to te normy i zasady postępowania, które

umożliwiają pełny rozwój oraz chronią przed
wyrządzaniem krzywdy sobie i innym.

Specyficzne czynniki psychologiczne, które powodują,
że pewne działania stają się pożądane i nabierają
wartości.

Może to obejmować:

reputację

czy specyficzną

etykę

zawodową

pracowników.

Motywacja

motywacja

wewnętrzna

stan

wewnętrzny

pracowników,

który

pobudza, organizuje i ukierunkowuje
pewne wzorce i zachowania.

motywacja zewnętrzna

- co robi

organizacja na rzecz pracowników,
aby ich umotywować do osiągania
celów.

Indywidualny i organizacyjny

poziom wykonania

To rezultaty i wyniki pracy wraz ze

wskaźnikami wysiłku i osiągnięć

Rezultatami i wynikami pracy mogą być:

wielkość produkcji

(il. w jednostkach

fizycznych np. szt. oraz wartość w zł),

liczba wykończonych usług

wielkość obrotu, utarg

obrót na jednego sprzedawcę itp

Może to obejmować takie wskaźniki jak:

wydajność pracy, gospodarność,

korzystność, ekonomiczność, skuteczność,

jakość usług, satysfakcja klientów, itp.

Środowisko zewnętrzne

(otoczenie organizacji)

Wszelkie sytuacje i uwarunkowania
zewnętrzne,

które nie wchodzą w skład

organizacji

wpływają i uzależniają jej

funkcjonowanie na rynku

Wyróżniamy otoczenie

bliższe i dalsze.

Otoczenie bliższe-

mikrootoczenie

klienci;

- dostawcy;
- administracja państwowa i lokalna;
- związki zawodowe;
- sojusznicy strategiczni

itp.

Otoczenie mające bezpośredni wpływ na

funkcjonowanie organizacji:

Otoczenie społeczne

nowa jakość życia (zwiększone
potrzeby społeczne -

nie tylko ilość

ale jakość produktów

rosnąca

rola

akcjonariuszy

procesach zarządzania,
odchodzenie od państwa
opiekuńczego,
wrażliwość na ochronę środowiska
itp.

Otoczenie polityczne i

prawne

W zależności od tego jaka partia jest przy

władzy można się spodziewać różnych

rozwiązań prawnych:

rządach lewicowych możemy spodziewać

ustaw kreujących społeczną gospodarkę

rynkową,
przy rządach prawicowych – liberalną

gospodarkę rynkową

Wg. K. Bolesty – Kukułki – „Mały

słownik Menadżera”

Zarządzanie

kierowanie

działalnością przedsiębiorstwa, zbiór
ogólnych funkcji regulujących (tj.

planowania,

organizowania,

motywowania i kontroli

) i wszelkich

działań zmierzających do zapewnienia
przedsiębiorstwu

celowego

efektywnego

funkcjonowania

przy

użyciu zasobów, jakimi dysponuje;

W. Kieżuna - „Sprawne

zarządzanie organizacją”

w rozdziale poświęconym elementom
i stylom procesu zarządzania,
stawia

znak

równości

między

kierowaniem i zarządzaniem

Zaś

kierowanie

definiuje

następująco: jest to

„powodowanie

aby ktoś lub coś zachowywało się
zgodnie z celem organizacji”

Wg. J. Stonera i Ch.

Wankela

Z kolei J. Stoner i Ch. Wankel powołują się

wstępnie na definicję M. Follett, wedle

której „

Kierowanie określone jako sztukę

realizowania czegoś za pośrednictwem

innych ludzi

”, a dalej przedstawiają własną

definicję kierowania (a nie zarządzania)

jest

to proces planowania, organizowania,

przewodzenia i kontrolowania

działalności członków organizacji oraz

wykorzystanie

wszystkich

innych

jej

zasobów dla osiągnięcia ustalonych celów

polega na kierowaniu zespołem osób,
zarządzaniem

instytucją

określonych

funkcjach lub jest to

ogół czynności

wykonywanych przez organy państwowe
lub

samorządowe

zakresie

władzy

wykonawczej.

ADMINISTRACJA w znaczeniu powszechnym
oznacza

jednostkę

organizacyjną

odpowiedzialną  za      wykonywanie  czynności
powodujących  sprawne        funkcjonowanie
instytucji  lub  świadczenie  usług  ogółowi
obywateli

Administrowanie

Dowodzenie

działalność

dowódcy

mająca

celu

wykonanie

zadania

poprzez

utrzymanie

wojsk

ciągłej

gotowości i zdolności bojowej,
przygotowanie działań zbrojnych
oraz kierowanie nimi.

Dowodzenie

PLANOWANIE

Planowanie  jest  procesem  polegającym  na
świadomym  ustalaniu  kierunków  działania
oraz  podejmowania  decyzji  opartych  na
celach,  faktach  i  dobrze  przemyślanych
ocenach.

Obejmuje:



formułowanie celów i metod działania



gromadzenie i analizowanie informacji,



prognozowanie – projekcja przyszłości,



programowanie – tworzenie koncepcji,



bilansowanie i optymalizacja zasobów,



tworzenie dokumentów planistycznych
(harmonogramów, planów, projektów)

ORGANIZOWANIE

jest procesem tworzenia takiej
struktury, w której wszystkie składniki
przyczyniają się do powodzenia całości.

Obejmuje:



grupowanie czynności i pracowników,



przydzielanie zadań,



kształtowanie więzi pomiędzy komórkami
kierowniczymi, operacyjnymi i pozaoperaccyjnymi,



delegowanie uprawnień,



dobór kadr kierowniczych.

MOTYWOWANIE

polega na wpływaniu (pobudzaniu, stymulowaniu) na
zachowanie

się

człowieka

pośrednictwem

określonych bodźców, które przekształcają się
w motywy (pobudki) skłaniające do działania

Obejmuje:



instruowanie pracowników,



ustalanie zadań i miar ich spełnienia,



ustalanie wynagrodzeń,



ocena i rozwój kadr,



stosowanie bodźców pozapłacowych.

Kontrolowanie

proces zmierzający do zapewnienia, by
rzeczywiste działania były zgodne z planami.

Obejmuje:



identyfikację zadań i ustalanie procedur kontroli,



kontrolę merytoryczna zadań,



kontrolę realizacji zadań,



formułowanie zaleceń pokontrolnych.

SKUTECZNOŚĆ

SKUTECZNOŚĆ - wskutek działania
zorganizowanego

zostaje

osiągnięty zamierzony cel.

Miarą skuteczności jest

stopień

osiągania celu

KORZYSTNOŚĆ

KORZYSTNOŚĆ - nadwyżka

wyniku

użytecznego

nad

poniesionym

kosztem

Miarą korzystności jest

cenność

nadwyżki

dla podmiotu działania.

EKONOMICZNOŚĆ

EKONOMICZNOŚĆ jest to relacja pomiędzy

wynikiem użytecznym (zysk)

(w) do

kosztu

(k)

E = w/k >1

Drogi zwiększania ekonomiczności

1) Droga wydajnościowa –

koszty pozostają na

tym samym poziomie

a zwiększa się zysk.

2) Droga oszczędnościowa –

koszty spadają

zysk pozostaje na tym samym poziomie.

3) Droga równoległa –

koszty spadają

i zysk

rośnie.

Document Outline