Archiwistyka Rodzaje dokumentacji współczesnej

background image

Rodzaje
dokumentacji
współczesnej

background image

Cechą charakterystyczną wszelkiej

zinstytucjonalizowanej działalności,
w ramach określonego systemu
ustrojowego i prawnego, jest
sformalizowany sposób utrwalania,
czyli dokumentowania działań, a
nawet czynności pomoc niczych, to
znaczy wykonania zapisu, który
można odczytać w dowolnym czasie.

background image

W wyniku powyższych

procesów powstaje
„dokumentacja” a jej
jednostkowym elementem
jest „dokument”. (tu w
rozumieniu jako utrwalona
informacja)

background image

Nie należy mylić z pojęciem:

„pismo sporządzone we właściwej
dla danego czasu i miejsca
formie, zaopatrzone w środki
uwierzytelniające (np.: pieczęcie,
listę świadków, podpis), które
stwarza, potwierdza lub zmienia
pewien stan prawny". – definicja z
Wielkiej Encyklopedii PWN

background image

W procesie powstawania,

przechowywania i

udostępniania

dokumentacji ze względów

praktycznych stosuje się

kryteria klasyfikacji

wynikające z konieczności:

background image

• - wyboru optymalnej formy zapisu,

• - doboru właściwego nośnika,

• -ustalenia sposobu sporządzania i

kompletowania dokumentacji dla

określonych celów,

• - ustalenia zasad i metod klasyfikacji

rzeczowej,

• -określenia warunków formalnych

dostępu do informacji zawartych w

dokumentacji,

• - ustalania okresów przechowywania

.

background image

Podział dokumentacji

pod względem formy
zapisu:

background image

1) tekstową (rękopisy,

maszynopisy, druki,
pisma powielone),

background image

2) graficzną (szkice,

rysunki, schematy,
wykresy, diagramy,
plany, mapy, plansze,
afisze itp.),

background image

3) fotograficzną i filmową

(obrazy utrwalone technikami

fotograficznymi, polegającymi

na naświetleniu materiału

światłoczułego umieszczonego

na płótnie, płytkach

metalowych, szkle, błonie

celuloidowej i papierze

),

background image

4) dźwiękową (analogowe
płyty gramofonowe i
taśmy magnetofonowe,
obecnie niemal zupełnie
wyparte przez zapis
elektroniczny),

background image

5) elektroniczną (zapisy
tekstów, grafiki,
fotografii i filmów oraz
dźwięku w formatach
komputerowych na
informatycznych
nośnikach danych).

background image

Cechą charakterystyczną form:

tekstowej, graficznej i
fotograficznej jest możliwość
bezpośredniego odczytu
(oglądu), natomiast odbiór form:
filmowej, dźwiękowej i
elektronicznej bez zastosowania
odpowiednich urządzeń
technicznych jest niemożliwy.

background image

Nośniki zapisu

background image

• -

trwałe, służące do

zachowania informacji
w niezmienionej postaci
przez okres co najmniej
kilkudziesięciu lat,

background image

-nietrwałe, które najczęściej

służą do przejściowego zapisu

informacji w celu ich

przeniesienia na nośnik trwały,

na przykład matryce z

materiałów przeźroczystych,

przeznaczone do powielenia

treści dokumentu w wielu

egzemplarzach na nośniku

papierowym

.

background image

Podział

dokumentacji w
zależności od jej
przeznaczenia

background image

1) dokumentację aktową,
2) dokumentację techniczną,
3) dokumentację geologiczną,
4) dokumentację geodezyjną i

kartograficzną,

5) dokumentację audiowizualną,
6) dokumenty elektroniczne.

background image

• Uwaga:

Nie wszystkie

jednostki

organizacyjne

tworzą równolegle

wymienione rodzaje

dokumentacji.

background image

Większość wytwarza tylko dwa

rodzaje dokumentacji:

- aktową i dokumenty elektroniczne

(głównie bazy danych i, coraz
częściej, własne strony www)

- pozostałe - kilka rodzajów,
- tylko nieliczne - wszystkie rodzaje

background image

Dokumentacja

aktowa

background image

Dokumentacja aktowa, czyli akta, to

dokumentacja w formie tekstowej
(pisanej), powstająca w toku działalności
jednostki organizacyjnej, podmiotu
gospodarczego, osoby prawnej lub
fizycznej, utrwalona różną techniką na
papierze (rękopis, maszynopis, druk,
kserokopia, fotokopia), sporządzana w
celu utrwalenia czynności formalno-
prawnych lub po porostu w celu zapisu
informacji.

background image

Współcześnie akta
powstające w toku

działalności jednostki

organizacyjnej gromadzone

są na bieżąco w formie:

background image

•1) zbiorów dokumentów

aktowych,

•2) akt spraw,
•3) korespondencji

background image

Zbiory dokumentów aktowych

charakteryzują strukturą
wewnętrzną dokumentu i
dotyczą określonego rodzaju
działania aktotwórcy. W
zależności od tego możemy
wyróżnić, przykładowo,
następujące ich typy:

background image

zbiory akt ogólnych

-

odzwierciedlają zagadnienia

ogólne związane z realizacją

podstawowych zadań jednostki

organizacyjnej i dotyczą

najczęściej organizacji, stanu

majątkowego, zarządzania,

planowania i sprawozdawczości

background image

zbiory akt

normatywnych

-

obejmują

akta, które zawierają
przepisy regulujące
podstawy organizacyjno-
prawne jednostki
organizacyjnej

background image

zbiory akt finansowo-

księgowych

-

składają się

na nie ogół akt
dokumentujących przebieg
lub skutek prowadzonych
operacji gospodarczych i
finansowych

background image

zbiory akt osobowych

(personalne)

-

obejmują

dokumenty i materiały
zawierające dane osobowe
poszczególnych pracowników
oraz informa cje o stosunku i
przebiegu ich pracy

background image

zbiory akt stanu

cywilnego

-

czyli księgi

urodzeń, małżeństw i
zgonów oraz związane z
nimi akta zbiorcze

,

background image

zbiory akt notarialnych

-

to akta prawne obejmujące
przeważnie umowy kupna-
sprzedaży, darowizny,
testamenty oraz intercyzy
przedślubne i inwentarze
masy spadkowej

background image

•Akta spraw

background image

zbiór wszelkich dokumentów, bez

względu na ich formę, jakie są
wymagane i mogą być przydatne
przy rozpatrywaniu określonej
sprawy, a zatem w aktach
sprawy mogą znajdować się
również formy graficzne
(załączone mapy, rysunki itp.)
czy fotografie.

background image

W takim wypadku nie do

końca

jest to zgodne z

przytoczonym wyżej
terminem „akta",
właściwszym byłoby tu
używanie określenia
„dokumentacja sprawy".

background image

•Korespondencja

background image

•składają się na nią pisma

niewchodzące w skład akt spraw
bądź zbiorów dokumentów
jednorodnych. Najczęściej są
informacje w formie zawiadomień
i komunikatów, uzgodnienia
terminów, zaproszenia itp.

background image

•Akta typowe

i specyficzne

(ten

podział
dotyczy wszelkich rodzajów
dokumentacji)

background image

Aktami typowymi

nazywamy takie akta, które
powstają w każdej
jednostce organizacyjnej
bez względu na jej wielkość,
charakter działalności i
zakres kompetencji

background image

Akta specyficzne

występują

również we wszystkich

jednostkach orga nizacyjnych,

ale w każdej stanowią zawsze

odbicie podstawowej,

statutowej działalności, która

nie powtarza się w zakładach

pracy innego typu czy branży

background image

•Dokumentacja

techniczna

background image

Ze względu na zakres

rzeczowy dokumentację tę
dzielimy na:

background image

dokumentację

inwestycyjną

,

czyli taką, w

której skład wchodzą dane i
dokumenty umożliwiające
realizację zamierzonej
inwestycji (programy,
dokumentacja planistyczna,
projekty techniczne)

background image

dokumentację

konstrukcyjną,

czyli zbiór

dokumentów określających
jednoznacznie wyrób, jego
części składowe oraz
wymagania dotyczące
wykonania i

działania

background image

dokumentację technologiczną,

czyli zbiór dokumentów zawierających
dane procesu technologicznego, obróbki
lub montażu oraz dane pomocy
używanych w tych procesach (karty
technologiczne, instrukcje obróbki,
instrukcje montażu, wykazy pomocy,
karty normowania i inne dokumenty
związane z procesem technologicznym),

background image

dokumentację fabryczną,

czyli

zbiór dokumentów potrzebnych
do zlecenia robót produkcyjnych,
ewidencjonowania danych o
przebiegu i realizacji oraz
gromadzenia danych do
rozliczenia kosztów własnych
produkcji

background image

•Dokumentacja

geologiczna

background image

Dokumentacja

geologiczna odzwierciedla
w formie tekstowej,
graficznej i tabelarycznej
wyniki badań budowy
skorupy ziemskiej na
określonym obszarze

background image

Podzielić ją możemy na:
- geologia surowcowa (bada złoża kopalin

użytecznych, ustala jakość złóż i ich zasoby),

- hydrogeologia (zajmuje się badaniem wód

podziemnych),

- geologia inżynierska (bada warunki

geologiczne, hydrogeologiczne i geologiczno-

inżynierskie w związku ze sporządzaniem

miejscowych planów zagospodarowania

przestrzennego, projektowaniem posadowienia

obiektów budowlanych, w tym budownictwa

wodnego, zakładu górniczego, i inwestycji

liniowych oraz projektowaniem magazynowania

i składowania substancji i odpadów).

background image

Dokumentacja

geodezyjna i
kartograficzna

background image

Podstawowymi grupami tej

dokumentacji są:

1) zbiory punktów osnów geodezyjnych,
2) ewidencja gruntów i budynków,
3) gleboznawcza klasyfikacja gruntów,
4) powszechna taksacja nieruchomości

background image

5) geodezyjna ewidencja

sieci uzbrojenia terenu,

6) system informacji o

terenie.

background image

W skład tej dokumentacji

wchodzą: zbiory map
ogólnogeograficznych (w tym
topograficznych), arkusze mapy
zasadniczej oraz map
tematycznych, a ponadto
materiały i dokumenty w postaci
operatów, rejestrów, wykazów,
katalogów map, wydawnictw.

background image

Dokumentacja

audiowizualna

background image

Składają się na nią fotografie w postaci

negatywów lub diapozytywów, odbitek

zdjęć luźnych lub zebranych w

albumach na określony temat.

Wykonuje się je i gromadzi w celach

dokumentacyjnych (fotografie ludzi,

zwierząt, przedmiotów, obiektów

budowlanych itd.), ale również w celu

utrwalenia ważnych wydarzeń w życiu

polityczno-społecznym, artystycznym

instytucji, przedsiębiorstw czy

miejscowości

.

background image

Podobne

zastosowanie ma
dokumentacja
wideofonowa (filmowa
i dźwiękowa)

background image

Dokumenty

elektroniczne

background image

Dokument elektroniczny

to stanowiący odrębną
całość znaczeniową zbiór
danych uporządkowanych
w określonej strukturze
wewnętrznej i zapisany na
informatycznym nośniku.

background image

Podział

dokumentacji w
zależności od jej
dostępności

background image

Dokumentacja

jawna

Dokumentacja

niejawna

Przetworzona

background image

Podział

dokumentacji w
zależności od jej
znaczenia

background image

Dokumentacja przeznaczone

do wieczystego
przechowywania

Dokumentację podlegającą

zniszczeniu po upływie
ustalonego okresu
przechowywania

background image

•Oryginał i kopia

background image

Pierwszy egzemplarz dokumentu, na

podstawie którego wykonano
różnymi technikami jego kopie, jest
oczywiście oryginałem. Pod
względem fizycznym łatwo odróżnić
oryginał od kopii tylko wtedy, gdy
oryginał wykonano odręcznie (na
przykład odręcznie napisano czy
narysowano), a potem mechanicznie
go skopiowano
.

background image

Jeśli „ręcznie" kopiowano rękopiśmienny

dokument, można odróżnić kopię od
oryginału głównie na podstawie podpisu
twórcy dokumentu (zwłaszcza jeżeli
oryginał i kopia powstały w dużym, na
przykład kilkuletnim, odstępie czasu),
często jest to jednak możliwe tylko
dzięki wyraźnej adnotacji na
dokumencie, stwierdzającej, że dany
egzemplarz jest kopią

background image

Nieco inaczej należy określić

relacje między pierwszym

egzemplarzem i jego

powielonymi obrazami, jeśli

pierwszy egzemplarz

dokumentu został sporządzony

metodą mechaniczną

(maszynopis, fotografia, film,

dokument elektroniczny,

wydruk komputerowy).

background image

•Treść i forma pierwszego i

następnych egzemplarzy są
identyczne, wszystkie więc
posiadają strukturę
wewnętrzną (treść) i formę
zewnętrzną taką, jaką nadał
im twórca dokumentu.

background image

Przyjmuje się, że oryginałem jest w tym

wypadku egzemplarz bądź kilka
egzemplarzy podpisanych ręcznie przez
wystawcę (autora) dokumentu. Kryterium
to jednak nie może mieć zastosowania w
przypadku zamieszczania podpisu
elektronicznego - wówczas wszystkie
egzemplarze z tym samym podpisem
(właściwie:
zakodowanym identyfikatorem) posiadają
cechy oryginału.

background image

Współcześnie masowym zjawiskiem, ze

względu na coraz większe ułatwienia
techniczne, jest sporządzanie kserokopii
dla doraźnych celów informacyjnych.
Takie kopie, w przypadku zachowania
oryginałów lub „urzędowych" kopii w
aktach spraw, nie mają żadnej wartości
archiwalnej i z chwilą doraźnego
wykorzystania przez użytkownika

mogą być niszczone.

background image

Odpisy i wyrysy

Formą zabezpieczenia treści

dokumentów oprócz kopii są urzędowe

odpisy (zupełne lub skrócone) - dla

dokumentów tekstowych i wyrysy - dla

dokumentacji graficznej. Cechą

charakterystyczną odpisów i wyrysów

jest to, że odnotowuje się na nich

wystawcę i nazwę oryginału dokumentu,

z którego je sporządzono. W obrocie

prawnym odgrywają taką samą rolę jak

uwierzytelnione kopie oryginałów

background image

Fotokopie, mikrofilmy,

skany

Fotokopie, mikrofilmy i skany -

bez możliwości skonfrontowania

zapisanych treści z oryginałami

dokumentów - nie posiadają

waloru dowodowego i nie są

uznawane w postępowaniu

prawnym i administracyjnym.

background image

Dokumentacja

źródłowa a
opracowania końcowe

background image

Pojęć „oryginału" i

„kopii" nie da się
zastosować do
sporządzania
dokumentacji źródłowej i
opracowań końcowych.

background image

Dla każdego rodzaju

dokumentacji dokumenty

źródłowe (jednostkowe) mają

inny czas praktycznej

przydatności. Dokumenty

księgowe tracą swoją praktyczną

przydatność po upływie kilku lat,

dokumenty źródłowe do

ewidencji gruntów muszą być

przechowywane wieczyście

background image

Document Outline


Wyszukiwarka

Podobne podstrony:
Zarządzanie dokumentacją współczesną, archiwistyka (alenitchev) (1)
14502 archiwizacja podstawy prawne postępowania z dokumentacją rodzaje dokumentacji kryteria jej pod
Rodzaje i przyczyny współczesnych patologii społecznych
159 ROZ rodzaje dokumentow j Nieznany (2)
fiszka rzeczowa (szablon), archiwistyka i zarządzanie dokumentacją, metodyka archiwalna
pytania+odpowiedzi, moje dokumenty, współczesne społeczeństwo polskie
Deformacje wyników wyborów, Archiwum, Semestr IV, Współczesne Systemy Wyborcze, Materiały Zweiffla
fiszka bibliograficzna (szablon), archiwistyka i zarządzanie dokumentacją, metodyka archiwalna
wyboryy, Archiwum, Semestr IV, Współczesne Systemy Wyborcze
Archiwistyka i zarządzanie dokumentacją
Rodzaje dokumentów
Rodzaje dokumentacji projektowych Etapy ich powstawania
Rodzaje dokumentów
totalitaryzm, Archiwum, Semestr VI, Współczesne Doktryny Polityczne
porownaj, Porównaj świat przedstawiony przez Boga w Księdze Rodzaju i świat współczesny
anarchizm, Archiwum, Semestr VI, Współczesne Doktryny Polityczne

więcej podobnych podstron