Rodzaje
dokumentacji
współczesnej
• Cechą charakterystyczną wszelkiej
zinstytucjonalizowanej działalności,
w ramach określonego systemu
ustrojowego i prawnego, jest
sformalizowany sposób utrwalania,
czyli dokumentowania działań, a
nawet czynności pomoc niczych, to
znaczy wykonania zapisu, który
można odczytać w dowolnym czasie.
•W wyniku powyższych
procesów powstaje
„dokumentacja” a jej
jednostkowym elementem
jest „dokument”. (tu w
rozumieniu jako utrwalona
informacja)
• Nie należy mylić z pojęciem:
„pismo sporządzone we właściwej
dla danego czasu i miejsca
formie, zaopatrzone w środki
uwierzytelniające (np.: pieczęcie,
listę świadków, podpis), które
stwarza, potwierdza lub zmienia
pewien stan prawny". – definicja z
Wielkiej Encyklopedii PWN
•W procesie powstawania,
przechowywania i
udostępniania
dokumentacji ze względów
praktycznych stosuje się
kryteria klasyfikacji
wynikające z konieczności:
• - wyboru optymalnej formy zapisu,
• - doboru właściwego nośnika,
• -ustalenia sposobu sporządzania i
kompletowania dokumentacji dla
określonych celów,
• - ustalenia zasad i metod klasyfikacji
rzeczowej,
• -określenia warunków formalnych
dostępu do informacji zawartych w
dokumentacji,
• - ustalania okresów przechowywania
.
•Podział dokumentacji
pod względem formy
zapisu:
•1) tekstową (rękopisy,
maszynopisy, druki,
pisma powielone),
•2) graficzną (szkice,
rysunki, schematy,
wykresy, diagramy,
plany, mapy, plansze,
afisze itp.),
•3) fotograficzną i filmową
(obrazy utrwalone technikami
fotograficznymi, polegającymi
na naświetleniu materiału
światłoczułego umieszczonego
na płótnie, płytkach
metalowych, szkle, błonie
celuloidowej i papierze
),
•
4) dźwiękową (analogowe
płyty gramofonowe i
taśmy magnetofonowe,
obecnie niemal zupełnie
wyparte przez zapis
elektroniczny),
•
5) elektroniczną (zapisy
tekstów, grafiki,
fotografii i filmów oraz
dźwięku w formatach
komputerowych na
informatycznych
nośnikach danych).
• Cechą charakterystyczną form:
tekstowej, graficznej i
fotograficznej jest możliwość
bezpośredniego odczytu
(oglądu), natomiast odbiór form:
filmowej, dźwiękowej i
elektronicznej bez zastosowania
odpowiednich urządzeń
technicznych jest niemożliwy.
•Nośniki zapisu
• -
trwałe, służące do
zachowania informacji
w niezmienionej postaci
przez okres co najmniej
kilkudziesięciu lat,
• -nietrwałe, które najczęściej
służą do przejściowego zapisu
informacji w celu ich
przeniesienia na nośnik trwały,
na przykład matryce z
materiałów przeźroczystych,
przeznaczone do powielenia
treści dokumentu w wielu
egzemplarzach na nośniku
papierowym
.
•Podział
dokumentacji w
zależności od jej
przeznaczenia
• 1) dokumentację aktową,
• 2) dokumentację techniczną,
• 3) dokumentację geologiczną,
• 4) dokumentację geodezyjną i
kartograficzną,
• 5) dokumentację audiowizualną,
• 6) dokumenty elektroniczne.
• Uwaga:
Nie wszystkie
jednostki
organizacyjne
tworzą równolegle
wymienione rodzaje
dokumentacji.
• Większość wytwarza tylko dwa
rodzaje dokumentacji:
- aktową i dokumenty elektroniczne
(głównie bazy danych i, coraz
częściej, własne strony www)
- pozostałe - kilka rodzajów,
- tylko nieliczne - wszystkie rodzaje
•Dokumentacja
aktowa
• Dokumentacja aktowa, czyli akta, to
dokumentacja w formie tekstowej
(pisanej), powstająca w toku działalności
jednostki organizacyjnej, podmiotu
gospodarczego, osoby prawnej lub
fizycznej, utrwalona różną techniką na
papierze (rękopis, maszynopis, druk,
kserokopia, fotokopia), sporządzana w
celu utrwalenia czynności formalno-
prawnych lub po porostu w celu zapisu
informacji.
Współcześnie akta
powstające w toku
działalności jednostki
organizacyjnej gromadzone
są na bieżąco w formie:
•1) zbiorów dokumentów
aktowych,
•2) akt spraw,
•3) korespondencji
• Zbiory dokumentów aktowych
charakteryzują strukturą
wewnętrzną dokumentu i
dotyczą określonego rodzaju
działania aktotwórcy. W
zależności od tego możemy
wyróżnić, przykładowo,
następujące ich typy:
•zbiory akt ogólnych
-
odzwierciedlają zagadnienia
ogólne związane z realizacją
podstawowych zadań jednostki
organizacyjnej i dotyczą
najczęściej organizacji, stanu
majątkowego, zarządzania,
planowania i sprawozdawczości
•zbiory akt
normatywnych
-
obejmują
akta, które zawierają
przepisy regulujące
podstawy organizacyjno-
prawne jednostki
organizacyjnej
•zbiory akt finansowo-
księgowych
-
składają się
na nie ogół akt
dokumentujących przebieg
lub skutek prowadzonych
operacji gospodarczych i
finansowych
•zbiory akt osobowych
(personalne)
-
obejmują
dokumenty i materiały
zawierające dane osobowe
poszczególnych pracowników
oraz informa cje o stosunku i
przebiegu ich pracy
•zbiory akt stanu
cywilnego
-
czyli księgi
urodzeń, małżeństw i
zgonów oraz związane z
nimi akta zbiorcze
,
•zbiory akt notarialnych
-
to akta prawne obejmujące
przeważnie umowy kupna-
sprzedaży, darowizny,
testamenty oraz intercyzy
przedślubne i inwentarze
masy spadkowej
•Akta spraw
• zbiór wszelkich dokumentów, bez
względu na ich formę, jakie są
wymagane i mogą być przydatne
przy rozpatrywaniu określonej
sprawy, a zatem w aktach
sprawy mogą znajdować się
również formy graficzne
(załączone mapy, rysunki itp.)
czy fotografie.
• W takim wypadku nie do
końca
jest to zgodne z
przytoczonym wyżej
terminem „akta",
właściwszym byłoby tu
używanie określenia
„dokumentacja sprawy".
•Korespondencja
•składają się na nią pisma
niewchodzące w skład akt spraw
bądź zbiorów dokumentów
jednorodnych. Najczęściej są
informacje w formie zawiadomień
i komunikatów, uzgodnienia
terminów, zaproszenia itp.
•Akta typowe
i specyficzne
(ten
podział
dotyczy wszelkich rodzajów
dokumentacji)
•
Aktami typowymi
nazywamy takie akta, które
powstają w każdej
jednostce organizacyjnej
bez względu na jej wielkość,
charakter działalności i
zakres kompetencji
•Akta specyficzne
występują
również we wszystkich
jednostkach orga nizacyjnych,
ale w każdej stanowią zawsze
odbicie podstawowej,
statutowej działalności, która
nie powtarza się w zakładach
pracy innego typu czy branży
•Dokumentacja
techniczna
•Ze względu na zakres
rzeczowy dokumentację tę
dzielimy na:
•dokumentację
inwestycyjną
,
czyli taką, w
której skład wchodzą dane i
dokumenty umożliwiające
realizację zamierzonej
inwestycji (programy,
dokumentacja planistyczna,
projekty techniczne)
•dokumentację
konstrukcyjną,
czyli zbiór
dokumentów określających
jednoznacznie wyrób, jego
części składowe oraz
wymagania dotyczące
wykonania i
działania
• dokumentację technologiczną,
czyli zbiór dokumentów zawierających
dane procesu technologicznego, obróbki
lub montażu oraz dane pomocy
używanych w tych procesach (karty
technologiczne, instrukcje obróbki,
instrukcje montażu, wykazy pomocy,
karty normowania i inne dokumenty
związane z procesem technologicznym),
•dokumentację fabryczną,
czyli
zbiór dokumentów potrzebnych
do zlecenia robót produkcyjnych,
ewidencjonowania danych o
przebiegu i realizacji oraz
gromadzenia danych do
rozliczenia kosztów własnych
produkcji
•Dokumentacja
geologiczna
•Dokumentacja
geologiczna odzwierciedla
w formie tekstowej,
graficznej i tabelarycznej
wyniki badań budowy
skorupy ziemskiej na
określonym obszarze
• Podzielić ją możemy na:
- geologia surowcowa (bada złoża kopalin
użytecznych, ustala jakość złóż i ich zasoby),
- hydrogeologia (zajmuje się badaniem wód
podziemnych),
- geologia inżynierska (bada warunki
geologiczne, hydrogeologiczne i geologiczno-
inżynierskie w związku ze sporządzaniem
miejscowych planów zagospodarowania
przestrzennego, projektowaniem posadowienia
obiektów budowlanych, w tym budownictwa
wodnego, zakładu górniczego, i inwestycji
liniowych oraz projektowaniem magazynowania
i składowania substancji i odpadów).
•Dokumentacja
geodezyjna i
kartograficzna
• Podstawowymi grupami tej
dokumentacji są:
1) zbiory punktów osnów geodezyjnych,
2) ewidencja gruntów i budynków,
3) gleboznawcza klasyfikacja gruntów,
4) powszechna taksacja nieruchomości
5) geodezyjna ewidencja
sieci uzbrojenia terenu,
6) system informacji o
terenie.
• W skład tej dokumentacji
wchodzą: zbiory map
ogólnogeograficznych (w tym
topograficznych), arkusze mapy
zasadniczej oraz map
tematycznych, a ponadto
materiały i dokumenty w postaci
operatów, rejestrów, wykazów,
katalogów map, wydawnictw.
•Dokumentacja
audiowizualna
• Składają się na nią fotografie w postaci
negatywów lub diapozytywów, odbitek
zdjęć luźnych lub zebranych w
albumach na określony temat.
Wykonuje się je i gromadzi w celach
dokumentacyjnych (fotografie ludzi,
zwierząt, przedmiotów, obiektów
budowlanych itd.), ale również w celu
utrwalenia ważnych wydarzeń w życiu
polityczno-społecznym, artystycznym
instytucji, przedsiębiorstw czy
miejscowości
.
•Podobne
zastosowanie ma
dokumentacja
wideofonowa (filmowa
i dźwiękowa)
•Dokumenty
elektroniczne
•Dokument elektroniczny
to stanowiący odrębną
całość znaczeniową zbiór
danych uporządkowanych
w określonej strukturze
wewnętrznej i zapisany na
informatycznym nośniku.
•Podział
dokumentacji w
zależności od jej
dostępności
•Dokumentacja
jawna
•Dokumentacja
niejawna
•Przetworzona
•Podział
dokumentacji w
zależności od jej
znaczenia
•Dokumentacja przeznaczone
do wieczystego
przechowywania
•Dokumentację podlegającą
zniszczeniu po upływie
ustalonego okresu
przechowywania
•Oryginał i kopia
• Pierwszy egzemplarz dokumentu, na
podstawie którego wykonano
różnymi technikami jego kopie, jest
oczywiście oryginałem. Pod
względem fizycznym łatwo odróżnić
oryginał od kopii tylko wtedy, gdy
oryginał wykonano odręcznie (na
przykład odręcznie napisano czy
narysowano), a potem mechanicznie
go skopiowano.
• Jeśli „ręcznie" kopiowano rękopiśmienny
dokument, można odróżnić kopię od
oryginału głównie na podstawie podpisu
twórcy dokumentu (zwłaszcza jeżeli
oryginał i kopia powstały w dużym, na
przykład kilkuletnim, odstępie czasu),
często jest to jednak możliwe tylko
dzięki wyraźnej adnotacji na
dokumencie, stwierdzającej, że dany
egzemplarz jest kopią
• Nieco inaczej należy określić
relacje między pierwszym
egzemplarzem i jego
powielonymi obrazami, jeśli
pierwszy egzemplarz
dokumentu został sporządzony
metodą mechaniczną
(maszynopis, fotografia, film,
dokument elektroniczny,
wydruk komputerowy).
•Treść i forma pierwszego i
następnych egzemplarzy są
identyczne, wszystkie więc
posiadają strukturę
wewnętrzną (treść) i formę
zewnętrzną taką, jaką nadał
im twórca dokumentu.
• Przyjmuje się, że oryginałem jest w tym
wypadku egzemplarz bądź kilka
egzemplarzy podpisanych ręcznie przez
wystawcę (autora) dokumentu. Kryterium
to jednak nie może mieć zastosowania w
przypadku zamieszczania podpisu
elektronicznego - wówczas wszystkie
egzemplarze z tym samym podpisem
(właściwie:
zakodowanym identyfikatorem) posiadają
cechy oryginału.
• Współcześnie masowym zjawiskiem, ze
względu na coraz większe ułatwienia
techniczne, jest sporządzanie kserokopii
dla doraźnych celów informacyjnych.
Takie kopie, w przypadku zachowania
oryginałów lub „urzędowych" kopii w
aktach spraw, nie mają żadnej wartości
archiwalnej i z chwilą doraźnego
wykorzystania przez użytkownika
mogą być niszczone.
• Odpisy i wyrysy
• Formą zabezpieczenia treści
dokumentów oprócz kopii są urzędowe
odpisy (zupełne lub skrócone) - dla
dokumentów tekstowych i wyrysy - dla
dokumentacji graficznej. Cechą
charakterystyczną odpisów i wyrysów
jest to, że odnotowuje się na nich
wystawcę i nazwę oryginału dokumentu,
z którego je sporządzono. W obrocie
prawnym odgrywają taką samą rolę jak
uwierzytelnione kopie oryginałów
•Fotokopie, mikrofilmy,
skany
• Fotokopie, mikrofilmy i skany -
bez możliwości skonfrontowania
zapisanych treści z oryginałami
dokumentów - nie posiadają
waloru dowodowego i nie są
uznawane w postępowaniu
prawnym i administracyjnym.
•Dokumentacja
źródłowa a
opracowania końcowe
•Pojęć „oryginału" i
„kopii" nie da się
zastosować do
sporządzania
dokumentacji źródłowej i
opracowań końcowych.
• Dla każdego rodzaju
dokumentacji dokumenty
źródłowe (jednostkowe) mają
inny czas praktycznej
przydatności. Dokumenty
księgowe tracą swoją praktyczną
przydatność po upływie kilku lat,
dokumenty źródłowe do
ewidencji gruntów muszą być
przechowywane wieczyście