Program Microsoft® Office Outlook® 2007

Program

Microsoft

Office

Outlook

2007 —

szkolenie

Pobieranie, wykonywanie

kopii zapasowych i

udostępnianie wiadomości

Firma [Nazwa firmy]

przedstawia:

Pobieranie, wykonywanie kopii zapasowych i udostępnianie wiadomości

Zawartość kursu

•

Omówienie: znajdowanie przechowywanych
wiadomości

•

Lekcja: korzystanie z przechowywanych
wiadomości

Ta lekcja zawiera listę propozycji zadań i zestaw
pytań testowych.

Omówienie: korzystanie z przechowywanych
wiadomości

Foldery do przechowywania wiadomości
e-mail, terminów i innych elementów
programu Outlook można tworzyć na
swoim komputerze — nie trzeba ich
przechowywać na serwerze.

Plik programu Outlook tego typu jest
nazywany magazynem osobistym (pst),
ponieważ jest przechowywany na
osobistym komputerze użytkownika.

Pliki pst programu Outlook można
otwierać, zamykać, przenosić lub
kopiować tak jak inne pliki. Właśnie tym
zajmiemy się w trakcie tego kursu.

Pobieranie, wykonywanie kopii zapasowych i udostępnianie wiadomości

Cele kursu

•

Wyświetlanie folderów osobistych i folderów
archiwum w okienku nawigacji w celu uzyskania
dostępu do przechowywanych wiadomości.

•

Unikanie problemów dzięki przestrzeganiu
najważniejszych wskazówek dotyczących typowych
zadań, takich jak posługiwanie się plikami kopii
zapasowych i archiwami poczty e-mail, oraz
łatwego rozpoznawania zawartości tych plików i
archiwów.

Pobieranie, wykonywanie kopii zapasowych i udostępnianie wiadomości

Lekcja

Korzystanie z

przechowywanych

wiadomości

Korzystanie z przechowywanych
wiadomości

Niezależnie od tego,
czy korzystasz z
metody
przechowywania
opartej na folderach
osobistych, czy
opartej na archiwum,
wiadomości są
przechowywane w
pliku PST na
komputerze. Nie
różnią się one od
innych wiadomości.

Można przesyłać dalej przechowywane wiadomości i
odpowiadać na nie, a także przeszukiwać je, jeśli na
przykład musisz odświeżyć pamięć w zakresie
zakończonego projektu lub podjętej decyzji.

W celu wykonywania tych zadań w odniesieniu do
przechowywanych wiadomości należy otworzyć plik PST w
okienku nawigacji.

Pobieranie, wykonywanie kopii zapasowych i udostępnianie wiadomości

Otwieranie pliku folderów osobistych lub pliku folderu
archiwum

Aby znaleźć
wiadomości
przechowywane w
pliku PST, należy
otworzyć foldery
osobiste lub
foldery archiwum
w okienku nawigacji,
klikając znajdujący
się obok nich znak
plus.

Jeśli żądany folder nie jest wyświetlany w okienku nawigacji,
należy otworzyć plik PST.

Odpowiednie kroki przedstawiono w animacji.

Animacja: kliknij prawym przyciskiem myszy, a następnie kliknij polecenie
Odtwórz.

[Od autora: Tutaj zostanie wstawiony plik

swf. Usuń ten symbol zastępczy przed
wstawieniem pliku swf].

Pobieranie, wykonywanie kopii zapasowych i udostępnianie wiadomości

Otwieranie pliku folderów osobistych lub pliku folderu
archiwum

Aby znaleźć
wiadomości
przechowywane w
pliku PST, należy
otworzyć

foldery

osobiste lub
foldery archiwum
w okienku
nawigacji, klikając
znajdujący się obok
nich znak plus.

Jeśli żądany folder nie jest wyświetlany w okienku
nawigacji, należy otworzyć plik PST.

W menu Plik wskaż polecenie Otwórz, a następnie
kliknij polecenie Plik danych programu
Outlook.Wybrany plik PST — na rysunku pokazano
foldery archiwum — zostanie wyświetlony w
obszarze Wszystkie elementy poczty.

Pobieranie, wykonywanie kopii zapasowych i udostępnianie wiadomości

Unikanie komunikatu ostrzeżenia Otwórz za
pomocą

Istnieje pewna duża
różnica między
plikami PST a plikami
innego typu: pliku PST
nie można otworzyć
dwukrotnym
kliknięciem.

Jeśli spróbujesz to
zrobić, zobaczysz
komunikat podobny
do tego.

Otrzymywanie komunikatu ostrzeżenia
sugerującego kliknięcie polecenia Otwórz za
pomocąmoże nieco irytować lub dezorientować.

Aby uniknąć tego komunikatu, pamiętaj, aby w
celu otwarcia pliku PST zawsze zacząć w
programie Outlook i użyć menu Plik, jak opisano
w poprzedniej sekcji.

Pobieranie, wykonywanie kopii zapasowych i udostępnianie wiadomości

Zamykanie pliku po zakończeniu
pracy

W okienku
nawigacji nie
można wyświetlić
jednocześnie
dowolnej liczby
plików PST.

Jak wspomniano, zbyt wiele otwartych
jednocześnie plików PST spowoduje obniżenie
wydajności programu Outlook.

Jeśli nie trzeba dłużej przeglądać zawartości pliku
PST, można go usunąć z okienka nawigacji.

Pobieranie, wykonywanie kopii zapasowych i udostępnianie wiadomości

Zamykanie pliku po zakończeniu
pracy

W okienku
nawigacji nie
można wyświetlić
jednocześnie
dowolnej liczby
plików PST.

Aby zamknąć plik PST, kliknij go prawym przyciskiem myszy, a następnie kliknij
polecenie Zamknij folder Foldery osobistelub Zamknij folder Foldery
archiwum (nazwa folderu w tym poleceniu może być inna, jeśli użytkownik
zmienił nazwę pliku PST).

Zamknięcie pliku PST spowoduje, że nie będzie on
wyświetlany w programie Outlook, ale nie wpłynie na jego
zawartość ani lokalizację na komputerze.

Pobieranie, wykonywanie kopii zapasowych i udostępnianie wiadomości

Kopiowanie pliku PST w celu utworzenia kopii zapasowej

Na wypadek awarii
komputera lub braku
możliwości uzyskania
dostępu do
serwera poczty e-mail
warto mieć kopie
zapasowe ważnych
wiadomości w innej
lokalizacji, na przykład
na dysku CD.

Aby wykonać taką kopię zapasową, skopiuj plik
PST. Następnie możesz przenieść skopiowany plik
(i zawarte w nim wiadomości) na inny komputer
lub na dysk CD.

Pobieranie, wykonywanie kopii zapasowych i udostępnianie wiadomości

Kopiowanie pliku PST w celu utworzenia kopii zapasowej

Przed wykonaniem
tej czynności należy
zamknąć program
Outlook.

Kliknij prawym przyciskiem myszy ten plik w Eksploratorze Windows, a
następnie kliknij polecenie Kopiuj.

Przenieś wskaźnik do lokalizacji, do której chcesz wkleić kopię pliku,
kliknij prawym przyciskiem myszy, a następnie kliknij polecenie Wklej.

Wynik: skopiowany plik zostanie wklejony z oryginalną nazwą pliku i
wyrazem „Kopia”, aby było wiadomo, że jest to kopia.

Pobieranie, wykonywanie kopii zapasowych i udostępnianie wiadomości

Znajdowanie pliku PST na komputerze

Z pewnością możliwość
skopiowania pliku PST
w celu utworzenia kopii
zapasowej wiadomości
lub przeniesienia tych
wiadomości na inny
komputer jest
przydatna.

Jak zatem znaleźć ten
plik, aby go skopiować?

Zanim zamkniesz program Outlook w celu
rozpoczęcia wykonywania kopii, za pomocą okna
dialogowego Ustawienia kont zidentyfikuj
nazwę i lokalizację pliku PST, który chcesz
skopiować.

Pobieranie, wykonywanie kopii zapasowych i udostępnianie wiadomości

Znajdowanie pliku PST na komputerze

Pamiętaj, że plik
PST jest plikiem
danych programu
Outlook.
Znalezienie tego
pliku to pierwsza
czynność, którą
należy wykonać,
aby nim zarządzać.

Polecenie, które należy kliknąć w menu Plik, to Zarządzanie plikami
danych.

Zanim zamkniesz program Outlook, zaznacz plik, który chcesz
skopiować, i kliknij przycisk Otwórz folder, jak pokazano na rysunku.
Następnie możesz zamknąć program Outlook. Folder zawierający plik
PST pozostanie otwarty, aby można było skopiować ten plik.

Pobieranie, wykonywanie kopii zapasowych i udostępnianie wiadomości

Więcej informacji na temat znajdowania plików PST

Po przedstawieniu, jak
łatwe jest
znajdowanie plików
PST, warto
wspomnieć, że
właśnie opisana
metoda oparta na
poleceniu
Zarządzanie
plikami danych nie
jest doskonała.

Aby dzięki zastosowaniu tej metody można było zobaczyć lokalizację
pliku, musi on być otwarty w programie Outlook.

To znaczy, że po zamknięciu pliku PST lub w przypadku
wyszukiwania niedawno skopiowanego na komputer pliku, który
jeszcze nie został otwarty w programie Outlook, trzeba się trochę
porozglądać poza programem Outlook.

Pobieranie, wykonywanie kopii zapasowych i udostępnianie wiadomości

Więcej informacji na temat znajdowania plików PST

Czasami pliki PST
bardzo trudno
odnaleźć, szukając
ich poza
programem
Outlook.

Jest tak, ponieważ pewne lokalizacje, w których
program Outlook przechowuje pliki PST, są w
systemie Windows domyślnie ukryte.

Aby zobaczyć te pliki w Eksploratorze Windows,
należy za pomocą opcji systemu Windows
wyświetlić ukryte pliki i foldery.

Pobieranie, wykonywanie kopii zapasowych i udostępnianie wiadomości

Unikanie problemów, część 1 (Zamknij, zamknij)

Przechowywanie
danych w pliku PST
ma wiele zalet.

Jednak w przypadku niezachowania ostrożności podczas przenoszenia,
zmieniania nazwy lub kopiowania pliku PST może zostać wyświetlony
komunikat o błędzie, taki jak na rysunku.

Aby uniknąć problemów w programie Outlook w późniejszym czasie,
należy się stosować do następującej wskazówki: przed przeniesieniem,
zmienieniem nazwy lub skopiowaniem pliku PST należy zamknąć go w
okienku nawigacji, a następnie należy zamknąć program Outlook.

Pobieranie, wykonywanie kopii zapasowych i udostępnianie wiadomości

Unikanie problemów, część 2 (jedna osoba
jednocześnie)

Znajomy widok,
prawda?

Jednak w tym
przypadku
ostrzeżenie
informuje, że pliku
PST nie można
otworzyć.

Najbardziej prawdopodobną przyczyną jest to, że
inny użytkownik już otworzył ten plik i zablokował
Ci dostęp do niego.

Pobieranie, wykonywanie kopii zapasowych i udostępnianie wiadomości

Unikanie problemów, część 2 (jedna osoba
jednocześnie)

Jak to się mogło
stać?

Chociaż najwyższą wydajność plików PST uzyskujesz wtedy, gdy są
one przechowywane na Twoim komputerze, istnieje możliwość
otwarcia pliku PST przechowywanego na dowolnym innym
komputerze w sieci.

Aby uniknąć problemów, pamiętaj, że pliki PST są przeznaczone do
użycia przez jedną osobę jednocześnie i na jednym komputerze
jednocześnie.

Pobieranie, wykonywanie kopii zapasowych i udostępnianie wiadomości

Jednoczesne przeszukiwanie wielu plików PST

Nowością w programie
Outlook 2007 jest
możliwość
jednoczesnego
przeszukiwania wielu
plików PST.

Każdy plik PST można
przeszukiwać
jednocześnie z
dowolnymi innymi
plikami PST.

To oznacza, że jeśli wyszukujesz zarchiwizowaną
wiadomość, ale nie masz pewności, w którym
pliku została umieszczona, możesz ją łatwo
odnaleźć w ramach jednego przeszukiwania.

Pobieranie, wykonywanie kopii zapasowych i udostępnianie wiadomości

Jednoczesne przeszukiwanie wielu plików PST

Na jakiej zasadzie?
Upewnij się, że pliki
danych, które
chcesz
przeszukiwać, są
otwarte — jeśli są
otwarte, będą
wyświetlane w
okienku nawigacji.

Wybierz pozycję Wszystkie elementy poczty jako
lokalizację do przeszukiwania, a następnie zaznacz
pliki, które chcesz przeszukiwać.

Pozycja Wszystkie elementy poczty jest także
wyświetlana u góry okienka Wyszukiwanie
błyskawiczne, aby było wyraźnie widać, że
przeszukujesz wiele plików.

Pobieranie, wykonywanie kopii zapasowych i udostępnianie wiadomości

Propozycje ćwiczeń

Otwórz kilka plików PST.

Zmień nazwy folderów wyświetlane w okienku nawigacji.

Przeszukaj wiele plików PST.

Wykonaj czynności związane z zarządzaniem plikami danych.

Zamknij przykładowe foldery danych.

Ćwiczenia w trybie online

(wymagają programu Outlook 2007)

Pobieranie, wykonywanie kopii zapasowych i udostępnianie wiadomości

Pytanie testowe 1

Załóżmy, że po uruchomieniu programu Outlook został
wyświetlony komunikat informujący, że nie można znaleźć
określonego pliku PST. Co jest prawdopodobną przyczyną
wyświetlenia tego komunikatu? Wybierz jedną odpowiedź.

1. Plik został przeniesiony bądź usunięty albo została

zmieniona jego nazwa (a nie został najpierw
zamknięty w programie Outlook).

2. Ustawienia opcji systemu Windows powodują, że jest

on ukryty.

3. Plik PST jest zbyt duży.

Pobieranie, wykonywanie kopii zapasowych i udostępnianie wiadomości