ORGANIZACJA
PRACY
KANCELARYJNEJ
ORGANIZACJA
PRACY
KANCELARYJNEJ
•Istotą pracy biurowej jest
obsługa przepływu
informacji i jej
gromadzenie, czyli
zbieranie danych
(informacj) niezbędnych
do podejmowania decyzji.
•Informacja może być wyrażona
za pomocą mowy, pisma, obrazu,
rysunku, znaku, kodu, dźwięku
lub w jakikolwiek inny sposób.
Utrwalanie czyli zapisywanie
informacji na nośniku nazywa się
dokumentowaniem, stąd termin -
dokumentacja.
• Aby ułatwić i usprawnić
obieg dokumentacji należy
wszystkie ogniwa
organizacyjne u danego
aktotwórcy odpowiednio
oznakować.
•Zazwyczaj stosuje się symbole
literowe, cyfrowe lub ich
kombinacje. Zamieszczanie ich
na poszczególnych
dokumentach czy materiałach
pozwala na szybkie i precyzyjne
przesyłanie danych lub pism do
właściwego adresata.
•Pisma, akta,
korespondencja,
redagowanie pism
• Osoby wykonujące czynności
biurowe mają w mniejszym lub
większym zakresie do czynienia z
korespondencją, czyli przede
wszystkim z dokumentacją
aktową, na którą składają się
zarówno pisma z zewnątrz, jak i
pisma wytwarzane wewnątrz
danego urzędu czy firmy
• Przez samo zaś pismo należy
rozumieć różnego rodzaju
listy, notatki, protokoły,
sprawozdania itp. zapisywane
na nośniku pa pierowym.
Pisma (dokumentacja)
dotyczące jednej sprawy
tworzą akta sprawy
•Aby właściwie
prowadzić
korespondencję
biurową, a więc dobrze
redagować pisma,
należy pamiętać o:
• przedmiocie i zakresie załatwianej
sprawy,
• przepisach prawa obowiązujących w
zakresie przedmiotowym sprawy,
• stosowanych formach pism dla danego
typu spraw,
• obowiązujących w danej instytucji
zwrotach i sformułowaniach,
• zasadach poprawnego redagowania
treści pism.
•Przejmowanie i
otwieranie przesyłek
•W zakładach pracy
przyjmowaniem
korespondencji jawnej i
rozdzielaniem jej między
poszczególne działy
zajmuje się sekretariat lub
kancelaria.
•Kancelaria przyjmuje i
otwiera wszelką
korespondencję
wpływającą, telegramy,
faksy, telefonogramy oraz
pocztę elektroniczną, z
wyjątkiem:
• przesyłek zawierających informacje
niejawne, przekazywanych przez
sekretariat kierownikowi,
• przesyłek pieniężnych lub
przedmiotów wartościowych, które
przejmuje kasa jednostki
organizacyjnej,
• przesyłek kierowanych imiennie do
poszczególnych pracowników
jednostki or ganizacyjnej.
•Otwierając koperty należy
zwrócić uwagę, aby nie
uszkodzić adresu
nadawcy. Po otwarciu i
wyjęciu zawartości
przesyłki należy sprawdzić
czy:
•nie zawiera ona pisma
mylnie skierowanego,
•do pisma dołączona
została podana w nim
ilość załączników.
• Koperty dołącza się do
następujących wpływów:
• objętych klauzulami tajności oraz
wartościowych,
• pism z określonym terminem
odpowiedzi,
• pism, w których brak nazwiska i
adresu nadawcy,
• załączników nadesłanych bez pisma
przewodniego.
•Typowy obieg dokumentacji
• Należy przestrzegać zasady, iż
szybki i sprawny obieg pisma
oraz terminowa realizacja sprawy
ułatwia jej właściwe załatwienie
pod względem mery torycznym.
Pisma pilne i terminowe,
telegramy i faksy doręcza się
adresatowi bezzwłocznie, poza
zwykłą kolejnością.
• W dobrze zorganizowanej jednostce
organizacyjnej jej szef nie musi czytać całej
wpływającej korespondencji. Rodzaj i
problematykę pism, które należy kiero wać do
kierownika instytucji powinna określać
odpowiednia instrukcja wewnętrzna. Pisma
przeznaczone do wglądu kierownika powinny
być kierowane przez kancelarię lub
sekretariat w pierwszej kolejności. Po
naniesieniu ewentualnych uwag i poleceń
dostarczane są kierownikowi właściwej
komórki organizacyjnej.
•Systemy kancelaryjne
• System kancelaryjny określa zasady
postępowania z dokumentacją od
chwili wszczęcia sprawy do
momentu przekazania dokumentacji
do archiwum'' zakładowego lub
składnicy akt. Tak więc ustala on
sposób rejestrowania i znakowania
oraz metody klasyfikowania oraz
przechowywania pism i akt spraw.
•Współcześnie funkcjonują w
Polsce równolegle trzy
następujące podstawowe
systemy kancelaryjne:
•• dziennikowy,
•• bezdziennikowy,
•• mieszany.
• System kancelaryjny dziennikowy
opiera się na dzienniku
podawczym, w którym rejestruje
się w porządku chronologicznym
po lewej stronie dzienni ka każde
pismo wpływające i po prawej
stronie każde pismo wysyłane,
niezależnie od tego, jakiej
sprawy one dotyczyły
• Otrzymany w ten sposób numer pisma
jest łamany przez dwie ostatnie cyfry
roku i stanowi jednocześnie znak pisma,
na który należy powoływać się przy
udzielaniu odpowiedzi. W tym systemie
pisma odnoszące się do tej samej
sprawy mają więc różne numery
dziennika podawczego
(korespondencyjnego), co oczywiście,
nie sprzyja tworzeniu akt spraw w
registraturze.
• System bezdziennikowy
charakteryzuje się tym, iż nie
rejestruje się w dzienniku
korespondencyjnym wszystkich
pism wchodzących i wy
chodzących z danej instytucji, lecz
jedynie sprawy w spisie spraw a
więc pierwsze praktycznie pismo
wszczynające sprawę.
•Z kolei teczki spraw, a więc
forma grupowania i
łączenia pism, są zakładane
i prowadzone według
jednolitego rzeczowego
wykazu akt obowiązującego
u danego aktotwórcy
• W praktyce biurowej
wykształciły się dwie
podstawowe odmiany systemu
bezdziennikowego:
• • system bezdziennikowy -
bezrejestrowy,
• • system bezdziennikowy-
rejestrowy
• Cechą charakterystyczną
systemu bezdziennikowego w
wersji
bezrejestrowej jest
posługiwanie się dokumentacją
i aktami spraw w zasadzie bez
żad nej rejestracji i kwitowania
w obiegu wewnętrznym.
•System bezdziennikowy
rejestrowy zakłada
natomiast rejestrację
sprawy na podstawie
pierwszego pisma ją
wszczynającego
•System mieszany to
połączenie systemu
kancelaryjnego
bezdziennikowego i
dziennikowego
• W systemie dziennikowym kancelaria lub
sekretariat rejestrują:
• pocztę zwykłą - w dzienniku
korespondencyjnym i zaopatrują jaw
pieczątkę wpływu,
• wpływy faksów i telegramów - w odrębnym
dzienniku, które również zaopatrują w
pieczątkę wpływu,
• faktury, rachunki i noty nadesłane do
zapłaty są rejestrowane w odrębnym
rejestrze.
• Rejestrowanie korespondencji w
systemie bezdziennikowym może
odbywać się w kancelarii
(sekretariacie) lub częściowo w
kancelarii i przede wszystkim w
komórce merytorycznej, czyli tam,
gdzie pismo jest załatwiane. Zależy
to od rodzaju stosowanego systemu
bezdziennikowego, który dokładniej
przedstawimy dalej.
• W systemie bezdziennikowym
rejestrowane są sprawy
• Sprawy rejestrowane są w spisie
spraw
.........................................................
(Nazwa zakładu pracy)
SPIS SPRAW
Rok
Pracowni
k
Symbol jed.
org.
Ozn.
teczki
(nr
wg.instr.kan
cl
Tytuł teczki według wykazu akt
L.p.
SPRAWA
OD KOGO
WPŁYNĘŁA
DATA
UWAGI
( krótka treść)
znak pisma
z
dnia
Wszcz
ęcia
spraw
y
Ostatecz
nego
załatwie
nia
(sposób
załatwienia)
1
2
3
4
5
•Kolejne pisma w tej samej
sprawie nie są już
rejestrowane, jednakże w
obrębie pieczątki wpływu na
korespondencji wchodzącej
lub w „naszym znaku" pisma
wychodzącego jest
odnotowywany znak sprawy.
•Rejestracji nie podlegają:
- publikacje (gazety, czasopisma,
książki, afisze, ogłoszenia,
prospekty itp.),
- potwierdzenia odbioru, które
dołącza się do akt właściwej
sprawy,
- zaproszenia, życzenia itp.
• Na przeglądanej korespondencji,
przewidzianej do załatwienia przez
po szczególne komórki
organizacyjne bądź stanowiska
pracy, umieszcza się dyspozycje
dotyczące:
- sposobu załatwienia sprawy,
- terminu załatwienia sprawy,
- aprobaty załatwienia sprawy lub
podpisania czystopisu.
• Po dekretacji przez kierownika jednostki
lub komórki organizacyjnej pismo zostaje
przekazane referentowi celem załatwienia
sprawy. I tak po przygotowaniu projektu
odpowiedzi pismo musi zostać
zaakceptowane przez przełożonego,
przepisane na maszynie (lub w edytorze
tekstów), przedłożone do podpisu osobie
upoważnionej i następnie wysłane za
pośrednictwem kancelarii lub sekretariatu.
•Jak wynika z
powyższego opisu,
załatwienie każdej
sprawy składa się z
trzech faz:
•przyjęcia pisma,
•załatwienia (opracowania
odpowiedzi),
•wysłania odpowiedzi.
• W poszczególnych fazach obiegu
pismo przechodzi przez wiele
ogniw organizacyjnych, które
nazywa się punktami
zatrzymania pisma. Każde pismo
wpływające do urzędu czy firmy
musi przejść następujące
zasadnicze punkty zatrzymania:
• • kancelarię (sekretariat),
• • kierownika instytucji lub
kierownika komórki organizacyjnej,
który pismo przegląda i ewentualnie
wydaje dyspozycje dotyczące jego
załatwienia,
• • referenta, czyli każdego pracownika,
niezależnie od jego stopnia
służbowego, który pismo załatwia pod
względem merytorycznym,
• Przedstawione punkty zatrzymania
pisma są tylko podstawowymi
etapami obiegu dokumentacji.
Należy pamiętać, iż w zależności
od rodzaju spra wy, wielkości i
struktury organizacyjnej instytucji,
zakresu kompetencji itp. punktów
zatrzymania może być znacznie
więcej.
• System obiegu pism w instytucji
powinien być tak zorganizowany,
aby zapewnić jak najszybsze
doręczenie korespondencji
pracownikom załatwiającym
określone sprawy i ograniczyć do
minimum ilość czynności
manipulacyjnych.
• Wpływ na szybki obieg dokumentacji w
instytucji ma:
- struktura organizacyjna z podziałem
kompetencji,
- wprowadzenie zasady decentralizacji prawa
decyzji i podpisu,
- dobór kadry pracowniczej o odpowiednich
kwalifikacjach merytorycznych i
organizacyjnych,
- zapewnienie dobrych warunków pracy,
- sposób komunikacji (łączności) wewnątrz lokali
biurowych,
- dobór optymalnych narzędzi pracy.
•Instrukcja kancelaryjna
• Instrukcja kancelaryjna to akt
normatywny wewnętrzny,
regulujący sposób wykonywania
przez wszystkie ogniwa
organizacyjne instytucji czynności
związanych z obiegiem pism oraz
trybem formalnego postępowania
z pismami i aktami i pozostałymi
rodzajami dokumentacji
• Szczegółowo instrukcja kancelaryjna
określa i reguluje następujące
kwestie:
- system kancelaryjny,
- obieg akt (zasadnicze etapy obiegu
dokumentacji, punkty zatrzymania),
- zasady przyjmowania i przesyłania
wpływów,
- odbiór korespondencji przychodzącej,
- rejestrowanie i znakowanie pism
lub spraw,
- formy załatwiania spraw,
- podpisywanie pism,
- terminy załatwiania spraw,
- wysyłanie pism,
- przechowywanie akt bieżących
oraz tryb przekazywania
dokumentacji do archiwum
zakładowego lub składnicy akt.
•Instrukcję kancelaryjną
wprowadza się do
praktycznego stosowania
za rządzeniem
wewnętrznym kierownika
jednostki organizacyjnej.
• Dodatkowo w celu zapewnienia
należytego przestrzegania przepisów
instrukcji jest rzeczą istotną
wyznaczenie jednej komórki
funkcjonalnej (np. działu organizacji), a
w niej ściśle określonej osoby
odpowiedzialnej za nadzór nad
prawidłowym wypełnianiem zapisów
instrukcji. Wskazane jest również
zorganizowanie praktycznego szkolenia
w tym zakresie.
•Formy załatwiania
korespondencji
• Przy pisemnym załatwianiu
spraw stosuje się następujące
formy:
- odręczną,
- korespondencyjną,
- inną(np. przy użyciu pieczęci z
odpowiednim tekstem, na formularzu
itp.).
• Forma odręczna jest skróconym
sposobem załatwienia sprawy i
polega na sporządzeniu przez
referenta, bezpośrednio na
otrzymanym piśmie, zwięzłej
odpowiedzi załatwiającej sprawę
lub na sporządzeniu na nim
odręcznej notatki wskazującej
sposób jej załatwienia.
• forma korespondencyjna wymaga
sporządzenia przez referenta projektu
pisma załatwiającego sprawę. Projekt
ten wraz z aktami sprawy przedkładany
jest do wglądu aprobującemu, który
sprawdza prawidłowość projektowanego
załatwienia sprawy i po akceptacji
zwraca go referentowi do ostatecznego
przygotowania odpowiedzi.
• Przy pisemnym załatwianiu
należy przestrzegać
następujących zasad:
• pisma powinny być
redagowane jasno i zwięźle w
sposób wyczerpujący, powinno
się ograniczyć do istotnej
potrzeby powoływanie na
wszelkiego rodzaju przepisy,
należy używać powszechnie
znanych skrótów;
•każdą sprawę załatwia się
odrębnym pismem;
niewskazane a wręcz
niedopuszczalne jest
łączenie w jednym piśmie
spraw nie mających ze sobą
bezpośredniego związku
•w odpowiedziach należy
podawać datę i znak
pisma, którego odpowiedź
dotyczy;
•adresy należy pisać w
pierwszym przypadku
;
•Kancelaryjna postać
pisma
•W trosce o ujednolicenie
korespondencji pod
względem formy stosuje
się znormalizowane
blankiety
korespondencyjne.
• Ich wzory zostały wprowadzone normą
o symbolu
PN-60/F-92802
, która
blankietem korespondencyjnym określa
przeznaczony do korespondencji arkusz
papieru o ustalonym nadruku. W
praktyce biurowej używa się
blankietów w formacie A4,
traktowanych jako format podstawowy
i A5, przeznaczonych przede wszystkim
do pisania krótkich pism
•Blankietów w formacie A4
należy używać tylko w
układzie pionowym,
natomiast w formacie A5
zarówno w układzie
pionowym, jak i
poziomym.
• Znak sprawy
• DO-028-4/99
• DO.III-028-4/99
• DO.I-028-4/99JK
• Cechą charakterystyczną, rozpoznawczą pisma
(sprawy) w tym systemie jest znak sprawy,
który składa się z następujących elementów:
• - symbol (najczęściej literowy) komórki
organizacyjnej,
• - symbol klasyfikacyjny (cyfrowy) z wykazu akt
• - kolejny numer, pod którym sprawa (pismo)
została zarejestrowana w spisie spraw,
• - dwie ostatnie cyfry roku kalendarzowego.
• Biorąc pod uwagę częstotliwość
wykorzystywania powstałej w
zakładzie pracy dokumentacji,
możemy ją podzielić na niezbędną w
bieżącej działalności, gdzie akta
przechowywane są na stanowiskach
pracy oraz archiwalną,
przechowywaną w archiwum firmy
• Ze wszech miar wskazane jest,
aby już na etapie tworzenia
dokumentacji, posiadała ona
ustalony okres przechowywania,
a więc kwalifikację archiwalną
określoną odpowiednią kategorią
akt.
• Dokumentacja wykorzystywana
do bieżącej pracy powinna być
przechowywana przez
poszczególnych referentów na
stanowiskach pracy.
• Na referencie ciąży obowiązek
właściwego zabezpieczenia i
przechowywania dokumentacji
zarówno w godzinach pracy, jak i
po ich zakończeniu
• Dokumentacja na stanowiskach
pracy (w komórkach
organizacyjnych) przechowuje się
przez rok lub dwa licząc od daty
zakończenia teczki spraw
• Na każdy rok kalendarzowy
zakładamy nowe teczki akt
spraw
• Każda teczka akt spraw powinna być
właściwie opisana
• Po okresie przechowywania,
określonym w Instrukcji
kancelaryjnej, dokumentacja powinna
być przekazana do archiwum
zakładowego lub składnicy akt