INFORMACJA 

– główny efekt pracy biurowej

Praca biurowa

Zespół czynności technicznych 
występujących w procesie obiegu 
informacji, które są niezbędne do 
sprawnego funkcjonowania i zarządzania 
firmą. 

Informacja – głównym produktem pracy 
Biurowej.

Informacja

System przekazywania powiadomień 
w celu wywołania reakcji 

kształtujących 

procesy działania (stanowiących 
podstawę podejmowania decyzji 
kierowniczych w firmach i 

instytucjach)

Elementy struktury 
informacji

Elementy 

struktury 

informacji

Przykład

TREŚĆ

Oferta, zamówienie, 

informacja

NOŚNIK

Papier, dyskietka, CD, 

taśma magnetofonowa

SYMBOL

Litery, cyfry, rysunki, 

znaki umowne

SPOSÓB 

PRZENOSZENIA

Poczta, faks, e-mail, 

sms, ustne, 

Rodzaje informacji



Informacje przekazywane 
mimowolnie

 – 

np. burczenie w brzuchu, 

ziewanie. 



Informacje przekazywane 
celowo

.

ETAPY OBIEGU INFORMACJI

1.

Zbieranie

2.

Selekcja

3.

Segregacja

4.

Przetwarzanie

5.

Przekazywanie

6.

Przechowywanie 

Etap I

Zbieranie informacji polega na:



odczytaniu,



utrwaleniu,



porządkowaniu,



rejestrowaniu.

Etap II

Selekcja polega ba wyborze informacji i 
ma charakter wielostopniowy:

I stopień

 – wybór informacji celowych 

spośród masy zebranych inf.

II stopień

 – wybór informacji, które 

mają być utrwalone na nośniku

III stopień

 – wybór informacji w 

zależności od potrzeb  odbiorcy

Etap III

Segregacja (klasyfikacja) polega na

podziale przedmiotów oraz pojęć na 

podstawie ich podobieństw i różnic na 

klasy i działy różnych stopni.



System alfabetyczny



System chronologiczny



System geograficzny



System rzeczowy

Etap IV

Przetwarzanie informacji – 

najtrudniejszy organizacyjnie etap 
obiegu informacji.

Etap V

Przekazywanie informacji odbiorcom.

1.

Aspekt organizacyjny

2.

Aspekt techniczny

Etap VI

Przechowywanie informacji polega 

na 

przechowywaniu nośników treści 
informacji odpowiednio 

oznaczonych. 

DOKUMENTACJA 

BIUROWA 

i jej rodzaje.

Wstęp

W każdym przedsiębiorstwie przepływ 
informacji powinien być odpowiednio 
uregulowany, tzn. oparty na pewnych, z góry 
przyjętych, jednolitych zasadach postępowania. 

Bardzo ważne jest ustalenie zasad przepływu 
informacji, a zwłaszcza dokumentów biurowych. 

Rodzaje dokumentów

Podział: 



ze względu na nadawcę i adresata



ze względu na pilność sprawy



ze względu na zapewnienie 
tajemnicy

ze względu na nadawcę 

i adresata



pisma otrzymywane 
(korespondencja przychodząca 
zewnętrzna),



pisma wysyłane (korespondencja 
wychodząca, zewnętrzna),



pisma wewnętrzne 
(korespondencja wewnętrzna)

ze względu na pilność 
sprawy



pisma zwykłe, które załatwiane są 
w terminie zwyczajowo przyjętym 
lub określonych odrębnymi 
przepisami,



pisma pilne przesyłane i 
załatwiane w pierwszej kolejności

ze względu na 

zapewnienie tajemnicy



pisma jawne, niezawierające 
żadnej tajemnicy,



pisma poufne, zawierające 
tajemnicę służbową,



pisma tajne, zawierające tajemnice 
państwową.

OBIEG DOKUMENTÓW

– w firmie

Organizacja obiegu 

dokumentów

I FAZA

 – przyjmowanie dokumentów

II FAZA

 – załatwianie spraw

III FAZA

 – wysyłanie odpowiedzi

Punkty zatrzymania

W każdej fazie pisma zatrzymuje się 
w komórkach biurowych, w których 
wykonywane są niezbędne czynności 
biurowe z obiegiem pism.

Punkty zatrzymania



Kancelaria ogólna lub sekretariat



Sekretariaty komórek organizacyjnych



Kierownik komórki organizacyjnej



Pracownik biurowy



Aprobant



Sala komputerów lub maszyn



Kierownik

Zadanie 1 

Sporządź wykres drogi obiegu pisma 

według podanego opisu. 

Plik zadanie1_zaoczne.doc

INSTRUKCJA 

KANCELARYJNA

Instrukcją kancelaryjną

Nazywamy zbiór przepisów 

ustalających 

tryb, zasady i normy postępowania, 
regulujące sprawne wykonywanie 
czynności biurowych.

Zadania



określa podstawowe pojęcia 
związane z pracą biurową,



normuje sposób i zasady 
wykonywania czynności biurowych 
związanych z obiegiem pism,



reguluje tryb postępowania z 
aktami jawnymi i poufnymi.

Zadanie 2

Wyszukaj za pomocą wyszukiwarki 
internetowej dowolną instrukcję 
kancelaryjną.

Opisz jej podstawowe cechy i 

elementy 

z jakich się składa.

SYSTEMY 

KANCELARYJNE

Rodzaje systemów 

kancelaryjnych



System kancelaryjny dziennikowy.



System kancelaryjny 
bezdziennikowy.

System kancelaryjny 
dziennikowy

To ustalony i przedstawiony w 

instrukcji 

kancelaryjnej sposób przyjmowania, 
porządkowania, oznaczania, obiegu 
(załatwiania, wysyłania) 
i przechowywania dokumentacji 

biurowej.

Rodzaje systemów 
kancelaryjnych 
dziennikowych



System kancelaryjny dziennikowy



System kancelaryjny 
bezdziennikowy



System mieszany

System kancelaryjny 
dziennikowy

Zalety systemu 



pismo przedmiotem szczególnej 
troski,



system prosty – nr w dzienniku 
wskazuje miejsce przechowywania,



kontrola pisma w każdej fazie 
załatwiania sprawy.

System kancelaryjny 
dziennikowy

Wady systemu



bardzo pracochłonny,



brak odpowiedzialnej, 



system kosztowny,



hamuje sprawny obieg dokumentów,



wydłużenie czasu załatwiania spraw.

Podział systemu 
kancelaryjnego 
dziennikowego



System jednodziennikowy,



System dwudziennikowy.

Czynności wykonywane w 
ramach tego systemu:

rejestracja

przesłanie za pokwitowaniem do właściwej komórki 

org

rejestracja

gromadzenie i spisywanie w dzienniku pism do 

wysyłki

Przechowanie oryginałów przez pracownika 

załatwiającego sprawę 

Dziennik korespondencyjny – 
pisma wpływające do 
sekretariatu

 

Nr 

kolejn
y

Numer

OD KOGO

Treść otrzymanej 
korespondencji

Znak
referen

ta

Data 

otrzyma
nia 

korespondencj

i

Data otrzymanej 
korespondencji

1.

WSiP/DM/25/0

3

Wydawnictwo 

Szkolne 

Katalog podręczników

E.F.

i Pedagogiczne

3.01.2003

29.12.2002

2.

PRP/3/03

Pracownia 

Reklamowa

Informacja o przygotowanej 

E.S.P.

Pitrucha w Łodzi

reklamie

4.01.2003

02.01.2003

3.

BUDU/DK/2/03

Firma BUDU

Prośba o wynajęcie sali

E.S.P.

z Łodzi

4.01.2003

03.01.2003

Dziennik korespondencyjny – 
pisma wychodzące

Data 

wysłanej 

Korespond

encji

DO KOGO

TREŚĆ wysłanej 

korespondencji

Nr aktu

Uwagi

3.01.2003

Wydawnictwo Szkolne 

i Pedagogiczne 
Warszawa

Podziękowania za katalog

TE/SG/1/03

poczta

System kancelaryjny 
bezdziennikowy

Nie wymaga tak szczegółowej 

rejestracji 

pism. 

Konieczne jest rejestrowanie tylko 
poszczególnych spraw (dokumentów 
dotyczących jednej sprawy).

Czynności wykonywane w 
ramach tego systemu 

przesłanie za pokwitowaniem do właściwej 

komórki org

odnotowanie daty wpływu, wpisanie 

symbolu komórki org.

pracownik rejestruje pismo w spisie spraw

pismo załatwiające sprawę pracownik 

przekazuje do sekretariatu

doręczenie pisma pracownikowi

oryginały pism otrzymanych i kopie wysłanych 

przechowuje się w aktach sprawy

Symbol pisma – sprawy 

np. 

DK-1401-3-/2006

DK – symbol komórki organizacyjnej

1401 – symbol hasła z wykazu akt 

firmy

3 – Kolejny nr sprawy ze spisu spraw

2006 – rok 2006

Przykład z rejestracji 
dziennikowej

L.Dz. 169/2006

Liczba dziennika               rok

   nr kolejny

Spis spraw

2006

DK

DK-1401

Plany i programy szkolenia

rok

refere
nt

(symbol 
kom. 
org)

(oznaczeni
e teczki)

(tytuł teczki według wykazu akt)

Lp.

SPRAWA

Od kogo 

wpłynęła

Data

Uwagi 

(sposób 

załatwieni

a)

Znak 

pisma

Z dnia

Wszczęcia 

sprawy

Ostateczneg

o załatwienia

1.

Szkolenie 
komputerowe

Firma szkoleniowa 
KOM

06.09.2006

BB/06/06

05.09.
2006

2.

Szkolenie z ADHD

Wrocławskie Centrum 
Doskonalenia

WCDN/SG/02
/06

06.09.
2006

08.09.2006

08.10.2006

Przeprowadzo
no szkolenie

PRZECHOWYWANIE AKT

Dokument biurowy

Każde pismo, notatka, 

sprawozdanie, 

protokół, zestawienie, sporządzone 
w toku pracy biurowej lub otrzymane 
z zewnątrz.

Akta spraw

Zbiór wszystkich dokumentów 

biurowych 

dotyczących określonej sprawy, 
np. akta osobowe pracownika.

Akta spraw

Akta spraw 

Akta spraw 

bieżących 

załatwionych

Obejmują sprawy oczekujące 
na załatwienie, w toku 
załatwiania i już załatwione, 
ale do poprawy

Obejmują sprawy ostatecznie 
załatwione, zamknięte – akta 
archiwalne

Przechowywanie akt 
bieżących

Wyróżnia się dwa sposoby:



Pracownik biurowy w komórce 
organizacyjnej.



Registratura centralna.

Przechowywanie akt 
archiwalnych



Akta kategorii A

 – wszystkie akta 

o znaczeniu historycznym, trwałe. 

Przechowywane: wieczyście, do 

końca 

istnienia firmy, a po jej likwidacji – 
archiwum państwowe

Przechowywanie akt 
archiwalnych



Akta kategorii B 

– akta o czasowej 

wartości.

Przechowywanie – zgodnie z 
przepisami, określoną liczbę lat, a po 
upływie przekazywane na makulaturę.

Akta kategorii B

5

 

Przechowywanie akt 
archiwalnych



Akta kategorii C (B

c

)

 – akta 

manipulacyjne.

Przechowywanie: do końca roku 
kalendarzowego w którym zostały 
sporządzone.

DZIĘKUJĘ !