Zarządzanie projektem

6. BIURO

PROJEKTÓW W

PRZEDSIĘBIORS

TWIE

Zarządzanie projektem

Przesłanki przemawiające za
utworzeniem Biura Projektów (BP) w
przedsiębiorstwie:

Firma zorientowana

na zarządzanie przez projekty.

Projekty realizowane w firmie

stanowią istotną część jej
wydatków.

Brak dokładnej wiedzy ile

pieniędzy
oraz innych zasobów jest
konsumowanych przez
projekty.

Znaczny odsetek projektów w

firmie
kończy się niepowodzeniem.

Zarządzanie projektem

Konieczność przemyślenia sposobu
prowadzenia projektów przez firmy:

Przekroczenia budżetów

projektów.

Przekroczenia harmonogramów

projektów.

Niski stopień realizacji celów.

Słaba jakość projektów.

Niejednolity proces zarządzania

projektami.

Brak przechowywania wiedzy

i doświadczeń w zakresie
zarządzania projektami.

Brak skutecznej kontroli nad

zasobami konsumowanymi
przez projekty.

Zarządzanie projektem

Przesłanki przemawiające za

utworzeniem

Biura Projektów w firmie.

Nowy sposób zarządzania projektami w

firmie.

Szansa na rozwiązanie problemów

związanych

z zarządzaniem projektami w firmie.

Decyzja o utworzeniu Biura Projektów w

firmie.

Zarządzanie projektem

Problemy:

1. Funkcje BP w firmie.
2. Kto potrzebuje BP w firmie, a kto się go
obawia?
3. BP w strukturze organizacyjnej firmy.
4. Wdrożenie BP w firmie.

Zarządzanie projektem

Funkcje Biura Projektów w
organizacji:

Doradcza.

Wykonawcza.

Kontrolna.

Zarządzanie projektem

Funkcja doradcza BP

w firmie:

Zarządzanie wiedzą o projektach

realizowanych w firmie –
ukończonych
i zarzuconych.

Zarządzanie wiedzą z zakresu

zarządzania projektami –
upowszechnianie wzorców
zarządzania.

Kształcenie kadry kierowniczej w

firmie
w zakresie zarządzania
projektami.

Dostarczanie kierownikom

projektów narzędzi
wspomagających zarządzanie
projektami.

Zarządzanie projektem

Specyfika zarządzania
projektami powinna być znana
całej kadrze kierowniczej firmy

-> ważny aspekt interakcji

pomiędzy “pionowymi”
(hierarchicznymi)
a “poziomymi”
(projektowymi) strukturami
zarządzania.

Zarządzanie projektem

Funkcja wykonawcza BP

w firmie:

Dostarczanie szczególnie wysoko-

kwalifikowanych kierowników
projektów
oraz doradców i analityków.

Prowadzenie centralnego

depozytu wiedzy o projektach
zrealizowanych
oraz w toku realizacji.

Samodzielne zarządzanie

projektami najważniejszymi
w skali firmy.

Zarządzanie projektem

Funkcja wykonawcza BP

w firmie:

Koordynowanie projektów ze

strategią firmy.

Zarządzanie programami,

czyli pakietami projektów
podporządkowanych
wspólnym celom
biznesowym.

Rozstrzyganie wszelkich

konfliktów
międzyprojektowych w
firmie.

Zarządzanie projektem

Funkcja kontrolna BP

w firmie:

Określanie obowiązujących w

firmie jednolitych zasad
zarządzania projektami ->
standardy wewnętrzne.

Nadzorowanie poprawności

realizacji procesu
zarządzania projektami w
firmie -> punkty kontrolne.

Projektowanie i

wdrażanie metody
budżetowania projektów
-> budżet projektu.

Zarządzanie projektem

Funkcja kontrolna BP powinna mieć
charakter bardziej służebny niż
nadrzędny wobec projektów
realizowanych w firmie ->
akceptacja i uznanie ze strony
zespołów projektowych.

Zbyt wielki stopień
szczegółowości standardów
wewnętrznych, zbyt wiele
instrukcji i definicji procesów
prowadzi do zastąpienia
elastyczności biurokracją
tworzoną przez BP -> zdrowy
rozsądek.

Zarządzanie projektem

Wartość dodana BP

wynika z centralizacji

wiedzy w zakresie zarządzania
projektami w firmie:

Centralizacja wiedzy historycznej

-> umożliwia efektywne
wykorzystanie
doświadczeń.

Centralizacja wiedzy operacyjnej

-> pozwala efektywnie
koordynować
projekty w firmie.

Wprowadzanie jednolitych

zasad zarządzania projektami
-> pozwala poprawiać
efektywność
    procesu zarządzania
projektami
    jako jednego z procesów
    biznesowych firmy.

Zarządzanie projektem

Kto potrzebuje BP w firmie, a kto się go
obawia?
1. Zarząd:

potrzebuje BP jako jednostki

organizacyjnej,
która dbać będzie o to, żeby
projekty
realizowały strategię firmy,

zwiększenie efektywności

realizacji
projektów,

–

Zarząd musi się zrzec części

władzy na rzecz BP – musi ono
posiadać rzeczywistą zdolność
decyzyjną wobec projektów.

Zarządzanie projektem

Kto potrzebuje BP w firmie, a kto się go
obawia?
2. Dyrektor finansowy:

umożliwienie realistycznego

budżetowania,

efektywna kontrola realizacji

budżetu
w trakcie realizacji projektu,

–

nieufność dyrektora finansowego

wobec
specyficznego dla projektów
systemu
budżetowania,

–

obawa przed utratą kontroli nad

budżetami projektów,

–

obawa przed wzrostem

kosztów
firmy wskutek utworzenia
nowej
jednostki organizacyjnej.

Zarządzanie projektem

Kto potrzebuje BP w firmie, a kto się go
obawia?
3. Jednostki odpowiadające za audyty
i kontrole wewnętrzne:

możliwość korzystania z informacji

o realizowanych projektach
podawanych
w jednolitej formie i z jednego
źródła,

–

potencjalny konflikt

kompetencyjny,
gdy projekty podlegają kontroli
tylko
ze strony BP.

Zarządzanie projektem

Kto potrzebuje BP w firmie, a kto się go
obawia?
4. Kierownicy projektów:

BP dostarcza im jednolitych zasad

postępowania i reguł biznesowych
w zarządzaniu projektami,

BP udostępnia im narzędzia

wspomagające
zarządzanie projektami,

–

nadzór dodatkowego organu

kontroli,

–

narzucanie im sposobów pracy,

a nawet rozwiązywania
problemów,

–

kierownicy projektów nie

akceptując
   BP w firmie mogą zredukować
jego
   działalność do niepotrzebnej
nikomu
   biurokracji.

Zarządzanie projektem

Kto potrzebuje BP w firmie, a kto się go
obawia?
5. Kierownicy jednostek organizacyjnych
firmy:

BP normują relacje między

projektami
a jednostkami organizacyjnymi
firmy,

–

obawa przed dodatkową

biurokracją
oraz utrata kontroli nad
pracownikami
na rzecz kierowników projektów.

Zarządzanie projektem

BP w strukturze organizacyjnej firmy ->
umocowanie BP zależne jest od roli jaką ma
pełnić w firmie.

Rola doradcza – umocowanie BP “w

pobliżu” jednostek organizacyjnych
realizujących projekty.

Rola wykonawcza – BP

podległe bezpośrednio
Zarządowi.

Rola kontrolna – umocowanie

BP ponad kontrolowanymi
jednostkami, np. bezpośrednio
pod dyrektorem finansowym.

Zarządzanie projektem

Wdrożenie BP w firmie – kroki:

Rozpoznanie obecnych i

przyszłych potrzeb firmy w
zakresie realizacji projektów i
określenie specyfiki oraz
zakresu projektów.

Stworzenie koncepcji modelu

zarządzania projektami i
modelu struktury
organizacyjnej BP.

Szkolenia i trening osób

biorących udział w
zarządzaniu projektami.

Zarządzanie projektem

Wdrożenie BP w firmie – kroki:

Konsultacje i uzgodnienia

wewnątrz firmy odnośnie roli i
usytuowania BP w firmie.

Formalne utworzenie nowej

jednostki organizacyjnej.

Sprawdzenie poprawności

koncepcji na jednym lub kilku
projektach pilotażowych
i wniesienie korekt.

Document Outline