Project Management:

the 

Basics

Why 

the projects are so popular 

today?

What

 kinds of projects do we 

know?

What

 are the main phases of the 

project?

How

 can we manage a project?

First it was a 

project…

• New 

product

• New 

process

• New 

event

 …………………………………………
       

And now we 

need

 it more and 

more

Hierarchy

 (linear structure)

Functional/

product/customer

Matrix

 structure 

Do we really 

need 

a 

definition?

A 

temporary

 endeavor 

undertaken to create a 

unique

 

product, service, or result
……………………………..
What is 

your

 definition?

Some 

specific

 features

• C

hange

• G

oal

• L

imited 

t

ime

• L

imited 

b

udget 

• L

imited 

r

esources

• U

niqueness

• L

egal 

f

oundation

• M

anagement 

What 

kinds

 of projects do we 

know?

We can 

distinguish

 projects by:

•Field 
•Complexity  (mono-, multi-, mega-)
•Scale
•Duration

Investment (

commercial

) 

project

• The goal, duration, dead line and 

budget are 

defined

 in advance;

• All 

effects

 of the project can be 

estimated;

• Resources are delivered 

step by step 

depending on the progress of the 

project.

Organizational

 project

• The 

goal

 is defined in advance, but 

duration 

can be defined only 

approximately; 

• Most of effects are 

difficult to estimate

;

• All resources are delivered 

as far as 

possible

;

• All spending are taking into account, but 

can not be 

fully estimated before 

the 

implementation

Reorganization of the firm, Implementation of the new system of 

management, holding a conference

Social

 project

• The goals  can be 

declare

  in 

advance, but should be corrected 

step by step. It is very 

hard to 

estimate 

it in terms of quantity;

• The duration depends on 

stochastic 

 

factors and should be corrected;

• Spending are usually limited by the 

sources.

Elimination of consequences of natural and man-

made disasters, social upheaval

R&D and 

Innovation

 projects

• The main goal of the project is strictly 

defined, but 

sub-goals

 should be 

corrected 

step by step;

• The dead line and 

duration

 are defined in 

advance, but also 

can be corrected 

depending the progress of the project;

• Spending are restricted 

by the source of 

finance;

• The 

progress is restricted 

by the equipment  

and human capital.

• Any difference?

Project 

Roles

 and 

Responsibilities

• Project 

Manager

 

• Project 

Team

 Members 

• Executive 

Sponsor

 

• Project Sponsor and/or Project 

Director

• Steering Committee 

• Customers 

 

• Stakeholders
• Vendors   

Goal and objectives

• Goal

 - is the desired 

result

 of the project 

achieved within a certain time period

• Objective 

– the desired 

result

 of activities 

planned for the attainable (specified) time 

interval and is characterized by a set 

of 

quantitative data 

or parameters 

From the goal to the measurable 

objectives …

Decomposition

 of the project - the 

definition of the modular structure of 

project planning and control

Risk Management Plan

Risk is an 

event or occurrence that 

may negatively impact the project.
•Risk 

Identification

 (name, field)

•Risks 

Quantification

 (probability, 

impact)
•Risk 

Response

 (what are we going to 

do)
•Risk 

Monitoring 

and 

Control

Risks of the project: 

Technical

• the probability of 

negative results of R & D 

involved in the project, 

• failure 

to reach the planned technical or 

quality parameters 

in the design and 

technological development

• advancing the 

technical level of production 

and 

technological capabilities 

to master 

the results of development

Risks of the project: 

Contract

• unreliability of 

subcontractors 

and 

suppliers

, including the suppliers of 

security-critical resources (energy, 

components, raw materials, finance, 

etc.)

• investment risk 

- the probability of 

delays or failure of investors to 

finance.

Risks of the project: 

Commercial

The probability of 
•wrong choice of 

economic objectives 

of 

the project
•an incorrect assessment of 

required 

financial 

resources 

•incorrect assessment of 

markets

 

•unexpected costs 

and project overruns 

Risks of the project: 

Market

The probability of 

•blockage o

f the market

•advancing the project by 

competitor

 

 

•unexpected

 competition 

Risks of the project: 

Distributional 

The probability of 
•failure in the distribution 

channels

•theft 

or 

damage

 to goods

•disruptions

 in the flow of payments 

from customers

Project 

analyses: 

case study 

Read the business case 

in groups 

and 

discuss

 

the following questions:

• What is the 

type 

of the project?

• What are the 

roles 

and

 responsibilities 

in the 

project;

• What are 

the main goal 

and

 measurable 

objectivess 

of the project;

• What kind of 

risks 

can you see in the project 

and what will you 

do to minimize 

them?

Please, prepare a short 

presentation 

of 

results