Slajd 1

Wykład nr 4

Konto księgowe i jego rola w ewidencji

operacji gospodarczych –

zasady ewidencji na kontach

księgowych

Ogólna charakterystyka kont księgowych i ich rodzaje

Funkcjonowanie kont bilansowych

Związek kont z bilansem otwarcia i zamknięcia

Zestawienie obrotów i sald

Funkcjonowanie kont niebilansowych

6.Dzielenie i łączenie kont

Poprawianie błędów księgowych

Plan kont

Ogólna charakterystyka kont księgowych i ich rodzaje

•

Konto to

urządzenie ewidencyjne

, na którym prowadzi się rachunek zmian

majątkowych.

•

Służy do rejestracji stanów składników (

aktywów, pasywów, kosztów, przychodów

) i zmian w

nich zachodzących pod wpływem operacji gospodarczych

•

Konta mogą występować w różnych formach: tabelarycznej (amerykanka), rejestrowej,

komputerowej.

•

Dla celów dydaktycznych stosuje się uproszczony model konta

formie litery „T” (konto „teowe”).

Forma tabelaryczna (tzw. amerykanka)
- polega na prowadzeniu księgi

dziennik-główna

, która łączy dwa urządzenia

księgowe:

•dziennik

, przeznaczony do ewidencji poszczególnych operacji gospod w ujęciu chronologicznym,

•zbiór kont syntetycznych, tzw księga główna

, służący do dokonyw. zapisów

systematycznych.

Zalety

•techniczna dogodność księgowania w dzienniku-główna i dużą przejrzystość zapisów,
•łatwość uzgodnienia zapisów na kontach syntetycznych z zapisami w urządzeniach analit.
•możliwość prostego i szybkiego znalezienia błędów,
•ścisłe określenie powiązania m. dokumentem a zapisem w księdze głównej i w urządzeniach
analitycznych oraz odwrotnie.

Wada

•ograniczona liczba kont syntetycznych w dzienniku-główna
•B. ograniczona możliwość podziału pracy przy prowadzeniu dziennika i kont syntetycznych;
•w tym samym czasie księgę może obsługiwać tylko jedna osoba.
•stosowana w małych firmach.

Forma rejestrowa

•Stosowana do operacji o charakterze

masowym

, gdzie występuje wiele

dowodów księgowych danego typu

•Podstawowym urządzeniem księgowym, jest

rejestr

, np. rejestr zakupu

bądź sprzedaży.
•Rejestr

odzwierciedla w pełni przebieg danej operacji

gospodarczej w czasie.

Liczba rejestrów może być różna (np. zakupu, sprzedaży,

bankowy, kasowy, kosztów, itp

Zaleta

-bieżące księgowanie dokumentów w rejestrach wg poszczególnych zagadnień,
-można ustalić, które operacje z danej transakcji zostały już dokonane lub w której fazie realizacji dana
transakcja się znajduje.
-przejrzystość zapisów i łatwa kontrola
-możliwość podziału pracy,
-ograniczenie liczby zapisów na kontach syntetycznych.

Wada - jest skomplikowany i niedogodny układ niektórych rejestrów, utrudnia to
ich prowadzenie.

Uproszczony schemat konta dwustronnego używanego do celów dydaktycznych

Schemat 3. Konto „teowe”

Nazwa konta i jego symbol cyfrowy

Debet (Dt)
Credit (Ct)
Winien (Wn)
   Ma

Nazwy zapisów po

stronie Dt (Wn):

–Obciążenie konta,
–Zapis w ciężar konta,
–Zapis po stronie Dt (Wn)

Nazwy zapisów po

stronie Ct

(Ma):

–Uznanie konta,
–Zapisywanie na dobro konta
–Zapisywanie po stronie Ct
(Ma)

Elementy konta:

nazwa konta

, która wyróżnia dane konto spośród innych kont i

określa, jakie operacje będą ewidencjonowane na danym koncie oraz
symbol cyfrowy konta,

dane identyfikacyjne operacji

, takie jak:



data dokonania operacji,



numer i rodzaj dowodu, który jest podstawą księgowania ,



treść operacji



data zapisu,

dane wartościowe operacji

(kwota operacji).

Zapis operacji

powinien składać się z następujących

elementów:

•numeru i daty dokonania operacji,
•określenia rodzaju i numeru identyfikacyjnego dowodu
na podstawie którego zapis jest dokonywany,
•krótkiego opisu lub kodu operacji,
•kwoty i daty zapisu,

•oznaczenia konta korespondującego

Uproszczony schemat konta dwustronnego używanego do celów dydaktycznych

Nazwy zapisów po stronie Dt (Wn):

Obciążenie konta

Zapis w ciężar konta

Credit (Ct)
Ma

Debet (Dt)
Winien (Wn)

Nazwa konta

i jego symbol

Nazwy zapisów po stronie Ct (Ma):

Uznanie konta

Zapis na dobro konta

Etapy funkcjonowania konta:

1. Założenie konta - wpisanie jego nazwy oraz symbolu

cyfrowego z zakładowego planu kont

2. Otworzenie konta:


zaksięgowanie stanu początkowego z bilansu

otwarcia

(

salda początkowego – Sp lub BO

) (saldo początkowe wyraża

stan składnika na początek okresu sprawozdawczego)

 jeśli dany składnik nie występuje w bilansie na początek okresu to

otwarcie konta następuje

poprzez zaksięgowania pierwszej

operacji

dotyczącej danego składnika,

3. Księgowanie operacji gospodarczych, zgodnie z
zasadą podwójnego zapisu

Zasada ta polega na tym, że każda operacja rejestrowana jest
1)

na co najmniej

dwóch kontach

po przeciwnych stronach kont

(na jednym koncie po

stronie Dt, a na drugim - Ct),
3)

w tej samej kwocie

zgodnie z dowodem, na podstawie którego jest

księgowana

Zapis księgowy – postacie

• Zapis prosty

(gdy operacja jest księgowana na dwóch kontach)

• Zapis złożony (

gdy księgowanie odbywa się na więcej niż dwóch

kontach równocześnie

)

Powiązanie kont w wyniku zaksięgowania operacji

zgodnie z zasadą podwójnego zapisu określane
jest

korespondencją kont.

Zamknięcie konta - na koniec okresu sprawozdawczego;

wiąże się z koniecznością wykonania

następujących czynności:

oliczenie obrotów konta

Obroty konta jest to ogólna

suma zapisów po każdej ze stron

konta.



Obroty „debetowe” – suma zapisów po stronie Dt (Wn)



Obroty „kredytowe” – suma zapisów po stronie Ct (Ma)

b) Ustalenie salda końcowego

(oznacza się je symbolami Sk lub BZ)

Saldo końcowe to różnica obrotów strony Dt i strony Ct;

Mogą tu wystąpić trzy sytuacje:



Obroty Dt > Obroty Ct – występuje wówczas saldo Dt



Obroty Dt < Obroty Ct – występuje wówczas saldo Ct



Obroty Dt = Obroty Ct – saldo końcowe nie występuje

przyjmuje nazwę

większego obrotu

, dlatego też może być ono

albo debetowe, albo kredytowe.

Saldo końcowe (Sk)

wyraża

stan danego składnika na koniec

okresu sprawozdawczego

wpisanie salda końcowego

po stronie wykazującej

mniejsze obroty

dla

zbilansowania konta



saldo Dt zostanie zapisane przy zamknięciu po stronie Ct



saldo Ct – po stronie Dt

Saldo końcowe danego konta jest równocześnie
saldem początkowym

tego konta w okresie następnym.

Rodzaje kont

Konta bilansowe

(konta

aktywów i pasywów)



służą do ujmowania stanu i zmian składników

majątku oraz źródeł ich pochodzenia.



salda tych kont na koniec okresu przenosi się do

bilansu.

Konta wynikowe

(kosztów i przychodów)



Tzw. konta procesów

gospodarczych



służą do ewidencji operacji wynikowych (kosztów, przychodów) związanych z

osiąganiem zysku lub ponoszeniem strat (ustalenia wyniku finansowego)

Konta rozliczeniowe (bezwynikowe)



służą w okresie sprawozdawczym do rozliczania zmian ujmowanych na

kontach



na koniec okresu nie wykazują sald - zmiany zostały całkowicie rozliczne

Konta pozabilansowe



służą do rejestracji zjawisk i procesów, które nie stanowią operacji

gospodarczych (

nie są przedmiotem ewidencji bilansowej – nie wywołują zmian w A,P

i wynikach działalności

)



Ewidencja może być prowadzona wg zapisów jednostronnych,

Bez korespondencji z innymi kontami
Przedmiot ewidencji pozab.:

obce środki trwałe otrzymane w

dzierżawę lub zarząd, obce środki obrotowe (

materiały przyjęte do sprzedaży

komisowej, własne środki przeznaczone do likwidacji, potencjalne nalezności i
zobowiązania

Podział kont wg zasady zapisu na koncie w

powiązaniu ze

stopniem jego szczegółowości

1. Syntetyczne

•

funkcjonują zgodnie z zasadą podwójnego
zapisu

•

zaliczamy tu – oprócz

kont bilansowych-

konta pozabilansowe

na których ewidencja

prowadzona jest wg zapisów jednostronnych bez korespondencji z
innymi kontami, np. konta do ewidencji obcego majątku
(dzierżawione obce środki trwałe)

2. Analityczne

•służą

szczegółowej ewidencji danych

ujętych na kontach syntetycznych.

•funkcjonują na zasadzie

zapisu jednostronnego

powtórzonego na koncie analitycznym w
stosunku do zapisu na koncie syntetycznym

dla

którego są prowadzone konta analityczne

•polega to na

powtórzonej rejestracji tej samej co

do wartości sumy

, na tej samej stronie konta analit.,

na której wystąpił zapis na koncie syntetycznym

Otwieranie i funkcjonowanie kont bilansowych

Konta bilansowe



służą do ewidencji składników aktywów i pasywów



dla każdej pozycji bilansowej otwiera się odrębne

konto, które

otrzymuje taką nazwę

jaką ma ten składnik,

dla którego dane konto ma być prowadzone

Zadania kont bilansowych



przejęcie stanów początkowych z bilansu otwarcia

(BO),



ujęcie zmian tych stanów

spowodowanych zaistniałymi

w okresie operacjami gospodarczymi,



wykazanie stanów końcowych

poszczególnych

składników aktywów i pasywów do bilansu zamknięcia (BZ).

Otwieranie i funkcjonowanie kont bilansowych cd.

Konta aktywów funkcjonują następująco:



po stronie debetowej

wpisuje się

stan początkowy

danego składnika

oraz

wszystkie zwiększenia

tego stanu,



po stronie kredytowej

zapisuje się wszystkie

zmniejszenia

tego stanu.

Obrót debetowy konta aktywnego

jest większy lub równy

obrotowi

kredytowemu, w związku z czym

saldo konta jest zawsze debetowe

(lub =

0).

Debet (Dt)
Winien (Wn)

Credit (Ct)
Ma

Konto aktywów

Stan początkowy Sp

. (saldo

początkowe)
z bilansu otwarcia

Zwiększenia stanu początkowego

Stan końcowy Sk. (saldo końcowe)
Dt

do bilansu zamknięcia

Zmniejszenia stanu początkowego

Obrót Dt

Obrót Ct

1000

500

800

1500

800

700

1500

Zasady funkcjonowania kont bilansowych

Funkcjonowanie konta pasywów



po stronie kredytowej

zapisuje się

stan początkowy

(saldo początkowe) danego składnika oraz wszystkie

zwiększenia

tego stanu,



po stronie debetowej

rejestrowane są wszelkie

zmniejszenia

stanu danego składnika.

Obrót kredytowy konta pasywnego jest

większy (lub

równy)

od obrotu debetowego,

w związku z czym

saldo konta

jest zawsze kredytowe

lub - w przypadku gdy obroty są równe -

zerowe

Zasady funkcjonowania kont bilansowych

Debet (Dt)
Winien (Wn)

Credit (Ct)
Ma

Konto pasywów

Stan początkowy Sp.

(saldo

początkowe)
z bilansu otwarcia

Zmniejszenia stanu
początkowego

Stan końcowy Sk. (saldo
końcowe) Ct

do bilansu zamknięcia

Zwiększenia stanu początkowego

Obrót Dt

Obrót Ct

2000

1400

1000

1400

3000

1600

3000

a) konta aktywne – np. Materiały,

Środki trwałe, Wyroby gotowe,
Kasa, Rachunek bieżący, itp.

) konta pasywne – np. Kapitał

udziałowy, Kredyt bankowy,
zobowiązania wobec dostawców, itp.

Nazwa konta

aktywów

Debet (Dt)

Credit (Ct)
Winien (Wn)

Nazwa konta pasywów

Debet (Dt)
Credit (Ct)

Winien (Wn)
Ma

Sp. z bilansu otwarcia



(+) zwiększenie stanu

(-) Zmniejszenie stanu



(-) Zmniejszenie stanu

Sp. z bilansu
otwarcia

(+) zwiększenie
stanu

Obroty Dt

Obroty Ct

Saldo końcowe Dt

Obroty Dt

Saldo końcowe Ct

Obroty Ct

......................

.......................

......................

.......................

Konsekwencje zasady podwójnego

zapisu

Stosowanie

zasady podwójnego zapisu

pozwala na

ujęcie zmian wywołanych

operacjami każdego typu

, co prezentuje poniższe zestawienie.

Typ operacji

Charakter kont

korespondującyc

Rodzaj

zmiany

Strona

zapisu na

koncie

I ∑A + O – O = ∑P

1) aktywne

2)aktywne

II ∑A = ∑P + O - O

1) pasywne

2) pasywne

III ∑A + O = ∑P + O

1) aktywne

2) pasywne

IV ∑A - O = ∑P - O

1) pasywne

2) aktywne

Zasada podwójnego zapisu stanowi w rachunkowości

konsekwencje i

przedłużenie bilansowej metody ujmowania majątku

Wynikają stąd następujące równości sald i obrotów:

suma sald początkowych

debetowych wszystkich kont jest równa sumie sald początkowych

kredytowych wszystkich kont:

∑ Sp debetowych = ∑ Sp kredytowych,

suma obrotów debetowych

wszystkich kont jest równa sumie obrotów kredytowych wszystkich

kont:

∑ obrotów debetowych = ∑ obrotów kredytowych,

suma sald końcowych debetowych

wszystkich kont jest równa sumie sald końcowych

kredytowych wszystkich kont:

∑ Sk debetowych = ∑ Sk kredytowych

Poniższy przykład prezentuje sposób funkcjonowania kont bilansowych oraz

powiązania między nimi a bilansem

W bieżącym okresie miały miejsce następujące operacje:

Zakupiono materiały za gotówkę i przyjęto je do magazynu – 800 zł.

Zaciągnięto kredyt inwestycyjny na zakup maszyny. Maszynę przyjęto do ewidencji –

5 500 zł.

Spłacono część zobowiązań wobec dostawców przelewem – 1 500 zł.

4. Wypłacono z rachunku bieżącego gotówkę na uzupełnienie pogotowia kasowego – 500 zł.

Na podstawie bilansu

na początek okresu otworzyć konta saldami

początkowymi, zaksięgować operacje i sporządzić bilans zamknięcia

(uproszczony).

Zestawienie obrotów i sald



tzw. bilans

brutto

, bilans

próbny

, bilans

surowy



jest instrumentem kontroli poprawności księgowań oraz

dostarcza danych do sporządzenie bilansu końcowego

(zamknięcia) –funkcja kontrolna i informacyjna



Sporządzany wg uor na koniec każdego miesiąca

Zestawienie obrotów i sald (kont syntetycznych

) pozwala na

wykrycie błędów księgowych

wynikających z nieprzestrzegania zasady

podwójnego zapisu, takich jak:



zaksięgowanie operacji tylko na jednym koncie,



ewidencja operacji dwukrotnie na tej samej stronie kont,



zaksięgowanie na przeciwnych stronach kont różnych kwot w

odniesieniu do tej samej operacji (np. „czeski” błąd),



błędne obliczenie obrotów i sald lub niewłaściwe ich przeniesienie do

zestawienia obrotów i sald.

Pomimo wielu zalet za pomocą zestawienia

nie można wykryć

wszystkich błędów księgowych, m.in.:



błędnej korespondencji kont (ujęcie operacji na niewłaściwych

kontach lub na niewłaściwych stronach kont, jednak z zachowaniem
zasady podwójnego zapisu)



pominięcia operacji gospodarczej lub wielokrotnego

zaksięgowanie tej samej operacji,



zaksięgowania operacji w błędnej kwocie na dwóch kontach.

Funkcjonowanie kont niebilansowych

(wynikowych, procesów gosp.)

Bieżąca ewidencja operacji wynikowych
prowadzona jest na kontach:

•Kosztów

np. „Amortyzacja, „Zużycie materiałów i

energii” , „Wynagrodzenia”

•Przychodów

np. „Sprzedaż wyrobów gotowych”,

„Sprzedaż towarów”, „Przychody finansowe

”

•Strat i zysków nadzwyczajnych.

Salda tych kont na koniec roku obrotowego
przenoszone są do rachunku zysków i strat

Poprawianie błędów

1. Korekta



przekreślenie niewłaściwego zapisu lub kwoty

poziomą czerwoną linią z zachowaniem
czytelności błędnego zapisu

 Obok data, podpis
 Po anulowaniu nanosimy właściwą treść lub kwotę
 Nie można tym sposobem przy komputerowym

prowadzeniu ksiąg

 Stosujemy gdy błąd dostrzeżemy w trakcie

ksiegowania

Storno

- Poprawianie błędów w terminie późniejszym
- Poprawa musi być udokumentowana dowodem

„

Polecenie księgowania

”

- 2 rodzaje strona: czarne i czerwone
Storno czarne:
a)Zupełne (całkowite) –

dokujemy zapisu stornującego

(korygującego) na tych samych kontach, na których nastąpiło błędne
księgowanie, lecz po przeciwnych stronach w stosunku do błędnego
zapisu

b)Częściowe –

gdy błędny zapis wystąpił tylko na jednym koncie –

anulowanie błednego zapisu jedynie na koncie, na którym ten zapis wystąpił
(poprzez zapis na przeciwnej stronie tego konta)

Storno czerwone

• Przy stronie czarnym salda końcowe na kontach są

prawidłowe ale powstają zawyżone obroty

• Problemu nie ma przy stosowaniu storna czerwonego
• Wykorzystuje się

zapis ujemny

• Zapis stornujący jest dokonywany

kolorem czerwonym po

tych samych stronach, na których wystąpił błędny zapis

• Przy sumowaniu obrotów

zapis jest odejmowany

• Dla oznaczenia ujemnego zapisu, można wziąć

liczbę w

ramki

• Stosuje się go do poprawiania błędnych zapisów na kontach

wynikowych, kontach służących do ewidencji kapitałów oraz
wszędzie gdzie chcemy mieć rzeczywiste obroty

Document Outline