METODYKA PCM

METODYKA PCM

HISTORIA METODYKI

  Opracowana na podstawie doświadczeń z projektów
realizowanych w  amerykańskim sektorze publicznym i
prywatnym (lata 60 - te),
  Rozwinięta na początku lat  90-tych w Krajach Unii
Europejskiej,
  W Polsce od czasu wdrażania projektów w ramach
funduszy PHARE,
    W 2001 roku – pierwszy oficjalny a zarazem
profesjonalny podręcznik w języku polskim „Zarządzanie
Cyklem Projektu,
   W 2004 aktualizacja polskiego podręcznika.

METODYKA PCM

ZAŁOŻENIA METODYKI



Oparta na matrycy (tablicy, ramie) logicznej.

   Narzędzie do diagnozowania obecnej sytuacji – drzewo

   problemów.
   Narzędzie ukazujące pożądany stan w przyszłości –
drzewo
   celów.
   Pomaga w planowaniu działań i zasobów w projekcie.
   Posiada 6 podstawowych faz pokazujących logikę
działania.

METODYKA PCM

ZAŁOŻENIA METODYKI

   Definiuje nadrzędny cel projektu.
   Definiuje do czego dążymy w projekcie.
   Identyfikuje kluczowe rezultaty projektu.
   Grupuje działania niezbędne do osiągnięcia

rezultatów.
 Używa wskaźników.
 Identyfikuje sposoby weryfikacji osiągnięć

projektu.
 Identyfikuje obszary ryzyka zewnętrznego.

METODYKA PCM – FAZY CYKLU

FAZA

PPROGRAMOW

ANIA

FAZA

IDENTYFIKACJI

FAZA

EWALUACJI

FAZA

WDRAŻANIA

FAZA

FINANSOWANIA

FAZA OCENY

METODYKA PCM

FAZY METODYKI – CHARAKTERYSTYKA

   Fazy cyklu określają kluczowe decyzje, potrzeby i
odpowiedzialność
     w każdej z faz.

 Fazy cyklu mają charakter progresywny – każda z nich musi
być
ukończona tak aby następna mogła być ukończona z
sukcesem.

  Cykl oparty jest na ewaluacji, tak by przenosić doświadczenia
z
    istniejących projektów na tworzenie przyszłych projektów lub
    programów.

METODYKA PCM

FAZY METODYKI – PROGRAMOWANIE

Programowanie (planowanie) – na tym etapie

następuje zdefiniowane kluczowych problemów oraz

możliwości realizatora projektu, a także szans na

współpracę pomiędzy Unią Europejską, a aplikującym

o dofinansowanie. Efektem tej fazy jest wstępny

wybór projektów, których przeprowadzenie przyczyni

się do poprawy sytuacji.

METODYKA PCM

FAZY METODYKI – IDENTYFIKOWANIE

Identyfikowanie służy weryfikowaniu wszystkich

zgłoszonych projektów pod względem ich przydatności i

opłacalności. Następuje tutaj

ich selekcja zgodnie z przyjętymi kryteriami.

Po tym, dla niektórych projektów przeprowadza się

dodatkowe analizy, które służą wykazaniu ich celowości.

Na tym etapie określa się zakres projektu, jego rozmiary

oraz działania, które powinny wchodzić w jego obręb.

METYDOTEKA PCM

FAZY METODYKI – OCENA

Ocena – szczegółowa analiza pomysłu i zdefiniowanie idei

projektu. Na tym etapie przeprowadza się analizy

finansowe, środowiskowe, techniczne,

a także planuje się harmonogram

działań i opracowuje się matrycę logiczną.

Po tym etapie posiadamy już wstępny montaż finansowy,

przydatny do kolejnej fazy.

METODYKA PCM

FAZY METODYKI – FINANSOWANIE

Finansowanie – na tym etapie zostaje podjęta

ostateczna decyzja o finansowaniu

przedsięwzięcia. Znany jest wtedy zakres przedsięwzięcia

oraz związane z tym wszystkie koszty.

METODYKI PCM

FAZY METODYKI – WDRAŻANIE

Wdrażanie – realizacja projektu oraz jego stałe

monitorowanie. Uruchomione zostają wszelkie procedury,

które pozwalają na skuteczne i

efektywne przeprowadzenie przedsięwzięcia.

Dotyczy to zarówno części technicznej, merytorycznej,

finansowania, dokumentacji prawnej etc.

METODYKA PCM

FAZY METODYKI – EWALUACJA

Ewaluacja – podsumowanie przedsięwzięcia. Określenie

jego rezultatów, przydatności, trwałości i

efektywności.

W tej fazie porównujemy to, co chcieliśmy poprzez projekt

osiągnąć z uzyskanymi wynikami. Podczas zakończenia

projektów możemy zidentyfikować potrzebę

przeprowadzenia kolejnych.

METODYKA PCM

NARZĘDZIA METODYKI ZCP

Do podstawowych narzędzi metodyki ZCP należą:
 w zakresie analizy projektowej – analiza interesariuszy,
analiza problemów, analiza celów oraz analiza strategii,
 w zakresie planowania projektu - konstrukcja tzw.
matrycy logicznej projektu.

METODYKA PCM

ANALIZA INTERESARIUSZY PROJEKTU

Analiza wszelkich osób, grup osób, instytucji i firm, które mają

lub mogą mieć relacje z programem/projektem z

punktu widzenia:

  charakterystyki społeczno-ekonomicznej,
  interesów, celów, oczekiwań, itp.,
  wrażliwości na zagadnienia powiązane z działalnością
projektu,
  potencjału, wiedzy, doświadczenia dla potrzeb projektu,
  implikacji i wniosków dla projektu.

METODYKA PCM

ANALIZA PROBLEMÓW

1.     Analiza problemów polega na identyfikacji  negatywnych
aspektów
        bieżącej sytuacji  oraz  ustaleniu związków przyczynowo-
        skutkowych pomiędzy istniejącymi problemami.

2. Wszystkie projekty zaczynają się od problemu.

Nie ma problemu - nie ma projektu.

3. Analiza problemów jest pierwszym etapem projektowania,
w wyniku którego otrzymujemy analizę realnie istniejącej

sytuacji
problemowej – drzewo problemów.

METODYKA PCM

DRZEWO PROBLEMÓW

PROBLEM GŁÓWNY

PROBLEM 1

PROBLEM 2

PROBLEM 3

PROBLEM 2.1

PROBLEM 2.2

PROBLEM 2.3

PROBLEM

WĄSKIE
GARDŁO

PRZYCZYN

SKUTKI

PROBLEM 3

PRZYCZYN

SKUTKI

ZARZĄDZANIE CYKLEM PROJEKTU

ANALIZA CELÓW

„Sytuacje negatywne” w diagramie problemowym są

transformowane w rozwiązania, wyrażane

jako „pozytywne osiągnięcia”.

Te pozytywne osiągnięcia są w rzeczywistości celami i są one

prezentowane w diagramie celów ukazując

hierarchię środków (zasobów) oraz produktów.

Diagram ten przedstawia klarowną wizję pożądanej przyszłej

sytuacji.

METODYKA PCM

DRZEWO CELÓW

CEL GŁÓWNY

CEL 1

CEL 2

CEL 3

CEL 2.1

CEL 2.2

CEL 2.3

CEL

CEL 3

METODYKA PCM

ANALIZA STRATEGII

Ostatnim etapem dokonywanych analiz jest analiza strategii,

która służy przedstawieniu metod i

rozwiązań koniecznych do

osiągnięcia założonych celów.

Na tym etapie zapadają decyzje, które ze zdefiniowanych

wcześniej celów wchodzą w ramy

projektu, a które zostaną z niego wyłączone.

METODYKA PCM

MATRYCA LOGICZNA

Narzędzie zarządzania programami/projektami powstałe pod

koniec lat sześćdziesiątych na potrzeby USAID (US Agency of

International Development).

Obecnie jest standardem stosowanym w wielu programach

Unii Europejskiej w fazach:

przygotowania projektów, ich monitorowania i

oceny (dotyczy to zwłaszcza programów pomocy zewnętrznej

UE).

METODYKA PCM

MATRYCA LOGICZNA

Matryca logiczna jest narzędziem służącym:
   sformułowaniu konsekwentnego i realistycznego projektu,
   jako pomoc w sprawnym zarządzaniu realizacją projektu,
   sformułowaniu punktów odniesienia do monitorowania i
oceny
    osiągnięć lub wyników projektu,
  planowaniu i tworzeniu szkicu projektu,
  zarządzaniu projektem (wdrażania projektu),
    ułatwiającym  nadzorowanie  projektu  przez  agencje
finansujące.

METODYKA PCM

MATRYCA LOGICZNA

Matryca logiczna powinna być owocem solidnej i rzetelnej
analizy i wspólnego procesu programowego, którego jakość
zależy od licznych czynników, włączając w to:
- dostępne informacje zespołu planistycznego,
- dobrą konsultację z partnerami, zapewniającą zrównoważoną
reprezentację różnych interesów, włączając kobiety i
mężczyzn,
- dogłębne wzięcie pod uwagę lekcji z poprzednich okresów.

METODYKA PCM

MATRYCA LOGICZNA

LOGIKA

INTERWE

NCJI

WSKAŹNI

ŹRÓDŁA

WERFYIK

ACJI

ZAŁOŻENI

CEL
OGÓLNY

CEL
BEZPOŚRE
DNI

REZULTATY

DZIAŁANIA

METODYKA PCM

Korzyści z zastosowania metodyki

Project Cycle Management

w zarządzaniu

projektami realizowanymi przez

Jednostki Samorządu Terytorialnego.

METODYKA PCM

Dlaczego warto poznać i używać metodykę PCM

w projektach realizowanych

przez gminy i ich

podmioty zależne?

METODYKA PCM

Po pierwsze - pomimo, iż istnieje wiele ciekawych i

praktycznych metodyk zarządzania projektem takich

jak chociażby metodyka Project Management

Institute (PMI) czy PRINCE 2 tylko PCM jest jedyną

rekomendowaną metodyką przez Komisję Europejską.

METODYKA PCM

Po drugie - metodyka ta jest całkowicie bezpłatna

i systematycznie aktualizowana.

Używając metodyki PCM do swoich projektów

nie ponosimy żadnych kosztów licencyjnych.

METODYKA PCM

Po trzecie - metodyką PCM w pracy projektowej

posługują

się wszyscy – ci co projekty przygotowują, ci co je

oceniają

i monitorują oraz ci którzy je kontrolują.

METODYKA PCM

Po szóste - struktura metodyki PCM odpowiada

wnioskowi

o dofinansowanie w ramach Programu Operacyjnego

PO KL

oraz innych programów operacyjnych.

METODYKA PCM

Po siódme - metodyka stanowi zintegrowane

podejście

do projektu: od fazy konsultacji w ramach

dokumentów

Unii Europejskiej poprzez jego realizację aż do fazy

zakończenia projektu.

METODYKA PCM

Po ósme - praca z metodyką PCM jest inspiracją do

powstawania nowych projektów w gminach

i ich jednostkach zależnych.

METODYKA PCM

Po dziewiąte - metodyka PCM pozwala nie tylko na

identyfikację potencjalnych problemów w gminie

ale również pozwala na identyfikację obszarów ryzyka

wewnętrznego i zewnętrznego.

METODYKA PCM

Po dziesiąte - metodyka PCM stosowana jest w

mniejszym

lub większym stopniu przez wszystkie podmioty

realizujące

projekty we wszystkich krajach Unii Europejskiej.

Dzięki zastosowanie tej metodyki udało się z

sukcesem

zrealizować setki tysięcy projektów.

PROGRAM VICTORIA PROJECT

MANAGER

Program do kompleksowego zarządzania projektami

unijnymi według metodyki PCM – Victoria Project

Manager

PROGRAM VICTORIA PROJECT MANAGER

„Problemy z projektami.............”

Problem ze stworzeniem spójnego i kompletnego projektu i wniosku o

dofinansowanie:

 błędy logiczne, nieciągłość między celami, działaniami a

rezultatami,

 niedoszacowanie w harmonogramie i budżecie,

 nieczytelność i błędy we wniosku o dofinansowanie.

Problemy z zarządzaniem zakresem projektu:

 braki w planowaniu (bardzo różne źródła…),

 opóźnienia,

 realizacja działań na „ostatnią chwilę”,

 pomijanie działań lub zmniejszanie ich zakresu lub jakości.

PROGRAM VICTORIA PROJECT MANAGER

„

Problemy z projektami.............”

Problemy z zarządzaniem środkami i rozliczaniem projektu

 trudne i czasochłonne procesy określania zapotrzebowania

finansowego (transze),

 Bardzo czasochłonne procedury rozliczeń.

Problemy z zarządzaniem dokumentacją projektową

Inne problemy......

Na podstawie wyników badań ankietowych przeprowadzonych na grupie

63 kierowników i koordynatorów projektów z różnych instytucji.

PROGRAM VICTORIA PROJECT MANAGER

Cele – czyli jak rozwiązać problemy projektowe

Narzędzie służące do tworzenia spójnego i kompletnego projektu i

wniosku:

 matryca logiczna,

 technika „krok po kroku”,

 automatyczny generator spójnego logicznie wniosku o

dofinansowanie.

Narzędzie służące usprawnieniu procesu zarządzania:

 umożliwiające monitoring zakresu i stanu projektu

 zapewniające transparentność projektu,

 ułatwiające dostosowywanie projektu do realiów (elastyczność)

przy jednoczesnym…,

 …zapewnieniu ciągłości i zapanowaniu nad wersjami projektu.

Cele – czyli jak rozwiązać problemy projektowe

Narzędzie do zarządzania środkami i usprawnienia rozliczeń:

 budżet zadaniowy zawieszony w czasie przy wydatkach,

 automatyczne określanie zapotrzebowania na środki w

danym okresie,

 uproszczenie procedury wnioskowania o płatność.

Repozytorium dokumentów czyli wzory i gotowe dokumenty

w jednym miejscu.

PROGRAM VICTORIA PROJECT MANAGER

Skąd pomysł....

 Własne projekty unijne – potrzeba standaryzacji sposobu

realizacji projektu.

 Projekty dla klientów – potrzeba standaryzacji procesu

przygotowania projektu (różne projekty - wspólne cechy).

 Szkolenia z myślenia projektowego i zarządzania projektami

unijnymi – potrzeba opracowania jednolitej metodyki
tworzenia i zarządzania projektami unijnymi.

PROGRAM VICTORIA PROJECT MANAGER

Najważniejsza zaleta programu - tworzenie projektów i

zarządzanie projektami w jednym!

Victoria Project Manager:

1. Pomaga w pozyskaniu funduszy na realizację

projektu.

2. Pomaga sprawnie realizować projekt.

PROGRAM VICTORIA PROJECT MANAGER

Victoria PM pomaga w pozyskaniu funduszy na

realizację projektu poprzez logiczną zgodność

z konstrukcją wniosku o dofinansowanie.

PROGRAM VICTORIA PROJECT MANAGER

Program pomaga znaleźć odpowiedzi na wszystkie pytania

postawione we wniosku:



KOMU? Do kogo adresowana jest pomoc (kim są

beneficjenci projektu)



DLACZEGO? Z jakimi problemami borykają się przyszli

odbiorcy pomocy



PO CO? Jaki jest cel (cele) projektu



JAK? Jakie działania należy podjąć, aby cel osiągnąć



CO SIĘ ZMIENI? Jakie będą efekty tych działań

(rezultaty, produkty, oddziaływania)



W JAKIM CZASIE? Jaki będzie harmonogram projektu –

kiedy projekt się rozpocznie, ile będzie trwał, w jakiej

kolejności podejmiemy działania



JAKIMI ZASOBAMI? Budżet i zespół w projekcie



JAKIE SĄ SZANSE POWODZENIA? Jakie jest ryzyko i z

czym ono jest związane w projekcie

PROGRAM VICTORIA PROJECT MANAGER

Zastosowane rozwiązania ...

 Technika „krok po kroku”
 Matryca logiczna
 Szeroka pomoc tematyczna i metodyczna (nie tylko

„jak?” ale przede wszystkim „po co?”)

.... gwarancją spójności wszystkich

elementów projektu!

PROGRAM VICTORIA PROJECT MANAGER

Technika „krok po kroku” - podstawowe zalety:

   program poprowadzi użytkownika przez całą metodykę
tworzenia
     projektu,

 użytkownik nie zgubi się w ogromie nowych funkcji,

   pewność, że użytkownik przejdzie wszystkie etapy budowy
projektu
     – co z kolei daje duże szanse na poprawność logiczną
całości.

PROGRAM VICTORIA PROJECT MANAGER

Problemy

Cele

Działania

Rezultaty

Mierniki

Budżet

Harmonogram

Zespół

Program Victoria Project Manager jest

oparty na matrycy logicznej !

PROGRAM VICTORIA PROJECT MANAGER

Funkcja pomocy w Victorii:

 Pomoc ma odpowiadać nie tylko na pytania „jak?” ale

przede wszystkim „po co?”.

 System hierarchicznych słowników z podpowiedziami

zaczerpniętych z dokumentacji programowej.

 Atrakcyjna forma pomocy – osobista asystentka

Victoria.

PROGRAM VICTORIA PROJECT MANAGER

Victoria PM pomaga sprawnie zrealizować projekt:

 Gotowy harmonogram realizacji.
 Gotowy, pełny i spójny z harmonogramem budżet i

harmonogram płatności.

 Śledzenie zmian w projekcie.
 Stała kontrola ryzyka.
 Zarządzanie finansami w projekcie.
 Generowanie zestawień do wniosków płatniczych.
 Zarządzanie kadrą.
 Zarządzanie dokumentacją.

PROGRAM VICTORIA PROJECT MANAGER

VICTORIA PROJECT MANAGER

A PROGRAM OPERACYJNY

KAPITAŁ LUDZKI

Formularz wniosku o dofinansowanie projektu
odpowiada wymogom PO KL

Słowniki i podpowiedzi

Budżet zadaniowy

Wymogi sprawozdawczości finansowej

PROGRAM VICTORIA PROJECT MANAGER

PROGRA VICTORIA PROJECT MANAGER - PODSUMOWANIE

 PRACA Z PROGRAMEM JEST NIEZWYKLE INTUICYJNA - łatwy do

przyswojenia.

 Udostępnia na każdym kroku pracy z projektem tylko

niezbędne na danym etapie funkcje.

 Minimalizuje szanse popełnienia błędów, w tym przede

wszystkim braków (np. nie przewidzenie wydatku

niezbędnego do realizacji działania) i „dziur logicznych” (np.

projekt przewiduje działania, które nie mają rezultatów lub nie

realizują żadnych celów projektu).

 Zgodność z konstrukcją Wniosku o dofinansowanie.

PROGRAM VICTORIA PROJECT MANAGER

PROGRA VICTORIA PROJECT MANAGER -

PODSUMOWANIE

 Tworzenie „łatwych do rozszyfrowania” projektów (istotne

np. w przypadku zmiany kierownika projektu lub osobnych

zespołów do pisania i realizacji projektu).

 Szkolenie z obsługi programu jest jednocześnie szkoleniem

z metodyki tworzenia projektów budżetowania i

zarządzania. I ODWROTNIE!!!

 Instrukcja? NIE!!! Podręcznik? TAK!!! .

 Wspólna platforma wymiany doświadczeń

www.victoriapm.pl

 Uniwersalny.

PROGRAM VICTORIA PROJECT MANAGER

DZIĘKUJEMY ZA UWAGĘ:

Tomasz Szabelski:

tomasz@deltapartner.org.pl

Wiktor Cichoń

wiktor.cichon@wektor.org.pl

PROGRAM VICTORIA PROJECT MANAGER

Document Outline