Wniosek o płatność zasady składania i rozliczania - Dni Otwarte 08-09-2009 wersja sierpień 2009

Departament Wdrażania RPO

Podstawa prawna:

•Wzór wniosku Beneficjenta o płatność (zakres minimalny) z
rozszerzonym komponentem dotyczącym rzeczowo –
finansowego postępu realizacji projektu zawierają wytyczne
Ministra

Rozwoju

Regionalnego

zakresie

sprawozdawczości  wydane  na  podstawie  art.  35  ust.  3
pkt  6  ustawy  z  dnia  6  grudnia  2006r.  o  zasadach
prowadzenia polityki rozwoju  (Dz. U. Nr 227, poz. 1658 z
późn. zm.).

• przyjęty Uchwałą Zarządu WK-P wzór wniosku
Beneficjenta o płatność dla projektów realizowanych w
ramach RPO WK – P.

•  §  5  umowy  o  dofinansowanie  -  Beneficjent  składa
wniosek  o  płatność  (…)  według  wzoru  opracowanego  przez
Instytucję  Zarządzającą  RPO  WK-P,  który  Instytucja
Zarządzająca RPO WK-P zamieszcza na stronie internetowej:
www.fundusze.kujawsko-pomorskie.pl i www.mojregion.eu.

Departament Wdrażania RPO

Wniosek o płatność

składany jest w jednym

egzemplarzu w tożsamej wersji papierowej oraz
elektronicznej i służy

W ramach zaliczek:

•

wnioskowaniu o przyznanie pierwszej płatności

zaliczkowej,

•

rozliczeniu

dotychczas

otrzymanych

środków

przekazanych w formie zaliczki

z jednoczesnym

wnioskowaniem o kolejną transzę zaliczki,

• rozliczeniu

wcześniej

otrzymanej

płatności

zaliczkowej,  tj.  udokumentowaniu  wydatków  poniesionych
przez  beneficjenta,  który  otrzymał  środki  na  realizację
projektu  w  formie  zaliczki,  bez    wnioskowania  o  kolejną
transzę,

Departament Wdrażania RPO

A także:

•Wnioskowaniu o przyznanie płatności stanowiącej
refundację wydatków sfinansowanych ze środków
beneficjenta,

•Rozliczeniu wydatków poniesionych przez państwowe
jednostki budżetowe sfinansowanych ze środków
zapisanych w budżecie danego dysponenta,

•Przekazaniu informacji o postępie rzeczowym projektu
(funkcja sprawozdawcza).

Departament Wdrażania RPO

Rodzaje płatności

•

płatność zaliczkowa/rozliczenie płatności zaliczkowej - występuje,

gdy Beneficjent otrzymuje określoną część dofinansowania na podstawie
wniosku o płatność zaliczkową

po przedstawieniu

faktur/rachunków

, ale przed ich zapłatą. Następnie w kolejnym wniosku

o płatność następuje

100% rozliczenie zaliczki

na podstawie wydatków

już poniesionych;

• płatność pośrednia - występuje w formie refundacji części wydatków
kwalifikowalnych, gdzie płatność dla Beneficjenta jest zwrotem określonej
części wydatków kwalifikowalnych poniesionych w miarę postępu
realizacji Projektu, ujętych we wniosku o płatność;

• płatność końcowa – płatność dla Beneficjenta dotycząca ostatniego
wniosku o płatność (w wysokości

co najmniej 5 % łącznej kwoty

dofinansowania

Departament Wdrażania RPO

Wniosek o płatność (terminy):

1.Dla celów sprawozdawczych

- składany nie rzadziej niż raz na

kwartał kalendarzowy do 10 dnia miesiąca następującego po
danym kwartale, licząc od dnia podpisania Umowy (brak wydatków
po stronie Beneficjenta nie zwalnia z obowiązku przedkładania
wniosków o płatność z wypełnioną częścią sprawozdawczą);

2.Dla celów wnioskowania o dofinansowanie i rozliczenia
wydatków

– składany nie częściej niż raz w miesiącu i zgodnie

z harmonogramem wydatków i składania wniosków o
płatność, który stanowi załącznik nr 2 do umowy o
dofinansowanie;

Departament Wdrażania RPO

Wniosek o płatność (terminy) c.d.:

Dla celów końcowego rozliczenia wydatków

(wniosek o

płatność  końcową)  –  składany  w  terminie  do  60  dni  od  dnia
zakończenia  finansowego  realizacji  Projektu.  W  przypadku
zakończenia realizacji Projektu przed zawarciem Umowy wniosek
o płatność końcową składany jest w terminie  do 60 dni od dnia
zawarcia Umowy;

4.W przypadku wniosku o zaliczkę

– na co najmniej 20 dni

przed terminem płatności dokumentów;

5.Ostatni wniosek o płatność zaliczkową

Beneficjent

przekazuje do IZ w terminie do 15 października danego roku
kalendarzowego;

Departament Wdrażania RPO

Wniosek o płatność (terminy) c.d.:

6.Przekazanie

kolejnych transz w formie zaliczki

uzależnione jest od rozliczenia przez Beneficjenta poprzez
złożenie wniosku o płatność wraz z załącznikami w terminie
do 30 dni od dnia jej otrzymania;

7.Maksymalna

wysokość

zaliczki

wynosi

80%

dofinansowania.

Departament Wdrażania RPO

Przykład

1.Data podpisania umowy – 17 września 2009 r.

2.Data ponoszenia pierwszych wydatków – 1 listopad
2009r.

Obowiązek złożenia wniosku w części

sprawozdawczej-

do 10 października 2009 za okres 01.06.2009-
30.09.2009

Możliwość złożenia pierwszego wniosku o płatność

– listopad 2009 r.

Departament Wdrażania RPO

Załączniki do wniosku o płatność

Wniosek o płatność pośrednią/końcową zawiera

potwierdzone za

zgodność z oryginałem i oznaczone datą kopie

dokumentów, które potwierdzają poniesienie wydatków oraz

rzeczowy postęp realizacji projektu

(szczegółowy katalog dokumentów

określony został w Załączniku nr 3 do Uchwały Zarządu Województwa Kujawsko-

Pomorskiego Nr 56/910/09 z dnia 21 lipca 2009 r. - Wytyczne dotyczące rozliczania

wydatków oraz wypełniania obowiązków sprawozdawczych dla projektów

współfinansowanych z EFRR w ramach RPO WK-P na lata 2007-2013 - zamieszczony

na stronie internetowej:

www.fundusze.kujawsko-pomorskie.pl.

)

- Faktury lub inne dokumenty o równoważnej wartości

dowodowej opisane zgodnie z wymogami IZ RPO WK – P;
- Protokoły odbioru zakupionych towarów i usług lub

przekazanych materiałów, jeżeli dokumenty odbioru wymagane są

prawem,
Protokoły odbioru, dołączane do Wniosku o płatność, powinny być

wystawiane w oparciu o kosztorys inwestycji, tak aby możliwa była

weryfikacja stopnia zaawansowania poszczególnych etapów

robót/prac;

Departament Wdrażania RPO

Załączniki do wniosku o płatność (c.d.)

  -  protokoły  odbioru  urządzeń,  przyjęcia  na  magazyn  z  podaniem
ich miejsca składowania – w przypadku zakupu urządzeń/sprzętu, które
nie zostały zamontowane;
UWAGA!  W  przypadku  jeśli  na  potwierdzenie  wykonania  określonych
prac dokumenty te (protokoły) nie są wymagane przepisami prawa lub
umową  z  wykonawcą/dostawcą/usługodawcą,  na  fakturze/innym
równoważnym dokumencie należy zamieścić adnotację o tym, że prace
wykonano  zgodnie/niezgodnie  ze  zleceniem,  ze  wskazaniem  terminu
zrealizowania tych prac.

-wyciągi bankowe z rachunku bankowego Beneficjenta lub

potwierdzeń przelewów bankowych, a w przypadku płatności

gotówkowych kopiami dokumentów potwierdzających poniesienie

wydatków w formie gotówkowej;
UWAGA! w tytule przelewu powinny znaleźć się informacje

identyfikujące podmiot realizujący przelew, odbiorcę i tytuł zapłaty

zwłaszcza poprzez wskazanie nr faktury /innego dokumentu księgowego

o równoważnej wartości dowodowej. Wyciąg bankowy powinien również

umożliwiać identyfikację właściciela rachunku, z którego dokonywany

jest przelew (Beneficjent projektu);

Departament Wdrażania RPO

Załączniki do wniosku o płatność (c.d.)

- oświadczenia ostatniego sprzedawcy środka trwałego o

tym, iż dany środek trwały nie został w okresie 7 lat

poprzedzających datę dokonania zakupu danego środka

trwałego przez beneficjenta zakupiony przy wykorzystaniu

współfinansowania ze środków wspólnotowych ani z dotacji

krajowych – (dotyczy przypadku zakupu używanego środka

trwałego dla potrzeb realizacji Projektu),

- inne dokumenty potwierdzające i uzasadniające prawidłową

realizację Projektu np. umowy, pozwolenia.

Departament Wdrażania RPO

Załączniki do wniosku o płatność

(c.d)

•

wraz z pierwszym wnioskiem o płatność stanowiącym

rozliczenie poniesionych wydatków, składanym w danym

roku

Beneficjent

załącza

oświadczenie

kwalifikowalności VAT, według wzoru opracowanego przez

Instytucję Zarządzającą RPO WK-P, zamieszczonego na

stronie internetowej:

www.fundusze.kujawsko-pomorskie.pl.

• w przypadku niepodlegania przez beneficjenta przepisom

ustawy Prawo zamówień publicznych, przy wyłanianiu

wykonawcy dla usług, dostaw lub robót budowlanych w

ramach realizowanego Projektu – jest on zobowiązany do

stosowania „Wytycznych Instytucji Zarządzającej RPO

WK-P na lata 2007-2013 w sprawie realizowania

zamówień współfinansowanych ze środków EFRR, w

stosunku do których beneficjenci nie są zobowiązani do

stosowania ustawy-Prawo zamówień publicznych”, w

tym w szczególności do przekazywania do Instytucji

Zarządzającej RPO WK-P wraz z pierwszym wnioskiem o

płatność potwierdzonych za zgodność z oryginałem kopii

przynajmniej 3 ofert handlowych, umów, aneksów do

umów z wykonawcą.

Departament Wdrażania RPO

Załączniki do wniosku o płatność

(c.d)

Beneficjent, który jest zobowiązany do stosowania ustawy z dnia

29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (t.j. z 2007r.

Dz. U. Nr 223, poz. 1655 z późn. zm.) wnioskiem o płatność

stanowiącym

rozliczenie

poniesionych

wydatków,

potwierdzonych za zgodność z oryginałem kopii następujących

dokumentów:

• ogłoszeń o zamówieniu;

• informacji o wyniku postępowania o udzielenie zamówienia

publicznego wraz z protokołem postępowania (w tym kosztorys
ofertowy lub inny dokument w tym zakresie);

• informacji o wszczynanych postępowaniach o udzielenie

zamówienia publicznego (Nie dotyczy przypadku, gdy
postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego zostało
zakończone przed datą podpisania Umowy)

Departament Wdrażania RPO

Załączniki do wniosku o płatność

(c.d)

• umów i aneksów do umów z wykonawcą realizującym dostawę

urządzeń/sprzętu lub wykonanie prac,

• innych wskazanych przez Instytucję Zarządzającą RPO WK-P

Departament Wdrażania RPO

Załączniki do wniosku o płatność (c.d.)

•

wniosek o płatność zaliczkową

-zawiera potwierdzone za zgodność z oryginałem i oznaczone

datą kopie faktur lub innych dokumentów o równoważnej

wartości dowodowej i jest składany na co najmniej 20 dni przed

terminem płatności dokumentów,

•

wniosek o płatność rozliczający płatność zaliczkową:

- zawiera dokumenty wymagane przy wniosku o płatność

pośrednią/końcową, rozlicza otrzymaną zaliczkę w 100% i jest

składany w terminie do 30 dni od dnia otrzymania zaliczki;
- jego złożenie w terminie określonym przez IZ RPO WK – P jest

warunkiem przekazania kolejnej transzy dofinansowania w

formie zaliczki.

Departament Wdrażania RPO

Zasady opisu dokumentów

Zaleca  się  korzystanie  ze  wzoru  opisu  dokumentu  księgowego
(załącznik  nr  2  do  Wytycznych  dotyczących  rozliczania  wydatków
oraz  wypełniania  obowiązków  sprawozdawczych  dla  projektów
współfinansowanych  z  EFRR  w  ramach  RPO  WK-P  na  lata  2007-
2013)

Na pierwszej stronie dokumentu:
- adnotacja:

„Projekt jest współfinansowany ze środków Europejskiego

Funduszu Rozwoju Regionalnego oraz ze środków budżetu

państwa w ramach RPO WK-P.”

W przypadku, gdy projekt nie jest współfinansowany z budżetu

państwa zwrot „oraz z budżetu państwa” nie jest zamieszczany. Zapis

ten może również występować w formie pieczęci.

Departament Wdrażania RPO

Zasady opisu dokumentów

- adnotacja:

„

Wydatek ujęto we wniosku o płatność z dnia …”

(dzień –

miesiąc- rok w dowolnym formacie - data sporządzenia

pierwszej wersji weryfkowanego wniosku o płatność, w którym

ujęto wydatek)

Na odwrocie dokumentu (lub na pierwszej stronie –

jeśli brakuje miejsca na odwrocie) powinny znaleźć się

m.in.:
- adnotacja:

„Wydatek związany z realizacją Projektu ... Nr ... ramach

Regionalnego

Programu

Operacyjnego

Województwa

Kujawsko-Pomorskiego na lata 2007-2013 w ramach

Działania …. zgodnie z Umową nr .... zawartą w dniu. .....”

- wskazanie nazwy kategorii wydatku w ramach

projektu

„Wydatek zgodny z zadaniem z wniosku o dofinansowanie w

ramach kategorii wydatku …”

(nazwa kategorii wydatku z pkt.

J.4 wniosku o dofinansowanie)

”

Departament Wdrażania RPO

Zasady opisu dokumentów

Na odwrocie dokumentu

(

według opracowanego

wzoru

)

- informacja o dokonaniu sprawdzenia dokumentu pod

względem formalnym, merytorycznym i rachunkowym

wraz datą i czytelnymi podpisami osób upoważnionych

– opcjonalnie dotyczy tylko podmiotów zobowiązanych

do niniejszych czynności na podstawie przepisów

krajowych

lub

podstawie

wewnętrznych

instrukcji/regulacji

„Sprawdzono pod względem formalnym, rachunkowym i

merytorycznym

…………………..

(data

podpis

osoby

upoważnionej)”;

Departament Wdrażania RPO

Zasady opisu dokumentów

Na odwrocie dokumentu

(

według opracowanego

wzoru

)

- adnotacja w zakresie stosowania bądź braku

konieczności stosowania ustawy Prawo zamówień

publicznych

„Wydatek poniesiony zgodnie z Ustawą Prawo

Zamówień Publicznych (t.j. z 2007r. Dz.U. Nr 223,

poz.1655 z późn.zm.) na podstawie art. .....”

lub

„Projekt/Wydatek nie jest objęty Ustawą Prawo

Zamówień Publicznych w związku z artykułem .........”

- informacja o kwocie kwalifikowanej obejmującej

daną fakturę w odniesieniu do zapisów wniosku o

dofinansowanie (sekcja J.4)

„Kwota kwalifikowana: ……………………. PLN”

Departament Wdrażania RPO

Zasady opisu dokumentów

Na odwrocie dokumentu (

według opracowanego

wzoru

- numer księgowy, sposób zaksięgowania (dekretacja)

„Numer

księgowy/Sposób

zaksięgowania

…………

(podpis osoby upoważnionej)”

- data zapłaty - opcjonalnie, podmioty zobowiązane na

podstawie własnych przepisów wewnętrznych powinny

umieścić opis

„Zatwierdzono do wypłaty na kwotę …….….. (data i

podpis osoby upoważnionej)”

- informacja dotycząca przyjęcia środka trwałego do

Ewidencji Środków Trwałych (jeśli dotyczy)

„

Środek trwały ujęto w ewidencji środków trwałych pod

pozycją .....”

Departament Wdrażania RPO

Zasady opisu dokumentów

W sytuacjach gdy niemożliwe jest zapisanie na

dokumencie wszystkich wymaganych informacji, można do

faktury/równoważnego dokumentu dołączyć załącznik

integralnie związany z dokumentem głównym np. poprzez

doklejenie. Wówczas na oryginalnym dokumencie powinien

znaleźć się przynajmniej tytuł projektu oraz numer umowy o

dofinansowanie projektu, a pozostała część wymaganego

opisu zostanie ujęta na załączniku. Na załączniku powinna

znaleźć

się

również

adnotacja

numerze

faktury/równoważnego dokumentu księgowego, z którym

jest związany załącznik wraz z podpisem/parafką z imienną

pieczątką osoby tworzącej załącznik. Opis może być

dokonany w całości odręcznie tuszem lub w formie nadruku

czy pieczęci lub częściowo w ww. formach.

Departament Wdrażania RPO

Warunki przekazania środków

• wniesione przez beneficjenta

zabezpieczenie

prawidłowej

realizacji umowy,
•

prawidłowo

sporządzony i złożony (na zasadach i w

terminach określonych w umowie o dofinansowanie projektu)
wniosek

beneficjenta

o płatność zaliczkową/pośrednią/końcową,
• dokonanie przez IZ RPO WK - P

poświadczenia

faktycznego

prawidłowego

poniesienia

wydatków

oraz

ich

kwalifikowalności,
• dostępność środków na rachunku bankowym IZ RPO WK -
P.
Środki dofinansowania przekazywane są w wysokości

procentowego udziału w wydatkach kwalifikowalnych.

Departament Wdrażania RPO

Warunki przekazania środków

1. IZ RPO WK-P po dokonaniu weryfikacji wniosku o

płatność, poświadczeniu wysokości i prawidłowości poniesionych

wydatków kwalifikowalnych w nim ujętych, zatwierdza

wysokość dofinansowania i przekazuje Beneficjentowi pisemną

informację w tym zakresie.

przypadku

stwierdzenia

błędów

formalnych,

merytorycznych lub rachunkowych w złożonym wniosku o

płatność IZ RPO WK - P wzywa Beneficjenta do poprawienia lub

uzupełnienia wniosku bądź do złożenia dodatkowych wyjaśnień w

terminie wyznaczonym przez Instytucję Zarządzającą RPO WK -

3. Niezłożenie przez Beneficjenta żądanych wyjaśnień albo

nieusunięcie przez niego braków lub błędów w terminie

powoduje wstrzymanie przekazania dofinansowania.

Departament Wdrażania RPO

Warunki przekazania środków (c.d.)

Dodatkowo, w przypadku

wniosku o płatność końcową

• przeprowadzenie przez Biuro Kontroli Wdrażania RPO
kontroli na zakończenie realizacji Projektu,

• potwierdzenie w informacji pokontrolnej prawidłowej
realizacji Projektu lub usunięcia nieprawidłowości.

Departament Wdrażania RPO

Terminy przekazania płatności

•

pierwsza i kolejne transze zaliczki

- w terminie do 20 dni

dnia złożenia przez beneficjenta prawidłowo wypełnionego
wniosku o płatność zaliczkową,

•

płatność pośrednia

- w terminie do 40 dni roboczych

od dnia

złożenia przez beneficjenta prawidłowo sporządzonego wniosku
o płatność,

•

płatność końcowa

– w terminie do 85 dni roboczych od dnia

złożenia przez beneficjenta prawidłowo sporządzonego wniosku
o płatność,

jednak nie wcześniej niż po wniesieniu przez beneficjenta
zabezpieczenia prawidłowej realizacji umowy (jeśli dotyczy)

Departament Wdrażania RPO

Najczęściej popełniane błędy we wnioskach o

płatność

1.Brak należytej staranności w opisie dokumentów księgowych –
opis takich dokumentów każdorazowo powinien zawierać elementy
wskazane w Instrukcji do Wniosku beneficjenta o płatność .

2.W  opisie  dokumentu  księgowego  (na  odwrocie)  w  miejscu
przeznaczonym  na  adnotację  „Wydatek  zgodny  z  zadaniem  z
wniosku  o  dofinansowanie  w  ramach  kategorii  wydatku……….”
należy  odnieść  się  do  kategorii  poszczególnego  wydatku
określonego w Pkt. J.4 Wn. o dof.

3.Brak odniesienia w Pkt. 18 Wniosku o płatność do kategorii
wydatków określonych w Pkt. J.4 tabela 1.1. Wniosku o
dofinansowanie.

Departament Wdrażania RPO

Najczęściej popełniane błędy we wnioskach o

płatność

4.Brak przedłożenia oświadczenia o kwalifikowalności VAT do
pierwszego wniosku o płatność.

5.Pkt. 25 – brak aktualizacji zestawienia załączonych do wniosku o
płatność załączników (wpisywane są załączniki niezgodnie z
rzeczywiście dostarczoną dokumentacją)

6.Brak parafek przy potwierdzaniu za zgodność z oryginałem,

7.Błędne wypełnianie pkt. 22 – harmonogram,

8.Błędy we wpisywaniu daty i miejsca sporządzenia wniosku w
momencie przedkładania poprawionej wersji wniosku oraz daty
ujęcia Faktury we wniosku o płatność.

Departament Wdrażania RPO

Dziękuję za uwagę

Szymon Krzysztofiak

s.krzysztofiak@kujawsko-pomorskie.pl

Biuro Wdrażania Projektów

Departament Wdrażania Regionalnego Programu

Operacyjnego

www.fundusze.kujawsko-pomorskie.pl

www.mojregion.eu

Document Outline