Ocenianie
pracowników
dr Joanna Cewińska
Ocenianie
pracowników
dr Joanna Cewińska
Sokrates
powiedział
…
Aby osądzać, należy
cierpliwie wysłuchać,
trzeźwo ocenić fakty,
mądrze odpowiedzieć
i bezstronnie podjąć
decyzję.
Ocenianie pracowników
każda procedura, zmierzająca do zebrania,
sprawdzenia, porównywania, przekazywania,
aktualizacji i wykorzystywania informacji
uzyskanych od pracowników i o pracownikach w
celu określenia efektów ich pracy oraz
potencjalnych możliwości przydatnych w
organizacji (J. Łucewicz, 2002, s. 211)
wyrażanie w formie pisemnej lub ustnej osądu
o pracowniku; wartościowanie cech osobowych,
zachowań i efektów pracy pracownika
(A. Pocztowski, 1998, s. 143)
Ocenianie pracowników
Wyróżnia się dwie formy oceny:
ocenę bieżącą (stałą, permanentną,
niesformalizowaną); dokonywaną w trakcie
codziennej współpracy przełożonego i
podwładnego
ocenę okresową (podsumowującą,
sformalizowaną); dokonywaną w ściśle
określonych odstępach czasowych –
najczęściej półrocznych lub rocznych, przy
pomocy specjalnych procedur i narzędzi.
Opracowanie wewnętrznego
systemu ocen okresowych
wymaga :
określenia celu i zasad
oceniania
kryteriów i metod oceny
przygotowania osób
oceniających i
ocenianych
ustalenia
szczegółowego
regulaminu oceniania
Starannie opracowany system
oceniania pozwala na:
zwiększenie efektywności zarządzania
przedsiębiorstwem
określenie dotychczasowego oraz możliwego
do osiągnięcia poziomu wydajności pracy
poprawę jakości pracy
dostarczenie informacji koniecznych do
planowania i prowadzenia prawidłowej
polityki personalnej
tworzenie racjonalnego systemu
wynagrodzeń
Starannie opracowany system
oceniania pozwala na:
określenie mocnych i słabych stron
poszczególnych pracowników
ocenę i selekcję osób przeznaczonych do
awansowania
właściwe motywowanie pracowników
określanie potrzeb rozwojowych
pomoc w planowaniu karier zawodowych
zastąpienie subiektywnych, przypadkowych
opinii obiektywnymi kryteriami oceny
Cele oceniania
administracyjn
e – wykorzystywanie wyników
oceniania do kształtowania polityki personalnej,
informacyjne
– dostarczanie menedżerom danych
o tym jak pracują ich podwładni, a pracownikom
danych o ich mocnych i słabych stronach,
motywacyjne
– dostarczenie pracownikom
informacji zwrotnej, która powinna ich
motywować do rozwoju osobistego i
doskonalenia efektywności ich pracy.
G.C. Anderson, 1993, s.13
Ocena pracownicza a polityka
kadrowa
DOBÓR
PRACOWNIKÓW
ROZWÓJ
I SZKOLENIE
PLANOWANIE
KARIER
PLANOWANIE
ZATRUDNIENIE
OCENIANIE
WYNAGRADZANIE
PRACOWNIKÓW
OGRANICZANIE
ZATRUDNIENIE
WPROWADZANIE
ZMIAN
MONITOROWANIE
PRACY
Przy opracowywaniu systemu ocen
należy przestrzegać następujących
zasad:
powszechności, oznaczającej, że ocenie podlegają
wszyscy pracownicy,
celowości
systematyczności, zakładającej prowadzenie ocen
w sposób ciągły, w określonych terminach,
adekwatności, wyrażającej się w dostosowaniu
kryteriów oceniania do konkretnej sytuacji i celów
oceniania
elastyczności, polegającej na różnicowaniu
kryteriów w stosunku do poszczególnych grup
pracowniczych
Przy opracowywaniu systemu ocen
należy przestrzegać następujących
zasad c.d.:
jawności, zgodnie z którą pracownicy powinni być
informowani o celach, kryteriach i wynikach oceny
oraz procedurze odwoławczej
prostoty, oznaczającej, że będzie on zrozumiały
dla osób ocenianych i łatwy w posługiwaniu się nim
przez oceniających
fachowości, zakładającej przygotowanie
oceniających w zakresie opracowania i
wykorzystania narzędzi oceny
formalizacji, tj. prowadzenia oceny przy pomocy
arkusza, mającego charakter dokumentu.
Kryteria oceniania
Konstruując system ocen, pamiętać trzeba o
analizie specyfiki pracy na poszczególnych
stanowiskach i odzwierciedleniu jej w przyjętych
kryteriach. Najczęściej stosowanymi są kryteria:
efektywnościowe (indywidualne/zespołowe),
osobowościowe,
behawioralne,
kwalifikacyjne.
Indywidualne kryteria
efektywnościowe
wartość sprzedaży osiągnięta przez
pracownika
stopień wypełnienia zadań, wynikający z
przyjętych dla danego stanowiska
standardów, takich jak: ilość pracy, jakość
pracy, koszty pracy
ilość rozpatrzonych spraw, wniosków, podań
udzielonych odpowiedzi, rozpatrzonych
reklamacji
Kryteria efektywnościowe
Zespołowe:
osiągnięta przez grupę wartość sprzedaży
stopień wykonania zadań (treść, jakość,
koszty, terminowość)
wynegocjowanie korzystnej umowy
Organizacyjne:
zysk netto i brutto przedsiębiorstwa
wartość produkcji na jednego zatrudnionego
poziom oraz struktura zobowiązań i należności
wartość sprzedaży
wartość sprzedaży na jednego pracownika
Kryteria efektywnościowe
wykorzystywane są w
szczególności:
przy kształtowaniu
wynagrodzeń
przy określaniu
podwyżek, premii i
nagród
przy planowaniu
przesunięć kadrowych
przy rozwiązaniu
umowy o pracę
Kryteria kwalifikacyjne
wykształcenie
doświadczenie zawodowe
znajomość języków obcych
umiejętność obsługi komputera
umiejętność obsługi określonych urządzeń
umiejętność uczenia się
Kryteria te wykorzystywane są w szczególności:
przy zatrudnianiu pracowników
przy kształtowaniu polityki szkoleniowej i ścieżek karier
przy awansowaniu
Kryteria behawioralne
wytrwałość i systematyczność
punktualność
dbałość o mienie przedsiębiorstwa
przestrzeganie procedur i standardów
współpraca z kolegami, gotowość pomocy
stosunek do przełożonych
dbałość o klientów
organizacja pracy własnej
dbałość o wygląd zewnętrzny
Kryteria osobowościowe
odpowiedzialność
zrównoważenie
emocjonalne
kreatywność
odporność na stres
wytrwałość
łatwość nawiązywania
kontaktów
dokładność
Techniki oceniania
Sposób dokonywania oceny zgodny z ustalonymi
wcześniej celami oceniania nazywa się techniką
oceniania. Wybór odpowiedniej techniki decyduje o
sposobie zbierania informacji, formie ich prezentacji
i
interpretacji.
Do relatywnych technik oceniania
zalicza się:
ranking,
porównywanie parami
metodę rozkładu normalnego
Absolutne techniki oceniania
ocena opisowa,
punktowa skala ocen,
skala ważona,
testowa metoda
oceniania,
skale behawioralne,
technika zdarzeń
krytycznych,
zarządzanie przez
cele,
model 360 stopni.
Techniki oceniania
relatywne
absolutne
ranking
porównywanie parami
metoda rozkładu
normalnego
ocena opisowa
punktowa skala ocen
skale ważone
testowa metoda oceny
metoda wydarzeń
krytycznych
skale behawioralne
zarządzanie przez cele
Assessment Center
Ranking jako technika
oceniania
Dział
marketingu
Księgowość
Dział
personalny
1.
Obrotniki
2.
Radosna
3.
Pędziwiatr
1. Dokładny
2. Rzetelnicka
3. Porządkiewicz
1.
Otwarty
2.
Troskliwska
3.
Empatyczny
Rozkład normalny
Dolne
10%
Poniżej
średniej
20%
Średnia
40%
Powyżej
średniej
20%
Górne
10%
Lenicki
.
.
.
Powolnia
k
Słabicki
.
.
.
Szarak
Ledwiewic
z
Średnicki
.
.
.
Pracownick
a
Dobrzycki
.
.
.
Orzeł
.
.
.
Podstawowe grupy pracowników
wg Georga W. Osborno
PNIAKI
GWIAZDORZY
SPORTOWCY
UCZNIACY
PRZECIĘTNIACY
KONIE POCIĄGOWE
5%
5%
10%
10%
25%
45%
Ocena opisowa
to pisemna charakterystyka podejścia pracownika do
wykonywanych obowiązków, esej; w opisie pomocne mogą
okazać się pytania otwarte, stanowiące podstawę oceny, np.:
Jakie są mocne strony pracownika ?
Jakie są słabe strony pracownika ?
Jakie sukcesy osiągnął pracownik w analizowanym
okresie ?
Jakie były jego porażki ?
Jakie szkolenia powinien odbyć pracownik w
bieżącym roku ?
Punktowa skala ocen
Osoba oceniająca przypisuje poszczególnym
kryteriom stopień, który jej zdaniem najlepiej
charakteryzuje sposób wykonywania obowiązków
przez pracownika;
odmianą oceny punktowej jest tzw. skala graficzna.
1 - znacznie poniżej wymagań
2 - poniżej wymagań
3 - spełnia wymagania
4 - pod pewnymi względami przekracza wymagania
5 - znacznie przekracza wymagania
6 – pod każdym względem może stanowić wzór dla
innych
Skale ważone
Kryterium
Skala 1 – 6
Waga
prezencja
5
2
stosunek do
gości
2
3
punktualność
6
1
średnia ocen: (5x2 + 2x3 + 6x1) : 6 = 3,7
Technika testowa
jej formularz przypomina test składający się z wielu
pytań, z których każdemu towarzyszy kilka odpowiedzi do
wyboru; oceniający
wskazuje odpowiedź najbardziej charakteryzującą
ocenianą osobę:
1. Czy pracownik jest punktualny?
Tak, nigdy nie spóźnia się do pracy, pracę
wykonuje
w terminie
W zasadzie tak, bardzo rzadko spóźnia się do
pracy i ma wtedy istotny powód
Pracownik rzadko się spóźnia, lecz trudno mu
dotrzymać terminów
Nie, stale się spóźnia i nie wykonuje pracy w
terminie
Technika wydarzeń
krytycznych
na specjalnym formularzu
odnotowuje się sukcesy i
porażki ocenianego;
ocena polega na
podsumowaniu (w
ustalonych odstępach
czasowych) wpisów;
ich brak lub niewielka
ilość
oznacza pracownika
przeciętnego
Skale behawioralne (BARS –
behawioral anchored rating scale)
…ich podstawę stanowi analiza zadań mających
szczególne znaczenie na danym stanowisku
pracy; po przeprowadzeniu analizy wybiera się
zadania, które w największym stopniu decydują o
realizacji celów organizacji i dokonuje opisu
zachowań z nimi związanych; określa się
przejawy
zachowań pożądanych i niepożądanych oraz
Ustala, na jaką ocenę zasługują; oceny zaznacza
się na specjalnie przygotowanym formularzu.
Assessment Center
metoda ta polega na poddawaniu pracowników
serii indywidualnych oraz grupowych zadań,
ćwiczeń i testów w warunkach zbliżonych do
zadań na przyszłym stanowisku pracy; procedura
kojarzona głównie z rekrutacją i selekcją, może
być stosowana do oceny już zatrudnionych w
celu
planowania programów szkoleniowych,
kształtowania ścieżek karier oraz określania dróg
awansu.
Błędy w procesie oceniania
sugerowanie się oceniającego jedną tylko
cechą dodatnią lub ujemną ocenianego i
uogólnianie na tej podstawie całej oceny
- tzw. efekt halo
różnicowanie ocen wynikające z
nadmiernej surowości lub pobłażliwości,
tendencja uśredniania oceny, będącej
skutkiem niechęci, bądź braku gotowości
do różnicowania osiągnięć ocenianych i
używania skrajnych ocen
Błędy w procesie oceniania,
c.d.:
nieznajomość celów, kryteriów i technik
oceniania
brak akceptacji przez pracowników
podlegających ocenie
ocenianie przez pryzmat samego oceniającego
- tzw. błąd kontrastu i podobieństwa
sugerowanie się poprzednimi ocenami,
opiniami innych, własnymi odczuciami i
uprzedzeniami.
Rozmowa oceniająca
umożliwia obu stronom obiektywne określenie
mocnych stron pracownika, obszarów wymagających
poprawy, możliwości wykorzystania jego potencjału,
pomaga kierownikowi w określeniu planu rozwoju i
ścieżki kariery zawodowej pracownika,
pozwala zmotywować pracownika do podjęcia
nowych wyzwań, poprawienia jakości i wydajności
pracy,
zapewnia kierownikowi uzyskanie informacji na
temat możliwych usprawnień w firmie,
umożliwia kierownikowi podjęcie decyzji dotyczących
ewentualnych awansów, podwyżek w oparciu o
obiektywne kryteria
Rozmowa oceniająca
Przygotowanie
Prowadzenie
Ocena
Przygotowanie rozmowy
zebranie danych dotyczących działań i wyników
pracownika, by móc odwołać się do konkretów w
trakcie trwania rozmowy;
przypomnienie sobie przed spotkaniem zakresu zadań
pracownika (opis stanowiska);
upewnić się, czy pracownik zna i rozumie cele
rozmowy oceniającej i rozumie kryteria, na podstawie
których będzie oceniany;
dać pracownikowi czas na przygotowanie się do
rozmowy (mocne strony, aspekty wymagające
poprawy, oczekiwania wobec pracodawcy);
przygotować stosowne dokumenty, formularze oceny
itp.
Prowadzenie rozmowy
Stworzenie atmosfery współpracy,
umożliwiającej konstruktywne rozwiązanie
problemów
Analiza stanu obecnego (przypomnienie
obowiązków, zadań, celów, wyników
uzyskanych przez pracownika)
Samoocena pracownika
Dokonanie oceny przez kierownika
(informacja zwrotna)
Uwagi pracownika
Prowadzenie rozmowy
Oczekiwania pracownika
Plan działania (obszary wymagające poprawy,
oczekiwane przez kierownictwo rezultaty,
sposoby korygowania dotychczasowych
działań, termin realizacji w/w założeń)
Wyznaczenie celów i zadań na następny okres;
Podsumowanie spotkania i zmotywowanie
pracownika do dalszej pracy.
Ocena rozmowy
Czy stworzyłem właściwą atmosferę?
Czy byłem przygotowany?
Czy pracownik był odpowiednio przygotowany?
Czy nakłoniłem pracownika do rzeczowej i
wyczerpującej oceny?
Czy otrzymałem informację zwrotną na temat
sposobu w jaki kieruję pracownikami?
Czy w rozmowie trzymaliśmy się konkretów?
Czy pracownik poznał wszystkie obszary
wymagające poprawy?
Czy rozmowa była konstruktywna?
W trakcie rozmowy oceniającej
nie powinno się:
poddawać ocenie osobowości pracownika,
porównywać pracownika do innych osób,
obarczać pracownika odpowiedzialnością
za sprawy, na które nie ma wpływu,
kłócić się z pracownikiem na temat oceny
jego pracy
popełniać błędów oceny (dokonywać jej w
sposób nieobiektywny
ZANIEDBYWANIE LUB UNIKANIE OCEN
PRACOWNICZYCH ZWIĄZANE JEST PRZEDE
WSZYSTKIM Z:
PRACOCHŁONNOŚCIĄ I CZASOCHŁONNOŚCIĄ OCENY;
NATURALNĄ NIECHĘCIĄ DO OCENY OSÓB PODLEGAJĄCYCH
OCENIE;
NIECHĘCIĄ DO OCENY ZE STRONY OCENIAJĄCYCH:
ROZLICZANIE I OCENIANIE LUDZI JEST TRUDNE, CZĘSTO
WYMAGA MÓWIENIA PRZYKRYCH SŁÓW PRACOWNIKOM,
OCENIANIE WIĄŻE SIĘ Z ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ –
BŁĘDNA OCENA MOŻE WYRZĄDZIĆ DUŻĄ KRZYWDĘ,
TRUDNOŚCI W NAPRAWIANIU BŁĘDÓW OCENY.
Uwaga…
Ocena pracownicza jest bardzo ważnym i pożytecznym
narzędziem. Trzeba pamiętać, że stanowi element całej
polityki kadrowej i jest powiązana z innymi narzędziami.
Tylko systemowe traktowanie jej przyniesie faktyczne
rezultaty przejawiające się w zmianie postaw i
zachowań
pracowników, sprzyjających realizacji celów firmy.
Do zobaczenia…