Rodzaje dokumentów biurowych

Kierowanie firmą odbywa się w oparciu o
informacje, które mogą mieć formę słowną
np. przekazanie dyspozycji, poleceń,
wytycznych ustnie lub za pomocą środków
technicznych, albo formę pisemną np.
dokumenty otrzymywane z zewnątrz,
dokumenty wysyłane na zewnątrz,
dokumenty wewnętrzne dotyczące
komórek lub stanowisk pracy danej
jednostki organizacyjnej.

W związku z dużą ilością
informacji, w każdym biurze
rozróżnia się:



dokumenty biurowe,



akta spraw,



dokumentację biurową.

Dokument biurowy



Dokument biurowy to każde pismo,
notatka, protokół, sprawozdanie,
zestawienie liczbowe sporządzone w
toku pracy biurowej lub otrzymane z
zewnątrz.

Akta spraw



Akta spraw są zbiorem wszelkich
dokumentów biurowych dotyczących
określonej sprawy.



Akta spraw bieżących obejmują sprawy
będące w toku załatwiania, wyczekujące na
załatwienie, na uzupełnienie lub wymagające
wznowienia.



Akta spraw załatwionych obejmują sprawy
zamknięte, załatwione.

Dokumentacja biurowa



Dokumentacja biurowa obejmuje
akta spraw bieżących i załatwionych
oraz księgi, rejestry, kartoteki,
dokumentację finansową i księgową,
biuletyny itp. Wśród dokumentacji
biurowej szczególne miejsce zajmują
pisma.

Pisma można podzielić ze względu
na:



treść,



nadawcę i adresata



pilność



zapewnienie tajemnicy



sposób przesyłania



wygląd zewnętrzny

Ze względu na treść pisma
dzielimy na:



pisma przekonujące - zawierają w swej treści

czynnik nakłaniający adresata pisma do zajęcia

określonego stanowiska, przyjęcia określonej

postawy, np.: reklamacja, oferta, skarga,

wniosek, protokół, decyzja,



pisma informacyjne - nie zawierają w treści

czynnika nakłaniającego odbiorcę do zajęcia

określonego stanowiska, lecz tylko informacje

dotyczące stanu faktycznego, np.: notatka, awizo

sprawozdanie, zawiadomienie, zaświadczenie.

Ze względu na nadawcę i
adresata pisma dzielimy
na:



pisma wewnętrzne - w pismach tych

nadawca i adresat pochodzą z tej samej

jednostki organizacyjnej (np.: notatki

służbowe, protokoły),



pisma zewnętrzne - nadawca i adresat

są z różnych jednostek organizacyjnych,

pisma te można podzielić na pisma

przychodzące oraz pisma wychodzące

Ze względu na pilność
pisma dzielimy na:



pisma zwykłe - które załatwiane są w

zwyczajowo lub przepisowo ustalonych

terminach,



pisma pilne i bardzo pilne - są

przesyłane i załatwiane zawsze w

pierwszej kolejności,



pisma terminowe - w których

wskazano konkretny termin załatwienia

sprawy.

Ze względu na zapewnienie
tajemnicy rozróżnia się:



pisma jawne - treść nie zawiera żadnej
tajemnicy,



pisma poufne - zawierające wiadomości objęte
tajemnicą służbową; dostęp do nich mają
wyłącznie osoby upoważnione,



pisma tajne – zawierające wiadomości objęte
tajemnicą państwową: ich obieg oraz
przechowywanie regulują odrębne przepisy, które
znają wyłącznie osoby zajmujące się pismami
tajnymi; przechowywane są w kancelarii tajnej w
szafach pancernych; dostęp do nich ma dyrektor i
upoważnieni pracownicy firmy.

Ze względu na sposób
przesyłania:



pisma przesyłane pocztą zwykłą,



pisma przesyłane jako polecone,



pisma przesyłane pocztą
ekspresową,



pisma przesyłane pocztą lotniczą,



pisma przesyłane w postaci
telefonogramów i telefaksów.

Ze względu na wygląd
zewnętrzny pisma dzielimy
na:



pisma sporządzane na blankietach specjalnych –

są to blankiety reprezentacyjne, np.: blankiet

ministra, posła, blankiet z jakiejś okazji, np. Dnia

Kobiet,



pisma sporządzane na blankietach

korespondencyjnych zgodnie z PN (blankiet

zwykły, uproszczony, reklamowy,

bezkopertowy),



pisma sporządzane na formularzach -

odpowiednio opracowanych drukach

zawierających tekst stały i niezadrukowane pola

przeznaczone do wypełnienia,



sporządzone w układzie europejskim lub

amerykańskim.

Document Outline