Modelowanie procesów biznesowych
1. Podstawy
zarządzania procesami
biznesowymi w firmie
Modelowanie procesów biznesowych
1. Podstawy
zarządzania procesami
biznesowymi w firmie
Modelowanie procesów biznesowych
Podejścia do organizacji firmy
• Podejście strukturalne
(tradycyjne):
• Podejście procesowe
(współczesne – od lat 20-ych)
Modelowanie procesów biznesowych
Cechy podejścia
strukturalnego -
przypomnienie
– Firma jest całością, składającą się z
wielu części.
– Każda część ma swoje zadanie i musi być
kierowana.
– Wzorem tego podejścia jest świat
przyrody.
Modelowanie procesów biznesowych
Podejście procesowe w
firmie
• Firmę rozpatruje się jako zbiór procesów,
najczęściej powiązanych ze sobą –
zapewniających realizację realizację misji firmy.
• Procesy ulegają zmianie w czasie – zmiany
procesów to wynik dostosowywania się firmy do
zmieniającego się otoczenia,
• Tworzenie firmy i jej modernizację dokonuję się
poprzez konstruowanie lub modernizację jej
procesów.
Modelowanie procesów biznesowych
Ewolucja podejścia
procesowego
Etapy
Cel:
Metoda
Pierwsza fala – lata 20-
e
Teoria zarządzania F.
Taylora
Lepiej
wykorzystać
czas pracy i
obniżać koszty
produkcji
-Podział procesu na czynności,
- racjonalizacja sposoby
wykonywania,
- eliminacja czynności zbędnych,
- sprzężona z systemem
wynagradzania
Druga fala – lata 80-90
BPR – Business Process
Reengineering
M. Hammer, J. Champy
Przeprojektowa
ć proces, żeby
uzyskać
większą
wartość
dodaną dla
klienta
- Jednorazowe przedsięwzięcie typu
projekt,
- redukcja wykorzystywanych
zasobów,
- optymalne wykorzystanie
technologii,
- outsourcing
Trzecia fala – koniec lat
90-ych
BPM - Business Process
Management
Umożliwić
ewolucyjne
wprowadzanie
zmian w
procesach
-Całościowe podejście do
organizacji,
- proces jako podstawowy punkt
odniesienia
Modelowanie procesów biznesowych
Przyczyny rozwoju podejścia
procesowego
• Konieczność szybkiego dostosowywania się
do zmiennej gospodarki.
• Rozwój nowej gospodarki, z nowymi
rodzajami firm, których działanie opiera się
na świadczeniu usług informacyjnych, oraz
na nowych rodzajach powiązań rynkowych.
• Gwałtowny rozwój technologii
teleinformatycznych i innych
Modelowanie procesów biznesowych
Orientacja funkcjonalna i
procesowa
Orientacja
funkcjonalna
Orientacja procesowa
Myślenie zorientowane na
oddziały
Całościowe myślenie,
wykraczające
Wielopoziomowa hierarchia
Płaskie struktury organizacyjne
Szczegółowy podział pracy
Większy zakres zadań oraz
odpowiedzialności na
stanowiskach
Centralne kierownictwo i
reglamentacja
Konsekwentna decentralizacja
Intensywna kontrola wewnętrzna
Orientacja na wynik
Od
Do
Modelowanie procesów biznesowych
Charakterystyka procesów w
firmie
Modelowanie procesów biznesowych
Pojęcie procesu w firmie
Sieć działań prowadzących do
uzyskania konkretnego celu :
wytworzenia produktu, wykonania
usługi, dokonania zmiany
organizacyjnej, podjęcia decyzji.
Modelowanie procesów biznesowych
Specyfika analizy procesu w
organizacji
• Najważniejsze cele:
zrozumieć klienta i
dostawców, zrozumieć przebieg procesu i jego
słabe strony
• Podstawowe aspekty analizy
:
–
Mierniki (stopień realizacji celu)\
–
Przebieg procesu (model procesu)
–
Właściciel procesu (wskazuje kierunek działania)
–
Technologie , w tym informatyczne – wspierają
realizację procesu
Modelowanie procesów biznesowych
Szczegółowe składowe
procesu
• Działania – główna jednostka podziału,
• Kroki – jednostki podziału działań
• Wejścia – fizyczne i informacyjne
• Wyjścia – fizyczne i informacyjne
• Bodźce – wejście z otoczenia, inicjujące
proces
Działania dotyczą obiektów fizycznych
(Produkt) i informacyjnych
(Zamówienie)
Modelowanie procesów biznesowych
Składniki procesu
Zgłoszenie
zamówienia
Realizacja
zamówienia
Nadaj
numer
Identyfikuj
klienta
Identyfikuj
pozycje
Zapisz
Nowego
klienta
Analiza zamówienia
Działanie
Krok działania
Strumień zasileniowy
Strumień informacyjny
Nowe
zamówienie
Bodziec
Modelowanie procesów biznesowych
Podstawowe działania w
ramach procesu
• Tworzące wartość dodaną
(najistotniejsze dla klienta)
• Transportowe (przekazywanie
produktu między komórkami lub
stanowiskami)
• Magazynowania
• kontrolne
Modelowanie procesów biznesowych
Rodzaje procesów w firmie
• Podstawowe kryterium:
rezultat procesu:
• Procesy podstawowe,
ukierunkowane na klienta, polegające
na dostarczaniu produktu lub
świadczeniu usługi,
• Procesy pomocnicze
, wspomagające
procesy podstawowe, na przykład
zamawiane składników do produkcji.
Modelowanie procesów biznesowych
Koncepcje i metody zarządzania oparte na
podejściu procesowym
Metoda/
Koncepcja
Cechy podejścia
Rola technologii
informatycznych
Total Quality
Management
(TQM)
-Kompleksowe zarządzanie firmą,
-Systematyczna poprawa obsługi klientów,
- wyeksponowana rola pracownika
-Wdrażanie procesu samokontroli
Wielokierunkowe
wykorzystanie
technologii
teleinformatyczny
ch
BPR (Business
process
Reenginering)
-Kompleksowe zmiany w firmie poprzez
reorganizację procesów,
-Koncentracja na kliencie,
- koncentracja na doskonaleniu procesów,
Activity Based
Costing (ABC)
-Ocena kosztu realizacji działań, zasobów i obiektów
kosztów,
-Przypisanie zasobów działaniom,
-Rozpoznanie związków nośników kosztów i działań
Balanced
Scorecard
(BSC)
-Przełożenie wizji strategicznych na działania
operacyjne,
-Określenie celów związanych z realizacją procesów,
- selekcja procesów tworzących wartość dodaną dla
klientów,
- podnoszenie kwalifikacji personelu
Modelowanie procesów biznesowych
Koncepcje i metody zarządzania zorientowane
procesowo – c.d.
Metoda/Koncep
cja
Cechy podejścia
Rola technologii
informatycznych
Time
Compression
Management
(TCM)
-Koncentracja uwagi na kliencie i
jego potrzebach,
- intensyfikacja cyklu życia całej
organizacji
- Sterowanie
funkcjonowaniem i
doskonaleniem
procesów,
- Automatyzacja
procesów
decyzyjnych
Just-in-Time
(JIT)
- Minimalizowanie wielkości produkcji w toku oraz
zapasów,
- wykonywanie produktu w momencie kiedy jest
zapotrzebowanie,
- optymalizacja produkcji
-Wspomaganie
procesów pracy
(analiza środowiska
pracy),
- przekazywanie
informacji pomiędzy
punktami procesu,
- przekazywanie
informacji na
odległość.
Kaizen
-Stałe dokonywanie procesów poprzez małe
usprawnienia,
- eliminowanie zagrożeń, które mogą prowadzić do
obniżenia jakości
Kanban
-Minimalizacja długości cyklu
produkcyjnego,
-Likwidacja magazynów przed i po
produkcyjnych.
Benchmarking
-Identyfikacja i analiza wzorów
- identyfikacja działań i technik zwiększających
efektywność procesów,
- poszukiwanie możliwości poprawy procesów przez
analizę wzorców
Modelowanie procesów biznesowych
BPR - Business Process
Reengineering
Reengineering procesów
biznesowych
Modelowanie procesów biznesowych
Przyczyny pojawienia się
reengineeringu
Miejsce i czas powstania techniki: USA, koniec lat
osiemdziesiątych
Przyczyny
• Wzrastająca rola i zróżnicowanie wymagań
klientów
• Wzmagająca się konkurencja, w wielu wymiarach
produktu: cena, dostępność, jakość,serwis.
• Zmienność produktów, klientów, otoczenia
Modelowanie procesów biznesowych
Co to jest reengineering?
Metoda szybkiego i radykalnego
przeprojektowania strategicznych i
tworzących wartości dla klienta
procesów i powiązanych z nimi
systemów, procedur, a także struktury
organizacyjnej – w celu optymalizacji
toku pracy i produktywności
organizacji.
(R.L. Managelli, M. M. Klein)
Modelowanie procesów biznesowych
Reengineering wg Hammera
i Champy’ego
Fundamentalne przemyślenie od
nowa i radykalne przeprojektowanie
procesów w firmie, prowadzące do
przełomowej poprawy – według
współczesnych miar (koszty, jakość,
serwis, szybkość) – osiąganych
wyników
Modelowanie procesów biznesowych
4 podstawowe hasła definicji
• Proces –zbiór czynności, który w oparciu
o nakłady na wejściu daje na wyjściu
rezultat mający wartość dla klienta
• Fundamentalny – dotykanie sensu
dotychczasowych procesów
• Radykalny – docierający do korzeni
problemu
• Przełomowy – dokonanie zmiany istotnej
Modelowanie procesów biznesowych
Podstawowe założenia
Reengineeringu
Modernizacja procesów powinna
zapewniać:
1. Optymalną organizację wykorzystania
zasobów pracy w przebiegu procesu
2. Optymalne wykorzystanie dostępnych
technologii w tym technologii
teleinformatycznych w realizacji
procesu
Modelowanie procesów biznesowych
Podstawowe wymiary
Reengineeringu
• Czynnik ludzki (zasobu
ludzkie)
• Technologia
• Informacja (system
informacyjny)
Modelowanie procesów biznesowych
Czynniki organizacji
podlegające
reengineering’owi
• Procesy strategiczne i tworzące
wartość dodatkową
• Systemy informatyczne, społeczne i
kulturowe
• Pisane reguły i zasady działania
• Struktura organizacyjna firmy
Modelowanie procesów biznesowych
Klasyczne przykłady
zastosowania
reengineeringu
• KODAK – opracowanie metody
projektowania współbieżnego nowych
produktów
• FORD MOTOR – zmiana sposobu
rozliczania zamówień
• IBM Credit – zmiana sposobu
rozpatrywania wniosków kredytowych
Modelowanie procesów biznesowych
Wymogi reengineeringu
• Jasne powiązanie miar oceny pracy (pracowników)–
z procesami podlegającymi modernizacji
• Szybka realizacja (kierownictwo oczekuje szybkich
efektów)
• Projekty modernizacji procesów powinny być
radykalne- dla uzyskania wsparcia kierownictwa
• Przeprojektowywanie procesów musi zapewnić
zwiększenie znaczenia procesów tworzących
wartość dodana dla klienta i na wyeliminowaniu
pozostałych
Modelowanie procesów biznesowych
Cechy klasycznego BPR
• Jednorazowe przedsięwzięcie
• Zakres modernizowanych procesów
może być zróżnicowany
• Uzyskana zmiana organizacji
funkcjonowania firmy
• Modernizacja może wychodzić poza
jedną organizacją
Modelowanie procesów biznesowych
Co zrobić, żeby zachować
zainicjowaną logikę
zmian???
Modelowanie procesów biznesowych
Permanentne zarządzanie
procesami w firmie
(Podejscie ewolucyjne -
Reengineering
permanentny)
Modelowanie procesów biznesowych
Przesłanki reengineeringu
permanentnego
• Zakłada się, że procesy powinny być
systematycznie analizowane i poddawane
modernizacji
• Procesy powinny być analizowane, pod kątem
realizacji parametrów oceny ich efektywności,
• proponowane zmiany mogą być łatwiej
wprowadzane, ponieważ procesy funkcjonują w
bardziej elastycznej strukturze organizacyjnej –
wymuszonej przez reengineering radykalny.
Modelowanie procesów biznesowych
Logika zastosowania reengineeringu
permanentnego
1. Przeprowadzenie analizy procesu w wyznaczonym
czasokresie:
–
wykrycie słabych punktów,
–
identyfikacja wymagań użytkowników,
–
studium możliwości wykorzystania najnowszych technologii.
2. Zdefiniowanie niezbędnych zmian w procesie.
3. Weryfikacja i zatwierdzenie proponowanych zmian.
4. Wdrożenie zmian.
Firma, która przeprowadziła swój podstawowy
reengineering powinna następnie przyjąć
procedurę reengineeringu permanentnego.
Powinna ona obejmować następujące działania:
Modelowanie procesów biznesowych
Cykl realizacji podejścia
ewolucyjnego (reengineeringu
permanentnego)
Analiza efektywności
procesów
Wprowadzanie
zmian w procesach
(Projektowanie,
Weryfikacja i wdrożenie)
Modelowanie zmian
w procesach
Modelowanie procesów biznesowych
Ewolucja klasycznego BPR
Business
Process
Reengineeri
ng
Business
Process
Management
Jednorazowe akcje
(projekty)
Systematyczna analiza
i modernizacja
procesów
Modelowanie procesów biznesowych
Stosując BPM - organizacja
staje się organizacją
procesową
• Organizacja jest traktowana jako sieć procesów różnych
kategorii, powiązanych ze sobą, służących do realizacji
strategii (celów) organizacji.
• Relacje między realizatorami zadań firmy są ukierunkowane
na wykonywanie działań związanych z realizacją procesów.
• Struktura organizacyjna jest zorientowana na również na
realizację procesów
•rozwinąć
Modelowanie procesów biznesowych
Konkluzja:
• Podejście procesowe jest alternatywnym, szeroko
stosowanym podejściem do modernizacji funkcjonowania firm
• Podstawowa techniką stosującą to podejście jest
reengineering, który rozwinął się w technikę
BPM (Business Process Management)
• BPM wymusza nieustanną modernizację zastosowa informatycznych,
obsługujących procesy