Rola

Rola

Pełnomocnika ds jakości

Pełnomocnika ds jakości

w systemie zarządzania jakością

w systemie zarządzania jakością

ISO 9001

ISO 9001

Autor:

 dr inż. Natalia Sadowska

Wytyczne dla Pełnomocnika ds. jakości znajdują się w następujących

dokumentach:

-norma PN - EN ISO 9000:2001
Systemy Zarządzania Jakością- Podstawy i terminologia.

-norma PN - EN ISO 9001:2001
Systemy Zarządzania Jakością- Wymagania.

-norma PN - EN ISO 9004:2001
Systemy Zarządzania Jakością – Wytyczne doskonalenia funkcjonowania.

- Raport Techniczny ISO/TR 110013:2001-Wytyczne dotyczące dokumentacji

systemu zarządzania jakością.

 

Przedstawiciel kierownictwa

Zalecenia normy:
Norma ISO 9001:2001, w punkcie 5.5.2 stanowi, iż:

5.5.2. Przedstawiciel kierownictwa.

Najwyższe kierownictwo powinno wyznaczyć członka kierownictwa, który niezależnie od innej

odpowiedzialności, powinien mieć odpowiedzialność i uprawnienia, które obejmują:

- zapewnienie, że procesy potrzebne w systemie zarządzania jakością są ustanowione,
wdrożone i utrzymywane,

- przedstawianie najwyższemu kierownictwu sprawozdań dotyczących funkcjonowania
systemu zarządzania jakością i wszelkich potrzeb związanych z doskonaleniem,

- zapewnienie upowszechniania w całej organizacji świadomości dotyczącej wymagań
klienta.

UWAGA: Odpowiedzialność przedstawiciela kierownictwa może obejmować współpracę ze

stronami zewnętrznymi w sprawach dotyczących systemu zarządzania jakością.

   Przedstawiciel kierownictwa powinien być wyznaczony przez

najwyższe kierownictwo spośród siebie (dokumentem

powołanie np. zespołu ds. jakości w którego skład wchodzi:

Pełnomocnik ds jakości oraz auditorzy wewnętrzni).

Przedstawiciel kierownictwa jest gospodarzem systemu

- Pełnomocnikiem ds. jakości.

Może on pełnić także inne obowiązki.

 

 

 

Wyznaczenie odpowiedniej

osoby na stanowisko

pełnomocnika ds. jakości

jest istotnym elementem wpływającym na organizowanie

procesu wdrażania i utrzymania systemu zarządzania.

   

Do podstawowych zadań pełnomocnika ds. jakości należy

:

- zapewnić, że system jakości jest ustanowiony, wdrożony i utrzymywany zgodnie z

normą ISO 9001:2001,

- przedstawianie kierownictwu sprawozdania dotyczącego funkcjonowania systemu

jakości w celu jego oceny i doskonalenia,

- spowodowanie, że system jakości, odpowiadający wymaganiom normy jest:

udokumentowany, wdrożony, utrzymywany

- zapewnienie, że wszystkie podejmowane w przedsiębiorstwie decyzje są zgodne z

polityką jakości; celami i przyjętymi kierunkami strategicznymi,

- informowanie kierownictwa przedsiębiorstwa o skuteczności systemu jakości w

taki sposób, aby umożliwić przeglądy i doskonalenie systemu

- proponowanie usprawnień dotyczących całej organizacji, aby zwiększyć jej

skuteczność i zoptymalizować wyniki, w celu podniesienia konkurencyjności,

 
 

   

Do podstawowych zadań pełnomocnika ds. jakości należy

: cd…

- przyczynianie się do zrozumienia i rozwoju świadomości i zaangażowania w jakość

dzięki swemu autorytetowi, pozycji w hierarchii i zajmowanej funkcji,

- reprezentowanie firmy w sprawach jakości przed:

- klientami (audity klientowskie),

- jednostką certyfikującą,

- poddostawcami (nadzór nad systemami jakości poddostawców),

- władzami (zgodność z wymaganiami prawnymi).

 

 

 

8 zasad systemu zarządzania jakością,

którymi powinien kierować się Pełnomocnik ds. jakości:

1. Orientacja na klienta.

2. Przywództwo.

3. Zaangażowanie ludzi.

4. Podejście procesowe.

5. Podejście systemowe do zarządzania.

6. Ciągle doskonalenie.

7. Podejmowanie decyzji oparte na faktach.

8. Wzajemnie korzystne powiązania z dostawcami.

Obowiązkiem Pełnomocnika ds. jakości jest

DOSKONALENIE SYSTEMU

Klienci

Klienci

WYMAGANIA

WYRÓB

WEJŚCIE

WYJŚCIE

CIĄGŁE DOSKONALENIE

ODPOWIEDZIALNOŚĆ

KIEROWNICTWA

REALIZACJA

WYROBU

POMIARY

ANALIZA

DOSKONALENIE

ZARZĄDZANIE

ZASOBAMI

   

Narzędzia Pełnomocnika ds. jakości służące do

prowadzenia systemu to:

-odpowiednie zorganizowanie pracy,

- zapewnienie kwalifikacji pracowników,

-wprowadzanie odpowiedniej technologii,

-nadzorowanie materiałów i warunków, w jakich realizowana jest

praca.

Odpowiednia praktyka projakościowa Pełnomocnika ds. jakości

pozwala na:

- pozyskanie zaufania klienta,

- monitorowanie i zarządzanie niezgodnościami,

- śledzenie ponoszonych kosztów,

- ciągłe doskonalenie jakości,

-zachowanie dowodów spełnienia wymogów prawa.

Inaczej mówiąc, Pełnomocnik ds. jakości odpowiada za:

-przyjęte cele i strategię ich osiągania,

-odpowiednią strukturę organizacyjną

-odpowiedni podział odpowiedzialności,

-dokładne opracowanie dokumentacji systemu jakości,

-zapewnienie środków technicznych do realizacji produktu,

-ustalenie zasobów potrzebnych do realizacji wyrobu / usługi

W myśl normy odpowiedzialność i obowiązki Pełnomocnika ds. jakości

są takie same niezależnie od:

-od wielkości organizacji, w której obowiązuje system

-rodzaju wytwarzającego wyrobu/usługi

-od formy działalności przedsiębiorstwa / organizacji.

Pełnomocnika ds. jakości

odpowiada za system jakości oraz za jakość w dwóch aspektach, jako:

- jakość wyrobu/usługi (jakość zewnętrzna, czyli jakość, która mówi w jakim

stopniu wytworzony produkt jest w stanie spełnić wymagania i oczekiwania

klientów),

- jakość procesu realizacji wyrobu (jakość wewnętrzna, czyli zdolność do redukcji

i eliminacji braków i źródeł wadliwej produkcji, zmniejszenia wszelkiego rodzaju

strat, łącznie ze stratami wynikającymi z niewykorzystanych możliwości firmy i

kwalifikacji pracowników – dotyczy ogólnej efektywności działań firmy).

Pełnomocnik ds. jakości

budując i nadzorując

system

zarządzania jakością powinien

uwzględniać specyfikę organizacji,

a wdrażany

przez niego system powinien być:

- jasny i zrozumiały,

- mało pracochłonny i tani we wdrażaniu i użytkowaniu,

- opisany prosto i krotko,

- ściśle związany z działaniami organizacji i jej specyfiką,

- elastyczny, rozwojowy, skuteczny,
-dostosowany do korzystania z usług zewnętrznych przy realizacji

niektórych wymagań.

Rodzaje dokumentacji nadzorowanej przez
Pełnomocnika ds. jakości:

dokumentacja systemu zarządzania jakością:

Księga Jakości
procedury
instrukcje
plany jakości

dokumentacja dotycząca zarządzania organizacją:

zarządzenia wewnętrzne
polecenia służbowe
schematy organizacyjne
regulaminy
zakresy obowiązków, odpowiedzialności i uprawnień

Rodzaje dokumentacji nadzorowanej przez Pełnomocnika ds. jakości: cd …

dokumentacja techniczno-technologiczna:

instrukcje technologiczne
specyfikacje
rysunki techniczne
instrukcje stanowiskowe
plany produkcyjne

dokumentacja zewnętrzna dotycząca wymagań jakościowych
oraz warunków technicznych:

normy jakościowe
normy PN
przepisy prawne
katalogi poddostawców/ usługodawców
wymagania klienta

dokumentacja i zapisy związanych z realizacją wyrobu / usługi
 
oraz wszystkie inne dokumenty i zapisy pojawiające się w przedsiębiorstwie.
 

Obowiązki Pełnomocnika ds. jakości w zakresie

prowadzenia i nadzorowania dokumentacji

systemu

zarządzania:

-nadzór nad sporządzoną dokumentacją pod względem budowy,
formy graficznej, kompletności, wymaganych uzgodnień i
rozdzielników,

-inicjowanie i organizowanie prac związanych z aktualizacją
dokumentacji systemu i zmianami,

-wdrożenie i utrzymanie zasad określonych w dokumentacji systemu
zarządzania jakością,

-nadzorowanie opracowywania dokumentacji systemu,

-nadzorowanie, aktualizacja, przechowywanie zapisów oraz nadzór
nad zapisami dotyczącymi dystrybucji dokumentów, ich
przechowywania, usuwania nieaktualnych, ich archiwizowania,

Obowiązki Pełnomocnika ds. jakości w zakresie

prowadzenia i nadzorowania

dokumentacji

systemu zarządzania: cd …

-przechowywanie wszelkich zapisów wynikających nadzoru nad
dokumentacją i zapisami,

-sprawdzanie i opiniowanie projektów dokumentów systemu,

-powielanie i rozprowadzanie dokumentów do poszczególnych
komórek organizacyjnych,

-wydawanie nowych i wycofywanie nieaktualnych dokumentów
systemu (dystrybucję dokumentacji wśród użytkowników),

-wprowadzanie zmian do dokumentacji systemu (aktualizowanie
dokumentów),

-przechowywanie oryginałów dokumentów,

Obowiązki Pełnomocnika ds. jakości w zakresie

prowadzenia i nadzorowania

dokumentacji

systemu zarządzania: cd …

- nadzór nad dokumentami zewnętrznymi i wewnętrznymi,

- archiwizowanie dokumentów i zapisów

(poprzez nadzorowanie działań osób o odpowiednich
uprawnieniach i odpowiedzialność za prawidłowe
przechowywanie;

oraz archiwizowanie dokumentów i zapisów jakości
wymienionych w załącznikach do procedury nadzoru nad
dokumentami i zapisami),

-przechowywanie w należytym stanie dokumentów systemu,

Główne problemy z jakimi może się spotkać Pełnomocnik ds. jakości

podczas prowadzenia systemu zarządzania jakością:

- zbyt małe zorientowanie na produkt,

- zbyt duży nacisk na formalności i dokumentację,

- mało zrozumiałe sformułowania,

- ogólnikowość sformułowań,

- konieczność korzystania z pomocy drogich konsultantów i ekspertów,

- mała elastyczność systemu,

- dostosowanie do dużego stopnia specjalizacji i podziału pracy w firmie,

- czasochłonność utrzymania systemu,

- zróżnicowanie wymagań stawianych przez auditorów i instytucje certyfikujące,

- mała znajomości specyfiki firm przez auditorów,

- duży koszt procesu certyfikacji i utrzymania certyfikatu.

Korzyści dla organizacji z tytułu kreatywności i zaangażowania

Pełnomocnika ds. jakości w budowę i nadzór systemu to:

- poprawna realizacja wytwarzania wyrobu / usługi przez organizację
- odpowiednie monitorowanie procesów i ich wyników,
- wzrost efektywności i skuteczności procesów zarządzania,
- identyfikacja i minimalizacja kosztów procesów w organizacji,
- usprawnienie struktury organizacyjnej,
- uporządkowanie przepływu informacji,
- uporządkowanie niezbędnej dokumentacji,
- utrzymanie wysokiej jakości realizowanych usług i wyrobów,
- uzyskanie certyfikatu ISO 9001.

- zadowolenie klientów zewnętrznych,
- zadowolenie klientów wewnętrznych
(dostawcy, pracownicy),
- pozytywna, twórcza postawa
pracowników,
- eliminacja jawnych i ukrytych strat
powstających na wszystkich szczeblach,
- ciągła poprawa,
- sprawna komunikacja oraz efektywny
przepływ informacji.

Wyniki pracy Pełnomocnika ds. jakości

POZYTYWNE

NEGATYWNE

- niewłaściwe rozłożenie

odpowiedzialności

- oczekiwanie szybkich efektów
- przekonanie, że jakość powstaje w

produkcji i że można ją „kontrolować”

PODSUMOWANIE

Działania Pełnomocnika ds. jakości powinny:

-standaryzować procedury postępowania w każdym miejscu

zarządzania organizacją,

-spowodować pełną adaptację wymagań normy PN-EN ISO

9001:2001 w każdym obszarze organizacji,

-prowadzić do takiego wdrożenia systemu zarządzania w organizacji,

aby nie utrudniał on pracy,

- przynieść wymierne korzyści dla organizacji z wdrożenia i

funkcjonowania systemu zarządzania.