Kontrola
Dr Wojciech Pająk
Kontrola
Dr Wojciech Pająk
Pojęcie kontroli
Kontrola jest to proces zapewniający zgodność
realizacji z planem
Czynniki powodujące potrzebę budowy systemu
kontroli w organizacji
1.
Zmiany w otoczeniu – wykrywanie zmian mogących
mieć wpływ na funkcjonowanie organizacji
2.
Złożoność organizacji – aby kontrolować organizację
konieczna jest budowa systemu kontroli
3.
Błędy w działalności - wykrywanie błędów zanim
nastąpią ich konsekwencje
4.
Delegowanie uprawnień - ustalenie czy delegowane
zadania są wykonywane właściwie
Rodzaje kontroli
Kontrola strategiczna - zapewnienie
skutecznego dostosowania organizacji
do otoczenia i zapewnienie realizacji
strategii
Kontrola operacyjna – kontrola
przebiegu procesu i uzyskanych
wyników
System kontroli operacyjnej
Kontrola
sterująca
Kontrola
akceptująca lub
odrzucająca
Kontrola
wstępna
Kontrola
końcowa
Zasoby
Przetwarzanie
Wyniki
Informacje
Działania
korygujące
Typy kontroli operacyjnej
Kontrola wstępna (przed podjęciem
działania) - dotyczy zasobów (rodzaj, ilość,
jakość)
Kontrola sterująca - polega na wykrywaniu
odchyleń od normy w celu dokonania korekt
przed zakończeniem sekwencji działań
Kontrola akceptująca lub odrzucająca przed
zezwoleniem na dalsze działanie
Kontrola końcowa – mierzy wyniki
zakończonego działania
Formy kontroli
Kontrola biurokratyczna
Kontrola angażująca pracowników
Kontrola biurokratyczna
Odznacza się formalnymi i mechanistycznymi
rozwiązaniami
Cechy kontroli biurokratycznej
1.
cel – wymuszenie podporządkowania się
pracowników
2.
stopień sformalizowania – ścisłe przepisy, formalne
narzędzia kontroli, sztywna hierarchia
3.
oczekiwania dotyczące wyników – nastawienie na
minimalny poziom możliwych do przyjęcia wyników
4.
struktura organizacyjna – smukła
5.
system wynagradzania – nastawiony na indywidualne
wyniki
6.
współuczestnictwo pracowników – ograniczone i
bardzo formalne
Kontrola angażująca pracowników
Oparta na nieformalnych i organicznych
rozwiązaniach strukturalnych
Cechy kontroli angażującej pracowników
1.
cel – zaangażowanie pracowników
2.
stopień sformalizowania – normy grupowe,
przedsiębiorcza kultura organizacyjna, samokontrola
3.
oczekiwania dotyczące wyników – nastawiona lepsze
wyniki przekraczające poziom minimalny
4.
struktura organizacyjna – płaska
5.
system wynagradzania – nastawiony na wyniki
grupowe
6.
współuczestnictwo pracowników – szerokie i
nieformalne
Proces kontroli - Robert J. Mockler
1.
Ustalenie norm i metod pomiaru
efektywności
2.
Mierzenie wyników
3.
Porównanie uzyskanych wyników z
normami
4.
Utrzymanie lub podjęcie działań
korygujących
1.
korekta odchyleń
2.
zmiana norm
Składniki systemu kontroli
1.
Cele i funkcje kontroli
2.
Normy i mierniki kontroli
3.
Przedmiot kontroli (koncentracja na głównych
zadaniach - zasada Pareto 20/80)
4.
Podmiot kontroli – uprawnienia poszczególnych
szczebli zarządzania do ustalania norm i
mierników
5.
Metody i techniki kontroli (kryteria doboru: cele,
pracochłonność, koszty)
6.
Częstotliwość kontroli (reprezentatywność
pomiarów)
7.
Kierunek sprzężeń zwrotnych
Normy kontroli
1.
Historyczne (oparte na sprawozdaniach i
doświadczeniach organizacji)
2.
Zewnętrzne (porównanie z podobnymi
organizacjami)
3.
Analityczne (badanie organizacji i otoczenia
zewnętrznego organizacji)
4.
Techniczne (możliwości maszyn i urządzeń)
5.
Produkcyjne (normy wydajności)
6.
Subiektywne (zadania bardzo złożone,
oparte na uznaniu kierownika)
Cechy skutecznego systemu
kontroli
1.
Ścisłość (informacji)
2.
Aktualność
3.
Obiektywizm i zrozumiałość
4.
Koncentracja na strategicznych punktach kontroli
5.
Realizm ekonomiczny
6.
Realizm organizacyjny (normy, system motywacyjny)
7.
Koordynacja (informacja zwrotna)
8.
Elastyczność (norm i mierników)
9.
Normatywność i operacyjność (określa procedurę
działań korekcyjnych w przypadku wykrycia odchyleń)
10.
Znany i akceptowany przez pracowników