Organizacja idealnej konferencji
Organizacja idealnej konferencji
Organizacja idealnej konferencji
to duże
wyzwanie. Przygotowanie udanego spotkania wymaga często zaangażowania
wielu sił i środków oraz skoordynowania pracy licznego zespołu osób. W
zależności od skali wydarzenia i jego charakteru czas, który musimy
przeznaczyć na przygotowania może obejmować od kilku dni do kilku
miesięcy. Niestety czasem zdarza się, że mimo ogromnego wysiłku
organizatorów, spotkanie wcale nie okazuje się sukcesem. Jak uniknąć
wpadek i o czym pamiętać, aby konferencja była owocna i została
zapamiętana przez uczestników jako wyjątkowe wydarzenie?
1. Przemyśl koncepcję, określ profil i liczbę
uczestników
Organizację każdego spotkania, niezależnie od jego skali i złożoności, należy
rozpocząć od przemyślenia koncepcji. W praktyce oznacza to odpowiedź na
podstawowe pytania dotyczące planowanego spotkania (co? w jakim celu? dla
kogo? gdzie? kiedy? i jak chcesz zorganizować). Temat spotkania powinien być
interesujący dla potencjalnych uczestników i odpowiadać na potrzeby rynku. Od
jego wyboru zależy to, kogo zaprosisz do udziału w charakterze prelegentów.
Dobrze było by również połączyć tematykę wydarzenia z charakterem miejsca –
jeśli organizujesz konferencję dotyczącą rozwoju, nowych technologii czy też
innowacji – zadbaj o wybór nowoczesnego centrum konferencyjnego.
Poza tematyką, jednym z kluczowych zagadnień jest to, do kogo kierujesz
spotkanie, na czyjej obecności ci zależy z punktu widzenia realizacji celów
biznesowych oraz na jaką frekwencję liczysz. Profil gości decyduje o charakterze
spotkania. Idealną lokalizacją na konferencję architektów wnętrz jest obiekt, w
którym zastosowano ciekawy design oraz rozwiązania konstrukcyjne. W przypadku
spotkań o charakterze biznesowym doskonale sprawdzi się miejsce położone w
centrum biznesowym. Naturalną formą wysyłki zaproszenia dla branży IT będzie
droga mailowa lub rejestracja na stronie internetowej organizatora.
2.
Opracuj scenariusz,
harmonogram i kosztorys
Kolejny etap to przygotowanie scenariusza.
W przypadku rutynowych wydarzeń może on
zawierać tylko ogólne ramy czasowe. Gdy
wydarzenie jest bardziej złożone warto
uwzględnić w nim jak najwięcej szczegółów, co
pozwala zawczasu przewidzieć ewentualne
trudności. Opracowanie scenariusza pomoże ci
we współpracy z podwykonawcami. To także
dobry punkt wyjścia do zebrania informacji na
temat kosztów. W sytuacji, gdy dysponujesz
ograniczonym budżetem, już na tym etapie
będziesz musiał podjąć decyzje, na których
elementach konferencji zależy ci najbardziej, a z
których możesz zrezygnować. Zawsze warto
założyć pewną dodatkową kwotę na tzw.
nieprzewidziane wydatki. Niezbędnym
elementem przygotowań jest stworzenie
tygodniowego harmonogramu, w którym należy
wyraźnie zaznaczyć wszystkie nieprzekraczalne
terminy, takie jak np. opracowanie projektu, druk
i wysyłka zaproszeń, produkcja materiałów
informacyjnych. Bardzo pomocne jest również
przygotowanie listy kontaktowej zawierającej
numery telefonów oraz maile do wszystkich osób
zaangażowanych w realizację wydarzenia
3. Wybierz odpowiednią lokalizację
Powodzenie wydarzenia w dużej mierze zależy od wyboru miejsca, w
którym zostanie ono zorganizowane. Lokalizacja spotkania ma duże
znaczenie zarówno dla organizatora, jak i dla jego uczestników. Kluczowym
elementem jest wygląd i standard miejsca, do którego zaprosisz swoich
gości, gdyż świadczy on o twoim guście i określa prestiż wydarzenia. Warto
zwrócić uwagę na to, czy dojazd będzie wygodny zarówno dla osób
podróżujących samochodem, samolotem, jak i tych, którzy korzystają z
komunikacji miejskiej oraz, czy w pobliżu znajduje się dostatecznie duża
liczba miejsc parkingowych. Niezwykle ważną cechą centrum
konferencyjnego jest jego uniwersalność, czyli możliwość przesuwania ścian,
a co za tym idzie dowolne zmiany wielkości i układu sal, rozstawienia
krzeseł, ekranu, nagłośnienia. Dzięki temu, nawet w przypadku konferencji,
podczas której odbywają się równoległe panele dyskusyjne, będziesz mógł
dostosować miejsce do swoich potrzeb nie ponosząc przy tym dodatkowych
kosztów. W przypadku obiektów konferencyjnych standardem jest obecnie
oferowanie najnowocześniejszego wyposażenia audiowizualnego i
zaawansowanych usług multimedialnych. Warto zwrócić uwagę jaki sprzęt
dostępny jest w cenie wynajmu sali, a za jaki trzeba będzie dodatkowo
zapłacić. Często jest tak, że koszt wynajęcia sali wydaje się atrakcyjny,
natomiast po dodaniu wszelkich kosztów dodatkowych związanych z
nagłośnieniem i pozostałym sprzętem cena przestaje być konkurencyjna. Z
myślą o efektywności spotkania najlepiej wybrać obiekt konferencyjny, który
został stworzony specjalnie w tym celu. W przypadku spotkań o charakterze
biznesowym wyjątkowy, nowoczesny design obiektu, czy też możliwość
skorzystania z osobnego pomieszczenia dla prelegentów (tzw. VIP roomu)
podnoszą rangę wydarzenia i nadają mu większy prestiż.
Niezwykle istotna jest oczywiście wygoda gości, na którą wpływa m. in.
dostęp do światła dziennego z możliwością całkowitego zaciemnienia sal,
komfortowe krzesła dopasowujące się do kształtu ciała i oddychające razem
z nim, miejsce do odpoczynku w przerwie spotkania, w którym można
skorzystać z bezpłatnego bezprzewodowego dostępu do Internetu i
sprawdzić pocztę na swoim laptopie. Niezwykle ważna jest również
atmosfera, która panuje w danym miejscu. Tworzy ją przede wszystkim
zespół pracujących w nim ludzi i ich indywidualne podejście do każdego
klienta, jednym słowem - chemia. Już wstępne rozmowy telefoniczne i
kontakty mailowe pozwalają zorientować się, czy pracownicy obiektu są
zorientowani na klienta, elastyczni, chętni do pomocy – czy przeciwnie – po
drugiej stronie mamy wrażenie „muru”. Dla organizatora spotkania, którego
planowaniu z reguły towarzyszy mniejszy lub większy stres, bardzo istotne
jest, aby mógł czuć się komfortowo podczas współpracy, nawet wtedy, gdy
dokonuje szeregu zmian „na ostatnią chwilę”. Nie obawiaj się sprawdzać
miejsc, z których usług nie korzystałeś wcześniej, Tylko jeżeli jesteś otwarty
na nowe rozwiązania, masz szansę znaleźć ciekawe lokalizacje i mile
zaskoczyć swoich gości.
4. Wybierz podwykonawców
Zorganizowanie konferencji, to nie lada wyzwanie logistyczne. Aby ułatwić sobie
pracę warto zapytać o usługi dodatkowe oferowane przez obiekt, na który się
zdecydowaliśmy. Może to być na przykład zapewnienie cateringu, wynajęcie i
przeszkolenie hostess lub wynajem sprzętu do tłumaczenia symultanicznego. Często z
racji swojej działalności obiekty te posiadają bazy sprawdzonych podwykonawców,
których chętnie polecają, a często nawet organizują ich działalność. Dzięki temu
zamiast kontaktować się z kilkoma dostawcami, ustalasz szczegóły wydarzenia z
jednym pracownikiem centrum. Taka osoba nie tylko zadba o to, aby wszystko poszło
zgodnie z planem, ale bazując na swoim doświadczeniu doradzi najlepsze rozwiązania,
zaproponuje kreatywne pomysły w niespodziewanych sytuacjach i zapewni najwyższy
poziom usług. Dzięki temu zyskasz nie tylko spokój, ale zaoszczędzisz także czas i
pieniądze, ponieważ korzystając z dostawców stale współpracujących z danym
obiektem, możesz liczyć na atrakcyjne ceny. Należy pamiętać, że w przypadku
współpracy z większą liczbą poddostawców, kluczem do sukcesu jest wybór
odpowiednich, profesjonalnych ludzi, na których możesz liczyć w każdej sytuacji.
5. Zwracaj uwagę na szczegóły
W przypadku organizacji skomplikowanych wydarzeń, śmiało można
powiedzieć, że „diabeł tkwi w szczegółach”, dlatego tak duże znaczenie ma
opracowanie scenariusza zawierającego wszystkie informacje dotyczące
zaangażowania poszczególnych poddostawców. Należy również przekazać
wszystkim ekipom taki scenariusz, aby każdy był zorientowany w jego
przebiegu. Należy drobiazgowo sprawdzać wszystkie dokumenty, takie jak
zaproszenia, materiały informacyjne dla uczestników, umowy i zamówienia,
aby uniknąć jakichkolwiek błędów. W czasie przygotowań do konferencji
warto przewidywać wszystkie możliwe scenariusze, które mogą mieć
miejsce. Pozwala to uniknąć niepotrzebnego stresu w dniu konferencji. Im
więcej wariantów niepowodzeń jesteś w stanie przewidzieć, tym mniej
nieprzyjemnych niespodzianek jest w stanie cię zaskoczyć. Jeżeli czujesz
taką potrzebę warto organizować dodatkowe spotkania z dostawcami na
miejscu lub próbę generalną na dzień przed konferencją.
6. Zachowaj spokój w dniu wydarzenia
W czasie wydarzenia na bieżąco kontroluj jego przebieg. Śmiało zwracaj
uwagę poddostawcom, gdy zauważysz jakiekolwiek niedociągnięcia. W
razie wystąpienia niespodziewanych sytuacji, proś o pomoc swojego
opiekuna ze strony obiektu konferencyjnego. Z pewnością w krótkim czasie
skutecznie zajmie się każdym mniejszym lub większym problemem. Nawet
gdy wydarzyło się coś negatywnego, zachowuj spokój i nie daj poznać po
sobie gościom, że coś poszło nie tak. Nerwy nie pomogą w cofnięciu czasu.
Po wydarzeniu przeanalizuj na spokojnie sytuację, znajdź jej przyczynę i
zapamiętaj, aby uniknąć tych samych błędów w przyszłości.
7. Zadbaj o informację zwrotną
Aby stale polepszać jakość organizowanych przez siebie wydarzeń
powinieneś mieć świadomość, jak odbierają je ich uczestnicy. Warto więc
pamiętać o tzw. „follow-up”, który może mieć formę ankiety rozdawanej
pod koniec konferencji lub rozmowy telefonicznej z wybranymi gośćmi.
Ważne, aby informacja zwrotna dotyczyła takich elementów jak ocena
części merytorycznej spotkania (np. jak oceniasz prezentacje
poszczególnych prelegentów?), opinia na temat kolejnych etapów
organizacji (np. czy zostałeś wystarczająco wcześnie poinformowany o
szczegółach logistycznych?), ocena warunków podczas wydarzenia (jaka
jest twoja opinia na temat miejsca/dojazdu/cateringu?). Im więcej
informacji uda ci się zebrać, tym bardziej będziesz w stanie trafiać w
zapotrzebowanie i gusta gości, a co za tym idzie twoje konferencje będą
cieszyć się dobrą opinią i dużym powodzeniem wśród uczestników.