Przekazywanie 

materiałów 

archiwalnych do 

archiwów 

państwowych

 

 

• Zgodnie z zarządzeniem Naczelnego 

Dyrektora Archiwów Państwowych z 25 
lutego 1986 r. w sprawie szczegółowych 
zasad porządkowania oraz trybu 
przekazywania materiałów archiwalnych 
do archiwów państwowych (Monitor 
Polski nr 4, póz. 31) archiwa zakładowe 
są zobowiązane do przekazywania po 25 
latach materiałów archiwalnych 
właściwym terytorialnie archiwom 
państwowym 

 

 

• Materiały archiwalne 

uporządkowane zgodnie z 
przedstawionymi wcześniej 
zasadami przekazuje się do 
archiwów państwowych na 
podstawie spisów zdawczo-
odbiorczych 

 

 

 

 

• Spisy te powinny być wykonane 

w 3 egzemplarzach z których 
jeden pozostaje w archiwum 
zakładowym natomiast dwa 
pozostałe powinny być 
przekazane do archiwum 
państwowego 

 

 

• Należy przy tym pamiętać by 

każda pozycja spisu 
odpowiadała jednej tylko 
jednostce aktowej

 

 

 

• Liczba porządkowa spisu 

powinna być również 
naniesiona (ołówkiem) na 
każdą jednostkę aktową i 
stanowić będzie sygnaturę 
wstępną przekazywanych 
akt.

 

 

• Szczególnie istotnym jest 

przekazywanie materiałów 
archiwalnych kompletnych i z 
pewnych okresów czasowych

 

 

 

• Niedopuszczalne jest 

przekazywanie akt w których 
występują luki (np. 
zarządzenia wewnętrzne z lat 
1960-1964 i 1967-1970 lub 
sprawozdania finansowe z 
podanych wyżej okresów) 

 

 

• Materiały archiwalne 

powinny być 
zewidencjonowane na 
spisach zdawczo-odbiorczych 
w podziale na komórki 
organizacyjne aktotwórcy 

 

 

• Przekazywanie materiałów 

archiwalnych odbywa się na 
koszt zakładu pracy, który je 
wytworzył bądź przechował  

 

 

• Spisy należy dostarczyć do 

archiwum państwowego co 
najmniej  2 tygodnie przed 
przewidywanym terminem 
przekazania materiałów 
archiwalnych

 

 

 

• Jeżeli przekazywanie akt 

odbywa się po raz pierwszy, do 
spisów zdawczo-odbiorczych 
dołączyć należy notatkę 
informacyjną zawierającą 
krótki rys historyczny instytucji 
przekazującej oraz schemat jej 
struktury organizacyjnej.

 

 

 

• Archiwa państwowe 

przejmują tylko 
dokumentację odpowiednio 
uporządkowna oraz 
znajdujące się w dobrym 
stanie fizycznym

. 

 

 

• archiwum państwowe może 

żądać przekazania wraz z 
materiałami archiwalnymi 
odpowiednich pudel 
archiwalnych

 

 

•Brakowanie dokumentacji 

niearchiwalnej

 

 

• Dokumentacja nie stanowiąca 

materiałów archiwalnych, z chwilą 
kiedy utraci swoją przydatność do 
celów praktycznych, podlega 
brakowaniu, to znaczy 
wydzieleniu z zasobu aktowego 
archiwum zakładowego lub 
składnicy akt  i przekazaniu na 
makulaturę lub zniszczenie.

 

 

 

• Brakowanie należy do jednej z 

najważniejszych czynności 
archiwalnych. Niewłaściwe 
przeprowadzenie tej procedury 
może spowodować 
nieodwracalne skutki. Dlatego 
też czynności z nią związane 
należy wykonywać rzetelnie, z 
dużą rozwagą, poczuciem 
odpowiedzialności i świadomości, 
że treści zniszczonych akt nie da 
się już odtworzyć.

 

 

• Należy jednocześnie zwrócić 

uwagę, że zgodnie z przepisem 
art. 34 ust. l ustawy o 
narodowym zasobie archiwalnym 
i archiwach, za stan akt 
przechowywanych w archiwach 
zakładowych (składnicach akt) w 
tym i za czynności związane z 
brakowaniem odpowiada 
osobiście kierownik jednostki 
organizacyjnej.

 

 

• Czynność brakowania 

dokumentacji niearchiwalnej 
odbywa się komisyjnie

 

 

• Komisja brakowania 

powoływana jest przez 
kierownika jednostki 
organizacyjnej

 

 

• W skład komisji brakowania 

dokumentacji niearchiwalnej 
wchodzić powinni przedstawiciele:

- Komórek organizacyjnych których 

dokumentacja podlega brakowani

- Osoba odpowiedzialna za 

prowadzenie archiwum 
zakładowego lub składnicy akt

 

 

• Brakowanie akt w archiwum i 

składnicy, które są 
uporządkowane jest 
stosunkowo proste. Polega na 
przejrzeniu spisów zdawczo-
odbiorczych ze szczególnym 
uwzględnieniem rubryki 
kwalifikującej dokumentacji na 
kategorie archiwalne i daty 
wskazujące termin jej 
wybrakowania. 

 

 

• Dokumentację dla której 

termin przechowywania już 
minął, należy spisać na 
formularzu, w kolejności 
przeglądanych spisów 
zdawczo-odbiorczych i pozycji 
pod jaką dokumentacja 
proponowana do zniszczenia 
jest zapisana

 

 

 

 

• Szczególnie starannie powinna 

być wypełniona rubryka „tytuł 
akt". Treść wymienionej tutaj 
dokumentacji musi być 
precyzyjna i nie budzić 
żadnych wątpliwości co do 
faktycznej zawartości 
poszczególnych teczek.

 

 

 

• Nie należy stosować tytułów 

zbyt ogólnych, np. 
„korespondencja", „akta 
ogólne", „akta finansowe", lecz 
klasyfikować dokumentację 
według jej rodzajów. W 
przypadku sporządzenia spisów 
w oparciu o wykaz akt, należy 
posługiwać się hasłami 
trzeciego i czwartego

 rzędu 

 

 

• Dopuszczalne jest, a nawet 

pożądane, aby dokumentację 
jednego rodzaju wymieniać 
pod jedną pozycją spisu 
dokumentacji przeznaczonej 
na zniszczenie, a liczbę 
tomów uwzględnić w rubryce 
„liczba teczek”

 

 

• Po ostatniej pozycji spisu należy 

dokonać podsumowania, na które 
składają się następujące elementy: 
liczba jednostek archiwalnych, daty 
skrajne proponowanej na zni-
szczenie dokumentacji i przybliżony 
jej rozmiar (w mb.) oraz nazwisko 
osoby brakującej akta. Spis ten 
powinien być zaaprobowany przez 
kierowników komórek 
organizacyjnych, których doku-
mentacja podlegają brakowaniu.

 

 

• Powołana w jednostce 

organizacyjnej komisja ze 
swojej czynności sporządza 
protokół oceny dokumentacji 
niearchiwalnej

 

 

 

 

 

• wszystkie państwowe i 

samorządowe jednostki 
organizacyjne brakują i 
przekazują na makulaturę lub 
zniszczenie wszelką 
dokumentację niearchiwalną 
(kategoria „B") wyłącznie na 
podstawie zezwolenia. 

 

 

• Zezwolenie wydaje właściwie 

terytorialnie archiwum 
państwowe

 

 

• Do wniosku o wydanie 

zezwolenia na brakowanie należy 
dołączyć dokumenty brakowania 
obejmujące „protokół oceny 
dokumentacji 
niearchiwalnej„ oraz „spis 
dokumentacji niearchiwalnej 
przeznaczonej na makulaturę" 

 

 

• Obowiązek uzyskiwania zezwoleń 

właściwego archiwum państwowego na 

brakowanie przeterminowanej 

dokumentacji kategorii „B" obejmuje 

także jednostki organizacyjne powstałe 

z przekształcenia państwowej jednostki 

organizacyjnej z tym, że dotyczy to 

wyłącznie dokumentacji wytworzonej w 

okresie państwowego bytu jednostki. 

Zasada ta dotyczy w tym samym 

zakresie jednostek organizacyjnych 

samorządu terytorialnego. 

 

 

• Jednostki niepaństwowe mogą 

także wystąpić do archiwum 
państwowego o opinię, czy 
przedstawione dokumenty 
proponowane do wybrakowania 
nie obejmują materiałów 
archiwalnych w rozumieniu ustawy 
archiwalnej i czy nie ma innych 
przeciwwskazań, aby 
dokumentacja niearchiwalna 
została przekazana na zniszczenie. 

 

 

• W tym przypadku archiwum 

państwowe nie wydaje 
zezwolenia, lecz jedynie 
wyraża na piśmie swoją opinię, 
czy zgodnie z powszechnie 
obowiązującymi okresami 
przechowywania dokumentacja 
ta może być zniszczona 

 

 

• Przekazywanie wybrakowanej 

dokumentacji na makulaturę

 

 

• Po uzyskaniu zezwolenia na 

zniszczenie dokumentacji 
niearchiwalnej, następuje ich 
fizyczne wyłączenie z zasobu.

 

 

• Wybrakowaną dokumentację 

należy zniszczyć w taki 
sposób, aby niemożliwe było 
odtworzenie jej treści.

 

 

 

• Fakt wyłączenia z zasobu 

dokumentacji niearchiwalnej należy 
odnotować w spisach zdawczo-
odbiorczych, natomiast 
dokumentację brakowania wraz z 
oryginałem zezwolenia należy 
włączyć do odpowiedniej teczki 
stanowiącej dokumentację własną 
archiwum zakładowego lub składnicy 
akt. 

 

 

•ARCHIWIZOWANIE 

(PORZĄDKOWANIE) 
DOKUMENTACJI AKTOWEJ

 

 

• Zespół archiwalny - całość 

materiałów archiwalnych w 
danej kancelarii niezależnie 
od ich formy, powstałych w 
ramach jednostki 
organizacyjnej w trakcie 
wykonywania przez nią 
podstawowych zadań i 
przejętych przez archiwum 
państwowe

 

 

 

• W skład tworzonych 

współcześnie zespołów 
archiwalnych mogą wchodzić 
także materiały archiwalne 
innych aktotwórców, 
zgromadzone przez daną 
jednostką organizacyjną w 
trakcie wykonywania 
określonych zadań.

 

 

• W skład poszczególnych zespołów, 

poza klasyczną dokumentacją 
aktową, mogą wchodzić również 
nieaktowe rodzaje dokumentacji 
współczesnej, tj, dokumentacja 
techniczna, kartograficzna, 
mechaniczna, komputerowa i inna, 
powstająca u twórcy zespołu 
archiwalnego 

 

 

• Granice chronologiczne 

zespołów archiwalnych 
wyznaczają daty powołania i 
likwidacji ich twórców, 
zasadniczych reorganizacji, 
zwłaszcza natury ustrojowej, 
a także zmiany zakresu ich 
kompetencji 

 

 

• Ze względu na strukturę 

wewnętrzną i pochodzenie 
dokumentacji wcho dzącej w 
skład zespołów dzielimy je 
na:

- zespoły proste, i
- zespoły złożone.

 

 

• Zespół archiwalny prosty jest to 

zespół powstały w wyniku 
działalności twórcy zespołu, 
którego zadania, organizacja i 
funkcje nie ulegały zbyt częstym 
zmianom i zbyt licznym 
przekształceniom powodującym 
dziedziczenie dokumentacji 
archiwalnej.

 

 

 

• Zatem zespół prosty to 

zespół wytworzony przez 
jedną kancelarię, która nie 
podlegała zmianom 
organizacyjnym 

 

 

• Zespół złożony - jest to zespół, 

który z jednej strony zawiera 
dokumentację przejętą w drodze 
dziedziczenia, połączoną z 
dokumentacją sukcesora w taki 
sposób, że jej wydzielenie w 
odrębny zespół jest niemożliwe lub 
wręcz niecelowe, z drugiej zaś 
posiada on budowę powikłaną przez 
istnienie w strukturze jego twórcy 
kilka samodzielnych, zazwyczaj 
równorzędnych kancelarii. 

 

 

• Przejęcie zakresu kompetencji 

lub zadań przez jedną jednostkę 
organizacyjną od drugiej z reguły 
pociąga za sobą dziedziczenie 
dokumentacji 

 

 

• Z pojęciem zespołu 

złożonego wiąże się ściśle 
pojęcie sukcesji. W 
archiwistyce wyróżniamy:

• sukcesję bierną, zwaną także 

sukcesją martwą, i

• sukcesję czynną, czyli żywą.

 

 

• Sukcesja bierna ma miejsce 

wtedy, kiedy sukcesor przejmuje 
dokumentację spraw i nie 
kontynuuje ich. Natomiast z 
sukcesją czynną mamy wtedy do 
czynienia, kiedy teczki akt spraw 
rozpoczętych przez 
sukcesodawcę są kontynuowane 
przez sukcesobiorcę

 

 

 

• Oprócz zespołów prostych i 

złożonych wyróżniamy też:

• zespoły otwarte, i
• zespoły zamknięte.

 

 

• Zespól otwarty to zespół 

archiwalny, do którego 
stopniowo dopływa 
archiwizowana różnego 
rodzaju dokumentacja od 
czynnego twórcy zespołu 
archiwalnego.

 

 

• Zespołem archiwalnym 

zamkniętym nazywamy 
zespół, którego twórca 
zakończył definitywnie swoją 
działalność. 

 

 

• Dokumentacja wytworzona 

przez jednostkę 
organizacyjną stanowi pewną 
całość. Jest ona ze sobą 
wzajemnie powiązana, co 
odzwierciedla realizację 
wszystkich zadań 
statutowych jednostki.

 

 

 

• W tym przypadku mamy do 

czynienia z zasadą 
niepodzielności zespołu, 
zwanej zasadą proweniencji

 

 

• Zasada ta sprowadza się do tego, 

że materiały archiwalne 
wytworzone przez jedną jednostkę 
organizacyjną w czasie jej 
działalności w określonym okresie 
i na określonym terytorium tworzą 
zamkniętą całość, której nie wolno 
dzielić. Ponadto zasada ta 
sprowadza się do tego, że:

 

 

• porządkowana w archiwach 

dokumentacja wchodząca w 
skład poszczególnych zespołów, 
powinna posiadać taki układ w 
zespole, jaki posiadała w 
kancelarii lub registraturze w 
trakcie jej narastania.

 

 

• Przy archiwizacji należy 

pamiętać także o tzw. zasadzie 
przynależności terytorialnej 
akt, zwaną zasadą pertynencji. 
Jest to zasada poszanowania 
związku zespołów archiwalnych 
z terytorium, na którym one 
powstały. Oznacza to, że 
dokumentacja wytworzona na 
danym terytorium musi być na 
nim przechowywana. 

 

 

• W trakcie porządkowania 

dokumentacji wyróżniamy 
następujące etapy i 
czynności:

 

 

 

• studia wstępne,
• rozpoznanie przynależności 

zespołowej materiałów 
archiwalnych,

• segregacja dokumentacji,
• systematyzacja dokumentacji 

w obrębie zespołu,

• weryfikacja kategorii 

archiwalnych,

 

 

• brakowanie przeterminowanej 

dokumentacji niearchiwalnej

• archiwizowanie materiałów 

archiwalnych,

• archiwizowanie dokumentacji 

niearchiwalnej,

• uzupełnianie opisów 

dokumentacji pozostającej w 
archiwum zakładowym,

• wydzielanie materiałów 

archiwalnych,

 

 

• nadawanie układu dokumentacji w 

zespole,

• inwentaryzacja,
• znakowanie dokumentacji 

(nadawanie sygnatury archiwalnej),

• opracowanie krótkiego rysu 

historycznego jednostki 
organizacyjnej.

 

 

• Studia wstępne
W ich trakcie należy skompletować 

niezbędne materiały normatywne 

(wycofane z użytku oraz aktualnie 

obowiązujące), dotyczące 

postępowania z dokumentacją w 

danej jednostce organizacyjnej, a 

więc przede wszystkim statut, 

regulaminy i schematy 

organizacyjne aktotwórcy oraz 

jego instrukcję kancelaryjną i 

rzeczowy wykaz akt oraz zapoznać 

się z nimi.

 

 

• Rozpoznanie przynależności 

zespołowej czyli dokonać 
podziału porządkowanej 
dokumentacji na, w miarę 
możliwości, zespoły proste.

 

 

• Jeśli sposób wytwarzania, obiegu, 

rejestracji kancelaryjnej i 

gromadzenia dokumentacji był 

zgodny z ogólnie obowiązującymi 

zasadami, to określenie jej 

przynależności zespołowej nie 

będzie stanowiło problemu. 

Dokumentacja taka posiadać 

będzie niezbędne elementy opisu 

na zewnętrznej stronie okładek, 

przede wszystkim nazwę 

jednostki organizacyjnej 

(pieczątka firmowa bądź napisy).

 

 

• Segregacja dokumentacji 
Czynność ta polega głównie na 

wydzielaniu fizycznym z całego 
zasobu i umieszczeniu na 
odrębnych regałach 
poszczególnych zespołów 
archiwalnych. W ten sposób 
uniknie się ich wtórnego 
wymieszania.

 

 

• Następnie następuje tzw. 

segregacja akt w obrębie 
poszczególnych zespołów. Polega 
ona na podzieleniu całego 
zespołu na poszczególne komórki 
organizacyjne (wydziały, działy, 
samodzielne stanowiska itp.) 
względnie grupy rzeczowe. 

 

 

• W trakcie segregacji należy także 

wydzielić dokumentację niearchiwalną. 
Dokumentacja kategorii „B" zazwyczaj 
tworzą dwie grupy dokumentacji:

- dokumentacja niearchiwalna 

przeterminowana której okres 
obligatoryjnego przechowywania już 
minął i którą można wybrakować, i

• dokumentacja niearchiwalna 

nieprzeterminowana, tj. taka, która 
musi być jeszcze przechowywana w 
archiwum zakładowym, w stanie 
odpowiednio zarchiwizowanym.

 

 

• Systematyzacja dokumentacji 

w obrębie zespołu czyli 
nadanie jej układu zazwyczaj 
według struktury 
organizacyjnej

 

 

• Całość dokumentacji  (oddzielnie 

kat. A i kat. B) dzielimy na 
komórki organizacyjne, w ich 
obrębie zaś na grupy rzeczowe 
obejmujące dokumentację 
wytworzoną w kolejnych latach. 
Klasyfikację w obrębie 
poszczególnych lat ułatwiają 
daty znajdujące się na teczkach.

 

 

• Weryfikacja kategorii 

archiwalnych  czyli 
sprawdzenie istniejącej na 
teczkach kwalifikacji 
archiwalnej z wykazami kat

 

 

• Brakowanie 

przeterminowanej 
dokumentacji niearchiwalnej 
zgodnie z znanymi już 
zasadami postępowania z 
dokumentacja o minionym 
okresie przechowywania

 

 

• Archiwizowanie materiałów 

archiwalnych  czyli:

- Uporządkowanie teczek 

wewnątrz zgodnie z kolejnością 

spraw zarejestrowanych w 

spisach spraw i chronologicznie 

dokumentacji w obrębie spraw,

- usunąć z teczek wszelkie części 

metalowe takie, jak spinacze, 

zszywki, szpilki oraz wtórniki, 

brudnopisy itp.,

 

 

 

• Na koniec całość materiałów 

archiwalnych należy 
przełożyć w nowe teczki i w 
odpowiedni sposób teczki je 
opisać, a następnie całą 
zawartość danej teczki 
zesznurować lub zeszyć.

 

 

• Archiwizowanie dokumentacji 

niearchiwalnej 

 

 

• Dokumentację nierchiwalną 

archiwizuje się według układu 
strukturalnego, tzn. całą 
dokumentację rozkłada się 
według komórek organizacyjnych 

 

 

• W ramach danej komórki 

organizacyjnej nadaje się układ 
według okresu przechowywania tej 
dokumentacji. Oznacza to, że 
zawsze na początku danej komórki 
umieszczamy dokumentację o 
najdłuższym okresie 
przechowywania, a więc np. „B50", 
„B25", „B 15", „B 1O" i „B5". 

 

 

• Opisywanie teczek

 

 

 

 

• Inwentaryzacja 
Każdą jednostkę archiwalną 

(zeszyt, księgę, segregator, 
teczkę akt itp.) trzeba 
inwentaryzować oddzielnie, 
zgodnie z ustaloną wcześniej 
kolejnością w ramach nadanego 
układu na spisie zdawczo-
odbiorczym

 

 

• Znakowanie dokumentacji 

W trakcie inwentaryzacji dokumentacji 

poszczególne jednostki aktowe 
zaopatrujemy w sygnaturę 
archiwalną. 

 

 

• Sygnaturę teczki stanowi numer 

spisu zdawczo-odbiorczego łamany 
przez numer pozycji w tymże spisie.

Przykład: numer teczki 420/17 - 

oznacza, że dana teczka jest 
umieszczona w spisie zdawczo-
odbiorczym 420 pod pozycją 17 
tego spisu.

 

 

• Sygnaturę archiwalną, jako 

trwały element opisu każdej 
teczki archiwalnej, umieszczamy 
w lewym dolnym rogu