na wesołowskiego

karta obiegu

dokumentu,

Karta obiegu

dokumentu jest

opracowywana dla

dokumentacji objętej

przedmiotem

badania

Karta obiegu

Pozwala na rejestrację zmian jakim

poddawany jest dokument i w tym

celu wykorzystuje dodatkowe

symbole: emisja (wystawienie w

określonej liczbie egzemplarzy),

numeracja, parafowanie, podpisanie,

odczytanie treści, przemieszczenie na

dalszą odległość (poczta, goniec, itp.),

oczekiwanie (stan bezczynności),

składowanie, likwidacja Karty obiegu

dokumentów dają wszechstronny

obraz procesu i pozwalają na ukazanie

wszystkich jego istotnych momentów.

Karta obiegu

Charakteryzuje się przejrzystym i

jednoznacznym sposobem zapisu,

dlatego są wygodnym narzędziem

do rejestracji prac biurowych. Jako

uzupełnienie dla nich można

stosować wykresy obiegu w formie

kolumnowej lub przestrzennej oraz

schematy obiegu, które wskazują

oprócz czynności wykonywanych

na dokumencie również drogę jaką

musi on pokonać w organizacji

obieg dokumentu

Analiza poszczególnych

elementów obiegu dokumentu

pozwala na stwierdzenie czy

rzeczywisty obieg ma kształt

zgodny z postulowanym w

zasadach prawidłowego obiegu

dokumentów. Zasady te

przewidują między innymi aby

obieg dokumentu



był szybki (eliminacja czynności zbędnych

oraz zmniejszenie okresu oczekiwania na

poszczególne czynności),



umożliwiał kontrolę stanu załatwienia danej

sprawy w każdej fazie obiegu,



odpowiadał potrzebom związanym z

załatwieniem danej sprawy, był zgodny z

trybem załatwiania ujętym w odpowiednich

przepisach oraz obejmował tylko te

stanowiska, które są zainteresowane

załatwieniem danej sprawy,



zapewniał najkrótszą drogę dokumentu (na

danym stanowisku tylko jeden raz).

analiza dużej liczby

dokumentów



analiza dużej liczby dokumentów

występujących w procesie za

pomocą karty obiegu dokumentu

nie pozwala

na wystarczająco

przejrzyste wskazanie zależności

między nimi. Dlatego konieczne

staje się zastosowanie narzędzia

ogólniejszego, jednak bardziej

szczegółowego od

karty

procesu

Karta procesu

jest sporządzana dla zobrazowania

całości przebiegu pracy, a Jej

zadaniem jest wykazanie

kluczowych elementów pracy oraz

problemów występujących w skali

całego procesu. Na karcie

zaznacza się tylko dwa rodzaje

czynności: operacje (np. emisja

lub potwierdzenie dokumentu)

oraz kontrole (merytoryczne lub

formalne sprawdzenie zawartości

Narzędziem pomocnym w

analizie większej ilości

dokumentów jest

wykres Clarka

, który

umożliwia określenie ile razy

poszczególne komórki

organizacyjne i stanowiska

pracy realizujące daną

procedurę otrzymują

dokumenty, a także

wskazuje na zbędne

przepływy informacji

Wykres Clarka



Wykres Clarka może być wykorzystywany

zarówno w etapie zbierania informacji o

dotychczasowym przebiegu procedury, jak i w

etapie prac projektowych. Można go również

używać w charakterze prostej, łatwej do

zrozumienia i syntetycznej instrukcji informującej

petentów o sposobie załatwiania określonych

spraw w urzędach. W przypadku tego drugiego

zastosowania nie ma potrzeby szczegółowego

informowania o czynnościach realizowanych

przez poszczególne podmioty. Wystarczy gdy

ograniczymy się do krótkiej informacji jaką

sprawę w ramach całej procedury należy

załatwić w danej komórce lub u danego

urzędnika i jakie dokumenty są niezbędne do

załatwienia tej sprawy. Instrukcje takie mogą być

wywieszane na tablicach ogłoszeń , a także

może je otrzymywać petent pytający o sposób

załatwienia złożonej sprawy.

Gromadzenie faktów



Czynności i procesy

polegające na

systematycznym

gromadzeniu ich

przetwarzaniu oraz analizie

w celu okreslenia problemu i

wykreowaniu rozwiązań

system gromadzenia

faktów



Do przygotowania decyzji konieczne

ą odpowiednie informacje, gdyż

dobra informacja prowadzi do dobrej

decyzji. Błędne decyzje są przeważnie

skutkiem niedoceniania informacji

albo jej braku. Toteż przed podjęciem

jakiejkolwiek decyzji należy ustalić

jakie informacje będą potrzebne,

gdzie należy je zdobyć, kto je

opracowuje i na ile są one kompletne,

aktualne i wiarygodne, oraz

użyteczne dla określonej decyzji.

Gromadzenie faktów-

najczęstsze błędy



gromadzi się informacje,

których w ogóle się nie

wykorzystuje;



gromadzi się informacje,

które w niewielkim stopniu

dotyczą problemu, jedynie

odciągają uwagę

decydenta .

System gromadzenia

faktów

System gromadzenia faktów istotnych

dla rozwiązania problemu, powinien

przejawiać się w udzieleniu odpowiedzi

na zasadnicze pytania takie jak:



jakie czynności są wykonywane i

dlaczego tak?



gdzie czynności są wykonywane i

dlaczego tam?



kto je wykonuje i dlaczego akurat

ta osoba?



kiedy i jak często są wykonywane i

dlaczego wtedy?

Techniki służące eliminacji

zbędnych informacji:

analiza „wejść i wyjść”

– proponuje się

pewien punkt wyjścia – swoiste

spojrzenie na całość organizacji – a

następnie rozpatruje konkretny

problem, na tle tego, co się dzieje w całej

organizacji, Organizację można

postrzegać jako system dokonywania

przekształceń „wejść” w „wyjścia ‘ tzn.

występują pewne procesy i coś opuszcza

organizację, coś co weszło w innej

postaci (np. ludzie, pieniądze, maszyny,

technologie, zasoby). Organizacja

przekazuje coś otoczeniu: produkty

finalne, półfabrykaty, ludzie, pieniądze…)

trzeba zrozumieć cały ten system, aby

zrozumieć problem.

Analizę „ wejść i wyjść ‘’

można podzielić na 3

etapy:



identyfikuje się „wejścia i

wyjścia”, które dotyczą danego

problemu



identyfikuje się źródła „wejść” i

przeznaczenia „wyjść”



trzeba zrozumieć wymagania

odbiorców obsługiwanych przez

„wyjścia” i wymagana

dostawców, którzy obsługują

„wejścia”

Karta przebiegu



systematyczne gromadzenie

faktów: opracowuje się

system pytań, potem zbiera

się odpowiedzi. Karta to ciąg

pytań formułowanych tak,

aby odpowiadać „tak” lub

„nie”. Dopiero po udzieleniu

odpowiedzi wyciąga się

wnioski, które są podstawą

działania organizacji.

Wybrane techniki

interpretacji faktów



wykres korelacji

– dane (informacje) umieszcza się w

układzie współrzędnych. Powstaje wykres i patrzy się czy

jest jakiś związek między zbiorem danych, czy nie. Te

zależności muszą być potwierdzane wielokrotnie – czy te

zależności się powtarzają (np. pora dnia a liczba klientów

w sklepie dla ustalenia zapotrzebowania na pracowników



wykres przyczyn i skutków

– wykres „rybnej ości”,

ustala się przyczyny problemu, sporządzając wykres w 4

etapach:

sformułowanie problemu decyzyjnego. Analizuje się

problem zaczynając od skutku. Skutek to np. informacja

o niezadowoleniu klientów ze świadczonych sług (na

podstawie zgromadzonych danych);

zdefiniowanie głównych kategorii możliwych przyczyn

problemu

ustalenie możliwych przyczyn problemu w obrębie

głównych kategorii

Należy tu unikać sformułowań niejasnych, szukać tych

informacji, które są sprawdzone lub wielce

prawdopodobne. Trzeba wyróżnić przyczyny główne i te

mniej ważne

Wybrane techniki

interpretacji faktów



analiza Parelo

– opiera się o wykorzystanie matematyki –

tylko niewielki odsetek przyczyn powoduje skutki (20%

przyczyn wywołuje aż 80% skutków). To reguła 80/20. Są

przyczyny bardziej i mniej istotne – ważna jest hierarchia

przyczyn, szuka się więc tylko podstawowych przyczyn.

Proponuje się

podział przyczyn na 3 grupy

-przyczyny najważniejsze,

-przyczyny dość ważne,

-przyczyny o marginalnym znaczeniu.



„

analiza ABC”

– określa się obszar, na którym decydent

ma kontrolować wysiłki dla skutecznego rozwiązania

problemu



analiza ekspansywna

– oparta też na zasadzie

wyszukiwania przyczyn głównych, potem bardziej

szczegółowych. Ustala przyczyny problemu decyzyjnego.

Formułuje się problem najpierw. Do wykresu wpisuje się

problem i się go opisuje. Zadaje się pytania o jego główne

przyczyny.

Następnie zastanawiamy się nad każdą przyczyną –

dlaczego ta bezpośrednia przyczyna tu jest, czy ona ma

inne swoje przyczyny. Np. przyczyna 3 ma dwie swoje

przyczyny itp. Tzw. „analiza dlaczego – dlaczego”

Bibliografia:



Burdziński E., Metody i techniki

organizacji pracy, Akademia

Ekonomiczna w Katowicach, Katowice

1982



Lisiński M., Martyniak Z., Analiza

wartości organizacji, Wydawnictwo

Książka i Wiedza, Warszawa 1981



Techniki organizatorskie. Zastosowania

w organizowaniu prac administracyjno-

biurowych, pod red. Z. Martyniaka,

Akademia Ekonomiczna w Krakowie,

Kraków 1985



Document Outline