Systemy pracy
grupowej
Systemy pracy
grupowej
Czym będziemy się zajmować ?
•Systemy pracy grupowej (SPG):
• czym są i czym powinny być,
• jaka jest ich rola,
• obszar działania SPG
•Funkcjonowanie i możliwości dostępnych
obecnie SPG :
•Lotus Notes / Lotus Notes Domino Serwer
•Novell GroupWise
•MS Exchange
•Systemy wspomagające pracę
programistów: (Borland TeamSource, MS
Visual Source Safe)
Systemy pracy grupowej
Systemy pracy grupowej (ang. Workgroup
system)
–
systemy (nie tylko informatyczne czy
komputerowe), których celem jest usprawnienie
(zwiększenie wydajności, jakości, szybkości, itp. .)
wykonywanej pracy grupy osób (pracowników).
Praca grupowa
-
to w największym skrócie
wspólna praca nad dokumentami, wymiana
wiadomości elektronicznych, udział w wymianie
informacji i dyskusjach, wypełnianie
elektronicznych formularzy, wspólny dostęp do
zbiorów informacji, planowanie czasu i terminarze
zespołowe oraz komputerowe konferencje, z
przekazem audio i wideo przez sieci komputerowe.
Systemy pracy grupowej
Pojęcia : workgroup, workgroup manager,
groupware, workflow.
Workgroup
– grupa robocza; grupa osób
wykonująca
określone zadanie.
Workgroup manager
– osoba nadzorująca
pracę grupy
roboczej.
Workflow
– ”przepływ pracy / czynności”;
Systemy pracy grupowej
Workflow management -
Dawniej: systemy
zarządzania obiegiem
dokumentów.
Dziś: systemy zarządzania
przepływem prac.
Groupware
–
•Oprogramowanie sieciowe
współdzielone przez wielu
użytkowników.
•Aplikacje kooperacyjne, które
organizują współpracę między
wieloma grupami kooperantów;
Systemy pracy grupowej
Przesłanki do wprowadzenia automatyzacji
(informatyzacji) pracy grupowej :
Wzrost złożoności procesów
gospodarczych.
Rozwój konkurencji na rynku.
Próby implementacji procesowego
podejścia do zarządzania firmą.
Szybki rozwój systemów
informatycznych.
Systemy pracy grupowej
Korzyści płynące z zastosowania systemów
pracy grupowej w firmie:
Usprawnienie pracy w firmie (zwiększenie
efektywności)-
szybkość przekazu i
przetwarzania, eliminacja błędów, eliminacja
bariery językowej, kompetencja,
automatyzacja procesów;
Lepsza kontrola wykonawstwa procesów
-
standaryzacja procesów;
Poprawa poziomu obsługi klientów
-
automatyzacja procesów;
Systemy pracy grupowej
Korzyści płynące z zastosowania systemów
pracy grupowej w firmie:
Duża elastyczność w modyfikacji procesów
-programowa kontrola i zarządzanie realizacją
procesów;
Ogólna poprawa realizacji i jakości
procesów;
Obniżenie kosztów wykonywanych zadań.
Poprawa terminowości i sprawności
wykonywania zadań;
Systemy pracy grupowej
Stosując systemy zarządzania dokumentami
możemy również w naturalny sposób zapewnić:
•
poprawę bezpieczeństwa przechowywania
dokumentów
,
•
możliwość tworzenia kopii zapasowych,
•
zapobieganie gubieniu dokumentów,
szybkie wyszukiwanie odpowiednich
dokumentów
, poprzez mechanizm
indeksowania dokumentów, a w niektórych
przypadkach wyszukiwanie pełnotekstowe,
łatwe dostarczenie dokumentów ich
odbiorcom
(np. pocztą elektroniczną).
Systemy pracy grupowej
Reorganizacja procesów biznesowych :
Jest to filozofia, mająca na celu dążenie do
ustawicznego doskonalenia i usprawniania
organizacji przedsiębiorstwa, czyli:
usprawnienia zarządzania zasobami ludzkimi,
wdrożeniu systemu wspomagania decyzji
(DSS),
zarządzania przez jakość (TQM).
Systemy pracy grupowej
Dzięki reorganizacji procesów biznesowych
możemy osiągnąć następujące korzyści:
eliminacja
procesów,
które
są
wykonywane
wielokrotnie,
usuwanie niepotrzebnych czynności (nie wnoszących
nic nowego),
krótszy czas załatwiania spraw,
usuwanie
“wąskich
gardeł”
(zwiększenie
przepustowości),
zrównoleglenie
niektórych
czynności
dla
zmniejszenia czasu realizacji całego zadania
Systemy pracy grupowej
Porównanie kosztów przechowywania
danych :
Nośnik
informacji
Liczba
jednoste
k
Koszt
Strona
papieru
1
500
000
60
000
Dyskietka
1,44 MB
2 250
4 500
Taśma
4
GB
1
50
CD-ROM
4
40
Dane wg ComputerWorld, nr 7/323
Cele i kierunki rozwoju SPG:
1. Biuro bez papierów :
• EDI (Electronic Document Interchange) –
elektroniczna wymiana danych,
• DIP (Document Image Processing),
document imaging – „obrazowanie
dokumentu”,
PC DOCS Open; Fileflo (Newport Canyon
Assoc.); File
Magic Plus (Westbrook
Technologies); ImageFast (Image Fast
Software); PageKeeper (Caere Corp.); Siemens
Nixdorf - system Arcis; DECimage Personal
Edition
Lotus Notes, WordPerfect Office, Microsoft
Office for
Windows ,
Formaty przenośnych dokumentów: PDF,
DOC,XML
Systemy pracy grupowej
2. Wspomaganie zarządzania i pracą :
•
DSS (Decision Support Systems) – systemy
wspomagające podejmowanie decyzji,
•
MIS (Management Information Systems) –
system informacyjny zarządzania,
•
MRP/ERP (Manufacturing Resource
Planning /Enterprise Resource Planning) –
planowanie zasobów produkcyjnych /
planowanie zasobów przesiębiorstwa;
•
CIM (Computer Integrated Manufacturing) –
wytwarzanie zintegrowane komputerowo;
Systemy pracy grupowej
Systemy pracy grupowej
2. Wspomaganie zarządzania i pracą :
•
CAM (Computer Aided Manufacturing) –
wytwarzanie wspomagane komputerowo;
•
CAE (Computer Aided Engineering) –
modelowanie wspomagane komputerowo;
•
CASE (Computer Aided Software
Engineering) – komputerowo wspomagane
wytwarzanie oprogramowania;
•
CAD (Computer Aided Design) –
komputerowo wspomaganie projektowania;
2. Praca w zespole :
• workflow – przepływ czynności, Lotus
Notes;
• groupware – Windows for Workgroups
(WFW); Microsoft at Work; Lotus Notes;
Novell GroupWise;
• Komunikacja: poczta elektroniczna i
kalendarze grupowe – CaLANdar
(Microsystems Software); Time and
Place ; Microsoft Scheduler+; Network
Scheduler 3; Lotus Organizer;
• Komputerowe konferencje – Major BBS
(Galacticomm); Channels (TEAM
Software); TeamSync (Global Stream
Corp.); TeamTalk (Trax Softworks);
Systemy pracy grupowej
2. Praca w zespole :
• Elektroniczny obieg dokumentów –
OPEN/Workflow (Wang Laboratories) na stacje
robocze IBM, HP i Wanga, Plexus FloWare
(Recognition International) i WorkFlow (FileNET
Co.) na różne typy stacji roboczych pracujących
pod Unixem. Wśród wysokiej klasy rozwiązań dla
komputerów
osobistych
wymienić
warto
Automated Process Manager (IBM), FlowMark
(IBM), KI Shell (UES), OmniDesk (Sigma Imaging
System), PowerFlow (Optika Imaging Systems),
TASC-Flow (TASC) i ViewStar (ViewStar Corp.)
•
Programy wspomagające zarządzanie
dużych baz obrazów dokumentów
:
Document Imaging (Lotus), Watermark
Discovery Edition (Watermark Software),
WorkMAN for Lotus Notes, Flowmaker
(WORKflow), Quality at Work (Quality Decision
Management). ActionWorkflow Manager
(Action Technologies); Archive Lite (JCST);
Derlina FormFlow (Derlina Corp); IBM
ImagePlus/2 (IBM); Keyfile Enterprise Edition
(Keyfile Corporation); Microsoft Electronic
Forms Designer; WordPerfect InFroms
(WordPerfect Corp.);
Systemy pracy grupowej
2. Praca w zespole :
• Zarządzanie projektami – CA-
SuperProject , Microsoft Project , Sure
Track Project Manager PeopleScheduler
(Adaptive Software)
• Systemy rezerwacji;
• Elektroniczne organizatory i bazy
kontaktów – Lotus Organizer; CrossTies
for Workgroups (Crossties Software
Corp); GoldMine for Windows (Elan
Software Corporation); ACT! for Windows
(Symantec Corporation), Commence
Personal Information Manager (Jensen-
Jones Inc.), Janna Contact (Janna
systems), TeleMagic Enterprise for
Windows (TeleMagic Inc.); Tracker for
Windows (Tracker Software Inc.).
Systemy pracy grupowej
3. Pakiety zintegrowane :
Weteranem pakietów zintegrowanych jest
Framework (Ashton-Tate) i Symphony (Lotus);
MS-Works - Microsoft; Wordperfect Works -
Corel;
Microsoft Office PL; WordPerfect Suite; Lotus
Smartsuite , SUN StarOfice;
Sprzedaż w 1996 roku = 3,8 mld USD.
Systemy pracy grupowej
Pakiet
1995
1996
Microsoft Office
82%
66
%
Lotus Smart Suite
13%
27
%
Corel Perfect Office
5%
7%
UE i plan e-Europe
CELE :
•
opracowanie
kompleksowego
planu
realizacyjnego inicjatywy e-Europe;
•
zapewnienie
obywatelom
UE
taniego
i
powszechnego dostępu do Internetu i kwalifikacji
niezbędnych w dobie rewolucji informacyjnej;
•
przyspieszenie zmian legislacyjnych, niezbędnych
do rozwoju handlu elektronicznego;
•
pełna
liberalizacja
rynku
usług
telekomunikacyjnych;
•
realizowanie przez sektor publiczny wszystkich
usług dla obywateli za pośrednictwem Internetu do
roku 2003.