Wymagania
dotyczące audytów
systemów
zarządzania i
audytorów
mgr inż. Błażej Czaplicki
Politechnika
Białostocka
Zintegrowane systemy zarządzania
Wymagania
dotyczące audytów
systemów
zarządzania i
audytorów
mgr inż. Błażej Czaplicki
Politechnika
Białostocka
Zintegrowane systemy zarządzania
AUDIT
systematyczny, niezależny i udokumentowany proces
uzyskiwania dowodów z auditu oraz
obiektywna ocena stopnia spełnienia kryteriów auditu
KRYTERIA AUDITU
polityki, procedury, wymagania
- stosowane jako odniesienie
możliwe do zweryfikowania
spostrzeżenia, zapisy lub stwierdzenia
faktów, oparte na wywiadach, badaniu
dokumentów, obserwacji działań i
warunków, istniejących wyników
pomiarów możliwe do zweryfikowania
DOWODY AUDITU
DEFINICJE
Auditor – osoba mająca kompetencje
do przeprowadzenia auditu
Zespół auditujący – jeden lub więcej
auditorów przeprowadzających
audit, wspomaganych przez
ekspertów technicznych jeżeli jest
to wymagane
Auditowany – organizacja, która jest
auditowana
190011 - PDCA
Plan
Plan
Check
Check
Do
Do
Act
Act
Kompetencje i uprawnienia
pełnomocnika
Kompetencje audytora
Programy i plany auditów
Lista kontrolna
Metodyka audytu
Realizacja
Wywiady
Obserwacje rozmowy
zapisy
Ocena audytorów
Przegląd planu
Lista kontrolna
Raportowanie
Doskonalenie
umiejętności
Weryfikacja
programów
Doskonalenie metod
0.- 3. Wstęp, zakres, normy
odniesienia, definicje
4. Zasady auditowania
5. Zarządzanie programem auditów
6.
Działania Auditowe
7. Kompetencje i ocena auditorów
Struktura normy ISO 19011
Rodzaje auditów
AUDITY
WEWNĘTRZNE
ZEWNĘTRZNE
PIERWSZEJ STRONY
DRUGIEJ STRONY
TRZECIEJ STRONY
3.1. Audit
systematyczny, niezależny i udokumentowany
proces uzyskiwania dowodu z auditu (3.3) oraz
jego obiektywnej oceny w celu określenia
stopnia spełnienia kryteriów auditu (3.2)
UWAGA 1
Audity wewnętrzne
,
nazywane czasami
auditami strony
pierwszej
, są przeprowadzane przez samą
organizację lub w jej imieniu dla potrzeb
przeglądu zarządzania oraz do innych
celów wewnętrznych i mogą stanowić dla
organizacji podstawę do zadeklarowania
przez nią zgodności.
Terminy i definicje
3.1. Audit
UWAGA 2 Audity zewnętrzne obejmują audity
nazywane ogólnie auditami strony drugiej lub
strony trzeciej.
Audity strony drugiej
są
przeprowadzane przez strony zainteresowane
organizacją, takie jak klienci, lub przez inne
osoby występujące w ich imieniu.
Audity strony
trzeciej
są przeprowadzane przez niezależne
organizacje zewnętrzne, takie jak te, które
prowadzą certyfikację lub rejestrację na
zgodność z wymaganiami ISO 9001 lub ISO
14001.
UWAGA 3 Jeżeli systemy zarządzania jakością,
środowiskowegoczy bhp są auditowane razem,
to audit taki nazywa się
auditem połączonym
.
UWAGA 4 Jeżeli dwie lub więcej organizacji
auditujących współpracuje w celu
przeprowadzenia auditu jednego auditowanego,
to audit taki nazywa się
auditem wspólnym
.
Terminy i definicje
3.10.
Ekspert techniczny
osoba, która służy zespołowi auditującemu,
specjalistyczną, wiedzą lub umiejętnościami
UWAGA 1. Określona wiedza lub umiejętności specjalistyczne
odnoszą się do organizacji, procesu lub działalności
podlegających
auditowaniu oraz do znajomości języka lub kultury.
UWAGA 2. Ekspert techniczny nie działa w zespole
auditującym jako
auditor.
3.11.
Program auditów
zestaw auditów, jednego lub więcej,
zaplanowanych
w określonych ramach czasowych i mających
określony cel
UWAGA Program auditów obejmuje wszystkie działania
niezbędne do
zaplanowania, zorganizowania i przeprowadzenia
auditów.
Terminy i definicje
3.12.
Plan auditu
opis działań oraz ustaleń organizacyjnych
związanych z auditem
3.13.
Zakres auditu
obszar i granice auditu
UWAGA Zakres auditu zwykle obejmuje opis
fizycznych lokalizacji,
jednostek organizacyjnych, działalności i
procesów, jak
również ramy czasowe.
3.14. Kompetencje
wykazane cechy osobowości oraz wykazana
zdolność stosowania wiedzy i umiejętności
Terminy i definicje
ZASADY AUDITOWANIA
DOTYCZĄCE AUDITORÓW
DOTYCZĄCE PROCESU AUDITU
Postępowanie etyczne
Rzetelna prezentacja
Należyta staranność zawodowa
Zaufanie, prawość, dyskrecja
Dokładna, zgodna z prawdą
Rozbieżności w opinii
auditorów – odnotowane w raporcie
Pracowitość, rozsądek
Niezależność
Dowód
Bezstronność, obiektywność
Odpowiedni dobór dowodów
AUDIT - CIĄGŁE DOSKONALENIE
CZĘSTOTLIWOŚĆ AUDITÓW
ZALEŻY MIĘDZY INNYMI OD:
Ważności auditowanego obszaru dla
organizacji;
Istotnych zmian w systemie, dokumentacji,
technologii itp.;
Wyników poprzednich auditów;
Wyników jakościowych;
Problemów z bhp, ewentualnych wypadków
przy pracy, chorób zawodowych, zdarzeń
potencjalnie wypadkowych.
komunikowanie programu auditów odpowiednim stronom;
koordynowanie i harmonogramowanie auditów;
ustanowienie i utrzymanie procesu pierwszej oceny
auditorów i ciągłej oceny potrzeb szkoleniowych oraz
ciągłego rozwoju zawodowego auditorów;
zapewnienie i wyznaczenie zespołów auditujących;
zapewnienie zespołom auditującym wymaganych zasobów;
zapewnienie prowadzenia auditów zgodnie z programem
auditów;
zapewnienie nadzoru nad zapisami z działań auditowych;
zapewnienie przeglądu i zatwierdzenia raportów z auditu
oraz zapewnienie ich dystrybucji;
zapewnienie przeprowadzenia działań poauditowych.
WDROŻENIE
Przygotowanie do działań auditowych
prowadzonych na miejscu
Przygotowanie planu auditu
Przydzielenie pracy zespołowi auditujacemu
Przygotowanie dokumentów roboczych
Inicjowanie auditu
Przeprowadzenie przeglądu dokumentów
Przygotowanie do działań auditowych
Przeprowadzenie działań auditowych
Przygotowanie i zatwierdzenie oraz rozpowszechnienie raportu z
auditu
Zakończenie auditu
Prowadzenie działań poauditowych
WDROŻENIE – DZIAŁANIA
AUDITOWE
Audit pierwszej strony
Audit pierwszej strony
(wewnętrzny)
(wewnętrzny)
Cechy
Cechy
Robiony u siebie i przez
siebie
Zasady ustalane
wewnętrznie
Systematyka i
niezależność
Brany pod uwagę
status i ważność
procesów oraz
auditowanych obszarów
Planowany
Powody
Powody
Wymaganie norm
Mechanizm sterowania
wykorzystywany przez
kierownictwo
Analiza skuteczności i
efektywności systemu
jakości
Wykrycie i skorygowanie
niezgodności zanim
zostaną wykryte przez
jednostki zewnętrzne
Audit pierwszej strony
(wewnętrzny)
Główne cele
wg normy
:
ocena zgodności systemu zarządzania
jakością z:
zaplanowanymi ustaleniami
wymaganiami normy ISO 9001:2000
wymaganiami systemu zarządzania jakością
ocena skuteczności wdrożenia i utrzymania
systemu zarządzania jakością
Audit pierwszej strony
(wewnętrzny)
Główne cele:
analiza uwag, problemów jakościowych
poprawa skuteczności działań w organizacji
szukanie możliwości ciągłego doskonalenia
wykrycie „słabych punktów” realizowanych
procesów
zmiany w kulturze organizacji
1
1
2
2
3
3
4
4
p
o
d
p
rą
d
p
o
d
p
rą
d
wyrywkowa
wyrywkowa
Strategie auditu
z
p
rą
d
e
m
z
p
rą
d
e
m
AUDIT PROCESU
Cel i zakres auditu
W ujęciu ogólnym:
Cel i zakres auditu powinien być
jednoznacznie zrozumiały dla
prowadzących audit i auditowanych.
Zadaniem
auditu
jest
sprawdzenie
zgodności
systemu
jakości
z
wymaganiami,
poprzez
zbadanie
dokumentów i zapisów i odniesienie ich
do przyjętych w pracy praktyk.
Cel auditu
określić stopień spełnienia kryteriów
opisanych w procedurach, dokumentacji szj,
oraz wymagań norm i skuteczności szj,
ocenić na ile opracowany system pracy
pozwala na osiągnięcie zaplanowanych
celów / wyników
znaleźć dowody na realizację założonych
efektów procesów (m.in. poprzez analizę
wskaźników)
sprawdzić zdolność procedury / dokumentu
jakości do zapewnienia jakości oraz celowości
ich istnienia,
Cel auditu
zbadać prowadzoną działalność pod kątem jej
zgodności ze zdefiniowanymi wymaganiami m.in.
z oczekiwaniami klienta
wskazać potencjalne miejsca poprawy procesu i
identyfikować bezpośrednie przyczyny
powstawania niezgodności i umożliwić ich
wczesne usunięcie.
sprawdzić czy szj jest w stanie przełożyć
założenia strategii firmy na działania operacyjne
i szybko dawać sygnały o odchyleniach,
zbadać skuteczność i efektywność wdrożonego
szj.
Skuteczność
Skuteczność – stopień, w jakim planowane
działania są zrealizowane i planowane
wyniki osiągnięte (norma ISO 9000).
Skuteczny to taki, który daje oczekiwane
rezultaty.
Skuteczność to pomiar stopnia osiągnięcia
założonego celu.
Skuteczność można określać procentowo (np.
skuteczność 50% = osiągnięcie celu w
połowie) lub w systemie zero-jedynkowym
(skuteczne-nieskuteczne).
Efektywność
Efektywność - relacja między
osiągniętymi wynikami a wykorzystanymi
zasobami (norma ISO 9000).
Z punktu widzenia firmy można
efektywność tłumaczyć jako zdolność do
realizacji strategii i założonych celów.
Najogólniejsza miara efektywności -
relacja pomiędzy osiągniętymi wynikami
a wielkością poniesionych nakładów.
Wymiary efektywności
finansowy - np. zysk
operacyjny - dotyczy efektywności procesów np.
produkcji - zmniejszenie zużycia środków
produkcji na jednostkę produktu, skracanie
cyklu produkcyjnego, zwiększenie wydajności
pracy, zmniejszenie kosztów
rynkowy - stopień zaspokojenia potrzeb
klientów, większy udział w rynku
dynamiczny (rozwojowy) - zdolność tworzenia
nowych wyrobów i pozyskiwania nowych
umiejętności. Pomiar tempa wprowadzania
nowych produktów i poszerzania rynku
odbiorców
Poziomy efektywności
I.
poziom organizacji - czynniki wpływające na
efektywność na tym poziomie: strategia, cele i
metody ich pomiaru, struktura organizacyjna,
sposób wykorzystania zasobów.
II. poziom procesu - wpływa na sprawną
realizacje procesów i wzajemne korelacje
pomiędzy nimi
III. poziom stanowiska pracy - metody
rekrutacji i awansowania, zakresy zadań i
obowiązków, stosowane standardy pracy,
przekazywane informacje zwrotne, nagrody i
szkolenia.
Podczas auditu należy
sprawdzić:
system zarządzania procesami a nie poprawność
poszczególnych procesów,
prawidłowość identyfikacji procesów,
prawidłowość określenia uprawnień i odpowiedzialności
właścicieli procesów,
zapoznać się, na przykładach, z praktykowanymi na co
dzień procesami i czynnościami i skonfrontować je ze
stosowanymi opisami w dokumentacji,
prawidłowość określenia zestawu wskaźników do
poszczególnych procesów,
znajomość wartości tych wskaźników obecnych i
docelowych,
istnienie systemu reagowania na odchylenia od
zakładanych wskaźników i wprowadzania zmian do
procesów.
AUDITY - planowanie
Program auditów
Zestaw auditów jednego lub
więcej, zaplanowanych w
określonych ramach czasowych
i mających określony cel
Najczęściej tzw. harmonogram
auditów
Plan auditu
Opis działań oraz ustaleń
organizacyjnych związanych z
auditem
Najczęściej zawiera informacje o:
•
celu auditu
(pod jakim kątem należy przeprowadzić
audit)
•
zakresie auditu
(obszar i granice auditu),
•
terminie auditu,
•
składzie auditorów,
•
informacje organizacyjne dotyczące
przebiegu auditu
(gdzie, kiedy, ile czasu)
AUDITY -
przygotowanie
Przygotowanie do
auditu
zebranie informacji
ustalenie strategii
podzielenie pracy
komunikacja z auditowanym
przygotowanie list kontrolnych
Zebranie informacji na
podstawie m.in..
dokumentacji
raportów z poprzednich auditów
zapisów dotyczące działań korygujących
i zapobiegawczych
reklamacji
informacji dotyczące wyników
monitorowania procesów
wyników monitorowania i pomiarów
wyrobów
innych dostępnych informacji
Lista kontrolna
precyzuje cele auditu (pomaga utrzymać
kurs)
ułatwia planowanie i prowadzenie auditu
konkretyzuje problemy
wprowadza element systematyki - pomaga
utrzymać dyscyplinę i tempo auditu
ułatwia ocenę systemu
może zostać wykorzystana w raportowaniu
odciąża auditora w czasie auditu m.in.. od
pamiętania tego co usłyszał i zobaczył
podnosi notowania auditora u auditowanego
Lista kontrolna - przykład
Lp
.
TREŚĆ ZAGADNIENIA / Pytanie
WYMAGANIE
DOWÓD SPEŁNIA
WYMAGANIA,
UWAGI,
SPOSTRZEŻENIA,
OBSERWACJE
UDZIELAJĄCY
ODPOWIEDZI
Czy mają odpowiednie
instrukcje?
Jaki jest cel procesu, mierniki,
czy robią monitoring realizacji,
zapisy, wnioski?
Sprawdzić legalizację wagi
Sprawdzić stan magazynowy
wybranego wyrobu faktyczny z
ewidencją
AUDITY – badanie
auditowe
Przeprowadzenie działań
auditowych
Przeprowadzenie spotkania otwierającego
podczas, którego Auditor wiodący:
1.
przedstawia zespół auditorów
2.
przedstawia cel i zakres auditu
3.
ustala plan przebiegu auditu
4.
informuje o próbkowaniu
5.
ustala przewodnika/-ów
6.
ustala datę i miejsce spotkania
zamykającego
Przeprowadzenie działań
auditowych
1. Przeprowadzenie auditu na stanowiskach
pracy
rozmowa z auditowanym
stworzenie atmosfery wzajemnego
zrozumienia i zaufania
analiza dokumentów i zapisów
badanie próbek w celu oceny zgodności z
kryteriami auditu
2. Sposoby na zdobycie dowodu podczas
auditu:
dokumenty, zapisy, rozmowa, ……………
kombinacja ww.
Definicje
Dowód z auditu – zapisy, stwierdzenia faktu lub
inne informacje, które są istotne ze względu na
kryteria auditu i możliwe do zweryfikowania
Dowód obiektywny - dane potwierdzające
istnienie lub prawdziwość czegoś (dowód
można uzyskać przez obserwację, pomiar,
badanie lub innymi środkami)
Spostrzeżenie z auditu jakości - stwierdzenie
faktu, dokonane podczas auditu jakości i
poparte obiektywnym dowodem
Sposób prowadzenia
rozmowy
Przebieg rozmowy podczas
auditu
wstęp: przedstawienie, powitanie
część zasadnicza: zadawanie pytań
zakończenie: podsumowanie, podziękowanie
Techniki zadawania pytań
na początek pytania ogólne, otwarte
pytania szczegółowe
pytania zamknięte dla potwierdzenia obserwacji
Typowe błędy
zbyt długie i skomplikowane pytania
zbyt duża liczba pytań jednocześnie
angażowanie się w spory i kłótnie
niedopuszczanie do głosu osób
auditowanych
krytykowanie auditowanych
poddawanie w wątpliwość wyjaśnień
zadawanie pytań sugerujących
odpowiedź
Definiowanie niezgodności
precyzyjne stwierdzenie faktów
możliwość odtworzenia
gdzie została wykryta niezgodność
dlaczego jest to niezgodność?
pomocne są wszelkie notatki
należy stosować lokalną
terminologię
Definiowanie niezgodności
WYMAGANIE
(stan oczekiwany)
OPIS
(stanu rzeczywistego)
DOWODY
(potwierdzające wystąpienie
niezgodności)
Definiowanie niezgodności
Wymaganie np.:
tekst z dokumentu
przytoczony punkt z dokumentu
wraz z informacją o nazwie, nr wydania, dacie
wydania dokumentu stanowiącego kryterium
Opis stanu rzeczywistego, zaistniałej sytuacji
Dowód np.:
tekst oświadczenia osoby
numer, data, nazwa zapisu
identyfikator wyrobu, urządzenia, dokumentu
obserwacja auditora
Zakończenie auditu –
spotkanie zamykające
podziękowanie
przypomnienie celu i zakresu auditu
przedstawienie:
pozytywnych obserwacji
stwierdzonych niezgodności
zauważonych problemów jakościowych
wniosków końcowych
udzielenie wszelkich wyjaśnień
ewentualne omówienie działań korygujących
ustalenie terminu opracowania i dostarczenia
raportu
AUDITY – raportowanie
Raport z auditu
Raport powinien opracowywać Auditor
wiodący w terminie ustalonym w procedurze
auditu.
Kopie Raportu powinien otrzymać
auditowany.
Raport powinien zawierać uwagi,
spostrzeżenia, zauważone problemy
jakościowe, podsumowanie i wnioski
auditorów, przywołane niezgodności, i inne
ważne informacje.
Działania poauditowe
Korekcja
działanie w celu
wyeliminowania
wykrytej niezgodności
(może zostać dokonana w powiązaniu z
działaniem korygującym)
Działanie korygujące
działanie w celu wyeliminowania
przyczyny wykrytej
niezgodności
lub innej niepożądanej sytuacji
Działanie zapobiegawcze
działanie w celu wyeliminowania
przyczyny potencjalnej
niezgodności
lub innej potencjalnej sytuacji
niepożądanej
Działania poauditowe
Rodzaje weryfikacji
ponowny audit
sprawdzenie przez
Przedstawiciela Kierownictwa lub
Auditora Wiodącego
raport z realizacji działań
...
10 zaleceń skutecznego
auditu
1. Auditor powinien być moderatorem dla podejmowanych
działań korygujących.
2. Zachowanie auditora powinno być przyjazne, nie budzące
obaw i stresu.
3. Dialog z auditowanymi powinien być motorem dla
działań korygujących.
4. Auditor powinien pomóc auditowanym poznać ich
problemy i usunąć ich przyczyny.
5. W czasie auditu system musi zostać zweryfikowany na:
· zgodność z założonymi / zaplanowanymi celami procesów
· aktualność i skuteczność podejmowanych działań dla
osiągnięcia celu,
· adekwatność i skuteczność narzędzi i środków dla
osiągnięcia celu.
10 zaleceń skutecznego
auditu
6. Audit powinien oceniać czy podejmowane
są właściwe działania doskonalące szj.
7. Najlepszą listę kontrolną stanowi opis
procesu.
8. Audit musi odnosić się do celów
komórki / procesu / obszaru.
9. Potrzebne jest konsekwentne śledzenie
poznanych problemów.
10. Należy zadbać o przejrzystość wyników
auditu.
Ogólna wiedza i umiejętności auditorów systemu zarządzania
jakością i/ lub systemu zarządzania środowiskowego
–
zasady/procedury i techniki auditowania
–
system zarządzania i dokumenty odniesienia
–
sytuacje związane z organizacją
Ogólna wiedza i umiejętności auditorów wiodących
–
planowanie auditu i skuteczne wykorzystanie zasobów podczas
auditu
–
reprezentowanie zespołu auditującego w kontaktach z klientem i
auditowanym
–
organizowanie zespołu auditującego i kierowanie nim
–
prowadzenie zespołu auditującego w celu określenia wniosków z
auditu
–
zapobieganie i rozwiązywanie konfliktów
-
przygotowanie i sporządzanie raportu z auditu
Specyficzna wiedza i umiejętności auditorów systemu zarządzania
środowiskowego
-
metody i techniki zarządzania środowiskowego
-
nauki i techniki w dziedzinie środowiska
-
techniczne i środowiskowe aspekty działań
KOMPETENCJE AUDITORÓW
Wiedza i umiejętności
•
etyczny - prawy, prawdomówny, szczery, uczciwy i dyskretny
•
dyplomatyczny - taktowny w postępowaniu z ludźmi
•
obserwator - stale i aktywnie uświadamia sobie fizyczne
warunki otoczenia i działania
•
percepcyjny - świadomy i zdolny do zrozumienia i
przystosowania się do sytuacji
•
elastyczny- zdolny do przystosowania się do różnych sytuacji
•
wytrwały - ciągle ukierunkowany na osiąganie celów
•
zdecydowany - wyciągający w porę wnioski logicznie
uzasadnione i oparte na analizie
•
niezależny – działa i funkcjonuje niezależnie, a jednocześnie
skutecznie współdziała z innymi
KOMPETENCJE AUDITORÓW
Cechy osobowości
Ocena początkowa - dla osób, które chcą zostać
auditorami
Dalsza ocena kompetencji auditora
Ciągła ocena pracy auditorów w celu określenia potrzeb
w zakresie utrzymywania i pogłębiania wiedzy oraz
doskonalenia umiejętności
Przegląd zapisów
Rozmowa
Obserwacja
Przegląd po audicie
Badanie
Informacje zwrotne
Ocena auditorów
Metody oceny
