PLANOWANIE I
PODEJMOWANIE
DECYZJI
PLANOWANIE I
PODEJMOWANIE
DECYZJI
ZARZĄDZANIE CELAMI
ORGANIZACJI I
PLANOWANIE
Proces planowania,
Planowanie jest działalnością
uniwersalną. Uprawiają ją
wszystkie organizacje,
nie ma jednak dwóch
organizacji, które by to robiły
w sposób identyczny.
Mimo że większość firm stosuje te
ogólne ramy, każda ma swoje
własne niuanse i odmiany
planowanie odbywa się w kontekście
określonego otoczenia.
Jeśli menedżerowie tego kontekstu nie
rozumieją,
nie będą w stanie opracować
skutecznych planów.
Dlatego też zrozumienie otoczenia ma
podstawowe.
Opierając się na zrozumieniu
otoczenia, menedżerowie muszą
następnie ustalić, co jest ogólnym
posłannictwem (misją) firmy.
Powołanie firmy,
wyznacza cel organizacji,
założenia,
wartości i kierunki
.
Proces planowania
Proces planowania
odbywa się w kontekście określonego
otoczenia.
Menedżerowie muszą wyrobić sobie
pełne i dogłębne zrozumienie tego
kontekstu po to, by określić:
misję organizacji
opracować jej cele strategiczne,
taktyczne i operacyjne.
Z powołania (misji) firmy wypływają
równoległe strumienie celów i planów.
Z tego powołania bezpośrednio wynikają
cele strategiczne.
Cele te i misja wspólnie pomagają
określić plany strategiczne.
Z kolei
strategiczne cele i plany
są podstawowymi elementami dla
opracowania planów taktycznych.
Plany taktyczne
wraz z
celami
taktycznymi
kształtują cele
operacyjne.
Te cele oraz odpowiednie plany
taktyczne określają plany
operacyjne.
Na koniec —
cele i plany każdego
szczebla
mogą być również
wykorzystywane jako podstawa
przyszłej działalności
na wszystkich
szczeblach.
Cele organizacji
Cele w działalności organizacji spełniają
cztery ważne funkcje.
Po pierwsze
stanowią
wskazówkę i nadają jednolity kierunek
działaniom ludzi pracujących w
organizacji.
Wytyczone cele pozwalają wszystkim
zrozumieć, dokąd organizacja zmierza i
dlaczego osiągnięcie pewnego
docelowego stanu jest tak ważne.
pomaga nadać ton każdej decyzji
podejmowanej przez menedżerów firmy.
Funkcje celów
Cel firmy
Hewlett-Packard dotyczący
obniżenia kosztów napraw
gwarancyjnych
informuje wszystkich,
że firma mocno zaangażowana jest w
sprawy
jakości i obniżki kosztów
Po drugie
praktyka
ustalania celów wpływa na
planowanie
.
Skuteczne wytyczenie celów sprzyja
dobremu planowaniu,
a ono z kolei ułatwia ustalanie celów w
przyszłości.
Sukces Hewlett-Packarda pokazuje, w
jak wielkim stopniu ustalanie celów i
opracowywanie planów ich osiągania
są działaniami wzajemnie się
uzupełniającymi.
Bez wytyczonych celów plany poprawy
jakości miałyby niewielki sens.
Prócz tego pomyślne wdrażanie tych
planów ułatwiło ustalenie celów w
przyszłości.
Po trzecie,
cele mogą być źródłem motywacji dla
pracowników organizacji.
Cele sformułowane konkretnie, o
umiarkowanym stopniu trudności, mogą
motywować ludzi do cięższej pracy,
zwłaszcza jeśli osiągnięcie celu może
zostać nagrodzone.
cel zwiększenia sprzedaży o 15%
rocznie.
Po czwarte,
Cele dają wreszcie skuteczny
mechanizm oceny i kontroli.
Oznacza to, że przyszłe wyniki będzie
można ocenić na podstawie stopnia
realizacji wytyczonych dziś celów.
Rodzaje celów
Organizacje ustalają wiele różnych
rodzajów celów.
cele te różnią się:
szczeblem,
dziedziną,
ramami czasowymi.
Szczebel.
Cele są ustalane na różnych szczeblach i
dla różnych szczebli w ramach
organizacji.
Jak zauważyliśmy wcześniej,
cztery
podstawowe szczeble celów
obejmują:
misję
oraz cele strategiczne, taktyczne i
operacyjne.
Powołanie (misja) organizacji jest to
sformułowanie jej podstawowego,
niepowtarzalnego celu,
który wyróżnia ją wśród innych firm tego
typu i wskazuje na zakres operacji
przedsiębiorstwa w kategoriach
produktu i rynku
Deklaracja misji organizacji
może mieć najrozmaitsze składowe
np.
klientów i rynki,
główne produkty lub usługi,
obszar geograficzny,
kluczowe technologie,
troskę o przetrwanie,
wzrost i zyskowność,
filozofię firmy, jej własną koncepcję i
pożądany wizerunek publiczny.
Powołanie (misja)
Sformułowanie
podstawowego celu
organizacji
Cele strategiczne
to cele wyznaczone na najwyższym
szczeblu i dla najwyższego kierownictwa
organizacji.
Koncentrują się one na szerokich,
ogólnych problemach.
Na przykład, firma Sony
Corp.
ostatnio postawiła cel strategiczny:
zmniejszenia swego uzależnienia od
rynku elektronicznych artykułów
konsumpcyjnych.
Cele taktyczne są
ustalane na średnim poziomie i dla
menedżerów średniego szczebla.
Koncentrują się one na sposobie
operacjonalizacji działań niezbędnych do
osiągnięcia celów strategicznych.
Celem taktycznym firmy
Sony
było nabycie przedsiębiorstw w
branży rozrywkowej
; cel ten
zrealizowano przez zakup Columbia
Pictures Entertainment Inc.
Cele operacyjne
są wyznaczane dla menedżerów niższego
szczebla.
Dotyczą one krótkookresowych
problemów związanych z celami
taktycznymi.
Celem operacyjnym dla firmy Sony
mógł być określony poziom udziału
w rynku nowego urządzenia
elektronicznego.
Powołanie: naszą misją jest prowadzenie lokali,
które będą przygotowywać i serwować wysokiej
jakości posiłki, szybko i po rozsądnych cenach
Cele strategiczne
Prezes i dyrektor naczelny
• zapewnić inwestorom 14% zysku przez 10
lat
•otworzyć lub zakupić nową sieć lokali w
ciągu 5 lat
•Wynegocjować nawą umowę zbiorową w tym
roku
Cele taktyczne
Wiceprezes ds.
organizacji
Wiceprezes ds.
market.
Wiceprezes ds.
finansów
•Otworzyć 150 lokali w
10 lat
•Zmniejszyć koszty
pojemników na żywność
o 15%
• zmniejszyć czas
oczekiwania klienta o
30sek w roku
•Zwiększyć sprzedaż na
1pu.o 5% rocznie w ciągu
10 lat,
•wyznaczyć 2 nowe
segmenty rynku w 2 lata
•Opracować nową
strategię promocyjną
•Utrzymać zadłużenie nie
przekraczające 20%
aktywów
•Opracowanie szczegół.
Systemu księgowego
•Uzyskanie 9% nadwyżki
kasowej w roku
Cele operacyjne
Kierownik
lokalu
Dyrektor ds.
reklamy
Menedżer ds.
księg.
•W ciągu roku
wprowadź
system zachęt
pracowniczych
•Zmniejszyć
odpady o 5% w
ciągu danego
roku
•Zatrudnić i
przeszkolić
nowego
zastępcę
•Opracować w
ciągu 1 roku
regionalne
kampanie
reklamowe
•Wynegocjować o
5% niższe stawki
reklamowe w
następnym roku
•Wprowadzić
tegoroczną
strategię
promocyjną
•Oddzielić funkcję
naliczania
należności i
zobowiązań od
innych dziedzin w
ciągu 2 lat
•Skomputeryzować
w danym roku
system płac dla
każdej restauracji
•Pokryć wszystkie
faktury w ciągu 30
dni
c.d.
Odpowiedzialność za
ustalanie celów
Kto ustala cele?
W rzeczywistości odpowiedź jest
całkiem prosta:
wszyscy menedżerowie powinni
uczestniczyć w procesie wytyczania
celów.
Każdy menedżer odpowiada jednak na
ogół za wyznaczanie celów na swoim
szczeblu w organizacji.
Powołanie organizacji i
cele
strategiczne
są na ogół określane
przez
zarząd i menedżerów
najwyższego szczebla
Następnie menedżerowie najwyższego i
średniego szczebla wspólnie opracowują
cele taktyczne.
Wreszcie menedżerowie średniego i
niższego szczebla wspólnie odpowiadają
za ustalanie celów operacyjnych.
Wielu menedżerów ustala również dla
siebie cele indywidualne.
Cele takie mogą obejmować ścieżkę
kariery, nieformalne
cele związane z pracą, wykraczające
poza normalny zakres oficjalnie
ustalonych celów,
Zarządzanie wielorakimi
celami
Organizacje ustalają wiele różnych
rodzajów celów, pomiędzy którymi
czasem dochodzi do sprzeczności lub
konfliktów.
niespójność celów.
Firma wytwarzała wysokiej jakości
obuwie (cel produkcyjny),
które jednak nie było szczególnie
modne (cel marketingowy).
kiedy zaczął robić buty dobrej jakości i
do tego modne.
odzyskał swoją pozycję w branży,
kiedy niespójność celów została
rozpoznana i skorygowana.
Cele strategiczne
koncentrują się na szerokich, ogólnych
problemach organizacji i ustalane są
przez kierownictwo najwyższego
szczebla.
Firma, której produkt lub usługa
wywiera wpływ na środowisko, może
przyjąć za cel strategiczny możliwie
najdalej idącą ochronę zasobów
naturalnych.
optymalizacja
Równoważenie i godzenie
możliwych konfliktów pomiędzy
różnymi celami
Planowanie w organizacji
powiązaniu celów i planów organizacji,
W tej części rozdziału omówimy:
rodzaje planów
ramy czasowe planowania,
umiejscowienie odpowiedzialności za
planowanie oraz planowanie sytuacji
nieprzewidzianych.
Rodzaje planów organizacji
Organizacje przyjmują plany różnego
typu. Na szczeblu ogólnym obejmują
one plany:
strategiczne,
taktyczne
operacyjne.
Plany strategiczne
to plany opracowane dla realizacji
celów strategicznych.
Dokładniej mówiąc,
plan strategiczny
to ogólny plan zawierający decyzje
dotyczące alokacji zasobów,
priorytetów i działań niezbędnych
do osiągnięcia celów strategicznych
Plany te są ustalane przez zarząd i
najwyższe kierownictwo,
na ogół mają dłuższy horyzont czasowy
i odnoszą się do kwestii:
zasięgu,
dystrybucji zasobów,
przewagi konkurencyjnej i synergii.
Plany taktyczne.
Plan taktyczny, nastawiony na
osiągnięcie celów taktycznych, jest
opracowany dla realizacji określonych
części planu strategicznego.
Plany taktyczne na ogół angażują
wyższy i średni szczebel zarządzania,
mają horyzont czasowy nieco krótszy
niż plany strategiczne
koncentrują się na konkretnych
sprawach.
Plany taktyczne zajmują się więc
bardziej
realizacją zadań
niż ich
stawianiem.
Plany operacyjne.
Plan operacyjny koncentruje się na
realizacji planów taktycznych dla
osiągnięcia celów operacyjnych.
Opracowuje go kadra średniego i
niższego szczebla kierowniczego.
Plany operacyjne koncentrują się na
krótkim okresie i mają stosunkowo wąski
zasięg.
Każdy taki plan obejmuje dość wąski
zestaw działań.
Ramy czasowe planowania
plany strategiczne koncentrują się
na długim okresie,
plany taktyczne na średnim,
a plany operacyjne — na krótkim.
Plany długookresowe.
Plan długookresowy obejmuje swym
zasięgiem okres wieloletni, być może
nawet kilku dziesięcioleci.
Wielkie firmy, takie jak General Motors
Corp. oraz Exxon Corporation, zazwyczaj
opracowują plany na okresy 10-20
letnie.
Zasięg planowania długookresowego
jest różny dla różnych organizacji.
za długookresowy uznamy każdy plan
przekraczający horyzont pięcioletni.
Plany średniookresowe.
Plan średniookresowy jest nieco mniej
hipotetyczny i mniej narażony na
zmiany niż plan długookresowy.
Plany średniookresowe zwykle obejmują
okresy od roku do pięciu lat i mają
szczególne znaczenie dla menedżerów
średniego szczebla i pierwszej linii.
Na ogół formułowane są one równolegle
do planów taktycznych.
Dla wielu organizacji planowanie
średniookresowe stało się centralnym
elementem działalności planistycznej
Plany krótkookresowe.
Menedżer opracowuje również plan
krótkookresowy, nastawiony na okres
roku lub krótszy.
Takie plany w znacznym stopniu
wpływają na codzienne działania
menedżera.
Występują w dwóch podstawowych
formach.
Plan działania
służy wprowadzeniu w
życie wszystkich innych planów.
Plan reakcji
natomiast jest to plan,
który ma umożliwić firmie reakcję na
nieprzewidziane okoliczności.
Planowanie sytuacji
nieprzewidzianych (planowanie
awaryjne)
Innym ważnym typem planowania jest
opracowywanie planów na wypadek
sytuacji nieprzewidzianych
(awaryjnych).
Chodzi tu o określenie alternatywnych
kierunków działań, które zostaną
podjęte, jeżeli zamierzony plan działania
zostanie nieoczekiwanie zakłócony
lub zdezaktualizowany w wyniku nowych
okoliczności.
Planowanie awaryjne
Planowanie awaryjne
Większość organizacji opracowuje plany
zapasowe (awaryjne).
Plany te określają alternatywny tryb
działań, jakie zostaną podjęte, jeśli
zamierzony plan zostanie
nieoczekiwanie zakłócony lub przestanie
odpowiadać zmienionym warunkom.
Planowanie taktyczne
Plan taktyczny jest zorganizowanym
szeregiem posunięć, mających
doprowadzić do realizacji planów
strategicznych.
Strategia koncentruje się na
zasobach, otoczeniu i misji firmy,
podczas gdy taktyka zajmuje się
głównie ludźmi i działaniem.
Opracowanie i realizacja
planów taktycznych
Plany taktyczne są wykorzystywane do
osiągnięcia określonych części planu
strategicznego.
Każdy plan strategiczny jest wdrażany
przez kilka planów taktycznych.
Skuteczne planowanie obejmuje
zarówno przygotowanie planów, jak i ich
wykonanie.
Planowanie operacyjne
Kolejnym istotnym elementem
skutecznego planowania w organizacji jest
opracowanie i realizacja planów
operacyjnych.
Są one wyprowadzane z planów
taktycznych, a ich zadaniem jest
realizacja celów operacyjnych.
Plany operacyjne są więc skoncentrowane
na węższym zakresie spraw, mają
stosunkowo krótki horyzont czasowy i
angażują menedżerów niższego szczebla..
Plany jednorazowe
Plan jednorazowy jest opracowywany w
celu przeprowadzenia działań, które w
przyszłości najprawdopodobniej nie
będą powtarzane.
Plan ciągły
Wytyczne polityki
Standardowa procedura działania
Przepisy i regulaminy
Plan trwale obowiązujący, opracowany
dla działań, które powtarzają się regularnie
w pewnym okresie.
Plan ciągły, który określa ogólną reakcję
organizacji na pewien problem lub sytuację.
Plan ciągły określający kroki, jakie należy
podjąć w określonych okolicznościach.
Plany ciągłe opisujące dokładnie sposób
wykonania określonych czynności.
Programy.
Program jest planem jednokrotnego
użytku dla szerszego zestawu działań.
Może obejmować procedury potrzebne
do wprowadzenia :
nowego asortymentu,
uruchomienia nowego zakładu
czy punktu sprzedaży
bądź też zmiany powołania firmy.
Projekty.
Projekt przypomina program, różni się
od niego jednak węższym zakresem i
mniejszą złożonością.
Projekt może być częścią szerszego
programu,
może to być jednak również
samodzielny plan jednokrotnego użytku.
Plany ciągłe (trwale
obowiązujące)
Problemy do dyskusji
Omówić zadania celów organizacji,
wskazać różne rodzaje celów,
omówić, kto te cele wyznacza,
opisać sposób zarządzania wielorakimi
celami.
Określić różne rodzaje planów organizacji
oraz ich różny horyzont,
omówić, kto planuje,
opisać planowanie sytuacji
nieprzewidzianych (planowanie awaryjne).
Problemy do dyskusji
Omówić sposób opracowywania i
realizacji planów taktycznych.
Opisać podstawowe typy planów
operacyjnych wykorzystywanych przez
organizacje.
Określić główne bariery w ustalaniu
celów i planowaniu,
Sposób ich przezwyciężania przez
organizacje oraz wykorzystanie
zarządzania poprzez cele do realizacji
planów.