Stowarzyszenie 

Archiwistów

Polskich

Krajowe Centrum Edukacji 

Archiwalnej 

Ośrodek Dydaktyczny w 

Radomiu

Kurs Kancelaryjno-

Archiwalny I 

stopnia

Kancelaria

 i archiwum 

zakładowe

Postępowanie z 
dokumentacja w razie 
ustania działalności lub 
przekształcenia jednostki 
organizacyjnej

• W przypadku likwidacji wewnętrznej 

komórki organizacyjnej 
dokumentacja spraw załatwionych 
przekazywana jest do archiwum 
zakładowego, a dokumentacja spraw 
czynnych (będących w toku 
załatwiania) przekazywana jest do 
komórki przejmującej zadania 
komórki likwidowanej

• Postępowania z dokumentacją w 

razie likwidacji państwowe lub 
samorządowej jednostki 
organizacyjnej:

• Zgodnie z Rozporządzeniem Ministra 

Kultury z dnia 16 września 2002 r. w 
sprawie postępowania z 
dokumentacją, zasad jej 
klasyfikowania i kwalifikowania oraz 
zasad i trybu przekazywania 
materiałów archiwalnych do 
archiwów państwowych (Dz.U. 2002 
nr 167 poz. 1375), dokumentacja:

§ 11. 1. W przypadku ustania działalności organów
i jednostek organizacyjnych, o których mowa w art. 5
ust. 1 ustawy:
1) materiały archiwalne przekazuje się do właściwego

archiwum państwowego, z tym że materiały 

archiwalne,
dla których nie upłynał 25-letni okres od ich
wytworzenia, a które są niezbędne do działalności
organu lub jednostki organizacyjnej przejmującej
zadania i funkcje organu lub jednostki organizacyjnej,
której działalność ustała, przekazuje się temu
organowi lub jednostce;

• 2) dokumentację niearchiwalną 

przekazuje się organowi lub 
jednostce organizacyjnej 
przejmującej zadania i funkcje 
organu lub jednostki organizacyjnej, 
której działalność ustała.

• 2. W przypadku braku następcy 

prawnego, dokumentację niearchiwalną 
wytworzoną i zgromadzoną przez organ 
państwowy lub państwową jednostkę 
organizacyjną, której okres 
przechowywania nie upłynął, przekazuje 
się rzeczowo właściwemu organowi 
administracji rządowej lub 
samorządowej.

• Postępowanie z dokumentacją 

niearchiwalną, której nie minął okres 
przechowywania należy 
zabezpieczyć. Problematykę tę 
reguluje art. 51a i 51aa ustawy o 
narodowym zasobie archiwalnym.

• Ponadto problematykę tę regulują:
- Art. 129 ustawy z dnia 16 września 

1982 r. - Prawo spółdzielcze (tekst 
jednolity: Dz.U. Nr 1988 poz. 1849 z 
2003 r.),

- - art. 76 ustawy o rachunkowości z 

dnia 19 września 1994 r. (tekst 
jednolity: Dz. U. nr 76 poz. 694 z 2002 
r.)

Sumując należy stwierdzić, że 

dokumentację niearchiwalną, dla 
której nie minęły okresy 
przechowywania należy przekazać, w 
przypadku:

- Jednostek państwowych i 

samorządowe:
1/ organowi założycielskiemu 
2/ wyspecjalizowanej firmie 
przechowalniczej

• Jednostki spółdzielcze:

1/ pokrewnej branżowo spółdzielni (na 

podstawie umowy i upoważnienia),
2/ dowolnej spółdzielni (na podstawie umowy 

i upoważnienia),
3) Krajowej Radzie Spółdzielczej (na 

podstawie umowy)
4) wyspecjalizowane firmie przechowalniczej 

posiadającej koncesję na prowadzenie 

przechowalnictwa dokumentacji 

niearchiwalnej)

• Niepaństwowe jednostki 

organizacyjne;
- wyspecjalizowane firmie 
przechowalniczej posiadającej 
koncesję na prowadzenie 
przechowalnictwa dokumentacji 
niearchiwalnej).

• Zgodnie z art. 51a ustawy o 

narodowym zasobie archiwalnym i 
archiwach, działalność gospodarczą 
w dziedzinie przechowalnictwa 
dokumentacji niearchiwalnej  mogą 
prowadzić:

- Przedsiębiorcy (spółki prawa 

handlowego) wpisani do rejestru 
wojewody,

- Archiwa Państwowe
- Stowarzyszenie Archiwistów Polskich
- Podmioty spółdzielcze