ZARZĄDZANIE PRZEZ KOMUNIKOWANIE SIĘ (ZPK)

ZARZĄDZANIE PRZEZ

KOMUNIKOWANIE SIĘ

(ZPK)

Polega ono na budowie i

doskonaleniu systemu stałego
informowania załogi o głównych
celach i problemach
przedsiębiorstwa, zamierzeniach
kierownictwa oraz o aktualnej pozycji
na rynku.

KOMUNIKACJA – proces, w którym nadawca

komunikatu sprawia, że jego myśli,
pragnienia i wiedza stają się znane i
zrozumiałe dla odbiorcy.

Celem komunikacji jest wzajemne zrozumienie się

nadawcy i odbiorcy. Sens wiadomości odebranej
przez odbiorcę powinien być taki sam, jaki miał
na myśli nadawca wiadomości.

Komunikacja między ludźmi organizacji

jest narzędziem porozumiewania się, za
pomocą którego kierownictwo i członkowie
organizacji wysyłają i otrzymują
informacje.

Prosty model komunikacji

pomiędzy kierownikiem a

pracownikiem

Kanał przepływu

komunikatu

kierownik

komunikat

pracownik

wiedza,

szumy,

emocje,

umiejętnoś

przekazu

szumy w

procesie

komunikacji

Sprzężenie zwrotne

percepcja,

wiedza,

stres,

umiejętność

słuchania

Na sposób w jaki dana osoba odbiera

informacje wpływają:

• percepcja,
• osobowość i rozwój intelektualny,
• emocje i nastawienie psychiczne odbiorcy

do nadawcy informacji,

• motywacje, warunki otoczenia, itp.

Każdy czynnik, który utrudnia wymianę informacji
między nadawcą i odbiorcą jest przeszkodą
(szumem) w komunikowaniu się.

Co może skomplikować komunikację między A

i B?

Różnice:
•Funkcji
•Stanowisk
•Ról
•Potrzeb, trosk i interesów
•Znajomości języka i jego

wykorzystania
plus
•Czas przekazania

komunikatu
•Stosowane środki przekazu

Treść i znaczenie komunikatu
mogą być:

•Błędnie zrozumiane
•Błędnie zinterpretowane
•Błędnie usłyszane
•Pominięte
•nieistotne

Wynik

Komunikację pomiędzy kierownikiem a
pracownikami dzielimy na werbalną i
niewerbalną.

Komunikacja werbalna obejmuje słowny przekaz
komunikatu.

Komunikacja niewerbalna to tzw. mowa ciała.

Członkowie organizacji powinni mieć świadomość,
że tylko 7% komunikatów uzyskujemy za
pośrednictwem słów, 38% odbieramy jako efekt
odpowiednich sposobów wymawiania słów, a aż
55% informacji dociera do nas poprzez język ciała
(wyraz twarzy, spojrzenia, postawy, gesty, itp.)

KIEROWNIK

Inni kierownicy

pracownicy znajdujący

się na tym samym

poziomie w hierarchii

Szef – bezpośredni

przełożony

Inni przełożeni

Podwładni i inni

pracownicy na

niższym poziomie

w hierarchii

skośnie

(diagonalnie)

w górę

w
poziomie

w dół

skośnie
(diagonalnie
)

 jasne i precyzyjne wypowiadanie się,
 umiejętność słuchania i postrzegania reakcji i

percepcji zachowań drugiej strony procesu
komunikowania się,

 otwartość i odwagę (asertywność)
 umiejętność przekonywania i argumentowania

swoich racji,

 umiejętność negocjowania itp.

Kierownik mający spełniać wszelkie role,
jakie oczekuje od niego organizacja powinien
posiadać następujące umiejętności
komunikowania się:

Jakość komunikacji w

organizacji wywiera wpływ na:

• motywację pracowników i ich

zadowolenie z pracy,

• zaangażowanie,
• energię,
• wydajność i efektywność

W przedsiębiorstwie występują cztery główne rodzaje
komunikacji:

Związana z pracą lub zadaniami ; bez tego nie wykonano by
poszczególnych zadań lub prac.

Związana z organizacją i jej funkcjonowaniem ; ważna, lecz nie
mająca bezpośredniego wpływu na bieżącą działalność; w jej
wyniku uzyskuje się wzajemne pobudzenie myśli, prowadzące
do nowych koncepcji, a w konsekwencji do zmian lub
udoskonaleń.

Integrująca ; Wiążąca ludzi z organizacją jako całością, z jej
wartościami, wizją i świadomością celu; nadająca pracy
znaczenie i perspektywę oraz prowadząca do większego
zaangażowania.

Porządkowa ; odnosząca się bardziej do ludzi i miejsc, a mniej
do pracy; kto dokąd został przeniesiony, kto nowy został
zatrudniony, jak będzie przebudowana stołówka w firmie, kiedy
zostanie zorganizowane przyjęcie biurowe.

Źródłem informacji formalnych są w

przedsiębiorstwie instytucjonalnie

wyodrębnione formy organizacyjne, takie jak:

• Specjalne komórki informacji ekonomicznej i technicznej,

przygotowujące i okresowo rozprowadzające odpowiednie
raporty, biuletyny informacyjne, lub wprowadzające
informacje wprost do systemu komputerowego,

• Pisma okólnikowe i okólniki dyrekcji lub zarządu,
• Radiowęzeł zakładowy,
• Tablice ogłoszeń zakładowe, wydziałowe, związkowe itp..,
• Rzecznicy „prasowi” emitujący informacje i komentujący

stanowisko dyrekcji lub zarządu zarówno w ramach
przedsiębiorstwa jaki i przekazujący je do otoczenia.

Żadne informacje formalne nie zastąpią jednak formy

codziennego i bezpośredniego komunikowania się

kierowników „twarzą w twarz” ze swoimi podwładnymi.

Służą temu:

• Okresowe( codzienne, tygodniowe, miesięczne) narady i

odprawy techniczno-produkcyjne i operatywne,

• Specjalne spotkania informacyjno- dyskusyjne poświęcone

wybranym tematycznie ważnym problemom,

• Spotkania informacyjno-szkoleniowe organizowane w

zakładowych ośrodkach szkoleniowych lub w ośrodkach
wczasowych,

• Zebrania ogólnozakładowe( wydziałowe, zakładowe)

organizowane z różną częstotliwością ( raz na kwartał lub co
roku),

• Różne uroczystości zakładowe organizowane w klubach

zakładowych.

Wskazując na ZPK należy podkreślić, że sprawna

komunikacja w relacji góra- dół przyczynia się

przede wszystkim do:

• Lepszego doinformowania członków organizacji o celach i

strategii rozwojowej przedsiębiorstwa,

• Otwartego mówienia o trudnych problemach, obawach i

niepewnościach,

• Uzasadnienia ważnych zamiarów i decyzji kierownictwa, a

tym samym do likwidacji pustki informacyjnej, często
otwartej na domysły, plotki i niedomówienia,

• Zapewnienia atmosfery wzajemnego szacunku i zaufania a

przez to zrozumienia między ludźmi,

• Dowartościowania pracowników, a tym samym do uznania

ich za równoprawnych partnerów w procesach zarządzania,

• Lepszej motywacji pracowników oraz do zwiększenia

stopnia identyfikacji członków organizacji z jej celami.

Podsumowanie

1. Pamiętaj, nie możesz uniknąć komunikacji.
2. Komunikować to dzielić się.
3. Zadawaj sześć pytań: kto? Dlaczego? Gdzie?

Kiedy? Co? Jak?

4. Sprawdzaj, czy twój rozmówca usłyszał i

zrozumiał.

5. Zapewnij pełne możliwości sprzężeń zwrotnych.
6. Pamiętaj, że komunikujesz się za pośrednictwem

języka, zachowania i symboli.

7. Słuchaj, zadawaj pytania i dopiero potem mów.

Document Outline