Tworzenie rozwiązań w ramach zarządzania projektami

Pojęcie problemu

Problem to sytuacja nieznana, gdy

przynajmniej jeden z elementów
struktury jest nieokreślony. Jest
również problemem zadanie, którego
dana osoba nie może rozwiązać za
pomocą swoich wiadomości, wiedzy.

Sytuacja problemowa

Sytuacja problemowa jest to trudny

lub nieokreślony układ między ludźmi
a elementami ich otoczenia, który
wymaga rozwiązania.

Konflikt

Konflikt- oznacza zdarzenie. Bywa

również określane jako sprzeczność

dążeń, niezgodność interesów,

poglądów, spór, zatarg. Powstaje, gdy

występuje jakieś cenione dobro, do

którego aspirują strony konfliktu, a które

nie może być w posiadaniu wszystkich

pretendentów. Osiągnięcie tego dobra

przez jedną stronę wyklucza

zaspokojenie aspiracji pozostałych stron.

Konflikt występuje, gdy:

• uczestniczą w nim co najmniej dwie

strony

• występują przeciwstawne cele, środki,

działania, zachowania pomiędzy stronami,

a jedna z nich utrudnia realizację

• działania jednej osoby lub grupy

skierowane są na podporządkowanie

sobie innych osób lub grup w celu

zabezpieczenia własnych interesów

• strony są od siebie zależne.

Techniki rozwiązywania

problemów

Służą rozwiązywaniu tych problemów,

których rozwiązania doskonałe nie są znane.
Są to „przepisy na myślenie” powstałe, aby
wspomagać nas w sytuacjach, w których
poszukujemy rozwiązań nowych,
oryginalnych a zarazem skutecznych. Wiele z
nich odkryto dzięki podglądaniu pracy
uznanych twórców- naukowców, wynalazców,
pisarzy, pozostałe zaś „wynaleziono” stosując
metodę prób i błędów.

Techniki rozwiązywania

problemów

• proces rozwiązywania problemów
• burza mózgów
• jasne definiowanie problemów
• zbieranie danych
• interpretacja danych
• wyszukiwanie rozwiązań
• analiza kosztów i korzyści

Rodzaje technik rozwiązywania

problemów

Techniki analizy i rozwiązywania

problemów można umiejscowić na
różnych płaszczyznach uogólnienia i
scharakteryzować w następujący
sposób:

• poziom 1
• poziom 2
• poziom 3
• poziom 4

Rodzaje technik c.d.

Poziom 1 obejmuje modele faz życia

systemów. Stanowią one generalne

zasady postępowania dla

długookresowych i skomplikowanych

procesów rozwiązywania problemów,

czyli projektów. Technika ta obejmuje

swoim zakresem cały okres życia

systemu od momentu projektu

wstępnego, a właściwie pojawienia się

problemu, aż do momentu wycofania

rozwiązania.

Rodzaje technik c.d.

Poziom 2 obejmuje strategie cząstkowe

(mikrostrategie) służące sprecyzowaniu
kroków poziomu 1. Taką podstawową
mikrostrategią jest cykl rozwiązywania
problemów. Oznacza to, że w ramach
opracowywania projektu wstępnego
realizowany jest cykl rozwiązywania
problemów, następnie w ramach realizacji
projektu głównego cykl ten jest powtarzany i
tak samo wielokrotnie powtarzany w fazie
projektów szczegółowych.

Rodzaje technik c.d.

Poziom 3 zawiera on zasady

postępowania dla poszczególnych
kroków poziomu 2. Można tu zaliczyć
np. wytyczne (kroki) wykorzystywane
w analizie sytuacji czy też zalecenia
postępowania przy ocenie wariantów
rozwiązań (tabele decyzyjne, analiza
wartości).

Rodzaje technik c.d.

Poziom 4 zawiera on elementarne

techniki, które mogą być
wykorzystywane w ramach
poszczególnych elementów poziomu
3. Przykładami są m.in.: techniki
oceny statystycznej, techniki
prognozowania, techniki prezentacji
danych, techniki ankietowania.

Cykl rozwiązywania

problemów

Można go traktować jako zestaw

kroków stanowiących procedurę
rozwiązywania problemu w ramach
projektu stanowiących procedurę
rozwiązania problemu w ramach
projektu. Jest on raczej nastawiony
na sytuację mniej skomplikowane.

Na cykl rozwiązywania
problemu składają się:

• sformułowanie problemu,
• analiza sytuacji,
• formułowanie celów,
• synteza- tworzenie wariantów

rozwiązań,

• analiza wariantów rozwiązań,
• ocena wariantów rozwiązań,
• podjęcie decyzji.

Sformułowanie problemu

Sformułowanie problemu jest to nie zawsze

sprawa jasna i oczywista. Ogólnie można

przyjąć, że problemem jest niezadowalająca

sytuacja lub pojawiająca się szansa. Należy

zatem opisać, na czym ta sytuacja lub szansa

polega. Problem może być sformułowany

konkretnie lub składać się jedynie z

niejasnych wyobrażeń o jego charakterze i

przyczynach. Sposób rozumienia problemu

ma decydujący wpływ na to, jakie

szczegółowe sugestie należy przyjąć a jakie

odrzucić.

Sformułowanie problemu

c.d.

Istnieje wiele zasad, które można wziąć pod

uwagę przy formułowaniu problemów:

• Zasada 1- liczba możliwych rozwiązań

wzrasta wraz z ogólnością i zakresem

ustalenia problemu i maleje wraz ze

wzrostem zakazów i ograniczeń

• Zasada 2 – słowa używane przy

formułowaniu problemu powinny być

odbierane bardzo starannie, tak aby ich

zabarwienie , które wywołują nie ograniczały

ani naszego myślenia, ani ewentualnie

myślenia projektanta, do którego kierujemy

zlecenie projektowe.

Sformułowanie problemu

c.d.

W czasie formułowania problemu

mogą wystąpić zasadniczo trzy
sytuacje:

• istnieje szansa w postaci nowego

pomysłu, teorii, metody, nowych
środków. Należy zastanowić się, jakie
są możliwości wykorzystania tej
szansy w postaci tworzenia nowych
systemów,

Sformułowanie problemu

c.d.

• istnieje system, który działa w

sposób niezadowalający. Należy
przestudiować jego budowę oraz
działanie, a także czynności
wykonywane przez zleceniodawcę w
celu wykrycia i określenia potrzeb.
Następnie należy zaplanować taki
system, który zaspokoi potrzeby w
sposób bardziej opłacalny.

Sformułowanie problemu

c.d.

• dostaliśmy od konkretnego klienta

zlecenie na wykonanie projektu-
stworzenie systemu według
określonych wymagań. W tym
przypadku klient przejął rolę
jednostki formułującej problem i
ewentualnie określającej obszar
rozwiązań.

Analiza sytuacji

Głównym zadaniem analizy sytuacji

jest analiza problemu i zrozumienie

istniejących zależności. Oznacza to:

• pozyskanie informacji, które są ważne

z punktu widzenia danego problemu,

• rozpoznanie zależności między

różnymi czynnikami,

• ocenę, które czynniki są szczególnie

ważne (krytyczne).

Analiza sytuacji c.d.

Analiza problemu może składać się z

następujących kroków:

• ograniczenie obszaru problemu,
• analiza struktury i sposobu działania

systemu,

• analiza przyczyn niezadowalającej sytuacji,
• określenie możliwości oddziaływania,

możliwości rozwiązania problemu,

• rozpatrywanie zorientowane na czas.

Formułowanie celów

Jest ono dokonywane z jednej strony

na podstawie znajomości czynników

określonych w analizie sytuacji, z

drugiej zaś strony na podstawie życzeń

osób mających wpływ (uczestniczących

w formułowaniu celów). Kształtowanie

celów odbywa się najczęściej w formie

pracy zespołowej, w której mogą

uczestniczyć: zleceniodawca,

zleceniobiorca, przyszły użytkownik itp.

Formułowanie celów c.d.

Zasady formułowania celów:

• Zasada 1- sformułowania celów powinny być neutralne w

stosunku do rozwiązań,

• Zasada 2- cele powinny uwzględniać wszystkie te cechy,

które mają istotne znaczenie dla osób uczestniczących w ich

formułowaniu

• Zasada 3- sformułowania celów mogą zawierać także

dążenia do uniknięcia skutków niepożądanych

• Zasada 4- zbiór celów powinien być hierarchicznie

ustrukturalizowany i tworzyć logiczny system celów

• Zasada 5- cele powinny być formułowane w sposób

operacyjny

• Zasada 6- należy określić, które cele są konieczne, a które

pożądane

• Zasada 7- należy zbadać system celów z punktu widzenia

występowania konfliktów i następnie konflikty te usunąć.

Synteza- tworzenie wariantów

rozwiązań

Realizowana jest na bazie wyników

dwóch wcześniejszych etapów. Jego
celem jest odpowiedź na pytanie, za
pomocą jakich rozwiązań należy
osiągnąć sformułowane wcześniej
cele.

Synteza- tworzenie wariantów

rozwiązań c.d.

W czasie tworzenia wariantów rozwiązań także zaleca

się przestrzeganie pewnych zasad:

• W pierwszym etapie należy tworzyć rozwiązania

nastawione na spełnienie najważniejszych celów,

• W drugim etapie należy dążyć do poprawy utworzonych

wcześniej rozwiązań, tak aby zwiększyć stopień, w jakim

spełniają one cele mniej ważne,

• W kolejnym etapie należy rozważyć, czy zrezygnowanie z

niektórych ograniczeń stworzy nowe przestrzenie tworzenia

rozwiązań,

• W kolejnym etapie należy wykorzystać katalog środków

utworzony na etapie analizy sytuacji

• W ostatnim etapie należy określić podstawową zasadę,

na której oparte jest rozwiązanie, i poszukać rozwiązań

bazujących na zasadach alternatywnych

Analiza wariantów

rozwiązań

Celem analizy jest sprawdzenie

stworzonych w poprzednim kroku
wariantów rozwiązań. Chodzi przede
wszystkim o przeanalizowanie, czy
spełniają cele konieczne, czy są
zdolne do realizowania
wyznaczonych im funkcji, czy są
rozwiązaniami kompletnymi itp.

Analiza wariantów rozwiązań

c.d.

Można wyróżnić dwa rodzaje analizy:

• analiza nieformalna, która jest

realizowana zgodnie z syntezą,

• analiza przeprowadzona formalnie,

wtedy gdy warianty rozwiązań są już
gotowe.

Ocena wariantów rozwiązań

Celem oceny jest przygotowanie decyzji.

Należy tu zebrać informacje na temat zalet i

wad poszczególnych wariantów rozwiązań, a

także określić ich kolejność od najlepszego

do najgorszego. Aby można było

przeprowadzić ocenę, potrzebne są dwa

rodzaje informacji. Po pierwsze muszą być

znane warianty rozwiązań, spośród których

należy dokonać wyboru. Po drugie konieczne

są kryteria oceny, które umożliwiają

stwierdzenie, który wariant jest najlepszy.

Podjęcie decyzji

Jest to ostatni etap cyklu

rozwiązywania problemów. Decyzje
podejmuje się po gruntownym
zbadaniu skutków każdego z
możliwych wariantów działania. Im
bardziej instancja decyzyjna jest
zaangażowana w proces rozwiązywania
problemów, tym mniej problemów
pojawia się w fazie decydowania.

Faza koncepcyjna

Na początku powstaje idea realizacji

projektu, która następnie jest
oceniana z uwzględnieniem innych
możliwości i przekazana do dalszego
postępowania.

Faza planowania

Polega na stworzeniu szczegółowego

planu realizacji projektu i powołaniu
zespołu projektowego. Rozpoczęcie
fizycznych działań nad realizacją
projektu możliwe jest po formalnej
akceptacji planu.

Faza realizacji

W fazie tej mogą być angażowani

konkretni podwykonawcy, niezbędni
do realizacji określonego projektu.
Właściwa praca nad realizacją
projektu jest wykonywana właśnie w
tej fazie.

Faza zakończenia

Przejście do fazy zakończenia

następuje wtedy, gdy produkt jest
gotowy do testowania lub jakiejś
formy demonstracji. Projekt może się
kończyć także dlatego, że
stwierdzono, iż należy zaniechać jego
dalszej realizacji.

Document Outline