Prawo pracy dokumentacja pracownicza ze stosunkiem pracy(1)

ISSN 1

34-5695 INDEKS 33

1783

PORADNIK

GAZETY PRAWNEJ

UKAZUJE SIĘ OD 1995 ROKU

Jak przechowywać akta pracownicze

Temat na zamówienie

Jakie są skutki
podatkowe i bilansowe
faktury pro forma

str. 43

ISSN 1

34-5695

PRAWO PRACY

NR 16 (782) 23 kwietnia – 6 maja 2013 r. | cena 16,90 zł (w tym 5% VAT)

pgp@infor.pl, www.pgp.infor.pl

Dokumentacja
pracownicza związana
ze stosunkiem pracy

Jak dokumentować zmiany warunków pracy i płacy

| str. 6

Jak zgodnie z prawem dyscyplinować pracowników

| str. 19

Jak ustalać plan urlopów

| str. 33

„Serwis Prawno-Pracowniczy”
to również:

co miesiąc w formie książkowej

wyczerpujące opracowanie jednego

z tematów kadrowych,

NOWOŚĆ! raz w miesiącu dodatek

Prawo w jednostkach budżetowych

– pytania i odpowiedzi,

4 razy w roku płyta CD z obszernym

zbiorem artykułów, druków i formularzy

dotyczących jednego z zagadnień

prawnopracowniczych,

24 h 365 dni w roku dostęp do wydania

internetowego czasopisma gratis - www.spp.infor.pl

Poznaj najważniejsze korzyści
z prenumeraty „Serwisu
Prawno-Pracowniczego”

poznasz praktyczne rozwiązania

z zakresu prawa pracy, ubezpieczeń

społecznych, wynagrodzeń pracowniczych,

związków zawodowych, bezpieczeństwa

i higieny pracy,

rozwiejesz wątpliwości wynikające

z nowelizacji przepisów prawa pracy,

zapoznasz się z komentarzami specjali-

stów do ustaw i aktów wykonawczych,

uzyskasz odpowiedzi na trudne pytania

z zakresu prawa pracy i ubezpieczeń

społecznych, dzwoniąc do naszych

radców prawnych pełniących dyżur

telefoniczny od poniedziałku do piątku,

będziesz na bieżąco z najnowszymi

unormowaniami i wykładnią prawa pracy,

potrzebną w Twojej codziennej pracy.

Informacje i zamówienia:
INFOR PL S.A., ul. Okólna 40, 05-270 Marki, tel. 22 761 30 30, 801 626 666, bok@infor.pl

www.spp.infor.pl

Spis treści

Poradnik Gazety Prawnej nr 16 (782) | 3

23 kwietnia – 6 maja 2013

Dokumentacja

pracownicza związana

ze stosunkiem pracy

INDEKS

bezrobocie 40

ciąża 39

dodatkowe wynagrodzenie

dopuszczenie do pracy

działalność lecznicza

kara porządkowa

konflikty między pracownikami

kontrakty cywilnoprawne

naruszenie obowiązków

nieobecność w pracy

obejście ustawy

obowiązki bhp

odwołanie od decyzji

osoba prawna

oświadczenie pracownika

oświadczenie woli

plan urlopów

powołanie 8

praca dorywcza

przyczyna nieobecności

redukcja kosztów

regulamin pracy

rodzaj pracy

roszczenia 9

sfera budżetowa

składniki wynagrodzenia

stan nietrzeźwości

szkoda 26

telepracownik 40

treść umowy o pracę

układ zbiorowy

urlop macierzyński

urządzenia higieniczno-sanitarne

ustawa antykryzysowa

utrata zaufania

warunki pracy

wniesienie sprzeciwu

wnioski pracowników

wypowiedzenie zmieniające

zakaz konkurencji

zawarcie umowy

zmiana umowy

związek zawodowy

KIEDY STOSOWAĆ POROZUMIENIE LUB WYPOWIEDZENIE ZMIENIAJĄCE

Kiedy stosować porozumienie zmieniające

Nie każdemu pracownikowi można wypowiedzieć warunki umowy

Czasowe powierzenie innej pracy

Kiedy należy zastosować wypowiedzenie zmieniające

Gdy układ zbiorowy kończy obowiązywać, wypowiedzenie jest konieczne

Ogólnikowo określone miejsce pracy i stanowisko uchroni od wypowiedzenia

Skutek nieprzyjęcia nowych warunków

Sąd zbada przyczynę wypowiedzenia

UMOWA NA CZAS OKREŚLONY – KIEDY PRZEKSZTAŁCI SIĘ
W UMOWĘ NA CZAS NIEOKREŚLONY

JAK ZGODNIE Z PRAWEM DYSCYPLINOWAĆ PRACOWNIKÓW

Kto wymierza karę

Za co można karać

Rodzaje kar

Zachowanie terminu

Wysłuchanie pracownika

Powiadomienie pracownika na piśmie o zastosowanej karze

Procedura odwoławcza

Odpis pisma o ukaraniu – w aktach osobowych

BADANIA PROFILAKTYCZNE PRACOWNIKÓW

Przeprowadzanie badania kontrolnego

Odwołanie od wydanego przez lekarza orzeczenia

Rozwiązania międzynarodowe

ZAKAZ KONKURENCJI

Zakaz konkurencji w trakcie zatrudnienia

Charakter umowy o zakazie konkurencji

Odmowa zawarcia umowy

Treść zakazu konkurencji

Niedopuszczalne elementy umowy

Naruszenie przez pracownika zakazu konkurencji

Dodatkowe zatrudnienie pracownika w przypadku braku umowy

Umowa o zakazie konkurencji po ustaniu stosunku pracy

USTALANIE PLANU URLOPÓW

Czy plan urlopów musi obejmować cały rok

Kto sporządza plan urlopów

Jakie urlopy uwzględniać w planie urlopów

Jak ustalać plan urlopów

Czy konieczne są wnioski urlopowe, jeżeli sporządzono plan urlopów

Urlopy udzielane niezależnie od planu urlopów

Zmiana planu urlopów

Konflikty związane z ustalaniem planu urlopów

UMOWA O TELEPRACĘ – KORZYŚCI Z ZATRUDNIANIA TELEPRACOWNIKÓW 37
Korzyści finansowe

Zadaniowy czas pracy dla telepracowników

Mniej obowiązków bhp dla pracodawców zatrudniających telepracowników

Mniej absencji – więcej wydajności

Łatwiejsze pozyskanie specjalistów

Ograniczenie negatywnych relacji między pracownikami

NASZE RADY

TEMAT NA ZAMÓWIENIE – JAKIE SĄ SKUTKI PODATKOWE I BILANSOWE
FAKTURY PRO FORMA

KALENDARIUM

WSKAŹNIKI

Zapowiedzi

4 | www.pgp.infor.pl

W poprzednich numerach

Podróże służbowe po zmianach
NR 13 2–8 kwietnia 2013 r.

Dokumentacja pracownicza
związana z zatrudnieniem
NR 14 9–15 kwietnia 2013 r.

Zmiany w VAT obowiązujące
od 1 kwietnia 2013 r.
NR 15 16–22 kwietnia 2013 r.

Już wkrótce

Dokumentacja pracownicza
związana ze zwolnieniem z pracy
NR 18 14–20 maja 2013 r.

Podatki dochodowe w rachunkowości
NR 19 21–27 maja 2013 r.

Lista płac w praktyce
NR 20 28 maja – 3 czerwca 2013 r.

Więcej w „Poradniku Gazety Prawnej” nr 17

Już 7 maja 2013 r. przeczytasz o podatkach

Refakturowanie
usługi
ubezpieczeniowej

Firmy leasingowe świadczące usługi

leasingowe aut, maszyn czy urządzeń
mają prawo traktować usługę leasin-
gową oraz usługę ubezpieczeniową
jako dwie odrębne usługi, a nie – jak
dotychczas – jako jedną usługę kom-
pleksową opodatkowaną VAT w wy-
sokości 23%. W konsekwencji opodat-
kowaniu według stawki podstawowej,
tj. 23%, będzie podlegała tylko usługa
leasingowa, a usługa ubezpieczenio-
wa będzie mogła być refakturowana
jako zwolniona z VAT. Jest to przeło-
mowy wyrok TSUE, bardzo korzystny
dla podatników działających w branży
leasingowej oraz leasingobiorców. Na
podstawie orzeczenia podatnicy będą
mogli korygować faktury z naliczonym
VAT od usługi ubezpieczeniowej oraz
wnioskować o jego zwrot. Podatnicy,
wobec których fiskus wszczął oraz za-
kończył postępowania podatkowe nie-
korzystnym rozstrzygnięciem, będą
mogli wnioskować o wznowienie za-
kończonego postępowania. Podatnicy
ci muszą jednak pamiętać o procedu-
rach związanych ze wznowieniem za-
kończonych już postępowań.

Cesja
umowy leasingu

Nowelizacja ustawy o CIT, która

weszła w życie 1 stycznia 2013 r.,

umożliwia – w porównaniu z regu-
lacjami obowiązującymi do koń-
ca 2012 r. – zmiany stron umowy
w trakcie trwania umowy leasingo-
wej. Zmiany były długo oczekiwane
zarówno przez firmy leasingowe, jak
i przez samych korzystających, dla
których scedowanie praw i obowiąz-
ków z tytułu umowy leasingowej na
inny podmiot było niekiedy opty-
malnym rozwiązaniem chociażby
w przypadku trudności finansowych
czy zaniechania lub zmiany dotych-
czasowej działalności gospodarczej.
Zmianę stron umowy (cesję) umożli-
wia obecnie art. 17a pkt 2 u.p.d.o.p.,
który definiuje podstawowy okres
umowy leasingu jako czas oznaczo-
ny, na jaki została zawarta umowa,
z wyłączeniem czasu, na jaki może
ona zostać przedłużona lub skróco-
na, a w przypadku zmiany strony lub
stron tej umowy podstawowy okres
umowy uważa się za zachowany, je-
żeli inne postanowienia umowy nie
uległy zmianie.

VAT naliczony
od samochodów
osobowych

Wydanie samochodu osobowego

na podstawie umowy leasingu finan-
sowego (kapitałowego) stanowi do-
stawę towaru, o której mowa w art. 7
ust. 1 pkt 2 ustawy o VAT. Taka kwa-
lifikacja czynności powoduje, że
korzystający (leasingobiorca) otrzy-

muje fakturę na całą wartość tej do-
stawy, która obejmuje zarówno część
kapitałową odpowiadającą wartości
przedmiotu leasingu, jak i część od-
setkową. W przypadku nabycia sa-
mochodów osobowych lub innych
pojazdów samochodowych o dopusz-
czalnej masie całkowitej nieprzekra-
czającej 3,5 tony kwotę podatku nali-
czonego stanowi 60% kwoty podatku
określonej w fakturze (lub kwoty po-
datku należnego z tytułu WNT, lub
kwoty podatku należnego od dosta-
wy towarów, dla której podatnikiem
jest ich nabywca), nie więcej jednak
niż 6000 zł.

Poradnik Gazety Prawnej nr 16 (782) | 5

23 kwietnia – 6 maja 2013

Stan prawny na 9 kwietnia 2013 r.

WYŚLIJ PYTANIE

pgp@infor.pl

Do obowiązków pracodawcy należy założenie i prowadzenie akt oso-

bowych zatrudnianych pracowników. Niektóre dokumenty powinny być
sporządzane w określonej przepisami formie, zgodnie z którą pracodaw-
ca musi je przygotować lub wypełniać. Pozostałe dokumenty pracowni-
cze pracodawca może stworzyć samodzielnie.

W niniejszym opracowaniu omówione zostały dokumenty związane ze

stosunkiem pracy, takie jak wypowiedzenie zmieniające, umowa o zaka-
zie konkurencji, umowa o telepracę. Nie zabrakło też informacji o doku-
mentowaniu kwestii związanych z odpowiedzialnością porządkową i ba-
daniami profilaktycznymi pracowników.

Prowadzenie dokumentacji pracowniczej ma istotne znaczenie prak-

tyczne. Pozwala ustalić konkretne uprawnienia pracownicze danej oso-
by, np. uprawnienia urlopowe pracownika u danego pracodawcy. Doku-
menty znajdujące się w aktach osobowych stanowią dowód na poparcie
roszczeń pracownika podczas rozstrzygania sporów przed sądem pracy.
Brak dokumentacji pracowniczej w przypadku sporu ze stosunku pracy
jest okolicznością obciążającą pracodawcę.

Wszelkie zaniedbania w zakresie prowadzenia akt osobowych oraz

innej dokumentacji pracowniczej są naruszeniem praw pracowniczych.
Pracodawca lub osoba działająca w jego imieniu, która nie prowadzi
dokumentacji pracowniczej, może być ukarana grzywną w wysokości
od 1000 zł do 30 000 zł.

PRACA ZBIOROWA

Opracował TOMASZ KOWALSKI

Dokumentacja
pracownicza związana
ze stosunkiem pracy

Dokumentacja pracownicza związana ze stosunkiem pracy

6 | www.pgp.infor.pl

Kiedy stosować porozumienie

lub wypowiedzenie

zmieniające

Podpisując umowę o pracę z pracowni-
kiem, pracodawcy nie zawsze uda się
przewidzieć sytuacje, które zaistnieją po
pewnym czasie i spowodują konieczność
zmiany treści stosunku pracy. W zależno-
ści od sformułowania samej umowy o pra-
cę, tego, jakie elementy umowy praco-
dawca chce zmodyfikować oraz tego, czy
na zmianę taką wyraża zgodę pracownik,
pracodawca ma do wyboru kilka dopusz-
czalnych przez przepisy rozwiązań.

Pracodawca powinien mieć na uwadze to, że

im bardziej ogólnikowo sformułowana jest umo-
wa o pracę i im mniej dodatkowych, niewyma-
ganych przez przepisy elementów strony w niej
zawarły, tym rzadziej konieczne będzie wypo-
wiadanie warunków pracy lub uzyskiwanie zgo-
dy pracownika na zmianę tych warunków za po-
rozumieniem stron. Wystarczająca okazać się
może zmiana zakresu czynności powierzonych
pracownikowi. Jeżeli natomiast pracodawcy
chodzi wyłącznie o okresowe powierzenie innej
pracy pracownikowi ze względu na sezonowe
potrzeby, to może on wykorzystać instytucję
czasowego powierzenia innej pracy przewidzia-
ną w art. 42 § 4 Kodeksu pracy (k.p.).

Kiedy stosować
porozumienie zmieniające

Pracodawca, który chce trwale zmienić

treść stosunku pracy łączącego go z pracow-
nikiem, powinien w pierwszej kolejności pod-
jąć próbę wprowadzenia zmiany w drodze
porozumienia zmieniającego. Porozumienie
takie, opierając się na zasadzie swobody
umów, prowadzić może do modyfikacji zgod-
nie z wolą stron każdej umowy o pracę. Przyj-
muje się bowiem, że jeżeli o istotnych warun-
kach umowy o pracę – w tym o stanowisku,
które zajmuje pracownik – decydują same
strony stosunku pracy, to nie ma przeszkód,
aby w trakcie jego trwania strony mogły zmo-
dyfikować treść ustalonej przez nie umowy.
Skoro strony stosunku pracy mogą ukształto-
wać treść umowy o pracę przy jej zawieraniu,
natomiast porozumienie stron jest dopusz-
czalną formą rozwiązania stosunku pracy, to

nie ma również przeszkód, aby w ten sposób
zmodyfikować treść stosunku pracy przez od-
mienne niż dotychczas określenie istotnych
elementów umowy.

W drodze takich ustaleń wprowadzić można

zarówno zmiany korzystne, jak i niekorzystne
dla pracownika. Warunkiem jest to, aby oby-
dwie strony stosunku pracy wyrażały zgodną
wolę takiej zmiany. Przy zawieraniu porozumie-
nia nie trzeba zachowywać żadnych szczegól-
nych warunków formalnych. Pracodawca powi-
nien jedynie pamiętać, że porozumienie
powinno zostać zawarte w formie pisemnej.
Pracownik, co do zasady, nie ma możliwości od-
wołania się od takiego porozumienia, ponieważ
nie podlega ono ocenie według reguł określo-
nych w art. 42 § 2 k.p (wyrok SN z 8 kwiet-
nia 1998 r., PKN 29/98, OSNP 1999/7/242).
Jedyną możliwością zakwestionowania porozu-
mienia pozostaje powołanie się na wadę oświad-
czenia woli z zachowaniem wszystkich wymo-
gów określonych w kodeksie cywilnym, jakie
przepisy stawiają skutecznemu odwołaniu
oświadczenia woli.

PRZYKŁAD

Pracodawca złożył pracownikowi propo-
zycję zmiany istotnych warunków umowy
o pracę za porozumieniem stron w termi-
nie 2 tygodni od otrzymania pisma, infor-
mując go, że w innym przypadku wypo-
wie mu te warunki. Pracownik w ogóle
nie odniósł się do tej propozycji. Brak jest
podstaw do przyjęcia, że pracownik wyra-
ził zgodę na taką propozycję w sposób
dorozumiany, tym bardziej że z pisma wy-
nikało wyraźnie, że nie jest to wypowie-
dzenie zmieniające.

Zmiana rodzaju pracy lub stanowiska wią-

zać się może zarówno z awansem, jak i z de-
gradacją pracownika w hierarchii służbowej.
Zmieniając rodzaj pracy lub stanowisko pra-
cownika, pracodawca powinien zadbać, aby
w sposób przejrzysty została wyrażona wola
stron porozumienia zmieniającego umowę
o pracę odnośnie do wynagrodzenia. Może

powierzenie

innej pracy

hierarchia
służbowa

Dokumentacja pracownicza związana ze stosunkiem pracy

Poradnik Gazety Prawnej nr 16 (782) | 7

23 kwietnia – 6 maja 2013

ono pozostać na tym samym poziomie mimo
zmiany stanowiska, zostać podwyższone lub
obniżone. Sąd Najwyższy w wyroku z 11 lute-
go 2010 r. (I PK 185/09) stwierdził, że praco-
dawca, który nie ma pisemnej zgody pra-
cownika na wykonywanie dodatkowych
obowiązków bez podwyżki, może zostać
zmuszony przez sąd do wypłaty dodatkowe-
go wynagrodzenia.

■

ZAPAMIĘTAJ

Dopuszczalne jest porozumienie stron
o zmianie warunków pracy na pewien
okres.

Nie każdemu pracownikowi
można wypowiedzieć
warunki umowy

Jeśli pracownik nie zgadza się na zmianę

umowy, pracodawca musi ją zmienić w dro-
dze jednostronnej czynności, jaką jest wypo-
wiedzenie zmieniające. Z uwagi na to, że wy-

powiedzenie takie odnosi podwójny skutek
(wypowiedzenia aktualnych warunków umo-
wy oraz wypowiedzenia ostatecznego), ma
ono ma rację bytu tylko wtedy, kiedy przepisy
dopuszczają dokonanie wypowiedzenia defi-
nitywnego umowy o pracę. Przepisy o wypo-
wiedzeniu zmieniającym nie mają zatem za-
stosowania do stosunku pracy z wyboru
(wyrok SN z 23 listopada 2001 r.,
I PKN 699/00, OSNP 2003/22/541). Niedo-
puszczalne z tych samych powodów jest za-
tem wypowiedzenie warunków pracy pra-
cownika zatrudnionego na czas wykonania
określonej pracy, a także umowy terminowej,
w której strony nie przewidziały klauzuli
umożliwiającej jej wcześniejsze wypowiedze-
nie, w tym umowy na czas określony krótszy
niż 6 miesięcy. W przypadku umów termino-
wych zmiana terminu końcowego umowy nie
stanowi zmiany warunków pracy, o których
mowa w art. 42 k.p.

Przepisy prawa spółdzielczego dopuszczają

wypowiedzenie zmieniające w przypadku
spółdzielczej umowy o pracę oraz określają

Wzór porozumienia zmieniającego warunki pracy i płacy

……………………............ …....………….......……

(oznaczenie pracodawcy)

(miejscowość i data)

……………………................

(numer REGON)

POROZUMIENIE ZMIENIAJĄCE WARUNKI PRACY I PŁACY

zawarte w dniu .................................... między:

...........................................................................................................................................

(imię i nazwisko pracodawcy lub osoby reprezentującej pracodawcę

albo osoby upoważnionej do składania oświadczeń w imieniu pracodawcy)

a
…………………………………………………………………………………………

(imię i nazwisko pracownika oraz jego miejsce zamieszkania)

1. Strony zmieniają rodzaj umowy o pracę na ……...................……………………… zawar-

tej w dniu …...................... na umowę o pracę na .........................................................

2. Strony zmieniają dotychczasowe warunki w zakresie: ....................................................

.......................................................................................................................................

na nowe warunki: ...........................................................................................................

.......................................................................................................................................

3. Nowy rodzaj umowy i nowe warunki zaczną obowiązywać od dnia ................................
4. Pozostałe warunki umowy o pracę zawartej w dniu …………………… pozostają bez

zmian.

5. Niniejsze porozumienie zostało sporządzone w 2 jednobrzmiących egzemplarzach, po

jednym dla każdej ze Stron.

................................................ ................................................

(data i podpis pracodawcy lub (data i podpis pracownika)

osoby reprezentującej pracodawcę)

dodatkowe

obowiązki

zmiana
terminu
końcowego

Dokumentacja pracownicza związana ze stosunkiem pracy

8 | www.pgp.infor.pl

Wzór powierzenia pracownikowi wykonywania innej pracy

……………………............ …....………….......……

(oznaczenie pracodawcy)

(miejscowość i data)

……………………................

(numer REGON)

Pan/i ..........................................................................

(imię i nazwisko pracownika)

POWIERZENIE PRACOWNIKOWI INNEJ PRACY

W związku z ....................................................….............. od dnia ……………………........

(wskazać przyczynę powierzenia innej pracy)

powierzam Panu/i pracę na stanowisku ......................................... w .............................. ..

(wskazać nowe stanowisko)

Za czas wykonywania pracy na tym stanowisku będzie Panu/i przysługiwało wynagro-
dzenie przewidziane w regulaminie wynagradzania dla tego stanowiska, tj. w wysokości
……........................…. zł miesięcznie, nie niższe jednak od wynagrodzenia wynikającego
z osobistego zaszeregowania.

Podstawa prawna: art. 81 § 3 kodeksu pracy.

................................................................. ................................................

(data i podpis pracodawcy lub (potwierdzenie odbioru

osoby upoważnionej do działania w jego imieniu) – data i podpis pracownika)

jego przesłanki (art. 184 ustawy – Prawo
spółdzielcze). W uchwale z 21 grudnia 1987 r.
(III PZP 47/87, OSNC 1989/9/131) Sąd Naj-
wyższy stwierdził natomiast, że wypowiedze-
nie warunków pracy i płacy pracownikowi za-
trudnionemu na podstawie powołania jest
niedopuszczalne.

Identycznie przyjmuje się niedopuszczal-

ność wypowiadania warunków pracy pracow-
nikom mianowanym.

Wypowiedzenie zmieniające dotyczy jedy-

nie pogorszenia warunków pracy. Jeśli praco-
dawca polepsza warunki pracy pracowniko-
wi, przyjmuje się, że w sposób domniemany
pracownik wyraża na to zgodę, choć może
odrzucić taką ofertę pracodawcy. Dlatego, jak
uznał Sąd Najwyższy wyroku z 7 maja 1998 r.
(I PKN 60/98, OSNP 1999/9/300), oświad-
czenie pracodawcy co do skonkretyzowanej
podwyżki wynagrodzenia za pracę jest
w świetle powszechnie obowiązujących prze-
pisów płacowych w państwowej sferze budże-
towej ofertą zmiany treści stosunku pracy,
którą pracownik przyjmuje zazwyczaj w do-
rozumiany sposób.

Czasowe powierzenie
innej pracy

W przypadku uzasadnionych potrzeb pra-

codawcy możliwe jest jednostronne powie-
rzenie pracownikowi na kilka miesięcy innej
pracy niż określona w umowie o pracę
(art. 42 § 4 k.p.). Przesunięcie nie może jed-
nak powodować obniżenia wynagrodzenia
pracownika, natomiast praca powierzona
w ten sposób musi odpowiadać jego kwalifi-
kacjom. Maksymalny czas, na jaki praco-
dawca może powierzyć inny rodzaj pracy
bez zgody pracownika to 3 miesiące w ciągu
roku kalendarzowego. Wykorzystanie przez
pracodawcę powyższej instytucji na przeło-
mie starego i nowego roku pozwala powie-
rzyć wykonywanie innej pracy przez łączny
okres 6 miesięcy. W tym celu początek po-
wierzenia innej pracy musi przypadać
na 1 października danego roku, natomiast
w nowym roku powierzenie powinno nastą-
pić od 1 stycznia również na 3 pełne miesią-
ce. Powierzenie wykonywania innej pracy
w omawianym trybie nie wymaga zachowa-

pracownik

mianowany

zgoda
pracownika

Dokumentacja pracownicza związana ze stosunkiem pracy

Poradnik Gazety Prawnej nr 16 (782) | 9

23 kwietnia – 6 maja 2013

nia formy pisemnej (wyrok SN z 13 mar-
ca 1979 r., I PRN 18/79).

Pracodawca, który nadużywa uprawnienia

wynikającego z art. 42 § 4 k.p., musi liczyć się
z odmową wykonania niezgodnego z prawem
polecenia. Przewinienie pracodawcy polegać
może na powierzeniu pracy niezgodnej
z kwalifikacjami pracownika lub przekrocze-
niu okresu dopuszczalnego delegowania. Sąd
Najwyższy w wyroku z 18 listopada 1999 r.
(I PKN 370/99, OSNP 2001/7/225) wyraził
pogląd, że pracownik odmawiający wykona-
nia sprzecznego z art. 42 § 4 k.p. polecenia
kierującego go do innej pracy nie uchybia
obowiązkowi pracowniczemu i umowa o pra-
cę nie może być z nim rozwiązana na podsta-
wie art. 52 § 1 pkt 1 k.p. Ponadto Sąd Naj-
wyższy w wyroku z 11 stycznia 2011 r. (I PK
157/10) zajął stanowisko, że w razie narusze-
nia przez pracodawcę art. 42 § 4 k.p. pracow-
nikowi nie przysługują roszczenia z tytułu
nieuzasadnionego lub naruszającego przepi-
sy wypowiedzenia definitywnego ani wypo-
wiedzenia zmieniającego umowy o pracę,
chyba że odmowa podjęcia wykonywania ta-
kiej pracy była przyczyną wypowiedzenia lub
rozwiązania umowy o pracę bez wypowie-
dzenia. Powództwo pracownika zostałoby za-
tem oddalone.

Jeżeli powierzenie nastąpiło jednak w spo-

sób zgodny z prawem, to odmowa wykonania
czynności powierzonych w trybie art. 42 § 4
k.p. może zostać uznana przez pracodawcę za
ciężkie naruszenie podstawowych obowiąz-
ków i stanowić podstawę do rozwiązania
umowy o pracę bez wypowiedzenia z winy
pracownika (wyrok Okręgowego Sądu Pracy
i Ubezpieczeń Społecznych w Łodzi z 19 lip-
ca 1984 r., I P 812/84, PiZS 1985/7/63).

Gdyby pracodawca, powierzając inną pra-

cę, wypłacał pracownikowi niższe wynagro-
dzenie, będzie on miał z kolei roszczenie o za-
sądzenie różnicy między wynagrodzeniem
należnym a wypłaconym. Zakaz obniżania
dotyczy wszystkich składników wynagrodze-
nia.

Powierzając pracę w omawianym trybie,

można doprowadzić do zmodyfikowania tre-
ści umowy. Jest to możliwe w sytuacjach, gdy
po okresie powierzenia innej pracy pracow-
nik dalej wykonywał inną pracę bez dokony-
wania wypowiedzenia zmieniającego przez
pracodawcę. W przypadku gdy po upływie
3-miesięcznego okresu pracownik nadal wy-
konuje obowiązki pracownika delegowanego
i stan ten akceptuje, można przyjąć, że doszło
w sposób dorozumiany do zawarcia porozu-
mienia zmieniającego warunki pracy (wyrok

SN z 14 stycznia 2010 r., I PK 155/09). W kon-
sekwencji powrót pracownika do poprzednio
wykonywanej pracy przy braku jego zgody
wymagałby dokonania wypowiedzenia zmie-
niającego.

Kiedy należy zastosować
wypowiedzenie zmieniające

Konieczność dokonania modyfikacji umo-

wy w trybie wypowiedzenia zmieniającego
(jeżeli strony nie doszły do porozumienia)
powstaje w sytuacji, gdy pracodawca planu-
je obniżyć pracownikowi wynagrodzenie.
Sąd Najwyższy w wyroku z 6 kwietnia 1978 r.
(I PR 11/78) uznał jednak, że zmiana grupy
zaszeregowania lub szczebla wynagrodzenia
związana ze zmianą struktury wynagrodze-
nia, a także zmianą proporcji poszczegól-
nych składników wynagrodzenia – przy nie-
obniżeniu dotychczasowego wynagrodzenia
netto – nie wymaga jednak wypowiedzenia
dotychczasowych warunków pracy. Dotyczy
to oczywiście sytuacji, gdy nie ulegają zmia-
nie inne istotne składniki, warunki umowy
o pracę.

Większe problemy powodować może ko-

nieczność dokonywania wypowiedzenia
w celu zmiany innych istotnych warunków
pracy. Jako zasadę przyjąć należy, że wypo-
wiedzenie jest konieczne gdy pracodawca za-
mierza zmodyfikować jakikolwiek warunek
określony w umowie o pracę, gdyż oznacza
to, że strony uznały go za istotny. Z tego po-
wodu pracodawca, który dobrowolnie wpro-
wadził do umowy o pracę dodatkowe zapisy,
które nie były wymagane przez kodeks pracy,
nie będzie mógł zmienić ich w drodze jedno-
stronnej decyzji. Jak stwierdził Sąd Najwyż-
szy w wyroku z 9 kwietnia 1991 r.
(I PRN 13/91, OSP 1992/4/88) przyznanie
pracownikowi w umowie o pracę świadczenia
nieprzewidzianego w przepisach o wynagro-
dzeniu dla danego stanowiska i nadanie mu
charakteru stałego składnika wynagrodzenia
nakłada na pracodawcę obowiązek jego wy-
płacania. Zwolnienie się od tego obowiązku
może nastąpić w drodze wypowiedzenia
zmieniającego warunki płacy.

To samo dotyczy rozkładu czasu pracy, jeśli

wprowadzono go do umowy. Postanowienie
takie nabiera charakteru istotnego elementu
indywidualnego stosunku pracy, a w konse-
kwencji jego zmiana wymaga porozumienia
stron lub wypowiedzenia zmieniającego (wy-
rok SN z 17 lipca 2009 r., I BP 6/09). Na iden-
tycznej zasadzie wypowiedzenie warunków

kwalifikacje

czas
pracy

Dokumentacja pracownicza związana ze stosunkiem pracy

10 | www.pgp.infor.pl

pracy będzie wymagało pozbawienia pracow-
nika prawa do zwrotu kosztów zakwaterowa-
nia czy korzystania za służbowego samochodu
lub telefonu komórkowego, jeśli takie upraw-
nienia nadała mu umowa o pracę. Przyjąć na-
leży, że każda niekorzystna zmiana warunków
pracy wymaga wypowiedzenia zmieniającego.
Ponadto Sąd Najwyższy w wyroku
z 21 maja 1999 r. (I PKN 88/99, OSNP
2000/15/586) wyraził pogląd, że ustalenie,
czy zmiana warunków pracy dokonana jedno-

stronnie przez pracodawcę była niekorzystna
dla pracownika, wymaga uwzględnienia rów-
nież tego, jak pracownik ją odczuwa.

Gdy układ zbiorowy kończy
obowiązywać, wypowiedzenie
jest konieczne

Sąd Najwyższy stoi na stanowisku, że po-

zbawienie pracownika prawa do uprawnień,

Wzór wypowiedzenia warunków umowy o pracę

……………………............ …....………….......……

(oznaczenie pracodawcy)

(miejscowość i data)

……………………................

(numer REGON)

WYPOWIEDZENIE WARUNKÓW UMOWY O PRACĘ*

Pan/i ..........................................................................

(imię i nazwisko pracownika)

1. Wypowiadam Panu/i umowę o pracę zawartą w dniu .....................................................
w części dotyczącej ........................................................................................................

.......................................................................................................................................

(wskazać postanowienia umowy o pracę podlegające wypowiedzeniu)

z zachowaniem .............................................................................................................

(wskazać długość okresu wypowiedzenia)

okresu wypowiedzenia, który upłynie w dniu ................................................................

2. Przyczyną wypowiedzenia dotychczasowych warunków umowy o pracę jest ..................
.......................................................................................................................................

(wskazać dokładną przyczynę wypowiedzenia)

3. Po upływie okresu wypowiedzenia, tj. od dnia ......................., proponuję następujące,

nowe warunki umowy o pracę: ....................................................................................

.......................................................................................................................................

(wskazać nowe warunki umowy o pracę)

4. Pozostałe warunki umowy o pracę nie ulegają zmianie.
5. Jeżeli Pan/i przed upływem połowy okresu wypowiedzenia, tj. do dnia .......................,

nie złoży oświadczenia o odmowie przyjęcia nowych warunków umowy o pracę, będzie to
równoznaczne z wyrażeniem zgody na proponowaną zmianę warunków umowy. W razie
odmowy przyjęcia przez Pana/ią zaproponowanych warunków umowy o pracę, umowa
rozwiąże się z upływem okresu wypowiedzenia, tj. z dniem .........................................

6. Jednocześnie informuję, iż w terminie 7 dni od dnia doręczenia niniejszego pisma przy-

sługuje Panu/i prawo wniesienia odwołania do Sądu Rejonowego – Sądu Pracy w ............

.......................................................................................................................................

(siedziba sądu)

7. Przed upływem tego terminu może Pan/i złożyć wniosek o wszczęcie postępowania po-

jednawczego przed Komisją Pojednawczą** ......................................................... ........

.......................................................................................................................................

(siedziba komisji)

................................................................. ................................................

(data i podpis pracodawcy lub (data i podpis pracownika)

osoby reprezentującej pracodawcę)

* dotyczy umowy o pracę zawartej na czas nieokreślony
** dotyczy pracodawcy, u którego została utworzona komisja pojednawcza

zwrot

kosztów

Dokumentacja pracownicza związana ze stosunkiem pracy

Poradnik Gazety Prawnej nr 16 (782) | 11

23 kwietnia – 6 maja 2013

które nabył na podstawie układu zbiorowego
pracy, który przestał obowiązywać, wymaga
zachowania odpowiedniego trybu. W wyroku
z 8 marca 2011 r. (II PK 165/10) Sąd Najwyż-
szy uznał, że nawiązanie stosunku pracy pod
rządami terminowego układu zbiorowego
pracy nie oznacza, że ukształtowane tym
układem elementy treści stosunku pracy obo-
wiązują tylko do upływu okresu, na jaki za-
warto układ, a ich zmiana na niekorzyść pra-
cownika nie wymaga wypowiedzenia
warunków pracy i płacy. Przepis art. 241

§ 2

zdanie drugie k.p. ma zastosowanie do wypo-
wiedzenia wynikających z układu zbiorowe-
go pracy warunków umowy o pracę w razie
rozwiązania tego układu, także wtedy, gdy
nie został on zastąpiony nowym układem
zbiorowym pracy ani regulaminem wynagra-
dzania.

Podobną zasadę należy stosować do zmia-

ny regulaminu premiowania. Jak bowiem
stwierdził Sąd Najwyższy w wyroku z 13
grudnia 1996 r. (I PKN 35/96, OSNP
1997/15/267), zmiana regulaminu premio-
wania polegająca na zmianie podstawy obli-
czania premii lub wprowadzeniu nowych
przesłanek warunkujących nabycie prawa
lub określających jej wysokość wymaga wy-
powiedzenia zmieniającego (art. 42 § 1
k.p.), jeżeli prawo do premii wynika z umo-
wy o pracę.

Również wprowadzenie niekorzystnej dla

pracowników zmiany porozumienia zbioro-
wego będącego źródłem prawa pracy (art. 9
k.p.) wymaga dokonania wypowiedzeń zmie-
niających – art. 42 w zw. z art. 241

§ 2 k.p.

(wyrok SN z 6 grudnia 2005 r., III PK 95/05,
OSNP 2006/19–20/303).

Przyjmuje się, że wypowiedzenie zmienia-

jące nie jest natomiast konieczne w przypad-
ku zmiany regulaminu pracy. Nie ma rów-
nież potrzeby dokonywania takiego
wypowiedzenia w sytuacjach, gdy istotne
elementy umowy o pracę ukształtowane są
przez przepisy prawa powszechnie obowią-
zującego (ustawę lub rozporządzenie), które
ulegają zmianie. W wyroku z 28 kwiet-
nia 2009 r. (II PK 277/08, OSNP
2010/23–24/290) Sąd Najwyższy stwier-
dził, że zmiana przepisów ustawowych do-
określających treść stosunku pracy powodu-
je zmianę obowiązków i praw stron
niezależnie od ich woli (art. 56 k.c. w związ-
ku z art. 300 k.p.), chyba że strony wyłączyły
te przepisy (co może dotyczyć skutków wy-
nikających z przepisów względnie obowią-
zujących) lub przyjęły skutki korzystniejsze
od standardów nimi określonych dla strony

chronionej przepisami jednostronnie bez-
względnie obowiązującymi (pracownika).

Ogólnikowo określone
miejsce pracy i stanowisko
uchroni od wypowiedzenia

Pracodawca, konstruując umowę o pracę,

może zabezpieczyć się przed koniecznością
wypowiadania warunków pracy w każdej sy-
tuacji, gdy chce nawet na stałe skierować
pracownika do wykonywania innej pracy,
ale o zbliżonym charakterze. Zgodnie bo-
wiem ze stanowiskiem Sądu Najwyższego
wyrażonym w wyroku z 14 październi-
ka 2004 r. (I PK 663/03, OSNP 2005/19/298)
w przypadku wydania polecenia dotyczące-
go wykonywania czynności wynikających
z rodzaju pracy określonego w umowie
o pracę, pracodawca nie musi dokonywać
wypowiedzenia warunków pracy (art. 42 § 1
k.p.) oraz nie ma obowiązku stosowania
art. 42 § 4 k.p.

Rodzaj pracy może zostać w umowie o pra-

cę określony w sposób bardziej lub mniej
szczegółowy. Strony stosunku pracy, określa-
jąc rodzaj pracy w sposób ogólny, pozosta-
wiają pracodawcy – w ramach jego upraw-
nień kierowniczych – uszczegółowienie
zakresu czynności pracownika (wyrok Sądu
Najwyższego z 2 października 2008 r., I PK
73/08). Im bardziej ogólnie określone zosta-
ną zatem warunki umowy o pracę, tym więk-
szą swobodę ma pracodawca w zakresie moż-
liwości skierowania pracownika do innej
pracy niż ta, którą aktualnie wykonuje. Okre-
ślenie w sposób możliwie jak najszerszy ro-
dzaju wykonywanej przez pracownika pracy
w umowie o pracę pozwala uszczegółowiać
go w drodze określenia zakresu czynności po-
wierzonych pracownikowi na stałe lub nawet
za pomocą sukcesywnego wydawania bieżą-
cych poleceń pracodawcy jako organizatora
toku pracy. W opinii Sądu Najwyższego za-
kres czynności pracownika stanowi konkrety-
zację umówionego rodzaju pracy, stanowi
zbiorcze polecenie pracodawcy i nie wymaga
zgody pracownika na jego zmianę. Zmiana
takiego zakresu czynności stanowi nieistotną
zmianę warunków pracy lub płacy i mieści się
w zakresie uprawnień kierowniczych praco-
dawcy. Pracodawca dokonać jej może w dro-
dze polecenia (służbowego), które wiąże pra-
cownika. Dopiero istotna zmiana warunków
pracy – w razie braku zgody pracownika – wy-
maga dokonania wypowiedzenia zmieniają-
cego.

obowiązki

i prawa

stron

polecenia
pracodawcy

Dokumentacja pracownicza związana ze stosunkiem pracy

12 | www.pgp.infor.pl

PRZYKŁAD

W umowie o pracę pracodawca (zakład
mięsny) wskazał jednej grupie pracow-
ników jako rodzaj pracy – prace przy
przetwórstwie mięsnym, drugiej grupie
– prace przy uboju zwierząt. Trzecia
grupa wykonuje prace przy produkcji
wędlin. Pracownicy pierwszej grupy
mogą wykonywać wszystkie prace, na-
tomiast aby dokonać trwałych przesu-
nięć między pracownikami dwóch po-
zostałych grup, konieczne byłoby
dokonanie im wypowiedzeń zmieniają-
cych.

Uwagi te należy mieć na względzie przy

wpisywaniu do umów o pracę oprócz rodzaju
pracy także stanowiska. Rodzaj wykonywanej
pracy jest jednym z istotnych warunków, któ-
re powinny zostać zamieszczone w każdej
umowie o pracę. Nie oznacza to jednak, że
oprócz rodzaju pracy lub zamiast niego nale-
ży zawsze wpisywać do umowy stanowisko
pracownika. Jeśli nie znajdzie się ono w umo-
wie, nie stanie się istotnym elementem umo-
wy o pracę. Z tego powodu określenie w umo-
wie samego rodzaju pracy bez wskazywania
konkretnego stanowiska czasami daje praco-
dawcy większą swobodę, ponieważ zmiana
stanowiska niepociągająca za sobą zmiany ro-
dzaju wykonywanej pracy nie będzie w tej sy-
tuacji wymagała dokonania wypowiedzenia
warunków umowy (wyrok SN z 19 lute-
go 1976 r., I PRN 5/76, OSNC 1976/10/226).
Jednak nawet w przypadku tego samego sta-
nowiska warunki wykonywania pracy będą
mogły się różnić i jeśli praca będzie zgodna ze
stanowiskiem wskazanym w umowie o pracę
nie będzie potrzeby dokonywania wypowie-
dzenia zmieniającego.

PRZYKŁAD

Pielęgniarka w umowie o pracę wpisane
ma zatrudnienie w szpitalu na stanowi-
sku pielęgniarki. Skierowanie jej do wy-
konywania pracy na innym niż dotych-
czas oddziale szpitala nie wymaga
wypowiedzenia zmieniającego warunki
pracy – art. 42 § 1 k.p.

Kolejnym elementem, który w umowie

określić można mniej lub bardziej szczegóło-

wo, jest miejsce jej wykonywania. Kwestia ta
jest ważna, jeżeli praca na rzecz jednego pra-
codawcy może być świadczona w kilku punk-
tach obejmujących tę samą miejscowość lub
nawet kilka sąsiednich miejscowości. W takiej
sytuacji miejsce świadczenia pracy może zo-
stać wskazane w umowie ogólnie – jako miej-
scowość albo szczegółowo. Jeśli miejsce
świadczenia pracy zostało w umowie o pracę
wskazane w sposób ogólny, to wydanie przez
pracodawcę polecenia wykonywania pracy
w innym miejscu niż wykonywał ją dotąd pra-
cownik, ale w granicach wyznaczonych okre-
śleniem zawartym w umowie, nie będzie
oznaczało zmiany warunków pracy. W takiej
sytuacji zmiana miejsca wykonywania pracy
stanowi konkretyzację tego miejsca, dokony-
waną w ramach uprawnień kierowniczych
pracodawcy, gdyż do istoty stosunku pracy
należy jej świadczenie pod kierownictwem
pracodawcy. Sąd Najwyższy w wyroku z 19
lutego 1976 r., I PRN 5/76, OSNC
1976/10/226, stwierdził bowiem, że wyzna-
czenie pracownikowi przez pracodawcę inne-
go miejsca zatrudnienia, przy zachowaniu
dotychczasowego rodzaju pracy i wynagro-
dzenia, mieści się w ramach pracowniczego
podporządkowania i nie wymaga wypowie-
dzenia warunków pracy i płacy, jeżeli szcze-
gólne okoliczności pracy nie uzasadniają od-
miennej oceny.

PRZYKŁAD

Spółka prowadzi na terenie tej samej
miejscowości sieć punktów z dorabia-
niem kluczy i drobnymi naprawami. Je-
śli określi w umowie o prace jako miej-
sce jej wykonywania tę miejscowość,
będzie mogła kierować pracowników do
poszczególnych punktów w zależności
od aktualnych potrzeb. Określenie
w umowie jako miejsca wykonania pra-
cy konkretnego punktu usługowego
w razie potrzeby skierowania pracowni-
ka do innego punktu będzie wymagało
dokonania wypowiedzenia warunków
pracy.

W orzecznictwie Sądu Najwyższego wska-

zuje się, że wypowiedzeniem zmieniającym
zmieniać można te elementy umowy o pracę,
które są ustalane mocą woli stron stosunku
pracy (art. 29 § 1 k.p.). Zatem niedopuszczal-
na jest, przez dokonanie wypowiedzenia
zmieniającego (art. 42 § 1 k.p.), zmiana ro-

stanowisko

pracownika

wynagrodzenie

Dokumentacja pracownicza związana ze stosunkiem pracy

Poradnik Gazety Prawnej nr 16 (782) | 13

23 kwietnia – 6 maja 2013

dzaju umowy o pracę zawartej na czas nie-
określony na umowę na czas określony
(uchwała SN z 28 kwietnia 1994 r., I PZP
52/93, OSNP 1994/11/169).

■

ZAPAMIĘTAJ

Wypowiedzenie zmieniające może być do-
konane tylko przez pracodawcę, gdyż zmie-
rza ono do pogorszenia statusu prawnego
pracownika bez rozwiązywania stosunku
pracy; niedopuszczalne jest dokonanie ta-
kiego wypowiedzenia przez pracownika.

Skutek nieprzyjęcia
nowych warunków

Wypowiedzenia warunków pracy praco-

dawca musi dokonać w formie pisemnej. W pi-
śmiennictwie przedstawiane są różne opinie
dotyczące rygoru niezachowania tej formy,
z nieważnością włącznie. Orzecznictwo pod-
chodzi do tych kwestii bardziej liberalnie. Sąd
Apelacyjny we Wrocławiu w wyroku z 19 stycz-
nia 2012 r. (III APa 46/11) stwierdził, że
w myśl art. 42 § 2 k.p. wypowiedzenie warun-
ków pracy i płacy powinno nastąpić w formie
pisemnej. W razie jej niezachowania nie mają
jednak zastosowania przepisy kodeksu cywil-
nego dotyczące skutków niezachowania formy
pisemnej, podobnie jak w przypadku zmiany
umowy o pracę, zgodnie z art. 29 § 2 k.p., ko-
deks cywilny, zgodnie z art. 300 k.p., można
stosować tylko w sprawach nieunormowanych
przepisami prawa pracy.

Wypowiedzenie warunków pracy stanowi

ofertę, która może zostać zaakceptowana lub
odrzucona przez pracownika. Oprócz oferty
przyjęcia przez pracownika nowych warun-
ków pracy zawiera ono wypowiedzenie defi-
nitywne. W związku z tym, od momentu zło-
żenia oferty rozpoczyna się bieg terminu
wypowiedzenia. Okres wypowiedzenia zmie-
niającego odpowiada okresowi wypowiedze-
nia definitywnego. Przyjęcie przez pracowni-
ka oferty pracodawcy skutkuje zmianą
warunków umowy o pracę w zakresie rodzaju
pracy, zajmowanego stanowiska, warunków
wynagradzania czy innych istotnych elemen-
tów umowy o pracę objętych treścią wypo-
wiedzenia. Jeśli pracownik nie akceptuje
oferty pracodawcy, wypowiedzenie zmienia-
jące staje się zwykłym wypowiedzeniem, pro-
wadzącym do rozwiązania stosunku pracy.
Skutek ten następuje bez względu na to, czy
taka była intencja pracownika, gdy odmawiał
przyjęcia zaproponowanych warunków.
Przyjmuje się, że skutek ustania umowy

o pracę w razie odmowy przyjęcia zapropo-
nowanych warunków pracy lub płacy nastę-
puje z mocy prawa również niezależnie od in-
tencji pracodawcy, nawet jeśli zmierzał on
jedynie do zmiany istotnych elementów treści
stosunku pracy w trybie wypowiedzenia
zmieniającego, a nie do pozbycia się pracow-
nika i rozwiązania z nim umowy o pracę (wy-
rok SN z 25 lutego 2009 r., II PK 178/08).
Wypowiedzenie warunków pracy lub płacy
pracodawca musi konsultować z zakładową
organizacją związkową w przypadku wypo-
wiadania ich pracownikowi reprezentowane-
mu przez związek.

PRZYKŁAD

Pracownik jest członkiem związku za-
wodowego i pracodawca jest zobowią-
zany przeprowadzić konsultację z za-
kładową organizacją związkową. W tym
celu musi nie tylko podać przyczyny
uzasadniające wypowiedzenie warun-
ków dotychczasowych, lecz także okre-
ślić nowe warunki, jakie zamierza za-
proponować pracownikowi.

Pracodawca, dokonując wypowiedzenia

zmieniającego, ma obowiązek pouczenia pra-
cownika o sposobie i terminie przyjęcia lub od-
rzucenia zmiany warunków proponowanej
w wypowiedzeniu zmieniającym. Przyjęcie
oferty zmiany rodzaju pracy lub stanowiska
nastąpić powinno przez upływem połowy
okresu wypowiedzenia, czyli przy wypowie-
dzeniu 2-tygodniowym przed upływem tygo-
dnia, przy wypowiedzeniu miesięcznym przed
upływem 2 tygodni, a przy wypowiedzeniu
3-miesięcznym przed upływem półtora miesią-
ca od dnia złożenia wypowiedzenia. Brak
oświadczenia pracownika o odmowie przyję-
cia zaproponowanych warunków przed upły-
wem połowy okresu wypowiedzenia uważa się
za wyrażenie zgody na zaproponowaną zmia-
nę warunków zatrudnienia. Jeśli jednak pra-
codawca nie dokonał niezbędnego pouczenia,
pracownik zachowuje prawo do złożenia
oświadczenia o przyjęciu lub odmowie przyję-
cia proponowanych nowych warunków za-
trudnienia do końca okresu wypowiedzenia.
Pracownik uprawniony jest do zakwestiono-
wania, dokonanego przez pracodawcę wypo-
wiedzenia, składając pozew do sądu pracy.
Gdyby pracownik przed upływem połowy
okresu wypowiedzenia nie złożył pracodawcy
żadnego oświadczenia, ale wniósł odwołanie

forma

pisemna

pozew

Dokumentacja pracownicza związana ze stosunkiem pracy

14 | www.pgp.infor.pl

do sądu pracy, pracodawca nie będzie mógł
traktować go jako równoznacznego z odmową
przyjęcia proponowanych warunków, co pro-
wadziłoby do rozwiązania stosunku pracy.
Pracownik może bowiem chcieć, aby ocena
prawidłowości wypowiedzenia została doko-
nana przez sąd, zachowując jednak status pra-
cownika (wyrok SN z 22 września 1976 r.,
I PRN 51/76, OSNC 1976/10/226).

Sąd zbada przyczynę
wypowiedzenia

Prawidłowość wypowiedzenia warunków

pracy jest poddana kontroli sądowej.
W związku z tym pracodawca musi uzasad-
nić przyczyny wypowiedzenia. Podobnie jak
przy wypowiedzeniu definitywnym, uzasad-
niając wypowiedzenie pracodawca wskazać
musi istnienie rzeczywistej potrzeby zmiany
rodzaju pracy lub innych istotnych elemen-
tów umowy. Zdaniem Sądu Najwyższego
wyrażonym w wyroku z 16 czerwca 1999 r.
(I PKN 106/99, OSNP 2000/16/619), typo-
wą i uzasadnioną przyczynę wypowiedzenia
warunków pracy i płacy stanowi racjonaliza-
cja zatrudnienia zmierzająca do obniżenia
kosztów działalności pracodawcy.

W orzecznictwie wskazuje się, że celem wy-

powiedzenia zmieniającego powinno być za-
wsze doprowadzenie do właściwego i racjo-
nalnego wykorzystania kadry pracowniczej,
zgodnie z kwalifikacjami i możliwościami tej
kadry. Jeśli pracodawca przez dokonanie wy-
powiedzenia zmieniającego chce doprowa-
dzić do osiągnięcia innego celu, może spo-
dziewać się, że legalność wypowiedzenia
zostanie podważona przed sądem.

PRZYKŁAD

Zarząd spółki wypowiedział warunki
pracy byłemu dyrektorowi przywróco-
nemu do pracy po wyroku sądu, oferu-
jąc mu pracę na hali maszyn wraz z pra-
cownikami fizycznymi całkowicie
niezgodną z jego kwalifikacjami. Takie
działanie można odebrać jako próbę
obejścia przepisów o wypowiedzeniu
definitywnym, dlatego zostanie uznane
przez sąd za bezskuteczne.

Wypowiedzenie warunków pracy może być

także uznane za nieuzasadnione, jeżeli za-
proponowane pracownikowi stanowisko pra-

cy jest nieodpowiednie ze względu na stan
jego zdrowia (art. 42 § 1 i 2 w zw. z art. 45 § 1
k.p.), o czym mówi wyrok SN z 23 maja 1997 r.,
I PKN 187/97, OSNP 1998/9/265.

Istnieje kilka grup pracowników w stosunku

do których, na mocy szczególnych przepisów,
zmiana warunków pracy jest ograniczona lub
niedopuszczalna. Chodzi tu m.in. o pracowni-
ków w wieku przedemerytalnym, pracowników
nieobecnych w pracy z usprawiedliwionej przy-
czyny, społecznych inspektorów pracy, niektó-
rych związkowców, członków rady pracowni-
ków, pracownice w ciąży i przebywające na
urlopie macierzyńskim. Zakres ochrony przed
wypowiedzeniem zmieniającym jest jednak
węższy niż ten dotyczący wypowiedzenia
definitywnego. W przypadku pracowników
w wieku przedemerytalnym dopuszczono wy-
powiedzenie warunków pracy, jeśli stało się to
konieczne ze względu na stwierdzoną orzecze-
niem lekarskim utratę zdolności do wykonywa-
nia dotychczasowej pracy albo wskutek nieza-
winionej przez pracownika utraty uprawnień
koniecznych do jej wykonywania, a także ze
względu na wprowadzenie nowych zasad wy-
nagradzania dotyczących ogółu pracowników
zakładu lub określonej ich grupy (art. 43 k.p.).
Również przepisy ustawy z 13 marca 2003 r.
o szczególnych zasadach rozwiązywania z pra-
cownikami stosunków pracy z przyczyn niedo-
tyczących pracowników (Dz.U. nr 90, poz. 844
z późn. zm.) dopuszczają dokonanie wypowie-
dzeń zmieniających w stosunku do pracowni-
ków chronionych przed wypowiedzeniem defi-
nitywnym w art. 5 ust. 5 i 6. Jeżeli wskutek
wypowiedzenia zmieniającego następuje obni-
żenie wynagrodzenia ww. grupom pracowni-
ków, ustawa gwarantuje im prawo do dodatku
wyrównawczego do końca okresu, w którym
byli oni objęci ochroną szczególną.

PRZYKŁAD

Pracownica, która nie będąc w ciąży zło-
żyła oświadczenie woli o odmowie przy-
jęcia warunków pracy proponowanych
przez pracodawcę w ramach wypowie-
dzenia zmieniającego, a następnie zaszła
w ciążę przed datą rozwiązania stosunku
pracy wskutek tego wypowiedzenia, nie
działała pod wpływem błędu. Nie podle-
gała zatem ochronie (wyrok SN z 16
czerwca 2009 r., I PK 17/09).

RAFAŁ KRAWCZYK

przyczyny

wypowiedzenia

wiek
przedemerytalny

Dokumentacja pracownicza związana ze stosunkiem pracy

Poradnik Gazety Prawnej nr 16 (782) | 15

23 kwietnia – 6 maja 2013

ZGODNIE Z PRAWEM

Art. 42 kodeksu pracy
§ 1. Przepisy o wypowiedzeniu umowy
o pracę stosuje się odpowiednio do wy-
powiedzenia wynikających z umowy
warunków pracy i płacy.
§ 2. Wypowiedzenie warunków pracy
lub płacy uważa się za dokonane, jeżeli
pracownikowi zaproponowano na pi-
śmie nowe warunki.
§ 3. W razie odmowy przyjęcia przez
pracownika zaproponowanych warun-
ków pracy lub płacy, umowa o pracę
rozwiązuje się z upływem okresu doko-
nanego wypowiedzenia. Jeżeli pracow-
nik przed upływem połowy okresu wy-
powiedzenia nie złoży oświadczenia

o odmowie przyjęcia zaproponowanych
warunków, uważa się, że wyraził zgodę
na te warunki; pismo pracodawcy wypo-
wiadające warunki pracy lub płacy po-
winno zawierać pouczenie w tej sprawie.
W razie braku takiego pouczenia, pra-
cownik może do końca okresu wypowie-
dzenia złożyć oświadczenie o odmowie
przyjęcia zaproponowanych warunków.
§ 4. Wypowiedzenie dotychczasowych
warunków pracy lub płacy nie jest wy-
magane w razie powierzenia pracowni-
kowi, w przypadkach uzasadnionych
potrzebami pracodawcy, innej pracy niż
określona w umowie o pracę na okres
nie przekraczający 3 miesięcy w roku
kalendarzowym, jeżeli nie powoduje to
obniżenia wynagrodzenia i odpowiada
kwalifikacjom pracownika.

Umowa na czas określony

– kiedy przekształci się

w umowę

na czas nieokreślony

Obecnie można zawrzeć z tym samym
pracownikiem dwie następujące po so-
bie umowy na czas określony, a trzecia
z kolei powinna zostać zawarta już na
czas nieokreślony. Inne regulacje w tym
zakresie obowiązywały od 22 sierpnia
2009 r. do 31 grudnia 2011 r., kiedy do
przedsiębiorców miała zastosowanie
ustawa antykryzysowa. W czasie obo-
wiązywania ustawy antykryzysowej
można było podpisać z pracownikiem do-
wolną liczbę umów na czas określony,
które łącznie nie mogły trwać dłużej niż
24 miesiące.

Ze względu na obowiązywanie w okresie

od 22 sierpnia 2009 r. do 31 grudnia 2011 r.
ustawy antykryzysowej ustalenie, czy można
z pracownikiem podpisać umowę na czas
określony czy już trzeba zawrzeć umowę na
czas nieokreślony, jest skomplikowane. Od
1 stycznia 2012 r. ponownie obowiązuje za-
sada, że z tym samym pracownikiem można
zawrzeć maksymalnie dwie umowy na czas

określony, jeżeli przerwa między nimi nie
przekracza 1 miesiąca (art. 25

§ 1 k.p.).

Trzecia z kolei umowa powinna zostać za-
warta na czas nieokreślony. Za miesiąc prze-
rwy uważa się w tym przypadku 30 dni (wy-
rok SN z 15 lutego 2000 r., I PKN 512/99,
OSNP 2001/13/439). Termin miesięczny
liczmy bowiem w tej sytuacji zgodnie
z art. 114 k.c.

■

ZAPAMIĘTAJ

Miesięczny termin przerwy między umo-
wami na czas określony nie wpływa na li-
czenie tych umów od nowa, jeżeli nie prze-
kracza 30 dni.

Do limitu umów na czas określony nie wli-

cza się umów:

●

na okres próbny (wyrok SN z 7 lute-
go 2001 r., I PKN 229/00, OSNP
– wkł. 2001/13/8),

●

na czas wykonania określonej pracy,

●

w celu zastępstwa pracownika w czasie jego
usprawiedliwionej nieobecności w pracy,

okres
próbny

Dokumentacja pracownicza związana ze stosunkiem pracy

16 | www.pgp.infor.pl

●

na czas określony zawartych w celu wyko-
nywania pracy o charakterze dorywczym
lub sezonowym (np. umów na czas okre-
ślony zawieranych z palaczami c.o.) albo
zadań realizowanych cyklicznie.

Rozstrzygnięcie, czy pracodawca może za-

wrzeć z pracownikiem umowę na czas okre-
ślony czy już nie, najczęściej wynika z przepi-
sów przejściowych zawartych w ustawie
antykryzysowej. Ustaliły one, że:

●

do umów o pracę trwających w dniu wej-
ścia w życie ustawy antykryzysowej (22
sierpnia 2009 r.) nie stosuje się art. 25

k.p. (czyli regulacji limitujących zawiera-
nie umów na czas określony do dwóch na-
stępujących po sobie), lecz przepisy usta-
wy antykryzysowej (art. 35 ust. 1 i 2
ustawy antykryzysowej),

●

do umów na czas określony trwających
1 stycznia 2012 r. stosuje się art. 25

k.p.

(art. 34 ust. 2 ustawy antykryzysowej),

●

jeżeli termin rozwiązania umowy zawartej
przed dniem wejścia w życie ustawy anty-
kryzysowej przypada po 31 grudnia 2011 r.,
umowa rozwiązuje się z upływem czasu, na
który została zawarta (art. 35 ust. 3 ustawy
antykryzysowej).

Przykład 1. Umowa zawarta w trakcie

ustawy antykryzysowej, której termin za-
kończenia przypada po uchyleniu tej ustawy

Jeżeli pracownik po raz pierwszy podjął

zatrudnienie u danego pracodawcy na pod-
stawie umowy na czas określony w czasie
obowiązywania ustawy antykryzysowej
i ostatnia z tych umów zakończyła się po

Wzór umowy o pracę na czas określony

……………………............ …....………….......……

(oznaczenie pracodawcy)

(miejscowość i data)

……………………................

(numer REGON)

UMOWA O PRACĘ NA CZAS OKREŚLONY

zawarta w dniu ..................................................... między:
...........................................................................................................................................

(imię i nazwisko pracodawcy lub osoby reprezentującej pracodawcę

albo osoby upoważnionej do składania oświadczeń w imieniu pracodawcy)

zwanym dalej „Pracodawcą”,
a
...........................................................................................................................................

(imię i nazwisko pracownika oraz jego miejsce zamieszkania)

zwanym dalej „Pracownikiem”.
1. Umowa zostaje zawarta na czas określony, od dnia ........................................................
2. Strony ustalają następujące warunki zatrudnienia:
a) rodzaj umówionej pracy: . ..........................................................................................
b) miejsce wykonania pracy: .........................................................................................
c) wymiar czasu pracy: ..................................................................................................

d) wynagrodzenie:

.........................................................................................................

(składniki wynagrodzenia i ich wysokość oraz podstawa prawna ich ustalenia)

e) inne warunki zatrudnienia: .......................................................................................

..................................................................................................................................

(dopuszczalna liczba godzin pracy ponad określony w umowie wymiar czasu pracy, których przekroczenie

uprawnia pracownika,oprócz normalnego wynagrodzenia, do dodatku, o którym mowa w art. 151

§ 1 k.p.)

3. Termin rozpoczęcia pracy ..............................................................................................
4 Strony przewidują możliwość wcześniejszego rozwiązania umowy o pracę z zachowaniem

prawa do 2-tygodniowego okresu wypowiedzenia

**)

................................................................ ................................................

(data i podpis pracodawcy lub (data i podpis pracownika)

osoby reprezentującej pracodawcę)

dotyczy umowy zawartej z pracownikiem w niepełnym wymiarze czasu pracy

**)

dotyczy umów zawartych na okres dłuższy niż 6 miesięcy

przepisy

przejściowe

zatrudnienie

Dokumentacja pracownicza związana ze stosunkiem pracy

Poradnik Gazety Prawnej nr 16 (782) | 17

23 kwietnia – 6 maja 2013

uchyleniu obowiązywania ustawy antykryzy-
sowej, tj. po 31 grudnia 2011 r., wówczas
pierwszą umową wliczaną do limitu umów
na czas określony będzie ta umowa (art. 34
ust. 2 ustawy antykryzysowej).

PRZYKŁAD

Pracownik podjął pracę na umowę na
czas określony od 1 lutego 2011 r. Na-
stępnie od 1 lipca 2011 r. zawarł z tym
samym pracodawcą drugą umowę na
czas określony do 31 marca 2013 r. Od
1 kwietnia 2013 r. z tym pracownikiem
pracodawca może podpisać jeszcze jed-
ną umowę na czas określony. Jako
pierwszą umowę na czas określony
traktujemy bowiem tylko umowę za-
wartą od 1 lipca 2011 r., gdyż kończy się
ona już po zakończeniu obowiązywania
ustawy antykryzysowej, tj. 31 mar-
ca 2013 r.

Takie stanowisko w tej sprawie prezentuje

zarówno Ministerstwo Pracy i Polityki Spo-
łecznej, jak i Państwowa Inspekcja Pracy.

Przykład 2. Umowy na czas określony za-

warte przed obowiązywaniem ustawy an-
tykryzysowej

Kolejny problem sprawia pracodawcom za-

liczenie do limitu umów na czas określony
umów, które zostały zawarte i zakończyły się
przed wejściem w życie ustawy antykryzyso-
wej. Takie umowy podlegają wyłącznie prze-
pisom kodeksu pracy, a zatem są wliczane do
liczby dwóch dopuszczalnych umów na czas
określony, jakie można zawrzeć z tym samym
pracownikiem.

PRZYKŁAD

Pracodawca zawarł z pracownikiem
umowę na czas określony od 1 stycznia
do 31 lipca 2009 r. Następnie podpisał
z nim umowę od 1 sierpnia 2009 r.
do 31 grudnia 2011 r. Później zawarł
z pracownikiem umowę na czas okre-
ślony od 1 stycznia 2012 r. do 31 stycz-
nia 2013 r. W takim przypadku od 1 lu-
tego 2013 r. trzeba będzie zawrzeć
z pracownikiem umowę na czas
nieokreślony. Do limitu umów zaliczamy

bowiem pierwszą umowę, która zakoń-
czyła się przed wejściem w życie ustawy
antykryzysowej, oraz drugą, zawartą od
1 stycznia 2012 r., która została podpi-
sana po zakończeniu ustawy antykryzy-
sowej.

Przykład 3. Umowy zawarte przed wej-

ściem ustawy antykryzysowej, a kończące
się po jej zakończeniu

Jeżeli umowę na czas określony zawarto

przed wejściem w życie ustawy antykryzyso-
wej i termin jej zakończenia przypada już po
zakończeniu ustawy antykryzysowej, to taka
umowa będzie traktowana jako pierwsza
umowa zawarta na czas określony.

PRZYKŁAD

Z pracownikiem zawarto umowę na czas
określony od 1 sierpnia 2009 r. do 31 lip-
ca 2012 r. Następnie podpisano z nim
umowę na czas określony od 1 sierp-
nia 2012 r. do 28 lutego 2013 r. W takim
przypadku pracodawca nie będzie mógł
podpisać z pracownikiem od 1 mar-
ca 2013 r. umowy na czas określony, po-
nieważ obie umowy zaliczamy do limitu
umów na czas określony. Ponieważ
z pracownikiem już zawarto dwie do-
zwolone umowy na czas określony, kolej-
ną umowę należy zawrzeć na czas nie-
określony.

■

ZAPAMIĘTAJ

Umowy na czas określony, które zostały za-
warte przed wejściem w życie ustawy anty-
kryzysowej i które kończą się po zakończe-
niu obowiązywania tej ustawy, wliczamy
do limitu dwóch dozwolonych umów na
czas określony.

Przykład 4. Umowy na czas określony,

które zakończyły się 31 grudnia 2011 r.

Umowy na czas określony, które zakończyły

się 31 grudnia 2011 r., nie są wliczane do limitu
umów na czas określony. Zakończyły się one bo-
wiem w czasie trwania ustawy antykryzysowej.
Dopiero umowy zawarte od 1 stycznia 2012 r.
są wliczane do limitu dopuszczalnych umów na
czas określony. Przepisy kodeksu pracy, które
zawierają zasadę limitu dwóch umów na czas
określony, stosujemy bowiem dopiero do umów
trwających 1 stycznia 2012 r. (art. 34 ust. 2
ustawy antykryzysowej).

limit

umów

ustawa
antykryzysowa

Dokumentacja pracownicza związana ze stosunkiem pracy

18 | www.pgp.infor.pl

PRZYKŁAD

Pracodawca zawarł z pracownikiem
umowy na czas określony w następują-
cych terminach:
● pierwsza umowa od 1 stycznia do 31

lipca 2010 r.,

● druga umowa od 1 sierpnia 2010 r.

do 28 lutego 2011 r.,

● trzecia umowa od 1 marca do 31

grudnia 2011 r.,

● czwarta umowa od 1 stycznia 2012 r.

do 28 lutego 2013 r.

W takim przypadku do limitu 2 umów
na czas określony wliczamy tylko ostat-
nią umowę zawartą od 1 stycz-
nia 2012 r. Pierwsze trzy umowy zostały
zawarte w czasie obowiązywania usta-
wy antykryzysowej i nie są wliczane do
limitu umów na czas określony. Praco-
dawca od 1 marca 2013 r. mógł zatem
podpisać z tym pracownikiem jeszcze
jedną umowę na czas określony.

Przykład 5. Umowa zawarta przed wej-

ściem w życie ustawy antykryzysowej
i kończąca się w trakcie jej trwania

Jeżeli umowa na czas określony została za-

warta przed wejściem w życie ustawy anty-
kryzysowej, a jej koniec przypada w trakcie
obowiązywania ustawy antykryzysowej, to
takiej umowy nie wliczamy do dozwolonego
limitu umów na czas określony (art. 35 ust. 1
i 2 ustawy antykryzysowej).

PRZYKŁAD

Pracodawca zawarł z pracownikiem
umowę na czas określony od 1 stycz-
nia 2009 r. do 31 grudnia 2011 r. Następ-
nie podpisał z pracownikiem umowę na
czas określony od 1 stycznia 2012 r.

do 31 marca 2013 r. Po tej umowie pra-
codawca będzie mógł podpisać z pra-
cownikiem jeszcze jedną umowę na czas
określony. Do limitu dopuszczalnych
umów na czas określony nie wliczamy
bowiem pierwszej umowy, która została
zawarta przed wejściem w życie ustawy
antykryzysowej i skończyła się w czasie
jej obowiązywania.

MAREK SKAŁKOWSKI

ZGODNIE Z PRAWEM

Art. 25

kodeksu pracy

§ 1. Zawarcie kolejnej umowy o pracę
na czas określony jest równoznaczne
w skutkach prawnych z zawarciem
umowy o pracę na czas nieokreślony, je-
żeli poprzednio strony dwukrotnie za-
warły umowę o pracę na czas określony
na następujące po sobie okresy, o ile
przerwa między rozwiązaniem po-
przedniej a nawiązaniem kolejnej umo-
wy o pracę nie przekroczyła 1 miesiąca.
§ 2. Uzgodnienie między stronami
w trakcie trwania umowy o pracę na
czas określony dłuższego okresu wyko-
nywania pracy na podstawie tej umowy
uważa się za zawarcie, od dnia następu-
jącego po jej rozwiązaniu, kolejnej umo-
wy o pracę na czas określony w rozu-
mieniu § 1.
§ 3. Przepis § 1 nie dotyczy umów o pra-
cę na czas określony zawartych:
1)

w celu zastępstwa pracownika
w czasie jego usprawiedliwionej nie-
obecności w pracy,

2) w celu wykonywania pracy o charak-

terze dorywczym lub sezonowym
albo zadań realizowanych cyklicznie.

umowa

na czas

określony

Dokumentacja pracownicza związana ze stosunkiem pracy

Poradnik Gazety Prawnej nr 16 (782) | 19

23 kwietnia – 6 maja 2013

Jak zgodnie z prawem

dyscyplinować pracowników

Odpowiedzialność porządkowa pracowni-
ków uregulowana w kodeksie pracy to
możliwość ponoszenia przez pracowników
negatywnych konsekwencji ich nieodpo-
wiedniego zachowania mającego związek
z wykonywaną pracą. Zastosowanie odpo-
wiedniej kary porządkowej jest wynikiem
subiektywnej oceny przez pracodawcę za-
chowania pracownika, z którą zatrudniony
może się nie zgodzić, wszczynając odpo-
wiednią procedurę odwoławczą.

Kwestie stosowania wobec pracowników

kar porządkowych, jak również możliwości
odwołania się pracowników w tym zakresie
szczegółowo regulują odpowiednie przepisy
kodeksu pracy, które nie mogą być zmieniane
na niekorzyść pracownika w drodze postano-
wień umów o pracę bądź uregulowań we-
wnątrzzakładowych. Pracodawca ma jednak
obowiązek wskazania w przepisach regulami-
nu pracy kar porządkowych, jakie na podsta-
wie kodeksu pracy mogą być stosowane wo-
bec pracowników.

Kto wymierza karę

Podmiotem wyłącznie uprawnionym do

stosowania wobec pracowników kar porząd-
kowych jest pracodawca. To on każdorazowo
musi podjąć decyzję o tym, czy określone za-
chowanie pracownika będzie ukarane, jak
również, jakiego rodzaju karę można wymie-
rzyć pracownikowi. Nie ma jednak przeszkód,
aby w związku ze strukturą organizacyjną za-
kładu pracy pracodawca upoważnił do stoso-
wania kar porządkowych np. kierowników
wydzielonych terenowych jednostek organi-
zacyjnych. Kwestia ta powinna być uregulo-
wana w przepisach wewnątrzzakładowych.

Pracodawca może również indywidualnie

upoważnić określone osoby do stosowania
wobec pracowników kar porządkowych, tak
jak upoważnia ich np. do zawierania w jego
imieniu umów o pracę.

Za co można karać

Zastosowanie kary porządkowej może na-

stąpić w sytuacji dopuszczenia się przez pra-

cownika zachowania naruszającego jego obo-
wiązki, wynikające z faktu pozostawania
w stosunku pracy. Pracownik może być pocią-
gnięty do odpowiedzialności porządkowej
w dwóch przypadkach:

●

za naruszenia obowiązującej w danym za-
kładzie pracy organizacji i porządku pracy,

●

za naruszenia przepisów bezpieczeństwa
i higieny pracy lub przepisów przeciwpo-
żarowych.

Naruszenie obowiązującej w zakładzie or-

ganizacji i porządku pracy może polegać
m.in. na:

●

niestosowaniu się pracownika do ustalo-
nych w zakładzie godzin pracy (spóźnia-
nie się do pracy, opuszczanie stanowiska
pracy przed zakończeniem ustalonego
czasu pracy),

●

niepowiadamianiu w ustalonym terminie
pracodawcy o przyczynie nieobecności
w pracy lub nieusprawiedliwianiu tej nie-
obecności,

●

samowolnym opuszczaniu stanowiska
pracy lub zakładu pracy bez informowania
przełożonych o przyczynie takiego zacho-
wania,

●

załatwianiu w czasie pracy spraw prywat-
nych bez uprzedniego zezwolenia praco-
dawcy,

●

korzystaniu z mienia pracodawcy do ce-
lów prywatnych (ksero, fax, maszyny
i inne urządzenia),

●

szeroko rozumianym marnotrawieniu cza-
su pracy, przeznaczonego na wykonywa-
nie obowiązków służbowych, na rozmowy
towarzyskie, niezwiązane z pracą korzy-
stanie z Internetu, poczty elektronicznej,
telefonu służbowego itp.,

●

zastraszaniu, poniżaniu lub innych przeja-
wach stosowania mobbingu między pra-
cownikami,

●

spożywaniu alkoholu w pracy lub stawia-
niu się w zakładzie w stanie nietrzeźwości,

●

braku należytego nadzoru nad podległymi
pracownikami,

●

braku terminowości realizowanych zadań
lub brak nadzoru nad tą terminowością,

●

braku rzetelności w realizowanych zada-
niach (błędy merytoryczne, uchybienia
formalne),

●

braku właściwego gospodarowania bądź
zabezpieczenia mienia pracodawcy,

kary

porządkowe

zezwolenie
pracodawcy

Dokumentacja pracownicza związana ze stosunkiem pracy

20 | www.pgp.infor.pl

●

narażeniu pracodawcy na uszczerbek ma-
jątkowy,

●

narażeniu pracodawcy na utratę zaufania
przez kontrahentów,

●

niewłaściwym traktowaniu klientów, be-
neficjentów, petentów,

●

dopuszczeniu się zaniedbań, które wpły-
nęły na niekorzystne wyniki audytu we-
wnętrznego,

●

kontroli Państwowej Inspekcji Pracy, Za-
kładu Ubezpieczeń Społecznych, Urzędu
Kontroli Skarbowej, Sanepidu itp.

Nieprzestrzeganie przez pracowników

przepisów i zasad bezpieczeństwa i higieny
pracy oraz przepisów przeciwpożarowych zo-
stało odrębnie wyróżnione, jako podstawa
stosowania wobec pracowników kar porząd-
kowych. Wynika to z faktu szerokiej odpowie-
dzialności pracodawcy za stan bhp w zakła-
dzie pracy oraz konieczności maksymalnego
zabezpieczenia zdrowia i życia pracowników.
Tolerowanie przez pracodawcę nieprzestrze-
gania przez zatrudnionych przepisów i zasad
bhp oraz przeciwpożarowych może w konse-
kwencji doprowadzić do wypadku w zakła-
dzie, za który odpowiedzialność będzie pono-
sił pracodawca lub inna osoba nadzorująca
pracowników. Dlatego należy uznać, że stoso-
wanie w tych przypadkach kar porządkowych
wobec pracowników jest szczególnie uzasad-
nione dla zapewnienia bezpiecznego wyko-
nywania pracy w zakładzie.

Zachowania pracowników uzasadniające

odpowiedzialność porządkową z tytułu nie-
przestrzegania przepisów bhp oraz przepisów
przeciwpożarowych mogą polegać na:

●

niestosowaniu przez pracownika środków
ochrony indywidualnej przydzielonych
mu do pracy na danym stanowisku (nie-
stosowanie ochronników słuchu, okula-
rów ochronnych, szelek bezpieczeństwa
itp.),

●

niestosowaniu odzieży i obuwia robocze-
go, w które został wyposażony pracownik,

●

umyślnym zwiększaniu zagrożenia przy
pracy na określonym stanowisku (demon-
towanie osłon ruchomych elementów ma-
szyn, blokowanie wyłączników lub innych
systemów bezpieczeństwa itp.),

●

nieusprawiedliwionym niestawianiu się
w celu odbycia zaplanowanych szkoleń
bhp lub badań profilaktycznych,

●

tolerowaniu przez kierowników czy bryga-
dzistów naruszania przepisów bhp przez
podległych pracowników,

●

stwarzaniu przez własne działanie lub za-
niechanie zagrożenia dla innych pracow-
ników lub osób postronnych,

●

braku porządku na stanowisku pracy pra-

cownika.

Rodzaje kar

Pracodawca w ramach odpowiedzialności

porządkowej może zastosować wobec pra-
cowników wyłączenie jedną z kar przewidzia-
nych w kodeksie pracy:

●

karę upomnienia,

●

karę nagany,

●

karę pieniężną.

Karę niemajątkową (upomnienie, nagana)

pracodawca może zastosować za każde naru-
szenie przez pracownika jego obowiązków
wynikających ze stosunku pracy. Kara pie-
niężna może być natomiast stosowana wy-
łącznie w przypadku naruszenia przez pra-
cownika przepisów bezpieczeństwa i higieny
pracy, przepisów przeciwpożarowych, opusz-
czenia pracy bez usprawiedliwienia, stawie-
nia się do pracy w stanie nietrzeźwości lub
spożywania alkoholu w czasie pracy.

Niedopuszczalne jest stosowanie wobec

pracowników innych kar porządkowych niż
wyżej wymienione, np. kary pouczenia, kary
pozbawienia premii, kary przeniesienia na
inne stanowisko.

■

ZAPAMIĘTAJ

Zastosowanie wobec pracownika innej
kary porządkowej niż kara upomnienia,
nagany lub kara pieniężna stanowi wykro-
czenia przeciwko prawom pracownika za-
grożone grzywną w wysokości od 1000 zł
do 30 000 tys. zł.

PRZYKŁAD

Pracownik z przyczyn nieusprawiedli-
wionych nie stawił się do pracy
przez 3 kolejne dni. W związku z tym
pracodawca pozbawił go wynagrodze-
nia za czas niewykonywania pracy oraz
nałożył na niego karę pieniężną. Pra-
cownik poskarżył się na pracodawcę do
Państwowej Inspekcji Pracy, wnosząc,
że został ukarany karą nieprzewidzianą
przez przepisy kodeksu pracy, tj. karą
pozbawienia wynagrodzenia za pracę.
Skarga pracownika została uznana za
niezasadną. Potrącenie odpowiedniej
kwoty z wynagrodzenia pracownika
z tytułu nieusprawiedliwionej nieobec-

zabezpieczenie

zdrowia

stosunek
pracy

Dokumentacja pracownicza związana ze stosunkiem pracy

Poradnik Gazety Prawnej nr 16 (782) | 21

23 kwietnia – 6 maja 2013

ności w pracy nie wyłącza prawa praco-
dawcy do zastosowania wobec pracow-
nika kary pieniężnej. Wynagrodzenie
należy się za pracę wykonaną, a zatem
potrącenie z wynagrodzenia pracowni-
ka odpowiedniej kwoty jest normal-
nym następstwem niewykonywania
pracy. Zastosowanie kary pieniężnej
jest represją mającą zdyscyplinować
pracownika i zapewnić w przyszłości
przestrzeganie przez niego organizacji
i porządku pracy w zakładzie.

Wybór rodzaju kary, jaka ma być zastosowa-

na wobec pracownika, zależy od swobodnego
uznania pracodawcy. To on na podstawie stop-
nia i rodzaju naruszenia przez pracownika
obowiązków służbowych decyduje, jaką karę
zastosować w konkretnym przypadku. Nie ma
konieczności, aby pierwszą z zastosowanych
wobec pracownika kar było upomnienie. Praco-
dawca może bowiem za ciężkie przewinienie
pracownika zastosować od razu karę nagany.

Zachowanie terminu

Stosowanie przez pracodawcę kar porząd-

kowych musi przebiegać przy uwzględnieniu
odpowiedniej procedury przewidzianej w ko-
deksie pracy.

Stosowanie przez pracodawcę kar porząd-

kowych jest ograniczone dwoma terminami.
Kara może być bowiem zastosowana nie póź-
niej niż po upływie 2 tygodni od powzięcia
wiadomości o naruszeniu obowiązku pracow-
niczego i nie później niż po upływie 3 miesię-
cy od dopuszczenia się tego naruszenia. Ter-
miny te są ostateczne i nie mogą być
przedłużane i przywracane. Upływ którego-
kolwiek z nich odbiera pracodawcy możli-
wość ukarania pracownika za określone na-
ruszenie obowiązków służbowych.

PRZYKŁAD

Pracownik dopuścił się naruszenia po-
rządku i dyscypliny pracy 1 październi-
ka 2012 r. W tym okresie pracodawca
przebywał poza granicami kraju i nie
upoważnił żadnej innej osoby w zakła-
dzie do działania w jego imieniu w spra-
wach z zakresu prawa pracy. Pracodaw-
ca wrócił do firmy 10 stycznia 2013 r.

Nie może on już zatem nałożyć na pra-
cownika kary porządkowej, mimo że
dopiero w tym dniu dowiedział się
o nagannym zachowaniu pracownika.
Upływ 3-miesięcznego terminu od dnia
dopuszczenia się przez pracownika
przewinienia ostatecznie pozbawił pra-
codawcę prawa do nałożenia na pra-
cownika odpowiedniej kary.

Powzięcie przez pracodawcę informacji o ne-

gatywnych wynikach kontroli wewnętrznej
w stosunku do określonej komórki organizacyj-
nej lub konkretnego pracownika po upływie
3 miesięcy od naruszenia również odbiera mu
możliwość ukarania winnych zaniedbań. Nieco
inaczej wygląda kwestia liczenia terminu po-
wzięcia przez pracodawcę informacji o naru-
szeniu obowiązków pracowniczych. Termin ten
należy liczyć od dnia, w którym osoba mająca
w zakładzie uprawnienia do udzielania kar po-
rządkowych, tj. pracodawca lub inna osoba
przez niego upoważniona w tym zakresie, do-
wiedziała się o zaistniałej sytuacji.

PRZYKŁAD

Kierownik wydzielonej jednostki orga-
nizacyjnej zakładu wysłał do pracodaw-
cy wniosek o ukaranie jednego z pra-
cowników tej jednostki karą
porządkową za przewinienie, którego
pracownik ten dopuścił się 2 miesiące
wcześniej. Kierownik jednostki od sa-
mego początku wiedział o tym narusze-
niu, jednak nie ma prawa nakładania na
pracowników kar. Ma on jednak obo-
wiązek niezwłocznego zawiadomienia
pracodawcy o sytuacji uzasadniającej
ukaranie pracownika. Pracodawca bę-
dzie mógł zatem zastosować karę, gdyż
2-tygodniowy termin na ukaranie nale-
ży w takim przypadku liczyć od powzię-
cia przez kierownika czy pracodawcę
wiadomości o przewinieniu pracowni-
ka. Termin 2-tygodniowy powinien być
w takim przypadku liczony od dnia
wpływu do pracodawcy wniosku od kie-
rownika. Fakt tak długiego zwlekania
przez kierownika z wysłaniem stosow-
nego wniosku może być podstawą dla
pracodawcy do zastosowania wobec
kierownika procedury odpowiedzialno-
ści porządkowej.

obowiązki

służbowe

komórka
organizacyjna

Dokumentacja pracownicza związana ze stosunkiem pracy

22 | www.pgp.infor.pl

Wysłuchanie pracownika

Przed zastosowaniem kary porządkowej

pracodawca musi wysłuchać pracownika
w zakresie okoliczności naruszenia jego obo-
wiązków. Takie wysłuchanie może nastąpić
zarówno w formie ustnej, jak i pisemnej, jeże-
li uzasadnia to specyfika pracy danego pra-
cownika. Do celów dowodowych, fakt wysłu-
chania pracownika w tym zakresie warto
potwierdzić na piśmie.

Jak stwierdził Sąd Najwyższy w wyroku

z 16 czerwca 1999 r. (I PKN 114/99, OSNP
2000/17/644), pracodawca nie może zasto-
sować kary porządkowej bez uprzedniego
wysłuchania pracownika, chyba że ten zrezy-
gnował ze stworzonej mu możliwości ustnego
złożenia wyjaśnień bądź wybrał pisemną for-
mę ich wyrażenia.

Powiadomienie pracownika
na piśmie
o zastosowanej karze

Zastosowanie kary polega na przedstawie-

niu pracownikowi pisemnej informacji w tym
zakresie, w której pracodawca jest zobowią-
zany podać 3 obligatoryjne elementy, tj.:

●

rodzaj naruszenia obowiązków pracowni-
czych,

●

datę dopuszczenia się przez pracownika
tego naruszenia,

●

informację o prawie zgłoszenia sprzeciwu
od nałożonej kary w terminie 7 dni.

Należy stwierdzić, że odmowa przyjęcia od

pracodawcy pisma, o którym pracownik wie,
że zawiera informację o ukaraniu, jest równo-
znaczna ze skutecznym zawiadomieniem
pracownika o zastosowaniu wobec niego kary
porządkowej (wyrok Sądu Najwyższego
z 29 czerwca 2000 r., I PKN 716/99, OSNP
2002/1/10).

Zastosowanie wobec pracownika kary po-

rządkowej nie wyłącza w najmniejszym stop-
niu prawa pracodawcy do wypowiedzenia
pracownikowi umowy o pracę z tej samej
przyczyny. Pracodawca może bowiem zasto-
sować wobec pracownika karę porządkową,
a później dojść do przekonania, że jednak
chce, w związku z dopuszczeniem się przez
zatrudnionego określonego zachowania, wy-
powiedzieć czy nawet rozwiązać bez wypo-
wiedzenia (dyscyplinarnie) umowę o pracę.

Jak stwierdził Sąd Najwyższy w wyroku

z 25 października 1995 r. (I PRN 77/95,
OSNP 1996/11/153) wymierzenie pracowni-
kowi kary porządkowej nie wyklucza możli-
wości uznania tego samego nagannego za-
chowania się pracownika, stanowiącego
przesłankę ukarania, za przyczynę uzasad-
niającą wypowiedzenie umowy o pracę.

Wezwanie pracownika w celu wysłuchania

……………………............ …....………….......……

(oznaczenie pracodawcy)

(miejscowość i data)

WEZWANIE PRACOWNIKA W CELU WYSŁUCHANIA

Pan(i) .................................................................................................................................

(imię i nazwisko)

W związku z naruszeniem przez Pana/ią obowiązków pracowniczych polegających na
.......................................................................................................................................... ,
które nastąpiło w dniu ........................................................................................................
w .........................................................................................................................................
uprzejmie proszę o zgłoszenie się w dniu......................... o godzinie ...................................
w................................................. do ..................................................................................
w celu złożenia ustnych wyjaśnień i ewentualnie dodatkowych dowodów na powyższą oko-
liczność (podstawa prawna – art. 109 § 2 kodeksu pracy).

.................................................................................

(podpis pracodawcy lub osoby upoważnionej

do składania oświadczeń w imieniu pracodawcy)

złożenie

wyjaśnień

informacja
o ukaraniu

Dokumentacja pracownicza związana ze stosunkiem pracy

Poradnik Gazety Prawnej nr 16 (782) | 23

23 kwietnia – 6 maja 2013

Pismo o wymierzeniu kary porządkowej

……………………............ …....………….......……

(oznaczenie pracodawcy)

(miejscowość i data)

WYMIERZENIE KARY PORZĄDKOWEJ

Pan(i) .................................................................................................................................

(imię i nazwisko)

Na podstawie art. 108 kodeksu pracy, z powodu naruszenia przez Pana/ią ustalonej organi-
zacji i porządku w procesie pracy*, przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy*, przepisów
przeciwpożarowych*, przyjętego sposobu potwierdzania przybycia i obecności w pracy oraz
usprawiedliwiania nieobecności w pracy*, opuszczenia pracy bez usprawiedliwienia*, sta-
wienia się do pracy w stanie nietrzeźwości*, spożywania alkoholu w czasie pracy*, przewi-
nienia popełnionego w dniu …….………, polegającego na ...................................................

.......................................................................................................................................... ,

(należy opisać przewinienie pracownicze uzasadniające wymieranie kary)

nakładam na Pana/ią karę:
– upomnienia*,
– nagany*,
– pieniężną w wysokości…………………………… (słownie: ………………….…) złotych*.
Od niniejszego orzeczenia przysługuje Panu/i prawo wniesienia sprzeciwu do pracodawcy,
w terminie 7 dni od dnia otrzymania tego pisma.
Nieodrzucenie sprzeciwu w ciągu 14 dni od daty jego wniesienia jest równoznaczne z jego
uwzględnieniem.

.............................................................................

(podpis pracodawcy lub osoby upoważnionej

do składania oświadczeń w imieniu pracodawcy)

* niepotrzebne skreślić

Procedura odwoławcza

Pracownikowi przysługuje prawo wniesienia

sprzeciwu od zastosowanej wobec niego kary
porządkowej w terminie 7 dni od zawiadomie-
nia go o ukaraniu. Uchybienie tego terminu
przez pracownika pozbawia go możliwości
wniesienia sprzeciwu i pracodawca może po-
zostawić spóźniony sprzeciw bez rozpatrzenia.

Jeżeli pracownik wniesie sprzeciw w odpo-

wiednim terminie, pracodawca ma 14 dni na
podjęcie decyzji o uwzględnieniu lub odrzu-
ceniu tego sprzeciwu. Przed podjęciem decy-
zji pracodawca ma obowiązek rozpatrzyć
stanowisko reprezentującej pracownika za-
kładowej organizacji związkowej, jeżeli taka
działa w zakładzie i pracownik do niej należy
lub zgodziła się ona reprezentować pracowni-
ka, mimo że nie jest w niej zrzeszony. W przy-
padku odrzucenia sprzeciwu pracownik
ma 14 dni na wystąpienie do sądu pracy z po-
wództwem o uchylenie zastosowanej wobec
niego kary.

■

ZAPAMIĘTAJ

Stosując karę porządkową, pracodawca
jest zobowiązany pouczyć pracownika
o prawie wniesienia sprzeciwu od zasto-
sowanej wobec niego kary. Zawiadomie-
nie o odrzuceniu sprzeciwu nie musi za-
wierać pouczenia o przysługującym
pracownikowi odwołaniu na drodze są-
dowej.

Jeżeli sprzeciw zostaje przez pracodawcę

rozpatrzony pozytywnie, nałożoną karę uwa-
ża się za niebyłą, a odpis zawiadomienia
o ukaraniu usuwa się z akt osobowych pra-
cownika. Identyczny skutek nastąpi w przy-
padku, gdy pracodawca nie ustosunkuje się
do sprzeciwu w ciągu 14 dni od jego wniesie-
nia. Zgodnie z wyrokiem Sądu Najwyższego
z 19 lutego 1999 r. (I PKN 586/98, OSNP
2000/7/269), wymaganie ustosunkowania
się do sprzeciwu spełnia sporządzenie i wy-
słanie w tym terminie pisma odrzucającego
sprzeciw pracownika.

wniesienie

sprzeciwu

odpis
zawiadomienia
o ukaraniu

Dokumentacja pracownicza związana ze stosunkiem pracy

24 | www.pgp.infor.pl

Odpowiedź pracodawcy na sprzeciw

……………………..............

…………………………

(oznaczenie pracodawcy) (miejscowość i data)

ODPOWIEDŹ NA SPRZECIW

Pan(i) .................................................................................................................................

(imię i nazwisko)

Informuję Pana/ią, że, na podstawie art. 112 k.p., zdecydowałem:
1) uwzględnić*
2) nie uwzględnić*
wniesiony/ego przez Pana/ią w dniu............ sprzeciw/u od nałożonej kary upomnienia*,
nagany*, kary pieniężnej*;
3) uwzględnić sprzeciw częściowo, tj. zamiast kary.............................................................
zastosować karę ................................................................................................................ *

...........................................................................

(podpis pracodawcy lub osoby upoważnionej

do składania oświadczeń w imieniu pracodawcy)

* niepotrzebne skreślić

Sprzeciw pracownika od wymierzonej kary

……………………............ …....………….......……

(imię i nazwisko pracownika)

(miejscowość i data)

……………………............

(oznaczenie pracodawcy

do którego kierowane jest pismo)

SPRZECIW PRACOWNIKA

OD WYMIERZONEJ KARY PORZĄDKOWEJ

Na podstawie art. 112 k.p. niniejszym wnoszę sprzeciw od nałożonej na mnie w dniu..........
kary porządkowej – ............................................................................................................
Uprzejmie proszę o uwzględnienie sprzeciwu i uznanie za niebyłą wymierzonej kary porząd-
kowej oraz o wykreślenie wzmianki o nałożonej karze porządkowej z moich akt osobowych.
Przedmiotowa kara została nałożona bezpodstawnie i jako taka jest sprzeczna z ww. przepi-
sem prawa pracy.

Uzasadnienie ................……………………………..............................................................

....................................

(data i podpis pracownika)

Dokumentacja pracownicza związana ze stosunkiem pracy

Poradnik Gazety Prawnej nr 16 (782) | 25

23 kwietnia – 6 maja 2013

Odpis pisma o ukaraniu
– w aktach osobowych

Odpis zawiadomienia o ukaraniu składa się

do akt osobowych pracownika. Pracodawca
ma obowiązek usunąć taki odpis z akt po roku
nienagannej pracy pracownika. Po tym okre-
sie zastosowaną karę uznaje się za niebyłą.
Przez rok nienagannej pracy należy rozumieć
rok, w którym pracownik nie został ponownie
ukarany karą porządkową. Zatarcie kary
może nastąpić wcześniej, jeśli pracodawca
z własnej inicjatywy lub na wniosek repre-
zentującej pracownika zakładowej organiza-
cji związkowej uzna karę pracownika za nie-
byłą, a jej odpis usunie z jego akt osobowych.

ALEKSANDER P. KUŹNIAR

ZGODNIE Z PRAWEM

Art. 108 kodeksu pracy
§ 1. Za nieprzestrzeganie przez pracow-
nika ustalonej organizacji i porządku
w procesie pracy, przepisów bezpie-
czeństwa i higieny pracy, przepisów
przeciwpożarowych, a także przyjętego

sposobu potwierdzania przybycia
i obecności w pracy oraz usprawiedli-
wiania nieobecności w pracy, praco-
dawca może stosować:
1) karę upomnienia,
2) karę nagany.
§ 2. Za nieprzestrzeganie przez pracow-
nika przepisów bezpieczeństwa i higie-
ny pracy lub przepisów przeciwpożaro-
wych, opuszczenie pracy bez
usprawiedliwienia, stawienie się do
pracy w stanie nietrzeźwości lub spoży-
wanie alkoholu w czasie pracy - praco-
dawca może również stosować karę pie-
niężną.
§ 3. Kara pieniężna za jedno przekro-
czenie, jak i za każdy dzień nieuspra-
wiedliwionej nieobecności, nie może
być wyższa od jednodniowego wyna-
grodzenia pracownika, a łącznie kary
pieniężne nie mogą przewyższać dzie-
siątej części wynagrodzenia przypadają-
cego pracownikowi do wypłaty, po do-
konaniu potrąceń, o których mowa
w art. 87 § 1 pkt 1–3.
§ 4. Wpływy z kar pieniężnych przezna-
cza się na poprawę warunków bezpie-
czeństwa i higieny pracy.

Badania profilaktyczne

pracowników

Pracodawca ma obowiązek pokryć kosz-
ty badań profilaktycznych pracowników,
a ponadto musi zwrócić koszty podróży
pracownika w razie przejazdu na bada-
nia profilaktyczne do innej miejscowości.

Kontrolnym badaniom lekarskim podlega

pracownik, którego niezdolność do pracy
z powodu choroby trwała dłużej niż 30 dni
(art. 229 § 2 k.p.). Celem tych badań jest
stwierdzenie braku przeciwwskazań zdro-
wotnych do pracy na określonym stanowisku.
Jest to przesłanka warunkująca dopuszczenie
pracownika do pracy (art. 229 § 4 k.p.).

Zdaniem Sądu Najwyższego dopuszczalne

jest, aby pracownik przeprowadził badania
kontrolne dopiero po powrocie z urlopu wy-
poczynkowego przypadającego bezpośrednio
po okresie niezdolności do pracy (wyrok SN
z 20 marca 2008 r., II PK 214/07).

PRZYKŁAD

Pracownica w ciąży bezpośrednio przed
urodzeniem dziecka przebywała na
zwolnieniu lekarskim przez 31 dni.
Obecnie jest na urlopie macierzyńskim
do 20 sierpnia br. Od 21 sierpnia br. za-
mierza skorzystać z urlopu wypoczyn-
kowego. Obowiązkiem pracodawcy jest
wydanie pracownicy skierowania na
kontrolne badania lekarskie, a pracow-
nica powinna je wykonać po powrocie
z urlopu wypoczynkowego, przed do-
puszczeniem jej do pracy.

Odmowa poddania się badaniom uzasadnia

niedopuszczenie pracownika do pracy bez za-
chowania prawa do wynagrodzenia, gdy jedy-

badania

lekarskie

niedopuszczenie
do pracy

Dokumentacja pracownicza związana ze stosunkiem pracy

26 | www.pgp.infor.pl

ną przyczyną tej odmowy są okoliczności leżą-
ce po stronie pracownika (wyrok SN z 23
września 2004 r., I PK 541/03). Niewywiąza-
nie się z tego obowiązku może narazić go rów-
nież na odpowiedzialność porządkową, a tak-
że materialną, jeżeli spowodowałoby to szkodę
dla pracodawcy. Dopuszczenie pracownika do
pracy bez uprzedniego przeprowadzenia
w terminie badań kontrolnych, które ze wzglę-
du na rodzaj wykonywanej pracy były obo-
wiązkowe, może być uznane za przyczynę ze-
wnętrzną wypadku przy pracy (por. wyrok SN
z 5 września 1996 r., II PRN 9/96). Co za tym
idzie, zaniedbania ze strony pracodawcy mogą
narazić go na odpowiedzialność za wykrocze-
nia przeciwko prawom pracowniczym
(art. 283 § 1 k.p.) oraz odpowiedzialność od-
szkodowawczą w razie pogorszenia się stanu
zdrowia pracowników, co do których dopuścił
się zaniedbania.

■

ZAPAMIĘTAJ

Do podstawowych obowiązków pracodaw-
cy należy: wydanie pracownikowi skiero-
wania na badania kontrolne, ustosunko-

wanie się do wyników badań i zaleceń (np.
odsunięcie pracownika od pracy, przenie-
sienie do innej pracy zgodnie ze wskazów-
kami lekarskimi), pokrycie kosztów badań
lekarskich i prowadzenie dokumentacji
z nimi związanej.

Koszty badań kontrolnych obciążają całkowi-

cie pracodawcę. Ma on obowiązek wypłacić
pracownikom wynagrodzenie za czas niewyko-
nywania pracy w związku z badaniami profilak-
tycznymi, które w miarę możliwości powinny
być przeprowadzane w godzinach pracy.

Przeprowadzanie
badania kontrolnego

Skierowanie jest dla lekarza przeprowadza-

jącego badanie podstawą do wydania orze-
czenia. Bez skierowania badanie kontrolne
nie może być przeprowadzone.

Skierowanie powinno zawierać:

●

rodzaj badania profilaktycznego (badania
kontrolne),

Skierowanie na badania profilaktyczne

……………………..............

(oznaczenie pracodawcy)

SKIEROWANIE DO LEKARZA

UPRAWNIONEGO DO PRZEPROWADZENIA BADAŃ PROFILAKTYCZNYCH

wstępnych, okresowych, kontrolnych

Kieruję Pana(ią) ..................................................................................................................

(imię i nazwisko)

zam. ....................................................................................................................................

(adres zamieszkania)

ur. ......................................................................................................................................

(data)

na badania wstępne, okresowe, kontrolne

Pan(i) .................................................................................................................................
ma być zatrudniony(a)/jest zatrudniony(a)

na stanowisku .............................................. ,

na którym występują/nie występują

następujące czynniki szkodliwe dla zdrowia i warunki

uciążliwe: ...........................................................................................................................
...........................................................................................................................................

.............................................................................

(miejscowość data podpis pracodawcy
lub osoby upoważnionej do reprezentowania pracodawcy)

niepotrzebne skreślić

badania

kontrolne

godziny
pracy

Dokumentacja pracownicza związana ze stosunkiem pracy

Poradnik Gazety Prawnej nr 16 (782) | 27

23 kwietnia – 6 maja 2013

●

nazwę stanowisk lub stanowiska pracy,

●

informacje o czynnikach szkodliwych dla
zdrowia lub niebezpiecznych warunkach,

●

informacje o aktualnych wynikach badań
i pomiarach czynników szkodliwych.

Badania kontrolne pracowników oraz inne

świadczenia zdrowotne są wykonywane na
podstawie pisemnej umowy zawartej przez
podmiot zobowiązany do ich zapewnienia
(np. pracodawcę) z podstawową jednostką
służby medycyny pracy (art. 12 ust. 1 ustawy
z 27 czerwca 1997 r. o służbie medycyny pra-

cy – t.j. Dz.U. z 2004 r. nr 125, poz. 1317
z późn. zm.). Jednostkami organizacyjnymi
służby medycyny pracy są podmioty wykonu-
jące działalność leczniczą w celu sprawowa-
nia profilaktycznej opieki zdrowotnej nad
pracującymi (z wyłączeniem pielęgniarek
i położnych wykonujących zawód w formach
określonych odrębnymi przepisami) oraz wo-
jewódzkie ośrodki medycyny pracy (art. 2
ust. 2 ww. ustawy).

Obowiązkiem lekarza przeprowadzającego

badanie profilaktyczne jest prowadzenie kar-

Zaświadczenie lekarskie

.............................................

(pieczęć zakładu opieki zdrowotnej

lub lekarza prywatnie praktykującego,

przeprowadzającego badanie

profilaktyczne,

numer identyfikacyjny REGON)

ZAŚWIADCZENIE LEKARSKIE

W wyniku badania lekarskiego i oceny narażeń występujących na stanowisku pracy, stosow-
nie do przepisów art. 43 pkt 2 oraz art. 229 § 4 kodeksu pracy, orzeka się, że:
Pan(i) ..................................................................................................................................

(imię i nazwisko)

urodzony(a) dnia ................................ miesiąca ................................... roku .....................
zamieszkały(a) w ...............................................................................................................
zatrudniony(a)/przyjmowany(a) do pracy

w ........................................................................................................................................

(nazwa i adres zakładu pracy/pracodawcy)

na stanowisku/na stanowisko .............................................................................................
1) wobec braku przeciwwskazań zdrowotnych – zdolny(a) do wykonywania pracy na ww.

stanowisku

Data następnego badania okresowego ...........................................................................

2) wobec przeciwwskazań zdrowotnych – niezdolny(a) do podjęcia/wykonywania pracy na

ww. stanowisku

3) wobec przeciwwskazań zdrowotnych utracił(a) zdolność do wykonywania dotychczaso-

wej pracy

z dniem ......................................................................................................

niepotrzebne skreślić

……..…………………......….

(pieczęć i podpis lekarza

przeprowadzającego badanie

profilaktyczne)

............................, dnia .................. r.

POUCZENIE:
Osoba zainteresowana i pracodawca otrzymujący zaświadczenie lekarskie – w przypadku
zastrzeżeń co do treści tego zaświadczenia – mogą wystąpić, w ciągu 7 dni od daty otrzyma-
nia zaświadczenia, z wnioskiem o ponowne badanie lekarskie i wydanie zaświadczenia do
wojewódzkiego ośrodka medycyny pracy, a w przypadku gdy zaświadczenie zostało wydane
w wojewódzkim ośrodku medycyny pracy – do jednostki badawczo-rozwojowej w dziedzinie
medycyny pracy. Wniosek składa się za pośrednictwem lekarza, który wydał zaświadczenie.

wyniki

badań

obowiązek
lekarza

Dokumentacja pracownicza związana ze stosunkiem pracy

28 | www.pgp.infor.pl

ty badań profilaktycznych i rejestru wyda-
nych zaświadczeń. Pracodawca musi zaś
przechowywać orzeczenia lekarskie wydane
na podstawie przeprowadzonych kontrolnych
badań profilaktycznych (art. 229 § 7 k.p.)
w części B akt osobowych pracownika.

Niewykonanie badań kontrolnych przez

pracownika może być potraktowane jako
ciężkie naruszenie podstawowych obowiąz-
ków pracowniczych, co z kolei jest podstawą
rozwiązania stosunku pracy z winy pracowni-
ka zgodnie z art. 52 k.p.

Pracodawca nie może jednak rozwiązać

z pracownikiem umowy o pracę bez wypo-
wiedzenia, jeżeli ustanie przyczyna jego nie-
obecności (np. spowodowanej chorobą) i pra-
cownik stawi się do pracy (art. 53 § 3 k.p.).

Odwołanie od wydanego
przez lekarza orzeczenia

Zaświadczenie zawierające orzeczenie le-

karskie otrzymuje zarówno pracodawca, jak
i pracownik. Oznacza to, że obydwie strony
stosunku pracy mają prawo odwołania się od
decyzji lekarza wydanej w treści orzeczenia
lekarskiego. Każda strona może wnieść od-
wołanie w ciągu 7 dni od dnia wydania za-
świadczenia.

Odwołanie wraz z wnioskiem o przeprowa-

dzenie ponownego badania składa się do wo-
jewódzkiego ośrodka medycyny pracy, wła-
ściwego ze względu na miejsce świadczenia
pracy lub siedzibę pracodawcy.

Ponowne badanie ma charakter badania

profilaktycznego i przeprowadzane jest
w ciągu 14 dni od dnia złożenia ww. wniosku,
a pracownik ma obowiązek mu się poddać.
Orzeczenie wydane na podstawie ponowne-
go badania jest ostateczne.

Koszty ponownych badań pokrywane są

z budżetu województwa, ze środków prze-
znaczonych na finansowanie wojewódzkich
ośrodków medycyny pracy.

Rozwiązania
międzynarodowe

Kwestie profilaktycznej opieki zdrowotnej

pracowników reguluje również ratyfikowana
przez Polskę w 2004 r. Konwencja nr 161 MOP
z 26 czerwca 1985 r. dotycząca służb medycy-
ny pracy (Dz.U. z 2005 r. nr 34, poz. 300).
Najważniejszymi zadaniami tych służb są
kontrola zdrowia pracowników w związku
z pracą oraz udział w rehabilitacji zawodo-

wej. Działalność służb medycyny pracy po-
winna mieć charakter multidyscyplinarny,
skupiający specjalistów z różnych dziedzin,
a personel służb medycyny pracy powinien
zachować pełną niezależność zarówno od
pracodawców, jak i pracowników (art. 9 i 10
Konwencji).

Również dyrektywa Rady nr 89/391/EWG

z 12 czerwca 1989 r. w sprawie wprowadzenia
środków w celu poprawy bezpieczeństwa
i zdrowia pracowników w miejscu pracy wy-
maga od pracodawców zapewnienia pracow-
nikom badań profilaktycznych, dostosowa-
nych do zagrożeń występujących w miejscu
pracy (Dz.Urz. WE L 183 z 29.06.1989 r., s. 1).

MARTA JENDRASIK

ZGODNIE Z PRAWEM

Art. 229 kodeksu pracy
§ 1. Wstępnym badaniom lekarskim
podlegają:
1) osoby przyjmowane do pracy,
2) pracownicy młodociani przenoszeni
na inne stanowiska pracy i inni pracow-
nicy przenoszeni na stanowiska pracy,
na których występują czynniki szkodli-
we dla zdrowia lub warunki uciążliwe.
Badaniom wstępnym nie podlegają jed-
nak osoby przyjmowane ponownie do
pracy u danego pracodawcy na to samo
stanowisko lub na stanowisko o takich
samych warunkach pracy, na podstawie
kolejnej umowy o pracę zawartej w cią-
gu 30 dni po rozwiązaniu lub wygaśnię-
ciu poprzedniej umowy o pracę z tym
pracodawcą.
§ 2. Pracownik podlega okresowym ba-
daniom lekarskim. W przypadku nie-
zdolności do pracy trwającej dłużej niż
30 dni, spowodowanej chorobą, pra-
cownik podlega ponadto kontrolnym
badaniom lekarskim w celu ustalenia
zdolności do wykonywania pracy na do-
tychczasowym stanowisku.
§ 3. Okresowe i kontrolne badania le-
karskie przeprowadza się w miarę moż-
liwości w godzinach pracy. Za czas nie-
wykonywania pracy w związku
z przeprowadzanymi badaniami pra-
cownik zachowuje prawo do wynagro-
dzenia, a w razie przejazdu na te bada-
nia do innej miejscowości przysługują
mu należności na pokrycie kosztów

wina

pracownika

medycyna
pracy

Dokumentacja pracownicza związana ze stosunkiem pracy

Poradnik Gazety Prawnej nr 16 (782) | 29

23 kwietnia – 6 maja 2013

przejazdu według zasad obowiązują-
cych przy podróżach służbowych.
§ 4. Pracodawca nie może dopuścić do
pracy pracownika bez aktualnego orze-
czenia lekarskiego stwierdzającego
brak przeciwwskazań do pracy na okre-
ślonym stanowisku.
§ 5. Pracodawca zatrudniający pra-
cowników w warunkach narażenia na
działanie substancji i czynników rako-
twórczych lub pyłów zwłókniających
jest obowiązany zapewnić tym pra-
cownikom okresowe badania lekar-
skie także:
1) po zaprzestaniu pracy w kontakcie

z tymi substancjami, czynnikami lub
pyłami,

2) po rozwiązaniu stosunku pracy, je-

żeli zainteresowana osoba zgłosi
wniosek o objęcie takimi badaniami.

§ 6. Badania, o których mowa w § 1, 2
i 5, są przeprowadzane na koszt praco-
dawcy. Pracodawca ponosi ponadto
inne koszty profilaktycznej opieki zdro-
wotnej nad pracownikami, niezbędnej
z uwagi na warunki pracy.

§ 7. Pracodawca jest obowiązany prze-
chowywać orzeczenia wydane na pod-
stawie badań lekarskich, o których
mowa w § 1, 2 i 5.
§ 8. Minister Zdrowia i Opieki Społecz-
nej w porozumieniu z Ministrem Pracy
i Polityki Socjalnej określi w drodze roz-
porządzenia:
1) tryb i zakres badań lekarskich, o któ-

rych mowa w § 1, 2 i 5, oraz często-
tliwość badań okresowych, a także
sposób dokumentowania i kontroli
badań lekarskich,

tryb wydawania i przechowywania
orzeczeń lekarskich do celów przewi-
dzianych w kodeksie pracy i w prze-
pisach wydanych na jego podstawie,

3) zakres profilaktycznej opieki zdro-

wotnej, o której mowa w § 6 zdanie
drugie,

4) dodatkowe wymagania kwalifikacyj-

ne, jakie powinni spełniać lekarze
przeprowadzający badania, o których
mowa w § 1, 2 i 5, oraz sprawujący
profilaktyczną opiekę zdrowotną,
o której mowa w § 6 zdanie drugie.

Zakaz konkurencji

Jednym z podstawowych instrumentów
prawnych służących do ochrony intere-
sów pracodawcy są umowy o zakazie
konkurencji. Pracodawcy zawierają takie
umowy przede wszystkim z osobami zaj-
mującymi strategiczne stanowiska.

Pracodawca może zawrzeć z pracownikiem

umowę o zakazie konkurencji w czasie trwa-
nia stosunku pracy i umowę zakazującą pro-
wadzenia działalności konkurencyjnej przez
pewien czas po ustaniu stosunku pracy.

Ustalając treść zakazu, pracodawca musi

uwzględnić: zakres obowiązków i odpowie-
dzialności danego pracownika, specyfikę
branży, w której działa, oraz potencjalne za-
grożenia związane z podjęciem przez pra-
cownika działalności konkurencyjnej.

Zawieranie umów o zakazie konkurencji

powinno być brane pod uwagę zawsze wtedy,
gdy pracownicy mogą w łatwy sposób wyko-
nywać te same czynności na zewnątrz firmy
i tym samym działać na niekorzyść pracodaw-
cy. Należy jednak pamiętać, że nie można za-
kazać jakiejkolwiek działalności.

Zakaz konkurencji w trakcie
zatrudnienia

Pracodawca może zawrzeć umowę o za-

kazie konkurencji w czasie trwania stosun-
ku pracy z każdym pracownikiem, bez
względu na zajmowane przez niego stano-
wisko. Jednak w praktyce najczęściej takie
umowy podpisywane są ze średnią lub wyż-
szą kadrą menedżerską. Umowa o zakazie
konkurencji nie może być zawarta w sposób
dorozumiany.

Reguły dotyczące zakazu konkurencji sto-

suje się tylko do osób zatrudnionych na pod-
stawie umowy o pracę. Nie dotyczą one
osób zatrudnionych na podstawie kontrak-
tów cywilnoprawnych, w szczególności na
podstawie umowy o dzieło czy zlecenia.
W takich przypadkach kwestie dotyczące
zakazu konkurencji ustala się, zgodnie
z zasadą swobody umów, w umowie cywil-
noprawnej stanowiącej podstawę zatrudnie-
nia. Na podstawie kontraktów cywilnopraw-
nych zatrudniani są z reguły menedżerowie
najwyższego szczebla.

zakres

obowiązków

kadra
menedżerska

Dokumentacja pracownicza związana ze stosunkiem pracy

30 | www.pgp.infor.pl

Charakter umowy
o zakazie konkurencji

Umowa o zakazie konkurencji może zostać

podpisana w momencie nawiązywania sto-
sunku pracy lub w trakcie zatrudnienia.

Umowa o zakazie konkurencji w czasie

trwania stosunku pracy powinna być pod ry-
gorem nieważności zawarta na piśmie. Co
więcej, zakaz konkurencji obowiązujący
w trakcie stosunku pracy powinien być uregu-
lowany w odrębnej umowie. Nie powinien
więc stanowić integralnej części umowy
o pracę. W części B akt osobowych pracowni-
ka umieszcza się umowę o zakazie konkuren-
cji zawartą w okresie pozostawania pracow-
nika w stosunku pracy. Powyższa kwestia
budzi szczególne kontrowersje w praktyce.
Często pracodawcy zamieszczają w samej
umowie obszerne fragmenty dotyczące zaka-
zu konkurencji. Jednocześnie nie jest zawie-
rana żadna dodatkowa umowa.

Kwestię tę rozstrzygnął Sąd Najwyższy.

Uznał, że umowa o zakazie konkurencji jest od-
rębną umową w tym znaczeniu, że stanowi od-
rębne zobowiązanie, a nie dlatego, że każdora-
zowo musi być sporządzona w odrębnym
dokumencie. „Odrębna” umowa o zakazie kon-
kurencji może być zawarta (zamieszczona)
w dokumencie umowy o pracę. Rygor nieważ-
ności dla umowy o zakazie konkurencji wynika
tylko z braku formy pisemnej, nie zaś z braku
zawarcia jej w odrębnej umowie (dokumencie).

■

ZAPAMIĘTAJ

Umowa o zakazie konkurencji wraz z umo-
wą o pracę może przybrać formę jednolite-
go dokumentu.

Odmowa zawarcia umowy

W niektórych przypadkach odmowa za-

warcia umowy o zakazie konkurencji w cza-
sie trwania stosunku pracy może stanowić
uzasadnioną przyczynę wypowiedzenia
umowy o pracę. Takie postępowanie praco-
dawcy jest szczególnie uzasadnione w przy-
padku menedżerów, specjalistów w danej
dziedzinie, których wiedza i doświadczenie
wykorzystywane przez określone przedsię-
biorstwo są często pożądane przez jego kon-
kurencję. Sąd Najwyższy w jednym ze swo-
ich wyroków wskazał, że odmowa
podpisania przez lekarza umowy o zakazie
konkurencji w czasie trwania stosunku pra-
cy może stanowić uzasadnioną przyczynę
wypowiedzenia umowy o pracę.

Treść zakazu konkurencji

Przepisy kodeksu pracy nie określają precy-

zyjnie treści umowy o zakazie konkurencji
w czasie trwania stosunku pracy.

Z praktycznego punktu widzenia umowa

powinna wskazywać:

●

strony umowy, a więc pracodawcę oraz
pracownika,

●

datę zawarcia umowy,

●

zakres zakazu konkurencji,

●

sankcje za naruszenie zakazu,

●

inne elementy, np. podstawę jej zawarcia.

Odrębna umowa o zakazie konkurencji po-

winna wskazywać zakres, w jakim pracownik
nie może prowadzić działalności konkurencyjnej
wobec pracodawcy oraz świadczyć pracy w ra-
mach stosunku pracy lub na innej podstawie na
rzecz podmiotu prowadzącego taką działalność.

■

ZAPAMIĘTAJ

Zawarta w umowie o zakazie konkurencji
w czasie trwania stosunku pracy definicja
działalności konkurencyjnej powinna mieć
charakter zindywidualizowany.

Pracodawca musi więc ustalić zakaz konku-

rencji w odniesieniu do:

●

obowiązków i odpowiedzialności danego
pracownika,

●

branży, w której działa,

●

potencjalnych zagrożeń związanych z da-
nym stanowiskiem pracy.

Sposób określenia działalności konkuren-

cyjnej wybiera pracodawca. W tym przypad-
ku dopuszczalna jest uznaniowość, ponieważ
obowiązkiem pracodawcy jest obrona intere-
su zakładu pracy. Pracodawca, wskazując
podmioty konkurencyjne, powinien brać pod
uwagę przede wszystkim faktyczny wpływ
danego podmiotu na prowadzoną działalność
gospodarczą. Pracodawca może przyjąć me-
todę podmiotową lub przedmiotową.

W przypadku metody podmiotowej pracodaw-

ca wskazuje podmioty, u których pracownik
nie może wykonywać jakiejkolwiek działalno-
ści. Może wymienić konkretne przed-
siębiorstwa działające w tej samej lub po-
krewnej branży (stanowiące bezpośrednią
konkurencję) lub potencjalnych konkurentów.

Natomiast metoda przedmiotowa polega na

określeniu, co należy rozumieć przez działal-
ność konkurencyjną. Sąd Najwyższy wskazał, że
zakaz prowadzenia działalności konkurencyjnej
powinien się odnosić do przedmiotu działalno-
ści pracodawcy określonego w przepisach pra-
wa lub w postanowieniach aktów założyciel-
skich, statutów lub umów tworzących dany

akta

osobowe

zakład
pracy

Dokumentacja pracownicza związana ze stosunkiem pracy

Poradnik Gazety Prawnej nr 16 (782) | 31

23 kwietnia – 6 maja 2013

podmiot prawa, wobec czego umowa o zakazie
konkurencji nie może zawierać postanowień,
które zobowiązywałyby pracownika do nie-
podejmowania działalności niepokrywającej się
z przedmiotem działalności pracodawcy.

Charakter konkurencyjny ma działalność

gospodarcza (podstawowa lub uboczna), któ-
rej zakres określony w akcie założycielskim po-
krywa się choćby częściowo z przedmiotem
działalności przedsiębiorstwa, bez względu na
to, czy dany podmiot w oznaczonym momen-
cie prowadzi działalność w pełnym zakresie.
W praktyce może pojawić się problem spowo-
dowany zbyt szerokim określeniem przedmio-
tu działalności, np. w akcie założycielskim
spółki z ograniczoną odpowiedzialnością.

W takim przypadku można uznać, że działa-

nie pracodawcy polegające na wprowadzeniu
zakazu konkurencji we wszystkich wskazanych
w takim akcie dziedzinach, stanowiłoby naru-
szenie zasady wolności pracy. Zakaz konkuren-
cji nie może bowiem powodować zakazu jakiej-
kolwiek pracy lub działalności gospodarczej.

Niedopuszczalne
elementy umowy

Należy wskazać, że umowy o zakazie konku-

rencji dotyczą jedynie działalności pracownika
będącej rzeczywiście zagrożeniem dla praco-
dawcy. Nieważne więc byłoby umówienie się
z pracownikiem, że nie może on podejmować
absolutnie żadnego innego zatrudnienia. Tak
też uznał Sąd Najwyższy, który wskazał, że po-
stanowienie umowy o pracę przewidujące za-
kaz podejmowania dodatkowego zatrudnienia
w zakresie niestanowiącym działalności kon-
kurencyjnej wobec pracodawcy jest nieważne,
gdyż stanowi obejście ustawy (zakazu wynika-
jącego z art. 101

§ 1 k.p.).

Dopuszczalne jest umowne ustanowienie

zakazu podejmowania dodatkowego zatrud-
nienia, ale tylko w zakresie działalności kon-
kurencyjnej wobec pracodawcy. W istocie
mamy wówczas do czynienia z umową o za-
kazie konkurencji.

Naruszenie przez pracownika
zakazu konkurencji

W interesie pracodawcy jest zastrzeżenie

w umowie o zakazie konkurencji odpowied-
niej procedury sprawdzającej, czy pracownik
podejmuje działalność konkurencyjną w cza-
sie trwania stosunku pracy. Celowe jest two-
rzenie wewnętrznych procedur w przedsię-

biorstwach. Powinny one określać zasady
postępowania w przypadku podejmowania
przez pracownika dodatkowego zatrudnienia
lub działalności, np. pracownik może uzyskać
od pracodawcy lub jego przedstawiciela od-
powiednią opinię dotyczącą dodatkowej dzia-
łalności, którą zamierza podjąć. Byłaby ona
wiążąca dla obydwu stron stosunku pracy.

Pracownik uzyskałby pewność, że wykony-

wanie takiej działalności nie koliduje z intere-
sem jego głównego pracodawcy i jego działa-
nia nie naruszają postanowień umowy
o zakazie konkurencji.

Jeżeli pracownik został zobowiązany do po-

wstrzymania się od działalności konkurencyj-
nej w czasie trwania stosunku pracy, musi li-
czyć się z konsekwencjami prawnymi złamania
postanowień umowy. Sąd Najwyższy wskazał,
że podjęcie działalności konkurencyjnej wobec
pracodawcy może stanowić podstawę wypo-
wiedzenia umowy o pracę zawartej na czas
nieokreślony zarówno wtedy, gdy pracownik
prowadzi ją wbrew umowie o zakazie konku-
rencji w czasie trwania stosunku pracy, jak
również wtedy, gdy taka umowa nie została
z nim zawarta. Od pracodawcy, z uwagi na na-
ruszenie lub zagrożenie jego interesów, nie
można w takim przypadku oczekiwać, aby po-
zostawał w stosunku pracy z danym pracowni-
kiem. Oznacza to, że działalność konkurencyj-
na pracownika zawsze uprawnia pracodawcę
do złożenia pracownikowi oświadczenia o wy-
powiedzeniu umowy o pracę, jeżeli koliduje
ona z zasadą dbałości o dobro pracodawcy.

Dodatkowo pracodawca, który poniósł

szkodę wskutek naruszenia przez pracownika
zakazu konkurencji, może dochodzić od pra-
cownika wyrównania tej szkody na zasadach
określonych w dziale V Kodeksu pracy. Ozna-
cza to, że umowa o zakazie konkurencji
w czasie stosunku pracy nie może umownie
rozszerzać tej odpowiedzialności.

Pracodawca nie może więc zawrzeć w umo-

wie dodatkowych kar umownych, które będą
rozszerzać odpowiedzialność poza ramy wy-
znaczone w kodeksie pracy. W razie zamiesz-
czenia takich regulacji w umowie, zgodnie
z zasadą automatyzmu obowiązującą w pra-
wie pracy, zostaną one zastąpione przez prze-
pisy o odpowiedzialności materialnej za-
mieszczone w kodeksie pracy.

Natomiast w umowie o zakazie konkurencji

w czasie trwania stosunku pracy można wpi-
sać, że naruszenie jej postanowień będzie sta-
nowić ciężkie naruszenie podstawowych obo-
wiązków pracowniczych, a więc upoważnić
pracodawcę do rozwiązania umowy o pracę
bez wypowiedzenia.

przedmiot

działalności

postanowienia
umowy

Dokumentacja pracownicza związana ze stosunkiem pracy

32 | www.pgp.infor.pl

Dodatkowe zatrudnienie
pracownika w przypadku
braku umowy

Jeżeli pracodawca nie zawarł z pracowni-

kiem umowy o zakazie konkurencji w czasie
trwania stosunku pracy, po ujawnieniu do-
datkowego zatrudnienia tego pracownika
u innego pracodawcy nie ma podstaw do roz-
wiązania umowy o pracę bez wypowiedzenia.
W takim przypadku pracodawca nie będzie
mógł zwolnić pracownika, jeżeli wywiązywał
się właściwie ze swoich obowiązków, a kwe-
stia jego dodatkowego zatrudnienia nie miała
wpływu na interes pracodawcy. Pracodawca
nie może więc wypowiedzieć umowy o pracę,
wskazując jako jedyną przyczynę wypowie-
dzenia pozostawanie w równoległym stosun-
ku zatrudnienia.

Natomiast pracodawca może wymagać od

zatrudnianej osoby ujawnienia informacji do-
tyczącej dodatkowego zatrudnienia. W takim
przypadku pracownik ma obowiązek udzielić
tej informacji.

Umowa o zakazie konkurencji
po ustaniu stosunku pracy

Umowę o zakazie konkurencji po ustaniu

stosunku pracy można zawrzeć tylko i wy-
łącznie z pracownikami, którzy mieli dostęp
do szczególnie ważnych dla pracodawcy in-
formacji, których ujawnienie mogłoby nara-
zić go na szkodę. Będzie tak najczęściej
w przypadku menedżerów średniego i wyż-
szego szczebla.

W przypadku osób wchodzących w skład or-

ganu osoby prawnej, mających dostęp do
wszystkich informacji istotnych dla funkcjono-
wania jednostki organizacyjnej, zakres zakazu
konkurencji może być określony ogólnie, gdyż
jego szczegółowe wskazanie groziłoby niebez-
pieczeństwem pominięcia istotnych informa-
cji, których ujawnienie mogłoby narazić praco-
dawcę na szkodę. Powinien on obejmować
przede wszystkim wykonywanie na jakiejkol-
wiek podstawie czynności na rzecz konkuren-
cji pracodawcy.

Pośród czynności objętych zakazem praco-

dawca może przewidzieć także, że pracownik

naruszy zakaz konkurencji również w przy-
padku, gdy będzie organizował przejście in-
nych pracowników do jego konkurencji.

Niezbędnym elementem opisywanej umowy

jest wskazanie terminu jej obowiązywania.

Należy podkreślić, że niedopuszczalne jest

zawieranie tego typu umów na czas nieokre-
ślony. Byłoby to sprzeczne z zasadą wolności
pracy, uniemożliwiając pracownikowi za-
trudnienie w wybranym przez niego przed-
siębiorstwie, które działa w tej samej branży
co były pracodawca. Tak więc można przyjąć
twierdzenie, że umowy o zakazie konkurencji
nieprzewidujące terminu końcowego jej obo-
wiązywania są nieważne z mocy prawa.

W odróżnieniu od umów o zakazie konku-

rencji w czasie trwania stosunku pracy, w któ-
rych pracodawca nie ma obowiązku finanso-
wej rekompensaty pracownikowi tego
ograniczenia, umowy zawierane po ustaniu
zatrudnienia muszą zawierać postanowienia
w tym zakresie. Wysokość odszkodowania
w tym wypadku nie może być niższa niż 25%
wynagrodzenia otrzymanego przez pracow-
nika przed ustaniem stosunku pracy, przez
okres odpowiadający okresowi obowiązywa-
nia umowy o zakazie konkurencji.

PRZEMYSŁAW CISZEK

ZGODNIE Z PRAWEM

Art. 101

kodeksu pracy

§ 1. W zakresie określonym w odrębnej
umowie, pracownik nie może prowa-
dzić działalności konkurencyjnej wobec
pracodawcy ani też świadczyć pracy
w ramach stosunku pracy lub na innej
podstawie na rzecz podmiotu prowa-
dzącego taką działalność (zakaz konku-
rencji).
§ 2. Pracodawca, który poniósł szkodę
wskutek naruszenia przez pracownika
zakazu konkurencji przewidzianego
w umowie, może dochodzić od pracow-
nika wyrównania tej szkody na zasa-
dach określonych w przepisach rozdzia-
łu I w dziale piątym.

Już 14 maja w Poradniku Gazety Prawnej omówimy

dokumentację pracowniczą związaną ze zwolnieniem z pracy.

Dowiedz się, jak prawidłowo potwierdzić rozwiązanie umowy o pracę

i jak długo trzeba przechowywać dokumenty.

Informacje i zamówienia: Biuro Obsługi Klienta, tel.: 22 761 30 30, 0 800 626 666, e-mail: bok@infor.pl

dodatkowe

zatrudnienie

rekompensata

Dokumentacja pracownicza związana ze stosunkiem pracy

Poradnik Gazety Prawnej nr 16 (782) | 33

23 kwietnia – 6 maja 2013

Ustalanie planu urlopów

Pracodawca, który jest zobowiązany do
sporządzania planu urlopów, powinien go
przygotować najpóźniej do 31 grudnia da-
nego roku na rok następny. Plan urlopów
powinien uwzględniać wszystkie rodzaje
urlopów wypoczynkowych, a więc: bieżą-
cy, zaległy i uzupełniający (urlop wypo-
czynkowy w wyższym wymiarze, do któ-
rego pracownik nabędzie prawo w trakcie
trwania roku kalendarzowego).

Urlopy wypoczynkowe powinny być udzie-

lane zgodnie z planem urlopów (art. 163 § 1
k.p.). W pewnych sytuacjach pracodawca
może jednak nie sporządzać planu urlopów,
a mianowicie wówczas, gdy:

●

u danego pracodawcy nie działa zakłado-
wa organizacja związkowa,

●

zakładowa organizacja związkowa wyrazi
zgodę na odstąpienie przez pracodawcę od
obowiązku sporządzania planu urlopów.

Obowiązek sporządzenia planu urlopów

mają zatem pracodawcy, u których działają
związki zawodowe, które nie zgodziły się na od-
stąpienie od ustalania planu urlopów (art. 163
§ 1

k.p.). Jednak nawet wtedy, gdy pracodawca

nie ma obowiązku przygotowania planu urlo-
pów, warto go sporządzić, aby zapewnić lepszą
organizację pracy w firmie.

Czy plan urlopów musi
obejmować cały rok

Przepisy nie nakazują pracodawcy sporzą-

dzania jednego planu na cały rok. Zatem pra-
codawca może przygotować np. półroczne
czy kwartalne plany urlopowe. Pracodawca
może również przygotowywać plany urlopo-

we oddzielnie dla poszczególnych części swo-
jego przedsiębiorstwa (np. działów, oddzia-
łów regionalnych).

PRZYKŁAD

Ilość pracy w administracji firmy ABC
jest taka sama w ciągu całego roku. Pra-
codawca sporządza więc dla admini-
stracji roczne plany urlopowe. W dziale
produkcji firmy ABC zapotrzebowanie
na pracę znacząco się zmienia w trakcie
roku, co wynika ze zmieniającej się licz-
by zamówień. Nie można również
z góry przewidzieć liczby zamówień,
które pracodawca otrzyma w danym
roku. Dlatego dla działu produkcyjnego
pracodawca sporządza plany urlopowe
trzy razy w roku, za każdym razem
na 4-miesięczne okresy. Takie postępo-
wanie pracodawcy jest prawidłowe.

Plan urlopów powinien być sporządzony

zawsze przed rozpoczęciem okresu, który ten
plan obejmuje. W przypadku planów urlopo-
wych obejmujących cały rok kalendarzowy,
plan powinien być ustalony najpóźniej
do 31 grudnia poprzedniego roku. Pracownik
nabywa prawo do urlopu od 1 stycznia dane-
go roku, dlatego już w styczniu może skorzy-
stać z urlopu wypoczynkowego. Biorąc pod
uwagę fakt, że przy sporządzaniu planu urlo-
pów pracodawca powinien uwzględniać su-
gestie pracowników co do terminów urlopów,
dobrym rozwiązaniem jest zwrócenie się do
pracowników w tej sprawie odpowiednio
wcześniej.

Zalety i wady tworzenia planu urlopów

Zalety

Wady

●

umożliwia pracownikom wykorzystanie
urlopu wypoczynkowego w terminach
z góry znanych,

●

w dużych zakładach pracy plan urlopów
ułatwia eliminowanie konfliktów między
pracownikami, wynikających z korzysta-
nia z urlopów według zasady „kto pierw-
szy, ten lepszy”,

●

umożliwia zapewnienie normalnego
funkcjonowania zakładu pracy, również
w sezonie urlopowym

●

konieczność planowania terminów urlo-
pów z dużym wyprzedzeniem,

●

dość często konieczna jest korekta planu
w trakcie jego obowiązywania

organizacja

pracy

prawo
do urlopu

Dokumentacja pracownicza związana ze stosunkiem pracy

34 | www.pgp.infor.pl

■

ZAPAMIĘTAJ

Plan urlopów należy sporządzić przed roz-
poczęciem okresu, którego plan dotyczy.

Kto sporządza plan urlopów

Plan urlopów sporządza pracodawca. Nale-

ży przyjąć, że nie musi w tym zakresie uzyski-
wać zgody związków zawodowych, bowiem
w wyniku nowelizacji kodeksu pracy od
1 stycznia 2003 r. uchylono obowiązek usta-
lania planu urlopowego z organizacjami
związkowymi. Zmiany tej nie zharmonizowa-
no jednak z ustawą z 23 maja 1991 r. o związ-
kach zawodowych (t.j. Dz.U. z 2001 r. nr 79,
poz. 854 z późn. zm.). Określa ona bowiem,
że jeżeli w sprawie ustalania planu urlopowe-
go organizacje związkowe lub organizacje
związkowe reprezentatywne nie przedstawią
wspólnego stanowiska w terminie 30 dni, to
pracodawca sam opracowuje plan urlopów po
rozpatrzeniu odrębnych stanowisk organiza-
cji związkowych. Ustawodawca, usuwając
z kodeksu pracy zapisy dotyczące obowiązku
uzgadniania planu urlopowego ze związkami
zawodowymi, miał zamiar zlikwidować ten
obowiązek. Zawarty zatem w ustawie
o związkach zawodowych obowiązek ustala-
nia planu urlopowego ze związkami może
mieć zastosowanie jedynie do pracodawców,
którzy dobrowolnie przyjęli na siebie obowią-
zek takich konsultacji. Nie ma bowiem prze-
szkód, aby pracodawca zobowiązał się
w przepisach wewnątrzzakładowych (np.
w układzie zbiorowym pracy) do ustalania
planu urlopów w porozumieniu np. ze związ-
kami zawodowymi.

Pracodawca powinien jednak przy ustala-

niu planu urlopów uwzględniać wnioski urlo-
powe pracowników, jeżeli zaproponowane
przez nich terminy wykorzystania urlopu nie
będą powodować zakłóceń toku pracy
(art. 163 § 1 k.p.).

W praktyce dla pracodawców bardziej ko-

rzystne może okazać się sporządzanie planu
urlopów niż rezygnowanie z tego obowiązku,
gdyż pracodawca w trakcie tworzenia planu
urlopów bierze jedynie pod uwagę wnioski
pracowników. Natomiast w razie rezygnacji
ze sporządzenia planu urlopów pracodawca
musi ustalać terminy urlopów po porozumie-
niu z pracownikami.

Obowiązek osiągnięcia porozumienia z pra-

cownikami zakłada większą ingerencję pra-
cowników w terminy urlopów niż obowiązek
wzięcia pod uwagę wyłącznie wniosku pra-
cownika.

PRZYKŁAD

Podczas tworzenia planu urlopów rada
pracowników zażądała nieplanowania
urlopów pracowników w pierwszym ty-
godniu lipca 2013 r. z uwagi na plano-
wane w tym terminie wybory uzupeł-
niające do rady pracowników.
Pracodawca nie ma obowiązku spełnie-
nia żądania rady i może uwzględnić
wnioski pracowników albo sam wyzna-
czyć pracownikom urlopy w planie urlo-
pów w pierwszym tygodniu lipca. Nato-
miast gdyby w zakładzie, w którym nie
ma planu urlopów, pracownicy odmó-
wili skorzystania z urlopu w pierwszym
tygodniu lipca 2013 r. z uwagi na wybo-
ry do rady pracowników, pracodawca
musiałby negocjować z pracownikami
inny termin wykorzystania przez nich
urlopu.

Jakie urlopy uwzględniać
w planie urlopów

W planie urlopów nie można zamieszczać

urlopu na żądanie, gdyż o terminie wykorzy-
stania tego urlopu decyduje jednostronnie
pracownik (art. 163 § 1 k.p.). Należy nato-
miast przynajmniej raz, zaplanować w nim
minimum 2-tygodniowy wypoczynek, czyli
taką część urlopu, która obejmuje co najmniej
14 nieprzerwanych dni kalendarzowych.

W planie urlopów trzeba uwzględnić rów-

nież pracowników, którzy rozpoczynają
pierwszą pracę w życiu, mimo że pracowni-
cy ci nabywają prawo do urlopu po przepra-
cowaniu każdego miesiąca (art. 153 § 1
k.p.). Jeżeli pracownik podejmujący pierw-
szą pracę jest zatrudniony na umowę termi-
nową (np. na okres próbny, na czas określo-
ny), wówczas w planie urlopów pracodawca
powinien uwzględnić urlop w wymiarze,
jaki mu przysługuje za dany rok proporcjo-
nalnie do czasu trwania tej umowy. W przy-
padku przedłużenia umowy terminowej
i zwiększenia w związku z tym przysługują-
cego pracownikowi za dany rok wymiaru
urlopu, pracodawca powinien dokonać ko-
rekty planu urlopu i uwzględnić urlop, do
którego pracownik nabył prawo.

Plan urlopów powinien przewidywać także

urlopy pracowników powracających do pracy
w trakcie roku, np. po urlopie wychowaw-
czym lub bezpłatnym. Natomiast pracodawca

organizacje

związkowe

wymiar
urlopu

Dokumentacja pracownicza związana ze stosunkiem pracy

Poradnik Gazety Prawnej nr 16 (782) | 35

23 kwietnia – 6 maja 2013

nie musi uwzględniać w planie urlopów pra-
cowników, którzy w okresie obejmującym ten
plan nie będą obecni w pracy, np. na cały rok
mają udzielony urlop wychowawczy.

Jak ustalać plan urlopów

Biorąc pod uwagę wskazane wyżej infor-

macje, pracodawca może ustalić plan urlo-
pów według procedury przedstawionej w ta-
beli na dole strony.

Czy konieczne są wnioski
urlopowe, jeżeli sporządzono
plan urlopów

Wśród specjalistów prawa pracy istnieją

rozbieżności co do tego, czy fakt ustalenia
planu urlopów zwalnia pracownika z obo-
wiązku składania każdorazowo odrębnego
wniosku urlopowego o udzielenie urlopu
zgodnie z planem. W tej sprawie rozbieżne są
również orzeczenia Sądu Najwyższego.

Zgodnie z poglądem Sądu Najwyższego

wyrażonym w uchwale z 6 marca 1980 r. (V
PZP 7/79, OSNC 1980/7–8/132), prawidło-

wo sporządzony plan urlopów stanowi wy-
starczającą podstawę do tego, aby pracownik
w dniu uwzględnionym w planie urlopów nie
stawił się do pracy. Oddzielne zawiadomienie
pracownika o terminie urlopu wypoczynko-
wego nie jest w takim wypadku konieczne.
Natomiast w wyroku z 5 września 1979 r.
(I PRN 82/79) Sąd Najwyższy uznał, że ist-
nienie u pracodawcy planu urlopów nie daje
pracownikowi uprawnienia do rozpoczęcia
urlopu w zaplanowanym terminie. Konieczne
jest jeszcze oświadczenie przez zakład wobec
pracownika woli (wyrażenie zgody), by ten
w konkretnym okresie (z reguły jest to okres
przewidziany w planie) urlop wykorzystał.

Zwolennicy pierwszego z ww. poglądów

twierdzą, że wnioski urlopowe składane
u pracodawców, u których funkcjonuje plan
urlopów, mają wyłącznie charakter porządko-
wy. Zwolennicy drugiego poglądu uważają
z kolei, że urlop może zostać udzielony wy-
łącznie po złożeniu przez pracownika stosow-
nego wniosku, niezależnie od istnienia planu
urlopów. W praktyce w większości przypad-
ków pracownik, który chce skorzystać z urlo-
pu wypoczynkowego zgodnie z planem urlo-
pów, jest zobowiązany złożyć wniosek
urlopowy.

Procedura ustalania planu urlopów

Krok

Ustalenie okresu obowiązy-
wania planu urlopów

Okres, na jaki powinien zostać sporządzony plan
urlopów, jest związany z rodzajem działalności pra-
codawcy. W przypadku dużej dynamiki zmian za-
dań realizowanych przez pracodawcę w ciągu roku
lepszym rozwiązaniem jest tworzenie planów na
krótsze okresy, np. kwartalne.

Krok 2

Wyznaczenie terminów składa-
nia propozycji terminów urlo-
powych przez pracowników

Gdy pracownicy sami nie złożą propozycji terminów
urlopu wypoczynkowego, terminy tych urlopów sa-
modzielnie ustali pracodawca.

Krok 3

Analiza propozycji pracowni-
ków

Pracodawca nie jest związany wnioskami pracow-
ników. Jednak powinien je uwzględnić w takim za-
kresie, w jakim nie będzie to powodowało zakłóceń
w normalnym trybie pracy zakładu.

Krok 4

Ustalenie planu urlopowego

Konstruując plan urlopów, należy pamiętać o obowiąz-
kowym, przynajmniej 14-dniowym nieprzerwanym
okresie wypoczynku oraz terminach, w których pra-
cownik powinien wykorzystać zaległy urlop. W planie
urlopów nie należy uwzględniać urlopu na żądanie.
Pracodawca powinien również pamiętać o obowiązku
równego traktowania pracowników w zakresie udzie-
lania urlopów (zakaz dyskryminacji).

Krok 5

Ogłoszenie planu urlopowego Plan urlopów należy podać do wiadomości pracow-

ników w sposób zwyczajowo przyjęty w zakładzie.
Należy pamiętać o ogłoszeniu planu z pewnym wy-
przedzeniem.

wniosek

urlopowy

termin
urlopu

Dokumentacja pracownicza związana ze stosunkiem pracy

36 | www.pgp.infor.pl

Nie można jednoznacznie rozstrzygnąć,

który z prezentowanych poglądów jest prawi-
dłowy. Pracodawca, decydując się na stoso-
wanie jednego z możliwych rozwiązań, powi-
nien tę kwestię rozstrzygnąć jednoznacznie
np. w regulaminie pracy, tj. powinien wyraź-
nie zaznaczyć, czy po ustaleniu planu urlo-
pów pracownicy są zobowiązani składać od-
rębne wnioski urlopowe.

■

ZAPAMIĘTAJ

Pracodawca powinien ustalić w regulami-
nie pracy, czy pracownik ma dodatkowo
składać wniosek urlopowy, jeżeli chce
skorzystać z urlopu ustalonego w planie
urlopów.

Po sporządzeniu planu urlopów praco-

dawca jest zobowiązany podać go do wiado-
mości pracowników w sposób przyjęty
w jego firmie (art. 163 § 2 k.p.). Może to zro-
bić np. przez wywieszenie planu urlopów na
tablicy ogłoszeń czy rozesłanie pocztą inter-
netową. Plan urlopów jest wiążący dla pra-
cowników i pracodawcy od momentu ogło-
szenia go w sposób przyjęty u danego
pracodawcy.

Urlopy udzielane niezależnie
od planu urlopów

Niezależnie od planu urlopów pracodawca

jest zawsze zobowiązany uwzględnić wnioski
urlopowe następujących grup pracowników
(pracodawca jest związany wnioskiem pra-
cownika zarówno co do wymiaru, jak i termi-
nu urlopu):

●

pracownic występujących o udzielenie
urlopu wypoczynkowego bezpośrednio po
urlopie macierzyńskim podstawowym
i dodatkowym,

●

pracowników (ojców wychowujących dziec-
ko), którzy korzystają z urlopu wypoczynko-
wego bezpośrednio po urlopie macierzyń-
skim podstawowym lub dodatkowym,

●

pracowników (ojców wychowujących
dziecko), którzy korzystają z urlopu wypo-
czynkowego bezpośrednio po urlopie oj-
cowskim,

●

pracowników, którzy korzystają z urlopu
wypoczynkowego bezpośrednio po urlo-
pie na warunkach urlopu macierzyńskiego
podstawowym lub dodatkowym,

●

młodocianych uczęszczających do szkół,
którzy występują z wnioskiem o udziele-
nie urlopu wypoczynkowego podczas ferii
szkolnych.

■

ZAPAMIĘTAJ

Pracownicy, która złożyła wniosek
o udzielenie urlopu wypoczynkowego
bezpośrednio po urlopie macierzyńskim,
pracodawca nie może odmówić udziele-
nia urlopu wypoczynkowego w terminie
wskazanym przez tę pracownicę.

Pracodawca, niezależnie od planu urlo-

pów, może skierować pracownika do wyko-
rzystania urlopu wypoczynkowego w termi-
nie przez siebie wskazanym:

●

w okresie wypowiedzenia umowy o pra-

cę (dotyczy to zarówno urlopu bieżące-
go, jak i zaległego),

●

w przypadku gdy pracownik odmawia

wykorzystania zaległego urlopu wypo-
czynkowego w terminie do 30 września
następnego roku (od 1 stycznia 2012 r.
urlopu zaległego należy udzielać pra-
cownikowi nie do 31 marca, ale do 30
września następnego roku przypadają-
cego po roku, w którym pracownik nabył
do niego prawo). Potwierdził to Sąd Naj-
wyższy w wyroku z 24 stycznia 2006 r.
(I PK 124/05, M.P.Pr. 2006/3/119).

Zmiana planu urlopów

Z uwagi na trudne lub czasami niemożli-

we do zaplanowania zapotrzebowanie na
pracę u danego pracodawcy, bardzo ścisłe
przestrzeganie planu urlopów może być
niemożliwe.

Konieczne może okazać się korygowanie

już sporządzonego planu urlopów. Zmiana
terminu urlopu może nastąpić (art. 164
k.p.):

●

na wniosek pracownika umotywowany

ważnymi przyczynami,

●

z uwagi na szczególne potrzeby praco-

dawcy, tj. jeżeli nieobecność pracownika
spowodowałaby poważne zakłócenia
w toku pracy.

Przesunięcie terminu zaplanowanego

urlopu wypoczynkowego może też nastąpić
z powodów niezależnych od pracodawcy
lub pracownika, takich jak np.:

●

niezdolność do pracy z powodu choroby,

●

odosobnienie w związku z chorobą za-

kaźną,

●

powołanie na ćwiczenia wojskowe albo

na przeszkolenie wojskowe na czas
do 3 miesięcy,

●

urlop macierzyński.

Zmiany w planie urlopów powinny być

podane do wiadomości wszystkich pracow-

regulamin

pracy

zaległy
urlop

Dokumentacja pracownicza związana ze stosunkiem pracy

Poradnik Gazety Prawnej nr 16 (782) | 37

23 kwietnia – 6 maja 2013

ników w ten sam sposób, w jaki poinformo-
wano pracowników o ustaleniu planu urlo-
pów.

Konflikty związane
z ustalaniem planu urlopów

Ustalanie terminów urlopów wypoczyn-

kowych może powodować konflikty między
pracownikami. Aby zminimalizować ryzyko
takich konfliktów oraz ich ewentualne ne-
gatywne konsekwencje, pracodawca powi-
nien zadbać o to, aby podczas ustalania pla-
nu urlopów nie doszło do dyskryminacji.
Najbardziej atrakcyjne terminy urlopowe
nie mogą być w każdym roku przyznawane
tym samym osobom.

Pracownicy powinni pamiętać, że odmo-

wa wykorzystania urlopu w ustalonym
w planie urlopów terminie może zostać
uznana za naruszenie obowiązków pracow-
niczych i być przyczyną rozwiązania umo-
wy o pracę za wypowiedzeniem. Natomiast
w przypadku uporczywego łamania we-
wnętrznych ustaleń w tym zakresie pracow-
nik może zostać zwolniony bez wypowie-
dzenia.

MAURYCY ORGANA

ZGODNIE Z PRAWEM

Art. 163 kodeksu pracy
§ 1. Urlopy powinny być udzielane
zgodnie z planem urlopów. Plan urlo-
pów ustala pracodawca, biorąc pod
uwagę wnioski pracowników i koniecz-
ność zapewnienia normalnego toku
pracy. Planem urlopów nie obejmuje się
części urlopu udzielanego pracowniko-
wi zgodnie z art. 167

§ 1

. Pracodawca nie ustala planu urlo-

pów, jeżeli zakładowa organizacja
związkowa wyraziła na to zgodę; doty-
czy to także pracodawcy, u którego nie
działa zakładowa organizacja związko-
wa. W takich przypadkach pracodawca
ustala termin urlopu po porozumieniu
z pracownikiem. Przepis § 1 zdanie dru-
gie i trzecie stosuje się odpowiednio.
§ 2. Plan urlopów podaje się do wiado-
mości pracowników w sposób przyjęty
u danego pracodawcy.
§ 3. Na wniosek pracownicy udziela się
jej urlopu bezpośrednio po urlopie ma-
cierzyńskim; dotyczy to także pracowni-
ka–ojca wychowującego dziecko, który
korzysta z urlopu macierzyńskiego.

Umowa o telepracę

– korzyści z zatrudniania

telepracowników

Telepraca polega na wykonywaniu pracy
regularnie poza zakładem pracy, a jej
efekty są przekazywane pracodawcy za
pomocą środków komunikacji elektro-
nicznej. Zatrudnianie telepracowników
jest zazwyczaj dla pracodawcy korzystne
i znacznie przewyższa początkowe nakła-
dy, jakie zatrudniający ponosi na tę for-
mę pracy. Zatem, aby ograniczyć koszty
działalności firmy, zamiast redukować
zatrudnienie, może warto pomyśleć
o oszczędnościach, jakie daje telepraca.

Z definicji stosunku pracy wynika, że pra-

ca jest świadczona pod nadzorem (kierow-
nictwem) pracodawcy (art. 22 k.p.). Pogląd,
zakładający, że praca może być efektywnie
wykonywana tylko w miejscu pracy rozu-

mianym jako siedziba pracodawcy, co umoż-
liwia stałe kontrolowanie pracownika, jest
cały czas aktualny w przeważającej części
świadomości pracodawców. Faktem jest, że
charakter części prac (zawodów) świadczo-
nych przez pracowników wymaga wykony-
wania jej w siedzibie pracodawcy lub w in-
nym miejscu wskazanym do jej
wykonywania. Rozwój technologii umożli-
wiającej porozumiewanie się na odległość,
a także przekazywanie wyników pracy za
pomocą np. poczty elektronicznej, sprawił,
że część zawodów czy czynności określonych
kategorii pracowników może być z powo-
dzeniem wykonywana np. w domu. Takie
rozwiązanie jest najczęściej korzystne za-
równo dla pracownika, jak i przede wszyst-
kim dla pracodawcy.

naruszenie

obowiązków

siedziba
pracodawcy

Dokumentacja pracownicza związana ze stosunkiem pracy

38 | www.pgp.infor.pl

Jednak nie zawsze warunki pozwalają pra-

codawcy na zatrudnianie telepracowników. Ta
forma zatrudnienia może mieć zastosowanie
wszędzie, gdzie pracownik może wyniki swo-
jej pracy przekazywać regularnie drogą elek-
troniczną. W formie telepracy mogą zatem
pracować przedstawiciele np. wolnych zawo-
dów (prawnicy, dziennikarze, informatycy).

Korzyści finansowe

Podstawowym rodzajem korzyści, jakie

wiążą się z zatrudnianiem telepracowników,
jest redukcja kosztów prowadzenia działalno-
ści, w tym kosztów zatrudniania pracowni-
ków. Powszechnie przyjmuje się, że oszczęd-
ności pracodawcy z tytułu zatrudniania
pracowników w ramach telepracy mogą się-
gać nawet do 40% ponoszonych przez praco-
dawcę kosztów zatrudnienia. Prowadzenie
działalności w typowej postaci wiąże się czę-
sto z koniecznością wynajmu nieruchomości,
w której pracownicy świadczą pracę – np. po-
wierzchni biurowych. Powoduje to zazwyczaj
znaczne koszty, szczególnie w dużych aglo-
meracjach miejskich. Do ceny wynajmu do-
chodzą z reguły koszty stałych opłat (prąd,
woda, sprzątanie, parking itp.).

PRZYKŁAD

Pracodawca prowadzący działalność wy-
dawniczą chce rozszerzyć swoją działal-
ność. Wiąże się to z koniecznością zatrud-
nienia dodatkowych pracowników na
stanowisku redaktorów. Dotychczasowa
powierzchnia biurowa wynajmowana
przez pracodawcę uniemożliwia zorgani-
zowanie stanowisk pracy nowym osobom.
Ponadto nie ma możliwości wynajęcia do-
datkowej powierzchni w biurowcu, w któ-
rym pracodawca prowadzi działalność.
W związku z tym pracodawca postanowił,
że nowo zatrudnione osoby będą świad-
czyły pracę w domu w ramach telepracy.
Takie rozwiązanie pozwoliło na zaoszczę-
dzenie jednorazowego wydatku na poszu-
kiwanie nowej siedziby pracodawcy, która
by pomieściła dodatkowych pracowników,
a także wydatków stałych związanych
z wynajmem dodatkowej powierzchni.

Tak samo zakup nieruchomości, w której

miałaby się odbywać praca, będzie dla praco-
dawcy dużym wydatkiem.

Zadaniowy czas pracy dla
telepracowników

Pracodawca, chcąc dodatkowo ograniczyć

koszty prowadzenia działalności, może wpro-
wadzić dla telepracowników zadaniowy system
czasu pracy, w ramach którego pracownik sam
będzie decydował np. o godzinie rozpoczęcia
i zakończenia pracy (art. 140 k.p.). W tym sys-
temie do pracownika będzie należało rozplano-
wanie sobie czasu pracy w taki sposób, aby ter-
minowo realizował powierzone mu zadania.
Jednego dnia będzie więc świadczył pracę np. 6
godzin, innego – jeżeli zajdzie taka konieczność
– np. 10 godzin. Zastosowanie zadaniowego
czasu pracy w stosunku do telepracowników
pozwala zatem zredukować koszty pracodawcy
związane z wypłacaniem dodatków za godziny
nadliczbowe.

Jednak samo wykonywanie pracy w ramach

zadaniowego systemu czasu pracy nie spowo-
duje automatycznie niemożności powstawania
godzin nadliczbowych. Pracodawca powinien
bowiem ustalić z pracownikiem zadania służbo-
we w taki sposób, aby zatrudniony miał realną
i obiektywną możliwość wykonania ich w ra-
mach obowiązującego go wymiaru czasu pracy.
W przypadku gdy nałożone do wykonania za-
dania są niewspółmiernie duże w stosunku do
wymiaru czasu pracy pracownika, nie można
wykluczyć powstania godzin nadliczbowych.

Mniej obowiązków bhp dla
pracodawców zatrudniających
telepracowników

Kolejnym przejawem oszczędności praco-

dawcy stosującego telepracę jest to, że w sto-
sunku do pracownika świadczącego pracę
w domu odpada część obowiązków z zakresu
bhp (art. 67

k.p.). Pracodawca nie musi

wówczas dbać o bezpieczny i higieniczny stan
pomieszczeń pracy i wyposażenia techniczne-
go, a także o sprawność środków ochrony
zbiorowej i ich stosowanie zgodnie z przezna-
czeniem.

Dodatkowo nie ma obowiązku zapewnie-

nia, aby budowa lub przebudowa obiektu bu-
dowlanego, w którym przewiduje się po-
mieszczenia pracy, była wykonywana na
podstawie projektów uwzględniających wy-
magania bezpieczeństwa i higieny pracy.

Ponadto pracodawca nie ma obowiązku za-

pewnienia telepracownikowi świadczącemu
pracę w domu odpowiednich urządzeń higie-
niczno-sanitarnych. Tym samym zatrudniają-
cy nie musi ponosić kosztów związanych z in-

telepraca

obiekt
budowlany

Dokumentacja pracownicza związana ze stosunkiem pracy

Poradnik Gazety Prawnej nr 16 (782) | 39

23 kwietnia – 6 maja 2013

stalacją, bieżącą obsługą oraz serwisowaniem
tych urządzeń.

■

ZAPAMIĘTAJ

Pracodawca zatrudniający telepracowników
ma mniej obowiązków w zakresie bhp w sto-
sunku do tych pracowników niż do pracow-
ników wykonujących pracę w firmie.

Mniej absencji
– więcej wydajności

Telepracownicza forma świadczenia pracy

jest również doskonałym rozwiązaniem dla
kobiet w ciąży, które uwzględniając korzyści
mniej sformalizowanego czasu pracy telepra-
cownika, mogą zrezygnować z przejścia na

Umowa o telepracę

UMOWA O TELEPRACĘ

zawarta w dniu ...................................................................................................................

(data zawarcia umowy)

między Pracodawcą ............................................................................................................

(imię i nazwisko pracodawcy lub osoby reprezentującej pracodawcę

albo osoby upoważnionej do składania oświadczeń w imieniu pracodawcy)

a Pracownikiem ..................................................................................................................

(imię i nazwisko pracownika oraz jego miejsce zamieszkania)

na ....................................................................................................................................... .

(okres próbny, czas nieokreślony, czas określony, czas wykonania określonej pracy)

1. Strony ustalają następujące warunki zatrudnienia:

1) rodzaj umówionej pracy ..................................................................................................

(stanowisko, funkcja, zawód, specjalność)

2) .......................................................................................................................................

(określenie jednostki organizacyjnej pracodawcy, w której strukturze znajduje się stanowisko pracy telepracownika)

3) praca będzie wykonywana poza zakładem pracy, z wykorzystaniem środków komunikacji

elektronicznej w rozumieniu przepisów o świadczeniu usług drogą elektroniczną,

4) miejsce wykonywania pracy: .............................................................................................

(np. miejscem wykonywania pracy będzie miejsce zamieszkania pracownika, adres)

5) wymiar czasu pracy ........................................................................................................

(cały etat/część etatu)

6) wynagrodzenie ...............................................................................................................

(składniki wynagrodzenia i ich wysokość oraz podstawa prawna ich ustalenia)

7) inne warunki zatrudnienia . ............................................................................................

(np. obowiązki pracodawcy względem telepracownika dotyczące np. zapewnienia

sprzętu do pracy, uprawnienia pracodawcy dotyczące przeprowadzania kontroli

w miejscu pracy telepracownika)

) .......................................................................................................................................

(dopuszczalna liczba godzin pracy ponad określony w umowie wymiar czasu pracy, których przekroczenie uprawnia

pracownika, oprócz normalnego wynagrodzenia, do dodatku do wynagrodzenia, o którym mowa w art. 151

§ 1

kodeksu pracy

)

2. Termin rozpoczęcia pracy .............................................................................................. .

............................................................. ………………………………………..

(podpis pracodawcy lub osoby (data i podpis pracownika)

reprezentującej pracodawcę albo

osoby upoważnionej do składania

oświadczeń w imieniu pracodawcy)

Dotyczy umowy o pracę z pracownikiem zatrudnianym w niepełnym wymiarze czasu pracy.

kobieta
w ciąży

Dokumentacja pracownicza związana ze stosunkiem pracy

40 | www.pgp.infor.pl

zwolnienie lekarskie. Telepraca może się oka-
zać również ciekawą alternatywą dla urlopu
wychowawczego. Korzyści dla pracodawcy są
wówczas oczywiste – nie ma potrzeby zapew-
nienia zastępstwa takiego pracownika, a więc
pracodawca unika kosztów rekrutacji, szko-
leń czy następnie wdrażania nowego pracow-
nika.

Fakt, że czas pracy telepracownika jest

mało sformalizowany, powoduje, że zatrud-
niony może optymalnie go dostosować i wy-
korzystać do realizacji zadań służbowych, co
w praktyce przekłada się na jakość i większą
wydajność pracy.

Łatwiejsze pozyskanie
specjalistów

Fakt, że telepracownik może świadczyć

pracę np. w domu znajdującym się nawet na
drugim końcu kraju, sprawia, że pracodawca
ma swobodną możliwość pozyskania specjali-
stów spoza miejscowości czy nawet regionu,
w którym znajduje się jego siedziba. Zatrud-
nianie specjalistów o wysokich kwalifikacjach
ma przełożenie na wzrost konkurencyjności
i rentowności prowadzonej działalności.

Zatrudniając pracowników z różnych regio-

nów, należy zwrócić uwagę na dodatkowy
aspekt ekonomiczny takiej decyzji. Często
pracodawca, zatrudniając telepracownika
z innego regionu kieruje się tym, że w części
kraju, w której zamieszkuje potencjalny tele-
pracownik, są mniejsze oczekiwania finanso-
we (czemu sprzyja np. większe bezrobocie
w danym regionie). Powoduje to, iż istnieje
możliwość zaoszczędzenia na wynagrodze-
niach dla pracowników. Należy do tego jed-
nak podchodzić z ostrożnością, aby w przy-
padku zatrudniania kilku telepracowników
wykonujących takie same zadania, ale w róż-
nych regionach z różnym wynagrodzeniem,
nie narazić się na zarzut nierównego trakto-
wania w zakresie wynagradzania. Różnico-
wanie w zakresie wynagradzania będzie jed-
nak usprawiedliwione, jeżeli pracodawca
wykaże, iż kierował się obiektywnymi powo-
dami.

■

ZAPAMIĘTAJ

Stosowanie telepracy ułatwia pracodaw-
com pozyskiwanie pracowników o wyso-
kich kwalifikacjach.

Ograniczenie negatywnych
relacji między pracownikami

U pracodawców zatrudniających wielu

pracowników istnieje większe ryzyko wystę-
powania konfliktów między pracownikami,
które często nie są bez znaczenia dla ilości
i jakości świadczonej pracy oraz postrzega-
nia firmy na zewnątrz. Prawdopodobień-
stwo zaistnienia takich sytuacji maleje wraz
ze zmniejszaniem się liczby pracowników
zatrudnionych w jednym miejscu pracy, cze-
mu sprzyja telepracownicza forma zatrud-
nienia.

Telepraca może być również dobrym sposo-

bem na ograniczenie zjawiska mobbingu czy
np. molestowania seksualnego. Może mieć
też znaczenie na wypadek ewentualnej odpo-
wiedzialności odszkodowawczej pracodawcy
w tym zakresie.

SEBASTIAN KRYCZKA

ZGODNIE Z PRAWEM

Art. 67

kodeksu pracy

§ 1. Uzgodnienie między stronami umo-
wy o pracę, że praca będzie wykonywa-
na w warunkach określonych w art. 67

może nastąpić:
1) przy zawieraniu umowy o pracę albo
2) w trakcie zatrudnienia.
§ 2. Jeżeli do uzgodnienia dotyczącego
wykonywania pracy w formie telepracy
dochodzi przy zawieraniu umowy o pra-
cę, w umowie dodatkowo określa się wa-
runki wykonywania pracy, zgodnie
z art. 67

§ 3. W trakcie zatrudnienia zmiana wa-
runków wykonywania pracy, na okre-
ślone zgodnie z art. 67

, może nastąpić

na mocy porozumienia stron, z inicjaty-
wy pracownika lub pracodawcy. Praco-
dawca powinien, w miarę możliwości,
uwzględnić wniosek pracownika doty-
czący wykonywania pracy w formie te-
lepracy.
§ 4. Nie jest dopuszczalne powierzenie
wykonywania pracy w formie telepracy
na podstawie art. 42 § 4.

zadania

służbowe

mobbing

Poradnik Gazety Prawnej nr 16 (782) | 41

23 kwietnia – 6 maja 2013

Teleporadnia INFORLEX.PL

Eksperci radzą

O to pytają Księgowi

Anna
Welsyng

Beata
Skrobisz-Kaczmarek

Marek
Żochowski

Joanna
Skrobisz

Problem

Spółka planuje uruchomienie długoterminowego kredytu bankowego. Zabezpieczeniem spłaty kredytu

udzielonego przez bank będzie poręczenie lub gwarancja spółki matki. Za otrzymane poręczenia lub gwarancje nie
przewiduje się wypłaty wynagrodzenia. Czy uzyskane nieodpłatnie poręczenia i gwarancje są przychodem spółki
zaciągającej kredyt?

Odpowiedź

Udzielona dłużnikowi nieodpłatna gwarancja lub poręczenie stanowi dla niego przychód z tytułu

nieodpłatnych świadczeń. Wartość tego przychodu należy ustalić według kwoty prowizji, którą dłużnik musiałby
zapłacić przy zakupie gwarancji bankowej.

Uzasadnienie

Zgodnie z art. 12 ust. 1 pkt 2 ustawy z 15 lu-

tego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych
przychodem jest w szczególności wartość otrzymanych
nieodpłatnie lub częściowo odpłatnie rzeczy lub praw, a
także wartość innych nieodpłatnych lub częściowo od-
płatnych świadczeń. Zgodnie z orzecznictwem NSA po
stronie podmiotu otrzymującego gwarancję/poręczenie
powstaje przysporzenie majątkowe. Zatem nieodpłatne
udzielenie gwarancji lub poręczenia prowadzi do powsta-
nia przychodu z tytułu nieodpłatnego świadczenia po
stronie podmiotu otrzymującego nieodpłatną gwarancję/
poręczenie (wyroki: z 12 grudnia 2008 r., II FSK 1361/07;
z 9 grudnia 2009 r., II FSK 1156/08, oraz z 26 stycznia
2010 r., II FSK 1417/08). Stanowisko to potwierdza również
interpretacja indywidualna Ministra Finansów z 13 paź-
dziernika 2011 r. (DD5/033/53/RDX/10/PK-1491/2010):

Mając powyższe na uwadze, w szczególności orzecznic-
two NSA w zakresie traktowania udzielania nieodpłatnych
gwarancji i poręczeń na potrzeby podatku dochodowe-
go od osób prawnych, należy stwierdzić, iż nieodpłatne
udzielenie gwarancji/poręczenia stanowi przychód z tytułu
nieodpłatnych świadczeń w rozumieniu art. 12 ust. 1 pkt 2
ustawy o o podatku dochodowym od osób prawnych.
Wartość tego świadczenia należy ustalić według cen ryn-
kowych stosowanych przy zakupie gwarancji/poręczenia.
Inaczej mówiąc – przychodem jest kwota prowizji, którą
dłużnik musiałby zapłacić przy zakupie gwarancji banko-
wej.

PODSTAWA PRAWNA:

●

art. 12 ust. 1 pkt 2 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym

od osób prawnych (t.j. Dz.U. z 2011 r. nr 74, poz. 397 z późn. zm.).

Nasze rady

42 | www.pgp.infor.pl

Dokumentacja pracownicza
związana ze stosunkiem pracy

Cofnięcie wniosku o urlop na żądanie

PYTANIE
Pracownik wystąpił do nas o urlop
na żądanie, którego mu udzielili-
śmy. Następnego dnia 2 godziny
przed rozpoczęciem pracy odwołał
swoją prośbę o urlop na żądanie, na
co pracodawca nie wyraził zgody.
Zdążyliśmy już bowiem zorganizo-
wać w firmie zastępstwo za pracow-
nika. Pracownik stawił się do pracy
w dniu, na który chciał urlop, ale nie
został do niej dopuszczony. Obecnie
domaga się od nas za ten dzień wy-
płaty wynagrodzenia. Czy praco-
dawca ma prawo nie zgodzić się na
odwołanie urlopu na żądanie?

ODPOWIEDŹ

Mogli Państwo nie zgodzić się na

cofnięcie wniosku o urlop na żądanie.
Skuteczne wycofanie przez pracow-
nika wniosku o udzielenie tego urlo-
pu może nastąpić jedynie za zgodą
pracodawcy. Nieobecność pracowni-
ka w pracy należy potraktować jako
skorzystanie z urlopu na żądanie.

WYJAŚNIENIE

Złożenie przez pracownika wniosku

o urlop wypoczynkowy, w tym także
o urlop na żądanie, jest oświadcze-
niem woli pracownika. Przepisy ko-
deksu pracy nie precyzują, kiedy jedna
ze stron stosunku pracy może skutecz-
nie cofnąć złożone przez siebie oświad-
czenie woli. W takim przypadku zasto-
sowanie znajdują przepisy kodeksu
cywilnego, które stosujemy posiłkowo
w sprawach nieuregulowanych w ko-
deksie pracy. Zgodnie z nimi, odwoła-
nie oświadczenia woli jest skuteczne
(czyli nie wymaga zgody drugiej stro-
ny), jeżeli doszło do drugiej osoby jed-
nocześnie z tym oświadczeniem lub
wcześniej (art. 61 § 1 k.c.).

Cofnięcie wniosku o urlop na żąda-

nie, z którym już zapoznał się praco-
dawca, nawet jeśli jeszcze formalnie

go nie zaakceptował, jest możliwe
wyłącznie za jego zgodą. W zgodzie
z tą zasadą pozostają przepisy kodek-
su pracy określające, że przesunięcie
terminu urlopu może nastąpić na
wniosek pracownika umotywowany
ważnymi przyczynami (art. 164 § 1
k.p.). Oznacza to, że uwzględnienie
wniosku pracownika o odwołanie
wcześniej udzielonego urlopu zależy
od decyzji pracodawcy. Pracodawca
nie musi uzasadniać odmowy wyra-
żenia zgody na cofnięcie wniosku
pracownika.

W przedstawionej sytuacji mogli

zatem Państwo odmówić pracowni-
kowi cofnięcia urlopu i nie dopuścić
go do pracy. Skoro bowiem pracow-
nik przebywał na urlopie na żądanie,
nie mógł wykonywać pracy. Za ten
dzień przysługuje mu wynagrodze-
nie urlopowe.

Urlop na żądanie jest częścią urlopu

wypoczynkowego pracownika. Dlate-
go ma identyczny charakter prawny
z urlopem wypoczynkowym i poza
wyjątkami przewidzianymi wprost
w kodeksie pracy, jak również wyni-
kającymi z istoty tego uprawienia,
stosuje się do niego ogólne regulacje
urlopowe wynikające z przepisów
prawa pracy.

Urlop na żądanie ulegnie zatem

z mocy prawa przesunięciu na inny
termin żądany przez pracownika, je-
żeli zaistnieją okoliczności wskazane
w art. 165 k.p., tj. jeżeli pracownik nie
może rozpocząć urlopu w ustalonym
terminie z przyczyn usprawiedliwia-
jących nieobecność w pracy,
a w szczególności z powodu:

●

czasowej niezdolności do pracy
wskutek choroby,

●

odosobnienia w związku z choro-
bą zakaźną,

●

powołania na ćwiczenia wojskowe
albo na przeszkolenie wojskowe na
czas do 3 miesięcy,

●

urlopu macierzyńskiego.

W takiej sytuacji pracodawca ma

obowiązek przesunąć urlop na termin
późniejszy. Należy przy tym podkre-
ślić, że powyższe wyliczenie ma cha-
rakter przykładowy i nie jest wyczer-
pujące.

Przesunięcie urlopu, którego pra-

cownik nie może rozpocząć, uzasad-
nia każda przyczyna usprawiedliwia-
jąca nieobecność pracownika w pracy.
Przyczynami usprawiedliwiającymi
nieobecność pracownika w pracy są
zdarzenia i okoliczności określone
przepisami prawa pracy, które unie-
możliwiają stawienie się pracownika
do pracy i jej świadczenie, a także
inne przypadki niemożności wykony-
wania pracy wskazane przez pracow-
nika i uznane przez pracodawcę za
usprawiedliwiające nieobecność
w pracy (§ 1 rozporządzenia w spra-
wie sposobu usprawiedliwiania nie-
obecności w pracy...). Pracownik musi
udokumentować istnienie przyczyny
uniemożliwiającej rozpoczęcie urlopu
na żądanie, np. przedstawiając za-
świadczenie lekarskie.

Pracodawca jest zobowiązany

udzielić na żądanie pracownika
i w terminie przez niego wskazanym
nie więcej niż 4 dni urlopu w każdym
roku kalendarzowym (art. 167

k.p.).

Ewa Łukasik

PODSTAWA PRAWNA

●

art. 164 § 1, art. 165, art. 167

art. 172 ustawy z 26 czerwca 1974 r.
– Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 1998 r. nr
21, poz. 94 z późn. zm.),

●

§ 1, § 3 rozporządzenia Ministra Pra-
cy i Polityki Socjalnej z 15 maja
1996 r. w sprawie sposobu usprawie-
dliwiania nieobecności w pracy oraz
udzielania pracownikom zwolnień
od pracy (Dz.U. nr 60, poz. 281
z późn. zm.).

Temat na zamówienie

Poradnik Gazety Prawnej nr 16 (782) | 43

23 kwietnia – 6 maja 2013

Jakie są skutki
podatkowe i bilansowe
faktury pro forma

Stan prawny na 9 kwietnia 2013 r.

KATARZYNA CZAJKOWSKA-MATOSIUK – specjalista ds. podatkowych

Kwestia wystawiania tzw. faktur pro forma nie została
uregulowana w polskich przepisach podatkowych.
Dokument ten nie stanowi ani potwierdzenia przycho-
du, ani dowodu na poniesienie kosztu. Mimo to za-
równo prywatni przedsiębiorcy, jak i podmioty pu-
bliczne chętnie korzystają z faktur pro forma. Warto
zatem wiedzieć, jak jest skonstruowany taki doku-
ment, w jakim celu go wystawiać, a także jak zrobić to
najszybciej.

Dokumenty księgowe

Przede wszystkim należy zaznaczyć, że faktura pro

forma nie jest dokumentem księgowym. Nie została też
ujęta w wykazie dokumentów potwierdzających sprze-
daż towarów lub usług. Mimo że polskie przepisy nie
przewidują możliwości wystawiania faktur pro forma,
dokumenty te są często spotykane i funkcjonują w obro-
cie gospodarczym. Faktura pro forma stanowi ofertę za-
warcia umowy sprzedaży towaru lub świadczenia usług.
Choć nie ma konieczności wystawiania tego rodzaju do-
kumentów, w praktyce może okazać się to opłacalne.
Faktura taka ma bowiem zachęcić potencjalnego kontra-
henta do zakupu. Jest to dobre rozwiązanie w sytuacji,
gdy kontrahent złożył zamówienie i trzeba go skłonić do
zapłaty zaliczki lub całości kwoty. Faktura pro forma ma
więc na celu:

●

poinformowanie nabywcy o cenie,

●

przekazanie nabywcy szczegółów usługi,

●

poinformowanie nabywcy o tym, jak będzie wyglądała
faktura,

●

skłonienie nabywcy do terminowej płatności.

■

ZAPAMIĘTAJ

Jeśli faktura pro forma zostanie podpisana przez na-
bywcę, można ją potraktować jak umowę.

Jakie informacje powinny się znaleźć
na fakturze pro forma

Mimo że przepisy nie regulują zasad wystawiania faktur

pro forma, w praktyce dokument ten wygląda tak jak zwy-
kła faktura. Jedyną różnicę stanowi w tym zakresie nazwa.

A zatem elementy, jakie powinny znaleźć się na fakturze

pro forma, to m.in.:

●

nazwa dokumentu „FAKTURA PRO FORMA” (lub „PRO-
FORMA”),

●

data wystawienia,

●

numer faktury pro forma,

●

nazwa sprzedawcy i nabywcy,

●

adresy sprzedawcy i nabywcy,

●

nazwa usługi lub towaru,

●

ilość zamówionych towarów lub usług,

●

cena netto,

●

stawka podatku,

●

kwota podatku,

●

kwota brutto,

●

termin zapłaty należności.

Warto zaznaczyć, że aby wystawić fakturę pro forma,

która spełni swoje zadanie (tj. skłoni nabywcę do zapłaty),
najlepiej posłużyć się jednym z dostępnych na rynku pro-
gramów do fakturowania. Jest to bardzo wygodny sposób.
W takich programach są bowiem dostępne odpowiednie
formularze, które należy jedynie wypełnić. Wówczas faktu-
ra pro forma zostanie wygenerowana jako plik PDF.

W związku ze zmianą dotyczącą wystawiania faktur po-

datnicy mają wątpliwość, czy taka faktura nie zostanie
uznana za normalną fakturę i czy nie będą zobowiązani za-
płacić z niej VAT jak z pustej faktury na podstawie art. 108
ustawy. Wynika to z faktu, że obecnie faktura nie musi
mieć oznaczenia „Faktura VAT”. Co zrobić, aby do takiej sy-
tuacji nie doszło? Po pierwsze, taka faktura musi mieć wy-
raźne oznaczenie „Faktura pro forma”. Po drugie, bez-
piecznym rozwiązaniem będzie rezygnacja z wykazywania

Temat na zamówienie

44 | www.pgp.infor.pl

kwoty VAT. W takiej sytuacji wyłączamy ryzyko zastosowa-
nia sankcji z art. 108 ustawy o VAT.

W jakim terminie powinny być
wystawiane faktury pro forma

Przepisy nie wyznaczają terminu wystawienia faktury

pro forma. Taki dokument można wystawić przed otrzy-
maniem zaliczki lub przedpłaty, natomiast nie można go
wręczyć klientowi po otrzymaniu zaliczki lub całości należ-
ności. W takiej sytuacji przedsiębiorca jest zobowiązany do
wystawienia faktury.

Kiedy powinno nastąpić ostateczne
rozliczenie sprzedaży

Po wydaniu towaru lub wykonaniu usługi sprzedawca

ma obowiązek wystawienia faktury VAT na pełną kwotę
sprzedaży, gdy wcześniej nie wystawił faktury zaliczkowej.
Wcześniejsze wystawienie faktury pro forma ani nie zwal-
nia go z tego obowiązku, ani nie zmniejsza kwoty wykaza-

nej na normalnej fakturze VAT. Tylko faktura zaliczkowa
wystawiona na 100% ceny zwalnia z obowiązku wystawie-
nia faktury ostatecznej. Dopiero faktura VAT stanowi do-
kument księgowy potwierdzający dokonaną transakcję
i podlega księgowaniu oraz wprowadzeniu do rejestru
VAT. Zasady oraz sposób sporządzania faktur VAT są ure-
gulowane w ustawie o VAT oraz w rozporządzeniu MF
w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wysta-
wiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy to-
warów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnie-
nia od podatku od towarów i usług.

I tak, zgodnie z art. 19 ust. 11 ustawy o VAT, jeżeli przed

wydaniem towaru lub wykonaniem usługi otrzymano część
należności, w szczególności: przedpłatę, zaliczkę, zadatek,
ratę, obowiązek podatkowy powstaje z chwilą jej otrzyma-
nia w tej części. W przypadku gdy zaliczkę uiszcza przedsię-
biorca, powoduje to u jej nabywcy obowiązek wystawienia
faktury zaliczkowej. Wystawia się ją nie później niż siódme-
go dnia od dnia, w którym otrzymano zaliczkę (§ 10 ust. 1
rozporządzenia fakturowego). Należy zauważyć, że fakturę
wystawia się również nie później niż siódmego dnia od dnia,
w którym przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi
otrzymano każdą kolejną część należności.

Wzór. Faktura pro forma w PDF wystawiona w specjalnym programie do wystawiania faktur

Temat na zamówienie

Poradnik Gazety Prawnej nr 16 (782) | 45

23 kwietnia – 6 maja 2013

■

ZAPAMIĘTAJ

Podatnik VAT nie ma obowiązku wystawienia faktury
zaliczkowej w sytuacji, gdy otrzymał zaliczkę od osoby
fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej,
która nie żądała wystawienia tego dokumentu.

Ponieważ w żadnym przepisie dotyczącym VAT nie ure-

gulowano jednak kwestii faktur pro forma, przyjmuje się,
że faktury te są stosowane w obrocie handlowym głównie
w celach informacyjnych, np. stanowią podstawę do wpłat
zaliczek. A zatem jeżeli po otrzymaniu faktury pro forma
kontrahent dokona płatności zaliczki czy przedpłaty, sprze-
dawca powinien w ciągu siedmiu dni od dnia otrzymania
płatności wystawić fakturę ostateczną.

PRZYKŁAD

12 listopada 2012 r. firma wystawiła fakturę pro for-
ma. Płatności na jej podstawie dokonano 13 stycz-
nia 2013 r. W tej sytuacji faktura zaliczkowa powinna
być wystawiona 20 stycznia 2013 r., gdy wcześniej
nie została ona wystawiona.

Faktura pro forma a obowiązek
podatkowy

Ponieważ faktura pro forma nie jest fakturą w rozumie-

niu przepisów ustawy o VAT (ani przepisów wykonaw-
czych do tej ustawy), lecz sposobem złożenia oferty han-
dlowej, nie rodzi żadnych skutków podatkowych.

■

ZAPAMIĘTAJ

Wystawienie faktury pro forma nie pociąga za sobą
żadnych konsekwencji podatkowych w zakresie zarów-
no podatku dochodowego, jak i VAT. Dotyczy to obu
stron transakcji.

Ze względu na to faktura pro forma nie podlega księgowa-

niu, a dzień jej wystawienia nie może wyznaczać momentu
powstania przychodu podatkowego. Oznacza to, że za datę
powstania przychodu należy przyjąć dzień wydania rzeczy
(towaru) nabywcy, ponieważ zdarzenie to w każdym przy-
padku wystąpi jako pierwsze, przed wystawieniem faktury
właściwej i przed uregulowaniem należności.

Czy podmiotowi publicznemu można
wystawić fakturę pro forma

Przez dokonaną przedpłatę w jednostkach sektora finan-

sów publicznych rozumie się wydatek budżetowy poniesio-
ny przed dostarczeniem towarów lub wykonaniem usługi.
Posłużenie się zaliczkami przez jednostki sektora finansów
publicznych co do zasady pozostawione jest swobodzie

kontraktowej. W przypadku podmiotów sektora finansów
publicznych (w tym działających jako Skarb Państwa lub
jako JST) tak rozumiana swoboda zaciągania zobowiązań
opiewających na zaliczkę może być ograniczana działają-
cymi przepisami prawa publicznego, w tym przepisami
prawa finansów publicznych. Normy prawa finansowego,
wiążące jedynie podmiot publiczny, mogą zatem wprowa-
dzać ograniczenia w posłużeniu się zaliczką (w tym za-
kaz), mogą też wprowadzać szczegółowe procedury posłu-
giwania się zaliczką skutkują – odpowiednie dla zasad
wydatkowania środków publicznych – o czym dalej.

Przepis § 15 ust. 6 rozporządzenia z 7 grudnia 2010 r.

w sprawie gospodarki finansowej jednostek budżetowych,
zakładów budżetowych i gospodarstw pomocniczych oraz
trybu postępowania przy przekształcaniu w inną formę or-
ganizacyjno-prawną wskazuje, że podmiot publiczny może
udzielać zaliczek wyłącznie w zakresie określonym w od-
rębnych przepisach. Zaliczki na usługi nie są wymienione
w żadnych przepisach, stąd wniosek, że nie można ich
udzielać. Nie ma możliwości udzielania zaliczek na podsta-
wie zarządzeń wewnętrznych. Jednak na podstawie
art. 212 ust. 1 pkt 10 ustawy o finansach publicznych jest
to możliwe, jeżeli w uchwale budżetowej jednostki samo-
rządu terytorialnego zostały zawarte stosowne ustalenia
wynikające z postanowień organu stanowiącego tej jed-
nostki. Faktura pro forma wystawiona dla jednostki finan-
sów publicznych stanowi w istocie potwierdzenie, że kie-
rownik jednostki zezwolił na zaciągnięcie zobowiązania.
Wynika z tego, że przedsiębiorca dokonujący transakcji
z jednostką sektora finansów publicznych może domagać
się zapłaty zaliczki na podstawie faktury pro forma.

■

ZAPAMIĘTAJ

Nie można domagać się od podmiotu publicznego za-
płaty zaliczek na poczet przyszłych usług, gdyż podmio-
ty publiczne nie mają prawa do ich wypłacania, o ile
zaliczki takie nie są określone w przepisach.

Faktura pro forma a obowiązek
podatkowy w WNT

Obowiązek podatkowy w wewnątrzwspólnotowym na-

byciu towarów powstaje 15. dnia miesiąca następującego
po miesiącu, w którym dokonano dostawy towarów będą-
cych przedmiotem nabycia. W sytuacji jednak gdy przed
tym terminem dostawca unijny wystawi fakturę, wówczas
obowiązek podatkowy powstaje z chwilą wystawienia fak-
tury. Zasada ta dotyczy również faktur wystawianych
w przypadku otrzymania przez dostawcę całości lub części
należności (art. 20 ust. 7 ustawy o VAT). Ustawodawca
wiąże powstanie obowiązku podatkowego w wewnątrz-
wspólnotowym nabyciu przede wszystkim z momentem
wystawienia faktury. Gdyby jednak sprzedający faktury
nie wystawił, obowiązek powstanie 15. dnia miesiąca na-
stępującego po miesiącu, w którym dokonano dostawy to-
warów. Powszechnie w obrocie gospodarczym wystawie-
nie faktury pro forma stanowi podstawę do zapłaty

Temat na zamówienie

46 | www.pgp.infor.pl

zaliczki. Faktura pro forma obejmująca jedynie zaliczkę,
której w dodatku jeszcze nie uiszczono, nie wywołuje u po-
datnika żadnych skutków podatkowych.

■

ZAPAMIĘTAJ

Faktura pro forma obejmująca zaliczkę nie potwierdza
otrzymania zaliczki, lecz stanowi wezwanie do jej zapłaty.

Organy podatkowe uznają, że faktura pro forma nie doku-

mentuje żadnego zdarzenia gospodarczego podlegającego
opodatkowaniu VAT, a wystawienie takiej faktury nie powo-
duje powstania obowiązku podatkowego u nabywcy z tytułu
WNT. Jedynie faktury dokumentujące dokonanie dostaw
przez zagranicznego kontrahenta skutkują – zdaniem orga-
nów podatkowych – powstaniem obowiązku podatkowego.

Czy można odliczyć VAT
z faktury pro forma

Przepis art. 86 ust. 1 ustawy o VAT wprowadza zasadę

neutralności, która przewiduje możliwość odliczania podat-
ku naliczonego od ogółu kwoty podatku należnego. Ze
względu na fakt, że VAT rozliczany jest w okresach miesięcz-
nych (a w pewnych przypadkach również w okresach kwar-
talnych), konieczne jest określenie momentu, w którym po-
datek naliczony może zostać odliczony. Zgodnie z art. 86
ust. 10 pkt 1 ustawy o VAT prawo do obniżenia kwoty podat-
ku należnego w przypadku nabycia w kraju towarów i usług
powstaje w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzy-
mał fakturę. Jest to zasada generalna, od której istnieją wy-
jątki. Niektóre rodzaje usług podlegają specyficznym zasa-
dom rozliczania (np. usługi telekomunikacyjne). Odliczenie
podatku naliczonego może zasadniczo nastąpić w rozlicze-
niu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę VAT. Pod-
stawowym dokumentem umożliwiającym odliczenie jest
w większości przypadków faktura VAT.

Jak już było podkreślane, faktura pro forma nie jest faktu-

rą VAT w rozumieniu przepisów regulujących podatek od to-
warów i usług. Jako wewnętrzny dokument rozliczeniowy
podatnika, na podstawie którego kontrahent dokonuje za-
płaty, faktura pro forma nie wywiera żadnych skutków
w sferze rozliczeń podatkowych. W związku z tym odlicze-
nie podatku naliczonego od zakupu towarów będzie możli-
we dopiero w miesiącu otrzymania faktury VAT. Na możli-
wość odliczenia podatku naliczonego nie wpływa natomiast
okoliczność wcześniejszego otrzymania faktury pro forma.

Jak wynika z interpretacji indywidualnej Naczelnika Dru-

giego Mazowieckiego Urzędu Skarbowego w Warszawie
z 6 listopada 2006 r. (nr 1472/RPP1/443-567/06/BIK): (...)
„ustawa o podatku od towarów i usług nie odnosi się do fak-
tur pro forma, dlatego też tego typu dokument nie wywołuje
żadnych skutków na gruncie ustawy o VAT. W związku z po-
wyższym spółka nie ma prawa na podstawie takiego doku-
mentu dokonać obniżenia kwoty podatku należnego”.

Powyższe zasady obowiązują także w przypadku, gdy

sprzedawca towaru wystawi fakturę niezgodnie z ustawo-
wym terminem. Przepisy wymagają, co do zasady, wysta-

wienia faktury nie później niż siódmego dnia od dnia wy-
dania towarów. Późniejsze wystawienie faktury dla
nabywcy wiąże się z tym, że będzie on mógł odliczyć poda-
tek naliczony z chwilą jej otrzymania, a nie z chwilą, w któ-
rej sprzedawca zobowiązany był wystawić fakturę.

Jak rozliczyć różnice kursowe
z faktury pro forma

Faktura pro forma nie podlega ujęciu w rejestrach, gdyż

nie stanowi dokumentu księgowego. W związku z tym nie
ma przeszkód, aby w chwili ustalenia wartości nabytych
towarów według rzeczywistych cen zakupu (nabycia), do-
konanego na podstawie faktury dostawcy otrzymanej i uję-
tej w rejestrze i w księgach rachunkowych, dokonać korek-
ty jednostkowych cen zakupu (nabycia) i wartości zapasu
towarów w ewidencji księgowej i magazynowej. W przy-
padku prowadzenia ewidencji zapasów według cen zaku-
pu (nabycia), jeśli towary znajdują się w magazynie, różni-
ce między kursami z faktury pro forma a kursami z faktury
VAT można rozliczyć przez konto „Odchylenia od cen ewi-
dencyjnych towarów” lub konto „Towary”.

PRZYKŁAD

Spółka otrzymała w marcu 2013 r. fakturę pro forma
wraz z dostawą towarów, a fakturę dokumentującą
zakup w kwietniu 2013 r. Spółka przyjęła towar
w marcu po kursie 3,19 PLN/EUR z dnia dostawy we-
dług wartości wykazanej na fakturze pro forma
(3500 euro). W związku z tym ma problem, jak pora-
dzić sobie z korektą cen magazynowych. Powstaje
bowiem rozbieżność między kursami z faktury pro
forma a kursami z faktury dokumentującej zakup.
Jak dokonać takiej korekty? Kurs do wyceny faktury
zakupu wynosi 3,25 PLN/EUR.
Spółka prowadzi ewidencję ilościowo-wartościową
towarów według cen zakupu (nabycia). Nabyte towa-
ry przyjęte w marcu do magazynu na podstawie fak-
tury pro forma oraz wystawionego do niej wewnętrz-
nego dokumentu magazynowego („Pz”) pozostawały
na stanie magazynowym jednostki w dacie wpływu
faktury dostawy w kwietniu.
Sposób dokonania korekty zależy od tego, czy zapasy
zostały już sprzedane, czy też nie.

Wariant 1 – zapasy nie zostały sprzedane
Ewidencja księgowa
1. Przyjęcie zapasów według kursu 3,19 PLN/EUR:

3,19 PLN/EUR × 3500 euro = 11 165 zł
Wn „Towary” 11 165
Ma „Rozliczenie zakupu” 11 165

2. Otrzymanie faktury zakupu:

3,25 PLN/EUR × 3500 euro = 11 375 zł

Temat na zamówienie

Poradnik Gazety Prawnej nr 16 (782) | 47

23 kwietnia – 6 maja 2013

Wn „Rozliczenie zakupu”

11 375

Ma „Rozrachunki z dostawcami”

11 375

3. Przeksięgowanie korekty wartości zapasów:

3500 euro × (3,19 PLN/EUR – 3,25 PLN/EUR)
= –210 zł
Wn „Towary”

210

Ma „Rozliczenie zakupu”

210

Wariant 2 – zapasy sprzedano
Ewidencja księgowa
1. Przyjęcie zapasów według kursu 3,19 PLN/EUR:

3,19 PLN/EUR × 3500 euro = 11 165 zł
Wn „Towary”

11 165

Ma „Rozliczenie zakupu”

11 165

2. Wydanie z magazynu sprzedanych towarów:

Wn „Koszt własny sprzedanych towarów” 11 165
Ma „Towary”

11 165

3. Otrzymanie faktury zakupu:

3,25 PLN/EUR × 3500 euro = 11 375 zł
Wn „Rozliczenie zakupu”

11 375

Ma „Rozrachunki z dostawcami”

11 375

4. Przeksięgowanie korekty wartości zapasów:

3500 euro × (3,19 PLN/EUR – 3,25 PLN/EUR)
= –210 zł

Wn „Koszt własny sprzedanych towarów

210

Ma „Rozliczenie zakupu”

210

Wariant 3 – zapasy częściowo sprzedano
Ewidencja księgowa
1. Przyjęcie zapasów według kursu 3,19 PLN/EUR:

3,19 PLN/EUR x 3500 euro = 11 165 zł
Wn „Towary”

11 165,00

Ma „Rozliczenie zakupu”

11 165,00

2. Sprzedaż towarów – wydanie z magazynu:

Wn „Koszt własny sprzedanych towarów” 5000,00
Ma „Towary”

5000,00

3. Otrzymanie faktury zakupu:

3,25 PLN/EUR x 3500 euro = 11 375 zł
Wn „Rozliczenie zakupu” 11 375,00
Ma „Rozrachunki z dostawcami”

11 375,00

4. Przeksięgowanie korekty wartości zapasów:

3500 euro × (3,19 PLN/EUR – 3,25 PLN/EUR)
= –210 zł
(5000 zł : 11 165 zł) × 210 zł = 94,04 zł
210 zł – 94,04 zł = 115,96 zł
Wn „Koszt własny sprzedanych towarów 94,04
Wn „Towary”

115,96

Ma „Rozliczenie zakupu”

210,00

Towary

Rozliczenie zakupu

1) 11 165,00

5000,00 (2

3) 11 375,00

11 165,00 (1

2) 115,96

210,00

Rozrachunki z dostawcami

Koszt własny sprzedanych towarów

375,00

2) 5000,00

4) 94,04

Kalendarium

48 | www.pgp.infor.pl

WESZŁY W ŻYCIE

1 kwietnia 2013 r.

VAT
Rozporządzenie Ministra
Finansów z 14 marca 2013 r.
w sprawie kas rejestrujących

Omawiane rozporządzenie określa:

●

sposób prowadzenia przez podatni-
ków, o których mowa w art. 111 ust. 1
ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku
od towarów i usług ewidencji obrotu
i kwot podatku należnego przy zasto-
sowaniu kas rejestrujących;

●

warunki używania przez podatników
kas rejestrujących;

●

termin zgłoszenia kasy do naczelnika
urzędu skarbowego w celu otrzyma-
nia numeru ewidencyjnego, rodzaje
dokumentów, które są prowadzone
lub składane w związku z używaniem
kasy, oraz wzory tych dokumentów;

●

warunki zorganizowania i prowadze-
nia serwisu kas mające znaczenie dla
ewidencjonowania oraz warunki,
które powinny spełniać podmioty
prowadzące serwis kas;

●

terminy oraz zakres obowiązkowych
przeglądów technicznych kas.

Rozporządzenie określa, że podatni-

cy prowadzą ewidencję każdej sprze-
daży, w tym sprzedaży zwolnionej, wy-
łącznie przy użyciu kas, które mają
potwierdzenie, że kasa spełnia funkcje
wymienione w art. 111 ust. 6a ustawy
o VAT oraz kryteria i warunki technicz-
ne określone w przepisach wydanych
na podstawie art. 111 ust. 9 tej ustawy.
Otrzymanie przed dokonaniem sprze-
daży całości lub części należności (za-
płaty) podlega ewidencjonowaniu
z chwilą jej otrzymania. Nie ewiden-
cjonuje się zwrotów towarów i uzna-
nych reklamacji towarów i usług.

Zgodnie z rozporządzeniem zwroty to-

warów i uznane reklamacje towarów
i usług, które skutkują zwrotem całości
lub części należności (zapłaty) z tytułu
sprzedaży, ujmuje się w odrębnej ewi-
dencji zawierającej:
1) datę sprzedaży;
2) nazwę towaru lub usługi pozwalającą

na jednoznaczną ich identyfikację
i ewentualnie opis towaru lub usługi
stanowiący rozwinięcie tej nazwy;

3) termin dokonania zwrotu towaru lub

reklamacji towaru lub usługi;

wartość brutto zwracanego towaru
lub wartość brutto towaru lub usługi
będących przedmiotem reklamacji
oraz wartość podatku należnego
– w przypadku zwrotu całości należ-
ności z tytułu sprzedaży;

5) zwracaną kwotę (brutto) oraz odpo-

wiadającą jej wartość podatku należ-
nego – w przypadku zwrotu części
należności z tytułu sprzedaży;

6) dokument potwierdzający dokonanie

sprzedaży;

7) protokół przyjęcia zwrotu towaru lub

reklamacji towaru lub usługi podpisa-
ny przez sprzedawcę i nabywcę.

W przypadku wystąpienia oczywistej

pomyłki w ewidencji podatnik dokonuje
niezwłocznie jej korekty przez ujęcie
w odrębnej ewidencji: błędnie zaewiden-
cjonowanej sprzedaży (wartość sprzeda-
ży brutto i wartość podatku należnego)
oraz krótkiego opisu przyczyny i okolicz-
ności popełnienia pomyłki oraz dołącze-
nie oryginału paragonu fiskalnego doku-
mentującego sprzedaż, przy której
nastąpiła oczywista pomyłka.

Podatnicy, prowadząc ewidencję, wy-

dają nabywcy, bez jego żądania, paragon
fiskalny. Zawiera on co najmniej:
1) imię i nazwisko lub nazwę podatni-

ka, adres punktu sprzedaży, a dla
sprzedaży prowadzonej w miejscach
niestałych – adres siedziby lub miej-
sca zamieszkania podatnika;

2) numer identyfikacji podatkowej po-

datnika (NIP);

3) numer kolejny wydruku;
4) datę oraz godzinę i minutę sprze-

daży;

5) oznaczenie „PARAGON FISKALNY”;
6) nazwę towaru lub usługi pozwalają-

cą na jednoznaczną ich identyfikację;

7) cenę jednostkową towaru lub usługi;
8) ilość i wartość sumaryczną sprzeda-

ży danego towaru lub usługi z ozna-
czeniem literowym przypisanej
stawki podatku;

9) wartość rabatów lub narzutów, o ile

występują;

10) wartość sprzedaży brutto i kwoty

podatku według poszczególnych
stawek podatku po uwzględnieniu
rabatów lub narzutów;

11)

wartość sprzedaży zwolnionej od
podatku;

12) łączną kwotę podatku;
13) łączną kwotę sprzedaży brutto;
14) oznaczenie waluty, w której rejestro-

wana jest sprzedaż, przynajmniej
przy łącznej kwocie sprzedaży brutto;

15) kolejny numer paragonu fiskalnego;
16)

numer kasy i oznaczenie kasjera
– przy więcej niż jednym stanowisku
kasowym;

17) numer identyfikacji podatkowej na-

bywcy (NIP nabywcy) – na żądanie
nabywcy;

18)

logo fiskalne i numer unikatowy
kasy.

Paragon fiskalny musi być czytelny

i umożliwić nabywcy sprawdzenie pra-
widłowości dokonanej transakcji. Para-
gon może zawierać w miejscu określo-
nym dla nazwy, o której mowa w pkt 6,
również opis towaru lub usługi stanowią-
cy rozwinięcie tej nazwy.

Rozporządzenie określa też, że kwoty

wykazywane na paragonie i w raporcie
fiskalnym dobowym zaokrągla się do
pełnych groszy, przy czym końcówki po-
niżej 0,5 grosza pomija się, a końcówki
0,5 grosza i wyższe zaokrągla się
do 1 grosza. Do oznaczania skrótów
nazw walut stosuje się oznaczenia skró-
tów nazw walut stosowane przez Naro-
dowy Bank Polski.

Podatnicy użytkujący kasy, które zosta-

ły nabyte w okresie ważności:
1)

decyzji ministra właściwego do
spraw finansów publicznych wyda-
nej na podstawie przepisów obo-
wiązujących przed dniem wejścia
w życie rozporządzenia Ministra Fi-
nansów z 28 listopada 2008 r.
w sprawie kryteriów i warunków
technicznych, którym muszą odpo-
wiadać kasy rejestrujące oraz wa-
runków ich stosowania,

potwierdzenia, o którym mowa
w art. 111 ust. 6b ustawy o VAT, wy-
danego po dniu 1 września 2011 r.

– mogą je nadal stosować do prowadze-
nia ewidencji po upływie tego okresu,
pod warunkiem że kasy te zapewniają
prawidłowość rozliczeń podatnika.
Dz.U. z 2013 r., poz. 363

Tomasz Kowalski

Wskaźniki

Poradnik Gazety Prawnej nr 16 (782) | 49

23 kwietnia – 6 maja 2013

STAN PRAWNY NA 9 KWIETNIA 2013 R.

✔

WYKAZ PRZEDMIOTÓW OPŁATY SKARBOWEJ, STAWKI TEJ OPŁATY ORAZ ZWOLNIENIA (cz.2)

Przedmiot opłaty skarbowej

Stawka

Zwolnienia

6. Wydanie Apostille, o której mowa w Konwencji znoszącej wymóg legalizacji
zagranicznych dokumentów urzędowych, sporządzonej w Hadze dnia 5 paź-
dziernika 1961 r. (Dz. U. z 2005 r. nr 112, poz. 938)

60 zł

7. Poświadczenie własnoręczności podpisu

9 zł

8. Zaświadczenie o niezaleganiu w podatkach lub stwierdzające stan zaległości
– od każdego egzemplarza

21 zł

9. Świadectwo dla środków transportu przeznaczonych do przewozu szybko
psujących się artykułów żywnościowych

132 zł

10. Świadectwo:
1) fitosanitarne dla roślin, produktów roślinnych lub przedmiotów wyprowadza-
nych z terytorium Rzeczypospolitej Polskiej do państw trzecich

20 zł

2) (uchylony)
11. Zaświadczenie potwierdzające brak obowiązku uiszczenia podatku od towa-
rów i usług z tytułu przywozu nabywanych z terytorium państwa członkowskiego
Unii Europejskiej innego niż terytorium Rzeczypospolitej Polskiej pojazdów, któ-
re mają być dopuszczone do ruchu na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej

160 zł

12. Karta rejestracyjna broni pneumatycznej lub broni pozbawionej na stałe
cech użytkowych

82 zł

karta rejestracyjna wydawana szkole

13. Europejska Karta Broni Palnej

105 zł

14. Zaświadczenie stwierdzające, że obiekty budowlane i urządzenia techniczne
przeznaczone do wykonywania określonej działalności gospodarczej spełniają
wymagania określone w przepisach o ochronie środowiska

105 zł

15. Zaświadczenie stwierdzające, że na terenie, na którym położone jest projek-
towane ekologiczne gospodarstwo rolne, nie nastąpiło przekroczenie dopusz-
czalnych stężeń szkodliwych substancji zanieczyszczających powietrze i wodę

105 zł

16. Opinia potwierdzająca, że pomieszczenia dostosowane do prowadzenia
działalności w zakresie konfekcjonowania lub obrotu środkami ochrony roślin
i przechowywania opakowań po środkach ochrony roślin sklasyfikowanych jako
bardzo toksyczne spełniają wymogi ochrony środowiska

105 zł

17. Zaświadczenie potwierdzające nadanie numeru identyfikacji podatkowej
podmiotowi, który się nim posługuje

21 zł

18. Zaświadczenie potwierdzające zidentyfikowanie określonego podmiotu na
potrzeby transakcji wewnątrzwspólnotowych na terytorium państwa członkow-
skiego innym niż terytorium kraju

20 zł

19. Zaświadczenie potwierdzające, że podatnik jest zarejestrowany jako podat-
nik VAT czynny lub zwolniony

21 zł

20. Zaświadczenie stwierdzające, że podatnik jest zarejestrowanym podatni-
kiem podatku akcyzowego

21 zł

21. Pozostałe zaświadczenia

17 zł

1) zaświadczenie wydawane w interesie pu-
blicznym
2) zaświadczenie wydawane w związku
z ubieganiem się o wydanie zezwolenia
upoważniającego do przekraczania grani-
cy, przewidzianego w umowach międzyna-
rodowych o ułatwieniach w małym ruchu
granicznym, w celach służbowych lub
w związku z wykonywanymi czynnościami
urzędowymi lub społecznymi
3) zaświadczenie w sprawach poszukiwa-
nia osób zaginionych w czasie działań wo-
jennych lub w związku z tymi działaniami
4) zaświadczenie w sprawie ekshumacji,
przewozu i sprowadzenia zwłok lub szcząt-
ków zwłok ludzkich
5) zaświadczenie w sprawie budowy lub
odbudowy obiektów budowlanych znisz-
czonych albo uszkodzonych wskutek dzia-
łalności spowodowanej ruchem zakładu
górniczego lub klęsk żywiołowych

Podstawa prawna:

●

ustawa z 16 listopada 2006 r. o opłacie skarbowej (Dz.U. nr 225, poz. 1635 z późn. zm.).

Opracował

Adam Malinowski

Strona redakcyjna

Grupa INFOR PL

Prezes Zarządu

Ryszard Pieńkowski

INFOR PL Spółka Akcyjna

ul. Okopowa 58/72

01-042 Warszawa

www.infor.pl

Ukazuje się od 1995 r.

PORADNIK

GAZETY PRAWNEJ

Dyrektor

Pionu Wydawniczego

Marzena Nikiel, marzena.nikiel@infor.pl

Redaktor naczelny

Adam Malinowski, adam.malinowski@infor.pl

Redakcja w składzie:

Aneta Odziemczyk – sekretarz redakcji

Tomasz Kowalski – redaktor merytoryczny

Jarosław Miller, Tomasz Babik

– redaktorzy graficzni

Adres redakcji

01-042 Warszawa, ul. Okopowa 58/72

tel.: 22 530-44-90, 22 530-49-70, 22 530-41-94

w Internecie: www.pgp.infor.pl

e-mail: pgp@infor.pl

Biuro Reklamy

Małgorzata Sobolewska, tel.: 22 212-12-05

malgorzata.sobolewska@infor.pl

Anna Dubrawska, tel.: 22 212-12-20,

anna.dubrawska@infor.pl

Biuro Obsługi Klienta

05-270 Marki, ul. Okólna 40

tel.: 22 761-30-30

801-626-666

faks: 22 761-30-31, 761-30-32

e-mail:bok@infor.pl

Za mó wie nia na pre nu me ra tę przyj mu ją rów nież: RUCH SA, pry wat ni kol por te rzy
oraz urzę dy pocz to we na terenie całego kraju.

Co py ri ght by IN FOR PL S.A. Pu bli ka cja jest chro nio na prze pi sa mi pra wa au tor skie go.
Wy ko ny wa nie kse ro ko pii lub po wie la nie in ną me to dą oraz roz po wszech nia nie bez zgo dy
wy daw cy w ca ło ści lub czę ści jest za bro nio ne i pod le ga od po wie dzial no ści kar nej.

Druk: VIVA, Pruszków, ul. Groblowa 5

INFOR PL S.A. jest podatnikiem VAT, NIP 118-00-93-066

Ma te ria łów nie za mó wio nych nie zwra ca my, za cho wu jąc so bie pra wo do skró tów
i zmian tytułu. Nie po no si my od po wie dzial no ści za treść re klam za miesz czo nych
na ła mach.

Nakład: 2410 egz.

Tytuł

Częstotliwość

Ilość

Cena netto

VAT

Cena brutto

Poradnik Gazety Prawnej
na 12 miesięcy (od następnego miesiąca)
wersja papierowa + internetowa GRATIS!

tygodnik

709,52 zł

745,00 zł

Poradnik Gazety Prawnej
na 3 miesiące (od następnego miesiąca)
wersja papierowa + internetowa GRATIS!

tygodnik

189,52 zł

199,00 zł

dostęp do wersji internetowej czasopisma www.pgp.infor.pl

dostęp na 12 miesięcy

486,99 zł

23%

599,00 zł

dostęp do wersji internetowej czasopisma www.pgp.infor.pl

dostęp na 3 miesiące

129,27 zł

23%

159,00 zł

Zamówienia prosimy składać: tel.: 801 626 666, 22 761 30 30, faks: 22 761 30 31, 22 761 30 32, internet: www.sklep.infor.pl,

e-mail: prenumerata@infor.pl listownie: INFOR PL S.A. Biuro Obsługi Klienta, 05-270 Marki, ul. Okólna 40

....................................................................

podpis i pieczątka zamawiającego

Kwotę..................................................zł za zamówioną prenumeratę:

wpłacę w terminie 7 dni od daty otrzymania specyfi kacji potwierdzającej przyjęcie zamówienia

wpłaciłem na konto: INFOR PL S.A., BRE S.A. o/W-Wa 34 1140 1010 0000 3608 2400 1007

Wyrażam zgodę na zamieszczenie naszych/moich danych osobowych w bazie Grupy INFOR PL i wykorzystywanie ich w celach marketingowych przez INFOR PL S.A. oraz partnerów biznesowych
(zgodnie z ustawą z 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych, jednolity tekst: Dz.U. z 2002 r. Nr 101, poz. 926 ze zm.) z możliwością wglądu do swoich danych oraz prawem ich aktualizowania.

Wyrażam zgodę na otrzymywanie od Grupy INFOR PL informacji handlowych w rozumieniu ustawy z 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (Dz.U. Nr 144, poz. 1204 ze zm.).

DANE FIRMY

nazwa fi rmy

adres

tel.

faks

imię i nazwisko księgowego

imię i nazwisko kadrowego

DANE PRENUMERATORA

imię i nazwisko

stanowisko

tel.

faks

tel. kom.

e-mail prenumeratora

Kupon prenumeraty

Zadzwoń i zamów!
Biuro Obsługi Klienta 801 626 666, bok@infor.pl

skuteczna pomoc dla kadr i płac

Komplet przepisów

z komentarzem

Kodeks pracy 2013 z komentarzem

Rozporządzenia wykonawcze do

Kodeksu pracy 2013 – najważniejsze
przepisy

Ustawa o zfśs i rozporządzenie

wykonawcze 2013 z komentarzem

Ustawa o systemie ubezpieczeń

społecznych 2013 z komentarzem

Ustawa o pdof 2013 z komentarzem

do wybranych przepisów

Ustawa o zwolnieniach grupowych 2013

z komentarzem

Ustawa zasiłkowa 2013 z komentarzem

NOWOŚĆ!

Wyszukiwarka

Podobne podstrony:
Odpowiedzialność pracownicza, Dokumenty(123), Prawo pracy
ROZPATRYWANIE SPORÓW O ROSZCZENIA ZE STOSUNKU PRACY, PRAWO OGÓLNE
PRAWO PRACY7 uprawnienia pracownika jako strony stosunku pracy, III rok prawa, prawo pracy
PROBLEMATYKA+ROZWIĄZANIA+STOSUNKU+Z+PRACOWNIKIEM+POWOŁANYM, Prawo pracy i ubezpieczeń społecznych
Prawo pracy - stosunki pracy, Dokumenty, kodeksy przepisy
Jednym z podstawowych obowiazkow pracodawcy jest prowadzenie dokumentacji pracowniczej, Prawo pracy(
3 rozp w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunk
12 dział dwunasty rozpatrywanie sporów o roszczenia ze stosunku pracy (2)
PRAWO PRACY Zawieranie umów z pracownikami, Prawna ochrona pracy
Sposoby nawiązywania i rozwiązywania stosunku pracy, Prawo Pracy
ROZWIAZYWANIE STOSUNKÓW PRACY Z PRZYCZYN ZAKŁADU, PRAWO PRACY
Prawo?ministracyjne w pracy pracownika pracownika socjalnego (Automatycznie zapisany) (2)x
Prawo pracy - ćwiczenia i wykłady, Dokumenty(123), Prawo pracy
Zbiorowe prawo pracy, Administracja, Semestr 8, Zbiorowe stosunki pracy
Przejcie z podatkowej ksi©gi przychod˘w i rozchod˘w na ksi©gi rachunkowe, Zasady ustalania kosztów
ustawa zatrudnianie pracowników tymczasowych, Prawo, Prawo Pracy
Wypowiedzenie umowy chorowitemu pracownikowi, Prawne sprawy, Prawo pracy
Zatrudnienie pracownika załączniki komplet, Prawo Pracy, Przepisy prawne

więcej podobnych podstron