KURS: Specjalista ds. kadr i rekrutacji

E-learning

2014

MODUŁ 1

CENTRUM SZKOLENIOWO-DORADCZE
P&M MANAGEMENT GROUP

2014-03-03

KURS:

Specjalista ds. kadr i rekrutacji

Wszelkie prawa zastrzeżone.

Przedruk i reprodukcja w jakiejkolwiek postaci całości lub części kursu

bez pisemnej zgody właścicieli bądź autorów są zabronione

Centrum Szkoleniowo – Doradcze P&M Management Group

www.pm-managementgroup.pl

PLANOWANIE ZASOBÓW LUDZKICH

POJĘCIE I ZNACZENIE PLANOWANIA ZASOBÓW LUDZKICH

Planowanie  zasobów  ludzkich  jest  to  działanie  mające  na  celu  planowanie  rozwoju
przedsiębiorstwa  a  tym  samym  osiągnięcie  zamierzonych  celów.  Aktualnie  przedsiębiorstwa
zdają  sobie  sprawę,  ze  postawione  cele,  firma  może  zrealizować  jedynie  dzięki  staraniom  ich

pracowników. Dlatego też tak wielką wagę przywiązują do planowania zasobów ludzkich a tym
samym planowania zatrudnienia w swojej firmie.

Zaplanowanie  kadr  pozwala  określić  wielkość  i  struktury  zatrudnienia,  ustalić  zależność
ilościową  pomiędzy  zatrudnieniem  na  wewnętrznym  rynku  pracy  a  zatrudnieniem
peryferyjnym.  Ponadto  pozwala  właściwie  rozmieścić  personel  w  poszczególnych  komórkach

organizacyjnych  firmy  jak  tez  optymalnie  wykorzystać  kompetencje  pracowników  poprzez
tworzenie planów następstw.
Planowanie zasobów ludzkich można rozpatrywać w kontekście wąskim i szerokim.
Kontekst  wąski obejmuje  przede  wszystkim  planowanie  spraw  bieżących w  dziale  kadr czyli
ustalenie popytu na zasoby ludzkie,  określenie podaży dla tych zasobów jak tez  zaplanowanie

obsad personalnych.
Planowanie w kontekście szerokim obejmuje planowanie, które uzależnia działanie działu
kadr z funkcjonowaniem innych działów przedsiębiorstwa jak produkcja, marketing czy finanse.
W tym przypadku planowanie zasobów ludzkich odbywa się cząstkowo, obejmuje:



Obsadę (planowanie zatrudnienia)



ocenę pracowników (kryteria oceny, sposób i częstotliwosć oceniania)



wynagradzanie pracowników (sposób i formę wynagradzania i motywacji pracowników)



rozwój personelu (kształcenie i rozwoju pracowników)

Planowanie  zasobów  ludzkich  może  się  odbywać  na  cztery  sposoby,  są  to:  planowanie
strategiczne, planowanie taktyczne, planowanie operacyjne i planowanie agregacyjne.

Planowanie  strategiczne  opiera  się  na  dwóch  aspektach:  misji  i  strategii  organizacyjnej.
Zajmuje  się  nim  zarząd  lub  osoby  na  najwyższym  szczeblu  organizacyjnym  przedsiębiorstwa.

Planowanie to obejmuje przede wszystkim określenie działań w zakresie zarzadzania kadrami w
długim okresie czasu np. 3 lata. Są to m.in.: strategia pozyskiwania personelu, strategia rozwoju,
efektywności czy redukcji zatrudnienia.

Planowanie taktyczne są to działania obejmujące konkretyzację planów strategicznych.

Obejmuje ono krótszy okres czasu -1 rok. Plany te są bardziej realistyczne, lepiej przemyślane i

Centrum Szkoleniowo – Doradcze P&M Management Group

www.pm-managementgroup.pl

dużo solidniejsze w opracowaniu. Zakres zasobów ludzkich w tego typu planowaniu jest stały,

co  oznacza,  że  liczba  pracowników  jest  niezmienna.  Główny  cel  tego  planowania  to  realizacja
planów strategicznych.

Planowanie  operacyjne  obejmuje  planowanie  wrażania  planów  strategicznych  z  tym,  że
planowanie  strategiczne  obejmuje  długi  okres  czasu    w  tym  przypadku  zaś  chodzi  o  krótszy

okres  czasu  (miesiąc  lub  ostatecznie  kwartał).    W  zakresie  planów  operacyjnych  znajdują  się
plany dotyczące rekrutacji, wynagradzania pracowników a także szkoleń pracowniczych.

Planowanie  agregacyjne  jest  to  planowanie  pomiędzy  planowaniem  operacyjnym  a
taktycznym.  Okres  tego  planowania  zawiera  się  między  3  a  18  miesiącami.  Obejmuje  przede

wszystkim planowanie zatrudnienia oraz zdolności produkcyjnych pracowników.

CZYNNIKI WPŁYWAJĄCE NA PLANOWANIE ZASOBÓW LUDZKICH

Żeby planowanie zasobów ludzkich przebiegało w sposób skrupulatny i dokładny niezbędne jest
zebranie ważnych informacje. Należy tu rozróżnić informacje wewnętrzne i zewnętrzne.

Informacje  wewnętrzne  obejmują:  struktury  organizacyjne  w  danym  przedsiębiorstwie,
zmiany jakie są planowane w danym przedsiębiorstwie, cele, misja i strategia przedsiębiorstwa,
formy  zatrudnienia  pracowników,  plany  produkcyjne,  marketingowe  i  finansowe
przedsiębiorstwa, informacje o technikach  i metodach pracy, informacje o wielkości  budżetu,
jaki  jest  przeznaczony  na  zasoby    ludzkie,  informacje  o  produktywności  oraz  wydajności

pracowników na danym stanowisku.
Informacje zewnętrzne to min. informacje o pozycji przedsiębiorstwa na rynku, w którym
funkcjonuje, o sytuacji na rynku pracy, o konkurencyjności firm, rozwoju szkolnictwa na terenie,
w którym funkcjonuje przedsiębiorstwo, o poziomie i strukturze bezrobocia w gospodarce, itp.

ETAPY PLANOWANIA ZASOBÓW LUDZKICH

Planowanie zasobów ludzkich składa się z trzech etapów:



Analiza zapotrzebowania personalnego (analiza popytu)



Zdiagnozowanie stanu aktualnego zatrudnienia oraz dostępności na rynku (analiza podaży)



Planowanie obsad personalnych (plan zatrudnienia), uwzględniając popyt i podaż
personalny

1.  Analiza  zapotrzebowania  personalnego  (pobyt  na  zasoby  ludzkie)  skupia  się  przede
wszystkim na oszacowaniu  jaka ilość pracowników i o jakich kwalifikacjach  jest niezbędna do
realizacji wyznaczonych celów. Popyt powinien się opierać na prognozie rynku  na produkty lub

Centrum Szkoleniowo – Doradcze P&M Management Group

www.pm-managementgroup.pl

usługi danego przedsiębiorstwa. Poza ilością i kwalifikacji planuje się od kiedy i w jaki sposób

będą zatrudnieni pracownicy, w jaki sposób wyszukiwać i rekrutować nowych pracowników.

2. Analiza stanu aktualnego zatrudnienia (podaży pracowników) opiera się przede
wszystkim na zdiagnozowaniu wśród zatrudnionych przez przedsiębiorstwo pracowników
znajdują się pracownicy, którzy mogliby sprostać wyznaczonym przez przedsiębiorstwo celom

czy też firma zmuszona będzie pozyskać pracowników z zewnątrz. Wynik tej analizy daje nam
informacje o podaży na pracowników.
W pierwszej kolejności analizuje się rynek wewnętrzny. W procesie tym pomocne są

następujące kartoteki:



kartoteka personalna, z której pracodawca uzyskuje podstawowe dane o pracownikach,

wykaz stanowisk i inne,



kartoteka kadry kierowniczej (dane osobowe, przebieg pracy zawodowej)



kartoteka kadry rezerwowej (dane sukcesorów, plan następstw w razie wystąpienia wakatu
w danej firmie)



kartoteka kwalifikacji (dane pracowników nie należących do kadry menedżerskiej,
potencjalni kandydaci do awansu, kwalifikacje, dyplomy, kursy pracowników)

Zewnętrzny  rynek  pracy  nie  jest  tak  przewidywalny.  Planista  może  jedynie  opierać  się  na
danych  demograficznych,  liczbach    osób  w  wieku  produkcyjnym,  informacjach  o  kierunkach  i
poziomie  kształcenia  potencjalnych  pracowników.    Przedsiębiorstwo  prowadzi  statystykę

pracowników, którzy zgłaszają się na rekrutację, na jej podstawie wyciągają wnioski jaki rodzaj
rekrutacji  najlepiej  się  sprawdza,  jakie  kierunki  kształcenia,  specjalizacje  są  najbardziej
popularne wśród ludności.
3.  Ustalenie  planu  zatrudnienia  powstaje  poprzez  porównanie  popytu  zapotrzebowania  na
zasoby ludzkie z ich podażą. Zazwyczaj jedno nie jest równe drugiemu, najczęściej przewaga

jest po jednej ze stron.  W sytuacjach kiedy jednak ta równowaga jest zachowana  najczęściej nie
pokrywa ona całkowicie z zapotrzebowaniem przedsiębiorstwa np. pod względem kwalifikacji,
dlatego  też  często  stosuje  się  w  takich  sytuacjach  systemy  awansów,  degradacji,  oceny
pracowników  czy szkoleń dokształcających.

W  przypadku  nadmiaru  pracowników  wprowadza  się  do  przedsiębiorstwa  ograniczenie
zatrudniania,  służące  przede  wszystkim  ograniczeniu  kosztów  poprzez  uniknięcie
nieprzemyślanych  masowych  zwolnień  pracowniczych.    Zmiany  powinny  być  wprowadzane
stopniowo i w sposób przemyślany. Redukcja może opierać się na następujących działaniach:



redukcja nadgodzin i zmniejszenie godzin pracy



nie zatrudnianie nowych pracowników na miejsce odchodzących

Centrum Szkoleniowo – Doradcze P&M Management Group

www.pm-managementgroup.pl



unikanie rekrutacji zewnętrznych a w ich miejsce wolne wakaty wyszukiwać wśród

pracowników z rynku wewnętrznego,



stworzenie atrakcyjnych możliwości dla osób, które mogłyby przejść na wcześniejszą
emeryturę,



traktowanie zwolnień grupowych jako ostateczny sposób zminimalizowania zasobów kadr.

Szczególnie ważnym elementem tego etapu jest opracowanie systemu ocen, który pozwoli
pracodawcy wytypować osoby do zwolnienia a zatrzymać te, które są niezwykle cenne dla
firmy.

W przypadku znacznego niedoboru pracowników przedsiębiorstwo powinno zdecydować się

na  przeprowadzenie  procesu  rekrutacji.  Jeśli  wystąpi  tylko  niedobór  pracowników  dobrze
wykwalifikowanych    pracodawca  może  zaproponować  cennym  pracownikom  dokształcanie  w
zakresie niezbędnym do realizacji celów strategicznych firmy.  W przypadku gdy niedobór jest
niewielki  i tymczasowy pracodawca może wprowadzić pracę w godzinach nadliczbowych.
Jak  już  wspominaliśmy  warto  zatrzymać  dotychczasowych  pracowników  min.  poprzez

podniesienie  atrakcyjności  wynagrodzenia,  możliwości  awansu,  dokształcania,  rozwoju
osobistego.
Porównanie  popytu  na  zasoby  ludzkie  z  podażem  pozwala  odpowiednio  zaplanować
rekrutację  pracowników,  dokonać  ich  oceny,  przyporządkować  do  określonych  stanowisk,
rozwoju i wynagradzania.

ELASTYCZNOŚĆ ZATRUDNIANIA

Niekiedy sytuacja na rynku wymusza na pracodawcy bycia elastycznym a tym samym
poszukiwania nowych rozwiązań dla firmy poprzez zastosowanie alternatywnych form
zatrudnienia, do których należą:



umowa na czas określony



umowa na czas wykonywania określonej pracy



wypowiedzenie zmieniające



powierzenie innej pracy



umowy cywilnoprawne



praca sezonowa



zatrudnienie tymczasowe



kontrakty menedżerskie

Jednak ta zmienność zatrudnienia i działania dostosowawcze powinny być stosowane na pewien
okres czasu i nie mogą być projektem na stałe. Dlatego tak ważne jest dostosowanie wielkości i
struktury zatrudnienia do potrzeb firmy.

Centrum Szkoleniowo – Doradcze P&M Management Group

www.pm-managementgroup.pl

Bibliografia:

1. Górska J. „Planowanie zatrudnienia” w : „Zarządzanie zasobami ludzkimi w

firmie” pr. zb. pod red. M. Rybak. SGH, Warszawa, 1998, s. 68-91.

2. Górska J. „Planowanie sukcesji pracowników na wewnętrznym rynku pracy” w

„Zarządzanie pracownikami. Instrumenty polityki personalnej” pr. zb. Pod red. K.

Makowskiego. Poltext, Warszawa 2001, s. 73-102.

3. Sekuła Z., „Planowanie zatrudnienia”, Oficyna ekonomiczna, Kraków 2001.

4. Szałkowski A, „Podstawy zarządzania personelem, Wyd. Dom wydawniczy ABC,

Kraków 2000.

PYTANIA KONTROLNE:

1. Czym się charakteryzuje planowanie strategiczne zasobów ludzkich?

2. Na czym polega prognozowanie popytu i podaży zasobów ludzkich?

3. Jakie czynności (działania) wykonuje się przy okazji planowania zasobów ludzkich?

4. Jakie wyróżniamy alternatywne sposoby zaspokojenia zapotrzebowania na pracę?