background image

Jak zarządzać sobą w czasie?

Wszyscy znamy powiedzenie „Czas to pieniądz”. Próbujemy go oszczędzać i złościmy się, 

gdy go trwonimy. Pojęcie czasu wyrasta z kulturowych mitów, wierzeń, wartości, przesądów 

i lęków. Dlatego dla różnych nacji, ras czy kontynentów czas oznacza zupełnie coś innego. Są 

miejsca, gdzie nie ma czasu wcale, i takie, gdzie się go wytwarza.

Nasze sukcesy osobiste i zawodowe w dużej mierze zależą od tego, jak organizujemy 

sobie czas. Dla dobrego funkcjonowania, ważne jest nie tyle sprawne zarządzanie czasem, ile 

zarządzanie sobą w czasie. Zamiast skupiać się na właściwym robieniu rzeczy należy się 

skoncentrować na robieniu właściwych rzeczy.

W jaki sposób możemy wykorzystać czas?

Istnieje taki termin jak „alokacja czasu”.  Oznacza on planowanie naszego czasu w najbliższej 

przyszłości, w taki sposób, aby dało to efekty w odległej przyszłości. Obszarami, w których 

możemy alokować czas to:

1. Zadania.   W   tym   obszarze   mieszczą   się   wszystkie   czynności,   które   traktujemy 

zadaniowo, czyli obowiązki w domu i w pracy oraz aktywności, których podjęliśmy 

się w celu rozwoju osobistego, lecz traktujemy je jako obowiązek, a nie przyjemność. 

Działania   z   tej   kategorii   charakteryzują   się   ogólnie   tym,   że   mają   one   cel,   termin 

wykonania, a gdy je podejmujemy, mamy poczucie konieczności ich wykonania.

2. Więzi z innymi. Tutaj mieszczą się spotkania z przyjaciółmi, znajomymi, rodzina i 

innymi   ludźmi.   Muszą   to   być   spotkania   pozornie   „bezcelowe”,   dla   przyjemności. 

Spotkania   w   celu   „załatwienia”   jakiejś   sprawy   i   ewentualnie   przy   tej   okazji 

porozmawiać,   to   jest   to   spotkanie   biznesowe   i   jako   takie   nie   spełnia   definicji   tej 

kategorii.

3. „Ja”.   Tutaj   mieszczą   się   działania,   które   podejmujemy   na   rzecz   własnej   osoby, 

sprawiające nam przyjemność. Może to być czas przeznaczony na nasze hobby czy 

pasje   albo   na   rozwój   duchowy,   fizyczny,   intelektualny   lub   psychiczny.   Jeśli 

potraktujemy   te   czynności   w   sposób   zadaniowy   to   będą   one   spełniać   definicje 

kategorii „Zadania”, np. jeśli ćwiczymy fizyczne, aby schudnąć, a nie po to, aby lepiej 

strona 1 / 12

background image

Jak zarządzać sobą w czasie?

się   czuć,   to   będzie   to   czas   spędzony   na   kolejnym   zadaniu,   a   nie   na   aktywności 

poświęconej sobie.

4. Bezkierunkowa   alokacja.   Tu   znajdują   się   wszelkie   aktywności,   które   pozornie 

pozwalają odreagować codzienny stres np. nałogowe oglądanie telewizji, surfowanie 

po internecie dla rozrywki, gra w gry komputerowe itp. Te aktywności dają jedynie 

wrażenie relaksu, ale w rzeczywistości nim nie są bo wykonując je, nie jesteśmy w 

stanie skupić się na bieżącej chwili, tylko wciąż myślimy o tym, co będzie za moment. 

Powoduje   to   poczucie   szybko   upływającego   czasu   połączone   z   wrażeniem 

niewłaściwego   jego   wykorzystania.   Dlatego   mówimy   o   takich   czynnościach 

„pożeracze   czasu”.   Prawdziwy   relaks   znajduje   się   w   czynnościach 

przyporządkowanych   własnemu   „Ja”.   Przykładowe   „pożeracze   czasu”   to: 

nieuporządkowane papiery na biurku, zbyt częste i zbyt długie rozmowy telefoniczne, 

przedłużające się przerwy na relaks w postaci czytania gazety, czy przerwy na kawę 

czy rozmowy ze współpracownikami na prywatne tematy.

Zazwyczaj im więcej czasu w ciągu dnia przeznaczamy na zadania, tym częściej pozostałą 

jego część alokujemy bezkierunkowo. Dzieje się tak dlatego, że oba typy czynności powodują 

to samo uczucie – potrzebę wykonania następnej czynności, następnego zadania. „Pożeracze 

czasu” sprawiają, że nawet nie spostrzegamy, jak mija czas.

Gdy   mamy   wiele   pracy   i   zadań   do   wykonania,   powinniśmy   pozostały   czas 

przeznaczyć na pielęgnowanie więzi z innymi i na własne „Ja”. Dzięki temu zrelaksujemy się 

i czas będzie nam subiektywnie wolniej płynął, bo te działania to „zwalniacze czasu”.

Warto   wspomnieć   o   jeszcze   jednej   rzeczy.   Bardzo   często   czas,   który 

„zaoszczędziliśmy” na „pożeraczach czasu”, spędzamy na wykonywaniu zadań. Na przykład 

zamiast   surfować   bez   celu   w   internecie,   siedząc   w   domu   przy   komputerze,   zaczynamy 

kończyć   zadania   z   pracy.   Dobre   zarządzanie   sobą   w   czasie   powinno   wyeliminować 

„pożeraczy czasu” na korzyść czasu poświęconego pielęgnacji więzi z innymi i na własne 

„Ja”.

strona 2 / 12

background image

Jak zarządzać sobą w czasie?

Stephen R. Covey,  autor książki „Najpierw rzeczy najważniejsze” porównuje zarządzanie 

czasem   i   zarządzanie   sobą   w   czasie   do   zegarka   i   kompasu.   Zegarek   symbolizuje   nasze 

zobowiązania, spotkania, rozkłady zajęć, czynności, którymi próbujemy zarządzać naszym 

czasem. Kompas to wartości i podstawowe zasady dotyczące całego życia, to on symbolicznie 

wyznacza   nam   kierunek,   w   którym   idziemy.   Frustracja   i   konflikt   występują   wtedy,   gdy 

istnieje   rozbieżność   między   zegarkiem   i   kompasem.   Na   czas   nie   mamy   wpływu,   mamy 

natomiast wpływ i możemy wybierać to, co będziemy robić w danym czasie.

Jak zarządzać sobą w czasie?

W ciągu dnia wykonujemy mnóstwo różnych czynności o różnym znaczeniu dla naszych 

celów   kluczowych.   Poniżej   przestawiamy   kilka   technik,   które   mogą   podnieść   naszą 

skuteczność

i efektywność i pomogą nam w zaplanowaniu czasu, porządkując go priorytetom.

Zasada Pareto

Vilfredo   Federigo   Damasio   Pareto   (1848–1923)   był   włoskim   ekonomista   i   socjologiem. 

Zajmował   się   wykorzystaniem   reguł   matematycznych   w   ekonomii   i   rozwinął   pojecie 

równowagi   ekonomicznej.   Zasada   Pareto   to   inaczej   reguła   80:20.   Mówi   ona,   że   80% 

wyników pochodzi z 20% wysiłków. Nie wszystkie zadania, które wykonujemy są tak samo 

ważne dla osiągnięcia naszych celów. Stosując Zasadę Pareto możemy się skupić tylko na 

tych 20% zadań przynoszących nam największą korzyść.

Analiza ABC

Analiza ABC ma swoje podstawy w zasadzie Pareto. Jest najlepsza, kiedy chcemy zacząć od 

zadań, które przyniosą nam najwięcej efektów. W ten sposób najmniejszym nakładem czasu 

wykonamy   najistotniejsze   zadania.   To   zadania   typu   A.   Stanowią   one   około   15%   liczby 

wszystkich zadań. Kiedy  jednak wykonamy te 15% zadań, to będziemy mieli osiągnięte aż 

65% rezultatów. Zadania tego typu nie mogą być delegowane.

strona 3 / 12

background image

Jak zarządzać sobą w czasie?

Litera B oznacza zadania średnio ważne. Odpowiadają one za 20% efektów, które osiągamy. 

Są dla nas znaczące, ale mogą być delegowane.

Ostatnie co do ważności są zadania typu C, są one najmniej ważne lecz zajmują aż 65% 

czasu, który poświęcamy na wszystkie nasze zajęcia. Dają nam niestety tylko 15% całości 

efektów. Te zadania powinniśmy wykonywać na samym końcu, można je również delegować.

Matryca Eisenhowera

Praktycznym narzędziem do uporządkowania naszego czasu jest Matryca Eisenhowera (zob. 

tabelę poniżej). Składa się ona z czterech ćwiartek. Jest to popularne narzędzie zarządzania 

sobą   w   czasie,   ułatwiają   ustalanie   tego,   co   jest   naprawdę   ważne   i   wymaga   pełnego 

zaangażowania.

Na   nasze   decyzje   dotyczące   wykorzystania   czasu,   którym   dysponujemy   wpływają 

dwie zmienne: pilność i ważność. Wielu ludzi przypisuje rangę ważności do zbyt dużej liczby 

zadań. Właściwe wyznaczanie priorytetów polega na uświadomieniu sobie, co jest najwyżej 

w naszej hierarchii wartości, a nie tylko reagować na rzeczy pilne.

Ważność to kryterium, które ma związek z naszymi celami. Jeśli coś wpływa znacząco 

na osiągnięcie istotnych dla nas celów, to znaczy, że jest ważne.

Pilność   to   kryterium   związane   z   czasem.   Zwraca   uwagę   na   termin   wykonania   zadania. 

Termin ten może być mniej lub bardziej oddalony w czasie, w związku z tym dzieli naszą 

aktywność na mniej lub bardziej pilne.

Zadania pilne i ważne można krótko nazwać „zarządzanie kryzysem”. Są to działania 

o ważnym znaczeniu strategicznym. Jednocześnie znajdują się w tej ćwiartce tabeli rzeczy, 

które   są   widoczne   ze   względu   na   ich   pilność   czyli   tzw.   sprawy   „nie   cierpiące   zwłoki”. 

Paradoksalnie,   im   więcej   czasu   poświęcamy   na   czynności   należące   do   tej   ćwiartki,   tym 

więcej tego czasu, który nam zostaje spędzamy w ćwiartce czwartej. Dzieje się tak dlatego, że 

aktywności obu ćwiartek sprawiają, że nie skupiamy się na teraźniejszości, tylko myślimy o 

tym, co stanie się za chwilę.

strona 4 / 12

background image

Jak zarządzać sobą w czasie?

Pilne

Niepilne

Ważne

konieczność,

sprawy kryzysowe,

sprawy naglące,

zadania z datą realizacji i 

przygotowanie do nich

powiększanie zdolności,

przygotowanie,

zapobieganie,

sprecyzowanie wartości,

planowanie,

budowanie relacji z ludźmi,

prawdziwa rekreacja,

powierzanie odpowiedzialności

Nieważne

złuda bycia ważnym i 
niezastąpionym,

niektóre telefony,

niektóre listy i raporty,

niektóre spotkania,

niektóre spotkania naglące,

wiele zwykłych zajęć

pożeracze czasu,

zbędne codzienne zajęcia,

niezobowiązująca korespondencja,

niektóre telefony,

puste przyjemności np. oglądanie TV 
jak leci,

plotkowanie

Zadania ważne, ale niepilne można krótko nazwać „Zarządzanie samym sobą”. To ćwiartka, 

w   której   planujemy,   zajmujemy   się   własnym   rozwojem,   kreatywnie   rozwiązujemy 

pojawiające   się   problemy,   czytamy,   pogłębiamy   wiedzę,   poświęcamy   czas   na   ćwiczenia 

fizyczne i regeneracje, a także spędzamy czas z innymi ludźmi. Tu znajdują się również takie 

aktywności,   jak   budowanie   własnej   misji,   rozwój   i   doskonalenie   wartości   osobistych, 

planowanie długoterminowe itp. Poświęcanie czasu na czynności z tej ćwiartki pozwala nam 

utrzymywać   stabilne   i   głębokie   więzi   z   innymi   oraz   umożliwia   utrzymanie   równowagi

w   aspekcie   duchowym,   fizycznym,   społecznym   i   intelektualnym.   Zadania   te   nie   mają 

etykietki   „pilne”   i   dlatego   często   zapominamy   o   ich   wypełnianiu,   choć   są   kluczowe   dla 

naszego funkcjonowania.

 

Trzecia     ćwiartka   to   zadania   pilnie,   ale   nieważne.   Można   ją   nazwać   w   skrócie 

„Zarządzanie cudzymi priorytetami”. Czynności z tej ćwiartki nie wnoszą ważnych treści do 

naszych   wartości   ani   najważniejszych   celów.   Często   wykonując   czynności   z   tej   ćwiartki 

możemy odnieść wrażenie, że wykonujemy coś ważnego i pilnego, jednak na koniec okazuje 

się, że jest to istotne dla kogoś innego. O ile to możliwe powinniśmy się maksymalnie dzielić 

z innymi czynnościami z tej ćwiartki. W ten sposób zyskamy dodatkowy czas potrzebny na 

realizację istotnych zadań.

strona 5 / 12

background image

Jak zarządzać sobą w czasie?

Zadania   nieważne   i   niepilne   to   „pożeracze   czasu”.   Warto   zminimalizować   czas 

poświęcony na zadania znajdujące się w tej ćwiartce. W ten sposób przestaniemy tracić czas 

na rzeczy nieistotne, a znajdziemy czas na rzeczy naprawdę ważne.

Istnieje jeszcze jeden wymiar, który jest ważny dla skutecznego zarządzania sobą w 

czasie.   To   wymiar   aktywności.   Jedynie   druga   ćwiartka   pozwala   nam   na   planowanie 

proaktywne, czyli takie, które wyprzedza bieg wydarzeń, powoduje podejmowanie inicjatywy 

i   poszukiwanie   nowych   dziedzin,   w   których   można   rozpoczynać   działania.

W   przeciwieństwie   do   planowania   proaktywnego,   planowanie   reaktywne   cechuje   się 

planowaniem   działań   na   skutek   nieprzewidzianych   wydarzeń,   koncentracja   na   spełnianiu 

cudzych próśb i poleceń oraz rozwiązywaniu problemów innych.

Praca   wymaga   zarówno   planowania   proaktywnego,   jak   i   reaktywnego.   Jednak 

skuteczne   zarządzanie   sobą   w   czasie   opiera   się   przede   wszystkim   na   planowaniu 

proaktywnym oraz na konsekwentnym realizowaniu tego planu.

Większość   typowych   menedżerów   zwykle   ciężko   pracuje,   często   kosztem   życia 

prywatnego.  Mimo  to niemal  połowa  ich wysiłków  nie  przynosi  konkretnych  rezultatów. 

Mieliby   realną   szansę   poprawy   swojej   sytuacji,   gdyby   zmienili   strukturę   wykorzystania 

swojego czasu. Zajmowanie się usprawnianiem starej struktury za pomocą organizacyjnych

i   technicznych   gadżetów   (takich   jak   np.   organizery,   palmptopy,   terminarze,   CRM-y, 

sekretarki,   dyktafony   itp.)   nie   tylko   nie   pomoże,   ale   pogłębi   jeszcze   kryzys.   Do   lepszej 

organizacji całego życia potrzebne jest ustalenie priorytetów czyli zarządzanie sobą w czasie 

zamiast zarządzania czasem.

Planowanie

Nasze planowanie będzie efektywne jedynie wtedy, gdy będziemy umieli dobrze określać 

cele. 

Przede wszystkim cele powinny być tylko naszymi celami, a nie celami innych ludzi. 

Drugą ważną cechą dobrze wyznaczonego celu jest pozytywny sposób jego sformułowania. 

Warto zapisywać nasze cele, zanotowane będą bardziej motywowały. Przy wyznaczaniu celu 

strona 6 / 12

background image

Jak zarządzać sobą w czasie?

pamiętajmy także słowa Grahama Greene’a: „Rozpacz to cena, która płacimy za postawienie 

sobie nieosiągalnego celu…”.

Warto spojrzeć na czas, jaki mamy do dyspozycji  w ciągu całego życia, a więc bardziej 

perspektywicznie.   Różne   cele   wymagają   przygotowania   różnych   planów.   Cele   bieżące 

wymagają planów miesięcznego, tygodniowego i dziennego, cele krótkoterminowe – planu 

kwartalnego, cele średnioterminowe – planu rocznego, zaś cele długoterminowe wymagają 

stworzenia planu wieloletniego.

Reguła SMART

Popularnym narzędziem, które pomaga w wyznaczaniu swoich celów jest reguła SMART. Jej 

nazwa wzięła się z pierwszych liter angielskich słów opisujących dobrze sformułowany cel.

SMART to pięć kryteriów, które ma spełniać dobrze sformułowany cel:

1. Specyficzny i konkretny (specific and clear) - Czego dokładnie chcemy?  Kiedy 

dokładnie chcemy to uzyskac? Kiedy wyobrażamy sobie, że już to mamy, to co 

czujemy, słyszymy i widzimy?

2. Mierzalny (measurable) – Jakie wyznaczmy sobie kryterium, po którym poznamy, 

że cel został osiągnięty? W jaki sposób zmierzymy, czy cel został osiągnięty? Jak 

określimy, że jesteśmy na dobrej drodze do osiągnięcia celu?

3. Osiągalny   (achievable)   –   Cel,   jaki   sobie   stawiamy,   musi   być   wykonalny. 

Potrzebujemy   do   jego   zrealizowania   czasu   i   innych   zasobów.   Gdzie   możemy 

znaleźć zasoby?  Jak możemy wpłynąć na innych, by pomogli go osiągnąć? Od 

czego zaczniemy realizacje celu?

4. Odpowiedni dla mnie (relevant) – Jaką mamy motywacje do osiągnięcia tego celu? 

Dlaczego chcemy go osiągnąć? Dlaczego jest to dla nas ważne? Czy jest spójny z 

naszymi wartościami? Jak zmieni sie nasze życie, kiedy już go zrealizujemy? Czy 

jest cos, co nas powstrzymuje przed jego osiągnięciem?

5. Osadzony w czasie (time dimensioned) – Kiedy zrealizujemy ostatecznie nasz cel? 

Kiedy mamy przestać go realizować? Jak często mamy wykonywać prace na rzecz 

strona 7 / 12

background image

Jak zarządzać sobą w czasie?

jego   realizacji?   (konkretnie,   np.   2   razy   w   miesiącu,   a   nie   „często”).   Kiedy 

wykonamy pierwszy krok, aby zacząć ten cel realizować?

Zasady i reguły planowania

Posiadając już umiejętność wyznaczania celów możemy przejść do reguł i zasad planowania.

Reguła 60:40

Reguła   60:40  mówi,  że   nie  należy  planować  całego  czasu,   jaki   się  ma  do  dyspozycji,  a 

jedynie   jego   60%.   Pozostałe   40%   naszego   czasu   przypada   po   równo   na   czynności 

nieoczekiwane   i   spontaniczne.   Czynności   nieoczekiwane   to   nasza   rezerwa   czasu   oraz 

czynności, które pojawiają się nagle. Czynności spontaniczne to czas na pracę twórcza.

Reguła Parkinsona

Inna   ważną   regułą   jest   reguła   Parkinsona.   Mówi   ona,   że   dana   czynność   potrwa   tyle,   ile 

założymy, że potrwa. Reguła ta jednak dotyczy tylko tych czynności, które sami wykonujemy 

i/lub mamy na nie wpływ. Zdarzają się bowiem sytuacje nieprzewidziane, które od nas nie 

zależą. Wtedy właśnie zdarza się, że zaplanujemy, iż coś potrwa krócej, a trwa to niestety 

dłużej. Przydatna okazuje się w tym wypadku reguła 60:40, która zakłada zostawienie sobie 

dodatkowego czasu na nieprzewidziane czynności.

Metoda ALPEN

Ta metoda jest bardzo praktyczna przy planowaniu krótszych odcinków. Składa się z pięciu 

etapów. Początkowe litery tych etapów w języku niemieckim dają właśnie nazwę ALPEN.

Zrób listę zadań – Na liście powinny się znaleźć zadania z planu tygodniowego 

lub   miesięcznego,   niezrealizowane   czynności   z   poprzedniego   dnia,   czynności, 

które doszły dziś i są do załatwienia jutro oraz zadania rutynowe.

Oszacuj   czas   trwania   czynności   –   Zapisz   szacunkowy   czas   trwania   każdej 

czynności i zsumuj czas wszystkich czynności.

strona 8 / 12

background image

Jak zarządzać sobą w czasie?

Pamiętaj o regule 60:40 i zaplanuj czas na rzeczy nieprzewidziane – Zaplanuj 

tylko 60% swojego czasu, co oznacza, że pracując planowo 8 godzin dziennie, 

potrzebujesz zaplanować 5 godzin, aby plan był realny do spełnienia.

Wyznacz   priorytety   i   deleguj   zadania   –   Aby   wyznaczyć   priorytety,   możesz 

zastosować   matryce   Eisenhowera   lub   analizą   ABC.   Pamiętaj   o   delegowaniu 

zadań, które nie są dla Ciebie strategicznie ważne.

Kontroluj   realizacje   działań.   Jeżeli   czegoś   nie   wykonasz   w   danym   dniu   to 

przenieś zadanie na kolejny dzień. 

Podstawowe zalety metody ALPEN to:

pomoc w uporządkowaniu następnego dnia,

nadanie jasnej struktury kolejnemu dniu,

pozwala zorientować się we wszystkich zadaniach danego dnia,

pomoc w osiąganiu celów zaplanowanych na każdy dzień,

umożliwienie dobrego rozróżnienia zadań ważnych od nieważnych,

pozwala zorientować się, co można delegować w danym dniu,

pomoc w eliminowaniu zakłóceń w pracy,

pomoc w  pracy nad samokontrolą,

pozwala oszczędzać czas.

Szczegółowe reguły planowania

Poniżej opisujemy szczegółowe reguły, jakimi warto się kierować podczas planowania:

Zapisywanie w rezultatach – Warto zapisywać czynności tak, jakby zostały już 

zrealizowane, np. „Umówić się na spotkanie z klientem” zamiast „Zadzwonić do 

klienta w sprawie spotkania”. Taki zapis motywuje do działania.

strona 9 / 12

background image

Jak zarządzać sobą w czasie?

Lista zadań na kolejny dzień – Warto zrobić sobie listę zajęć na dany dzień, aby 

orientować się, co mamy do zrobienia.

Analiza liczby zadań i czasu ich trwania – Listę zadań należy przeanalizować pod 

względem ważności, pilności i czasu trwania poszczególnych czynności.

Konsekwencja   –   Aby   efektywnie   zarządzać   swoim   czasem,   warto   być 

konsekwentnym   w   swoich   działaniach.   Należy   regularnie   sprawdzać   postęp 

realizacji naszych zadań.

Wyrównywanie  straty czasu – Jeśli dziś nie udało Ci się zrealizować  jakiegoś 

zadania, zacznij od niego jutro. Przyjdź do pracy wcześniej albo wyjdź po czasie. 

Nie pracuj jednak jednego dnia nieproporcjonalnie dużo, raczej rozłóż pracę po 

równo.

Realność – Należy realnie wyznaczać cele. Nie warto planować zbyt wielu zadań 

na   określoną   jednostkę   czasu   bo   to   mało   realne,   że   wszystkie   je   wykonamy. 

Niezrealizowanie części zadań ze zbyt długiej listy będzie skutkowało obniżeniem 

poczucia własnej wartości.

Elastyczność   –   Rozkłady   czasu   nie   zostały   stworzone   dla   samego   rozkładania 

czasu, tylko po to, żeby służyły naszym celom.

Terminy   –   Wyznaczanie   dat   zakończenia   zadań   powoduje   wzrost   dyscypliny

i uniknięcie opóźnień.

Czas   na   planowanie   –   Konieczne   jest   wyznaczanie   czasu   na   planowanie   i   na 

twórcze myślenie.

Sprawdzanie realizacji planów – Sprawdzanie samego siebie bezie powodowało 

wzrost motywacji do zrealizowania zadań (o ile, oczywiście na naszej liście nie 

widnieje tysiąc zadań…).

Organizacja codziennego dnia pracy

Przeszkodą w efektywnym planowaniu codziennych zajęć jest tzw. efekt piły. To zjawisko 

występuje, kiedy mamy często przerywaną prace z różnych przyczyn. Takie przerwy, nawet 

krótkie, powodują, że potrzebujemy czasu, aby wrócić do pełnego skupienia i kontynuowania 

strona 10 / 12

background image

Jak zarządzać sobą w czasie?

pracy.   Przez   ciągłe   przerwy   jesteśmy   w   stanie   stracić   nawet   28%   czasu!   Najważniejsze 

zadania opłaca się wykonywać, zanim inni wokół nas będą w stanie najwyższej aktywności. 

Warto   więc   pracować   antycyklicznie,   tzn.   w   pierwszej   kolejności   realizować   zadania 

najważniejsze   (przed   południem),   w   czasie   największych   zakłóceń   planować   zadania 

najmniej ważne oraz zaplanować rezerwę czasu na czas zakłóceń.

Najczęściej jesteśmy odrywani od pracy przez:

telefony   (także,   gdy   sami   je   wykonujemy,   aby   oderwać   się   od   pracy   w   celu 

chwilowego wypoczynku),

nieprzewidziane wizyty gości, współpracowników lub przełożonych,

„komunikatywnych”   współpracowników,   którzy   lubią   porozmawiać   o   życiu 

prywatnym,

nieprzewidziane awarie sprzętów,

wezwania na spotkania z przełożonym,

niespodziewane zebrania,

nas samych (np. kiedy wchodzimy do internetu „na chwilkę”, żeby coś sprawdzić, 

a spędzamy czas, surfując po różnych stronach lub gdy nie dbamy o higienę pracy i 

zbyt długo pracujemy bez przerwy).

Najczęściej popełniane błędy w planowaniu to:

Brak planu dnia.

Skupienie aktywności tylko na jednym obszarze życia.

Odwlekanie wykonania zadań

Brak umiejętności mówienia „nie”.

Brak umiejętności delegowania zadań.

Nieprzestrzeganie czasu na sen i posiłki.

strona 11 / 12

background image

Jak zarządzać sobą w czasie?

Źródła:

S. Covey "Najpierw rzeczy najważniejsze. Naucz się określać priorytety i skutecznie 

zarządzać czasem" Dom Wydawniczy Rebis, Poznań 2005.

L.   J.Seiwert   "Zarządzanie   czasem.   Bądź   panem   własnego   czasu"   Wydawnictwo 

Placet, Warszawa 2005.

M.   Król-Fijewska   "Asertywność   menedżera"   Polskie   Wydawnictwo   Ekonomiczne, 

Warszawa, 2000.

M. Farne "Stres… kiedy pomaga a kiedy szkodzi, jak zamienić go w sojusznika" 

Księgarnia Świętego Wojciecha, Poznań 2006.

strona 12 / 12