Tytuł: CIO - IT Governance

Data: 04.2008

Autor: Lubomir Stojek

Narzędzia wspierające zarządzanie portfelem

projektów w Project Management Office (PMO)

Jedną z podstawowych funkcji PMO jest ustalenie standardów i praktyk przedsiębiorstwa
zapewniających m.in. odpowiednią kontrolę skuteczności i efektywności realizacji projektów,
wybór projektów wspierających realizację celów strategicznych firmy oraz zarządzanie nimi.

Lubomir Stojek

Istotnym elementem funkcjonowania  PMO jest informowanie  o rezultatach projektów członków kadry zarządczej,

współpraca   z   zespołami   projektowymi,   a   w   szczególności   z   kierownikami   projektów   w   celu   zaadresowania   i

akcentowania istotnych kwestii. Procesy w PMO obejmują zarówno zarządzanie finansowe projektami, jak i proces

kontroli,   zapewniające   ciągły   nadzór   nad   realizacją   przedsięwzięć   w   odniesieniu   do   zatwierdzonego   budżetu,

zaplanowanego czasu i zasobów.

Biorąc pod uwagę powyższe elementy, wskazujące na kompleksowość, złożoność i zmienność środowiska zarządzania

projektami,   istotnym   etapem   budowy   PMO   jest   wdrożenie   systemu   informatycznego,   który   ma   automatyzować

realizację   procesów   funkcjonujących   w   ramach   biura,   w   tym   zapewnić   odpowiednią   komunikację   i   kontrolę

skuteczności oraz efektywności realizacji przedsięwzięć. Takim systemem jest HP PPM Center.

KORZYŚCI STOSOWANIA OPROGRAMOWANIA DO ZARZĄDZANIA PORTFELEM PROJEKTÓW

Oprogramowanie   HP   PPM   Center   automatyzuje   i   standaryzuje   proces   zarządzania   portfelem   projektów   oraz

zarządzania projektem w przedsiębiorstwie. Pomaga szybciej odpowiadać na zasadnicze pytania związane z procesem

zarządzania portfelem projektów, takie jak:

• Czy realizujemy właściwe projekty?

• Czy inwestujemy w odpowiednie obszary zgodnie ze strategią przedsiębiorstwa?

• Czy dysponujemy wystarczającymi zasobami do realizacji wytyczonych przedsięwzięć?

• Jakie będą skutki (budżet, wykorzystanie zasobów) przyjęcia do realizacji konkretnego zbioru projektów?

JAK TO DZIAŁA?

System   HP   PPM   ma   budowę   modułową.   Na   rysunku   przedstawione   przedstawione   są   wszystkie   komponenty

funkcjonalne wchodzące w skład systemu HP PPM. Moduły funkcjonalne korzystają ze wspólnej platformy usługowej,

tzw. Foundation, która zapewnia między innymi dostęp do centralnego repozytorium danych w bazie Oracle czy usługi

związane z zarządzaniem bezpieczeństwem i uprawnieniami.

DEMAND MANAGEMENT

Moduł Demand Management jest punktem, do którego trafiają wszystkie inicjatywy. Każda inicjatywa, która trafia do

systemu HP PPM w postaci zgłoszenia, przetwarzana jest zgodnie ze zdefiniowanym dla danego typu zgłoszenia

procesem (ang. workflow). 

Zgłoszenia   wprowadzane   do  systemu  przez  użytkowników  są  kategoryzowane.   Inicjatywy   strategiczne   zgodnie   z

przypisanym procesem definiującym ich cykl życia podlegają wstępnej ocenie wykonywalności i ocenie finansowej. W

kolejnych krokach następuje bardziej szczegółowa ich ocena i priorytetyzacja.

System HP PPM realizuje funkcje Portfolio Management, wspomagając proces podejmowania decyzji o włączeniu

inicjatywy do portfela aktywnych przedsięwzięć na bazie wykonanej priorytetyzacji i porównania z innymi elementami

portfela, takim jak inne inicjatywy czy aktywne projekty.

W   obszarze   Program   Management   Office   system   wspomaga   zarządzanie   aktywnymi   projektami   poprzez

monitorowanie   zasobów   ludzkich,   kosztów,   aktualizację   planów   i   budżetów   oraz   raportowanie   postępu   prac   w

projektach. W szczególnym przypadku, gdy mamy do czynienia z przedsięwzięciem związanym np. z wprowadzeniem

poprawki do oprogramowania, system HP PPM nadzoruje proces wykonania testów poprzez integrację z HP Quality

Center oraz może wykonać automatyczną instalację poprawki w środowisku produkcyjnym.

PROJECT MANAGEMENT

Moduł Project Management  jest w pełni  funkcjonalnym  i  autonomicznym  narzędziem  do zarządzania  projektami,

całkowicie dostępnym za pomocą przeglądarki WWW. Wszystkie czynności wykonywane przez kierownika projektu,

począwszy od planowania zapotrzebowania na zasoby, ustalania budżetu czy tworzenia planu prac w projekcie, a

następnie   wprowadzania   aktualizacji,   mogą   być   wykonane   bezpośrednio   w   HP   PPM   Center.   W   repozytorium

przechowywany   jest   oryginalny   zatwierdzony   plan   projektu,   tzw.   baseline.   Z   upływem   czasu,   gdy   zakres

przedsięwzięcia   podlega   modyfikacjom,   kierownik   ma   możliwość   monitorowania   zmian   stanu   projektu   względem

harmonogramu bazowego i kosztów w stosunku do tego, co jest w oryginalnym planie.

Mechanizm   ten   zapewnia   kontrolę   i

zachowanie   pełnej   integralności   projektu

oraz   wszystkich   jego   elementów.   Dzięki

zastosowaniu

 

zestawienia

 

widoku

tabelarycznego z widokiem grafów Gantta,

mamy   możliwość   kontrolowania   bieżącego

harmonogramu  projektu   oraz   stopnia   jego

realizacji (rys. 2).

PORTFOLIO MANAGEMENT

Moduł   Portfolio   Management   wspomaga

optymalne   równoważenie   portfela

składającego się z inicjatyw oraz aktywnych

projektów  zgodnie  z  celami   strategicznymi

przedsiębiorstwa.

Każda inicjatywa czy projekt podlega ocenie

i   priorytetyzacji   zgodnie   z   regułami

wypracowanymi   w   przedsiębiorstwie.   W

wyniku   analiz   What   If,   które   można

przeprowadzać   w   module   Porfolio

Management,   planowany   jest   optymalny

wariant   portfela   równoważący   potencjalne

korzyści oraz posiadane przez firmę zasoby. 

W   module   Porfolio   Management   dostępne

są   raporty   w   postaci   wykresów

wielowymiarowych.   Na   rysunku   3

przedstawiony   został   przykładowy   raport

czterowymiarowy   dla   portfela   aktywnych

projektów. Na osi poziomej widzimy wartość

projektu, na osi pionowej ryzyko. Wielkość

każdego   koła   oznacza   budżet,   a   kolor   to

departament   będący   sponsorem   danego

projektu.

PROGRAM MANAGEMENT

Program   Management   jest   modułem,   w

którym   wyznaczeni   kierownicy   mogą

zarządzać   portfelem   programów   i

projektów. Oto cele implementacji modułu

Program Management:

• zapewnienie zgodności projektów z celami

biznesowymi;

• eliminacja duplikujących się inicjatyw;

• poprawa wydajności operacyjnej;

• prawidłowe wykorzystanie zasobów;

• zagwarantowanie realizacji zadań na czas

i w ramach zaplanowanego budżetu.

Program   jest   zbiorem   projektów   i

związanych   z   nimi   zagadnień,   takich   jak

ryzyko,   zmiany   zakresu   w   projektów   czy

obsada stanowisk w projekcie.

TIME MANAGEMENT

Moduł   Time   Management   jest

podstawowym   i   codziennym   interfejsem

pracy   dla   wszystkich   zatrudnionych   w   dziale   IT,   którzy   rejestrują   swój   czas.   Służy   on   do   ciągłej   rejestracji

wykonywanych zadań przy pomocy arkuszy czasu. Na tej podstawie kierownik projektu może oszacować opóźnienia

pojawiające się w realizowanych projektach w stosunku do założonego wcześniej terminu. Arkusz czasu wypełniony i

wysłany do akceptacji może być zaaprobowany lub odrzucony. Informacje z "zamrożonych" arkuszy, które nie są już

modyfikowane, mogą zostać użyte w zewnętrznych systemach billingowych i finansowych, np. w celu wyliczenia

obciążenia finansowego klienta za wykonane dla niego prace. 

FINANCIAL MANAGEMENT

Moduł Financial Management zintegrowany z pozostałymi modułami PPM pozwala na:

• używanie reguł kosztowych, np. dla danego zasobu, w celu wyliczenia kosztów pracy;

•  stosowanie   rozliczeń   kosztów   w   wielu   walutach,   co   ma   znaczenie   dla   organizacji   posiadających   zasoby   lub

wykonujących prace dla klientów w różnych regionach;

• tworzenie i monitorowanie budżetów na poziomie projektu, programu lub organizacji;

• śledzenie aktualnych kosztów.

Resource Management 

Moduł   Resource   Management   pozwala   w   sposób   optymalny   zarządzać   zasobami   ludzkimi   zaangażowanymi   w

realizowane przez firmę przedsięwzięcia. Moduł ten posiada następujące funkcjonalności:

• definiowanie ról (ang. roles) oraz umiejętności (ang. skills);

• utrzymanie bazy zasobów ludzkich i powiązań między nimi;

• stopień wykorzystania zasobów w różnych projektach;

• planowanie zasobów;

• zgłaszanie zapotrzebowania na zasoby.

Zarządzanie zasobami zgodnie z najlepszymi praktykami HP opiera się na rozdzieleniu funkcji kierownika zasobów

(ang. resource manager) od funkcji kierownika projektu. Kierownik projektu zgłasza zapotrzebowanie na zasoby (ang.

staffing  profile),  definiując w  zgłoszeniu,  m.in.,  jakich  specjalistów i  ilu  w  danych okresach  będzie  potrzebował,

zgodnie z harmonogramem prac w projekcie.

System   informatyczny   HP   PPM   umożliwia   również   analizę   obciążenia   puli   zasobów   i   porównanie   zgłoszonego

zapotrzebowania na zasoby (ang. total forecast) z jej pojemnością puli (ang. total capacity).

Kierownik zatwierdza lub odrzuca zgłoszenie zapotrzebowania na zasób, przypisując na przykład konkretną osobę z

imienia i nazwiska. W przypadku przekroczenia 100% obciążenia zasobu w danym okresie rozliczeniowym system

informuje kierownika o tym fakcie. Na rysunku widać, że zasób w osobie Dariusza Malinowskiego przeciążony jest w

grudniu o 0, 22 FTE (ang. Full Time Equivalent).

Istnieje również możliwość bardziej szczegółowego przyjrzenia się, jak rozkłada się obciążenie danego zasobu w

danym czasie i kiedy występuje przeciążenie (ang. overallocation).

PODSUMOWANIE

Centrum zarządzania portfelem projektów zapewnia bieżące informacje na temat zadań strategicznych i operacyjnych,

w tym projektów w toku, inicjatyw w trakcie analizy i wszystkich pozostałych prac. System wspiera optymalizację

portfela poprzez szybkie identyfikowanie projektów, które zapewnią najszybszy zwrot z inwestycji (ROI) oraz realizację

celów strategicznych przedsiębiorstwa.

EKSPERT DS. OPROGRAMOWANIA BUSINESS TECHNOLOGY OPTIMISATION, HEWLETT-PACKARD POLSKA

PRZYPISY
1 Gartner, "Magic Quadrant for IT Project and Portfolio Management, 2007", Matt Light i Daniel Stang, 15 czerwca 2007. 

Gartner   zaliczył   HP   w   poczet   liderów   rynku   informatycznego   w   zakresie   zarządzania   projektami   i   ofertą   IT1.

Podstawowym warunkiem kwalifikującym jest zintegrowane podejście do zarządzania zasobami, czasem i kosztami.

Według firmy Gartner, liderzy wyróżniają się względnie wysokimi ocenami w wielu obszarach, cechuje ich duży

potencjał   w   najważniejszych   aspektach,   takich   jak   zaawansowane   zarządzanie   planowaniem   zadań,   zasobami   i

kosztami.   Ich   produkty   często   zmierzają   ku   rozwiązaniom   bardziej   całościowym,   np.   oferując   możliwości

monitorowania procesów i decyzji z poziomu narzędzi do zarządzania obsługą procesów informatycznych oraz cyklem

eksploatacji   aplikacji   (ALM   -   Application   Lifecycle   Management).   "Fakt,   że   największe   przedsiębiorstwa   uznają

zarządzanie projektami i ofertą za najważniejszy czynnik planowania i kontroli procesów informatycznych, uświadomił

także   mniejszym   firmom   wartość   rozwiązań   PPM"   -   napisano   w   raporcie   Gartner.   "Jesteśmy   świadkami

postępującego zintegrowania oferty, obsługi procesów informatycznych oraz funkcji zarządzania cyklem eksploatacji

aplikacji w jedno spójne rozwiązanie do planowania i kontroli procesów informatycznych (ITPC - IT Planning and

Control)".

Korzyści funkcjonalne związane z implementacją HP PPM Center:

• centralne repozytorium danych o projektach;

• pojedynczy i współdzielony mechanizm inicjowania i identyfikacji nowych projektów;

• wsparcie i automatyzacja oceny i klasyfikacji inicjatyw;

• wsparcie dla procesu podejmowania decyzji o włączaniu inicjatyw do portfela;

• automatyzacja procesu analizy portfela;

• wsparcie procesu równoważenia portfela, składającego się z inicjatyw oraz aktywnych projektów zgodnie z celami

strategicznymi przedsiębiorstwa;

• wsparcie procesu centralnego zarządzania zasobami w firmie;

• usprawnienie procesu alokacji i realokacji zasobów;

• usprawnienie zarządzania budżetami;

• szybsza identyfikacja i automatyczna komunikacja zagrożeń związanych z realizacją projektów;

• wsparcie dla procesu standaryzacji procedur zarządzania portfelem projektów.