© 

Agnieszka Śmigrocka

  

 

1 

 

Metody i techniki pracy w administracji 

 

DyŜur – 1737 (b.17, p3.) sobota 12.10-13.10 

r.medrzycki@gmail.com

 

 

Wykład 09.10.2010 

 
Metody  i  techniki  –  świadomie  i  konsekwentnie  stosowany  sposób  postępowania  dla 
osiągnięcia określonego celu. 
 
Technika  kancelaryjna  –  przypisane  lub  przyjęte  w  danym  biurze  sposoby  postępowania  i 
ś

rodki pomocnicze stosowane przy przyjmowaniu i wysyłce pism, sporządzanie czystopisów, 

przechowywanie akt, ksiąg, dokumentów. 
 
Co wpływa na zmianę instrukcji kancelaryjnej?  
- determinanty prawne – procedury 
- determinanty pozaprawne – rozwój nauk (socjologicznych) oderwanych od prawa 
- determinanty natury technicznej – inny sposób zapisywania dokumentów 
 
Referent - osoba, która zajmuje się opracowaniem merytorycznym sprawy 
                - osoba, która sporządza czystopis 
 
Czym się róŜni organ administracji publicznej od urzędu? 
Organ (np. prezydent m.st. Warszawy) podpisuje decyzje, ma dozór, reprezentuje, wykonuje 
funkcje. 
Urząd (urzędnicy) to struktura pomocna organowi administracji publicznej. 
 
SłuŜba kancelaryjna – wykonywana jest przez: kancelaria, sekretariat, referenci, pracownicy 
sporządzający czystopisy. Obowiązuje je instrukcja kancelaryjna. 
 
Instrukcja kancelaryjna jest oparta o system (system kancelaryjny) i jest aktem prawnym. 
 
System  kancelaryjny  –  sposób  rejestracji  obiegu  układu  akt  powstających  w  toku 
działalności danego urzędu, rakotwórczy 
 
Pierwszy rodzaj systemu kancelaryjnego to system dziennikowy. 
Po 1918 roku Polska odziedziczyła ten system po zaborcach. Polska spotkała się z problemem 
reaktywacji  administracji.  KaŜdy  zabór  zostawił  po  sobie  system  dziennikowy.  System 
dziennikowy  charakteryzuje  się  niezwykłą  skrupulatnością  -  rejestracja  kaŜdego  pisma  przy 
zastosowaniu dzienników (dzienniki korespondencji). 
Wariacje:  jeden  dziennik  na  pisma  wchodzące,  drugi  na  wychodzące  (jedno  lub 
dwudziennikowy) 
Przekazywanie  pism,  nawet  wewnątrz  urzędu  tylko  za  pokwitowaniem,  za  kaŜdym  razem. 
Akta spraw zakończonych trafiały do kancelarii (później archiwum). 
Nadawanie numerów: pisma dostawały kolejno numery porządkowe, np.256/19, gdzie 256 to 
numer dokumentu, a 19  to dwie ostatnie cyfry roku, w którym pismo wpłynęło. Taka forma 
nie  spełniała  Ŝadnej  roli  wyszukiwawczej.  Wyszukiwanie  pism  w  urzędzie  było  bardzo 
pracochłonne. Stosowano alfabetyczne lub numeryczne skorowidze. 
 

 

© 

Agnieszka Śmigrocka

  

 

2 

Wady systemu dziennikowego 

Zalety  

1) pracochłonne wyszukiwanie dokumentów 
 
2) zbędne formalności, strata czasu 
 
3) ciągłe zmiany, modyfikacje 

1)  odpowiedzialność  –  zawsze  wiadomo, 
gdzie znajduje się dany dokument 
2) 

Ŝ

aden 

dokument 

nie 

mógł 

być 

niezauwaŜony,  kaŜdy  podlegał  procesowi 
rejestracji 
3) dokładność 
4)  kontrola  pisma  na  kaŜdym  etapie 
postępowania 

 
Na początku lat 20. postulowano zmianę tego systemu.  
 
System  bezdziennikowy.  Na  początku  nie  był  gwałtownie  wprowadzony  w  urzędach, 
starannie przygotowywano je do tego i wprowadzono za pomocą uchwały Rady Ministrów z 
24.08.1930. Instrukcja kancelaryjna w gminach wiejskich i miejskich 16.11.1933. 
Jest system kancelaryjny, na którym opiera się instrukcja kancelaryjna. 
W  systemie  bezdziennikowym  nie  rejestrujemy  pojedynczego  pisma,  a  całe  sprawy.  System 
bezdziennikowy  musi  mieć  JRWA  (Jednolity  Rzeczowy  Wykaz  Akt).  JuŜ  wiadomo  jak 
zapisać  sprawę,  nie  nadając  nr  pisma  tylko  znak  sprawy,  np.  WPTK–3458-3/85,  gdzie: 
WPTK to symbol komórki organizacyjnej, 3458 mówi, co to za sprawa wg JRWA, 3 numer 
sprawy, 85 rok. 
Akta są przechowywane u referenta. 
 
Wady systemu bezdziennikowego 

Zalety 

1) odpowiedzialność wieloosobowa 
2) nie wiadomo, gdzie znajduje się dokładnie 
pismo na danym etapie sprawy 

1) oszczędność czasu na rejestracji pism 
2) lepsze odszukiwanie 
3) mniejsza pracochłonność 

 
 
Rodzaje systemu bezdziennikowego: 
Rejestrowy  –  wykorzystujemy  cechy  systemu  dziennikowego.  Rejestrujemy  pisma  w 
dzienniku  korespondencji,  pismo  dostaje  numer  porządkowy  i  numer  akt  sprawy  oparty  o 
JRWA. 
Bezrejestrowy – sprawy rejestrujemy w spisach spraw w oparciu o JRWA. 
 
 
 
?  Jakie  w  obecnej  chwili  mamy  akty  prawne,  na  których  regulowana  jest  instrukcja 
kancelaryjna? 
? Gdzie znajdziemy interpretację dla nowej instrukcji kancelaryjnej z dn. 01.01.2011 (nr art.)?