DIETA W TRANSPORCIE DROGOWYM

Opracował: Tomasz Kosiłko, Centrum Szkolenia Kierowców Zawodowych INSPEKTOR

tel. +48 508 106 099, e-mail:

cskz.inspektor@wp.pl

, www.inspektor.szczecin.pl

DIETY W TRANSPORCIE DROGOWYM

Podstawy prawne:

1.  Ustawa z dnia 16 kwietnia 2004 r. o czasie pracy kierowców.
2.  Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy.
3.  Rozporządzenie  Ministra  Pracy  i  Polityki  społecznej  z  dnia  19  grudnia  2002  r.  w

sprawie wysokości oraz warunków ustalania naleŜności przysługujących
pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery
budŜetowej z tytułu podróŜy słuŜbowej na obszarze kraju.

4. Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w

1)  Czym jest podróŜ słuŜbowa?

Zgodnie  z  art.  7  pkt  2  ustawy  o  czasie  pracy  kierowców  podróŜ  słuŜbowa  to  kaŜde  zadanie
słuŜbowe polegające na wykonywaniu, na polecenie pracodawcy:
a)  przewozu  drogowego  poza  miejscowość,  stanowiącą  siedzibę  pracodawcy,  na  rzecz

którego kierowca wykonuje swoje obowiązki, oraz inne miejsce prowadzenia działalności
przez pracodawcę, w szczególności filie, przedstawicielstwa i oddziały, lub

b) wyjazdu poza miejscowość, stanowiącą siedzibę pracodawcy, na rzecz którego kierowca

wykonuje swoje obowiązki, oraz inne miejsce prowadzenia działalności przez
pracodawcę, w szczególności filie, przedstawicielstwa i oddziały, w celu wykonania
przewozu drogowego.

„Przewóz  drogowy”  oznacza  kaŜdą  podróŜ  odbywaną  w  całości  lub  części  po  drogach
publicznych przez pojazd, z ładunkiem lub bez, uŜywanym do przewozu osób lub rzeczy.

W związku z powyŜszym, na początek naleŜy określić miejscowość (nie miejsce) stanowiącą
siedzibę pracodawcy.
JeŜeli pracodawca posiada filie, przedstawicielstwa lub oddziały to równieŜ naleŜy określić w
jakich miejscowościach się znajdują.

2)  co się naleŜy za podróŜ słuŜbową?

Zgodnie  z  art.  21a.  ustawy  o  czasie  pracy  kierowców,  kierowcy  w  podróŜy  słuŜbowej,
przysługują  naleŜności  na  pokrycie  kosztów  związanych  z  wykonywaniem  tego  zadania
słuŜbowego,  ustalane  na  zasadach  określonych  w  przepisach  art. 77

§ 3-5 ustawy z dnia 26

czerwca 1974 r. - Kodeks pracy.

W myśl ww. przepisu kierowca, który wykonuje swoją pracę poza miejscowością, stanowiącą
siedzibę  pracodawcy,  jego filie, przedstawicielstwa lub oddziały jest w podróŜy słuŜbowej, a
w związku z tym przysługuje mu naleŜność na pokrycie kosztów, związanych z wykonywaniem
tego  zadania  słuŜbowego  (tzw.  dieta).  Dieta  przysługuje  takŜe,  jeŜeli  kierowca  otrzymał
polecenie  wyjazdu  poza  miejscowość  stanowiącą  siedzibę  pracodawcy,  jego  filie,
przedstawicielstwa lub oddział.

Opracował: Tomasz Kosiłko, Centrum Szkolenia Kierowców Zawodowych INSPEKTOR

tel. +48 508 106 099, e-mail:

cskz.inspektor@wp.pl

, www.inspektor.szczecin.pl

3) Jak określić sposób wypłacania diet u danego pracodawcy?

Zgodnie z art. 77

§ 3 ustawy Kodeks pracy warunki wypłacania naleŜności z tytułu podróŜy

słuŜbowej określa się w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie wynagradzania albo w
umowie  o  pracę,  jeŜeli  pracodawca  nie  jest  objęty  układem  zbiorowym  pracy  lub  nie  jest
obowiązany do ustalenia regulaminu wynagradzania.
Postanowienia  układu  zbiorowego  pracy,  regulaminu  wynagradzania  lub  umowy  o  pracę  nie
mogą ustalać diety za dobę podróŜy słuŜbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju w
wysokości  niŜszej  niŜ  dieta  z  tytułu  podróŜy  słuŜbowej  na  obszarze  kraju  określona  dla
pracownika, zatrudnionego w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budŜetowej.

W myśl powyŜszego pracodawca moŜe określić sposób wypłacania diet, np. w umowie o pracę
chyba, Ŝe Kodeks pracy nakłada na niego obowiązek tworzenia regulaminu wynagrodzeń.

Wysokość diety równieŜ moŜe zostać określona w umowie o pracę, przy czym naleŜy pamiętać,
aby jej wysokość nie była niŜsza niŜ dieta dla pracowników sfery budŜetowej.

UWAGA: PowyŜszy zapis określa jedynie ile powinna wynosić minimalna stawka diety
krajowej i zagranicznej, a nie określa stawki maksymalnej. Niemniej jednak naleŜy pamiętać,
iŜ nadwyŜka powyŜej diety minimalnej (określonej dla sfery budŜetowej) podlega
opodatkowaniu.

4)  Czy moŜna nie określać wysokości i sposobu wypłaty diet?

W  przypadku  gdy  układ  zbiorowy  pracy,  regulamin  wynagradzania  lub  umowa  o  pracę  nie
zawiera  postanowień,  o  warunkach  wypłacania  naleŜności  z  tytułu  podróŜy  słuŜbowej,
pracownikowi  przysługują  naleŜności  na  pokrycie  kosztów  podróŜy  słuŜbowej,  takie  jak  dla
pracowników zatrudnionych w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budŜetowej.

Innymi słowy jeŜeli ktoś nie chce zmieniać umów o pracę lub tworzyć regulaminów
wynagrodzeń, moŜe tego nie robić. W takim przypadku wystarczy jedynie stosować się do:

1. Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie

wysokości oraz warunków ustalania naleŜności przysługujących pracownikowi
zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budŜetowej z tytułu
podróŜy słuŜbowej na obszarze kraju oraz

2. Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie

5)  Ile wynosi dieta krajowa i zwrot innych kosztów?

Z  tytułu  podróŜy  odbywanej  w  terminie  i  miejscu  określonym  przez  pracodawcę
pracownikowi przysługują diety oraz zwrot kosztów:
1)  przejazdów;
2)  noclegów;
3)  dojazdów środkami komunikacji miejscowej;
4)  innych  udokumentowanych  wydatków,  określonych  przez  pracodawcę  odpowiednio  do

uzasadnionych potrzeb.

Opracował: Tomasz Kosiłko, Centrum Szkolenia Kierowców Zawodowych INSPEKTOR

tel. +48 508 106 099, e-mail:

cskz.inspektor@wp.pl

, www.inspektor.szczecin.pl

Dieta  jest  przeznaczona  na  pokrycie  zwiększonych  kosztów  wyŜywienia  w  czasie  podróŜy  i
wynosi 23 zł za dobę podróŜy.

NaleŜność  z  tytułu  diet  oblicza  się  za  czas  od  rozpoczęcia  podróŜy  (wyjazdu)  do  powrotu
(przyjazdu) po wykonaniu zadania, w następujący sposób:
1) jeŜeli podróŜ trwa nie dłuŜej niŜ dobę i wynosi:
a) od 8 do 12 godzin — przysługuje połowa diety,
b) ponad 12 godzin — przysługuje dieta w pełnej wysokości;

2) jeŜeli podróŜ trwa dłuŜej niŜ dobę, za kaŜdą dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości, a
za niepełną, ale rozpoczętą dobę:
a) do 8 godzin — przysługuje połowa diety,
b) ponad 8 godzin — przysługuje dieta w pełnej wysokości.

Za  nocleg  w  hotelu  lub  innym  obiekcie  świadczącym  usługi  hotelarskie  pracownikowi
przysługuje zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem.
Pracownikowi, któremu nie zapewniono bezpłatnego noclegu i który nie przedłoŜył rachunku,
przysługuje ryczałt za kaŜdy nocleg w wysokości 150% diety.

UWAGA:  Ryczałt  za  nocleg  przysługuje  wówczas,  gdy  nocleg  trwał  co  najmniej  6  godzin
pomiędzy godzinami 21i 7.

6)  Kiedy naleŜy rozliczyć delegację krajową?

Na wniosek pracownika pracodawca przyznaje zaliczkę na niezbędne koszty podróŜy.

Rozliczenie  kosztów  podróŜy  przez  pracownika  jest  dokonywane  w  terminie  14  dni  od  dnia
zakończenia podróŜy.

Do  rozliczenia  kosztów  podróŜy  pracownik  załącza  dokumenty  (rachunki)  potwierdzające
poszczególne  wydatki.  Nie  dotyczy  to  diet  oraz  wydatków  objętych  ryczałtami.  JeŜeli
uzyskanie dokumentu (rachunku) nie było moŜliwe, pracownik składa pisemne oświadczenie
o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania.

7)  Ile wynosi dieta zagraniczna?

Z tytułu podróŜy, odbywanej w terminie i w państwie określonym przez pracodawcę,
pracownikowi
przysługują:
1) diety;
2) zwrot kosztów:
a) przejazdów i dojazdów,
b) noclegów,
c) innych wydatków, określonych przez pracodawcę ´ odpowiednio do uzasadnionych
potrzeb.

Czas  pobytu  pracownika  poza  granicami  kraju  liczy  się  przy  podróŜy  odbywanej  środkami
komunikacji  lądowej  —  od  chwili  przekroczenia  granicy  polskiej  w  drodze  za  granicę  do
chwili przekroczenia granicy polskiej w drodze powrotnej do kraju.

Opracował: Tomasz Kosiłko, Centrum Szkolenia Kierowców Zawodowych INSPEKTOR

tel. +48 508 106 099, e-mail:

cskz.inspektor@wp.pl

, www.inspektor.szczecin.pl

Dieta przysługuje w wysokości obowiązującej dla docelowego państwa podróŜy.

Dietę oblicza się w następujący sposób:
1) za kaŜdą dobę podróŜy przysługuje dieta w pełnej wysokości;
2) za niepełna dobę podróŜy:
a) do 8 godzin — przysługuje 1/3 diety,
b) ponad 8 do 12 godzin — przysługuje 1/2 diety,
c) ponad 12 godzin — przysługuje dieta w pełnej wysokości.

Pracownikowi,  który  otrzymuje  za  granicą  bezpłatne  całodzienne  wyŜywienie  lub  gdy
wyŜywienie  opłacone  jest  w  cenie  karty  okrętowej  (promowej),  przysługuje  25%  diety
ustalonej zgodnie z wyŜej wymienionymi kryteriami czasowymi.

Pracownikowi, który otrzymuje za granicą częściowe wyŜywienie, przysługuje odpowiednio
na:
1) śniadanie — 15% diety;
2) obiad — 30% diety;
3) kolację — 30% diety;
4) inne wydatki — 25% diety.

Za  nocleg  przysługuje  pracownikowi  zwrot  kosztów  w  wysokości  stwierdzonej  rachunkiem
hotelowym, w granicach ustalonego na ten cel limitu określonego w powyŜszej tabeli.
W  razie  nieprzedstawienia  rachunku  za  nocleg,  pracownikowi  przysługuje  ryczałt  w
wysokości  25%  limitu,  o  którym  mowa  powyŜej.  Ryczałt  ten  nie  przysługuje  za  czas
przejazdu.
W uzasadnionych przypadkach pracodawca moŜe wyrazić zgodę na zwrot kosztów za nocleg
w hotelu, stwierdzonych rachunkiem, w wysokości przekraczającej limit.

Ww.  przepisów  nie  stosuje  się,  jeŜeli  pracodawca  lub  strona  zagraniczna  zapewnia
pracownikowi bezpłatny nocleg.

Pracownikowi  przysługuje  ryczałt  na  pokrycie  kosztów  dojazdu  z  dworca  i  do  dworca
kolejowego,  autobusowego,  portu  lotniczego  lub  morskiego  w  wysokości  jednej  diety  w
miejscowości  docelowej  za  granicą  oraz  w  kaŜdej  innej  miejscowości,  w  której  pracownik
korzystał z noclegu.

Na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej pracownikowi przysługuje
ryczałt w wysokości 10% diety za kaŜdą rozpoczętą dobę pobytu w podróŜy.

Ww. ryczałty nie przysługują, jeŜeli:
1) pracownik odbywa podróŜ pojazdem samochodowym (słuŜbowym lub prywatnym);
2) strona zagraniczna zapewnia bezpłatne dojazdy;
3) pracownik nie ponosi kosztów, na których pokrycie przeznaczone są wymienione ryczałty.

Opracował: Tomasz Kosiłko, Centrum Szkolenia Kierowców Zawodowych INSPEKTOR

tel. +48 508 106 099, e-mail:

cskz.inspektor@wp.pl

, www.inspektor.szczecin.pl

8)  Jak i kiedy rozliczyć delegacje zagraniczną?

Pracownik  otrzymuje  zaliczkę  w  walucie  obcej  na  niezbędne  koszty  podróŜy  i  pobytu  poza
granicami kraju.

Za  zgodą  pracownika  zaliczka  moŜe  być  wypłacona  w  walucie  polskiej,  w  wysokości
stanowiącej równowartość przysługującej pracownikowi zaliczki w walucie obcej.

Rozliczenie  kosztów  podróŜy  jest  dokonywane  w  walucie  otrzymanej  zaliczki,  w  walucie
wymienialnej albo w walucie polskiej, w terminie 14 dni od dnia zakończenia podróŜy.

Do  rozliczenia  kosztów  podróŜy  pracownik  załącza  dokumenty  (rachunki)  potwierdzające
poszczególne  wydatki.  Nie  dotyczy  to  diet  oraz  wydatków  objętych  ryczałtami.  JeŜeli
uzyskanie dokumentu (rachunku) nie było moŜliwe, pracownik składa pisemne oświadczenie
o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania.