5. Savoir-vivre a telefon  

Korzystanie z telefonu 

w sytuacji służbowej 

Czasem  zdarza  się,  że  w  trakcie  pracy  musimy  odebrać  lub  wykonać  prywatny 

telefon. Zazwyczaj nikt nam tego nie zabrania, bo całkowity zakaz używania telefonu 

w  pracy 

mógłby  być  uznany  za  niezgodny  z  prawem  (obowiązuje  bowiem  zasada 

wolności i ochrony tajemnicy komunikowania), jednakże są sytuacje, w których lepiej 

telefon wyłączyć. 

 

Taką  sytuacją  jest  np.  spotkanie  biznesowe,  zebranie  z  szefem  lub  rozmowa  z 

klientem. Niedopuszczalne jest 

odbieranie telefonu w momencie, gdy ktoś w naszym 

towarzystwie wypowiada się służbowo. Najbezpieczniej jest wyłączyć dźwięk, albo w 

ogóle  nie  zabierać  ze  sobą  telefonu.  Połączenia  można  odbierać  tylko  wtedy,  gdy 

faktycznie można rozmawiać, odbieranie w trakcie spotkań jest nietaktem.  

Jeśli  w  pracy  dzielimy  biuro  z  innymi  współpracownikami  –  powinniśmy  odbierać 

telefon  tylko 

wtedy,  gdy  możemy  rozmawiać  i  innym  nie  będzie  to  przeszkadzało. 

Rodzaj 

dźwięku  dzwonka  również    nie  jest  bez  znaczenia  –  lepiej  zrezygnować  z 

irytujących piosenek, które postawią na baczność połowę biura.  

Jak kulturalnie rozmawiać przez telefon służbowy? 

Aby komunikacja telefoniczna przebiegała jasno i bezkonfliktowo należy przestrzegać 

pewnych zasad.  

Za  każdym  razem,  gdy  podnosisz  służbową  słuchawkę  i  rozpoczynasz  rozmowę, 

Twój rozmówca tworzy sobie wyobrażenie Ciebie i firmy, którą reprezentujesz.  To, w 

jaki sposób rozmawiasz, jakich słów używasz i jak intonujesz głos, decyduje o Twoim 

wizerunku zewnętrznym. 

Jeśli  odbierasz  telefon  służbowy  –  zawsze  powinieneś  się  przedstawić  imieniem  i 

nazwisk

iem oraz nazwą miejsca pracy. Jeśli zaś Ty dzwonisz do kogoś  – lepiej nie 

zaczynaj od słów: Kto mówi? Bo prawdopodobnie uzyskasz odpowiedź: No przecież 

to  Pani/Pan  do  mnie  dzwoni!  Gdy  dzwonisz  gdziekolwiek 

–  powinieneś  wiedzieć  z 

kim chcesz rozmawiać i w jakim celu wykonujesz telefon.  

Najlepiej  jest  odbierać  telefon  jak  najszybciej.  W  momencie,  gdy  nie  możemy 

rozmawiać  –  należy  przeprosić  i  zaproponować  oddzwonienie  potem.  Nigdy  nie 

powinniśmy  prosić  swojego  rozmówcy  o  czekanie!  Każda  chwila  spędzona  przy 

telefonie z drugiej strony wydaje się dłuższa kilka razy niż z Twojej perspektywy. 

Istotne  jest  również  wyczucie  czasu  telefonów  służbowych  -  wykonuje  się  je  w 

godzinach  urzędowania,  a  więc  maksymalnie  do  godziny  17.  Jeśli  zaś  dotyczą 

ważnych  spraw  trzeba  pamiętać,  aby  mimo  wszystko  nie  wykonywać  ich  po  22!  

Najlepiej też unikać godzin lunchowych, bo wtedy istnieje ryzyko, że osoba, do której 

dzwonimy, nie będzie dostępna.  

Jeśli  już  się  dodzwonimy  i  rozmowa  przebiegnie  pomyślnie,  przychodzi  moment  jej 

zakończenia. Każdy telefon powinien być zakończony podziękowaniem za rozmowę i 

pożegnaniem.  Tak  samo  jak  w  przypadku  przedstawiania  się  i  podawania  ręki  – 

obowiązują tu zasady pierwszeństwa. Pierwszeństwo zakończenia rozmowy leży po 

stronie dzwoniącego, szefowi i osobom starszym.  

 

COGITORS.pl