ZARZĄDZANIE NIERUCHOMOŚCIAMI MIESZKALNYMI
-
WSPÓLNOTY MIESZKANIOWE
Dr Radosław Cyran
PODSTAWOWE INFORMACJE O WSPÓLNOTACH
MIESZKANIOWYCH
Możliwość tworzenia wspólnot mieszkaniowych pojawiła się wraz z prowadzeniem regulacji
dotyczących
ustanawiania
odrębnej
własności
lokali
mieszkalnych
oraz
lokali
o innym przeznaczeniu (ustawa z dnia 24 czerwca 1994 roku o własności lokali). Na mocy tej ustawy
„ogół właścicieli, których lokale wchodzą w skład określonej nieruchomości, tworzy wspólnotę
mieszkaniową”.
Wspólnota mieszkaniowa powstaje z mocy prawa, z chwilą przeniesienia własności pierwszego
wyodrębnionego
lokalu,
w
budynku
wielolokalowym
na
inną
osobę,
czyli
w momencie zaistnienia dwóch właścicieli nieruchomości lokalowych w budynku/budynkach
znajdujących się na tej samej nieruchomości gruntowej.
Zgodnie z ustawą o własności lokali odrębną własność samodzielnego lokalu można ustanowić
w drodze:
1) umowy
2)
orzeczenia sądu znoszące współwłasność
3)
jednostronnej czynność prawna właściciela Właściciel oświadcza przed notariuszem, że
właściciel wyodrębnia własność lokali ale nie przenosi jej w tym momencie na inną osobę,
pozostawiając wyodrębnioną własność sobie.
4) umowy developerskiej
–polega na wyodrębnieniu lokali w domu nie wybudowanym.
Zawierana jest wówczas umowa obligacyjna, nienazwana, w której właściciel gruntu (budynku
jeszcze nie ma) zobowiązuje się do wyodrębnienia i przeniesienia własności lokali z chwilą,
gdy na gruncie wybuduje budynek, na rzecz osób, z którymi taką umowę zawiera.
Zamieszczone w umowie zobowiązania podlegają ujawnieniu w kw w dziale III. Bez wpisu do
kw umowa developerska jest nieważna i wówczas przyszły właściciel nie ma prawa domagać
się wyodrębnienia lokalu i przeniesienia jego własności, co jest treścią umowy.
Umowa o ustanowienie odrębnej własności lokalu wymaga, pod rygorem nieważności, formy aktu
notarialnego.
Dodatkową
przesłanką
powstania
tej
własności
jest
dokonanie
wpisu
w założonej dla tego lokalu księdze wieczystej. Należy zauważyć, że tylko trzy z wyżej wymienionych
form dotyczą wyodrębnienia własności lokalu połączonego z jednoczesną zmianą właściciela tego
lokalu. Właściciel nieruchomości, ustanawiający własność lokalu dla siebie, w drodze jednostronnej
czynności prawnej, nie tworzy wspólnoty mieszkaniowej.
Ponieważ odrębna własność lokalu może być ustanowiona zarówno na rzecz osób fizycznych
jak i osób prawnych wspólnotę mieszkaniową w praktyce mogą tworzyć, np. podmioty publiczne, tj.
gmina, przedsiębiorstwo państwowe oraz osoby fizyczne, które nabyły lokale mieszkalne od gminy czy
przedsiębiorstwa w ramach procesów prywatyzacyjnych zasobów publicznych; tylko osoby fizyczne,
które wykupiły wszystkie lokale w danym budynku, który stanowił pierwotnie własność podmiotu
publicznego lub podmiotu prywatnego np. dewelopera. W przypadku spółdzielni mieszkaniowych
samo wyodrębnienie własności lokali dla przynajmniej dwóch właścicieli nie skutkuje powstawaniem
wspólnoty mieszkaniowej. W świetle obowiązującej ustawy o spółdzielniach mieszkaniowych
wspólnota mieszkaniowa może powstać, jeżeli żaden z właścicieli lokali znajdujących się w
określonym
budynku
lub
budynkach
nie
jest
już
członkiem
spółdzielni,
a żaden z lokali położonych w danej nieruchomości nie stanowi własności spółdzielni
1
.
Prawem związanym z własnością lokalu jest udział w nieruchomości wspólnej, którą jest grunt,
części budynku i urządzenia, które nie służą wyłącznie do użytku właścicieli lokali.
Są nimi np.:
powierzchnie korytarzy,
dachów,
1
A. Turlej, Wspólnota mieszkaniowa, Wydawnictwo C.H. Beck, Warszawa 2004, s. 57-58.
strychy,
elewacje zewnętrzne budynków,
instalacje doprowadzające media do mieszkań (instalacja wodna, elektryczna, gazowa),
instalacje odprowadzające z mieszkań nieczystości płynne (instalacja kanalizacyjna),
instalacje centralnego ogrzewania,
przewody kominowe,
instalacje odprowadzające nieczystości stałe (zsypy).
Udziały we współwłasności nieruchomości wspólnej odpowiadają stosunkowi powierzchni
użytkowej danego lokalu wraz z powierzchnią pomieszczeń przynależnych do łącznej powierzchni
użytkowej wszystkich lokali w budynku wraz z pomieszczeniami do nich przynależnymi. Jest to tzw.
współwłasność przymusowa ze względu na to, że udział w niej jest prawem związanym z własnością
lokalu, w związku z tym nie można żądać zniesienia współwłasności nieruchomości wspólnej, dopóki
trwa odrębna własność lokalu. Sprzedaż lokalu następuje wówczas wraz ze sprzedażą lub oddaniem
w wieczyste użytkowanie ułamkowych części gruntu przypadającego na dany lokal. W wyniku takiej
transakcji lokale stanowią własność ich nabywców, a grunt pozostaje w ich współwłasności lub we
współużytkowaniu wieczystym.
Udział współwłaściciela= p.u lokalu wraz z pomieszczeniami przynależnymi
Suma p.u i powierzchni przynależnych
Zadaniem
wspólnoty
mieszkaniowej
jest
utrzymanie
nieruchomości
wspólnej
w należytym stanie, jako warunek niezbędny dla zapewnienia odpowiedniego komfortu
zamieszkiwania w budynku wielolokalowym, tym samym optymalizacji zaspakajania potrzeb
mieszkaniowych,
jak również prawidłowego korzystania z poszczególnych lokali. W tym celu
wspólnota może nabywać prawa i zaciągać zobowiązania. Za zobowiązania dotyczące nieruchomości
wspólnej odpowiada wspólnota bez ograniczeń, a każdy właściciel w części odpowiadającej jego
udziałowi w tej nieruchomości. Nabycie prawa również przypada proporcjonalnie do udziałów w
nieruchomości wspólnej poszczególnym członkom
2
. Wspólnota posiada zdolność do czynności
prawnych oraz tzw. „zdolność sądową”, czyli może być pozwana i sama może pozywać, jednakże nie
ma osobowości prawnej.
Sprawy dotyczące wspólnoty ogół właścicieli rozstrzyga w formie uchwał. Uchwały właścicieli
lokali są podejmowane na zebraniu, bądź w drodze indywidualnego zbierania głosów przez zarząd.
Uchwała może być także wynikiem głosów oddanych częściowo na zebraniu, częściowo w drodze
indywidualnego ich zbierania. Zapadają one większością głosów właścicieli lokali, liczoną według
wielkości udziałów, chyba że w umowie lub uchwale podjętej w tym trybie postanowiono, że w
określonej sprawie na każdego właściciela przypada jeden głos.
Uchwały zapadają większością głosów właścicieli liczoną według wielkości udziałów, chyba że w
deklaracji wspólnoty bądź w uchwale postanowiono, że w określonej sprawie na każdego właściciela
p
rzypada jeden głos.
Jeżeli suma udziałów nie jest równa 1 lub gdy większość udziałów należy do jednego właściciela np.
gminy, zakładu pracy, developera, głosowanie według zasady, ze na każdego właściciela przypada 1
głos wprowadza się na każde żądanie właścicieli lokali posiadających łącznie co najmniej 20%
udziałów w nieruchomości wspólnej.
Właściciel lokalu może zaskarżyć uchwałę do sądu z powodu:
1.
jej niezgodności z przepisami prawa lub deklaracją wspólnoty
2.
jeśli narusza ona zasady prawidłowego zarządzania nieruchomością wspólną określona w
umowie
3.
w inny sposób narusza jego interesy
Powództwo przeciw wspólnocie może być wytoczone w terminie do 6 tygodni od dnia podjęcia
uchwały na zebraniu ogółu właścicieli lub od dnia powiadomienia wytaczającego powództwo o treści
uchwały podjętej w trybie indywidualnego zbierania głosów. Zaskarżona uchwała podlega wykonaniu,
chyba że są d wstrzyma jej wykonanie do czasu zakończenia sprawy.
Ustawa o własności lokali rozróżnia dwa rodzaje wspólnot mieszkaniowych. Są to tzw. małe i
duże wspólnoty mieszkaniowe. Z małą wspólnotą mieszkaniową mamy do czynienia w przypadku, gdy
liczba lokali wyodrębnionych i lokali niewyodrębnionych, należących nadal do dotychczasowego
właściciela, jest nie większa niż siedem. Zaś z dużą, gdy liczba przedmiotowych lokali jest większa niż
siedem. Różnica pomiędzy nimi wynika z odmiennego ukształtowania zarządu nieruchomością
wspólną.
2
H. Walczewski, Prawo nieruchomości dla zarządców, Z.C.O., Zielona Góra 2000, s. 182.
Prawa właścicieli lokali:
korzystanie i rozporządzanie nieruchomością lokalową
korzystania z nieruchomości wspólnej zgodnie z jej przeznaczeniem
kandydowanie do zarządu wspólnoty
kontrolowania pracy zarządu
kontrolowanie finansów wspólnoty
uczestniczenie zgodnie z udziałem w pożytkach
współudział w podejmowaniu decyzji zwykłego zarządu w małej wspólnocie i w czynnościach
przekraczających zwykły zarząd w dużej wspólnocie
zaskarżania uchwał właścicieli lokali
zwołania zebrania ogółu właścicieli (wraz z przynajmniej 1/10 ogółu właścicieli).
O
bowiązki właściciela lokalu:
odpowiedzialność w wysokości udziału za zobowiązania wspólnoty
partycypacja w kosztach zarządu
pokrywanie kosztów opłat za media dostarczane do lokalu
ponoszenie kosztów niezbędnych remontów części wspólnych
przestrzegania przepisów prawa i uchwał
przestrzegania porządku domowego.
Właściciel lokalu, który nie wywiązuje się ze swoich obowiązków naraża się na to, że wspólnota
może:
a)
w trybie procesu żądać sprzedaży lokalu w drodze licytacji na podstawie kpc o egzekucji z
nieruchomości. Egzekucja pozytywnego dla wspólnoty wyroku odbywa się w drodze
licytacji, która kończy się przysądzeniem własności. Byłemu właścicielowi lokalu nie
przysługuje prawo do lokalu zamiennego.
b)
Dochodzić w postępowaniu upominawczym (KPC) zaległości, które jest szybkie i ogranicza
się do wydania nakazu zapłaty. Pozwany musi w ciągu 2 tygodni od doręczenia nakazu
uiścić roszczenie w całości wraz z kosztami albo wnieść sprzeciw. Po 2 tygodniach nakaz
uprawomocnia się i wspólnota może wystąpić o nadanie klauzuli wykonalności, a kolejno
wystąpić do komornika o wszczęcie postępowania egzekucyjnego
S
POSOBY I FORMY ZARZĄDU NIERUCHOMOŚCIĄ WSPÓLNĄ
Ustawa o własności lokali dała właścicielom udziałów w nieruchomości wspólnej możliwość
wyboru sposobu określania rodzaju zarządu oraz wyboru formy zarządu nieruchomością wspólną,
przy c
zym ta możliwość jest uzależniona od wielkości wspólnoty. Kodeks cywilny i ustawa o własności
lokali przewidują trzy sposoby zarządu nieruchomością wspólną, tj.:
zarząd umowny,
zarząd ustawowy,
zarząd przymusowy nałożony decyzją sądu.
Zarząd umowny występuje w sytuacji, kiedy wspólnota mieszkaniowa wewnętrzne zasady jej
funkcjonowania określa za pomocą umowy, zwanej również deklaracją lub statutem wspólnoty.
Rozwiązania w niej zawarte mogą, ale nie muszą pokrywać się z regułami określonymi przez ustawy.
W małej wspólnocie jej ustalenia muszą przyjąć wszyscy współwłaściciele, a w dużej wystarcza, by
przyjęła je większość współwłaścicieli. Umowa ta wymaga formy aktu notarialnego. Określenie formy
zarządu może nastąpić również w umowie o ustanowienie odrębnej własności lokali.
W przypadku, gdy współwłaściciele nie zdecydują się na ustalenie formy zarządu
n
ieruchomością wspólną w umowie, w tym zakresie mają zastosowanie reguły określone ustawami.
Zarząd ustawowy w małych wspólnotach opiera się na regulacjach kodeksu cywilnego i kodeksu
postępowania cywilnego o współwłasności. Zaś w dużych wspólnotach obowiązują zasady określone
w ustawie o własności lokali. W przypadku małych wspólnot do podjęcia czynności zwykłego zarządu
potrzebna jest zgoda większości współwłaścicieli, zaś do podjęcia czynności przekraczającej zwykły
zarząd potrzebna jest jednomyślność wszystkich współwłaścicieli
W przypadku dużych wspólnot właściciele zobowiązani są do wyboru jedno lub kilkoosobowego
zarządu wspólnoty. Czynność zwykłego zarządu zarząd podejmuje samodzielnie, w przypadku
czynności przekraczającej zwykły zarząd niezbędne jest podjęcie uchwały przez właścicieli lokali.
Zarząd przymusowy ma miejsce w przypadku, gdy współwłaściciele nie są w stanie
porozumieć się, co do formy zarządu nieruchomością wspólną lub zarząd nie wypełnia swoich
obowiązków, bądź też narusza zasady prawidłowej gospodarki. Na podstawie wniosku jednego ze
współwłaścicieli sąd ustanawia wówczas zarządcę przymusowego. Na wniosek jednego z
współwłaścicieli sad w postępowaniu nieprocesowym wybiera zarządcę sadowego, który może być
jednym z współwłaścicieli bądź osobą trzecią. Właściciele tracą wtedy uprawnienia do zwykłego
zarządu nieruchomością wspólna, jednak do czynności przekraczającej zwykły zarząd potrzebna jest
zgoda współwłaścicieli lub uzyskanie przez zarządcę upoważnienia sadowego. Zarząd sadowy uchyla
się, gdy przestaje istnieć przyczyna, która spowodowała wprowadzenie zarządu sadowego.
Ewentualne odwołanie takiego zarządy może nastąpić jedynie przez sąd
3
.
Zarząd przymusowy powołuje się w małej wspólnocie jeżeli:
a)
nie można uzyskać zgody większości współwłaścicieli w istotnych sprawach dotyczących
czynności zwykłego zarządu
b)
jeżeli większość współwłaścicieli narusza zasady prawidłowego zarządu
c)
większość krzywdzi mniejszość
Kodeks cywilny i ustawa o własności lokali, tj. regulacje, na których opiera się zarząd ustawowy
(a może również oprzeć się i zarząd umowny), przewidują dla obu rodzajów wspólnot trzy
podstawowe formy organizacji zarządzania nieruchomością wspólną. W przypadku małej wspólnoty
funkcje zarządzania mogą wykonywać bezpośrednio wszyscy współwłaściciele. Do podjęcia
czynności zwykłego zarządu wymagana jest w tym przypadku zgoda większości współwłaścicieli, zaś
do podjęcia czynności przekraczających zwykły zarząd wymagana jest jednomyślność wszystkich
właścicieli. Większość współwłaścicieli ustala się na podstawie wielkości ich udziałów i należy przez to
rozumieć więcej niż 50% udziałów. Należy podkreślić, że przepisy kodeksu cywilnego nie zawierają
definicji czynności zwykłego zarządu i czynności przekraczających zakres zwykłego zarządu. Przepisy
niniejszej ustawy służą natomiast rozstrzyganiu konfliktów powstałych pomiędzy współwłaścicielami
na tle sprawowanego zarządu. W ten sposób w razie braku zgody pomiędzy współwłaścicielami
decyzje może rozstrzygnąć sąd. W zakresie zwykłego zarządu decyzji sądowej może domagać się
jeden ze współwłaścicieli, zaś w zakresie przekraczającym czynności zwykłego zarządu do sądu musi
wystąpić większość współwłaścicieli. W małej wspólnocie może wystąpić także rodzaj zarządu bez
formalnego zlecenia, czyli „za milczącym przyzwoleniem właścicieli”. Sytuacja ta często występuje w
odniesieniu do gminy, która „od zawsze” zajmuje się gospodarowaniem nieruchomością. Kodeks
cywilny stanowi, że prowadzący cudzą sprawę bez zlecenia powinien zawiadomić o tym fakcie
wszystkich współwłaścicieli i oczekiwać formalnego zlecenia, albo prowadzić sprawę dopóty sami
właściciele nie będą w stanie przejąć zarządu we własne ręce. Trzecim rodzajem zarządu
nieruchomością wspólną jest zarząd sądowy.
W odniesieniu do dużej wspólnoty mieszkaniowej zarząd właścicielski (system bezpośredni)
sprawowany jest bezpośrednio przez organ wspólnoty zwany zarządem wspólnoty. Wybór zarządu
nast
ępuje w formie uchwały właścicieli. Zarząd ten może być jedno – lub kilkuosobowy, a jego
członkami mogą być tylko osoby fizyczne wybrane spośród właścicieli lokali w danej nieruchomości,
jak również spoza ich grona. Powołany przez wspólnotę zarząd pełni funkcję organu zarządzająco-
wykonawczego. Kieruje on sprawami wspólnoty i reprezentuje ją na zewnątrz oraz w stosunkach
między wspólnotą a poszczególnymi właścicielami lokali.
Ustawa o własności lokali wymienia, że do jego obowiązków należą w szczególności:
sporządzenie protokołu przejęcia nieruchomości i jej dokumentacji technicznej (budowlanej,
powykonawczej i ksiązki obiektu budowlanego), a w przypadku jej braku podjęcie czynności
zmierzających do jej opracowania lub aktualizacji,
prowadzenie i aktualiz
owanie spisu właścicieli lokali i przypadających im udziałów w
nieruchomości wspólnej,
prowadzenie odpowiedniej ewidencji pozaksięgowej kosztów zarządu nieruchomością
wspólną, zaliczek uiszczanych na pokrycie tych kosztów, a także rozliczeń z innych tytułów na
rzecz nieruchomości wspólnej. Wszelkie rozliczenia muszą być prowadzone za pomocą
rachunku bankowego.
zobowiązany jest do składania ze swojej działalności rocznego sprawozdania oraz
zwoływania zebrania ogółu właścicieli co najmniej raz w roku, jednak nie późnej niż w
pierwszym kwartale każdego roku
4
.
3
K. Lewandowski, Modele zarządzania nieruchomością wspólną wspólnoty mieszkaniowej, „Administrator” 2004 nr 10, s. 12.
4
Art. 29 U.Wł.Lok., op. cit.
Czynności zwykłego zarządu zarząd podejmuje samodzielnie, zaś do podjęcia czynności
przekraczających zakres zwykłego zarządu jest mu potrzebna uchwała właścicieli lokali wyrażająca
zgodę na dokonanie tej czynności oraz udzielająca mu pełnomocnictwa do zawierania umów
stanowiących czynności przekraczające zakres zwykłego zarządu.
Organem kontrolno-
stanowiącym jest zaś ogół właścicieli lokali, czyli wspólnota mieszkaniowa
5
.
Wspólnota m.in. ocenia pracę zarządu i podejmuje na zebraniu ogółu właścicieli uchwałę
o udzieleniu, bądź nie, absolutorium zarządowi.
Właściciele lokali mogą również powierzyć zarząd nieruchomością wspólną odrębnej od
wspólnoty mieszkaniowej osobie fizycznej lub prawnej. Jest to typowa sytuacja, w której zarządzanie
budynkiem wspólnotowym zostaje przekazane firmie zarządzającej. Powierzenie zarządu umową
zawartą w formie aktu notarialnego zwalnia właścicieli lokali w dużych wspólnotach od obowiązku
wyboru zarządu. W takim przypadku ustawowe obowiązki zarządu dotyczą zarządcy, któremu
powierzono zarząd nieruchomością wspólną. Może również wystąpić sytuacja, w której zarząd w
imieniu wspólnoty mieszkaniowej zleci określony zakres czynności zarządczych profesjonalnemu
zarządcy. Do zawarcia umowy o zarządzanie z licencjonowanym zarządcą zarząd musi uzyskać
wówczas wymagane pełnomocnictwo. Jeżeli zarząd jest kilkuosobowy oświadczenia woli za
wspólnotę mieszkaniową w przedmiotowej umowie składa przynajmniej dwóch jego członków.
Zarządca działa w zakresie zdefiniowanym w umowie o zarządzanie. Jego rola w zarządzie
nieruchomością wspólną w takiej strukturze sprowadza się zwykle jednak do pełnienia funkcji
doradczej. Zarząd wspólnoty organizuje i realizuje zarządzanie nieruchomością oraz ponosi
odpowiedzialność za wyniki swej działalności. W dużych wspólnotach może być także powołany
zarządca przymusowy.
Podobnie małe wspólnoty mogą umownie przyjąć rozwiązania charakterystyczne dla wspólnot
dużych, tj. powołać zarząd (jedno- lub kilkuosobowy) lub powierzyć (zlecić) zarząd nieruchomością
wspólną
zarządcy.
Przyjęcie
tych
rozwiązań
będzie
się
jednak
wiązało
z koniecznością poddania się wymogom obowiązującym w dużej wspólnocie mieszkaniowej.
Zasady wyboru
zarządcy nieruchomości wspólnej
1.
uchwała intencyjna właścicieli lokali o podjęciu działań w celu wyboru zarządcy
2. uzgodnienie prz
ez właścicieli zakresu usług świadczonych przez zarządcę
3.
sformułowanie zapytania ofertowego i zbieranie ofert
4.
wybór 2-3 najlepszych ofert i zaproszenie na zebranie właścicieli w celu prezentacji oferty
właścicielom lokali
5.
decyzja właścicieli lokali o wyborze zarządcy i udzielenie pełnomocnictwa zarządowi lub
wybranym właścicielom lokali do zawarcia umowy o zarządzanie
6.
podpisanie umowy o zarządzanie
7. przekazanie nie
ruchomości i dokumentacji zarządcy nieruchomości (protokół zdawczo –
odbiorczy).
Określenie zakresu obowiązków zarządcy wynika z umowy z właścicielem nieruchomości
(forma pisemna) . Rozróżnić można czynności zwykłego zarządu i czynności przekraczające zwykły
zarząd. Zarząd zwykły (podejście węższe zarządzania) obejmuje czynności związane z
administrowaniem. Administrowanie polega na wykonywaniu rutynowych czynności w zakresie obsługi
nieruchomości i utrzymania jej w gotowości eksploatacyjnej. W tym przypadku zarządca nie zajmuje
się konkretnie efektywnością nieruchomości jako inwestycji a interesuje go fizyczne utrzymywanie
obiektu
– nacisk położony na aspekty techniczne i prawne.
5
A. Turlej, Wspólnota …, op. cit. s. 128.
Zwyczajowe
czynności zwykłego zarządu:
gospodarowanie środkami finansowymi
sporządzanie rozliczeń finansowych
bieżące kontrolowanie nieruchomości
prowadzenie ewidencji danych związanych z nieruchomością
pobieranie wpłat od najemców/ właścicieli lokali
podpisywanie umów na dostawę mediów;
zatrudnienie dozorcy, firmy sprzątającej itp.
ubezpieczenie nieruchomości
zapobieganie awariom poprzez bieżącą konserwację i naprawy;
utrzymywanie nieruchomości w odpowiednim stanie sanitarno-porządkowym;
egzekwowanie wykonywania obowiązków najemców określonych w umowie najmu
lokalu;
pobieranie czynszów.
Czynności przekraczające zwykły zarząd (podejście szersze zarządzania) – właściciel przekazuje
zarządcy większe władztwo nad zarządzaną nieruchomością. Zarządzanie w tym podejściu wykracza
poza zadania krótkoterminowe - nacisk na aspekty ekonomiczne i finansowe.
Przykładowe czynności przekraczające zwykły zarząd:
przyjęcie deklaracji/statuty wspólnoty
przyjęcia formy zarządu lub zmiana formy zarządu
wybór zarządu, zarządcy oraz ich odwołanie
ustalenie treści umowy o zarządzanie (zakres obowiązków, wynagrodzenie)
ustalenie wynagrodzenia zarządu lub zarządcy nieruchomości wspólnej,
ustalenie i zmiany regulaminu porządku domowego,
przyjęcie rocznego planu gospodarczego,
przyjęcie wykonania planu gospodarczego i udzielenie zarządowi/zarządcy absolutorium,
ustalenie wysokości opłat na pokrycie kosztów zarządu, funduszu remontowego
ustalenie zasad rozliczania kosztów zarządu i mediów dostarczanych do lokali
ustalenie zasad rozdysponowania dochodu operacyjnego z budżetu operacyjnego
decyzja o zaciągnięciu kredytów na remonty nieruchomości
zgoda na
wytoczenie powództwa przeciwko właścicielowi lokalu,
udzielenie zarządowi pełnomocnictwa do zawierania umów, które przekraczają zakres
zwykłego zarządu,
tworzenie funduszy celowych np. remontowego, inwestycyjnego
zmiana przeznaczenia części nieruchomości wspólnej,
udzielenie zgody na nadbudowę lub przebudowę nieruchomości wspólnej,na ustanowienie
odrębnej własności lokalu powstałego w następstwie nadbudowy lub przebudowy i
rozporządzenie tym lokalem oraz na zmianę wysokości udziałów w następstwie powstania
odrębnej własności lokalu nadbudowanego lub przebudowanego,
udzielenie zgody na zmianę wysokości udziałów we współwłasności nieruchomości wspólnej,
dokonanie podziału nieruchomości wspólnej,
nabycie nieruchomości,
ustalenie, w wypadkach nieuregulowanych p
rzepisami, części kosztów związanych z
eksploatacją urządzeń lub części budynku służących zarówno do użytku poszczególnych
właścicieli lokali, jak i do wspólnego użytku właścicieli co najmniej dwóch lokali, które
zaliczane będą do kosztów zarządu nieruchomością wspólną,
udzielenie zgody na podział nieruchomości gruntowej zabudowanej więcej niż jednym
budynkiem mieszkalnym i związane z tym zmiany udziałów w nieruchomości wspólnej oraz
ustalenie wysokości udziałów w nowo powstałych, odrębnych nieruchomościach wspólnych,
określenie zakresu i sposobu prowadzenia przez zarząd lub zarządcę, któremu zarząd
nieruchomością wspólną powierzono w sposób określony w art. 18 ust. 1, ewidencji
pozaksięgowej kosztów zarządu nieruchomością wspólną, zaliczek uiszczanych na pokrycie
tych kosztów, a także rozliczeń z innych tytułów na rzecz nieruchomości wspólnej.
Czynności organizacyjne wspólnoty mieszkaniowej
Wybór w dużej wspólnocie zarządu
Uzyskanie dla wspólnoty numeru statystycznego REGON (w ciągu 14 dni od wyboru zarządu
lub powierzenia zarządu zarządcy) na podstawie (okazujemy oryginały a załączamy kopie):
o
Odpisu z księgi wieczystej dla nieruchomości wspólnej
o
Protokołu z zebrania właścicieli lokali z uchwałą o wyborze zarządu lub powierzenia
zarządu
o
Listy obecności właścicieli lokali na zebraniu
o
Umowy o powierzeniu zarządu zawierającej stosowne pełnomocnictwo dla zarządcy
Wyrobienie dla wspólnoty pieczątki
o
Trzeba mieć nadany najpierw numer REGON
o
Treść pieczątki musi być zgodna z nazwą uwidocznioną w REGON
o
Pieczątka musi zawierać numer REGON
Otwarcie dla wspólnoty rachunku bankowego
o
Niezbędna jest uchwała z zebrania o wyborze zarządu lub powierzenia zarządu wraz
z pełnomocnictwem do założenia rachunku bankowego i dysponowaniem rachunkiem
o
Wypis z księgi wieczystej
o
Gdy zarząd powierzono firmie to osobą otwierającą rachunek będzie osoba zgodnie z
wpisem do ewidencji gospodarczej lub KRS
o
Gdy jest to zarząd właścicielski muszą stawić się wszyscy członkowie zarządu
(złożenie podpisów na karcie podpisów)
o
Zarząd/ zarządca ma prawo do:
Otwierania/zamykania rachunków bankowych
Otwierania/zamykania lokat terminowych
Podpisywania i składania przelewów
Odbioru wyciągów bankowych.
Przekazanie właścicielom książeczek opłat wraz z numerem rachunku wspólnoty
Dokonanie zgłoszenia identyfikacyjnego NIP
o
W urzędzie skarbowym składa się zgłoszenie identyfikacyjne na formularzu NIP 2
wpisując w rubryce forma organizacyjno-prawna KOD 85, a w rubryce przedmiot
wykonywanej działalności KOD PKD 7032A
o Formu
larz NIP 2 podpisuje zarządca lub dwóch członków zarządu przy zarządzie
wieloosobowym
Prowadzenie rozliczeń kadrowo-płacowych oraz sprawozdawczości PIT
o
Wspólnota zatrudniając pracowników na umowie o pracę, o dzieło, zlecenie staje się
płatnikiem podatku PIT
o
Wspólnota na druku NIP 3 składa zgłoszenie identyfikacyjne
o Wsp
ólnota od umów o pracę składa miesięczną deklarację PIT 4 w terminie nie
późniejszym niż do 20 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym pobrano
zaliczki
o
Od umów zlecenia i o dzieło wspólnota odprowadza jako płatnik zryczałtowaną
zaliczkę na podatek PIT do 20 dnia kolejnego miesiąca.
o
Jeżeli właścicielom lokali wypłacimy pożytki to będą stanowiły one dla właścicieli
przychody z innych źródeł i zapłacą oni od nich podatek PIT.
Ustalenie zasad obsługi księgowej wspólnoty- ewidencja musi umożliwiać ustalenie
o
Wpływów wspólnoty z podziałem na zaliczki na koszty zarządu oraz pożytki cywilne
o
Wydatki wspólnoty związane z kosztami zarządu
o
Rozliczenia kosztów mediów dostarczanych do nieruchomości lokalowych
o
Stan rozrachunków – należności i zobowiązania poszczególnych podmiotów
(właścicieli, podwykonawców itp.)
o
Stan środków pieniężnych
Ustalenie zasad rozliczeń i sprawozdawczości VAT
o
Wspólnoty osiągając pożytki zwolnione są do kwoty 50000 zł
o
W przypadku stania się płatnikiem VAT wspólnota zobowiązana jest do składania w
urzędzie skarbowym do 25 dnia każdego miesiąca za miesiąc poprzedni deklaracji
VAT 7
o
Podatnicy zwolnieni z VAT podmiotowo mają obowiązek ewidencjonować sprzedaż
najpóźniej do dnia wystąpienia kolejnej sprzedaży
o
Wspólnoty niekorzystające ze zwolnienia podmiotowego prowadzą pełne ewidencje
sprzedaży (sprzedaż netto, stawka podatkowa, podatek należny, sprzedaż brutto) i
zakupów (zakupy netto, podatek naliczony, zakupy brutto)
Rejestracja i sprawozdawczości w ZUS
o
Gdy wspólnota zatrudnia pracowników na umowę o pracę lub umowę zlecenie jako
płatnik składek na ubezpieczenia społeczne ma obowiązek dokonania zgłoszenia
rejestracyjnego na formularzu ZUS ZPA
– w ciągu 7 dni od zatrudnienia pierwszego
pracownika
o
Zgłoszenie pracowników podlegających ubezpieczeniom społecznym i zdrowotnym
dokonuje się na druku ZUS ZUA a w przypadku tylko ubezpieczenia zdrowotnego na
druku ZUS ZZA w ciągu 7 dni od powstania obowiązku ubezpieczeń
o
Wspólnota zobowiązana jest za każdy miesiąc składać w ZUS deklaracje
rozliczeniowe ZUS DRA i imienne raporty miesięczne do 15 dnia następnego
miesiąca
o
Wspólnota sporządza raport miesięczny dla pracownik ZUS RMUA
o
Wyrejestrowanie pracowników odbywa się na druku ZUS ZWUA
Ustalenie zasad rozliczania i sprawozdawczości CIT
o
Przychody osiągane przez wspólnotę przeznaczone na cele związane z utrzymaniem
zasobów mieszkaniowych bądź wydatkowane na rzecz członków wspólnoty są wolne
od podatku dochodowego
– do końca 2006r.
o Od
2007r. wolne od podatku są dochody uzyskane z gospodarki zasobami
mieszkaniowymi w części przeznaczonej na cele związane z utrzymaniem tych
zasobów, z wyłączeniem dochodów uzyskiwanych z innej działalności gospodarczej
niż gospodarka zasobami mieszkaniowymi
o
Wspólnoty nie płacą podatku CIT z tytułu:
zaliczek na koszty zarządu
zaliczek na koszty mediów dostarczanych do lokali o
od środków wpłacanych na fundusz remontowy a nie wykorzystanych w
danym roku
odsetek i opłat karnych z tytułu spóźnionych płatności
od sprzedaży części nieruchomości, gdy środki te przeznaczą na gospodarkę
mieszkaniową
należy złożyć deklarację do 20 dnia drugiego miesiąca roku podatkowego
naczelnikowi urzędu skarbowego, że wspólnota przeznacza uzyskane
dochody na cele utrzymania zaso
bów mieszkaniowych i nie osiąga
przychodów z innej dzielności gospodarczej
obligatoryjne pozostaje dla wspólnoty coroczne rozliczenia się z CIT na
formularzu CIT 8.
o
wspólnoty płacą podatek CIT z tytułu:
dochodów z wynajmu powierzchni elewacji na reklamy, dachu
lokali użytkowych stanowiących część wspólną
mali podatnicy (do 800
000 EURO przychodu ze sprzedaży) mogą wpłacać
zaliczki kwartalnie w wysokości różnicy pomiędzy podatkiem należnym od
dochodu osiągniętego od początku roku a sumą zaliczek należnych za
poprzednie kwartały – wybierając metodę rozliczeń kwartalnych wspólnota
musi do 20 dnia drugiego miesiąca roku podatkowego zawiadomić w formie
pisemnej o tym naczelnika właściwego urzędu skarbowego.
Ubezpieczenie budynku oraz wspólnoty
o Ubezpieczenie b
udynku od ognia i innych zdarzeń losowych – wysokość składki około
0,5 promila wartości odtworzeniowej nieruchomości
Ryzyko ognia
Uderzenie pioruna
Eksplozji
Upadku statku powietrznego
Oraz akcji ratowniczej związanej z powyższymi zdarzeniami
Dodatkowo
również można rozszerzyć zakres ubezpieczenia na:
Ryzyko huraganu
Powodzi
Gradu
Obsunięcia się ziemi
Uderzenia pojazdu
Ryzyko szkód wodociągowych ( awaria – wydostanie się wody, pary, płynów,
cofniecie się wody i ścieków, nieumyślne pozostawienie otwartych kranów i
zaworów)
o
Ubezpieczenie od uszkodzeń i awarii maszyn (winda, lokalna kotłownia) – 3-5promila
sumy gwarancyjnej
Ryzyko celowego zniszczenia przez osoby trzecie
Błędy w obsłudze
Niedobór wody w kotłach
Dostania się ciała obcego
Niezadziałania urządzeń zabezpieczających
Zwarcia lub przepięcia prądu elektrycznego
Nadmiernego ciśnienia
o Ubezpieczenie od dewastacji
– 0,5-25 promila sumy gwarancyjnej
Ogrodzeń
Placów zabaw
Drzwi wejściowych
Elewacji
Klatki schodowej
o
Ubezpieczenie wspólnoty od odpowiedzialności cywilnej (0,4-1,5% sumy
gwarancyjnej), w szczególności gdy jest zarząd właścicielski (gdy jest zarząd
powierzony ubezpieczenie OC musi posiadać zarządca) z tytułu
posiadania nieruchomości – szkoda deliktowa (np. oderwanie się części
budynku, zawalenie)
– niezależna od staranności w działaniach związanych z
utrzymaniem nieruchomości w należytym stanie
działań związanych z utrzymaniem nieruchomości – OC kontraktowe
związane z należytym wykonaniem czynności w działaniu związanym z
utrzymaniem
nieruchomości w należytym stanie – dotyczy nienależytego
wykonania bądź niewykonania przyjętego zobowiązania (należy zwrócić
uwagę aby polisa obejmowała przejęcie przez ubezpieczyciela
odpowiedzialności za wypadki spowodowane rażącym niedbalstwem
ubezpie
czonego oraz do jakiej kwoty minimalnej wyłączona jest
odpowiedzialność towarzystwa np. drobne szkody do 1000 zł.)
WSPÓŁCZESNE PROBLEMY W ZARZĄDZANIU
WSPÓLNOTAMI MIESZKANIOWYMI
1. R
egulowanie stanów prawnych nieruchomości zabudowanych wydzielonych po
obrysie budynku
Zgodnie z ustawą z dnia 21 sierpnia 1997r. o gospodarce nieruchomościami, działka
budowlana to zabudowana działka gruntu, której wielkość, cechy geometryczne, dostęp do drogi
publicznej oraz wyposażenie w urządzenia infrastruktury technicznej umożliwiają prawidłowe i
racjonalne
korzystanie
z
budynków
i
urządzeń
położonych
na
działce.
Z ustawowej definicji wynika, że w sytuacji gdy wokół budynku znajduje się działka niezabudowana,
której nabycie może polepszyć warunki korzystania z działki zabudowanej budynkiem, właściciele
lokali we wspólnocie mieszkaniowej powinni dążyć do nabycia tej działki, celem właściwego
funkcjonowania wspólnoty mieszkaniowej. Na mocy przepisu art. 209a ustawy o gospodarce
nieruchomościami,
„jeżeli
przy
wyodrębnianiu
własności
lokali
w budynku wydzielono dla tego budynku działkę gruntu niespełniającą wymogów działki budowlanej,
właścicielom lokali przysługuje w stosunku do Skarbu Państwa lub jednostki samorządu terytorialnego
roszczenie
o
zawarcie
umowy
przenies
ienia
własności
lub
oddania
w użytkowanie wieczyste przyległej nieruchomości gruntowej lub jej części, która wraz
z dotychczas wydzieloną działką gruntu będzie spełniać wymogi działki budowlanej, pod warunkiem
że
roszczenie
to
zostało
zgłoszone
łącznie
przez
właścicieli
wszystkich
lokali”.
W razie braku zgody stosuje się przepisy art. 199 Kodeksu cywilnego, który stanowi: „do
rozporządzania rzeczą wspólną oraz do innych czynności, które przekraczają zakres zwykłego
zarządu, potrzebna jest zgoda wszystkich współwłaścicieli. W przypadku braku takiej zgody
współwłaściciele, których udziały wynoszą co najmniej połowę, mogą żądać rozstrzygnięcia przez sąd,
który orzeknie mając na względzie cel zamierzonej czynności oraz interesy wszystkich
współwłaścicieli”. Z kolei zgodnie z art. 32 ustawy z dnia 24 czerwca 1994r. o własności lokali, „jeżeli
grunt wchodzący w skład nieruchomości wspólnej nie spełnia wymogów przewidzianych dla działki
budowlanej, uniemożliwiając prawidłowe i racjonalne korzystanie z budynków i urządzeń z nimi
związanych, zarząd lub zarządca, któremu zarząd nieruchomością wspólną powierzono w sposób
określony w art. 18 ust. 1, jest obowiązany przedstawić właścicielom lokali projekty uchwał w sprawie:
1)
wyrażenia zgody na nabycie przyległych nieruchomości gruntowych umożliwiających spełnienie
wymogów przewidzianych dla działek budowlanych,
2)
udzielenia zarządowi lub zarządcy, któremu zarząd nieruchomością wspólną powierzono
w sposób określony w art. 18 ust. 1, pełnomocnictwa do wykonania odpowiednich, prawem
przewidzianych, czynności zmierzających do nabycia przyległych nieruchomości gruntowych na
rzecz wspólnoty mieszkaniowej”.
Udzielenie zarządowi lub zarządcy, któremu zarząd nieruchomością wspólną powierzono w
sposób określony w art. 18 ust. 1, pełnomocnictwa do wykonania odpowiednich, prawem
przewidzianych, czynności zmierzających do nabycia przyległych nieruchomości gruntowych na rzecz
wspólnoty mieszkaniowej winno nastąpić w formie aktu notarialnego, gdyż nabycie przyległych
gruntów też nastąpi w formie aktu notarialnego.
Decyzja o nabyciu przyległych nieruchomości wymaga jednomyślnej zgody właścicieli na
dokonanie tej
czynności. Nie wchodzi tu w grę podejmowanie decyzji większością udziałów, jak przy
pozostałych działaniach wspólnot mieszkaniowych.
2. R
egulacja
stanów
prawnych
nieruchomości
tzw.
jednoklatkowych
w nieruchomościach powiązanych technicznie
Należy uregulować stan prawny nieruchomości tzw. jednoklatkowych powstałych
w wyniku niewłaściwie przygotowanej prywatyzacji lokali, którą poprzedził niewłaściwy podział
geodezyjny jednej nieruchomości zabudowanej budynkiem mieszkalnym. Sytuacja ta wymaga
bezwzględnie zmiany stanu prawnego, gdyż jest niewłaściwa i niekorzystna dla prawidłowego
funkcjonowania całej nieruchomości powiązanej ze sobą pod względem technicznym i instalacyjnym.
3. O
dtwarzanie dokumentacji technicznej nieruchomości zabudowanych budynkami
mieszkalnymi
Opisane działania winny zostać poprzedzone przygotowaniem całej dokumentacji,
w tym również dokumentacji technicznej nieruchomości, o której mowa w ustawie
o własności lokali. Ponieważ nieruchomości gruntowe zabudowane budynkiem mieszkalnym, które do
niedawna stanowiły własność miasta Katowice z uwagi na różne lata budowy, odmienne uregulowania
w przepisach i zmianach podmiotów zarządzających, posiadają szczątkową dokumentację techniczną
lub nie posiadają jej wcale, miasto Katowice podejmuje działania zmierzające do jej odtworzenia.
Umożliwi to prawidłowe procesy, o których mowa wyżej, a jednocześnie pokaże właścicielom lokali
wyodrębnionych, iż z chwilą zbycia lokali miasto Katowice nie przestaje interesować się
nieruchomościami, w których posiada udziały bez względu na ich wysokość i jest nadal
zainteresowane prawidłowym funkcjonowaniem nieruchomości. Odtworzone dokumentacje techniczne
budynków powinny służyć do regulacji stanów prawnych nieruchomości w zakresie ustalenia
powierzchni użytkowej lokali i wysokości udziałów poszczególnych właścicieli lokali w nieruchomości
wspólnej.
Instrument wspierający proces remontowy w mieście Katowice - ulga podatkowa
w podatku od nieruchomości dla właścicieli mieszkań, przeprowadzających remont
i
modernizację elewacji
W celu zwiększenia skali remontów elewacji budynków mieszkalnych miasto Katowice stosuje
zwolnienie od podatku od nieruchomości dla podatników będących właścicielami mieszkań w
budynkach wielorodzinnych. Na mocy
Uchwały nr XXII/457/08 Rady Miasta Katowice z dnia 25 lutego
2008r. w sprawie zwolnienia od podatku od nieruchomości budynków mieszkalnych wielorodzinnych
lub ich części znajdujących się na terenie miasta Katowice, w których dokonano remontu elewacji
zwaln
ia się od podatku od nieruchomości budynki mieszkalne lub ich części, pod warunkiem
zrealizowania w nich remontu polegającego na odnowieniu całej elewacji budynku (wszystkich jego
ścian poprzez czyszczenie, malowanie, wymiana tynku) w okresie nieprzekraczającym 1 roku,
liczonym od dnia rozpoczęcia remontu. Zwolnienia udziela się na wniosek podatnika złożony przed
rozpoczęciem remontu, nie później niż do dnia 31.12.2010r. Zwolnienie przysługuje po zakończeniu
remontu, do wysokości poniesionych przez podatnika kosztów, nie dłużej niż przez okres 5 lat.