Zarządzanie projektami

Analiza interesariuszy

(Zarządzanie projektami)

Interesariusze (stakeholderzy) to strony zaangaŜowane w daną decyzję,
podmioty które mogą odczuwać jej skutki i wpływać na jej podejmowanie.

Ćwiczenie:  w  ramach  pracy  zespołowej  zidentyfikujcie
interesariuszy  w  omawianym  przypadku,  analizując  ich
oczekiwania  i  moŜliwe  zachowania.  Zaproponujcie
podjęcie wobec nich określonych działań.

Oczekiwania

Jak

moŜe

zagrozić
realizacji?

Jak

moŜe

wspomóc
realizację?

Jakie

działania

wobec

niego

podjąć?

Interesariusz 1

Interesariusz 2

Interesariusz 3

Interesariusz 4

Interesariusz 5

Decyzje podejmowane

wobec interesariuszy

(Zarządzanie projektami)

Interesariusze (stakeholderzy) to strony zaangaŜowane w daną decyzję,
podmioty które mogą odczuwać jej skutki i wpływać na jej podejmowanie.

Ćwiczenie: w ramach pracy zespołowej ustalcie, jakie
decyzje podjąć wobec określonych interesariuszy.

Informuj?

Konsultuj? Współpracuj?

Kontroluj?

Interesariusz 1

Interesariusz 2

Interesariusz 3

Interesariusz 4

Interesariusz 5

Definiowanie celu

(Zarządzanie projektami)

Prawidłowo zdefiniowany cel powinien spełniać kryteria
SMART – to znaczy być:

S (pecific)

określony

M (easurable)

mierzalny

A (ttainable)

moŜliwy do osiągnięcia

R (esults-focused)

zorientowany na wyniki

T (ime-related)

ograniczony w czasie

Przykłady niewłaściwie zdefiniowanych celów:

Chcę być w Ŝyciu szczęśliwy (S, M, R, T)

Chcę w ciągu 2 lat wziąć ślub i mieć dziecko (S)

Chcę w najbliŜszej przyszłości zbudować nowy dom (S, M, T)

WdroŜony do 23 marca program komputerowy powinien być przyjazny
dla uŜytkownika (S)

Przykład dobrze zdefiniowanego celu:

Chcę do końca marca 200. zdać na pozytywn

ą ocenę resortowy

egzamin MSZ z języka tureckiego

Ćwiczenie: zdefiniuj samodzielnie trzy (fikcyjne?) cele

Cel związany z własnym kształceniem

Cel związany z Ŝyciem prywatnym (rodzina, mieszkanie, podróŜe,
oszczędności itp.)

Cel związany z Ŝyciem zawodowym (awans, podwyŜka, wykonanie zadań
itp.)

Pamiętaj, Ŝe dobrze zdefiniowany cel musi spełniać wszystkie kryteria SMART.
Najlepiej, jeśli zawiera się w jednym zdaniu.

Definiowanie wymagań

(Zarządzanie projektami)

Prawidłowo zdefiniowany cel powinien spełniać kryteria SMART: S(pecific) określony;
M(easurable) mierzalny; A(ttainable) moŜliwy do osiągnięcia; R(esults-focused)

zorientowany na wyniki; T(ime-related) ograniczony w czasie

Wymagania w projektach lub procesach zakupowych są określane analogicznie
do celów. Precyzyjne (spełniające kryteria SMART) wymagania mogą stanowić
jednocześnie kryteria akceptacji.

Ćwiczenie: W ramach pracy zespołowej zdefiniujcie wymagania,
odnoszące się do zakupu kartek świątecznych. Kartki z Ŝyczeniami
będą wysłane przed BoŜym Narodzeniem do organizacji, z którymi
współpracuje nasza instytucja.

Określając  wymagania,  zwróćcie  uwagę  na  następujące  aspekty:  kartki
standardowe  czy  drukowane  na  zamówienie,  motyw  graficzny,  tekst  Ŝyczeń,
ewentualny  tekst  nadruku,  czcionka,  papier,  rozmiar,  typ  druku,  termin  dostawy,
koszt.

KaŜde wymaganie na liście powinno być jednoznaczne i zrozumiałe dla
postronnego odbiorcy. Powinno spełniać kryteria SMART.

1.

2.

3.

4.

5.

6.

Studium przypadku

MOTYLKI

(Zarządzanie projektami)

Agencja reklamowa Motylki to mała, specjalistyczna firma z Kopydłowa, zajmująca

się usługami marketingowymi. Firma współpracuje z zaufaną drukarnią i dostawcami
papieru oraz gadŜetów i zatrudnia grafika, który projektuje nadruki firmowe oraz składa
komputerowo materiały promocyjne dla klientów. Jej klienci to głównie lokalne
przedsiębiorstwa produkcyjne, szkoły i instytucje samorządowe.

Firma wygrała właśnie przetarg na organizację wysyłki materiałów informacyjnych

w ramach marketingu bezpośredniego, rozpisany przez klienta, Urząd Miasta
Kopydłowa. Kontrakt został jej przyznany dlatego, Ŝe zaoferowała najniŜszą cenę (stałą
kwotę 500.000 złotych, obejmującą juŜ materiały), a jednocześnie posiadała dobre
relacje z klientem, który wcześniej korzystał z jej pomocy przy druku kalendarzy, broszur
i wizytówek.

Klient uwaŜa, Ŝe firma Motylki dba o jakość i obsługę klientów, sprawdziła się

równieŜ  jako  kreatywny  projektant  oraz  rzetelny,  terminowy  wykonawca.  Kontrakt
przewiduje  dotarcie  z  materiałami  promocyjnymi  Urzędu  Miasta  do  90%  firm
chemicznych  w  Polsce.  Urząd  miejski  chciałby  w  ten  sposób  zachęcić  te  firmy  do
inwestowania  w  nowopowstałym  parku  technologicznym.  Wprowadzono  równieŜ  karę
umowną w wysokości 5% sumy zamówienia za kaŜdy dzień opóźnienia w stosunku do
określonego terminu dostawy.

Firma Motylki nie realizowała dotychczas podobnego projektu, planuje jednak do

jego obsługi zatrudnić osobę z doświadczeniami w marketingu bezpośrednim. Docelowo
ta działalność ma być szansą na dywersyfikację działalności i podniesienie rentowności
na coraz bardziej konkurencyjnym cenowo rynku. W realizację projektu ma być
zaangaŜowanych ponadto wszystkie 5 osób, obecnie pracujących w firmie. Jest to
największy kontrakt, jaki dotychczas realizowała.

Partnerem przy organizacji wysyłki będzie Poczta Polska – firma Motylki liczy na

profesjonalne  doświadczenie  partnera  w  tym  obszarze,  ale  musi  z  nim  jeszcze
przygotować  kalkulację  kosztów  współpracy.  Jednocześnie  poszukuje  odpowiedniej
bazy  danych  teleadresowych  dla  organizacji  wysyłki  oraz  nowego  pracownika,  który
będzie dedykowany do obsługi projektu.

Pytania do dyskusji:

Określ przedmiot projektu

WskaŜ moŜliwe problemy w realizacji projektu przez firmę Motylki

Zaproponuj działania naprawcze

Skomentuj przygotowanie do projektu Urzędu Miasta Kopydłowa

Analiza ryzyka

(Zarządzanie projektami)

Ćwiczenie: w ramach pracy zespołowej przeprowadźcie analizę
ryzyka dla projektu

...

Prawdopodo

bieństwo

wystąpienia

Konsekwencje

Priorytet

Postulowane

działania

zapobiegawcze

Ryzyko 1

Ryzyko 2

Ryzyko 3

Ryzyko 4

Ryzyko 5

Prawdopodobieństwo wystąpienia: 0-99% Priorytet: niski – średni – wysoki - bardzo wysoki

Studium przypadku

AUTOSTRADA W

BANTUSTANIE

(Zarządzanie projektami)

Bantustan jest krajem o powierzchni ponad 300 tys. km

i prawie 40 mln mieszkańców.

Jest rozwijającą się gospodarką, przechodzącą okres transformacji od centralnego sterowania
do gospodarki rynkowej. W ciągu ostatnich 18 lat kraj był kierowany przez jedenaście kolejnych
rządów, a mieszkańcy odczuwają destabilizację polityczną i brak spójnej polityki gospodarczej.

NajwaŜniejszą przeszkodą w rozwoju Bantustanu jest zacofana infrastruktura, w tym brak

sieci transportowej i logistycznej, odpowiadającej wymogom nowoczesnej gospodarki. Naprawa
dróg i ambitne projekty budowy autostrad były istotnymi elementami kolejnych kampanii
wyborczych, jednak często zmieniające się rządy nie dotrzymują składanych obietnic, a intratne
kontrakty otrzymują 'zaufani' wykonawcy, nie wywiązujący się z nich i zastępowani po kolejnych
wyborach.

Po latach realizacji projektów i potęŜnych inwestycjach, Bantustan posiada obecnie tylko

około 200 kilometrów autostrad – wobec analiz wskazujących pilną potrzebę wybudowania kilku
tysięcy kilometrów.

Dodatkowym problemem jest brak koordynacji działań poszczególnych wykonawców –

poszczególne odcinki autostrad budowane są według inaczej definiowanych wymagań, w
których często 'zapomina' się o krytycznych parametrach technicznych.

Opinię publiczną Bantustanu zbulwersowała ujawniona ostatnio afera korupcyjna, która

doprowadziła  do  wyeliminowania  z  budowy  autostrad  jednego  z  największych  ich
dotychczasowych  wykonawców.  Równocześnie  okazało  się,  Ŝe  znaczące  odcinki  dróg  nie  są
przygotowane  na  temperatury  powyŜej  45  stopni  Celsjusza  –  a  takie  temperatury  panują  w
Bantustanie  przez  kilka  tygodni  w  roku  (formalne  wymagania  mówiły  tylko  o  nawierzchni
odpornej na upały).

Po ostatnich zawirowaniach politycznych, Bantustanem rządzi niedawno uformowana

koalicja rządowa. Pierwsze jej działania pokazały, Ŝe zwycięzcy wyborów ponownie nie potrafią
wywiązać się ze wszystkich składanych obietnic wyborczych – jednak wobec intensywnej walki
politycznej, stawką jest przetrwanie lub kompromitacja rządzących partii. Rząd deklaruje
rozgraniczenie działań politycznych i gospodarczych, odwołując się do profesjonalizmu,
bezstronności i etyki.

Jesteście reprezentantami międzynarodowej firmy doradczej i znanymi specjalistami w

zakresie  zarządzania  projektami,  którzy  zostali  zatrudnieni  przez  rząd  Bantustanu  w  celu
dokonania  oceny  dotychczasowych  projektów  budowy  autostrad  oraz  przygotowania
rekomendacji,  jak  uzdrowić  niesprawny  system  ich  budowy.  Wobec  ograniczonych  środków  i
pilnej  konieczności  szybkiej  budowy  setek  kilometrów  autostrad,  odgrywacie  kluczową  rolę  w
przygotowaniu kolejnych działań.

Zidentyfikujcie źródła problemów oraz wskaŜcie inne moŜliwe ryzyka, które towarzyszyć
mogą projektowi tego typu.

Zaproponujcie  rozwiązania  organizacyjne  –  zasady  planowania  sieci  autostrad,
wyłaniania  wykonawców,  kontroli  i  rozliczania  kontraktów.  Propozycje  powinny
gwarantować  bezstronny  wybór  i  ocenę  wykonawców,  jak  równieŜ  kontynuację  prac
niezaleŜnie od zmian politycznych.