Teoria i metodyka archiwalna

„Polski słownik archiwalny” (1974r. Reprint 1980r. s. 47)

“Kształtowanie narastającego zasobu archiwalnego- oddziaływanie władz archiwalnych na
twórców zespołów przez instruktaż i nadzór w celu zabezpieczania materiałów archiwalnych
o wartości trwałej.”

okres po 1945r-> odzyskane ziemie-> systematyzacja archiwaliów

Kształtowanie n.z.a. odbywa się na przedpolu archiwalnym (dalszym <kancelaria/biurowość>
i bliższym <archiwa zakładowe/składnice akt >)

-do trwałego przechowywania wybiera się 20%-40% materiałów
Powiedzmy sobie jasno, że ogromny wpływ na to co zostanie zakwalifikowane do materiałów
archiwalnych mają archiwiści, stąd uwaga, iż:

-XX lecie m.w. istniały szkoły kształcące kancelistów,
-po 1945r: „archiwisci” powoływani z klucza partyjnego,
-obecnie na zachodzie istnieją bardziej zaawansowane standardy.

Kształtowanie narastającego zasobu archiwalnego dotyczy oczywiście tylko narastającego
zasobu archiwalnego (w archiwum mówimy już tylko o opracowaniu).

Inne formy kształtowania n.z.a.:

a. rozbudowane, wynikające z nowych potrzeb:

selekcja,

nadzór nad kancelarią (uzgadnianie przepisów kanc. i arch.),

nadzór nad brakowaniem,

b. wynikające z wcześniejszej definicji:

nadzór nad archiwami bieżącymi (wizytacje, kontrole),

doradztwo (dawniej: instruktaż, szkolenie )

- szkolenie.

Selekcja archiwalna jest ciągłym i powtarzalnym (dokonuje się na każdym etapie tworzenia
dokumentacji) procesem naukowej oceny wartości źródłowej dokumentacji, przy
zastosowaniu metod naukowych (narzędzi i procedur).

Selekcja:

-w biurze jak i w archiwum historycznym i bieżącym,
-naukowość oceny; musi mieć naukowe podstawy i naukowe metody (kwerenda,

naukowa weryfikacja, kilka źródeł jako podstawę),

-zawsze zaczynamy od przepisów regulujących.

ang. - appraisal, archival sampling,
franc- tri, (triage-wybieranie, sortowanie), evaluation,

niem.-wertung, bewertung.

selekcja: naukowa ocena wartości + brakowanie (usuwanie dokumentacji bezwartościowej)

Periodyzacja selekcji

I   Okres   żywiołowego   brakowania   akt,   by   zrobić   miejsce   na   nowonarastające   akta,   -   od
wydzielenia   administracji   z   całej   produkcji;   początkowo   istniało   tylko   jedno   kryterium
(przydatne/nieprzydatne,   zaś   zapłata   była   wprost   proporcjonalna   do   ilości   usuniętej
dokumentacji)

II. okres prób uporządkowania brakowania (1914-1918): pierwsze archiwum historyczne
powstaje we Francji (nie doszło do brakowania cennych dokumentów) polskie archiwa
historyczne z początku XIX wieku nie obejmowały całej dokumentacji, jest to wiec okres
funkcjonowanie arch. his. w całej Europie. W końcu XIX w. okiełznano akcje brakowania a
duża jest w tym zasługa Rosji i Niemiec: stworzono zespół ludzi i metody uporządkowania; to
co wówczas opracowali archiwiści dzisiaj jest tylko poszerzane.

III. okres współczesny uregulowanej przepisami selekcji, nie tylko brakowania;
wprowadzenie zasad selekcji; odbywa się na przedpolu archiwalnym.

3 cele selekcji:

1. sposób na masowość narastającej dokumentacji, która zmusza do uwolnienia się od

materiałów bez wartości źródła prawnego, historycznego czy dowodowego dla
państwa i obywateli; reguła: im więcej dokumentacji, typu tej najcenniejszej coraz
mniej- aby wydobyć trzeba usunąć tę dokumentacje bez przynajmniej 2 tych wartości,

2. ekonomia; nie ma na świecie tak bogatego państwa, które mogłoby przechowywać

całość dokumentacji; raczej ekonomiczne względy racjonalnego gospodarowania
kosztami,

3. interes badacza; zachowanie oryginalnych i najbardziej wartościowych źródeł,

kompletnych i niepowtarzalnych, ale jednocześnie możliwych do objęcia badaniami.

3 zasady selekcji:

1. Dwustopniowość selekcji:

etap: wybór twórców państwowego zasobu archiwalnego (to
tylko jedna, mniejsza część państwowego zasobu archiwalnego);
dotąd najlepsze metody zarządzania zas. Arch. wypracowali
archiwiści państwowi;

II.

etap: wybór najbardziej wartościowych materiałów tworzonych u
wybranych   w   I   etapie   twórców.   Dyrektor   NDAP   tworzy   listę
twórców; tworzy się  merytoryczną  stronę wyboru;  wybiera  się
instytucje   typowe   dla   danego   czasu,   terytorium,   działalności;
wybrane  jednostki (ok. 10 tys.  tylko, w tym  samorządy)(są  na
liście-> APP i te uzupełniają twórcami ważnymi  w regionie, o
lokalnym   charakterze,   reprezentacyjne   dla   regionu,   np.   tor
„Pierniki”- dopiero w tych wybranych przeprowadza się selekcję
wytworzonych   tam   materiałów;   wybierane   jest   ok.   20%-40%

<nawet 50%> co nie jest odpowiednie- optymalnie powinno to
być 5%-10%) trzeba dokonywać selekcji wg różnych kryteriów.

2. Selekcja ma charakter ciągły, permanentny, wieloetapowy i systematyczny, zaczyna

się w biurze a kończy w arch. his. lub w arch. bieżącym. To nie jednorazowa akcja.
Selekcja zaczyna się w biurze (luźne kartki, notatki i inne bez znaczenia dla
merytorycznego załatwienia sprawy-to informacja „manipulacyjna usuwana po
zakończeniu sprawy”); w arch. bież. 2 selekcja, 3 w arch. hist.

3. Selekcja ma charakter kompleksowy, tzn. obejmuje zasięgiem badań jednostki

nadrzędne i podległe, a także inne współpracujące z ocenianym twórcą; nie badamy
jednej instytucji w oderwaniu od reszty (np. powiązania UMK z innymi instytucjami).

Metody i narzędzia selekcji

Selekcja- powinna być prowadzona przy pomocy naukowych metod (narzędzi i procedur).

1. Metoda organizacyjno- funkcjonalna (dotyczy dokumentacji).

Obejmuje badanie:

funkcji merytorycznych i funkcjonalnych aktotwórcy
(makrofunkcji)

szczegółowych zadań (mikrofunkcji)

powiązań hierarchicznych z innymi instytucjami danego szczebla,

wynikających z powyższego powiązań służbowych,

wewnętrznej struktury organizacyjnej,

ustalanie wszystkich wytwarzanych rodzajów, typów i treści
dokumentów,

analiza i opis wymienionych typów i rodzajów, ustalanie
powtarzalności treści, form, typów i rodzajów.

2. Metoda systemowa (dotyczy informacji)

Bada przepływ informacji w większych strukturach i sposób, stopień i technikę jej utrwalania
w dokumentacji (czasem uznaje się tę metodę za udoskonaloną met.1-> posługuje się tymi
samymi punktami co met. 1, tylko bada informacje-> jak przebiega wykonywanie funkcji).

3. Metoda statystyczna

Stosowana dla akt masowych (dowody, nadania na poczcie, skargi, wnioski etc.)

Kryteria selekcji (narzędzia selekcji):

znaczenie twórcy zespołu lub autora; kryterium to pojawiło się
najwcześniej,   stosowane   od   XIX   w.;   zwrócono   uwagę   na
jednostki   na   bardzo   wysokim   poziomie   zarządzania,   władze
wysokiego   szczebla   (władze   państwowe   na   szczeblu
ministerialnym),   zaś   z   czasem   również   na   nieco   niższym

http://notatek.pl/notatki-z-wykladu-teoria-i-metodyka-archiwalna?notatka