Instrukcja obiegu dowodów księgowych

Instrukcja obiegu i kontroli dokumentów powodujących skutki finansowo-gospodarcze

Spis treści

Rozdział I. Ustalenia ogólne

1.1. Cel i zadania instrukcji

1.2. Podstawa prawna

Rozdział II. Zasady wystawiania, kontroli i przyjmowania dokumentów

2.1. Dowody księgowe

2.2. Kontrola i przyjmowanie dokumentów

Rozdział III. Rodzaje stosowanych dokumentów

A. Dokumenty dotyczące rozliczeń finansowych

3.1. Dowody kasowe

3.2. Wyciągi bankowe

3.3. Polecenie księgowania

3.4. Noty księgowe

3.5. Faktury VAT

3.6. Faktury VAT korygujące

3.7. Noty korygujące

3.8. Faktury VAT RR

3.9. Rachunki

3.10. Delegacje (polecenia wyjazdu słuŜbowego)

3.11. Noty księgowe, rachunki – obrót wewnętrzny

3.12. Wniosek na zaliczkę

3.13. Rozliczenie zaliczki

3.14. Rachunki za uŜywanie samochodu prywatnego do celów słuŜbowych

3.15. Listy płac

B. Dokumentacja obrotu składnikami majątkowymi

Rozdział V. Ustalenia końcowe

Instrukcja obiegu i kontroli dokumentów powodujących skutki finansowo-gospodarcze obowiązuje od …………. r.

Rozdział I.
Ustalenia ogólne

1.1. Cel i zadania instrukcji

Celem niniejszej instrukcji jest ustalenie jednolitych zasad sporządzania, kontroli i obiegu dokumentów powodujących skutki
finansowo – gospodarcze oraz określenie kompetencji i odpowiedzialności związanej z prawidłowym i rzetelnym opracowa-
niem tych dokumentów.

Zadaniem instrukcji jest ustalenie właściwej organizacji pracy, zarządzania, kontroli i analizy działalności statutowej i go-
spodarczej, z punktu widzenia celowości i rzetelności dokonywania operacji gospodarczych (zdarzenia gospodarcze powodu-
jące zmiany majątkowe jednostki)
w …… zwanym dalej …………..

Ilekroć w instrukcji uŜyto określenia:
a)

……. – naleŜy przez to rozumieć ……., samodzielnie prowadzące działalność gospodarczą,

„dokument” – rozumie się przez to kaŜdy dokument świadczący o zaszłych lub przyszłych czynnościach (przedsięwzię-
ciach) albo stwierdzający pewien stan rzeczy.

W odróŜnieniu od dokumentu ogólnego, dokumentem księgowym nazywamy taki dokument, który stwierdza dokonanie
operacji gospodarczej. Tylko tego rodzaju dokumenty podlegają ewidencji księgowej.

Poza spełnieniem podstawowej roli, jaką jest uzasadnienie zapisów księgowych oraz odzwierciedlenie operacji gospodar-
czych, prawidłowo, rzetelnie i starannie opracowane dokumenty księgowe mają za zadanie:
a)

stworzenie podstaw zarządzania, kontroli i badania działalności statutowej i gospodarczej szczególnie z punktu widzenia
legalności i celowości dokonanych operacji gospodarczych,

stworzenie podstaw do dochodzenia praw i do udowadniania dopełnienia obowiązków.

1.2. Podstawa prawna wg stanu prawnego na dzień 30.11.2006 r.

Ustawa z dnia 7 kwietnia 1998 r. Prawo o stowarzyszeniach (tekst jednolity – Dz. U. Nr 79,
poz. 855 z 2001 r.),

Znowelizowana ustawa o rachunkowości z dnia 29 września 1994 r. (tekst jednolity – Dz. U. Nr 6, poz. 694 z 2002 r.),

Ustawa z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (tekst jednolity
– Dz. U. Nr 54, poz. 654 z 2000 r. z późn. zm.),

Ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jednolity – Dz. U. Nr 14, poz. 176 z 2000 r.
z późn. zm.),

Ustawa z dnia 16 listopada 2006 r. o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych oraz zmianie niektórych in-
nych ustaw (Dz. U. Nr 217, poz. 1588 z 2006 r.)

Ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 54, poz. 535 z 2004 r.
z późn. zm.),

Rozporządzenie wykonawcze z 25 maja 2005 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu po-
datku, zasad wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania
zwolnienia od podatku od towarów i usług
(Dz. U. Nr 95, poz. 789 z 2005 r.),

Rozporządzenie Ministra Finansów z 23 grudnia 2004 r. w sprawie kas rejestrujących
(Dz. U. Nr 273, poz. 2706 z 2004 r.),

VI Dyrektywa Rady z 17 maja 1977 r. w sprawie harmonizacji przepisów członkowskich, dotyczących podatków obrotowych
– Wspólny system podatku od wartości dodanej: ujednolicona podstawa opodatkowania (77/388/EWG),

10)

Ustawa z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz. U. Nr 137,
poz. 887 z późn. zm.),

11)

Ustawa z dnia 6 lutego 1997 r. o powszechnym ubezpieczeniu zdrowotnym (Dz. U. Nr 28,
poz. 153 z późn. zm.),

12)

Ustawa z dnia 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy (Dz. U. Nr 9, poz. 1001 z 2004 r. z
późn. zm.),

13)

Ustawa z dnia 9 września 2000 r. o podatku od czynności cywilnoprawnych (tekst jednolity
– Dz. U. Nr 41, poz. 399 z 2005 r.),

14)

Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 26 lipca 2006 r. w sprawie sposobu zapłaty, poboru
i zwrotu podatku od czynności cywilnoprawnych (Dz. U. Nr 139, poz. 989 z 2006 r.),

15)

Ustawa z dnia 9 września 2000 r. o opłacie skarbowej (tekst jednolity – Dz. U. Nr 253, poz. 2532
z 2004 r. z późn. zm.),

16)

Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 25 lipca 2006 r. w sprawie sposobu zapłaty i zwrotu opłaty skarbowej (Dz. U. Nr
137, poz. 975 z 2006 r.),

17)

Ustawa z dnia 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych (Dz. U.
Nr 123 poz. 776 z późn. zm.),

18)

Ustawa z dnia 4 marca 1994 r. o Zakładowym Funduszu Świadczeń Socjalnych (tekst jednolity – Dz. U. Nr 70, poz. 335 z
1996 r. z późn. zm.),

19)

Ustawa z dnia 30 października 2002 r. o ubezpieczeniu społecznym z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych (Dz.
U. Nr 199, poz. 1673),

20)

Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 listopada 2002 r. w sprawie zróŜnicowania stopy procentowej
składki na ubezpieczenie społeczne z tytułu wypadków przy pracy
i chorób zawodowych w zaleŜności od zagroŜeń zawodowych i ich skutków (Dz. U. Nr 200, poz. 1692),

21)

Ustawa z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (tekst jednolity – Dz. U. Nr 164, poz. 1163 z 2006 r.),

22)

Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania
naleŜności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budŜetowej z ty-
tułu podróŜy słuŜbowej na obszarze kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1990),

23)

24)

Rozporządzenie Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania
zwrotu kosztów uŜywania do celów słuŜbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów nie będących własno-
ś

cią pracodawcy (Dz. U. Nr 27, poz. 271

z 2002 r.),

25)

Ustawa z dnia 14 grudnia 1994 r. o zatrudnianiu i przeciwdziałaniu bezrobociu nakładająca obowiązek na pracodawców pła-
cenia składek na Fundusz Pracy (Dz. U. Nr 1, poz. 1 z 1995 r. z późn. zm.),

26)

Rozporządzenie Ministra Transportu i Gospodarki Morskiej z dnia 30 grudnia 1997 r. w sprawie opłat za wprowadzenie sub-
stancji zanieczyszczających do powietrza oraz za usuwanie
i krzewów (Dz. U. Nr 162, poz. 1117 z późn. zm.),

27)

Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 5 sierpnia 1998 r. w sprawie ewidencji i rejestru wykazów zanieczyszczeń wprowa-
dzanych do powietrza (Dz. U. Nr 102, poz. 647 z późn. zm.),

28)

Rozporządzenie Ministra Ochrony Środowiska Zasobów Naturalnych i Leśnictwa z dnia 12 września 1998 r. w sprawie wzo-
rów dokumentów stosowanych na potrzeby ewidencji odpadów oraz słuŜące do przekazywania informacji o rodzaju i ilości
odpadów umieszczonych na składowiskach odpadów i o czasie ich składowania (Dz. U. Nr 121, poz. 794 z późn. zm.),

29)

Ustawa o Krajowym Rejestrze Sądowym z dnia 20 sierpnia 1997 r. (Dz. U. Nr 114, poz. 1193
z 2002 r.),

30)

Ustawa z dnia 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej (Dz. U. Nr 173, poz. 1807
z 2004 r. z późn. zm.)

31)

Rozporządzenie Rady Ministrów w sprawie wysokości opłat rocznych za oddanie w uŜytkowanie gruntów pokrytych wodami
(Dz. U. Nr 239, poz. 2036 z 2002 r.),

32)

Ustawa z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności poŜytku publicznego i o wolontariacie
(Dz. U. Nr 6, poz. 873 z 2003 r. z późn. zm.),

33)

Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 23 grudnia 2004 r. w sprawie obowiązku badania sprawozdań finansowych organi-
zacji poŜytku publicznego (Dz. U. Nr 285, poz. 2852 z 2004 r.),

34)

Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (Dz. U. Nr 8, poz. 60 z 2005 r. z późn. zm.),

35)

Ustawa z dnia 6 czerwca 1997 r. – Kodeks karny (Dz. U. Nr 88, poz.553 z późn. zm.),

36)

Ustawa z dnia 6 czerwca 1997 r. Kodeks karny wykonawczy (Dz. U. Nr 90, poz. 557 z 1997 r.
z późn. zm.),

37)

Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (tekst jednolity – Dz. U. Nr 101, poz. 926 z 2002 r.),

Rozdział II.
Zasady wystawiania, kontroli i przyjmowania dokumentów

2.1. Dowody księgowe

Wszystkie operacje gospodarcze występujące w jednostce dokumentowane są dowodami księgowymi.

Podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji go-
spodarczej, zwane dalej „dowodami źródłowymi” (art. 20 ust. 2 pkt 2 ustawy o rachunkowości). MoŜna je
podzielić na:

a) zewnętrzne obce – otrzymane od kontrahentów, dostawców materiałów, towarów, środków trwałych,

usług, itp.,

b) zewnętrzne własne – przekazane w oryginale kontrahentom,
c)

wewnętrzne – dotyczące operacji gospodarczych w jednostce.

3) W przypadku dowodów zewnętrznych obcych – tylko oryginał moŜe stanowić dokument będący podstawą

przeprowadzenia operacji finansowo – gospodarczej.
Dowody zewnętrzne własne przekazywane w oryginale kontrahentom są dokumentowane kopiami.

4) Za terminowe i prawidłowe udokumentowanie operacji finansowo-gospodarczej ponoszą odpowiedzialność

słuŜbową i materialną:

5) Treść dowodu księgowego powinna być pełna i zrozumiała.
6) Dowód księgowy powinien być rzetelny, wolny od wymagań i przeróbek oraz kompletny.

Za prawidłowy dowód księgowy (art. 21 ustawy o rachunkowości) uwaŜa się dowód stwierdzający dokona-
nie operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem i zawierający:

a) określenie nazw i adresów stron dokonujących operacji gospodarczej. W dowodach wewnętrznych na-

zwa i adres jednostki moŜe być zastąpiona odpowiednimi symbolami,

określenie rodzaju dowodu i jego numer identyfikacyjny (nr rachunku, faktury, delegacji, dokumentu
magazynowego, noty księgowej, polecenia księgowania itp.),

przedmiot operacji i jej wartość, w przypadkach uzasadnionych moŜe być określona takŜe
w jednostkach naturalnych. JeŜeli dowód opiewa na walutę obcą, to powinien zawierać przeliczenie
jej wartości na PLN według kursu obowiązującego w dniu przeprowadzenia operacji, natomiast przy
imporcie – kursu zawartego w dowodzie z odprawy celnej SAD,

datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą – takŜe datę sporządzenia

dowodu,

podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki majątkowe; je-

eli operacja nie polega na wydaniu lub przyjęciu składników majątkowych, to dowód zawiera tylko

podpis wystawcy,

stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowanie dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez

wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby
odpowiedzialnej za te wskazania,

podstawą zapisów (art. 20 ust. 3 pkt. 3 ustawy o rachunkowości) mogą być równieŜ sporządzone

przez jednostkę dowody księgowe:

•

zbiorcze – słuŜące do dokonania łącznych zapisów zbioru dowodów źródłowych, które muszą być

w dowodzie zbiorczym wymienione pojedynczo. Przez ten zapis naleŜy rozumieć zestawienie dowo-
dów jednorodnych, np. zestawienie imienne składek harcerskich, zestawienie wpłat na obóz, lista płac,
itp. Do czasu prowadzenia ewidencji w systemie komputerowym, dopuszcza się zapisy dowodów
zbiorczych dla podsumowanej ksiąŜki kasowej obozu, rejestru zakupów i zapłat budŜetowych płat-
nych przelewem;

•

korygujące poprzednie zapisy,

•

zastępcze – wystawione do czasu otrzymania zewnętrznego obcego dowodu źródłowego,

•

rozliczeniowe – ujmujące juŜ dokonane zapisy według nowych kryteriów klasyfikacyjnych;

w przypadku uzasadnionego braku moŜliwości uzyskania zewnętrznych obcych dowodów źródło-
wych, kierownik jednostki moŜe zezwolić na udokumentowanie operacji gospodarczej za pomocą
księgowych dowodów zastępczych, sporządzonych przez osoby dokonujące tych operacji. Nie moŜe
to jednak dotyczyć operacji gospodarczych, których przedmiotem są zakupy opodatkowane podatkiem
od towarów i usług oraz skup metali nieŜelaznych od ludności.

Takie uregulowanie dowodów zastępczych wynika z postanowień art. 20 ust. 4 ustawy

o rachunkowości. Biorąc pod uwagę przepisy szczegółowe określone w ustawie o podatku dochodo-
wym od osób prawnych, zaleca się ograniczenie stosowania dowodów zastępczych.

Sumy wynikające z tych dowodów naleŜy specyfikować w informacjach dodatkowych, jako

koszty nie stanowiące kosztów uzyskania przychodu, a więc podlegające opodatkowaniu.

i) za prawidłowe dowody księgowe uwaŜa się równieŜ, np. protokoły zdawczo–odbiorcze, protokoły li-

kwidacji i dowody LT, listy płac, dowody własne obrazujące ruch rzeczowych składników majątku.

JeŜeli dowód dotyczy operacji gospodarczej z kontrahentem zagranicznym to moŜe być sporządzony
w języku i w walucie obcej. Do takiego rachunku naleŜy załączyć jego tłumaczenie
i przeliczenie waluty.

2.2. Kontrola i przyjmowanie dokumentów

W ….. jako własny system kontroli wewnętrznej dowodów księgowych, przyjmuje się kontrolę pod wzglę-

dem:

– formalnym tj. czy dowód księgowy odpowiada wymogom wymienionym w Rozdziale II pkt. 2.1. ppkt. 6)

lit. a-f,

– rachunkowym tj. prawidłowości działań arytmetycznych,
– merytorycznym, polegającym na ustaleniu zgodności danych z rachunku ze stanem faktycznym.

Kontrola merytoryczna i formalna
       Kontrola merytoryczna, w zaleŜności od rodzajów kontrolowanej dokumentacji, ma charakter:
       ● przedmiotowy,
       ● dokumentacyjny,
       ● rzeczowy,
       ● częściowo – formalny, polegający na zbadaniu:
      – czy treść i forma dokumentu odpowiadają przepisom prawa i /lub normom w jednostce,
     – czy, jeŜeli czynność naleŜało poprzedzić zawarciem umowy, zleceniem, złoŜeniem zamówienia, fakt ten
znajduje odbicie w tych dokumentach,
     – czy dokument został wystawiony przez właściwy podmiot,
     – czy operacji gospodarczej dokonały upowaŜnione do tego osoby,
     – czy uczestniczący w zdarzeniu gospodarczym potwierdzili dokonanie operacji gospodarczej co do ilości,
jakości i gatunku.

Dokument, zwłaszcza księgowy stwierdzający dokonanie operacji gospodarczej, który posiada wady formalne,

(np. usługa została wykonana, lecz przez innego wykonawcę, niŜ to stwierdza dokument) nie powinien być w
ogóle poddawany kontroli merytorycznej, istnieje bowiem uzasadnione podejrzenie, Ŝe poświadcza nieprawdę.
Stwierdzenie w dokumencie wad formalnych oznacza konieczność podjęcia czynności wyjaśniających przez np.
koordynatora projektu. W uzasadnionych wypadkach, w sytuacji, gdy operacja gospodarcza znajduje się w toku
realizacji – powinno się ją zatrzymać decyzją, np…..
Stwierdzone w dowodach nieprawidłowości merytoryczne powinny być szczegółowo opisane przez kontrolujące-
go na odwrocie dokumentu lub na załączniku do dowodu. Opis nieprawidłowości kontrolujący opatruje datą
stwierdzenia nieprawidłowości i własnym podpisem.
Stwierdzone w dowodach (zewnętrznych) nieprawidłowości merytoryczne mogą być korygowane jedynie oddziel-
nym dowodem. NaleŜy to uwidocznić na odwrotnej stronie dowodu, na którym je stwierdzono oraz złoŜyć podpis.

Zadaniem kontroli merytorycznej jest równieŜ zadbanie o wyczerpujący opis operacji gospodarczej na dowo-

dach księgowych. JeŜeli jej charakter nie wynika jasno z treści dowodu księgowego, to niezbędne jest zamieszcze-
nie opisu zdarzenia gospodarczego na odwrocie tego dowodu lub opis ten naleŜy załączyć do dowodu. Opisu zda-
rzenia gospodarczego dokonuje osoba, która brała w udział w tym zdarzeniu (np. koordynator projektu), która
składa pod opisem zdarzenia własnoręczny podpis wraz z datą dokonania opisu.

Kontrola rachunkowa i formalna

Kontrola rachunkowa to sprawdzenie, czy dokument jest wolny od błędów rachunkowych.

Kontrola rachunkowa swym zakresem obejmuje równieŜ kontrolę formalną, polegającą na sprawdzeniu:

a) czy dokument został wystawiony w sposób technicznie prawidłowy i zgodny z obowiązującymi

w tym zakresie przepisami,

b) czy dowód został opatrzony właściwymi pieczęciami stron biorących udział w zdarzeniu, w tym pieczę-

ciami imiennymi i podpisami (lub czytelnymi podpisami) osób działającymi w imieniu stron oraz czy osoby dzia-
łające w imieniu jednostki (podmiotu) posiadają umocowania prawne do działania,

c) czy operacja gospodarcza, której dokument dotyczy, poddana została kontroli merytorycznej

w sposób prawidłowy, tj. czy kontroli dokonała osoba do tego upowaŜniona, czy wynik kontroli merytorycznej
umoŜliwia prawidłowe ujęcie zdarzenia gospodarczego (np. w księgach rachunkowych dowodu księgowego) oraz
czy dowód został zaopatrzony w klauzulę o dokonaniu tej kontroli,

d) czy uczestniczący w zdarzeniu gospodarczym potwierdzili na dokumencie fakt zdarzenia gospodarczego

co do ilości, jakości i gatunku,

e) czy, jeŜeli dowód wyraŜony jest w walucie obcej, posiada przeliczenie na walutę polską i czy

w sposób prawidłowy dokonano tego przeliczenia (jeŜeli takiego przeliczenia brak, to kontrolujący pod względem
rachunkowym powinien takiego przeliczenia dokonać).

W wypadku dokumentów księgowych, zadaniem kontrolującego pod względem rachunkowym jest:
a) niedopuszczenie do zaksięgowania dowodu posiadającego wady formalne i merytoryczne,
b) przygotowanie prawidłowo wystawionego i sprawdzonego pod względem merytorycznym dowodu księ-

gowego co do zatwierdzenia przez wprowadzenie do klauzuli pieczęci potwierdzającej kwoty, na którą opiewa
dowód, wyraŜony liczbą i słownie,

c) zadbanie o to, aby dowód księgowy, przed jego zatwierdzeniem, posiadał prawidłową pełną dekretację

(sposób ujęcia dowodu księgowego w księgach rachunkowych łącznie z miejscem powstawania kosztów, zgod-
nym ze wskazaniem dokonanym przez osobę do tego upowaŜnioną),

d) zadbanie o to, aby dowód księgowy, przed jego zaksięgowaniem, został zatwierdzony do ujęcia

w księgach rachunkowych przez osoby do tego upowaŜnione.
Fakt dokonania sprawdzenia dowodu księgowego kontrolujący potwierdza własnoręcznym podpisem
i wpisaniem daty kontroli na pieczęci, w miejscu do tego rodzaju kontroli wyznaczonym.

Nieprawidłowości formalno-rachunkowe winny być skorygowane w sposób określony dla poprawienia błę-

dów w dowodach księgowych.

1) Fakt dokonania kontroli dokumentu pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym dla dowodów
własnych winien być potwierdzony podpisem osoby dokonującej kontroli, a dla dowodów zewnętrznych pod klau-
zulą: „Sprawdzono pod względem formalnym-rachunkowym oraz merytorycznym,
dnia ....... podpis”.

Dowody księgowe kontroluje pod względem merytorycznym komendant lub skarbnik jednostki, a pod wzglę-

dem formalno-rachunkowym główny księgowy bądź osoby przez niego upowaŜnione.

2) Dowody księgowe powinny być rzetelne, tzn. zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą
dokumentują, kompletne, wolne od błędów rachunkowych. Niedopuszczalne jest dokonywanie w dowodach księ-
gowych wymazywania i przeróbek.

a) błędy w dowodach źródłowych zewnętrznych obcych i własnych moŜna korygować jedynie przez wysłanie

kontrahentowi odpowiedniego dokumentu zawierającego sprostowanie wraz ze stosownym uzasadnieniem,

błędy w dowodach wewnętrznych mogą być poprawiane przez skreślenie błędnej treści lub kwoty, z

utrzymaniem czytelności skreślonych wyraŜeń lub liczb i wpisanie treści poprawnej oraz daty poprawki
i podpisu osoby do tego upowaŜnionej. Nie moŜna poprawiać pojedynczych liter lub cyfr.

3) Podstawę realizacji i księgowania mogą stanowić jedynie dowody księgowe zatwierdzone do wypłaty, które
zawierają klauzulę „zatwierdzono do wypłaty – kwota ....... zł (słownie .......................................zł) dnia ............,
podpisy”.

Zatwierdzenia dowodu do wypłaty dokonuje ….. danej jednostki.

4) Na dowodach księgowych realizowanych ze środków stanowiących dotacje lub subwencje celowe, naleŜy umie-
ś

cić następującą klauzulę „opłacono ze środków, (np. MEN, PFRON, Urzędu Miasta, itp.) na realizację zadania:

................................................................................
wymienić nazwę zadania, na które przyznano dotacje, subwencje/

podpis gł. księgowego lub osoby upowaŜnionej

5) Zaleca się następującą kolejność sprawdzania dowodów księgowych i zatwierdzania do wypłaty: kontrola me-
rytoryczna, kontrola formalno-rachunkowa, zatwierdzenie do wypłaty.

6) Fakt dokonania sprawdzenia pozostałych dowodów kontrolujący potwierdza:

a) na umowach: na lewym marginesie w lewym dolnym rogu (przez złoŜenie parafy),
b) na pozostałych dokumentach: w miejscu do tego wyznaczonym.

Rozdział III.
Rodzaje stosowanych dokumentów

A. Dokumenty dotyczące rozliczeń finansowych

3.1. Dowody kasowe:

– wpłaty – dowód KP
– wypłaty – dowód KW

W kaŜdej jednostce prowadzącej kasę, obowiązuje zasada nadawania dokumentom księgowym własnym,

chronologicznie narastającej numeracji od nr 1 wzwyŜ do końca danego roku. Dotyczy to raportów kasowych,
a takŜe dowodów KP i KW wystawianych przez poszczególne jednostki. Wszystkie jednostki uprawnione do
prowadzenia kasy są zobowiązane do traktowania wystawionych przez siebie dowodów kasowych jako druku
ś

cisłego zarachowania.

W przypadku pomyłki i anulowania wystawionego dowodu KP lub KW, naleŜy dowód przekreślić, pod-

pisać i pozostawić w bloczku oryginał i kopie.

Dowód KP – „Kasa przyjmie” powinien zawierać:

pieczątkę,

datę wpłaty,

określenie/nazwa wpłacającego,

tytuł wpłaty,

kwotę wpłaty cyfrowo i słownie,

podpis kasjera.

Dowody KP wystawia się na kaŜde przyjęcie gotówki do kasy, w tym takŜe na podjętą gotówkę

z banku do kasy.

Wypłata gotówki z kasy dokonywana jest na podstawie źródłowych dokumentów uzasadniających wypła-

tę:

ostemplowanych przez bank dowodów wpłat własnych,

faktur (rachunków) za zakupione materiały oraz drobne usługi,

listę wypłat dotyczących, np. wynagrodzeń,

wniosków w sprawie wypłat zaliczek do rozliczenia na wydatki bieŜące i koszty podróŜy.

Podstawą do wystawienia dowodu KW moŜe być równieŜ :

– zapłata za rachunek wystawiony wcześniej, nie zawierający pokwitowania odbioru gotówki, bądź brak

stwierdzenia, Ŝe zapłacono gotówką,

Dla rachunków, na których znajduje się klauzula „zapłacono gotówką” moŜna wystawiać dowody KW,

wpisywać je w raport kasowy i zwracać równowartość kwoty z rachunku jako rozliczenie zaliczki.

W przypadku płac nie podjętych w terminie, moŜna wypłacić zaległe wynagrodzenie na dowodach KW

przy jednoczesnym załączeniu kserokopii listy płac, na której przy danym nazwisku w rubryce podpis odbiera-
jącego winna być wpisana treść „płaca nie podjęta” i podpis osoby dokonującej wypłaty.

Na dowodach stanowiących podstawę wypłaty kasjer dokonujący wypłaty zamieszcza klauzulę następują-

cej treści: wypłacono.

Osoba odbierająca gotówkę potwierdza odbiór naleŜności przez podpisanie na dowodzie, stanowiącym

podstawę dokonania wypłaty, pokwitowanie następującej treści:

Kwituję odbiór zł ………………....
Słownie zł ………………………...
Data ………………………………
Podpis ……………………………

Przy wypłacie gotówki osobie nieznanej naleŜy Ŝądać okazania dowodu stwierdzającego toŜsamość oraz

wpisać numer tego dowodu i jego wystawcę na dokumencie wypłaty gotówki.

Gdy osoba pobierająca gotówkę nie jest w stanie sama pokwitować jej odbioru, moŜe poprosić

o to osobę trzecią, której imię i nazwisko naleŜy umieścić na dokumencie rozchodu gotówki z kasy.

Gdy wypłata następuje na podstawie upowaŜnienia, zaznacza się ten fakt na dowodzie wypłaty, do które-

go załącza się upowaŜnienie. UpowaŜnienie powinno zawierać potwierdzenie autentyczności podpisu osoby
wystawiającej upowaŜnienie.

Przy prowadzeniu ewidencji z zastosowaniem techniki komputerowej, dla udokumentowania rozchodu

gotówki z kasy, moŜna stosować dowody wypłaty KW – „Kasa wypłaci”. Wówczas dokumenty źródłowe nale-
Ŝ

y podłączyć pod KW lub prowadzić odrębną ewidencję.

Dowody KW i KP wystawia się w zaleŜności od potrzeb, w dwóch lub w trzech egzemplarzach:
– oryginał: do raportu kasowego, a na obozach do ksiąŜki kasowej obozu,
– kopia: dla wpłacającego
– kopia: pozostaje w bloczku dowodów.

3.2. Wyciągi bankowe

Dokumentem bankowym jest wyciąg bankowy z załącznikami. Przy prowadzeniu ewidencji z zastosowa-

niem techniki programów komputerowych, księguje się dokumentację źródłową załączoną do kolejno nume-
rowanych wyciągów bankowych. Jako numer dowodu podaje się numer wyciągu.

Raport bankowy nie stanowi dowodu księgowego.

3.3. Polecenie księgowania (PK)

Polecenie księgowania sporządza się w celu dokonania zapisu księgowego. PK nie wyraŜa zatem prze-

prowadzonej operacji gospodarczej. Dlatego wystawia się go na podstawie innych dowodów, które takie ope-
racje dokumentują i potwierdzają.

Polecenie księgowania wystawia się m.in. w celu:

otwarcia lub zamknięcia ksiąg rachunkowych,

sprostowania błędnego zapisu w księgach rachunkowych,

zarachowania kosztów i przychodów, ujmowanych jako rozliczenia międzyokresowe kosztów lub
przychodów, w części przypadającej na bieŜący okres sprawozdawczy,

rozliczenia wyniku finansowego na podstawie uchwały,

innych zapisów w księgach rachunkowych, jeśli nie wyraŜają one operacji gospodarczej,
np. naliczenie Funduszu Świadczeń Socjalnych, PFRON.

Polecenie księgowania moŜe dotyczyć zestawienia wyspecyfikowanych imiennie dowodów jednostko-

wych np. zestawienie składek członkowskich.

Poleceniom księgowania nadaje się narastającą numerację od początku do końca roku.
Polecenie księgowania powinno być podpisane – akceptowane – przez osobę i przez głównego księgowe-

go, a jeśli zachodzi potrzeba, równieŜ przez … danej jednostki.

3.4. Noty księgowe

Noty księgowe wystawia komórka księgowości jednostek samobilansującyc, która uzyskała osobowość

prawną, nadając im narastającą numerację od początku do końca roku. Wystawione noty księgowe podlegają
rejestracji w rejestrze not.

Noty księgowe mogą być obciąŜeniowe lub uznaniowe dla rozliczeń nie objętych podatkiem VAT, mogą

równieŜ dotyczyć korekty błędnie wystawionych dowodów obcych dla operacji nie związanych
z podatkiem VAT.

Notę obciąŜeniową wystawia się, np. w celu obciąŜenia dłuŜnika odsetkami naliczonymi od niezapłaco-

nych zobowiązań, obciąŜenia kontrahenta karą umowną za nieterminową realizację umowy lub w sytuacji ko-
nieczności, sprostowania błędu w wystawionym juŜ dowodzie księgowym, o ile nie mają zastosowania inne
przepisy prawa. Natomiast notę uznaniową moŜe wystawić, np. wierzyciel w celu poinformowania dłuŜnika o
umorzeniu określonego długu (naleŜności).

Rejestr not zawiera następujące rubryki:
1)

numer kolejny noty,

datę wystawienia,

nazwę kontrahenta, dla którego nota została wystawiona,

kwotę (jeŜeli nie dotyczy faktur VAT),

tytuł wystawienia noty,

poŜądany termin realizacji,

podpis gł. księgowego.

3.5. Faktury VAT

Zarejestrowani podatnicy posiadający numer identyfikacji podatkowej (NIP) z wyjątkiem zwolnionych, wy-

stawiają faktury oznaczone wyrazem „Faktura VAT”.

Faktura VAT powinna zawierać:
1)

imiona i nazwiska lub nazwy bądź nazwy skrócone, sprzedawcy i nabywcy oraz ich adresy,

numery identyfikacji podatkowej albo numery tymczasowe, sprzedawcy i nabywcy,

dzień, miesiąc i rok albo miesiąc i rok dokonania sprzedaŜy oraz datę wystawienia i numer kolejny
faktury oznaczonej jako „Faktura VAT”,

nazwę towaru lub usługi,

jednostkę miary i ilość sprzedanych towarów lub rodzaj wykonanych usług,

cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto),

wartość sprzedanych towarów lub wykonanych usług bez kwoty podatku (wartość sprzedaŜy netto),

stawki podatku,

sumę wartości sprzedaŜy netto towarów lub wykonanych usług, z podziałem na poszczególne stawki
podatkowe i zwolnionych od podatku,

10)

kwotę podatku od sumy wartości sprzedaŜy netto towarów (usług),

11)

wartość sprzedaŜy towarów lub wykonanych usług wraz z kwotą podatku (wartość sprzedaŜy brutto),
z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatkowych lub zwolnionych z podatku,

12)

kwotę naleŜności ogółem wraz z naleŜnym podatkiem wyraŜoną cyframi i słownie,

W przypadku, gdy faktura dotyczy sprzedaŜy zarejestrowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej, do

kopii faktury podatnik powinien dołączyć paragon dokumentujący tę sprzedaŜ.

Przepis nie dotyczy sprzedaŜy dokumentowanej fakturą emitowaną przez kasę rejestrującą,

w przypadkach gdy wartość sprzedaŜy i kwota podatku naleŜnego zostały zarejestrowane w raporcie fiskalnym
dobowym kasy.

Faktury wystawia się w dwóch egzemplarzach; oryginał dla nabywcy, kopię dla sprzedawcy.
Faktury VAT muszą być ponumerowane. Numeracja faktur musi być kolejna.
Obecnie nie podpisuje się faktur VAT, gdyŜ obowiązku tego nie przewidują przepisy VI Dyrektywy, a co

za tym idzie, i polskie przepisy. Dotyczy to zarówno faktur wystawianych przez jednostkę, jak przez nie
otrzymywanych. Kontrahent natomiast nie ma prawa nie wydać faktury VAT, w sytuacji, gdy jako odbiorca nie
podpisze jej i na odwrót. Nie ma przeciwwskazań, aby faktury podpisywać, lecz jest to czynność dobrowolna, a
nie przymusowa. Od dobrowolnego podpisywania faktur są wyjątki. Dotyczą one m.in. faktur wystawionych
przez nabywcę oraz not korygujących. Te dokumenty muszą zawierać podpisy osób uprawnionych do ich wy-
stawienia i do odbioru.

3.6. Faktury VAT korygujące

Faktura VAT korygująca powinna zawierać:
1)

numer kolejny oraz datę jej wystawienia,

dane zawarte w fakturze, której dotyczy faktura korygująca,

kwotę podwyŜszenia lub obniŜenia ceny bez podatku,

kwotę podwyŜszenia lub obniŜenia podatku naleŜnego,

czytelny podpis osoby uprawnionej do wystawienia faktury.

Fakturę korygującą wystawia dostawca towaru lub wykonawca usługi, gdy popełnił błąd w jakiejkolwiek

pozycji faktury, a szczególności w:

jednostkach miary i ilości towarów,

cenie jednostkowej,

wartości sprzedaŜy netto,

stawkach podatku,

wartościach sprzedaŜy netto i brutto z podziałem n poszczególne stawki podatku,

kwocie naleŜnej ogółem i to wyraŜonej cyframi i słownie,

cenie wynikającej z zastosowanych upustów.

Za pomocą faktury korygującej moŜna poprawić wszelkie błędy faktury pierwotnej, nawet te, które nie

mają wpływu na kwotę obrotu i VAT naleŜnego (np. błędna nazwa kupującego). Jeśli jednostka jest kupują-
cym, lepszym rozwiązaniem jest poprawienie faktury za pomocą noty korygującej.

Fakturę korygującą wystawia się równieŜ w przypadku zwrotu:
a)

zakupionych towarów,

zaliczek, zadatków, przedpłat i rat, z których powstał obowiązek podatkowy, a takŜe wtedy, gdy ce-
na została podwyŜszona juŜ po wystawieniu faktury.

Faktury korygujące wystawia się w dwóch egzemplarzach: oryginał dla nabywcy, kopię dla sprzedawcy.

Powinna zawierać dopisek – Korygująca lub Korekta.

Odbiór za pokwitowaniem na kopii faktury VAT Korekta jest obowiązkowy.

Brak potwierdzenia odbioru tej faktury uniemoŜliwia dokonanie korekty podatku VAT.

3.7. Noty korygujące

Błędy zawarte w fakturach VAT moŜna poprawić notą korygującą.
Notę korygującą wystawia kupujący.

W formie noty korygującej moŜna poprawić pomyłki w:

            a) numerach identyfikacji podatkowej sprzedawcy i nabywcy,
            b) danych sprzedawcy i nabywcy,
            c) informacjach dotyczących towaru, z wyjątkiem tych, które wpływają na  wysokość VAT,
            d) określeniu daty sprzedaŜy oraz wystawienia i numeru kolejnego faktury,
            e) oznaczeniach osób upowaŜnionych do wystawienia i odbioru faktur.

Nota korygująca powinna zawierać:
1) oznaczenie ,,nota korygująca”,
2) numer kolejny i datę jej wystawienia,
3) nazwę wystawionej noty i nazwę faktury oraz odbiorcę,
4) adresy wystawcy i nabywcy i ich numery identyfikacji podatkowej (NIP),
5) dane zawarte w fakturze, której dotyczy nota,
6) wskazanie treści korygowanej informacji oraz treści prawidłowej,
7) czytelne podpisy.

Noty korygujące wystawione w dwóch egzemplarzach wystawca przesyła odbiorcy (oryginał

i kopię). Odbiorca jest zobowiązany do zwrotu podpisanej kopii noty korygującej.

Sposób wystawiania Faktur VAT, Faktur korygujących i Not korygujących został szczegółowo uregu-

lowany w Rozporządzeniu wykonawczym z 25 maja 2005 r., o którym mowa w pkt. 1.2. ppkt. 7, Rozdział I ni-
niejszej instrukcji.

Uregulowania te dotyczą zarówno faktur zewnętrznych związanych z dokonywanymi zakupami, dla

których prowadzi się rejestr zakupu (podatek VAT naliczony) jak i faktur własnych wystawianych na sprzedaŜ
towarów i usług działalności gospodarczej, dla której prowadzi się rejestry sprzedaŜy dla ustalenia podatku
VAT naleŜnego.

Dla odróŜnienia sprzedaŜy zewnętrznej od wewnętrznej, zaleca się prowadzenie oddzielnych rejestrów

oraz oddzielnej numeracji faktur. Przy sprzedaŜy wewnętrznej zaleca się przed numerem faktury VAT wpisać
literę „W”.

3.8. Faktury VAT RR

Stosownie do postanowień art. 116 ust. 1 ustawy o podatku VAT, nabywca produktów rolnych od rolni-

ka ryczałtowego jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą zakup produktów, oznaczoną jako faktura
VAT RR, przy czym powinien to uczynić w dwóch egzemplarzach, wręczając oryginał sprzedawcy – rolniko-
wi.

Faktury VAT RR dokumentujące zakup produktów rolnych powinny zawierać:
1)

imię i nazwisko lub nazwę skróconą sprzedawcy i nabywcy oraz ich adresy,

numer identyfikacji podatkowej lub nr PESEL sprzedawcy i nabywcy,

numer dowodu osobistego sprzedawcy lub innego dokumentu stwierdzającego jego toŜsamość, datę
wydania tego dokumentu i nazwę organu, który wydał dokument, jeŜeli rolnik ryczałtowy jest osobą
fizyczną,

datę dokonania zakupu oraz datę wystawienia i numer kolejny faktury,

nazwy zakupionych produktów rolnych,

jednostkę miary i ilość zakupionych produktów rolnych oraz oznaczenie ich klasy lub jakości,

cenę jednostkową zakupionego produktu rolnego, bez kwoty zryczałtowanego zwrotu podatku,

wartość produktów rolnych, bez kwoty zryczałtowanego zwrotu podatku,

stawkę zryczałtowanego zwrotu podatku (3%),

10)

kwotę zryczałtowanego zwrotu podatku od wartości zakupionych produktów rolnych,

11)

wartość zakupionych produktów rolnych wraz z kwotą zryczałtowanego zwrotu podatku,

12)

kwotę naleŜności ogółem wraz z kwotą zryczałtowanego zwrotu podatku, wyraŜoną cyfrowo i słow-
nie,

13)

czytelne podpisy osób uprawnionych do wystawienia i otrzymania faktury lub podpisy oraz imiona i
nazwiska tych osób.

Rolnik ryczałtowy

Faktura VAT RR powinna równieŜ zawierać oświadczenie sprzedawcy produktów rolnych

w brzmieniu: „Oświadczam, Ŝe jestem rolnikiem ryczałtowym, zwolnionym od podatku od towarów
i usług na podstawie art. 43, ust. 1, pkt. 3 ustawy o podatku od towarów i usług.

3.9. Rachunki

Uregulowane w art. 87– 89 Ordynacji podatkowej (Dz. U. Nr 8, poz. 60 z 2005 r. z późn. zm.).
Rachunki stosuje się przy sprzedaŜy zwolnionej z opodatkowania bądź nie objętej podatkiem VAT.
Podatnicy, od których zaŜądano rachunku przed wykonaniem usługi lub wydaniem towaru, wystawiają

rachunek nie później niŜ w terminie 7 dni od dnia wykonania usługi lub wydania towaru. JeŜeli jednak Ŝądanie
wystawienia rachunku zostało zgłoszone po wykonaniu usługi lub wydaniu towaru, wystawienie rachunku na-
stępuje w terminie 7 dni od dnia zgłoszenia Ŝądania.

Podatnik nie ma obowiązku wystawienia rachunku, jeŜeli Ŝądanie zostało zgłoszone po upływie 3 mie-

sięcy od dnia wydania towaru lub wykonania usługi.

Rachunki powinny zawierać dane identyfikujące sprzedawcę i kupującego, wykonawcę i odbiorcę usług

oraz oznaczenie wartości i rodzaj transakcji, podpis wystawcy i formę zapłaty.

Podatnicy wystawiający rachunki są zobowiązani kolejno je numerować i przechowywać kopie tych ra-

chunków, w kolejności ich wystawienia, do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

3.10. Noty księgowe, rachunki – obrót wewnętrzny

Obrót wewnętrzny pomiędzy jednostkami harcerskimi w ramach jednego podatnika (jednostki samobi-

lansującej, chorągwi – po uzyskaniu osobowości prawnej) odbywa się na podstawie not oraz rachunków, jako
obrót nie podlegający ustawie o VAT. Dokumentowane są wzajemne zobowiązania finansowe, np. opłata za
noclegi, wynajem sprzętu, zwrot poniesionych kosztów wspólnych imprez.

3.11. Delegacje (polecenia wyjazdu słuŜbowego)

1) Delegacje krajowe

W Dz. U. Nr 236, poz. 1990 z dnia 30 grudnia 2002 r. opublikowano rozporządzenie Ministra Pracy i

Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalenia naleŜności przy-
sługujących pracownikom zatrudnionym w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budŜetowej z tytułu
podróŜy słuŜbowej na obszarze kraju (ostatnia zmiana w Dz. U. z 2005 r.
Nr 186, poz. 1554.)

W rozporządzeniu określono szczegółowo tryb rozliczenia kosztów delegacji, podano wysokość diety

na koszty wyŜywienia w czasie podróŜy.

Z tytułu krajowej podróŜy słuŜbowej przysługują pracownikom: diety, zwrot kosztów przejazdów,

zwrot kosztów noclegów, zwrot kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej, zwrot innych udoku-
mentowanych wydatków, określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb, np. opłata za
przejazd płatną autostradą, opłata za korzystanie z parkingu itp.

JeŜeli podróŜ słuŜbowa trwa nie dłuŜej niŜ dobę przysługuje:

● od 8 do 12 godzin – połowa diety,
● ponad 12 godzin – dieta w pełnej wysokości.

JeŜeli podróŜ słuŜbowa trwa dłuŜej niŜ dobę, za kaŜdą dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości, a za

niepełną, ale rozpoczętą dobę:

         ● do 8 godzin – połowa diety,
         ● ponad 8 godzin –dieta w pełnej wysokości.
             Dieta nie przysługuje:
         ● za czas delegowania do miejscowości pobytu stałego lub czasowego pracownika,
         ● jeŜeli pracownik przebywający w podróŜy słuŜbowej trwającej co najmniej 10 dni wykorzystał przysługu-

jące mu prawo do przejazdu w dniu wolnym od pracy do miejscowości stałego lub czasowego zamiesz-
kania, przy czym przejazd ten odbył się na koszt pracodawcy,

● jeŜeli pracownikowi zapewniono bezpłatne całodzienne wyŜywienie.

Zwrot kosztów przejazdu następuje przy rozliczeniu delegacji na podstawie rachunków lub

w przypadku wpisu na delegacji: przejazd własnym samochodem, wg stawki określonej na dany typ samocho-
du, PKP lub PKS.

Polecenie wyjazdu słuŜbowego (delegacja) podlega rejestracji.
Rejestr delegacji obejmuje:

nr delegacji (narastający od 1 stycznia do 31 grudnia danego roku),

datę wystawienia delegacji,

nazwisko i imię osoby delegowanej,

okres delegowania od .... do.......,

miejsce i cel wyjazdu.

Osoba kierująca daną jednostką wystawia swoją delegację podając cel wyjazdu i środek lokomocji. Przy

przejazdach samochodem prywatnym naleŜy wpisać numer rejestracyjny samochodu, jego markę oraz pojem-
ność silnika. Przy wpisywaniu liczby przejechanych kilometrów naleŜy uwzględnić ilość kilometrów wynika-
jącą z mapy drogowej.

Taka delegacja nie moŜe być podpisana jako polecenie wyjazdu przez wystawiającego.
Delegacje mogą być potwierdzone w miejscu pobytu delegowanego, zawierać informacje o korzystaniu

lub nie korzystaniu, z bezpłatnego wyŜywienia, zakwaterowania, posiadania lub nie posiadania zniŜki na prze-
jazd, o dokładnym czasie podróŜy z miejsca wyjazdu do miejsca delegowania (istotne przy rozliczaniu diet za
czas podróŜy).

W przypadku pobrania zaliczki na delegację obowiązuje 7-dniowy termin jej rozliczenia.
Zarówno do wypłaty zaliczki, jak i rozliczenia delegacji naleŜy wykorzystać jedynie druk „Polecenie

wyjazdu słuŜbowego” (moŜna nabyć w wydawnictwach akcydensowych).

Rozliczenie delegacji wymaga wypełnienia wszystkich niezbędnych rubryk i podpisania odwrotnej stro-

ny druku „Polecenia wyjazdu słuŜbowego” oraz podłączenia odnośnych załączników, np. rachunki za hotel.
Przy pobieraniu zaliczki na delegacje obowiązuje załączenie dolnej części druku „Polecenie wyjazdu słuŜbo-
wego” i wpisanie w raporcie kasowym numeru delegacji, nazwiska i imienia delegowanego oraz kwoty zalicz-
ki. Przy rozliczeniu delegacji, na którą pobrano zaliczkę obowiązuje potrącenie jej z sumy wynikającej z rozli-
czenia.

Podstawą do rozliczenia jest druk „Polecenie wyjazdu słuŜbowego” (górna część) wraz z załącznikami.

Zapisów w raporcie kasowym dokonuje się analogicznie jak dla zaliczki na delegację.

Przy wyjeździe kilku osób jednym samochodem słuŜbowym lub zakupie biletów na przejazd dla kilku

osób na jednym blankiecie stosuje się następujące zasady rozliczania:

– osoba, która ponosi koszt przejazdu na podstawie zaliczki lub z własnych środków, dokonuje rozli-

czenia tych kosztów przejazdu na jednej delegacji, przy jednoczesnym załączeniu podziału kosztów przejazdu
na pozostałe osoby z podaniem ich imion i nazwisk oraz numerów delegacji,

– osoby, które nie ponoszą kosztów przejazdu, rozliczają na swojej delegacji tylko wydatki poniesione,

tj. diety, noclegi, ryczałty za dojazdy i inne wydatki, zgodnie z przepisami o delegacjach.

Dla rozliczenia kosztów przejazdu podają oni nazwisko osoby, nr delegacji, na której koszty rozliczono.
Delegacje naleŜy rozliczać indywidualnie, na podstawie dokumentów do rozliczenia.
W przypadku, kiedy pracodawca wyrazi zgodę na przejazd w podróŜy słuŜbowej samochodem osobo-

wym, motocyklem, motorowerem, będącym własnością pracownika, przysługuje mu zwrot kosztów przejazdu
wynikający z przemnoŜenia ilości przejechanych km przez odpowiednią stawkę za 1 km, która nie moŜe być
wyŜsza niŜ:

1) … zł – dla samochodów o pojemności skokowej silnika do 900 cm

2) … zł – dla samochodów o pojemności skokowej silnika powyŜej 900 cm

3) … zł – dla motocykli
4) … zł – dla motorowerów.
Ustalona dieta i stawki przejazdu ulegają corocznie zmianie w stopniu odpowiadającym planowanemu

redniemu wskaźnikowi cen towarów i usług konsumpcyjnych ogółem przyjętemu w ustawie budŜetowej na

dany rok.

Rozporządzenie zostało wydane na podstawie delegacji ustawowej zawartej w art.77

§ 2

Kodeksu pracy.

W ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych art. 21 ust. 1 pkt. 16 diety i inne naleŜności za

czas:

a) podróŜy słuŜbowej pracownika
b) podróŜy osoby nie będącej pracownikiem

– do wysokości określonej w przepisach cytowanych wyŜej są zwolnione z podatku dochodowego.

2) Delegacje zagraniczne

W Dz. U. Nr 236, poz. 1991 ze zm., opublikowano rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej

z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalenia naleŜności przysługujących pracow-
nikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej, jednostce sfery budŜetowej z tytułu podróŜy słuŜbo-
wej poza granicami kraju.

Analogicznie do uregulowań podanych w pkt. 1 pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy

zadania słuŜbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem
pracy, przysługują naleŜności na pokrycie kosztów związanych z podróŜą słuŜbową, na warunkach i w wyso-
kości określonej w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej
z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania naleŜności przysługujących pracow-

nikom zatrudnionym w państwowych i samorządowych jednostkach sfery budŜetowej z tytułu podróŜy słuŜ-
bowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju (Dz. U. Nr 236, poz.1990 oraz poz.1991).

W rozporządzeniu określono sposób rozliczenia diet, kosztów podróŜy i noclegów. W załączniku poda-

no kwoty diet i kwoty limitu za noclegi w dewizach.

Istnieje moŜliwość wypłacenia zaliczki w walucie obcej albo, za zgodą pracownika, w walucie polskiej,

w wysokości stanowiącej równowartość przysługującej pracownikowi zaliczki w walucie obcej.

Rozliczenie kosztów podróŜy słuŜbowej (w tym pobranej zaliczki) powinno nastąpić w ciągu

14 dni od zakończenia podróŜy.

Rozliczenia naleŜy dokonać w walucie otrzymanej zaliczki, w walucie wymienialnej bądź w walucie pol-

skiej. Do rozliczenia dołączyć naleŜy rachunki potwierdzające poniesienie poszczególnych wydatków, a przy-
padku niemoŜności ich uzyskania – pisemne oświadczenie o dokonanym i przyczynach braku jego udokumen-
towania (§ 13 ust. 4 ww. rozporządzenia).

Udokumentowania nie wymagają wyłącznie diety i kwoty wypłacane w formie ryczałtów. W związku z

tym:

a) świadczenia obliczane i wypłacane na podstawie danych wynikających z polecenia wyjazdu słuŜbo-
wego to: diety, ryczałty na pokrycie kosztów dojazdu z dworca i do dworca kolejowego, autobusowego,
portu lotniczego lub morskiego, ryczałty na dojazdy środkami komunikacji miejscowe, ryczałty na noc-
leg,

b) świadczenia wypłacane na podstawie rachunków lub biletów w pełnej, faktycznie poniesionej wyso-
kości to: koszty przejazdów, noclegów, a takŜe inne wydatki, których poniesienie było niezbędne,

c) koszty dotyczące uŜywania przez pracownika w podróŜy słuŜbowej samochodu niezbędnego własno-
ś

cią pracodawcy wypłacane są na podstawie prowadzonej przez pracownika ewidencji przebiegu pojaz-

du, która musi być na koniec kaŜdego miesiąca potwierdzona przez pracodawcę.

3.12. Wniosek na zaliczkę

Zaliczki mogą być udzielane pracownikom oraz osobom odpowiedzialnym za realizację zadań, posiada-

jącym czasowe pełnomocnictwo, odpowiedzialnym rzeczowo za realizację zadań wynikających z planu na po-
krycie kosztów zakupu rzeczowych składników majątku, wyŜywienia, usług, kosztów podróŜy i innych świad-
czeń, których zapłata ma być dokonana w gotówce.

Wniosek na zaliczkę wystawia osoba uprawniona wpisując merytoryczne uzasadnienie zapotrzebowania

gotówki. Wniosek, po zatwierdzeniu przez komendanta lub skarbnika jednostki i gł. księgowego, stanowi pod-
stawę do wypłaty gotówki z kasy.

Zaliczki nie moŜe otrzymać osoba, która nie rozliczyła się z poprzednio otrzymanej zaliczki.

3.13. Rozliczenie zaliczki

Rozliczenie zaliczki winno nastąpić w ciągu 14 dni od daty jej otrzymania, bez względu na wysokość

wydatkowanej kwoty zaliczek, z wyjątkiem zaliczek pobranych na obozy, które naleŜy rozliczyć do 21 dni po
zakończeniu obozu.

Wyjątek stanowią zaliczki na paliwo do samochodów słuŜbowych, dla których ustala się miesięczny ter-

min rozliczenia zaliczki wraz z rozliczeniem paliwa.

KaŜda faktura na zakup paliwa powinna zawierać numer rejestracyjny samochodu słuŜbowego.
W razie braku rozliczenia zaliczki w wyŜej ustalonych terminach, kwotę tę potrąca się z najbliŜszych

poborów pracownika.

Do rozliczenia zaliczki winny być dołączone dowody źródłowe tj. rachunki i inne dowody zapłaty, które

powinny być sprawdzone pod względem formalnym i merytorycznym oraz potwierdzone podpisem osoby
uprawnionej.

Na sprawdzającym ciąŜy obowiązek dopilnowania czy zapłacona faktura spełnia wymogi określone dla

podatku VAT, w przypadku zakupu środków trwałych czy została wpisana do ksiąŜki inwentarzowej; a w przy-
padku zakupu niskocennych składników rzeczowych do ksiąŜki ww. składników.

3.14. Rachunki za uŜywanie samochodu prywatnego do celów słuŜbowych

MoŜliwość uŜywania samochodów prywatnych do celów słuŜbowych uregulowana została

w rozporządzeniu Ministra Infrastruktury wyszczególnionym w pkt. 1.2. ppkt 24 Rozdział I niniejszej instruk-
cji.

Wzór umowy uŜywania samochodów prywatnych do celów słuŜbowych, przyznanie limitu i rachunek

za przejazdy zawiera załącznik nr 11 i 11A Instrukcji finansowej obozu.

3.15. Listy płac

Przy zatrudnieniu pracowników, zgodnie z Kodeksem pracy, kaŜda jednostka na podstawie angaŜy spo-

rządza listę płac.

Jednostki są zobowiązane do prowadzenia kartotek wynagrodzeń pracowników, na podstawie których

naleŜy i przekazać do urzędu skarbowego i pracownikowi deklaracje PIT-11 w terminie do 28 lutego za po-
przedni rok.

Wypłata wynagrodzenia z tytułu umowy zlecenia lub umowy o dzieło moŜe być dokonana na pokwito-

waniu zamieszczonym na rachunku bądź na sporządzonej liście płac, w przypadku wypłaty kilku zleceniobior-
com.

Wzory rozliczenia umów zleceń i umowy o dzieło zostały załączone do Instrukcji finansowej obozu (za-

łączniki nr 3–6).

Dla rozliczenia wynagrodzeń z umów zleceń i umów o dzieło, jednostki samobilansujące są zobowiąza-

ne do prowadzenia kartotek wynagrodzeń, na podstawie których naleŜy sporządzić i przekazać do urzędu skar-
bowego i zleceniobiorcy PIT-11, w terminie do 28 lutego za rok poprzedni.

B. Dokumentacja obrotu składnikami majątkowymi

Obrót składnikami majątkowymi został uregulowany w odrębnej „Instrukcji o gospodarowaniu składni-

kami rzeczowymi”.

Dla udokumentowania rozliczenia i obrotu składnikami rzeczowymi zamieszczono w ww. instrukcji na-

stępujące wzory:
Nr 1– protokół likwidacyjno-kasacyjny składników rzeczowych, jako załącznik do LT lub podstawa do zdjęcia

za stanu niskocennych składników rzeczowych,

Nr 2 – MT protokół wypoŜyczenia– zwrotu sprzętu
Nr 3 – protokół zdawczo-odbiorczy magazynu
Nr 4 – protokół przerobu materiałów
Nr 5 – arkusz spisu z natury
Nr 6 – oświadczenie o przyjęciu odpowiedzialności materialnej
Nr 7 – OT - dowód przyjęcia środka trwałego
Nr 8 – LT - dowód likwidacji środka trwałego
Nr 9 – PT – dowód nieodpłatnego przekazania/ przyjęcia składnika rzeczowego.

Ponadto w przywołanej wyŜej instrukcji podano dowody obrotu dla materiałów, towarów i wyrobów

gotowych.

Rozdział V.
Ustalenia końcowe

W … obowiązują przyjęte zasady (polityki) rachunkowości:

5.1.

Zakładowy plan kont określający:
1)

wykaz kont księgi głównej,

przyjęte zasady ewidencji księgowej zdarzeń i operacji gospodarczych na kontach księgi głównej,

zasady prowadzenia ksiąg pomocniczych oraz ich powiązania z kontami księgi głównej;

5.2.  Metody wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego;
5.3.  Wykaz ksiąg rachunkowych – zbiorów tworzących księgi rachunkowe na komputerowych nośnikach danych;
5.4. Charakterystyka systemu przetwarzania danych przy uŜyciu komputerów w programie „…”;
5.5.  System ochrony danych i ich zbiorów;
5.6.  Wzory sprawozdania finansowego.