Komunikacja biznesowa elementem budowy wizerunku
[
artykuły
]
Wizerunek (brand image) marki to inaczej jej
osobowość. Produkty, podobnie jak ludzie, mają
swoją osobowość, która może poprzez jej
upublicznienie ją spopularyzować lub
wyeliminować z rynku.
Na osobowość produktu składa się kilka elementów:
nazwa, opakowanie, cena, styl reklamy a przede
wszystkim jej charakter. Reklama, jako narzędzie
komunikacji z otoczeniem, powinna służyć wzmocnieniu
wizerunku marki. Reklama, poprzez swój jednorodny
komunikat, musi rok po roku stanowić konsekwentną
projekcję tego samego wizerunku. Wszelkie narzędzia
marketingowe, wykorzystywane jako zamierzone nośniki wartości i atrybutów budują świadomość
marki. Komunikacja rynkowa jest świadomym stymulowaniem wpływu komunikatu na świadomość
ludzi w celu albo zakodowania na stałe jakiejś informacji w nim, albo w celu zmiany w kierunku z
góry obranym, istniejących już tam informacji.
W działaniach busines to business, charakterystycznym dla działań holdingów, koncernów,
najistotniejszym elementem budującym świadomość marki stają się druki firmowe oraz druki
biurowe jako element organizacji biura i druki obsługi klienta. Indywidualnie opracowany, spójny
plastycznie pakiet druków, może się stać istotnym elementem promocji i marketingu, oddając
charakter firmy i podkreślając cechy oferty. Opracowanie niezależnie poszczególnych elementów
prowadzić może do zatarcia ogólnej idei plastycznej. Kompleksowe projektowanie gwarantuje, że
każdy druk jest integralnym elementem zestawu, ale może też istnieć samodzielnie niosąc te same
zakodowane wartości. Zaprojektowane druki powinny pokazywać pozycję i prestiż firmy. Umiejętnie
dobrane materiały, kolory i kompozycja są elementami budowania image firmy.
Podstawowym kryterium wprowadzenia jednorodnych i jednolitych materiałów jest zdecydowane
obniżenie kosztów produkcji – istnieje jeden wzór na podstawie, którego zostają wykonane wszelkie
elementy i do którego można w każdej chwili się odwołać i sprawdzić poprawność przygotowanych
materiałów. Poprzez takie działanie możemy wprowadzić normę jakości.
Następnym ważnym powodem budowy wzoru druków business to business jest podniesienie
ergonomii oraz duża lepsza jakość prezentacji. Nie dochodzi do sytuacji, że osoby z różnych
oddziałów firmy posiadają zupełnie inne bilety wizytowe a związane jest to od osoby i jej
subiektywnego poczucia piękna, która zamawia ich wykonanie. Tak przygotowane materiały nie
oddają żadnych wartości marki a nawet niszczą wszelkie poprzednie komunikaty mówiące o
wizerunku organizacji.
Z pewnością ważną przyczyną dla przygotowania standardu pakietu druków jest ułatwienie
komunikacji wewnętrznej, a przede wszystkim poprawna i jednolita prezentacja na zewnątrz,
struktury i siły organizacji. Duże znaczenie stanowi również element efektywnego zarządzania
obiegiem dokumentów.
Każda organizacja prowadzi swoją działalność poprzez komunikację z otoczeniem. Mimo różnych
współczesnych środków łączności, jak telefony, faksy, internet i inne, decydującą rolę w biznesowej
komunikacji spełnia wciąż klasyczna korespondencja. Wynika stąd istotne znaczenie wszelkich
firmowych druków, dzięki którym u adresatów powstaje świadomość istnienia określonej
Foto CODES
organizacji, a częściowo określony wizerunek. Rodzaj otrzymywanej korespondencji wywiera
bowiem zawsze pewne wrażenie. Rozpoczynając prace projektowe należy zapoznać się z systemem
komputerowym a następnie rodzajem edytora tekstu w jakim powstaje korespondencja w celu
przygotowania również elektronicznych wzorców druków korespondencji. Zależnie od wielkości
firmy, obszaru działania i jej potrzeb, zestaw druków bywa różny. Do elementów wchodzących w
skład druków firmowych należą: bilety wizytowe, papiery firmowe, papiery faksowe, koperty
firmowe, druki grzecznościowe oraz pakiet dyrektorski, który stanowią papiery imienne członków
zarządu lub dyrekcji firmy. Jeśli chodzi o druki biurowe ich zestaw jest bardzo zróżnicowany i
zindywidualizowany, ale z pewnością możemy mówić o: drukach obsługi klienta, drukach
komunikacji wewnętrznej, drukach technologicznych, pracowniczych i formularzach a także wzorach
pieczątek i opraw, które dopełniają wizerunku firmy. Podstawowymi elementami druków firmowych
są: nazwa, symbol, adres firmy, telefony i faksy, często jest to również adres e-mail, nazwisko
właściciela, oraz inne informacje zgodne z kodeksem handlowym, tj.: informacje o statusie
prawnym (np. spółka cywilna, spółka z ograniczoną odpowiedzialnością itp.), nazwiska członków
zarządu, rok założenia firmy, numer konta bankowego i adres banku, numer statystyczny REGON,
numer identyfikacji podatkowej NIP, dane o posiadanym kapitale zakładowym. Sposób
rozmieszczenia informacji jest bardzo istotnym elementem projektu. Ma on komunikować zarówno
obraz firmy jak również przedstawić osobę nim się posługującą, a wiąże się to z psychofizjologią
widzenia ludzkiego. W projektowaniu i zamawianiu akcydensów racjonalne jest stosowanie dla ich
poszczególnych rodzajów tej samej rodziny papierów. Generalnie należy też rozważyć czy papiery
firmowe będą wytwarzane we własnym zakresie, czy też w specjalistycznej drukarni. Projekty
akcydensów powinny przestrzegać z jednej strony specyficznych zasad firmowego liternictwa, a z
drugiej reguł praktycyzmu. Nie warto tworzyć drogich ozdobnych druków, tam gdzie chodzi o
masową korespondencję. Do elementów bazowych zalicza się także wzór minimalnych wielkości,
określających granice czytelności wybranych elementów graficznych oraz wzór minimalnych pól
ochronnych, wyznaczających wolną przestrzeń wokół elementów graficznych, co zabezpiecza ich
czytelność.
Wizytówka jest często pierwszym elementem systemu identyfikacji firmy, którym posługuje się jej
przedstawiciel. W życiu społecznym mamy do czynienia z trzema rodzajami biletów wizytowych:
prywatnymi, służbowymi i kombinowanymi, które łączą funkcje prywatnych i firmowych. W świecie
interesów nie ma na ogół zwyczaju łączenia funkcji wizytówki służbowej i prywatnej. Kombinowane
wizytówki spotyka się głównie w świecie nauki i medycyny. O ile przedsiębiorstwo utrzymuje
kontakty międzynarodowe, niezbędne jest posiadanie wizytówek w stosownych językach. Stąd
przygotowywane są bilety wizytowe w języku obcym, lub informacje te są zamieszczane na
odwrocie wizytówki służbowej (bilety dwustronne), co stanowi jedynie pewnego rodzaju
udogodnienie dla jej właściciela. Rodzaje wizytówek różnią się formatem, liternictwem, treścią i
sposobem jej rozmieszczenia. Natomiast kolorystyka wizytówki powinna uwzględniać przede
wszystkim kolory firmowe. Współczesne techniki komputerowe pozwalają na możliwość dowolnego
komponowania wizytówek. Powstają w ten sposób różne barwne i przeładowane treścią, które są
świadectwem pretensjonalności i złego smaku. Zasadą projektu wizytówki firmowej jest jej prostota
i czytelność, a tym samym staje się ona bardziej elegancka. Zasada ta dotyczy wyboru papieru,
treści, liternictwa i ewentualnych elementów uzupełniających. Większość wizytówek służbowych ma
zwyczajowo przyjęte formaty (10x6cm). Istnieje pogląd, że elegantsze są bilety węższe
(8,4x5,5cm). Różnicując format należy pamiętać, że wizytówka musi mieścić się w standardowym
wizytowniku. Dylemat dla wielu firm stanowi umieszczanie na wizytówkach tytułów naukowych i
zawodowych. Z pewnością jest to wskazane, jeżeli mogą przyczynić się do umacniania wizerunku, a
zwłaszcza wiarygodności firmy. Tytuł profesora ma istotne znaczenie dla podkreślenia rangi
instytutu naukowego, magistra inżyniera – dla biura projektów a doktora – dla przychodni
lekarskiej. W niektórych branżach nie mają one żadnego znaczenia, a niekiedy mogą oddziaływać
raczej negatywnie. W związku z utrzymującymi się w polskich środowiskach niechęcią do używania
tytułów warto nadmienić, że w wielu krajach traktuje się je, jako ważny wskaźnik kwalifikacyjnego
potencjału firmy.
Budując świadomość marki nie zapominajmy o tak ważnym elemencie jaki stanowią druki firmowe,
pomimo swojej prostoty a zwłaszcza ze względu na ich masowy charakter, stanowią podstawowy
