Wyższa Szkoła Informatyki i Zarządzania
w Bielsku-Białej
Wydział Informatyki
Przedmiot :Problemy społeczno zawodowe informatyków.
Temat : Podstawowe zasady i kultura korespondencji elektronicznej.
Opracował: XXXX,
sem. XX gr. B, niestacjonarne
Wykładowca: prof. dr hab. inż. XXXX
Bielsko-Biała, 2009
Spis treści:
1. Wstęp ....................................................................................................................................................... 2
2. Podstawowe zasady zwrotów w poczcie e-mail ....................................................................................... 2
3. Niestosowanie się do etykiet ..................................................................................................................... 3
4. Podsumowanie ........................................................................................................................................... 4
5. Bibliografia ................................................................................................................................................ 4
1.
Wstęp.
Nowe technologie komputerowe wprowadzają zupełnie nowe relacje pomiędzy ludźmi. Co gorsza, często
nie mają bezpośredniego odpowiednika w świecie rzeczywistym. . W Internecie, podobnie jak na ulicy
można być dżentelmenem, prostakiem i samotnikiem. Poczta elektroniczna jest już częścią środowiska
biznesowego. W przypadku niektórych firm, e-mail stał się jednym sposobem komunikacji pomiędzy
pracownikami. E-mail jest czymś pośrednim pomiędzy telefonem a normalna poczta. Najważniejszą
formą komunikacji w firmie powinny być bezpośrednie rozmowy, następnie telefon, dopiero na trzecim
miejscu e-mail, na końcu zwykła poczta. Oczywiście są firmy, w których większość spraw załatwia się za
pośrednictwem poczty elektronicznej.
Niektórzy używają pocztę elektroniczną do wysyłania wielu różnych, nie tylko istotnych
informacji. Czasem, w poczcie można znaleźć listy niecenzuralne, grubiańskie. W tym przypadku
odpowiedź na taki list powinna być adekwatna do rozmowy z niekulturalną osobą przez telefon. Najlepiej
ignorować. Czasem traktujemy taką wiadomość zgryźliwą ironią. A jak powinna wyglądać dobrze
zredagowana wiadomość poczty elektronicznej?
2.
Podstawowe zasady zwrotów w poczcie e-mail.
W dobie zupełnej dominacji poczty elektronicznej nad tradycyjną, zastąpieniu listów pisanych ręcznie
mailami, musimy zdać sobie sprawę, że zasady grzeczności w korespondencji nie uległy jednak
zmianom. Wbrew powszechnym praktykom w mailach także musimy zachowywać wszelką staranność
etykiety. Wiadomo, że e-maile są mniej formalną korespondencją niż pisma i dokumenty na papierze, ale
również wymagają przestrzegania zasad wysokiej kultury i taktu. Poniżej znajdują się najważniejsze
punkty których warto przestrzegać w korespondencji z innymi użytkownikami.
•
Tytuł - zawsze należy wpisywać temat swojej wiadomości. Pozostawianie pustego miejsca jest
wyrazem lekceważenia swojego odbiorcy i sygnalizuje, że nie chcieliśmy poświęcić mu dostatecznej
ilości czasu w trakcie pisania maila. Tytuł powinien także dokładnie sygnalizować treść maila, nie
powinien wprowadzać w błąd. Ma być konkretny i rzeczowy. Kiedy nie doprecyzujemy nagłówka
naszej wiadomości, adresat może uznać ją za spam i w ogóle jej nie odczytać. Zwłaszcza jeśli
codziennie dostaje mnóstwo maili z różnymi ofertami sprzedaży i usług.
1
•
Pierwsze zdanie w mailu – dobrze jest imiennie zwrócić się do naszego odbiorcy. Jeśli jest to nasz
kolega lub koleżanka, z którymi znamy się dobrze, to zwracamy się do nich po imieniu. Do osób
wyższego szczebla i nieznajomych zawsze zwracamy się per „pan”, „pani” albo „panie dyrektorze”
1
http://korespondencja.wieszjak.pl/korespondencja-email
plus nazwisko. To samo dotyczy osób, których nie znamy osobiście, a korespondujemy z nimi mailowo
nawet dłuższy czas.
•
Podpis (Wizytówka) – Należy opracować własną wizytówkę, która automatycznie będzie wysyłana
pod każdym mailem. Powinna zawierać standardową formułę pożegnania oraz nasze dane: funkcję,
numer telefonu stacjonarnego i komórkowego, numer faksu, adres mailowy, logo firmy. Pamiętać
należy, aby przy każdej zmianie swoich danych aktualizować swoją wizytówkę. Niewybaczalnym
błędem bowiem jest podawanie nieaktualnych danych.
•
Treść wiadomości – powinna być konkretna i na temat. Jeśli mamy do przekazania więcej informacji
– lepiej sporządź osobny dokument i przesłać go w załączniku. Treść maila bowiem nie powinna
przekraczać dwóch ekranów.
•
Odpowiedź na maila - najlepiej jest na początku zacytować jego całą treść. To pozwoli Ci
na poruszenie wszystkich kwestii, o które zostaliśmy poproszeni w otrzymanej wiadomości i zwolni
nas z konieczności streszczania jej treści. Ponadto odbiorca chcąc zweryfikować wiadomość, którą
wysłał do Ciebie, nie będzie musiał przeszukiwać w tym celu swojej skrzynki nadawczej.
•
Czas odpowiedzi – jako że nikt nie lubi czekać na maila, dlatego należy sprawdzać swoją skrzynkę
kilka razy dziennie i odpisywać od razu. W przypadku kiedy wybieramy się na urlop, albo z innego
powodu nie ma nas w pracy ważne jest by ustawić opcja automatycznego odpowiadania. W takim
automatycznym mailu powinna znaleźć się informacja o terminie naszej nieobecności, a także dane
osoby, która nas przez ten czas zastępuje.
3.
Niestosowanie się do etykiet.
Jedyne działania mogą podjąć inni użytkownicy sieci. Reakcje ich powinny być zbliżone do działań jakie
podejmujemy, gdy spotykamy osobę niekulturalną. Staramy się jak najrzadzej przebywać w jej
towarzystwie, jako że sieci komputerowe w swych założeniach są demokratyczne, „normalni”
użytkownicy powinni izolować natrętów. Oczywiście metoda ta niekoniecznie musi odnieść skutek. Dzieje
się tak zwłaszcza wtedy, gdy komunikujemy w zakresie stosunków pracodawca-pracownik. Nie możemy
przecież zignorować szefa, pracownika możemy po prostu upomnieć
Dodać tutaj należy, że sieci komputerowe oferują także możliwość działania pod płaszczykiem
anonimowości. Łatwo jest być niegrzecznym, gdy wszyscy znają tylko adres elektroniczny. Inni
użytkownicy nie są w stanie zobaczyć gbura, nie wiedzą gdzie mieszka, nie znają także jego prawdziwego
nazwiska. Osoba taka może oczywiście nie czuć wstydu będąc anonimowym niekulturalnym w nieznanym
ś
rodowisku.
2
2
www.computerworld.pl/.../Zachowanie.i.kultura.w.Internecie.htm
Część użytkowników cyberprzestrzeni używa anonimowości, by wypróbowywać swoje nowe
alternatywne osobowości. Coraz popularniejsze staje się odgrywanie innych osób o zupełnie innej
osobowości, charakterze oraz zasadach. Dzieje się tak zwłaszcza podczas bardzo popularnych rozmów
o "stosunkach męsko-damskich" w cyberprzestrzeni.
4.
Podsumowanie.
Wykorzystanie Internetu coraz częściej zmusza ludzi do powrotu do zanikającej we współczesnym
ś
wiecie kultury pisania listów. Od setek lat listy były jedynym sposobem komunikacji między ludźmi
znajdującymi się w różnych miejscach. Telefon jako nowa, cywilizowana forma komunikacji zabił część
etosu pisania listów. A przecież korespondencja zawsze świadczyła o człowieku.
Cyberprzestrzeń stanowi świat wraz z własną społecznością. W Internecie spotkamy ludzi gburowatych, a
także kulturalnych i grzecznych. Większość użytkowników sieci komputerowych traktuje Internet jako
nową formę komunikacji. Zwyczajni ludzie czerpią satysfakcję z nowych możliwości nawiązywania
kontaktów międzyludzkich i to właśnie oni właśnie tworzą nową etykietę cyberprzestrzeni. Zatem
jedynym i podstawowym sloganem godnym polecenia wszystkim użytkownikom internetu to "zachowuj
się".
5.
Bibliografia.
1.
http://korespondencja.wieszjak.pl/
2.
http://www.computerworld.pl/
3.
http://www.wikipedia.pl/