Praca i Ubezpieczenia Praca i Ubezpieczenia
e
e-Poradnik
Kontrola
pracowników
Obowiązki i prawa pracodawcy i pracownika
Jak pracodawca może sprawdzić,
co pracownik robi w czasie pracy
Jak może weryfikować jego uczciwość
Kiedy i jak może kontrolować stan zdrowia pracownika
Jakie zasady obowiązują przy kontroli telepracowników
Co grozi pracodawcy za naruszenie dóbr osobistych
pracowników
Wyjaśnienia ekspertów
Interpretacje GIODO
Wzory pism i druków
Niniejsza darmowa publikacja zawiera jedynie fragment
pełnej wersji całej publikacji.
Aby przeczytać ten tytuł w pełnej wersji
.
Niniejsza publikacja może być kopiowana, oraz dowolnie
rozprowadzana tylko i wyłącznie w formie dostarczonej przez
NetPress Digital Sp. z o.o., operatora
nabyć niniejszy tytuł w pełnej wersji
jakiekolwiek zmiany w zawartości publikacji bez pisemnej zgody
NetPress oraz wydawcy niniejszej publikacji. Zabrania się jej
od-sprzedaży, zgodnie z
.
Pełna wersja niniejszej publikacji jest do nabycia w sklepie
Adres redakcji: 01-042 Warszawa, ul. Okopowa 58/72
tel. (22) 530 40 40; www.gazetaprawna.pl
Redakcja: Małgorzata Jankowska, Monika Bugaj-Wojciechowska
DTP: Joanna Archacka
Biuro Obsługi Klienta: 05-270 Marki, ul. Okólna 40
tel. (22) 761 30 30, 0 801 62 66 66; e-mail: bok@infor.pl
© Copyright by INFOR Biznes Sp. z o.o.
ISBN 978-83-61957-98-0
Wydanie I/2012, styczeń 2012 r.
Spis treści
Wstęp .................................................................................................................................5
Rozdział 1.
Jak pracodawca może sprawdzić, co pracownik robi w czasie pracy ..............7
Rozdział 2.
Jak można zweryikować uczciwość pracownika ...............................................15
Rozdział 3.
Czy możliwa jest kontrola pracownika przy użyciu jego danych
biometrycznych ............................................................................................................. 17
Rozdział 4.
Kiedy i jak pracodawca może sprawdzać stan zdrowia pracownika .......... 20
Rozdział 5.
Jakie zasady obowiązują przy kontroli telepracownika ................................... 30
Rozdział 6.
Jak pracodawca może kontrolować korzystanie przez pracownika
ze zwolnienia lekarskiego ........................................................................................ 36
Rozdział 7.
Jak sprawdzić poprawność i prawdziwość
zaświadczenia lekarskiego ........................................................................................ 49
Rozdział 8.
Co grozi pracodawcy za naruszenie dóbr osobistych pracownika ............... 54
Wyjaśnienia ekspertów .......................................................................................... 63
Jakie są granice kontroli pracowników
przez pracodawcę ........................................................................................................ 63
Jak pracodawca może kontrolować telepracownika ...................................75
Wyjaśnienia GIODO ................................................................................................... 86
O czym musi pamiętać pracodawca,
aby kontrolując pracowników nie naruszyć ustawy
o ochronie danych osobowych ............................................................................ 86
e-Biblioteka Gazety Prawnej
4
Wstęp
To, że pracodawcy mają prawo kontrolować swoich pracowników, nie bu-
dzi wątpliwości. Jedną z cech charakterystycznych stosunku pracy jest bo-
wiem wykonywanie pracy pod kierownictwem pracodawcy. To on ponosi ry-
zyko prowadzonej działalności, a więc musi mieć prawo do sprawdzania, czy
zatrudnione osoby realizują wyznaczone im zadania i działają zgodnie z in-
teresem irmy.
Wątpliwości może budzić natomiast zakres takiej kontroli, tym bardziej że
przepisy zagadnienia te regulują bardzo ogólnie. A rozwój technologii daje
pracodawcom coraz więcej narzędzi do kontrolowania zatrudnionych przez
siebie osób zarówno w zakładzie pracy, jak i poza nim. Mają do dyspozycji
nie tylko rozbudowane systemy monitoringu pomieszczeń irmy, programy
szpiegujące aktywność pracowników w internecie oraz umożliwiające kon-
trolę poczty elektronicznej, ale też przykładowo system GPS, dzięki któremu
mogą sprawdzać, po jakim terenie poruszają się ich przedstawiciele handlowi.
Nie wszystkie jednak dostępne metody mogą być przez pracodawców wyko-
rzystywane do kontroli pracowników.
Pracodawcy muszą przede wszystkim pamiętać, że kontrolując pracowni-
ka zobowiązani są szanować jego godność i inne dobra osobiste, czyli np. jego
wizerunek, tajemnicę korespondencji lub cześć. O wszystkich formach kon-
troli muszą wcześniej informować podwładnych. Rekomendowanym przez
ekspertów rozwiązaniem jest określenie np. w regulaminie pracy lub innym
akcie zasad dokonywania kontroli w irmie oraz uzyskanie od pracowników
pisemnego potwierdzenia, że się z nimi zapoznali. W regulaminie tym praco-
dawcy powinni wskazać nie tylko sposób, ale i cel prowadzenia kontroli. Jeśli
pracodawca zasady kontrolowania pracowników określi w odrębnym regula-
minie kontroli, powinien w indywidualnych umowach o pracę zobowiązać
pracowników do jego przestrzegania.
Każda kontrola prowadzona przez pracodawcę musi mieć też swój uzasad-
niony cel oraz być adekwatna do sytuacji i do jego osiągnięcia. Ponadto na
niektóre formy kontroli pracodawca musi uzyskać zgodę pracownika. Zgodę
taką musi wyrazić np. telepracownik świadczący pracę we własnym domu.
Warto znać podstawowe zasady i granice legalnego kontrolowania pra-
cowników, aby uniknąć ich ewentualnych roszczeń, w sytuacji gdy uznają, że
swoimi działaniami pracodawca naruszył ich dobra osobiste, co może pocią-
gać za sobą konieczność wypłacenia im np. zadośćuczynienia inansowego.
Za naruszenie przepisów ustawy o ochronie danych osobowych pracodawcy
grozić może natomiast grzywna, kara ograniczenia wolności albo kara pozba-
wienia wolności do lat 2.
Publikacja omawia wszystkie najbardziej popularne sposoby kontrolowa-
nia pracowników przez pracodawcę, określa ich warunki, wskazuje na granice
Wzory pism i druków ............................................................................................... 95
e-Biblioteka Gazety Prawnej
6
podejmowanych przez pracodawcę działań i ewentualne skutki przekrocze-
nia przez niego przysługujących mu uprawnień. Ma charakter poradniczy.
Czytelnik znajdzie tu wiele przykładów pokazujących stosowanie różnych
metod kontroli w praktyce. Wartością dodaną są niewątpliwie wyjaśnienia
ekspertów, m.in. sędziów sądów okręgowych orzekających w sprawach z za-
kresu prawa pracy, radców prawnych oraz generalnego inspektora ochrony
danych osobowych.
Pracodawcom przydać się mogą też przygotowane na potrzeby tego opraco-
wania wzory: dodatkowej umowy określającej zasady kontroli telepracownika
oraz regulaminu pracy regulującego nie tylko zasady kontroli pracowników
(m.in. badania trzeźwości, dokonywania przeszukania pracowników), ale też
zasady korzystania przez nich np. z poczty elektronicznej, sprzętu kompute-
rowego czy internetu.
Rozdział 1
Jak pracodawca może sprawdzić,
co pracownik robi w czasie pracy
Do kontrolowania podwładnych pracodawcy wykorzystują wszelkie do-
stępne środki, w tym elektroniczne. Mają oni prawo sprawdzać, czy w cza-
sie pracy podwładni rzeczywiście wykonują swoje obowiązki, jak często
korzystają z przerw lub w jaki sposób używają służbowego sprzętu powie-
rzonego im przez irmę. Monitorowanie podwładnego nie może jednak
naruszać jego godności i innych dóbr osobistych.
Prawo pracy nie określa wprost zakresu ochrony pracowników przed ich
kontrolowaniem w miejscu pracy. Ogólne zasady tej ochrony wynikają jednak
z art. 11
1
kodeksu pracy. Zgodnie z nim pracodawca jest zobowiązany szano-
wać godność i inne dobra osobiste pracownika, czyli np. jego wizerunek, ta-
jemnicę korespondencji lub cześć. Dodatkowo art. 22
1
k.p. wyraźnie wskazu-
je, jakich informacji o pracowniku może żądać pracodawca. Zawarty w nim
katalog danych, obejmujący m.in. imię i nazwisko, miejsce zamieszkania czy
wykształcenie, ma charakter zamknięty. Oznacza to, że pracodawca nie może
żądać od pracownika innych danych, nawet jeśli usprawiedliwia to koniecz-
nością nadzoru jego pracy.
Przed rozpoczęciem jakiejkolwiek kontroli pracowników irma powinna
zatem poinformować o tym zatrudnionych i przedstawić im zasady takiego
nadzoru. Informację taką może zamieścić w regulaminie pracy. Ma też pra-
wo wydać zarządzenie, np. w sprawie korzystania ze sprzętu elektronicznego,
w sprawie zasad monitoringu pomieszczeń biurowych (muszą się z nim za-
poznać wszyscy pracownicy).
Roszczenia pracowników
Jeśli irma nie poinformuje podwładnych o możliwości kontroli i zasa-
dach jej przeprowadzania, mogą oni złożyć skargę do generalnego inspekto-
ra ochrony danych osobowych lub dochodzić swoich roszczeń przed sądem
w postępowaniu cywilnym z tytułu naruszenia ich dóbr osobistych (na pod-
stawie art. 23 i 24 k.c.). Mają w szczególności prawo domagać się od pracodaw-
cy dopełnienia czynności potrzebnych do usunięcia skutków naruszenia (np.
poprzez złożenie oświadczenia o odpowiedniej treści), zadośćuczynienia pie-
niężnego lub zapłaty na wskazany cel społeczny. (Patrz str. 54 – 62).
Jeżeli wskutek naruszenia dobra osobistego została wyrządzona szkoda
majątkowa, poszkodowany może żądać jej naprawienia. Określenie rozmia-
ru szkody, jaką z tytułu inwigilacji poniósł pracownik, może być jednak trud-
ne do ustalenia. Na przykład w sytuacji kontrolowania poczty elektronicznej
sąd musi wziąć pod uwagę dwie sprzeczne ze sobą zasady: ochronę tajemnicy
e-Biblioteka Gazety Prawnej
9
8
Kontrola pracowników. Obowiązki i prawa pracodawcy i pracownika
korespondencji oraz zasadę właściwego użytkowania mienia powierzonego
przez pracodawcę.
Pracodawcy powinni jednocześnie pamiętać, że w przypadku niektórych
form kontroli konieczne jest nie tylko poinformowanie o nich pracownika,
ale także uzyskanie jego zgody na zastosowanie takiego nadzoru. Jest ona ko-
nieczna np. w przypadku nagrywania rozmów telefonicznych prowadzonych
w czasie pracy ze służbowego telefonu.
Warto podkreślić, że naruszenie godności pracownika może być uznane za
ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków przez pracodawcę. Podwład-
ny może rozwiązać w takiej sytuacji umowę bez wypowiedzenia i uzyskać od-
szkodowanie w wysokości wynagrodzenia za okres wypowiedzenia.
Orzecznictwo SN
Określenie „ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków” w art. 55 § 1
1
k.p. oznacza
naruszenie przez pracodawcę (osobę, za którą pracodawca ponosi odpowiedzialność)
z winy umyślnej lub wskutek rażącego niedbalstwa obowiązków wobec pracowni-
ka, stwarzające realne zagrożenie istotnych interesów pracownika lub powodujące
uszczerbek w tej sferze – wyrok Sądu Najwyższego z 10 listopada 2010 r., I PK 83/10,
LEX nr 737372.
Dla oceny, że doszło do naruszenia godności pracownika (art. 11
1
k.p.) nie ma
znaczenia, czy on sam potraktował określone zachowanie osoby reprezentu-
jącej pracodawcę jako godzące w jego dobro osobiste. Reakcja pracownika na
takie zachowanie może mieć jednak znaczenie w procesie oceny, czy narusze-
nie godności obiektywnie wystąpiło.
Do podstawowych obowiązków pracodawcy w rozumieniu art. 55 § 1
1
k.p.
należy również obowiązek przestrzegania w zakładzie pracy zasad współżycia
społecznego. Ocena, czy nastąpiło ciężkie naruszenie przez pracodawcę obo-
wiązku przestrzegania w zakładzie pracy zasad współżycia społecznego wo-
bec pracownika (art. 55 § 1
1
k.p.), wymaga uwzględnienia subiektywnych kry-
teriów oceny zachowania osób reprezentujących pracodawcę – wyrok Sądu
Najwyższego z 8 października 2009 r., II PK 114/09, OSNP 2011/9-10/127.
Sprawdzanie komputera
Jedną z najczęściej stosowanych obecnie form kontroli pracowników jest
nadzór nad użytkowaniem służbowego komputera. Sprzęt taki jest własno-
ścią pracodawcy i jako narzędzie pracy powinien być do niej wykorzystywany.
Również poczta elektroniczna jest takim samym narzędziem pracy udostęp-
nianym pracownikowi przez pracodawcę jak biurko, specjalistyczne maszyny
czy inne urządzenia techniczne. Dlatego pracodawca może sprawdzać, w jaki
sposób podwładni użytkują sprzęt elektroniczny.
Najpierw powinien jednak zapoznać pracownika z obowiązującymi
w przedsiębiorstwie zasadami korzystania z takiego sprzętu i zaznaczyć, że
ich przestrzeganie podlega kontroli działu informatycznego w irmie. W ta-
kiej sytuacji może on sprawdzać, czy podwładny nie wykorzystuje sprzętu do
celów prywatnych.
Jak irma ma wprowadzić nadzór nad sprzętem użytkowanym przez
pracownika
1. Wprowadź zakaz wykorzystywania komputera do celów prywatnych
Jeśli pracodawca chce uniknąć sytuacji, gdy pracownicy korzystają ze służbowych
komputerów w niewłaściwy sposób, powinien wprowadzić ograniczenia w jego użyt-
kowaniu. Ma on prawo zakazać np. używania służbowej skrzynki do celów prywat-
nych (lub ograniczyć takie prawo pracowników wyłącznie do określonych sytuacji, np.
kontaktów z członkiem rodziny). Firma może też zabronić korzystania w czasie pracy
z komunikatorów internetowych lub portali społecznościowych. Dzięki temu zyska
pewność, że służbowy komputer jest wykorzystywany zgodnie z przeznaczeniem,
czyli do pracy. Jeśli pracodawca chce wprowadzić takie zakazy lub ograniczenia, musi
poinformować o tym pracowników. W przeciwnym razie podwładni mogą uznać, że
np. użytkowanie portali społecznościowych w czasie pracy jest dopuszczalne.
2. Zastanów się nad rodzajem kontroli korzystania ze sprzętu
Przed rozpoczęciem nadzoru nad użytkowaniem służbowego komputera irma powin-
na się zastanowić, w jakim celu ma być on prowadzony. Jeżeli pracodawcy zależy np. na
ochronie wrażliwych danych (np. tajemnicy przedsiębiorstwa), do których dostęp mają
pracownicy, może on wprowadzić jedynie ograniczenie korzystania np. z poczty elektro-
nicznej lub komunikatorów internetowych. Jeśli zaś chce przede wszystkim zdobyć wie-
dzę o tym, w jaki sposób podwładni użytkują powierzony im sprzęt komputerowy (a więc
jednocześnie sprawdzić, co robią w czasie pracy), powinien zainstalować oprogramo-
wanie szpiegujące. Dzięki temu będzie wiedzieć, np. jakie witryny internetowe odwiedza
pracownik i jak dużo czasu w pracy poświęca na wykonywanie swoich obowiązków.
3. Poinformuj pracowników o metodzie nadzoru
Jeśli pracodawca zdecyduje się na konkretny rodzaj kontroli służbowego komputera,
musi poinformować o tym swoich podwładnych, jeszcze zanim rozpocznie nadzór.
W przeciwnym razie narazi się na zarzut nieprzestrzegania kodeksu pracy (zobowią-
zuje on pracodawcę do szanowania godności pracownika) oraz naruszenia jego dóbr
osobistych. W takiej sytuacji pracownik może np. żądać zadośćuczynienia inansowe-
go. Warto podkreślić, że irma powinna nie tylko zawiadomić podwładnego o tym,
że będzie sprawdzać np. jego służbową skrzynkę pocztową, ale również wskazać mu
zasady takiego nadzoru. W omawianym przykładzie musi zatem określić, czy praco-
dawca będzie zapoznawał się z treścią e-maili, czy dopuszcza w ograniczonym stopniu
możliwość wykorzystywania skrzynki do celów prywatnych lub czy jej monitoring
będzie miał charakter stały czy wyrywkowy.
Niniejsza darmowa publikacja zawiera jedynie fragment
pełnej wersji całej publikacji.
Aby przeczytać ten tytuł w pełnej wersji
.
Niniejsza publikacja może być kopiowana, oraz dowolnie
rozprowadzana tylko i wyłącznie w formie dostarczonej przez
NetPress Digital Sp. z o.o., operatora
nabyć niniejszy tytuł w pełnej wersji
jakiekolwiek zmiany w zawartości publikacji bez pisemnej zgody
NetPress oraz wydawcy niniejszej publikacji. Zabrania się jej
od-sprzedaży, zgodnie z
.
Pełna wersja niniejszej publikacji jest do nabycia w sklepie