Microsoft Word - syl-iwz4

IWZ4: KOMPUTERYZACJA KSIĘGOWOŚCI

1) Prowadzona na podstawie sformalizowanej procedury administracyjno –

dyspozycyjnej określonej w Ustawie o rachunkowości przedsiębiorstw.

2) Zdefiniowane zostały zasady prowadzenia określonych urządzeń

ewidencyjnych niezbędnych w rachunkowości przedsiębiorstw, np.
dzienniki, rejestry, konta

3) Przepisy określają podstawowe formularze do prowadzenia

rachunkowości, np. bilans, rachunek zysków i strat

4) Rachunkowość wspomagana komputerem jest prowadzona w formie

systemu F-K czasami F-KK

Informatyczny  system  F-K  jest  systemem  informatycznym  wspomagającym  procedurę
administracyjno-dyspozycyjną  księgowości  firmy.  Wspomaganie  to  polega  na  systemowym
zastosowaniu  informatyki  do  obsługi  urządzeń  ewidencyjnych  stosowanych  w  księgowości.
Istotnym  usprawnieniem  jest  możliwość  automatycznego  generowania  formularzy,  np.
bilansu i rachunku zysków i strat.
Istnieje  konieczność  zbudowania  systemu  informatycznego  obejmującego  swoim  zasięgiem
wszystkie istotne funkcje i zadania księgowości zdarzeń gospodarczych w firmie.
Mówimy  często  o  zintegrowanym  systemie  księgowości  informatycznej,  zintegrowanym  bo
pracującym na wspólnej bazie danych, np. wspólny zbiór kontrahentów.
System  FKK  oprócz  klasycznej  księgowości  obejmuje  również  księgowość  kosztów
działalności.

ZINTEGROWANA RACHUNKOWOŚĆ FIRMY

Rachunkowość  jest  prowadzona  najczęściej  w  formie  ksiąg  handlowych,  zintegrowana  bo
wiele modułów pracuje na wspólnej bazie danych. Księga główna na którą składają się konta
zdefiniowane w planie kont stanowi zasadniczy element tego systemu. Księga główna jest tak
zdefiniowana aby zaspokoić potrzeby informacyjne użytkownika w celu sporządzenia bilansu
przedsiębiorstwa  i  rachunku  zysków  i  strat.  Zakres  i  struktura  kont  są  podporządkowane  w
pierwszej kolejności potrzebom tych dwóch formularzy.
Dodatkowo  prowadzi  się  księgi  pomocnicze:  debetowe  i  kredytowe.  W  księdze  debetowej
prowadzona  jest  szczegółowa  ewidencja  rozrachunków  z  dostawcami.  Istnieje  odpowiedni
system  rozrachunków  (Rozr)  za  zakupy  materiałów,  surowców  i  innych  komponentów
niezbędnych  do  działalności  firmy.  W  księdze  kredytowej  prowadzi  się  szczegółową
ewidencję  rozrachunków  z  odbiorcami  (klientami).  Wystawiona  faktura  za  usługę  (Fakt)
stanowi  podstawę  do  pozyskania  należności.  Obsługą  pozyskiwania  należności  zajmuje  się
moduł zwany Rozrachunkami (Rozr).
Istnieje  powiązanie  pomiędzy  księgą  główną  a  innymi  pomocniczymi  rodzajami  ewidencji.
Wszelkiego  rodzaju  dane  dotyczące  list  płac  są  ewidencjonowane  na  kontach  księgowych,
także dane dotyczące kosztów materiałowych, amortyzacji środków trwałych, sprzedaży itd.
Księgowość  ewidencjonuje  dane  o  zdarzeniach  gospodarczych,  które  już  miały  miejsce  w
przeszłości.  Dane  te  zgromadzone  na  kontach  ewidencyjnych  mogą  stanowić  podstawę  do
prowadzenia planowania działalności w okresach przyszłych (Planowanie działalności).
System  zintegrowanej  rachunkowości  musi  zapewniać  automatyczne  generowanie
sprawozdań finansowych do skarbu państwa (USK)

Księga

Główna

(Plan Kont)

e
d

e
b
e

Planowanie działalności

Rachunek kosztów i wyników

(Bilans, Rachunek Zysków i Strat)

c
a

KiP

Personel

Materiały

Urządze-
nia

Rozr

Koszty

mater

Udziało

wcy

l
i

e
n

Sprzedaż

Rozr

Fakt

RACHUNKOWOŚĆ

journal

F01, PIT

USK

URZĄDZENIA EWIDENCYJNE W RACHUNKOWOŚCI

1)  MAJĄTEK NETTO = MAJĄTEK – ZADŁUŻENIE
2)  BILANS
3)  RACHUNEK ZYSKÓW I STRAT
4)  DZIENNIK CHRONOLOGICZNY (JOURNAL)
5)  KONTO, PLAN KONT, KSIĘGA GŁÓWNA
6)  REJESTRY NP. REJESTR VAT
7)  ARKUSZ ROZLICZENIOWY, NP. KOSZTÓW

Podstawowym  zadaniem  systemu  rachunkowości  jest  ewidencja  majątku  produkcyjnego
firmy.  Wyróżnia  się  majątek  brutto,  który  pomniejszony  o  zobowiązania  stanowi  majątek
netto.  Majątek  Obrotowy  obok  majątku  trwałego  jest  składnikiem  majątku  firmy.  Składniki
majątku  obrotowego  obejmują  te  składniki  majątku  firmy,  które  w  procesie  gospodarczym
mogą zmieniać postać na pieniężną. O zakwalifikowaniu poszczególnych pozycji do majątku
trwałego  lub  obrotowego  decyduje  zamiar  w  jakim  go  kupowano.  Majątek  obrotowy  jest
finansowany  z  kapitału  stałego  (kapitał  własny,  zobowiązania  długoterminowe,  zysk  nie
podzielony).  Podstawą  obliczania  majątku  obrotowego  firmy  są  pozycje  jej  bilansu,  które
połączono  w  zespoły  o  podobnych  cechach.  Majątek  obrotowy  ma  płynny  charakter,  co
oznacza,  że  firma  może  obracać  gotówką  w  okresie  krótszym  od  sprawozdawczego.  W
okresie  sprawozdawczym  majątek  obrotowy  ulega  ciągłym,  sezonowym  i  znacznym
zmianom,  co  jest  wynikiem  kondycji  firmy,  jej  pozycji  na  rynku  oraz  odzwierciedla  ogólne
tendencje branży.

Majątek Obrotowy "etto = Majątek Obrotowy - Zobowiązania Bieżące

W systemie rachunkowości istnieje obowiązek rejestrowania zdarzeń gospodarczych w
dzienniku według chronologii zdarzeń. Istnieje obowiązek zapisywania w dzienniku
niezwłocznie danego zdarzenia gospodarczego

Zdarzania gospodarcze są księgowane jednocześnie w dziennikach (journalach) i na kontach.
W dziennikach zdarzenia gospodarcze są zapisywane w porządku chronologicznym, czyli
niezwłocznie według czasu zajścia zdarzenia. Na kontach księgowych zdarzenia są
zapisywane według porządku rzeczowego zgodnego z planem kont

Zobacz: http://www.webmedia.pl/bp2000/wig/analiza/majobr.html

FORMULARZ BILA"U FIRMY

•BILA"S

Bilans  jest  sprawozdaniem  finansowym,  zawierającym  informacje  o  stanie  majątku  i
kapitałów oraz sytuacji materialnej organizacji. Bilans sporządza osoba odpowiedzialna
za  księgowość,  na  podstawie  zapisów  w  księgach  rachunkowych.  Bilans  jest
prezentowany w formie tabeli, w której po lewej stronie wykazywane są AKTYWA, a po
prawej  stronie  PASYWA.  Suma  aktywów  i  suma  pasywów  musi  się  bilansować,  czyli
kwoty  te  muszą  być  identycznie.  Zarówno  pasywa  jak  i  aktywa  wykazywane  są  w
bilansie  w  dwóch  wartościach  -  na  początek  i  na  koniec  roku  obrotowego.  Zazwyczaj
bilans  sporządza  się  za  dany  rok  obrotowy.  Rokiem  obrotowym  może  być  rok
kalendarzowy, albo tez można przyjąć inny zakres np. od września do września.

AKTYWA
Są to wszystkie składniki majątkowe, które w danym momencie pozostają do dyspozycji
organizacji.
A. Aktywa trwałe
I. Wartości niematerialne i prawne -
są to prawa majątkowe o przewidywanym okresie ekonomicznej użyteczności dłuższym niż
rok, np. prawa autorskie, prawa do projektów, wynalazków, znaków towarowych itd.
II. Rzeczowe aktywa trwałe -
np. środki trwałe o przewidywanym okresie ekonomicznej użyteczności dłuższym niż rok np.,
nieruchomości (grunty, prawo użytkowania wieczystego gruntu, budowle i budynki, lokale,
spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu; maszyny i urządzenia, środki trwałe w budowie,

itd.). Każdy tzw. środek trwały o wartości jednostkowej powyżej 3,500 zł. – np. sprzęt
komputerowy, wyposażenie biurowe - jest elementem rzeczowych aktywów trwałych. Środki
trwałe podlegają odpisom amortyzacyjnym lub umorzeniowym.
III. "ależności długoterminowe -
należności z tytułu dostaw i usług, które stają się wymagalne powyżej 12 miesięcy od dnia
bilansowego.
IV. Inwestycje długoterminowe -
nie użytkowane przez organizację, a nabyte dla osiągnięcia korzyści nieruchomości, a także
udziały, akcje czy inne papiery •wartościowe, udzielane pożyczki, itd.
V. Długoterminowe rozliczenia międzyokresowe
- kwoty pieniężne należne organizacji, od osób fizycznych lub prawnych z tytułu rozliczeń z
odbiorcami oraz z tytułu• rozliczeń z pracownikami i z budżetem.
B. Aktywa obrotowe
I. Zapasy rzeczowych aktywów obrotowych
- np. nabyte w celu zużycia na własne potrzeby materiały.
II. "ależności krótkoterminowe
- ogół należności z tytułu dostaw i usług oraz całość lub część należności z innych tytułów nie
zaliczanych do aktywów finansowych, a które stają się wymagalne w ciągu 12 miesięcy od
dnia bilansowego.
III. Inwestycje krótkoterminowe
1. Środki pieniężne
- np. banknoty i monety pozostające w kasie, środki pieniężne pozostające na rachunkach
bankowych – również na rachunkach lokat, czeki i weksle.
2. Pozostałe aktywa finansowe
C. Krótkoterminowe rozliczenia międzyokresowe
- koszty poniesione w okresie sprawozdawczym, a dotyczące późniejszego okresu np.
organizacja wykupiła roczną polisę ubezpieczeniową na okres od lipca do lipca. Polisa w
całości zostanie zapłacona w momencie zawarcia umowy czyli w lipcu.Do kosztów (w
znaczeniu rachunkowym) danego roku będzie zaliczona wartość polisy za okres od lipca do
grudnia. Do rozliczeń międzyokresowych czynnych będzie zaliczona kwota polisy za okres
od stycznia do lipca kolejnego roku. Kwota ta będzie wykazana w bilansie.
•PASYWA
Są to źródła finansowania środków gospodarczych: fundusze własne, rezerwy, zobowiązania
długo i krótkoterminowe oraz rozliczenia międzyokresowe i przychody przyszłych okresów.
A. Fundusze własne
I. Fundusz statutowy
stanowi wartość funduszu założycielskiego, który może być powiększany z dodatniego
wyniku finansowego.
II. Fundusz z aktualizacji wyceny -
wartość funduszu z aktualizacji wyceny środków trwałych
III. Wynik finansowy netto za rok obrotowy
- to różnica między przychodami i kosztami. Wynik ma wartość dodatnią w przypadku, gdy
przychody są większe niż koszty (nadwyżka przychodów nad kosztami) lub wartość ujemną
w przypadku, gdy koszty są większe niż przychody.
1. nadwyżka przychodów nad kosztami (wielkość dodatnia) 2. nadwyżka kosztów nad
przychodami
Pozycja wyniku finansowego za rok obrotowy z bilansu powinna być identyczna z pozycją
wyniku finansowego z rachunku zysków i strat.

B. Zobowiązania i rezerwy na zobowiązania

I. Zobowiązania długoterminowe z tytułu kredytów i pożyczek
- np. z tytułu udzielonych gwarancji, poręczeń, operacji kredytowych, skutków toczącego się
postępowania sądowego, na podatek dochodowy, itd.
II. Zobowiązania krótkoterminowe i fundusze specjalne
np. uzyskane pożyczki i kredyty bankowe, zobowiązania z tytułu dostaw, usług i
wynagrodzeń, zobowiązania budżetowe (np. podatki i składki ZUS od wynagrodzeń, za
grudzień, które zostaną zapłacone w styczniu)
1. Kredyty i pożyczki 2. Inne zobowiązania 3. Fundusze specjalne
III. Rezerwy na zobowiązania
- rezerwy utworzone na przyszłe zobowiązania.
IV. Rozliczenia międzyokresowe
1.Rozliczenia międzyokresowe przychodów - rozliczenie przychodów - rozliczenie
przychodów podlegających

RACHU"EK ZYSKÓW I STRAT

Powyżej  przedstawiono  wzór  formularza  na  którym  sporządza  się  rachunek  zysków  i  strat.
Jest  to  formularz  urzędowy.  Istnieje  obowiązek  sporządzania  takiego  rachunku  i
publikowania, zwłaszcza w przypadku spółek  giełdowych. Rachunek zysków i strat stanowi
podstawę do wyliczania wyniku przedsiębiorstwa (zysk lub strata), a tym samym podstawę do
naliczenia  podatku  dochodowego  od  osób  prawnych.  Przedsiębiorstwo  jest  zobowiązane  do
składania miesięcznych sprawozdań z  tego zakresu.
Zakres  informacyjny  i  sposób  prowadzenia  rachunku  zysków  i  strat  ma  istotny  wpływ  na
funkcjonalność systemu informatycznego do obsługi księgowości.

KONTO – STRUKTURA KONTA

Konto  jest  podstawowym  urządzeniem  ewidencyjnym  w  księgowości.  Na  kontach
gromadzone są obroty w ujęciu wartościowym. Segment danych Obroty  składa się z takich
pozycji jak: numer pozycji dziennika chronologicznego, treść operacji, kwota.
Bilans  otwarcia  konta  to  pierwszy  zapis  na  koncie  w  pozycji  obroty.  Bilans  otwarcia  może
być  po  stronie  Wn  (Winien)  lub  Ma  (Ma).  Konto  ma  zatem  dwie  strony,  a  księgowanie  na
koncie  polega  na  zapisaniu  po  jednej  stronie  konta  konkretnej  pozycji  obrotów  (jest  to
pojedyncza  pozycja  z  dziennika  chronologicznego).  Konto  ma  swoją  unikalną  nazwę,
najczęściej nazwa konta składa się z dwóch pól: numeru konta i symbolicznej nazwy konta.
Konto musi mieć unikalny numer konta ustalany na podstawie planu kont.
Saldo  konta  jest  wyliczane.  Istnieje  specjalny  algorytm  wyliczania  salda  konta.  Saldo  może
wystąpić zarówno po stronie Wn, jak i po stronie Ma.
Przykład konta:

Wn Bank Ma

01 Bilans otwarcia       12000,-
04 Wpłata gotówkowa   2500,-
08 Czek                          7800,-
22 Wpłata gotówkowa 10300,-
29 Czek                          2000,-
-------------------------------------
                                      34600,-

03 Przekaz do dostawcy   4800,-
07 Wypłata pensji             7800,-
23  Przelew opłaty            2300,-
24 Bon dla klienta               800,-
31 Saldo                           18900,-
----------------------------------------
                                          34600,-

PODWÓJ"Y ZAPIS "A KO"TACH

Księgowanie obrotów na kontach odbywa się według zasady podwójnego zapisu na kontach.
Każda  operacja  gospodarcza  jest  zaksięgowana  zatem  na  co  najmniej  dwóch  kontach  po
przeciwstawnych  stronach.  Powyżej  przedstawiono  przykład  zaksięgowania  operacji  zakupu
komputera PC o wartości 4500 zł.
W ramach procedury księgowania występuje czynność dekretacji. Dekretacja to ustalenie jak
ma zostać zaksięgowana dana operacja gospodarcza.
W  księgowości  informatycznej  występuje  pojęcie  automatycznego  dekretu.  Pewne  typowe
operacje  księgowania  na  kontach  są  zapisywane  w  pamięci  komputera,  a  następnie  są
wywoływane  podczas  księgowania  konkretnego  dokumentu.  Taki  sposób  księgowania
znacznie usprawnia pracę działu księgowości.

Wn Maszyny i urządzenia Ma

Wn R-zobowiązania Ma

Komputer PC 4500,-

PLA" KO"T

Wzorcowy układ kont w przedsiębiorstwie

Zestaw  pojedynczych  kont  przeznaczonych  do  księgowania  zdarzeń  gospodarczych,
opracowany  na  podstawie  wzorcowego  układu  kont.  Każdy  zespół  kont  jest  oznaczony
dwoma lub trzema znakami, np. 100 – środki pieniężne.

W  księgowości  informatycznej  posługujemy  się  zestawem  pojedynczych  kont  jako
słownikiem danych, używanym w systemie informatycznym.
Każde  pojedyncze  konto  ma  swój  unikalny  numer  konta,  numer  ten  posiada  swoją
wewnętrzną  strukturę.  Numer  konta  składa  się  z  segmentów  oddzielanych  znakiem
specjalnym.

•

zespół 000 to majątek trwały (maszyny i urządzenia)

•

zespół 100 to środki pieniężne

•

zespół 200 to konta rozrachunkowe do prowadzenia rozrachunków

z dostawcami i odbiorcami, a także rozrachunków innych

np. z pracownikami,

•

zespół 300 to konta rozliczenia zakupów

•

zespół 400 to konta kosztów rodzajowych

•

zespół 500 to konta do opisywania miejsc powstawania kosztów,

•

zespół 600 to konta produktów w przedsiębiorstwach produkcyjnych,

np. produkcja w toku

•

zespół 700 konta do ewidencji sprzedaży,

•

zespół 800 to konta do ewidencji funduszy

zespół 900 to konta pozabilansowe

STRUKTURA "UMERU KO"TA

Na poniższym schemacie przedstawiono przykładową strukturę numeru konta dla firmy
produkcyjnej.

Powyżej  przedstawiono  przykładowy  numer  konta.  Numer  konta  składa  się  z  segmentów
(jeden, dwa, lub więcej znaków). Każdy segment jest oddzielony znakiem specjalnym (znak -
).  Poszczególnym  segmentom  przypisano  pewne  znaczenie  symboliczne.  Dwa  lub  trzy
pierwsze znaki w numerze konta określają do jakiego zespołu kont dane konto należy. W tym
przypadku  „500”  oznacza  koszty  działalności  podstawowej.  Następne  dwa  segmenty
określają podział na wydziały produkcyjne i oddziały. Na oddziale wykonywane są zlecenia
produkcyjne  (nr  5346),  które  jest  w  tym  przypadku  miejscem  powstawania  kosztów.  W
ramach  miejsc  powstawania  kosztów  ewidencjonujemy  różne  koszty  rodzajowe  (nr  411  –
koszty  zużycia  materiałów,  01  –  materiały  podstawowe).  Struktura  ta  może  być  dowolnie
rozbudowywana w zależności od potrzeb.

500-1-01-5346-411-01

koszty działalności podstawowej

wydział 1-szy produkcyjny

oddział 1-szy wydziału 1-szego

zlecenie produkcyjne nr 5346

koszty zużycie materiałów

materiały podstawowe

PROCEDURA KSIĘGOWA"IA ZDARZEŃ GOSPODARCZYCH

Podstawą  sprawnego  działania  systemu  F-K  jest  efektywny  mechanizm  wprowadzania
danych  księgowych.  Pamiętajmy,  że  w  księgowości  mamy  duże  ilości  dokumentów
źródłowych, z których konkretne dane muszą być terminowo wprowadzone do bazy danych.
Cześć  danych  musi  zostać  wprowadzona  ręcznie  z  dokumentów  źródłowych.  Dokumenty
źródłowe  są  odpowiednio  grupowane  w  paczki  dokumentów.  Paczka  uporządkowanych
dokumentów ma wyliczoną sumę kontrolną. Przenoszeniu danych z dokumentów źródłowych
do  bazy  danych  jest  kontrolowane  poprzez  wyliczanie  w  komputerze  również  sumy
kontrolnej.  Jeżeli  obie  sumy  kontrolne  są  identyczne  wtedy  mamy pewność,  że  dana paczka
dokumentów  została  wprowadzona  poprawnie.  W  przypadku  braku  zgodności  dana  paczka
dokumentów  może  zostać  przekształcona  w  paczkę  dokumentów  niezbilansowanych  i
uprawniona  osoba  poszukuje  źródła  niezgodności  pomiędzy  dokumentami  źródłowymi  a
zapisami  w  bazie  danych.  Dane  z  dokumentów  źródłowych  są  wprowadzane  do  dziennika
chronologicznego. Istnieje ponadto możliwość przejmowania danych automatycznie z innych
programów  komputerowych,  w  których  prowadzona  jest  ewidencja  pomocnicza.  Można
przejmować  dane  z  programów:  kadry  i  płace,  środki  trwałe,  kasa.  Dane  z  programu
fakturowanie  są  ewidencjonowane  poprzez  rejestr  sprzedaży  VAT.  Zbiór  rozrachunków
(rozrachunki) jest pomocny podczas ewidencjonowania faktur własnych (z magazynowaniem
i  bez  magazynowania),  do  sporządzania  rejestru  sprzedaży  VAT.  Na  podstawie  zapisów  w
dzienniku chronologicznym tworzone są zapisy w księdze głównej, na kontach księgowych i
kosztowych (rozliczanie kosztów).

KSIĘGOWA"IE PODATKU VAT

Podatek VAT (

ang. Value Added Tax) to podatek od wartości dodanej, czasami nazywany

podatkiem  obrotowym.  Wysokość  podatku  oblicza  się  jako  określony  procent  od  wartości
faktury  brutto.  Płatnikiem  podatku  VAT  jest  przedsiębiorstwo,  a  podatnikiem  konsument
końcowy  danego  towaru.  Obowiązkiem  płatnika jest  prowadzenie  ewidencji  podatku  VAT  i
odprowadzanie  do  skarbu  Państwa  kwoty  podatku  należnego.  Płatnik  ma  obowiązek
prowadzenia rejestrów VAT (zakupów i sprzedaży). Rejestr zakupów VAT jest prowadzony
dla zarejestrowania faktur obcych (FAO) pochodzących od dostawców. W rejestrze zakupów
VAT ewidencjonowane są pojedyncze faktury zakupowe z wyszczególnieniem kwoty faktury
i  kwoty  podatku  VAT  z  podziałem  na  różne  stawki  podatku  VAT.  Faktury  sprzedaży
wystawione  przez  przedsiębiorstwo  muszą  zostać  zaewidencjonowane  w  rejestrze  sprzedaży
VAT. Rozliczanie z Urzędem Skarbowym następuje w okresach miesięcznych. Suma podatku
VAT  w  rejestrze  sprzedaży  to  podatek  do  zapłacenia,  a  suma  podatku  VAT  w  rejestrze
zakupów  to  podatek  zapłacony.  Wyliczona  różnica  albo  powinna  zostać  zapłacona  do  US,
albo  powinna  być  zwrócona  (jako  nadpłata).    W  księgowości  prowadzone  jest  odpowiednie
konto rozrachunkowe z US.

ROZRACHU"KI Z KO"TRAHE"TAMI

W  systemie  księgowości  istnieje  specjalna  procedura  prowadzenia  rozrachunków  z
dostawcami  o  odbiorcami,  także  rozrachunków  z  pracownikami.  Istotą  rozrachunków  jest
ewidencjonowanie  każdej  pojedynczej  operacji  finansowej  z  dostawcami  i  odbiorcami  na
specjalnych  kontach  rozrachunkowych.  W  tym  celu  w  systemie  rachunkowości  prowadzone
są  jak  wiadomo  księgi  pomocnicze  debetowe  i  kredytowe.  Dla  każdego  kontrahenta
prowadzona  jest  w  ramach  procedury  administracyjno-dyspozycyjnej  karta  rozrachunkowa,
złotowa  lub  dewizowa.  Należy  też  uwzględnić  fakt,  że  jeden  kontrahent  może  być
jednocześnie  dostawcą  i  odbiorcą.  Jako  dostawca  dany  kontrahent  wystawia  nam  faktury,  a
jako  odbiorca  otrzymuje  od  nas  faktury.  Czasami  umowy  przewidują  rozliczanie  się  w  tzw.
kompensacie, przelewamy różnice.
Faktury niezapłacone są w rozrachunkach pozycjami otwartymi, do zapłacenia. Brak zapłaty
w terminie stanowi asumpt do tego by wystawić danemu kontrahentowi wezwanie do zapłaty.
Jeżeli  zapłata  jest  opóźniona,  po  terminie  wtedy  wystawiamy  kontrahentowi  tzw.  notę
odsetkową. W nocie odsetkowej mamy zwykle dwie pozycje: należność główną oraz odsetki
za zwłokę.
W  przypadku  rozrachunków  dewizowych  musimy  jednocześnie  obsługiwać  procedurę
uzgadniania  różnic  kursowych  pomiędzy  naszą  walutą,  a  walutami  kontrahentów
zagranicznych.  Różnice  takie  powstają  z  tego  powodu,  że  w  różnych  okresach  mamy  różne
kursy walut.

Sprzedaż

Bank

Kasa

Wprowadzanie

dokumentów

Dziennik

Karta kontowa

kontrahenta

Księga główna

(konto syntetyczne)

Rejestr zakupu

Rejestr sprzedaży

VAT

Karta złotowa

rozrachunkowa

(księgowanie

bezpośrednie)

Karta dewizowa

rozrachunkowa

(rozliczenie

walut)

Analiza

rozrachunków

Analiza rozrach.

dewizowych

Monity wezwań

odsetki,przelewy

Ustalanie

różnic kursowych

Uzgadnianie sald

kontrahentów

Dekretowanie

różnic kursowych

Zakupy

FU"KCJO"AL"OŚĆ KSIĘGOWOŚCI I"FORMATYCZ"EJ

Baza  danych  do  obsługi  księgowości.  Podział  na  zbiór  podstawowy,  który  obsługuje  księgę
główną  oraz  zbiór  transakcji,  przeznaczony  do  obsługi  transakcji  rozrachunkowych.  W
procedurze  obsługi  wprowadzania  danych  przewidziano  podział  na  księgowania  bieżące  i
księgowania  wyprzedzające.  Ta  ostatnia  procedura  jest  przewidziana  do  obsługi  księgowań
dokumentów  źródłowych  dokonywanych  w  miesiącach  wcześniejszych  niż  istnieje  prawny
obowiązek  ich  zaksięgowania.  Księgowania  bieżące  mogą  być  zbilansowane  i
niezbilansowane.  W  programie  komputerowym  musi  istnieć  procedura  zamknięcia  okresu
obrachunkowego, miesiąca, roku. Sporządza się wtedy wstępny bilans zamknięcia i dokonuje
odpowiednich  przeksięgowań,  głównie  kosztów.  Księgowania  na  kontach  odbywają  się
zgodnie  z  zasadą  podwójnego  zapisu  na  kontach  księgowych  zgodnie  z  wcześniej
zdefiniowaną dekretacją.
Transakcje  pomocnicze  dotyczą  głównie  rozrachunków.  Prowadzone  są  zgodnie  z  zasadami
prowadzenia rozrachunków z dostawcami i odbiorcami.

księgowanie bieżące

księgowanie

wyprzedzające

zbiór

podstawowy

zbiór

transakcji

Operacje

zamknięcia

m-ca

automatyczna

analiza rozrachunków

Analiza pomocnicza

zaległości na datę

przelewy

wezwanie do zapłaty

noty odsetkowe

transakcje dewizowe

przeksięgowania

dekretacje

dekretacje kont

rozrachunkowych

rozliczenie kosztów

bilans zamknięcia

rozliczenie budżetu

rachunek kosztów
i wyników

automatyczny

dekret

księgowanie bieżące

księgowanie

wyprzedzające

zbiór

podstawowy

zbiór

transakcji

Operacje

zamknięcia

m-ca

automatyczna

analiza rozrachunków

Analiza pomocnicza

zaległości na datę

przelewy

wezwanie do zapłaty

noty odsetkowe

transakcje dewizowe

przeksięgowania

dekretacje

dekretacje kont

rozrachunkowych

rozliczenie kosztów

bilans zamknięcia

rozliczenie budżetu

rachunek kosztów
i wyników

automatyczny

dekret

MODEL DA"YCH SYSTEMU F-K (PRZYKŁAD)

Model danych w notacji SQL do obsługi księgowości. W tabelach SQL zapisywane są dane z
systemu  księgowości  do  dalszego  przetwarzania.  Relacje  reprezentują  powiązania  pomiędzy
tabelami.  Głównym  zadaniem  poszczególnych  relacji  jest  utrzymanie  spójności  danych  w
bazie danych.
Zgodnie  z  założeniem,  że  zdarzenia  gospodarcze  księgujemy  zarówno  na  kontach,  jak  i  w
dziennikach

mamy

osobne

tabele

dla

kont

(KONTA)

oraz

dla

dzienników

DZIENNIK_CHRO).
W osobnej tabeli przechowywane są nagłówki dokumentów i w osobnej tabeli pozycje
dokumentów.

METODY ROZLICZA"IA KOSZTÓW

METODA FAZ ROZLICZE"IOWYCH

ARKUSZ ROZLICZE"IOWY KOSZTÓW
Celem  rachunku  kosztów  jest  ustalenie  kosztów  działalności  podstawowej  firmy,  czyli
określenie  kosztów  całkowitych  działów  podstawowych,  poprzez  m.in.  rozliczenie  kosztów
wspólnych działalności pomocniczej i zarządu.
Istnieją  dwie  główne  metody  rachunku  kosztów.  Metoda  fazowa  i  arkusz  rozliczeniowy
kosztów.
W ramach zespołu kont nr 4 gromadzone są konta kosztów rodzajowych. Podział na rodzaje
kosztów  jest  podziałem  umownym,  np.  gromadzi  się  osobno  koszty  amortyzacji,  koszty
materiałów,  robocizny.  Częściowo podział  kosztów  rodzajowych  wynika  z zasad  wyliczania
zysku przedsiębiorstwa, od którego następnie odprowadzany jest podatek dochodowy. Zatem
pewne  koszty  rodzajowe  muszą  być  wyodrębnione  ponieważ  kontrolować  te  koszty  chce
Urząd  Skarbowy.  Koszty  rodzajowe  gromadzone  w  ramach  poszczególnych  MPK  (działów
pomocniczych  i  działów  administracyjnych)  są  następnie  odpowiednimi  wskaźnikami
przenoszone na MPK komórek kosztów bezpośrednich.
Dla celów prowadzenia rachunku kosztów wszystkie koszty w przedsiębiorstwie dzieli się na
pewne wyodrębnione grupy kosztów. Podstawowy podział kosztów to wyodrębnienie miejsc
powstawania kosztów (MPK) oraz wyodrębnienie rodzajów kosztów.
W  ramach  zespołu  kont  nr  5  wszystkim  wyodrębnionym  komórkom  organizacyjnym
przedsiębiorstwa,  np.  wydziałom  produkcyjnym  przydziela  się  odrębne  konta  kosztów,  na
których  gromadzone  będą  wszystkie  koszty  przypadające  tymże  komórkom.  Komórki
organizacyjne jako miejsca powstawania kosztów dzieli się na trzy grupy:
•  MPK dla komórek działalności pomocniczej,
•  MPK dla komórek działalności bezpośredniej,
•  MPK dla komórek działalności administracyjnej.
Ponieważ  głównym  zadaniem  rachunku  kosztów  jest  wyliczenie  kosztów  całkowitych
wydziałów  bezpośrednio  produkcyjnych,  wszystkie  inne  koszty  muszą  zostać  rozliczone  na
wydziały produkcyjne. Koszty działalności pomocniczej odpowiednimi wskaźnikami zostaną
przeniesione  na  komórki  kosztów  bezpośrednich.  Koszty  komórek  organizacyjnych
odpowiednimi  wskaźnikami  zostaną  przeniesione  na  komórki  organizacyjne  kosztów
bezpośrednich.

METODA FAZ ROZLICZE"IOWYCH KOSZTÓW

Metoda  faz  rozliczeniowych  jest  zorientowana  na  przenoszenie  kosztów  z  konta  na  konto
przy  zastosowaniu  pewnych  określonych  wcześniej  wskaźników.  Saldo  konta  kosztów,  np.
kosztów  zarządu  jest  rozliczane  na  konta  kosztów  pomocniczych  i  podstawowych.  W
metodzie  faz  rozliczeniowych  musi  być  zachowana  zasada  chronologii  zdarzeń,  tzn.  konto
rozliczane  w  fazie  wcześniejszej  nie  może  być  obciążone  wynikiem  rozliczania  faz
późniejszych. Chronologie odzwierciedlają kolejne fazy rozliczania kosztów. Każda faza jest
opisana schematem zawierającym: konto  (konta)  do rozliczenia, podstawę rozliczenia, konta
na które rozliczamy dane koszty. Podstawa rozliczenia mogą być: wartości zaksięgowane na
innych  kontach,  wskaźniki  naturalne,  np.  powierzchnia,  liczba  zatrudnionych  lub  ustalone
wcześniej wskaźniki procentowe.

Rozliczanie kosztów na kontach zespołu 4 i 5.

Wyliczanie kosztów działów podstawowych (5)

Fazy rozliczeniowe dla zespołu 4 (koszty pośrednie), przenoszone na odpowiednie konta 5. Kolejność
przenoszenia (numeracja faz)

Automatyczne przeksięgowania kosztów z konta na konto wg. numeracji faz

Grupy wskaźników:

* wielkości naturalne ( powierzchni, liczby zatrudnionych, ilości kilometrów,

ilości wykonanych badań, ilości posiłków itp

* wartości innych kont,
* przenoszenie proste (bez algorytmów)

Katalogi dla wskaźników

ARKUSZ ROZLICZE"IOWY KOSZTÓW

ARK  sporządza  się  w    trybie  miesięcznym.  Na  podstawie  planu  kont  i  obrotach  na
poszczególnych  kontach  przygotowuje  się  zestawienie  w  formie  arkusza  kalkulacyjnego,
które może stanowić podstawę do analizy kosztów w układzie rodzajowym i układzie miejsc
powstawania  kosztów.  ARK  sporządza  się  po  to  by  wyliczyć  koszty  całkowite  dla  danego
miejsca  powstawania  kosztów,  np.  wydziału  produkcyjnego.  Jednocześnie  w  kolumnie
(zaznaczonej  czerwonym  obramowaniem)  widzimy  strukturę  kosztów,  czyli  z  jakich
elementów kosztów składa się koszt całkowity danego wydziału. Istota ARK jest możliwość
analizowania  kosztów  pośrednich  przypisanych  danemu  miejscu  powstawania  kosztów  (na
koszty  bezpośrednie  nie  mamy  wielkiego  wpływu,  są  one  bowiem  wprost  zależne  od
wielkości produkcji).

ARK PRZYKŁAD DLA SZPITALA

Powyżej przedstawiono przykład ARK dla szpitala. Koszty działalności podstawowej liczymy
dla trzech komórek: Oddział wewnętrzny, Oddział Chirurgiczny, Przychodnia Ogólna. Koszty
działów  pomocniczych  liczymy  dla:  Izby  przyjęć,  Apteki,  Laboratorium.  Zaś  koszty
działalności  administracyjnej  liczymy  dla:  Administracji,  Kuchni  Głównej,  Działu
Gospodarczego.
Koszty rodzajowe zostały podzielone na koszty bezpośrednie i koszty pośrednie. W kosztach
bezpośrednich  uwzględniono  wyłącznie  wynagrodzenie  brutto  działów  podstawowych.  W
kosztach  pośrednich  uwzględniono:  Materiał,  Energię,  Wynagrodzenie  z  narzutami,  Usługi
materialne i niematerialne.
Koszty  pośrednie  rozliczono  odpowiednimi  wskaźnikami  na  koszty  bezpośrednie.  W  ten
sposób uzyskano sumę kosztów po przeniesieniu  dla trzech wydziałów „produkcyjnych”. W
dolnej  części  ARK  przedstawiono  przykład  analizy  wyników.  Wyliczono  np.  procentowe
odchylenie  kosztów  w  danym  miesiącu  od  średniej  z  poprzednich  miesięcy.  Widzimy,  że  w
Przychodni ogólnej nagle koszty danego miesiąca wzrosły o 36,9% ponad średnią miesięczną
(co jest niepokojącym wydarzeniem).