www.podatki.biz
11.10.2010
Jak prowadzić księgi rachunkowe?
Ustawa o rachunkowości wymaga, aby księgi rachunkowe były prowadzone w języku polskim. Księgowania
powinny być natomiast dokonywane w walucie polskiej. Poza tym jednostka powinna posiadać dokumentację
opisującą przyjęte przez nią zas ady (politykę) rachunkowości.
Artykuł 10 ust. 1 ustawy o rachunkowości wskazuje, że w dokumencie opisującym zasady rachunkowości
danej jednostki w języku polskim powinny się znaleźć przede wszystkim informacje dotyczące:
- określenia roku obrotowego i wchodzących w jego skład okresów sprawozdawczych;
- metod wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego;
- sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w tym co najmniej:
- zakładowego planu kont, ustalającego wykaz kont księgi głównej, przyjęte zasady klasyfikacji
zdarzeń, zasady prowadzenia kont ksiąg pomocniczych oraz ich powiązania z kontami księgi
głównej,
- wykazu ksiąg rachunkowych, a przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera -
wykazu zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na informatycznych nośnikach danych z
określeniem ich struktury, wzajemnych powiązań oraz ich funkcji w organizacji całości ksiąg
rachunkowych i w procesach przetwarzania danych,
- opisu systemu przetwarzania danych, a przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu
komputera - opisu systemu informatycznego, zawierającego wykaz programów, procedur lub funkcji,
w zależności od struktury oprogramowania, wraz z opisem algorytmów i parametrów oraz
programowych zasad ochrony danych, w tym w szczególności metod zabezpieczenia dostępu do
danych i systemu ich przetwarzania, a ponadto określenie wersji oprogramowania i daty rozpoczęcia
jego eksploatacji;
- systemu służącego ochronie danych i ich zbiorów, w tym dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych i
innych dokumentów stanowiących podstawę dokonanych w nich zapisów.
Warto zaznaczyć w tym miejscu, że za dokumentację zawierającą powyższe informacje odpowiada kierownik
jednostki. Odpowiedzialność ta obejmuje również dokonywanie aktualizacji informacji. W sprawach
nieuregulowanych przepisami ustawy, przyjmując zasady (politykę) rachunkowości, jednostki mogą stosować
krajowe standardy rachunkowości wydane przez Komitet Standardów Rachunkowości. W razie braku
odpowiedniego standardu krajowego dopuszczalne jest natomiast stosowanie MSR, czyli międzynarodowych
standardów rachunkowości.
Prowadzenie ksiąg rachunkowych
Co do zasady księgi rachunkowe prowadzone są przez jednostkę. Ustawa o rachunkowości dopuszcza
jednak możliwość powierzenia prowadzenia ksiąg rachunkowych innym podmiotom. Artykuł 11 ust. 2 ustawy
wskazuje, że jednostka może powierzyć prowadzenie ksiąg rachunkowych podmiotom uprawnionym do
wykonywania czynności z zakresu usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych lub przedsiębiorcy
1/3
prowadzącemu działalność w tym zakresie z innego państwa członkowskiego.
Trzeba jednak pamiętać, że w sytuacji, gdy księgi rachunkowe są prowadzone poza siedzibą jednostki lub
miejscem sprawowania zarządu, kierownik jednostki jest obowiązany powiadomić właściwy urząd skarbowy o
miejscu prowadzenia ksiąg rachunkowych w terminie 15 dni od dnia ich wydania. Musi on również zapewnić
dostępność ksiąg rachunkowych wraz z dowodami księgowymi uprawnionym organom zewnętrznej kontroli
lub nadzoru w siedzibie jednostki lub w miejscu sprawowania zarządu albo w innym miejscu za zgodą organu
kontroli lub nadzoru.
Otwieranie i zamykanie ksiąg rachunkowych
Ustawa o rachunkowości wskazuje, że księgi rachunkowe otwiera się:
- na dzień rozpoczęcia działalności, którym jest dzień pierwszego zdarzenia wywołującego skutki o
charakterze majątkowym lub finansowym,
- na początek każdego następnego roku obrotowego,
- na dzień zmiany formy prawnej,
- na dzień wpisu do rejestru połączenia jednostek lub podziału jednostki, powodujących powstanie nowej
jednostki (jednostek),
- na dzień rozpoczęcia likwidacji lub ogłoszenia upadłości.
Księgi rachunkowe trzeba otworzyć w ciągu 15 dni od dnia zaistnienia tych zdarzeń.
Ustawa o rachunkowości precyzuje również momenty, w których księgi rachunkowe trzeba zamknąć.
Zamknięcie ksiąg rachunkowych polega na nieodwracalnym wyłączeniu możliwości dokonywania zapisów
księgowych w zbiorach tworzących zamknięte księgi rachunkowe. Co do zasady zamyka się je:
- na dzień kończący rok obrotowy,
- na dzień zakończenia działalności jednostki, w tym również jej sprzedaży, zakończenia likwidacji lub
postępowania upadłościowego, pod warunkiem że nie nastąpiło jego umorzenie,
- na dzień poprzedzający zmianę formy prawnej,
- w jednostce przejmowanej na dzień połączenia związanego z przejęciem jednostki przez inną
jednostkę, to jest na dzień wpisu do rejestru tego połączenia,
- na dzień poprzedzający dzień podziału lub połączenia jednostek, jeżeli w wyniku podziału lub
połączenia powstaje nowa jednostka, to jest na dzień poprzedzający dzień wpisu do rejestru połączenia
lub podziału,
- na dzień poprzedzający dzień postawienia jednostki w stan likwidacji lub ogłoszenia upadłości,
- na inny dzień bilansowy określony odrębnymi przepisami.
Księgi należy zamknąć nie później niż w ciągu 3 miesięcy od dnia zaistnienia tych zdarzeń.
Ostateczne zamknięcie i otwarcie ksiąg rachunkowych jednostki kontynuującej działalność powinno nastąpić
najpóźniej w ciągu 15 dni od dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego za rok obrotowy.
Na zakończenie warto jeszcze wspomnieć, że ustawa o rachunkowości określa również sytuacje, w których
można nie zamykać i nie otwierać ksiąg rachunkowych. Chodzi o przypadki:
2/3
- przekształcenia spółki osobowej oraz spółki cywilnej w inną spółkę osobową, a także spółki kapitałowej
w inną spółkę kapitałową,
- połączenia jednostek, gdy w myśl ustawy rozliczenie połączenia następuje metodą łączenia udziałów i
nie powoduje powstania nowej jednostki,
- ogłoszenia upadłości jednostki z możliwością zawarcia układu.
Ksiąg rachunkowych można również nie zamykać, jeśli podział jednostki następuje poprzez wydzielenie.
Krzysztof Koślicki
Podstawa prawna:
- art. 9-12 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jedn. Dz.U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223 z
późn. zm.).
www.podatki.biz
3/3