M
S
E
x
c
e
l
2
0
0
0
P
L
CENTRUM EDUKACYJNE
EDUSOFT
ul. Ogrodowa 46/48
00-876 Warszawa
tel. (0-22) 654 55 22
fax (0-22) 654 55 23
e-mail: centrum@edusoft.pl
http://www.edusoft.pl
M
S
E
x
c
e
l
2
0
0
0
P
L
CENTRUM EDUKACYJNE
EDUSOFT
ul. Ogrodowa 46/48
00-876 Warszawa
tel. (0-22) 654 55 22
fax (0-22) 654 55 23
e-mail: centrum@edusoft.pl
http://www.edusoft.pl
edusoft
W sprawie informacji i zapisów na szkolenia prosimy dzwonić: tel. (0-22) 654 55 22, fax 654 55 23
i
MS Excel 2000 PL
Spis tre
ś
ci
SPIS TREŚCI...............................................................................................................................I
LEKCJA 1................................................................................................................................... 1
WSTĘP ........................................................................................................................................ 1
1. Omówienie pojęcia arkusza kalkulacyjnego ........................................................................ 1
1.1 Omówienie moŜliwości programu Microsoft Excel 2000 ............................................. 1
LEKCJA 2................................................................................................................................... 2
POJĘCIA PODSTAWOWE ..................................................................................................... 2
1. Praca z arkuszem kalkulacyjnym MS Excel 2000................................................................ 2
1.1 Rozpoczynanie pracy z Excelem .................................................................................... 2
1.2 Kończenie pracy z programem bez zmian w otwartym arkuszu .................................... 3
LEKCJA 3................................................................................................................................... 4
PRACA Z ARKUSZEM ............................................................................................................ 4
1. Omówienie ekranu programu MS Excel 2000 ..................................................................... 4
1.1 Elementy okna programu................................................................................................ 5
1.2 Komórki i ich zawartość................................................................................................. 6
1.3 Formuły .......................................................................................................................... 7
1.4 Komentarze .................................................................................................................... 7
2. Poruszanie się po arkuszu..................................................................................................... 8
3. Wpisywanie danych do arkusza ........................................................................................... 9
4. Zapisywanie danych ........................................................................................................... 10
5. Kończenie pracy z arkuszem .............................................................................................. 11
6. Tworzenie nowego skoroszytu ........................................................................................... 11
7. Otwieranie zapisanego skoroszytu ..................................................................................... 11
8. Jednoczesna praca z kilkoma skoroszytami ....................................................................... 12
9. Przechodzenie pomiędzy skoroszytami.............................................................................. 12
10. ZamraŜanie fragmentu arkusza......................................................................................... 13
11. Dzielenie arkusza ............................................................................................................. 14
LEKCJA 4................................................................................................................................. 15
REDAGOWANIE ARKUSZA ................................................................................................ 15
1. Zaznaczanie fragmentów arkusza....................................................................................... 15
2. Zaznaczanie przy uŜyciu klawiatury................................................................................... 15
3. Zaznaczanie przy uŜyciu myszy ......................................................................................... 15
4. Zaznaczanie kilku obszarów .............................................................................................. 15
edusoft
W sprawie informacji i zapisów na szkolenia prosimy dzwonić: tel. (0-22) 654 55 22, fax (0-22) 654 55 23
ii
MS Excel 2000 PL
5. Zaznaczanie całych wierszy i kolumn.................................................................................15
6. Tryby pracy klawiatury — pasek stanu ...............................................................................16
7. Kasowanie danych ..............................................................................................................19
8. Poprawianie danych ............................................................................................................20
9. Formatowanie danych .........................................................................................................21
10. Usuwanie formatów ..........................................................................................................26
11. Określanie szerokości kolumn i wierszy...........................................................................26
LEKCJA 5 .................................................................................................................................28
OBLICZENIA W EXCELU ....................................................................................................28
1. Wprowadzanie formuł.........................................................................................................28
2. Funkcje................................................................................................................................30
3. Poprawianie formuł.............................................................................................................32
4. Kopiowanie formuł .............................................................................................................33
5. Kopiowanie .........................................................................................................................35
6. Przenoszenie .......................................................................................................................39
7. Schemat działania Schowka................................................................................................41
8. Nazwy .................................................................................................................................41
9. Usprawnienie wpisywania danych ......................................................................................43
9.1 Serie i listy standardowe ...............................................................................................43
10. Wstawianie komórek.........................................................................................................44
11. Usuwanie komórek ...........................................................................................................45
12. Drukowanie.......................................................................................................................46
LEKCJA 6 .................................................................................................................................49
WYKRESY ................................................................................................................................49
1. Tworzenie wykresów ..........................................................................................................49
2. Poprawianie wykresu ..........................................................................................................52
3. Drukowanie wykresów........................................................................................................55
4. Dodatkowe moŜliwości graficzne arkusza kalkulacyjnego MS Excel................................55
LEKCJA 7 .................................................................................................................................56
BAZY DANYCH .......................................................................................................................56
1. Tworzenie bazy danych.......................................................................................................56
2. Sortowanie ..........................................................................................................................57
3. Filtrowanie ..........................................................................................................................58
3.1 Autofiltr.........................................................................................................................58
3.2 Filtrowanie z uŜyciem obszaru warunków....................................................................60
ZABEZPIECZENIA .................................................................................................................61
1. Zabezpieczanie arkusza.......................................................................................................61
2. Zabezpieczanie komórek.....................................................................................................62
LEKCJA 8 .................................................................................................................................63
ĆWICZENIA POWTÓRZENIOWE ......................................................................................63
edusoft
W sprawie informacji i zapisów na szkolenia prosimy dzwonić: tel. (0-22) 654 55 22, fax 654 55 23
iii
MS Excel 2000 PL
DODATEK................................................................................................................................ 67
1. Przenoszenie zaznaczenia po naciśnięciu klawisza ENTER.............................................. 67
2. Rozszerzenia nazw plików ................................................................................................. 67
3. Usprawnienie wpisywania danych ..................................................................................... 68
3.1 Serie danych ................................................................................................................. 68
3.2 Dodawanie własnej listy............................................................................................... 70
3.3 Automatyczne wypełnianie komórek ........................................................................... 72
4. Formatowanie warunkowe ................................................................................................. 73
5. Inspekcja............................................................................................................................. 75
edusoft
W sprawie informacji i zapisów na szkolenia prosimy dzwonić: tel. (0-22) 654 55 22, fax (0-22) 654 55 23
1
MS Excel 2000 PL
Lekcja 1
Wst
ę
p
1.Omówienie poj
ę
cia arkusza kalkulacyjnego
Arkusz kalkulacyjny jest programem komputerowym ukierunkowanym na dokonywanie
obliczeń.
W najprostszy sposób moŜna go wykorzystać jako bardzo rozbudowany kalkulator
dysponujący moŜliwością zapamiętywania wprowadzonych danych i ich modyfikacji, co daje
moŜliwość przeprowadzania takich samych obliczeń przy innych danych wejściowych.
Nowoczesne arkusze są tak zbudowane, Ŝe umoŜliwiają takŜe wiele innych operacji. MoŜna je
wykorzystać do np. kosztorysowania, prowadzenie księgi przychodów i rozchodów, tworzenia
i przedstawienia w atrakcyjnej formie graficznej róŜnorodnych zestawień, tworzenia
formularzy takich dokumentów jak np. faktury itp. Dane zawarte w arkuszu moŜna
zaprezentować w atrakcyjnej formie graficznej, stworzyć na ich podstawie róŜnorodne
wykresy, utworzyć wyświetlane na ekranie monitora slajdy. Odpowiednio wprowadzone dane
mogą być obrabiane w sposób charakterystyczny dla baz danych, zaś wszystkie operacje
moŜna w wysokim stopniu zautomatyzować dzięki zastosowaniu wewnętrznego języka
programowania. Wszystko to powoduje, Ŝe ten rodzaj oprogramowania jest wprost niezbędny
w kaŜdym przedsiębiorstwie.
1.1 Omówienie mo
Ŝ
liwo
ś
ci programu Microsoft Excel 2000
Program Microsoft Excel 2000 jest jednym z najnowocześniejszych na rynku arkuszy
kalkulacyjnych. Jest dostosowany do pracy pod kontrolą systemu operacyjnego
Windows 95/NT. Oferując róŜnorodne działania na danych zgromadzonych w arkuszach jest
jednocześnie prosty w obsłudze, a szeroko rozbudowany system pomocy czyni go wręcz
przyjaznym uŜytkownikowi.
W programie moŜna wyróŜnić następujące elementy: arkusze, wykresy, mapy, bazy danych
i makropolecenia
Arkusze
Arkusz jest podstawowym modułem programu. SłuŜy do wprowadzania danych i ich obróbki.
W arkuszu moŜna wykorzystywać róŜnorodne funkcje matematyczne, finansowe i inne.
MoŜna go odpowiednio skonstruować, tak aby słuŜył jako formularz określonego dokumentu
np. listy płac, czy rachunku uproszczonego. MoŜna go takŜe wzbogacić o róŜnorodne
elementy graficzne, strzałki wskazujące oraz dodatkowe pola przeznaczone na tekst.
Na podstawie danych z arkusza tworzone są wykresy.
Wykresy
Excel dysponuje szeroką gamą dwu— i trójwymiarowych wykresów. Pozwalają one
graficznie zilustrować zawartość arkusza. Tworzymy je za pomocą kreatora wykresów,
który krok po kroku prowadzi nas przez wszystkie niezbędne do tego operacje. Dzięki bardzo
edusoft
W sprawie informacji i zapisów na szkolenia prosimy dzwonić: tel. (0-22) 654 55 22, fax (0-22) 654 55 23
2
MS Excel 2000 PL
szerokim moŜliwościom formatowania oraz dodawania do wykresów dodatkowych
elementów graficznych i tekstowych stworzony wykres moŜe zaspokoić najbardziej
wyrafinowane wymagania.
Mapy
Program umoŜliwia przedstawienie danych na mapie. W ten sposób moŜna zilustrować
np. róŜną wartość sprzedaŜy towaru w róŜnych państwach.
Bazy danych
Dzięki wbudowanym w program procedurom moŜemy traktować zawartość arkusza jako bazę
danych i wykonywać na tej bazie szereg działań. W wygodny sposób moŜemy wyszukiwać,
sortować i filtrować posiadane informacje.
Makropolecenia
Makropolecenia pozwalają nam zautomatyzować często powtarzane czynności i obliczenia.
Dzięki nim moŜna znacznie skrócić czas wielu operacji i wyeliminować moŜliwość powstania
błędu.
Lekcja 2
Poj
ę
cia podstawowe
1. Praca z arkuszem kalkulacyjnym MS Excel 2000
1.1 Rozpoczynanie pracy z Excelem
Program moŜna uruchomić z poziomu systemu operacyjnego Windows. NaleŜy w tym celu
wskazać kursorem myszy przycisk Start
znajdujący się w lewym dolnym rogu
ekranu, a następnie kliknąć lewym przyciskiem myszy. W rozwiniętym menu naleŜy wskazać
kursorem myszy pozycję Programy, a w następnym menu nazwę Microsoft Excel i kliknąć
lewym przyciskiem myszy.
UWAGA:
Operacja ta moŜe wyglądać inaczej, jeŜeli dokonano zmian w standardowych ustawieniach
systemu operacyjnego Windows.
edusoft
W sprawie informacji i zapisów na szkolenia prosimy dzwonić: tel. (0-22) 654 55 22, fax (0-22) 654 55 23
3
MS Excel 2000 PL
Rys. 1. Zawartość Start/Programy
1.2 Ko
ń
czenie pracy z programem bez zmian w otwartym arkuszu
Istnieją cztery sposoby poprawnego zakończenia pracy z programem. Dwa z nich
wykorzystują dostępne menu, trzeci wciśnięcie kombinacji klawiszy ALT+F4, zaś czwarty
polega na kliknięciu przycisku
znajdującego się w prawym górnym rogu okna programu.
Rys. 2. Polecenia kończące działanie programu MS EXCEL 2000
UWAGA:
Wszystkie operacje wykonywane za pomocą kombinacji klawiszy polegają na wciśnięciu
i przytrzymaniu klawisza wymienionego w opisie jako pierwszy, a następnie jednorazowym
wciśnięciu i puszczeniu klawisza wymienionego jako drugi. Np. wykonanie polecenia
Zamknij za pomocą kombinacji klawiszy ALT+F4 polega na wciśnięciu klawisza ALT
znajdującego się po lewej stronie klawisza SPACJA (tak samo nazwany klawisz po prawej
stronie ma zupełnie inne działanie) i przytrzymaniu go. Następnie naleŜy wcisnąć i puścić
klawisz F4.
JeŜeli opis wywoływania funkcji za pomocą klawiatury składa się z nazw trzech klawiszy
np. CTLR+SHIFT+F12, operację wykonujemy podobnie, z tym Ŝe zamiast jednego
przytrzymujemy wciśnięte dwa klawisze: CTRL i SHIFT.
edusoft
W sprawie informacji i zapisów na szkolenia prosimy dzwonić: tel. (0-22) 654 55 22, fax (0-22) 654 55 23
4
MS Excel 2000 PL
JeŜeli po uruchomieniu programu wykonaliśmy jakąkolwiek operację na danych zawartych
w otwartym arkuszu, to przy kończeniu pracy program zapyta nas czy zachować
wprowadzone zmiany. JeŜeli odpowiemy Tak, to stara treść istniejącego juŜ na dysku
arkusza zostanie zamazana, a w jego miejsce wpisany arkusz z istniejącymi zmianami.
JeŜeli jednak arkusz, którego dotyczy pytanie nie był nigdy wcześniej zapisywany na dysku,
to zostanie uruchomiona procedura jego zapisu (patrz Zapisywanie danych).
UWAGA:
Przy zapisywaniu pliku na dysku naleŜy się zawsze dobrze zastanowić, czy nie spowoduje to
utraty jakichś waŜnych danych. JeŜeli nie mamy co do tego absolutnej pewności lepiej jest
odwołać całą operację wybierając polecenie Anuluj, następnie zapisać zbiór pod inną nazwą
i dopiero wtedy zakończyć pracę z Excelem.
Lekcja 3
Praca z arkuszem
1. Omówienie ekranu programu MS Excel 2000
Właściwe uruchomienie programu MS Excel 2000 powinno dać na ekranie następujący
obraz:
Rys. 3. Widok okna programu MS Excel 2000
Pasek menu
Pasek narzędzi
Standardowy
Pasek tytułu
Wybrana komórka
Pasek przesuwu
pionowego
i poziomego
Pole podziału
poziomego
Pole podziału
pionowego
Zakładki arkuszy
Pasek stanu
Pasek narzędzi
Formatowanie
Linia edycji
edusoft
W sprawie informacji i zapisów na szkolenia prosimy dzwonić: tel. (0-22) 654 55 22, fax (0-22) 654 55 23
5
MS Excel 2000 PL
1.1 Elementy okna programu
Pasek tytułu
Na pasku tym znajduje się informacja, z jakim skoroszytem aktualnie pracujemy oraz jaka jest
jego lokalizacja na dysku twardym. Po lewej stronie paska tytułu znajduje się przycisk
uruchamiający standardowe menu towarzyszące wszystkim oknom w środowisku Windows.
Uruchamiamy je za pomocą myszy lub wciśnięcia kombinacji klawiszy ALT+SPACJA.
Po prawej stronie znajdują się dwa przyciski
umoŜliwiające sterowanie wielkością
okna, w którym pracuje program. Przyciski te moŜna wykorzystać uŜywając myszy.
Najbardziej na prawo znajduje się przycisk
, za pomocą którego moŜemy zakończyć pracę
programu.
Pasek menu
Ta linia ekranu zawiera zestawione w grupy tematyczne polecenia programu pozwalające
wykonywać zarówno operacje na wybranych danych, jak i konfigurować cały system.
Jak zawsze w środowisku MS Windows dostęp do poleceń moŜna uzyskać za pomocą myszy.
Odbywa się to poprzez wskazanie nazwy Ŝądanej grupy poleceń, a następnie wciśnięcie
lewego przycisku myszy. W następnej kolejności naleŜy, w taki sam jak powyŜej sposób,
wskazać interesujące nas polecenie.
Dostęp do menu moŜna równieŜ uzyskać za pomocą klawiatury. W tym celu naleŜy uŜyć
kombinacji klawiszy ALT+litera. Wyraz „litera” naleŜy zastąpić taką literą, która jest
podkreślona w nazwie grupy w linii menu (np. w menu Edycja podkreślona jest litera E).
JeŜeli chcemy wycofać się z wykonywania wybranego kursorem polecenia, moŜemy wcisnąć
klawisz ESC (pierwsze kliknięcie powoduje zwinięcie menu, ponowne kliknięcie powoduje
wyłączenie podświetlenia wybranego menu). MoŜemy równieŜ kliknąć lewym przyciskiem
myszy wskazując jednocześnie kursorem nazwę rozwiniętego menu lub dowolne miejsce
gdziekolwiek poza obszarem menu.
UWAGA:
W trakcie pracy moŜemy korzystać takŜe z menu podręcznego. Jest ono udostępniane
po wciśnięciu prawego klawisza myszy i zawiera najczęściej uŜywane polecenia.
Pasek narzędzi
Na pasku narzędzi znajdują się przyciski (tzw. ikony) pozwalające wywołać niektóre
polecenia bez uŜycia menu. Ułatwia to wykonywanie często powtarzanych poleceń. Poza
standardowym paskiem narzędzi istnieje jeszcze trzynaście innych pasków. KaŜdy z nich
moŜe być dostosowany do indywidualnych potrzeb poprzez umieszczanie na nim potrzebnych
przycisków lub ich usuwanie. MoŜna takŜe utworzyć własny pasek. DuŜym ułatwieniem
w posługiwaniu się przyciskami są ich opisy pojawiające się po wskazaniu danego przycisku
kursorem myszy. Krótki opis pojawia się w dymku bezpośrednio pod przyciskiem zaś jego
rozszerzona wersja w ostatniej linii okna (na tzw. pasku stanu). W prawej części paska
standardowych narzędzi znajdują się przyciski
o znaczeniu identycznym,
jak opisane dla paska tytułu, ale odnoszące się do skoroszytu (patrz niŜej).
edusoft
W sprawie informacji i zapisów na szkolenia prosimy dzwonić: tel. (0-22) 654 55 22, fax (0-22) 654 55 23
6
MS Excel 2000 PL
Linia edycji
Linia ta składa się z dwóch elementów. Po lewej stronie został umieszczony wskaźnik
informujący o nazwie aktualnie wskazanej komórki arkusza (komórki aktywnej), zaś prawa
strona zawiera jej treść.
Okno arkusza
Kolejnym elementem ekranu jest obszar arkusza kalkulacyjnego.
Składa on się z szeregu komórek ułoŜonych w wiersze i kolumny. Nazwy kolumn i numery
wierszy wyświetlane są odpowiednio u góry i z lewej strony arkusza.
Na skrzyŜowaniu kolumny z numerami wierszy i i wiersza z nazwami kolumn znajduje się
przycisk pozwalający zaznaczyć cały arkusz.
Paski przewijania
W oknie arkusza widać jedynie jego fragment. Aby dotrzeć do innych jego części, naleŜy uŜyć
znajdujących się z prawej strony i u dołu pasków przewijania. Wskazując kursorem
kończące je strzałki i klikając lewym przyciskiem myszy moŜemy przewijać widoczny obszar
w prawo lub w lewo (poziomy pasek przewijania), w górę lub w dół (pionowy pasek
przewijania). Podobny efekt moŜna osiągnąć chwytając myszą znajdujący się na pasku
przycisk i przesuwając go w poŜądane połoŜenie na pasku. MoŜemy to wykonać wskazując
kursorem wybrany suwak. Następnie wciskamy lewy przycisk myszy i trzymając go
przemieszczamy suwak do poŜądanego punktu. W tym miejscu zwalniamy klawisz myszy.
Zakładki arkuszy
Po uruchomieniu programu Excel, udostępnia on automatycznie do pracy zestaw arkuszy
połączonych w skoroszyt (nazywany takŜe zeszytem). Nazwa skoroszytu jest wyświetlana
na pasku tytułu. Jest ona nadawana automatycznie i brzmi "Zeszyt 1". Kolejno tworzone
w danej sesji skoroszyty mają kolejne nazwy "Zeszyt 2", "Zeszyt 3" itd. Standardowo
skoroszyt zawiera szesnaście arkuszy kalkulacyjnych. W zaleŜności od potrzeb liczbę tę
moŜemy zwiększać lub zmniejszać, a takŜe dołączać do skoroszytu np. wykresy. Ich nazwy są
pokazane w ostatniej linii obszaru arkusza w jej lewej części pod postacią arkuszy. Nazwy te
moŜna zmieniać. Aby wybrać jeden z arkuszy, naleŜy wskazać kursorem jego nazwę i kliknąć
lewym przyciskiem myszy. JeŜeli zakładka z nazwą jest niewidoczna, moŜna do niej dotrzeć
uŜywając znajdujących się po lewej stronie przycisków przewijania arkuszy.
PowyŜszy opis dotyczy pełnoekranowej postaci obszaru arkusza. Obszar ten moŜe jeszcze
wystąpić w postaci samodzielnego okna. W takim wypadku jego pierwsza linia będzie
zawierała analogiczne elementy jak pasek tytułu całego programu.
Pasek stanu
Pasek stanu znajduje się w przedostatniej linii okna ekranu. W jego lewej części pojawiają się
opisy informujące o tym, jaką czynność wykonuje w danej chwili program lub opisy poleceń
wskazywanych kursorem. Prawa strona paska słuŜy do informowania o stanie klawiatury
(np. włączenie pisania wersalikami).
1.2 Komórki i ich zawarto
ść
Komórka jest tym miejscem arkusza, w którym gromadzone są róŜnego rodzaju informacje.
KaŜda komórka posiada własny adres, którym jest nazwa kolumny i numer wiersza,
edusoft
W sprawie informacji i zapisów na szkolenia prosimy dzwonić: tel. (0-22) 654 55 22, fax (0-22) 654 55 23
7
MS Excel 2000 PL
w którym się ona znajduje. W arkuszu znajdują się 65536 wiersze i 256 kolumn, co daje
16 777 216 komórek. Jedna z komórek jest otoczona grubszą ramką. Aktualnie wybrana
komórka to komórka aktywna. Jej adres jest wyświetlony w lewej części linii edycji.
W komórce moŜemy umieścić dane, formuły lub komentarze.
Dane
MoŜemy wpisać dowolne dane pod warunkiem, Ŝe wpisana liczba znaków nie będzie większa
niŜ 255. Program samodzielnie rozpoznaje czy ma do czynienia z tekstem, liczbą, datą czy
formułą. Wprowadzony tekst jest dosuwany do lewej strony komórki, liczby i daty —
do prawej.
Rys. 4. Przykład wprowadzania danych
1.3 Formuły
Komórka moŜe zawierać takŜe formułę, czyli wzór jakiegoś działania. W takim wypadku
w komórce wyświetlany jest wynik działania, natomiast treść formuły moŜna zobaczyć w linii
edycji.
Rys. 5. Przykład wprowadzania formuły
1.4 Komentarze
Do komórki moŜna dołączyć komentarz. Jego obecność jest sygnalizowana przez mały
trójkącik w prawym górnym rogu komórki. Komentarz moŜe zawierać dowolną treść.
Komentarze są uŜyteczne zwłaszcza przy pracy grupowej lub jako objaśnienia do szczególnie
skomplikowanych formuł. Treść komentarzy jest wyświetlana w momencie wskazania
kursorem komórki zawierającej komentarz.
Komentarze wstawiamy do arkusza poprzez polecenie Wstaw komentarz dostępne w menu
podręcznym ukazującym się na ekranie po wciśnięciu prawego klawisza myszy.
edusoft
W sprawie informacji i zapisów na szkolenia prosimy dzwonić: tel. (0-22) 654 55 22, fax (0-22) 654 55 23
8
MS Excel 2000 PL
Rys. 6. Przykład obecności notatki
Gdy umieszczamy komentarz, standardowo w jego pierwszej linijce, tłustym drukiem
umieszczana jest nazwa uŜytkownika programu. Na rysunku 6 widzimy, Ŝe w naszym
przypadku uŜytkownikiem jest „Centrum Edukacyjne” — dlatego ten tekst pojawiał się u góry
komentarza. JeŜeli z jakiś powodów nazwa uŜytkownika nam nie odpowiada (np. przejęliśmy
w firmie komputer po kimś innym), moŜemy dokonać zmiany nazwy uŜytkownika za pomocą
polecenia Opcje z menu: Narzędzia, w zakładce Ogólne. W polu Nazwa uŜytkownika
moŜemy wpisać nową nazwę — będzie się ona pojawiać takŜe przy wstawianiu nowych
komentarzy.
Rys. 7. Wprowadzenie nazwy uŜytkownika wyświetlanej w polu komentarza
2.Poruszanie si
ę
po arkuszu
Po arkuszu moŜemy poruszać się na 3 sposoby. Pierwszy polega na przesuwaniu arkusza za
pomocą pionowego i poziomego paska przesuwu. Aby zmienić zakres widocznych komórek
wystarczy kliknąć na jednym z trójkątów znajdujących się na krańcach pasków, lub teŜ
ustawić myszkę na wyróŜnionej części paska przesuwu i trzymając wciśnięty lewy przycisk
myszy przesunąć pasek w górę bądź w dół (prawo — lewo). WaŜne jest to, Ŝe za pomocą
owych trójkątów moŜemy dostać się do dowolnej komórki, natomiast za pomocą wyróŜnionej
części paska przesuwu poruszamy się jedynie do ostatniej zapełnionej komórki. Jest to duŜe
ułatwienie — zwłaszcza przy rozbudowanych arkuszach.
Tekst pojawiający
się w komentarzu.
edusoft
W sprawie informacji i zapisów na szkolenia prosimy dzwonić: tel. (0-22) 654 55 22, fax (0-22) 654 55 23
9
MS Excel 2000 PL
Drugi sposób polega na wciśnięciu klawisza SCROLL LOCK i uŜyciu strzałek — teraz
kaŜde naciśnięcie klawisza kursora (strzałki) powoduje przesunięcie widocznej części
arkusza.
Trzeci sposób: polega na przesuwaniu komórki aktywnej — gdy nie jest wciśnięty klawisz
SCROLL LOCK moŜemy za pomocą strzałek wybrać interesującą nas komórkę. MoŜemy
takŜe uŜyć myszki: wskazujemy Ŝądaną komórkę i klikamy lewym przyciskiem myszy.
3.Wpisywanie danych do arkusza
Aby wprowadzić dane do komórki, naleŜy uczynić ją komórką aktywną, a następnie
rozpocząć wprowadzanie za pomocą klawiatury. W trakcie wprowadzania dane wyświetlane
są w dwóch miejscach: w aktywnej komórce i linii edycji. Wprowadzanie danych moŜemy
zakończyć poprzez:
1. Wciśnięcie klawisza ENTER (komórką aktywną staje się komórka poniŜej).
2. Wciśnięcie klawisza TAB (komórką aktywną staje się komórka z prawej strony).
3. Wciśnięcie którejkolwiek ze strzałek ruchu kursora.
4. Wciśnięcie przycisku w linii edycji.
5. Wskazanie myszą innej komórki aktywnej.
W powyŜszych przypadkach wprowadzone dane zostaną wstawione do komórki. JeŜeli jednak
rozmyśliliśmy się i chcemy wycofać się z operacji wprowadzania, naleŜy wcisnąć klawisz
ESC lub wskazać kursorem przycisk
znajdujący się w wierszu edycji i kliknąć lewym
przyciskiem myszy.
Wpisany do komórki tekst bywa dłuŜszy niŜ jej szerokość. W takim przypadku będzie
on wyświetlany na obszarze zajętym przez sąsiadujące komórki, o ile są one puste. JeŜeli
sąsiednie komórki są zajęte to, po zatwierdzeniu, w aktywnej komórce będzie widoczna tylko
część tekstu. Jego całość moŜna obejrzeć w linii edycji.
JeŜeli chcemy wprowadzić dane do komórki, która nie jest pusta to rozpoczęcie ich
wpisywania spowoduje skasowanie tego, co znajdowało się w niej wcześniej. Natomiast
wciśnięcie klawisza F2 umoŜliwi nam edycję wcześniej wprowadzonych danych. MoŜemy
edytować zawartość aktywnej komórki równieŜ poprzez umieszczenie kursora tekstowego
w Linii edycji (patrz takŜe Lekcja 4 – Poprawianie danych).
Ć
WICZENIE 1.
1. Wprowadź poniŜsze dane.
Wynik ćwiczenia
edusoft
W sprawie informacji i zapisów na szkolenia prosimy dzwonić: tel. (0-22) 654 55 22, fax (0-22) 654 55 23
10
MS Excel 2000 PL
4. Zapisywanie danych
JeŜeli chcemy zachować wprowadzone dane musimy zapisać je na dysku w postaci pliku.
Do tego celu słuŜy polecenie Zapisz z menu Plik. Dane zostaną zapisane jako zeszyt
zawierający odpowiednie arkusze. Procedura zapisu przebiega odmiennie dla skoroszytów
juŜ wcześniej zapisywanych i dla nowo utworzonych. W pierwszym przypadku skoroszyt jest
zapisywany bez Ŝadnych dodatkowych zapytań. W drugim przypadku system automatycznie
uruchamia procedurę zapisu pozwalającą nadać tworzonemu skoroszytowi nazwę i umieścić
w poŜądanym miejscu na dysku. Procedura ta jest taka sama jak w przypadku polecenia
Zapisz jako z menu Plik. Po jej uruchomieniu na ekranie pojawi się następujące okno:
Rys. 8. Okno dialogowe polecenia Zapisz jako...
W polu Nazwa pliku naleŜy wpisać nazwę, pod którą chcemy zachować skoroszyt. Na liście
zakładek Zapisz w... moŜemy wybrać miejsce (tzw. folder), w którym umieścimy plik. JeŜeli
nie odpowiada nam propozycja przedstawiona przez program moŜemy rozwinąć listę
dostępnych lokalizacji. Rozwijamy listę wskazując kursorem ikonę
znajdujący się po
prawej stronie listy wyboru folderu i klikając lewym przyciskiem myszy. Poprawne
zachowanie skoroszytu spowoduje umieszczenie jego nazwy na pasku tytułu.
Procedurę Zapisz moŜna takŜe uruchomić wskazując kursorem ikonę
na pasku narzędzi
i klikając lewym przyciskiem myszy.
UWAGA:
1. Polecenie Zapisz zamazuje starą zawartość pliku na dysku. NaleŜy o tym pamiętać i jeśli
istnieją jakiekolwiek wątpliwości, czy plik ze starymi danymi nie będzie nam jeszcze
kiedyś potrzebny, uŜywać polecenia Zapisz jako...
2. W trakcie długotrwałej pracy z arkuszem naleŜy co pewien czas zapisywać go na dysku.
Uchroni to nas przed utratą rezultatów naszej pracy w wypadku np. awarii zasilania
komputera.
edusoft
W sprawie informacji i zapisów na szkolenia prosimy dzwonić: tel. (0-22) 654 55 22, fax (0-22) 654 55 23
11
MS Excel 2000 PL
Ć
WICZENIE 2.
1. Zachowaj wprowadzone przez nas dane w pliku o nazwie PALIWA01.XLS w folderze
C:\MOJE DOKUMENTY.
5. Ko
ń
czenie pracy z arkuszem
JeŜeli chcemy zakończyć pracę ze skoroszytem bez zakończenia pracy z całym programem
moŜemy wykonać polecenie Zamknij z menu Plik. Ten sam rezultat moŜemy osiągnąć
za pomocą kombinacji klawiszy CTRL+F4, CTRL+W lub wskazując kursorem ikonę
na pasku standardowych narzędzi lub pasku tytułu skoroszytu i klikając lewym przyciskiem
myszy.
6. Tworzenie nowego skoroszytu
Nowy, czysty skoroszyt moŜemy otrzymać wykonując polecenie Nowy z menu Plik. Ten sam
rezultat osiągniemy wskazując kursorem ikonę
na pasku standardowych narzędzi
i klikając lewym przyciskiem myszy.
Ć
WICZENIE 3.
1. Zakończ pracę ze skoroszytem PALIWA01
7. Otwieranie zapisanego skoroszytu
Zapisane wcześniej skoroszyty moŜemy odczytać wykonując polecenie Otwórz z menu Plik
lub wskazując kursorem ikonę
na pasku standardowych narzędzi i klikając lewym
przyciskiem myszy. W efekcie na ekranie pojawi się poniŜsze okno:
Rys. 9. Okno dialogowe polecenia Otwórz
edusoft
W sprawie informacji i zapisów na szkolenia prosimy dzwonić: tel. (0-22) 654 55 22, fax (0-22) 654 55 23
12
MS Excel 2000 PL
Aby otworzyć plik musimy:
•
Wprowadzić odpowiedni typ nazwy do pola Pliki typu:. MoŜemy tego dokonać
dokonując wyboru z listy z typami plików (trzeba ją najpierw rozwinąć). Po tej operacji
na liście plików dostępnych w wybranym katalogu lub folderze pojawią się tylko te
nazwy, które odpowiadają wybranemu typowi pliku.
•
Wskazać odpowiedni dysk, dyskietkę lub folder w polu Szukaj w: wskazując kursorem
odpowiednie nazwy na liście i/lub w polu poniŜej i klikając lewym przyciskiem myszy.
•
Wybrać właściwą nazwę pliku.
•
Wskazać kursorem polecenie Otwórz i kilknąć lewym przyciskiem myszy.
Ć
WICZENIE 4.
1. Zakończ pracę z arkuszem kalkulacyjnym.
2. Uruchom program MS Excel 2000 i wczytaj z folderu C:\MOJE DOKUMENTY plik
o nazwie PALIWA01.XLS
8. Jednoczesna praca z kilkoma skoroszytami
W programie MS Excel moŜna jednocześnie pracować z wieloma skoroszytami. Ich liczba
jest ograniczona jedynie dostępną ilością pamięci operacyjnej. Mogą to być zarówno
skoroszyty juŜ zapisane na dysku, jak i nowo utworzone.
Otwarte skoroszyty mogą być wyświetlone na ekranie w róŜny sposób. W trybie
pełnoekranowym widoczny jest tylko jeden z nich. W trybie okienkowym (wtedy, gdy
kaŜdy skoroszyt jest umieszczony w osobnym oknie) moŜemy na ekranie oglądać kilka
skoroszytów równocześnie.
Ć
WICZENIE 5.
1. Utwórz dwa nowe skoroszyty.
9. Przechodzenie pomi
ę
dzy skoroszytami
Aby przejść pomiędzy otwartymi skoroszytami w trybie pracy pełnoekranowej naleŜy
rozwinąć menu Okno, a następnie wskazać nazwę skoroszytu, który chcemy wyświetlić na
ekranie.
JeŜeli pracujemy w trybie okienkowym, moŜemy wskazać kursorem okno zawierające
interesujący nas skoroszyt i kliknąć lewym przyciskiem myszy.
Ć
WICZENIE 6.
1. Przejdź do skoroszytu Zeszyt 2.
edusoft
W sprawie informacji i zapisów na szkolenia prosimy dzwonić: tel. (0-22) 654 55 22, fax (0-22) 654 55 23
13
MS Excel 2000 PL
Rys. 10. Trzy skoroszyty wyświetlone sąsiadująco w trybie okienkowym
10. Zamra
Ŝ
anie fragmentu arkusza
Pracując z duŜym arkuszem kalkulacyjnym często moŜemy zetknąć się z problemem
polegającym on na tym, Ŝe gdy przemieszczamy się po danych znika nam z ekranu część
informacji. Problem ten wynika z ograniczonej wielkości ekranu monitora
Ć
WICZENIE 7.
1. Otwórz plik REJESTR.XLS zapisany w folderze G:\CWICZEN\EXCEL.
1. Przejdź do komórki R55.
2. Czy potrafisz powiedzieć czego dotyczy wpisana tu liczba?
Istnieje sposób, aby nie stracić z pola widzenia określonej liczby wierszy i kolumn, w których
znajdują się informacje niezbędne dla zrozumienia pozostałych danych. Najpierw naleŜy tak
ustawić widok arkusza, aby Ŝądane informacje były widoczne na ekranie. Następnie
wskazujemy kursorem komórkę leŜącą w pierwszej kolumnie na prawo od kolumn
zawierających poŜądaną informację i w pierwszym wierszu poniŜej wierszy z informacjami,
które mają być cały czas wyświetlane na ekranie. Klikamy lewym przyciskiem myszy
oznaczając w ten sposób komórkę aktywną. Teraz z menu Okno wybieramy polecenie
Zablokuj okienka. Polecenie to zamrozi część ekranu na lewo i powyŜej komórki aktywnej,
tak Ŝe nie będzie ona przewijana w trakcie poruszania się po arkuszu. JeŜeli chcemy
zlikwidować zamroŜenie części arkusza naleŜy wydać polecenie Odblokuj okienka z menu
Okno.
Ć
WICZENIE 8.
1. Doprowadź widok ekranu arkusza REJESTR do stanu pokazanego na poniŜszym rysunku.
edusoft
W sprawie informacji i zapisów na szkolenia prosimy dzwonić: tel. (0-22) 654 55 22, fax (0-22) 654 55 23
14
MS Excel 2000 PL
Wynik ćwiczenia
11.Dzielenie arkusza
Operacją podobną do zamraŜania jest dzielenie arkusza. Wykonujemy ją za pomocą myszy
i pola podziału dostępnego na pasku przesuwu poziomego i pionowego (patrz rys. 3
na stronie 4). Jeśli chcesz wprowadzić poziomy podział arkusza, wskaŜ kursorem pole
podziału dostępne powyŜej paska przesuwu pionowego. Kiedy kursor zmieni kształt
na wskaźnik podziału
, naleŜy przesunąć kursor z wciśniętym lewym przyciskiem myszy
w miejsce podziału arkusza. Analogicznie tworzy się pionowy podział arkusza.
W rezultacie otrzymujemy okno podzielone na kilka części. W kaŜdej z tych części moŜemy
się dowolnie przemieszczać. JeŜeli wprowadzimy jakieś zmiany do komórek w jednej części,
to zostaną one jednocześnie uwzględnione w innych częściach. Podział okna likwidujemy
wskazując kursorem linię podziału i klikając dwukrotnie lewym przyciskiem myszy (kursor
musi mieć postać wskaźnika podziału).
Rys. 11. Widok arkusza podzielonego w pionie i w poziomie
edusoft
W sprawie informacji i zapisów na szkolenia prosimy dzwonić: tel. (0-22) 654 55 22, fax (0-22) 654 55 23
15
MS Excel 2000 PL
Lekcja 4
Redagowanie arkusza
1. Zaznaczanie fragmentów arkusza
W pracy z arkuszem kalkulacyjnym moŜemy wykonywać działania nie tylko na pojedynczej
komórce, ale na uprzednio zaznaczonych jego fragmentach. W ten sposób moŜemy
np. wykasować dane z większej liczby komórek. Obszar moŜna zaznaczyć uŜywając
klawiatury albo myszy.
2. Zaznaczanie przy u
Ŝ
yciu klawiatury
Korzystając z klawiatury moŜemy zaznaczyć prostokątny obszar arkusza. W tym celu naleŜy
wykonać następujące czynności:
1. Stanąć w komórce, która będzie jednym z rogów zaznaczonego obszaru.
2. Wcisnąć i przytrzymać klawisz SHIFT.
3. Naciskać klawisze strzałek tak, aby zaznaczenie zajmowało poŜądany obszar.
4. Puścić klawisz SHIFT.
3. Zaznaczanie przy u
Ŝ
yciu myszy
Wciśnij i przytrzymaj lewy klawisz myszy na komórce, od której chcesz rozpocząć
zaznaczanie, a następnie ciągnij myszą, aŜ zaznaczysz odpowiedni obszar (o zaznaczaniu
za pomocą myszy będziemy jeszcze mówić przy okazji omawiania paska stanu)
4. Zaznaczanie kilku obszarów
1. Zaznaczyć pierwszy obszar.
2. Wcisnąć i przytrzymać klawisz CTRL, a następnie wskazać myszą (kliknąć) komórkę,
która będzie rogiem kolejnego obszaru.
3. Puścić klawisz CTRL.
4. Zaznaczyć odpowiedni obszar.
5. Powtarzaj czynności z punktów 2, 3, 4 aŜ zaznaczysz wszystkie interesujące Cię obszary.
5. Zaznaczanie całych wierszy i kolumn
Aby zaznaczyć całą kolumnę lub wiersz naleŜy wskazać kursorem odpowiadającą jej nazwę
lub numer i kliknąć lewym przyciskiem myszy. Cały wiersz moŜemy takŜe zaznaczyć
naciskając kombinację SHIFT i SPACJA – zaznaczony zostanie wiersz, w którym znajduje
edusoft
W sprawie informacji i zapisów na szkolenia prosimy dzwonić: tel. (0-22) 654 55 22, fax (0-22) 654 55 23
16
MS Excel 2000 PL
się aktywna komórka. Analogicznie moŜemy zaznaczyć całą kolumnę – kombinacja CTRL
i SPACJA. Aby zaznaczyć cały arkusz wciskamy CTRL+SHIFT+SPACJA.
Ć
WICZENIE 9.
1. Otwórz nowy skoroszyt i zaznacz w nim obszary jak na poniŜszym rysunku.
Wynik ćwiczenia
6.Tryby pracy klawiatury — pasek stanu
Często wykonanie pewnych czynności myszką zajmuje znacznie więcej czasu niŜ przy uŜyciu
klawiatury – oczywiście jeŜeli uŜytkownik zdaje sobie sprawę z moŜliwości uŜycia myszki.
PoniŜej znajduje się opis dostępnych trybów pracy klawiatury wraz z przykładami ich uŜycia.
Uruchomienie kaŜdego z nich sygnalizowane jest poprzez odpowiedni komunikat na Pasku
stanu.
ADD
ADD (ang. Add Mode) – tryb dodawania. Włączany kombinacją klawiszy SHIFT+F8.
UmoŜliwi on zaznaczenie kilku niezaleŜnych obszarów. Tryb ten będzie aktywny tak długo,
aŜ nie zostanie wciśnięty ponownie SHIFT+F8 bądź dwukrotnie F8. Dzięki niemu, bez
potrzeby ciągłego przytrzymywania klawisza CTRL moŜna myszką zaznaczać kolejne
fragmenty arkusza (kursor myszy naleŜy ustawić w rogu prostokątnego obszaru
do zaznaczenia, wcisnąć lewy, klawisz myszy i ciągle go trzymając przenieść kursor
do przeciwległego rogu).
Ć
WICZENIE 10.
Za pomocą trybu dodawania i myszki zaznaczyć obszary: B5:B10, D6:E9 oraz F1:F6.
1. Włączyć tryb dodawania (SHIFT+F8).
2. Ustawić kursor myszy w komórce B5 i trzymając wciśnięty lewy klawisz myszki przesunąć
go nad komórkę B10, zwolnić klawisz myszki.
3. Powtarzać pkt. 2 dla pozostałych zakresów.
4. Wyłączyć tryb dodawania (np. ESC, dwa razy F8).
Ć
WICZENIE 11.
Za pomocą samej tylko klawiatury zaznaczyć obszary: B5:B10, D6:E9 oraz F1:F6.
1. Za pomocą strzałek ustawić się w komórce B5.
2. Wciskamy klawisz SHIFT i ciągle trzymając przesuwamy zaznaczenie do komórki B10.
3. Włączamy tryb dodawania (SHIFT+F8).
edusoft
W sprawie informacji i zapisów na szkolenia prosimy dzwonić: tel. (0-22) 654 55 22, fax (0-22) 654 55 23
17
MS Excel 2000 PL
4. Klawiszami kursora przemieszczamy marker aktywnej komórki do D6.
5. Wciskamy klawisz SHIFT i ciągle trzymając przesuwamy zaznaczenie do komórki E9.
6. Ponownie włączamy tryb dodawania i przemieszczam się do F1.
7. Trzymając wciśnięty klawisz SHIFT przesuwamy zaznaczenie do F6.
EXT
EXT (ang. Extend Mode) – tryb rozszerzania. Uaktywniamy go klawiszem F8. UmoŜliwia
on zaznaczanie obszarów, rozpoczynając od aktywnej komórki. Po uruchomieniu kaŜde
kliknięcie myszą w wybraną komórkę oraz kaŜde wciśnięcie klawisza kursora powoduje
automatyczną zmianę zaznaczonego obszaru – bez konieczności przytrzymywania klawisza
SHIFT. Bardzo dobre efekty daje połączenie tego trybu z uŜyciem polecenia Przejdź do...
z menu Edycja.
Rys. 12. Polecenie Przejdź do... z menu Edycja
Ć
WICZENIE 12.
Za pomocą trybu EXT zaznacz komórki z zakresu B2:F1000.
2. Kliknij w komórkę B2.
3. Uruchom tryb EXT(F8).
4. Wykonaj polecenie Przejdź do z menu Edycja (moŜna uŜyć skrótu klawiszowego CTRL+G
lub F5) i w polu Odwołanie wpisz wartość F1000, zatwierdź poleceniem OK.
5. Wyłącz tryb EXT klawiszem F8.
MoŜna takŜe w inny sposób zaznaczyć duŜy obszar arkusza: wpisanie adresu komórki w polu
nazwy i potwierdzenie jej kombinacją klawiszy SHIFT+ENTER, spowoduje zaznaczenie
prostokątnego obszaru od komórki aktywnej do komórki wpisanej (przeciwległy róg obszaru).
edusoft
W sprawie informacji i zapisów na szkolenia prosimy dzwonić: tel. (0-22) 654 55 22, fax (0-22) 654 55 23
18
MS Excel 2000 PL
Ć
WICZENIE 13.
Zaznaczyć obszar komórek od A1 do C3000.
1. Ustawić kursor w komórce A1, kliknąć lewym przyciskiem myszki.
2. Kliknąć w pole nazwy i wpisać adres C3000.
Rys. 13. W polu nazwy został wpisany adres docelowy
3. Potwierdzić kombinacją SHIFT+ENTER – został zaznaczony Ŝądany obszar.
END
END (ang. End Mode) – wciśnięcie klawisza ENDa następnie klawisza kursora powoduje
automatyczne przejście do końca (lub gdy jesteśmy na końcu to do następnego) zakresu
danych w kierunku odpowiadającym wciśniętej strzałce. Sygnalizowany jest pojawieniem się
napisu END na pasku stanu, wyłącza się po kaŜdym wciśnięciu strzałki. Na rysunku
schematycznie przedstawione jest działanie trybu END dla prostego przykładu.
Rys. 14. Działanie trybu END
ZAM
Tryb zamiany lub inaczej zastępowania. Uruchamia się go za pomocą klawisza INS, ale jest
to moŜliwe jedynie podczas edycji zawartości komórki. Gdy tryb ten jest aktywny znaki,
które znajdują się za kursorem są zamieniane podczas pisania – podczas gdy tryb ten jest
wyłączony znaki za kursorem są odsuwane.
NUM
NUM (ang. Num Lock Mode) – uruchamiany klawiszem NUM LOCK. Włączenie klawiatury
numerycznej. Sygnalizowany jest takŜe świeceniem się odpowiedniej kontrolki
na klawiaturze.
SCRL
SCRL (ang. Scroll Lock Mode) – tryb przewijania. Uaktywniany klawiszem SCROLL
LOCK, tak jak w przypadku trybu NUM sygnalizowany takŜe kontrolką na klawiaturze.
Gdy jest aktywny za pomocą klawiszy kursora, oraz klawiszy PgUp i PgDn moŜemy
przewijać ekran arkusza, bez przesuwania aktywnej komórki.
edusoft
W sprawie informacji i zapisów na szkolenia prosimy dzwonić: tel. (0-22) 654 55 22, fax (0-22) 654 55 23
19
MS Excel 2000 PL
CAPS
CAPS (ang. Caps Lock Mode) – tryb wielkich liter. Tak jak poprzednio ten tryb jest takŜe
sygnalizowany diodą na klawiaturze – gdy jest aktywny wszystkie litery wprowadzane
z klawiatury są wielkie, chwilowe wyłączenie trybu – kombinacja SHIFT+litera.
FIX
FIX (ang. Fixed Decimal Mode) – Tryb stałej ilości liczb dziesiętnych. UŜywany by ułatwić
wprowadzanie liczb, które zawsze mają tę samą liczbę miejsc po przecinku (np. kwot).
Na przykład, jeśli tryb ten ustawimy na 2 miejsca po przecinku to wpisanie 2479 będzie
interpretowane jako 24,79. Tryb ten uruchamiamy w zakładka Edycja okna dialogowego
polecenia Opcje z menu Narzędzia — wskazujemy kursorem puste pole parametru Stała
liczba miejsc dziesiętnych i klikamy lewym przyciskiem myszy, zaś w polu Miejsca
Dziesiętne wprowadzamy liczbę miejsc po przecinku.
Rys. 15. Uaktywniony parametr Stala liczba miejsc dziesiętnych
Ć
WICZENIE 14.
Na podstawie wiadomości z tego rozdziału uaktywnij na pasku stanu wszystkie pola
.
Wynik ćwiczenia
7.Kasowanie danych
JeŜeli chcemy usunąć dane z komórki musimy ją wskazać, a następnie wcisnąć klawisz
DELETE. Zamiast klawisza DELETE moŜna takŜe uŜyć klawisza BACKSPACE.
W tym przypadku wymaŜemy zawartość komórki i jednocześnie znajdziemy się w trybie
wpisywania (w komórce pojawi się kursor). PowyŜsze sposoby pozwalają usunąć z komórki
wpisane do niej dane. JeŜeli nie jest to wystarczające musimy uŜyć polecenia Wyczyść
edusoft
W sprawie informacji i zapisów na szkolenia prosimy dzwonić: tel. (0-22) 654 55 22, fax (0-22) 654 55 23
20
MS Excel 2000 PL
znajdującego się w menu Edycja. Pozwala ono w bardziej precyzyjny sposób określić
co ma być usunięte.
Rys. 16. Polecenie Wyczyść z menu Edycja
Ć
WICZENIE 15.
1. Uaktywnij arkusz PALIWA01 i doprowadź go do poniŜszej postaci.
Wynik ćwiczenia
2. Zamknij wszystkie inne arkusze.
8. Poprawianie danych
Najprostszym sposobem poprawienia danych jest wpisanie w błędnie wypełnionej komórce
nowych wartości. JeŜeli z jakichś względów jest to niedogodne (np. w komórce jest zapisany
długi tekst, w którym trzeba zmienić tylko jedno słowo) naleŜy stanąć na komórce
z poprawianym tekstem i wcisnąć klawisz F2 uruchamiający tryb edycji. Ten sam efekt
moŜna równieŜ osiągnąć klikając myszką w odpowiednim miejscu wyświetlonego w linii
edycji tekstu przeznaczonego do poprawy. W trybie edycji moŜemy poruszać się po tekście
za pomocą klawiszy przesuwu kursora. W miejscu, w którym znajduje się kursor moŜemy
dokonać poprawek: wstawiania, nadpisywania lub kasowania. Po dokonaniu zmian musimy je
zatwierdzić wciskając klawisz ENTER albo ikonkę
znajdujący się na linii edycji.
edusoft
W sprawie informacji i zapisów na szkolenia prosimy dzwonić: tel. (0-22) 654 55 22, fax (0-22) 654 55 23
21
MS Excel 2000 PL
Ć
WICZENIE 16.
1. Doprowadź dane w skoroszycie PALIWA01 do następującej postaci:
Wynik ćwiczenia
2. Zapisz skoroszyt pod nazwą PALIWA02.
9.Formatowanie danych
Nie trzeba nikogo przekonywać, jak waŜna jest wizualna strona przedstawianej informacji.
Dlatego teŜ twórcy programu MS Excel wyposaŜyli go w nadzwyczaj bogate moŜliwości
formatowania danych.
Najszybciej i najprościej moŜna przeprowadzić operacje formatowania uŜywając w tym celu
ikon z paska formatowania. Jest on wyświetlany pod standardowym paskiem narzędzi i ma
następującą postać:
Rys. 17. Pasek narzędzi formatowania
Jeśli moŜliwości oferowane przez ikony paska formatowania nie są wystarczające,
moŜemy skorzystać z polecenia Komórki z menu Format.
Aby sformatować dane, wskaŜ kursorem komórkę i kliknij lewym przyciskiem myszy,
a następnie moŜesz określić :
Krój czcionki
Na pasku formatowania naleŜy rozwinąć listę czcionek
i wskazać
na niej nazwę odpowiadającego nam kroju.
Wielkość czcionki
NaleŜy rozwinąć listę dostępnych wielkości dla danego kroju
i wskazać poŜądaną
wielkość. Wielkość tę moŜemy takŜe wpisać bezpośrednio w okienku z oznaczającą ją liczbą.
Styl czcionki
Wcisnąć ikonę
— pogrubić tekst
Wcisnąć ikonę
— pochylić tekst
Wcisnąć ikonę
— podkreślić tekst
edusoft
W sprawie informacji i zapisów na szkolenia prosimy dzwonić: tel. (0-22) 654 55 22, fax (0-22) 654 55 23
22
MS Excel 2000 PL
Wszystkie powyŜsze operacje moŜemy przeprowadzić za pomocą parametrów dostępnych
w zakładce Czcionka okna dialogowego polecenia Komórki z menu Format.
Rys. 18. Okno dialogowe Formatuj komórki z zakładką Czcionka
Kolejna grupa poleceń określa, w jaki sposób dane mają być wyrównane w komórce.
Opisano je w tabelce poniŜej, prezentując jednocześnie w pierwszej kolumnie odpowiednio
wyrównany tekst.
Dosunięcie danych do lewej krawędzi komórki
ikona
Dosunięcie danych do prawej krawędzi komórki
ikona
Wyśrodkowanie danych w komórce
ikona
Rys. 19. Wyśrodkowanie danych w obszarze komórki
NaleŜy wpisać dane w pierwszej komórce obszaru i zaznaczyć obszar, w którym tekst ma być
wyśrodkowany. Następnie naleŜy wcisnąć ikonę
Rys. 20. Zaznaczenie obszaru przed uŜyciem polecenia Scalaj i wyśrodkuj komórki
edusoft
W sprawie informacji i zapisów na szkolenia prosimy dzwonić: tel. (0-22) 654 55 22, fax (0-22) 654 55 23
23
MS Excel 2000 PL
Do realizacji tych działań moŜemy uŜyć parametrów zakładki Wyrównanie dostępnej
w oknie dialogowym polecenia Komórki... z menu Format.
Rys. 21 Okno dialogowe Formatuj komórki z zakładką Wyrównanie
Za pomocą parametru Orientacja moŜna pochylić tekst w komórce pod dowolnym kątem.
Jeśli wartość kąta wprowadzona w okienku Stopnie jest ujemna, tekst komórki obracany jest
zgodnie ze wskazówkami zegara, jeśli jest dodatnia — w stronę przeciwną.
Rys. 22. Przykład róŜnych sposobów wyrównania zawartości komórek
Kolejna grupa ikon pozwala określić format danych liczbowych. Istnieją tu następujące
moŜliwości:
edusoft
W sprawie informacji i zapisów na szkolenia prosimy dzwonić: tel. (0-22) 654 55 22, fax (0-22) 654 55 23
24
MS Excel 2000 PL
Wyświetlanie liczb w komórce w formacie finansowym
(np. zamiast 1000 będzie wyświetlone 1 000 zł)
ikona
Wyświetlanie liczb jako procentu liczby 1
ikona
Wyświetlanie liczb w formacie dziesiętnym
ikona
Liczba miejsc po przecinku
do zwiększania słuŜy ikona
do zmniejszania słuŜy ikona
Pełny zestaw moŜliwości formatowania danych liczbowych uzyskamy w zakładce Liczby
dostępnej w oknie dialogowym polecenia Komórki... z menu Format. W zaleŜności
od wybranej kategorii, w zakładce Liczby wyświetlane są odpowiednie parametry.
Na przykład dla kategorii Walutowe moŜemy ustalić dowolny symbol waluty i liczbę miejsc
po przecinku. Dla kategorii Procentowe liczbę miejsc po przecinku, a dla kategorii
Ułamkowe — typ.
Rys. 23. Okno dialogowe Formatuj komórki z zakładką Liczby
MoŜemy takŜe zadecydować, czy dane komórki mają zostać otoczone ramką (
) i jak
ona ma wyglądać. JeŜeli moŜliwości udostępnione na liście są niewystarczające, naleŜy
skorzystać parametrów zakładki Obramowanie dostępnej w oknie dialogowym polecenia
Komórki z menu Format....
edusoft
W sprawie informacji i zapisów na szkolenia prosimy dzwonić: tel. (0-22) 654 55 22, fax (0-22) 654 55 23
25
MS Excel 2000 PL
Rys. 24. Okno dialogowe Formatuj komórki z zakładką Obramowanie
Korzystając z opcji tej zakładki moŜna określić nie tylko wygląd poszczególnych krawędzi,
ale i ich kolor.
Kolejne ikony z paska narzędzi formatowania pozwalają nam zdecydować, jaka ma być barwa
komórki (
) i jaką barwę mają mieć wyświetlane w niej litery (
).
Odpowiadające tym ikonom polecenia moŜna wykonać równieŜ korzystając z parametrów
zakładki Desenie dostępnej w oknie dialogowym polecenia Komórki.. z menu Format.
Rys. 25 Okno dialogowe Formatuj komórki z zakładką Desenie
Poza formatowaniem całej komórki moŜemy równieŜ formatować wybrane fragmenty tekstu
wprowadzanego do komórki. W tym celu w trakcie wprowadzania tekstu moŜemy się
posługiwać zarówno odpowiednimi ikonami z paska formatowania, jak i parametrami
zakładki Czcionka z okna dialogowego polecenia Komórki...z menu Format.
edusoft
W sprawie informacji i zapisów na szkolenia prosimy dzwonić: tel. (0-22) 654 55 22, fax (0-22) 654 55 23
26
MS Excel 2000 PL
Rys. 26. Przykład róŜnych formatów czcionki w tekście wprowadzonym w jednej komórce
10. Usuwanie formatów
Format przypisany komórce moŜemy usunąć wykonując polecenie Wyczyść: Formaty
z menu Edycja. Poleceniem tym usuwamy z zaznaczonych komórek tylko formatowanie;
zawartość komórek oraz komentarze pozostają nie zmienione.
11. Okre
ś
lanie szeroko
ś
ci kolumn i wierszy
JeŜeli uzyskamy na ekranie obraz podobny do poniŜszego oznacza to, Ŝe szerokość komórki
jest zbyt mała, aby wyświetlić wprowadzone do niej dane.
Rys. 27. Komórka ze zbyt długim tektem
Aby rozszerzyć kolumnę trzeba wskazać kursorem rozgraniczenie pomiędzy kolumnami.
Gdy zostanie wyświetlony symbol jak na poniŜszym rysunku, naleŜy wcisnąć lewy klawisz
myszy i trzymając go przesuwać kursor w prawo, aŜ do uzyskania poŜądanej szerokości:
Rys. 28. Sposób zmiany szerokości kolumny
JeŜeli będziemy ciągnąć myszką w lewo, to szerokość kolumny będzie się zmniejszać
aŜ do jej całkowitego ukrycia.
Ustalając szerokość kolumny moŜemy równieŜ skorzystać z polecenia Kolumna: Szerokość
z menu Format.
edusoft
W sprawie informacji i zapisów na szkolenia prosimy dzwonić: tel. (0-22) 654 55 22, fax (0-22) 654 55 23
27
MS Excel 2000 PL
Rys. 29. Polecenie zmieniające szerokość kolumny
Za pomocą poleceń dostępnych w podmenu polecenia Kolumna moŜemy dodatkowo
spowodować, Ŝe szerokość kolumny będzie równa najdłuŜszym zawartym w niej danym
(muszą one wcześniej znaleźć się w zaznaczonym obszarze). W tym celu musimy wskazać
polecenie Autodopasowanie obszaru. MoŜemy równieŜ ukryć lub pokazać wcześniej ukryte
kolumny (polecenia Ukryj i Odkryj). Polecenie Standardowa szerokość... pozwala zmienić
szerokość tych kolumn, których szerokość nie była poprzednio dopasowywana na aktywnym
arkuszu roboczym. Szerokość kolumny definiowana jest liczbą znaków z zakresu od 0 do 255.
Na podobnej zasadzie działają polecenia dostępne na liście rozwiniętej po wykonaniu
polecenia Wiersz z menu Format. UmoŜliwiają one zmianę wysokości wiersza.
Ć
WICZENIE 17.
1. Doprowadź dane ze skoroszytu PALIWA02 do poniŜszej postaci.
Wynik ćwiczenia
2. Następnie zapisz skoroszyt pod nazwą PALIWA03 i przejdź do pracy ze skoroszytem
PALIWA02.
edusoft
W sprawie informacji i zapisów na szkolenia prosimy dzwonić: tel. (0-22) 654 55 22, fax (0-22) 654 55 23
28
MS Excel 2000 PL
Lekcja 5
Obliczenia w Excelu
1. Wprowadzanie formuł
Formuła to inaczej zapis pewnego działania matematycznego. Elementami tego działania
mogą być zarówno cyfry np. 123*67, jak i zmienne np. 123*A*B. Wpisując formułę
do arkusza kalkulacyjnego naleŜy zmienne zastąpić adresami komórek, do których
wprowadziliśmy lub wprowadzimy dane np. 123*A1*B2.
Formułę wprowadzamy tak jak inne dane, lecz poprzedzamy ją znakiem "=". Znak ten
wprowadzamy bądź z klawiatury, bądź naciskamy przycisk
dostępna na pasku edycji.
W tym drugim przypadku Excel otwiera automatycznie pasek z narzędziem, które pozwala
kontrolować wynik formuły. Pasek ten zawiera takŜe przyciski zatwierdzenia formuły OK
lub zaniechania Anuluj.
Po wprowadzeniu formuły w danej komórce wyświetlony zostanie wynik zapisanego
działania. Treść formuły moŜna zobaczyć w linii edycji. Jeśli wprowadziliśmy formułę
zawierającą adresy komórek, to kaŜda zmiana zawartości tych komórek spowoduje
ponowne przeliczenie formuły i wyświetlenie aktualnego wyniku.
Formuła moŜe zawierać:
•
stałe (liczby),
•
adresy komórek lub obszarów,
•
operatory arytmetyczne: "+" — dodawanie, "-" — odejmowanie, "*" — mnoŜenie,
"/" — dzielenie, "^" — potęgowanie,
•
funkcje,
•
nawiasy.
DuŜym ułatwieniem przy wprowadzaniu formuł jest moŜliwość wpisywania doń adresów
komórek poprzez wskazywanie ich myszą. Spróbuj wykonać tą metodą poniŜsze ćwiczenia.
Ć
WICZENIE 18.
1. Otwórz nowy skoroszyt.
2. Wypełnij jego komórki następującymi danymi: A2 — 11, A3 — 234, A4 — 5, A5 — 19.
3. W komórce A6 oblicz wartość wyraŜenia ((A3/A2)^A4)/A5.
4. Wynik powinien wynieść 229 278.
Ć
WICZENIE 19.
1. Otwórz nowy skoroszyt.
2. Do komórki A1 wprowadź liczbę
128
.
edusoft
W sprawie informacji i zapisów na szkolenia prosimy dzwonić: tel. (0-22) 654 55 22, fax (0-22) 654 55 23
29
MS Excel 2000 PL
3. W drugim wierszu poczynając od komórki A2 wprowadź przedstawione poniŜej formuły:
Formuły do ćwiczenia
4. Porównaj otrzymane dane z przedstawionym poniŜej wynikiem.
Wynik ćwiczenia
Ć
WICZENIE 20.
1. Wprowadź poniŜsze dane do nowego arkusza.
Dane do ćwiczenia.
2. Na podstawie danych, wprowadzając odpowiednią formułę, wyznacz cenę brutto.
edusoft
W sprawie informacji i zapisów na szkolenia prosimy dzwonić: tel. (0-22) 654 55 22, fax (0-22) 654 55 23
30
MS Excel 2000 PL
Wynik ćwiczenia
Rozwiązanie:
D2 = B2*C2
E2 = B2+D2
D3 = B3*C3
E3 = B3+D3
D4 = B4*C4
E4 = B4+D4
D4 = B4*C4
E5 = B5+D5
Ć
WICZENIE 21.
1. Wprowadź poniŜsze dane do nowego arkusza.
Dane do ćwiczenia.
2. Na podstawie danych, wprowadzając odpowiednią formułę, wyznacz cenę brutto.
Wynik ćwiczenia
Rozwiązanie:
D2 = B2*C2+B2
D3 = B3*C3+B3
D4 = B4*C4+B4
D4 = B4*C4+B5
2.Funkcje
Jak wspomniano elementem formuły arkusza kalkulacyjnego moŜe być funkcja. Program
MS Excel zawiera wiele zdefiniowanych funkcji matematycznych, statystycznych,
finansowych i innych.
Wpisywanie funkcji
Osoba z pewnym doświadczeniem moŜe wpisać funkcję bezpośrednio do formuły za pomocą
klawiatury. Dla osób początkujących lub rzadko uŜywających danej funkcji najwłaściwsze jest
edusoft
W sprawie informacji i zapisów na szkolenia prosimy dzwonić: tel. (0-22) 654 55 22, fax (0-22) 654 55 23
31
MS Excel 2000 PL
uŜycie Wstaw Funkcje. Jest ono uruchamiane poprzez polecenie Funkcja z menu Wstaw
lub poprzez wciśnięcie ikony
na pasku narzędzi. Funkcja wstawiana jest w komórce
aktywnej.
Rys. 30. Pierwsze okienko dialogowe Kreatora funkcji
W pierwszym kroku naleŜy najpierw określić, do jakiej kategorii naleŜy dana funkcja,
a następnie wskazać ją na liście wyboru nazw funkcji. Wybór moŜe nam ułatwić pojawiający
się na ekranie opis funkcji.
Po wciśnięciu przycisku OK przechodzimy do kolejnego okna kreatora funkcji.
Rys. 31. Drugie okienko dialogowe Kreatora funkcji
edusoft
W sprawie informacji i zapisów na szkolenia prosimy dzwonić: tel. (0-22) 654 55 22, fax (0-22) 654 55 23
32
MS Excel 2000 PL
MoŜemy w nim zdecydować, z jakich komórek lub obszarów dane zostaną wykorzystane przy
obliczaniu wartości funkcji. Ich adresy moŜemy zarówno wpisać ręcznie w polu Liczba 1 lub
za pomocą myszy wskazać je na arkuszu. JeŜeli okno zasłania nam arkusz, moŜemy posłuŜyć
się ikoną
wtedy okno zwinie się do paska. Do pełnego okna powracamy naciskając
klawisz ENTER bądź ponownie ikona
. Argument funkcji moŜe być wymagany
(tzn. konieczny) do istnienia funkcji lub opcjonalny, a więc taki, którego moŜemy nie
określać. O tym, z jakim rodzajem argumentu mamy do czynienia, informuje nas składnia
argumentów funkcji.
Do wprowadzania funkcji moŜna uŜyć takŜe przycisków z paska standardowych narzędzi.
Pasek zawiera przycisk umoŜliwiający wprowadzenie funkcji Suma (
). Pozwala ona
na zsumowanie wartości zawartych we wskazanych obszarach i jest zwykle uŜywana
do sumowania danych w kolumnach lub wierszach.
Ć
WICZENIE 22.
1. Wpisz dowolne wartości do komórek A1, B1, C1, D1.
2. Uczyń aktywną komórką E1.
3. Wciśnij przycisk
.
4. Zwróć uwagę, Ŝe wokół komórek z danymi pojawiła się "płynąca" ramka, a w linii edycji
została wpisana funkcja, której argumentem jest odpowiadający tejŜe ramce obszar. W ten
sposób program ułatwia nam wprowadzenie argumentów funkcji. Skorzystanie z tego
ułatwienia nie jest obligatoryjne. Obszar, z którego dane mają być zsumowane moŜemy
samodzielnie wskazać myszką.
5. Zatwierdź formułę i odczytaj wynik.
Ć
WICZENIE 23.
1. Za pomocą funkcji Suma() doprowadź skoroszyt PALIWA01 do poniŜszej postaci.
Wynik ćwiczenia
3.Poprawianie formuł
JeŜeli chcemy poprawić formułę (funkcję), naleŜy uaktywnić komórkę wynikową, następnie
przejść do paska edycji. Automatycznie zostanie podświetlony obszar lub komórki, z których
są pobierane dane dla wyniku.
edusoft
W sprawie informacji i zapisów na szkolenia prosimy dzwonić: tel. (0-22) 654 55 22, fax (0-22) 654 55 23
33
MS Excel 2000 PL
4.Kopiowanie formuł
Kopiowanie formuł wykonujemy przy uŜyciu tych samych poleceń, co kopiowanie stałych.
Istotną róŜnicą jest to, Ŝe w trakcie kopiowania moŜe ulec zmianie treść formuły. Widać to
na poniŜszym przykładzie, w którym formułę z komórki B3 przekopiowano do komórek E3,
B7 i E7.
Rys. 32.Przykłady kopiowania formuł
Przy kopiowaniu adresy komórek zawartych w formule uległy zmianie. Zmiana ta
dokonywana jest w taki sposób, Ŝe program oblicza o ile komórek i wierszy zmieniło się
połoŜenie formuły przy kopiowaniu i o tę liczbę zwiększa numer wiersza i nazwę kolumny
w docelowej komórce.
JeŜeli więc formułę o postaci =B1+B2 zapisaną w komórce B3 skopiowaliśmy o cztery
wiersze niŜej, do komórki B7, to numery wierszy w tej formule zostały zwiększone o cztery.
W rezultacie w komórce docelowej formuła ma postać =B5+B6.
JeŜeli formułę z komórki B3 skopiowaliśmy trzy kolumny w prawo, to do komórki docelowej
wpisana została formuła z nazwami kolumn przesuniętymi o trzy litery w prawo: =E1+E2.
Skopiowanie formuły z komórki B3 do komórki E7 spowoduje zmianę zarówno numerów
wierszy, jak i nazw kolumn. W efekcie otrzymamy formułę =E5+E6.
Ć
WICZENIE 24
1. Otwórz plik PRODUKCJA.XLS z folderu G:\CWICZEN\EXCEL.
2. Dokonaj obliczenia kosztów poszczególnych detali oraz sumy i średniej.
Ć
WICZENIE 25
Otwórz plik BILANS.XLS z folderu G:\CWICZEN\EXCEL.
1. Dokonaj obliczeń zgodnie z podanymi w arkuszu formułami.
2. Komórkom zawierającym wartości Koszt/szt, Cena sprzedaŜy, Zysk, Zwroty, Wypłaty,
Suma, Netto nadaj format walutowy.
edusoft
W sprawie informacji i zapisów na szkolenia prosimy dzwonić: tel. (0-22) 654 55 22, fax (0-22) 654 55 23
34
MS Excel 2000 PL
3. Dokonaj formatowania obszaru korzystając z odpowiednich przycisków na paskach
narzędzi lub z menu Format polecenie Komórki... zakładki Wyrównanie, Czcionka,
Obramowanie.
Ochrona przed automatyczną zmianą adresów
Zmiana adresów komórek przy kopiowaniu formuł moŜe być niekiedy niedogodna. Dlatego
istnieje moŜliwość uczynienia elementów adresu bezwzględnymi to znaczy takimi,
które w przeciwieństwie do względnych, nie ulegają modyfikacji w trakcie kopiowania.
Czynimy to wstawiając przed odpowiedni element adresu znak $.
Adres względny ma postać
A2.
Adres, w którym nie będzie zmieniany numer wiersza ma postać A$2.
Adres, w którym nie będzie zmieniana nazwa kolumny
$A2.
Adres, w którym obydwa te elementy pozostaną stałe
$A$2.
Gdy ustawimy się w pasku edycji, moŜemy uzyskać odpowiedni sposób zablokowania
poprzez naciśnięcie odpowiednią ilość razy klawisza F4.
Ć
WICZENIE 26.
Otwórz plik PODATKI.XLS z folderu G:\CWICZEN\EXCEL
1. Dokonaj obliczenia podatków dla poszczególnych pracowników oraz sumy i średniej.
2. Dokonaj formatowania obszaru korzystając z odpowiednich przycisków na paskach
narzędzi lub zakładek Liczby, Wyrównanie, Czcionka, Obramowanie polecenia Komórki
z menu Format.
Ć
WICZENIE 27.
Otwórz plik FABRYKANT.XLS z folderu G:\CWICZEN\EXCEL.
1. Dokonaj obliczenia kwot Brutto i Netto dla poszczególnych fabryk oraz sumy i średniej.
2. Dokonaj formatowania obszaru korzystając z odpowiednich przycisków na paskach
narzędzi lub zakładek Liczby, Wyrównanie, Czcionka, Obramowanie polecenia Komórki
z menu Format.
Ć
WICZENIE 28.
Otwórz plik OPŁATY_TELE.XLS z folderu G:\CWICZEN\EXCEL.
1. Wypełnij kolumnę Ogółem, która oznacza sumę wydzwonionych minut.
2. Wypełnij kolumnę NaleŜność, która jest sumą wartości rozmów Miejscowych,
Zamiejscowych, Międzynarodowych i Abonamentu.
3. Dokonaj formatowania obszaru korzystając z odpowiednich przycisków na paskach
narzędzi lub zakładek Liczby, Wyrównanie, Czcionka, Obramowanie polecenia Komórki
z menu Format.
4. Zapisz ten plik pod tą samą nazwą w folderze C:\MOJE DOKUMENTY.
Ć
WICZENIE 29.
1. Otwórz plik OPŁATY_MIESZ.XLS z folderu G:\CWICZEN\EXCEL.
edusoft
W sprawie informacji i zapisów na szkolenia prosimy dzwonić: tel. (0-22) 654 55 22, fax (0-22) 654 55 23
35
MS Excel 2000 PL
2. Wypełnij kolumny Gaz, Woda, Suma zgodnie z podanymi formułami oraz Razem
i Średnio.
3. Dokonaj formatowania obszaru korzystając z odpowiednich przycisków na paskach
narzędzi lub zakładek Liczby, Wyrównanie, Czcionka, Obramowanie polecenia Komórki
z menu Format.
4. Zapisz ten plik pod tą samą nazwą w folderze C:\MOJE DOKUMENTY.
Ć
WICZENIE 30.
Otwórz plik ROZLICZENIE.XLS z folderu G:\CWICZEN\EXCEL.
1. Dokonaj obliczenia kwot Premii, Brutto, Podatek i Netto dla poszczególnych osób
oraz sumy i średniej.
2. Dokonaj formatowania obszaru korzystając z odpowiednich przycisków na paskach
narzędzi lub zakładek Liczby, Wyrównanie, Czcionka, Obramowanie polecenia Komórki
z menu Format.
5.Kopiowanie
Kopiowanie stałych
Aby skopiować zawartość komórki lub obszaru naleŜy go zaznaczyć, a następnie wykonać
polecenie Kopiuj z menu Edycja. MoŜna równieŜ zamiast tego wcisnąć kombinację klawiszy
CTRL+C lub ikonę
. Po wykonaniu tej operacji dane przeznaczone do skopiowania
zostaną otoczone "płynącą" ramką. NaleŜy teraz wskazać obszar, do którego mają zostać
wpisane dane. JeŜeli wciśniemy klawisz ENTER dane zostaną skopiowane, a „płynąca”
ramka zlikwidowana. JeŜeli jednak chcemy skopiować dane dwa i więcej razy naleŜy do ich
wpisania uŜyć ikony
lub polecenia Wklej z menu Edycja.
Płynącą ramkę likwidujemy klawiszem ESC.
Zamiast polecenia Wklej moŜemy wykorzystać polecenie Wklej specjalnie. Daje ono szereg
dodatkowych moŜliwości.
edusoft
W sprawie informacji i zapisów na szkolenia prosimy dzwonić: tel. (0-22) 654 55 22, fax (0-22) 654 55 23
36
MS Excel 2000 PL
Rys. 33. Okienko dialogowe polecenia Wklej specjalnie
Opcje z obszaru Wklej pozwalają na selekcję kopiowanych informacji. Dzięki nim moŜemy
skopiować niekoniecznie całą zawartość komórki, ale tylko jej formaty lub wyliczoną, przez
zapisaną w niej formułę, wartość.
Opcje z obszaru Operacja pozwalają wykonać operację przy uŜyciu danych z komórki
ź
ródłowej i docelowej, a jej rezultat wpisać do komórki docelowej. Na przykład wybranie
opcji Odejmowanie spowoduje odjęcie od wartości w komórce docelowej wartości
z komórki źródłowej. Udogodnieniem jest to, Ŝe jeŜeli chcemy wykonać operację
np. mnoŜenia, dla wielu komórek przez jedną wartość, wystarczy wpisać ją do dowolnej
komórki, zaznaczyć dane do przemoŜenia i uŜyć polecenia Wklej specjalnie z menu Edycja.
Jest to jedyny przypadek w Excelu, w którym podczas kopiowania zaznaczamy cały obszar
docelowy.
Ć
WICZENIE 31.
1. Otwórz nowy skoroszyt i nadaj mu nazwę PALIWA04.
2. Na podstawie danych ze skoroszytów PALIWA01 i PALIWA02 stwórz następujące
zestawienia.
edusoft
W sprawie informacji i zapisów na szkolenia prosimy dzwonić: tel. (0-22) 654 55 22, fax (0-22) 654 55 23
37
MS Excel 2000 PL
Wynik ćwiczenia
Ć
WICZENIE 32.
Naszym zadaniem będzie szybkie przeliczenie, przy uŜyciu polecenia Wklej specjalnie z menu
Edycja kolumny z kwotami w złotówkach na kwoty w dolarach, po kursie 4,05 zł za dolara.
1. Stwórz nowy arkusz i wpisz do komórki A1 wyraz
Kwota
, a następnie w kolejnych
wierszach wpisz kwoty: 23, 45, 79, 132, 198, 250, 800, 1221.
2. Nadaj komórkom od A2 do A9 format walutowy.
3. W komórce B2 wpisz kurs waluty (4,05) i zaznacz ją
Kwoty walut z ćwiczenia
4. Wykonaj polecenie Kopiuj (np. przez wciśnięcie kombinacji klawiszy CTRL+C ).
5. Zaznacz komórki A2:A9.
edusoft
W sprawie informacji i zapisów na szkolenia prosimy dzwonić: tel. (0-22) 654 55 22, fax (0-22) 654 55 23
38
MS Excel 2000 PL
Zaznaczenie obszaru do wklejania
Uwaga:
Jedyny moment w arkuszu MS Excel w którym musimy zaznaczać komórki docelowe podczas
kopiowania.
6. W oknie dialogowym polecenia Wklej specjalnie z menu Edycja zaznacz opcję
Podziel
i potwierdź wybór za pomocą OK.
7. Wszystkie liczby z kolumny A został podzielone przez 4,05 –
nastąpiło przeliczenie wg kursu, który podaliśmy. Za pomocą
menu Format polecenia Komórki formatujemy zaznaczony
obszar tak, aby przedstawiał je jako kwoty w dolarach.
Ć
WICZENIE 33.
1. Utwórz nowy skoroszyt o nazwie PALIWA05.
2. Na podstawie danych ze skoroszytu PALIWA04 sporządź następujące zestawienia.
edusoft
W sprawie informacji i zapisów na szkolenia prosimy dzwonić: tel. (0-22) 654 55 22, fax (0-22) 654 55 23
39
MS Excel 2000 PL
Wynik ćwiczenia
Kopiowanie formatów
Jedną z opcji polecenia Wklej specjalnie... z menu Edycja jest kopiowanie formatów.
Ten sam rezultat moŜna uzyskać za pomocą ikony
. NaleŜy najpierw wskazać komórkę
z formatem źródłowym, następnie wcisnąć ikony
i wskazać obszar, któremu ma być
nadany format.
6.Przenoszenie
Przenoszenie jest operacją podobną do kopiowania. Wszystkie czynności wykonujemy
analogicznie, jedynie zamiast polecenia Kopiuj z menu Edycja lub ikony
wykonujemy
polecenie Wytnij z menu Edycja lub uŜywamy ikony
. W trakcie przenoszenia, adresy
wewnątrz przenoszonych formuł nie ulegają zmianie, zmieniają się natomiast adresy
w formułach, których nie przenosimy, lecz które odwołują się do przenoszonego obszaru.
Ć
WICZENIE 34.
1. Otwórz nowy arkusz.
2. Do komórek A1, A2, A3 wpisz dowolne dane, a w A4 utwórz sumę tych komórek.
3. Przenieś dane z obszaru A1:A3 z do obszaru H5:H7 i zobacz jak zmieniła się formuła
w komórce A4.
edusoft
W sprawie informacji i zapisów na szkolenia prosimy dzwonić: tel. (0-22) 654 55 22, fax (0-22) 654 55 23
40
MS Excel 2000 PL
Ć
WICZENIE 35.
1. Otwórz
plik
G:\KURS\CWICZEN\EXCEL\PRODUKTY.XLS.
NaleŜy
pogrupować
produkty wg stawki VAT, przenieść je do Arkusza 2, a następnie policzyć brakujące
wartości.
Cena brutto = Cena netto * (1 + VAT)
Wartość = Cena brutto * Ilość
UWAGA:
Zarówno kopiowania jak i przenoszenia moŜemy wykonać za pomocą myszy. W tym celu
najpierw musimy zaznaczyć obszar, z którego pobieramy dane. Następnie wskazujemy
kursorem krawędź tego obszaru, tak aby kursor zmienił swój wygląd z białego krzyŜyka
na białą strzałkę. W tym momencie naciskamy lewy przycisk myszy i ciągniemy obszar
do poŜądanego miejsca. Puszczenie klawisza myszy spowoduje przeniesienie danych
do nowego miejsca. JeŜeli chcemy nasze dane skopiować naleŜy przed puszczeniem klawisza
myszy wcisnąć i trzymać klawisz CTRL.
Transpozycja
Transpozycja polega na zamianie ze sobą miejscami danych z wierszy i kolumn kopiowanego
obszaru. Dane z górnego wiersza obszaru kopiowania pojawią się w lewej kolumnie obszaru
wklejania, a dane z lewej kolumny pojawią się w górnym wierszu. Do wykonania transpozycji
słuŜy polecenie Wklej specjalnie z menu Edycja.
Rys. 34. Transpozycja obszaru A1:B5 w obszarze D1:H2
Ć
WICZENIE 36.
1. Wpisz dane do tabeli takie jak na rysunku i dokonaj transpozycji.
Wynik ćwiczenia
2. Zaznacz komórki w obszarze A1:B5 .
3. Wykonaj polecenie Kopiuj.
4. Zaznacz komórkę A7 — lewą górną komórkę obszaru wklejania.
UWAGA: Obszar wklejania musi być połoŜony poza obszarem kopiowania.
5. Z menu Edycja wykonaj polecenie Wklej specjalnie.
edusoft
W sprawie informacji i zapisów na szkolenia prosimy dzwonić: tel. (0-22) 654 55 22, fax (0-22) 654 55 23
41
MS Excel 2000 PL
6. W oknie dialogowym tego polecenia uaktywnij parametr Transpozycja i potwierdź
ustawienia.
Wynik ćwiczenia
7. Schemat działania Schowka
Podczas omawiania róŜnych sposobów wycinania i wklejania fragmentów arkusza często
pojawiało się pojęcia Schowka. W skrócie – Schowek jest to wydzielony obszar pamięci,
w którym uŜytkownik „na chwilę” umieszcza jakieś dane, a następnie wyjmuje je stamtąd
i umieszcza (w postaci niezmienionej lub zmodyfikowanej) w arkuszu albo w jakiejś innej
aplikacji (np. MS Word). Schemat działania Schowka znajduje się na rysunku poniŜej.
Rys. 35. Schemat działania Schowka
8.Nazwy
DuŜym ułatwieniem w pracy jest moŜliwość nadawania nazw komórkom i obszarom. Nazwy
te moŜna później uŜywać zamiast adresów np. przy tworzeniu formuł lub przechodzeniu
do komórki.
Nadawanie nazw
NaleŜy zaznaczyć komórkę lub obszar, któremu chcemy nadać nazwę. Następnie stajemy
kursorem w okienku zawierającym adres komórki na pasku edycji i wpisujemy nazwę.
Początkowy
układ danych
Końcowy układ
danych
edusoft
W sprawie informacji i zapisów na szkolenia prosimy dzwonić: tel. (0-22) 654 55 22, fax (0-22) 654 55 23
42
MS Excel 2000 PL
Rys. 36. Nadawanie komórce A1 nazwy „Imię”
Przechodzenie do komórki o Ŝądanej nazwie
NaleŜy rozwinąć listę istniejących nazw poprzez wciśnięcie przycisku strzałki znajdującego
się obok pola z adresem komórki na pasku edycji. Następnie wybieramy z listy poszukiwaną
nazwę.
Usuwanie nazwy
Aby usunąć nazwę, musimy wydać polecenie Nazwa: Definiuj.... z menu Wstaw.
Rys. 37. Zawartość menu Wstaw z rozwiniętym podmenu polecenia Nazwa
Po wykonaniu tego polecenia na ekranie pojawi się okno dialogowe. Na widocznej liście
naleŜy wskazać kursorem nazwę do usunięcia i kliknąć lewym przyciskiem myszy.
Zaznaczoną w ten sposób nazwę moŜemy usunąć za pomocą przycisku Usuń.
Rys. 38.Okno dialogowe Definiuj nazwy...
edusoft
W sprawie informacji i zapisów na szkolenia prosimy dzwonić: tel. (0-22) 654 55 22, fax (0-22) 654 55 23
43
MS Excel 2000 PL
Ć
WICZENIE 37.
1. Otwórz plik o nazwie PALIWA01.XLS
2. Nadaj obszarowi komórek B8:G8 nazwę SUMA.
3. Następnie w komórce C11 zsumuj sprzedaŜ wszystkich firm w pierwszym półroczu.
PosłuŜ się w tym celu funkcją Suma i nazwą obszaru zawierającego poŜądane wartości.
Wynik ćwiczenia
9.Usprawnienie wpisywania danych
9.1 Serie i listy standardowe
Często zdarza się, Ŝe wprowadzamy do arkusza serie danych. Najprostszy przykład to liczba
porządkowa w tabeli. Excel umoŜliwia wykonanie tego w wygodny sposób za pomocą
mechanizmu automatycznego wypełniania. Działa on w następujący sposób:
1. Do sąsiadujących komórek wprowadzamy dwie pierwsze dane serii np. 1,2. Następnie
zaznaczmy obszar z tymi danymi. W kolejnym kroku najeŜdŜamy kursorem na mały
kwadracik znajdujący się w prawym dolnym rogu zaznaczonego obszaru tak, aby pojawił
się czarny krzyŜyk.
Rys. 39. Miejsce w zaznaczonym obszarze, w którym kursor zmienia postać na czarny krzyŜyk
2. Teraz naciskamy lewy przycisk myszy i ciągniemy kursor w dół aŜ do zaznaczenia
wszystkich pól, do których mają być wprowadzone dane. JeŜeli teraz zwolnimy przycisk
myszy, to zaznaczony obszar zostanie wypełniony danymi.
edusoft
W sprawie informacji i zapisów na szkolenia prosimy dzwonić: tel. (0-22) 654 55 22, fax (0-22) 654 55 23
44
MS Excel 2000 PL
Obszar przeznaczony do automatycznego
wypełnienia
Obszar wypełniony automatycznie
Rys. 40. Obszar zaznaczony i wypełniony danymi
Posługując się automatycznym wypełnianiem moŜemy wstawić do danego obszaru nie tylko
liczby, ale i kolejne miesiące lub dni tygodnia itp. JeŜeli chcemy uzyskać kolejne liczby
wystarczy wpisać pierwszą, a następnie skopiować jak wyŜej, ale z wciśniętym klawiszem
CTRL.
Ć
WICZENIE 38.
1. Przejdź do pracy w nowym skoroszycie i stwórz poniŜszy kalendarz.
Wynik ćwiczenia
Oprócz standardowych list istnieje takŜe moŜliwość dodania własnej listy np. listy nazwisk
pracowników firmy. Wtedy nie będziemy musieli wpisywać jej za kaŜdym razem od nowa,
wystarczy, Ŝe wpiszemy jedno nazwisko, a pozostałe uzupełnimy tak samo, jak dni tygodnia.
10.Wstawianie komórek
JeŜeli istnieje potrzeba wstawienia dodatkowych komórek, całej kolumny lub wiersza
moŜemy wybrać odpowiednie polecenie z menu Wstaw. MoŜemy teŜ zastosować podobne
polecenie z menu podręcznego. NaleŜy przy tym zauwaŜyć, Ŝe aby wstawić nowy wiersz
lub kolumnę naleŜy, przed uŜyciem menu podręcznego, zaznaczyć wiersz lub kolumnę
poprzez wskazanie numeru wiersza lub nazwy kolumny i kliknięcie lewym przyciskiem
myszy. Wykonanie polecenia Komórki z menu Wstaw powoduje wstawienie komórki
nad linią lub po lewej stronie komórki aktywnej.
edusoft
W sprawie informacji i zapisów na szkolenia prosimy dzwonić: tel. (0-22) 654 55 22, fax (0-22) 654 55 23
45
MS Excel 2000 PL
UWAGA:
JeŜeli na liście poleceń w menu Wstaw nie widać polecenia Komórki, rozwiń pozostałe
polecenia tego menu wskazując
i klikając lewym przyciskiem myszy —
polecenie Komórki pojawi się na liście.
11. Usuwanie komórek
Aby usunąć komórki musimy je zaznaczyć, a następnie wykonać polecenie Usuń z menu
Edycja lub z menu podręcznego.
Ć
WICZENIE 39.
1. Wróć do skoroszytu PALIWA01 i doprowadź zawarte w nim dane do poniŜszej postaci.
Wynik ćwiczenia
edusoft
W sprawie informacji i zapisów na szkolenia prosimy dzwonić: tel. (0-22) 654 55 22, fax (0-22) 654 55 23
46
MS Excel 2000 PL
12. Drukowanie
Istnieje kilka sposobów wydrukowania efektów naszej pracy. Najprostszym jest wciśnięcie
przycisku
z paska standardowych narzędzi. Zanim jednak to zrobimy warto się
przyjrzeć efektom naszej pracy za pomocą przycisku
lub polecenia Podgląd wydruku
z menu Plik. Po wykonaniu tego polecenia na ekranie pojawi się postać arkusza, jaką
otrzymamy na wydruku.
Rys. 41. Widok dokumentu trybie podglądu
Przedstawiony obraz zawiera wszystkie elementy, które pojawią się na wydruku. Jeśli chcemy
przyjrzeć się mu bardziej szczegółowo moŜemy kliknąć lewym przyciskiem myszy wskazując
kursorem w postaci lupy ten obszar dokumentu, którego powiększenie chcemy uzyskać.
W trybie podglądu moŜemy bardziej szczegółowo ustalić wygląd wydruku. Najłatwiej jest
ustalić marginesy. Wystarczy wcisnąć odpowiedni przycisk Marginesy, a następnie
przeciągnąć myszką odpowiednie linie do ich poŜądanego połoŜenia.
Bardziej szczegółowo moŜna zdefiniować wydruk za pomocą parametrów okna dialogowego
polecenia Ustawienia strony. Pojawi się ono na ekranie po wskazaniu kursorem przycisku
Ustawienia... i kliknięciu lewym przyciskiem myszy.
Rys. 42. Okienko dialogowe polecenia Ustawienia strony z zakładką Strona
edusoft
W sprawie informacji i zapisów na szkolenia prosimy dzwonić: tel. (0-22) 654 55 22, fax (0-22) 654 55 23
47
MS Excel 2000 PL
Za pomocą parametrów tego okna dialogowego moŜemy ustalić następujące parametry:
Zakładka Strona
•
Orientacja strony,
•
Skalowanie. Dzięki tej opcji moŜemy np. zmniejszyć wydruk i dzięki temu zmieścić
go na jednej kartce papieru,
•
Rozmiar papieru,
•
Numer pierwszej strony, który pojawi się na pierwszej wydrukowanej stronie,
Zakładka Marginesy
•
Ustawienie marginesów dla wydrukowanych danych,
•
Ustawienie marginesów dla nagłówka i stopki,
•
Wyśrodkowanie danych w pionie i w poziomie,
Zakładka Nagłówek/Stopka
MoŜemy wybrać z odpowiednich list istniejące nagłówki i stopki albo zdefiniować je samemu
za pomocą przycisków Nagłówek uŜytkownika... lub Stopka uŜytkownika
Arkusz
Pozwala nam na określenie, obszaru komórek do wydrukowania oraz tego czy i jakie tytuły
mają być drukowane (Tytuły wydruku). JeŜeli arkusz zawiera tabelę nie mieszczącą się
na jednej kartce moŜna zaŜyczyć sobie np. aby u góry i/lub po lewej stronie kartki pojawiał się
pierwszy wiersz/kolumna – najczęściej z podpisami.
UWAGA:
Parametry Obszar wydruku i Tytuły wydruku nie są aktywne podczas Podglądu
wydruku!!! Aby zmienić te parametry, naleŜy przełączyć się do trybu edycji i wykonać
polecenie Ustawienia strony z menu Plik.
Rys. 43. Zakładka Arkusz w oknie dialogowym polecenia Ustawienia strony
edusoft
W sprawie informacji i zapisów na szkolenia prosimy dzwonić: tel. (0-22) 654 55 22, fax (0-22) 654 55 23
48
MS Excel 2000 PL
Wiersze i kolumny moŜna wybrać za pomocą myszy albo wpisując je z klawiatury np.: $2:$2
oznacza drugi wiersz, a $A:$C kolumny od A do C.
W grupie parametrów Drukuj moŜemy określić:
•
czy mają być drukowane linie siatki (Linie siatki),
•
czy wydruk ma być czarno/biały (Tryb czarno—biały),
•
czy ma to być wydruk próbny — bez rysunków i deseni komórek (Jakość robocza).
Zestaw opcji Kolejność drukowania pozwala ustalić kolejność drukowania stron.
Po obejrzeniu i skonfigurowaniu wydruku moŜemy wysłać nasze dane na drukarkę.
W tym celu wciskamy przycisk Drukuj. Pojawia się wtedy na ekranie okno, w którym
moŜemy zdecydować, na jakiej drukarce drukować dokument, jaki ma być zakres wydruku
i ile wydrukować kopii.
Rys. 44. Okienko dialogowe polecenia Drukuj
Wybór drukarki
Na liście wyboru Nazwa znajdują się tylko te drukarki, które zostały zainstalowane
w środowisku Windows przez uŜytkownika. Parametry sterujące pracą wybranej z listy
drukarki pojawią się po wykonaniu polecenia Właściwości.
Drukowanie fragmentu arkusza
JeŜeli chcemy wydrukować tylko niektóre dane musimy je najpierw zaznaczyć, a następnie
wybrać polecenie Drukuj z menu Plik. W oknie dialogowym tego polecenia moŜemy wybrać
opcję Zaznaczony fragment i wcisnąć przycisk OK.
edusoft
W sprawie informacji i zapisów na szkolenia prosimy dzwonić: tel. (0-22) 654 55 22, fax (0-22) 654 55 23
49
MS Excel 2000 PL
Lekcja 6
Wykresy
1. Tworzenie wykresów
Wykresy stanowią niezwykle istotny element prezentacji przygotowanych danych. Dlatego teŜ
MS Excel, zarówno w maksymalny sposób upraszcza ich tworzenie, jak i dostarcza bardzo
bogate moŜliwości ich konfigurowania. Aby utworzyć wykres najlepiej jest najpierw
zaznaczyć dane, na podstawie których będzie on budowany. Zwykle jest to tabela podobna
do tej, jaką mamy zapisaną w pliku PALIWA02. Najlepiej jest przy tym zaznaczyć takŜe
nazwy kolumn i wierszy tabeli. Następnie naleŜy wskazać kursorem ikonę
i kliknąć
lewym przyciskiem myszy. MoŜna równieŜ wykonać polecenie Wykres z menu Wstaw.
W pierwszym oknie określamy typ i format wykresu.
Rys. 45. Pierwsze okienko dialogowe polecenia Kreator wykresów
W drugim kroku potwierdzamy obszar, z którego są pobierane dane do wykresu. Tutaj takŜe
decydujemy o tym, czy serie danych dla naszego wykresu znajdują się obok siebie
w wierszach (jak na rysunku), czy w kolumnach. Kontrolę układu danych umoŜliwia podgląd
przyszłego wykresu. NaleŜy teŜ poinformować program, gdzie znajdują się etykiety dla osi X
i Y. Określamy to w zakładce Serie. Zaznaczamy serię i w polu Nazwa określamy połoŜenie
nazwy dla serii. W polu Wartości określamy pole z danymi dla serii. Pole Etykiety osi
kategorii (X) określa połoŜenie etykiet osi (X).
edusoft
W sprawie informacji i zapisów na szkolenia prosimy dzwonić: tel. (0-22) 654 55 22, fax (0-22) 654 55 23
50
MS Excel 2000 PL
Rys. 46. Drugie okienko dialogowe polecenia Kreator wykresów
Trzeci krok pozwala zdecydować czy:
•
wpisać tytuł i tytuły osi — zakładka Tytuły,
•
wymiary osi mają być ustalone automatycznie czy narzucone przez uŜytkownika —
zakładka Osie,
•
mają być wyświetlane linie siatki na wykresie — zakładka Linie siatki,
•
do wykresu ma być dołączona legenda — zakładka Legenda,
•
mają być wyświetlane etykiety lub wartości na wykresie — zakładka Etykiety danych,
•
ma być dodana dodatkowa tabelka na wykresie — zakładka Tabela danych.
edusoft
W sprawie informacji i zapisów na szkolenia prosimy dzwonić: tel. (0-22) 654 55 22, fax (0-22) 654 55 23
51
MS Excel 2000 PL
Rys. 47.. Trzecie okienko dialogowe polecenia Kreator wykresów
W następnym (ostatnim) kroku określamy, czy wykres ma zostać umieszczony w nowym
arkuszu (opcja Jako nowy arkusz) lub zostanie umieszczony w którymś z arkuszy
(opcja Jako obiekt w:).
Rys. 48. Czwarte okienko dialogowe polecenia Kreator wykresu
Kiedy polecenie Dalej nie jest aktywne, najwyŜsza pora zakończyć tworzenie wykresu
wskazując kursorem polecenie Zakończ i klikając lewym przyciskiem myszy. Jako rezultat
naszej pracy na ekranie pojawi się wykres sporządzony na bazie wybranych w arkuszu
danych.
edusoft
W sprawie informacji i zapisów na szkolenia prosimy dzwonić: tel. (0-22) 654 55 22, fax (0-22) 654 55 23
52
MS Excel 2000 PL
Rys. 49. Wykres umieszczony jako obiekt w arkuszu z danymi
2. Poprawianie wykresu
Od razu moŜna się zorientować, Ŝe sporządzony przez nas wykres wymaga jeszcze
dopracowania. Przede wszystkim naleŜy zmienić jego wysokość tak, aby pokazywane dane
były dobrze widoczne. W tym celu naleŜy zaznaczyć go poprzez kliknięcie, a następnie
chwycić myszą jeden z węzłów edycji, które pojawią się na obrzeŜach. Teraz moŜna dowolnie
wyskalować wykres.
W tym trybie moŜna teŜ wykorzystać do poprawek pojawiający się zwykle na ekranie pasek
narzędzi Wykres.
Rys. 50. Pasek narzędzi Wykres
Zawarte w nim przyciski pozwalają na następujące operacje:
edusoft
W sprawie informacji i zapisów na szkolenia prosimy dzwonić: tel. (0-22) 654 55 22, fax (0-22) 654 55 23
53
MS Excel 2000 PL
— formatowanie zaznaczonego obiektu,
— zmiana rodzaju wykresu,
— dodanie lub usunięcie legendy,
— dodanie lub usunięcie tabeli danych Tabela danych,
— zmiana ustawienia kolejności serii (Według wierszy/Według kolumn),
— obrót tekstu w górę lub w dół.
Kliknięcie na wykresie podczas pracy w programie MS Excel pozwoli nam poprawić wykres.
Podwójne kliknięcie na którymkolwiek z obiektów wykresu da nam jeszcze większe
moŜliwości wprowadzenia zmian. Znajdziemy się wtedy w trybie edycji. To, Ŝe znajdujemy
się w trybie edycji, poznamy po charakterystycznej ramce.
Rys. 51. Wykres w trybie edycji
W trybie edycji moŜna indywidualnie poprawić kaŜdy element wykresu. NaleŜy go najpierw
zaznaczyć, a następnie wywołać jego menu podręczne lub teŜ wydać polecenie Zaznaczony
z menu Format (są zastępowane przez odpowiednią nazwę). W zaleŜności od tego
co zaznaczyliśmy moŜemy zmienić kolor tekstu, tła, wygląd osi, ich opisy i inne. Kliknięcie
na jednej z serii pozwala takŜe na zmianę obszaru, z którego czerpane są dane dla tej serii.
Wskazanie kursorem białego pola wykresu i kliknięcie prawym przyciskiem myszy otwiera
menu podręczne, w którym znajdują się zaawansowane funkcje dotyczące wykresu np.: Typ
wykresu..., Dane źródłowe...,Opcje wykresu...,PołoŜenie. Odpowiadają kolejnym krokom
kreatora wykresów. W tym momencie moŜemy przejść do dowolnego z nich i dokonać zmian.
Polecenie Widok 3—W ... umoŜliwia przekształcanie wykresów trójwymiarowych.
edusoft
W sprawie informacji i zapisów na szkolenia prosimy dzwonić: tel. (0-22) 654 55 22, fax (0-22) 654 55 23
54
MS Excel 2000 PL
Ć
WICZENIE 40.
1. Odczytaj z dysku plik WYKRES01.XLS (G:\CWICZEN\EXCEL) i przygotuj wykres jak na
rysunku.
Studenci według wieku
do 24 lat
8%
25-29 lat
9%
30-34 lat
15%
35-39 lat
17%
40-44 lat
24%
45-49 lat
16%
50 i wi
ę
cej lat
11%
Wynik ćwiczenia
Ć
WICZENIE 41.
1. Na podstawie danych z pliku WYKRES02.XLS (G:\CWICZEN\EXCEL) stwórz poniŜszy
wykres.
du
Ŝ
e
miasta
(34%)
ś
rednie
miasta
(39%)
małe
miasta
(18%)
wie
ś
(9%)
0%
10%
20%
30%
40%
50%
60%
70%
80%
90%
100%
Studenci według miejsca stałego zamieszkania
Wynik ćwiczenia
edusoft
W sprawie informacji i zapisów na szkolenia prosimy dzwonić: tel. (0-22) 654 55 22, fax (0-22) 654 55 23
55
MS Excel 2000 PL
3. Drukowanie wykresów
Wykres moŜna wydrukować na dwa sposoby. Po pierwsze jako element arkusza
kalkulacyjnego wraz z zawartymi w nim danymi. Po drugie jako samodzielną kartkę papieru.
W drugim wypadku musimy najpierw przejść do trybu edycji wykresu (kliknięcie
na wykresie).
4.Dodatkowe mo
Ŝ
liwo
ś
ci graficzne arkusza kalkulacyjnego
MS Excel
W celu wzbogacenia moŜliwości prezentowania danych program został wyposaŜony w moduł
graficzny pozwalający samodzielnie tworzyć prostą grafikę i jej opisy. Pasek narzędzi
do rysowania pojawi się na ekranie po wskazaniu kursorem ikony
i kliknięciu lewym
przyciskiem myszy.
Rys. 52.Pasek narzędzi Rysowanie
Ć
WICZENIE 42.
1. Na podstawie danych z pliku PALIWA02.XLS (G:\CWICZEN\EXCEL) utwórz i wydrukuj
poniŜszy wykres
Wynik ćwiczenia
edusoft
W sprawie informacji i zapisów na szkolenia prosimy dzwonić: tel. (0-22) 654 55 22, fax (0-22) 654 55 23
56
MS Excel 2000 PL
Lekcja 7
Bazy danych
Baza danych jest to zestaw informacji. Przykładową bazą danych jest ksiąŜka telefoniczna
lub zgromadzony w dziale personalnym zestaw danych o pracownikach. W programie
MS Excel baza danych ma strukturę tabeli. Kolumny tej tabeli nazywamy polami, zaś wiersze
rekordami bazy danych.
1. Tworzenie bazy danych
Bazę tworzymy wypełniając zwykłą tabelę podobną do poniŜszej.
Rys. 53.Przykład bazy danych
Dla własnej wygody, chociaŜ w Excelu nie jest to konieczne, warto w pierwszym wierszu
wpisać nazwę pola. W trakcie wprowadzania danych naleŜy pamiętać, Ŝe jest niepoŜądane,
aby w bazie danych występowały puste rekordy. Wprowadzanie danych moŜna zrealizować
albo bezpośrednio w arkuszu, albo korzystając z polecenia Formularz... z menu Dane.
Pozwala ono nie tylko dopisywać nowe dane, ale i modyfikować stare, włącznie z ich
usuwaniem.
Rys. 54. Okno dialogowe polecenia Formularz... z menu Dane
edusoft
W sprawie informacji i zapisów na szkolenia prosimy dzwonić: tel. (0-22) 654 55 22, fax (0-22) 654 55 23
57
MS Excel 2000 PL
Znaczenie poszczególnych przycisków:
Nowy
— pozwala na wprowadzenie nowego rekordu.
Usuń
— usuwa aktualnie wskazany rekord.
Przywróć
— przywraca redagowane pola wyświetlanego rekordu do pierwotnej
postaci, usuwając wprowadzone zmiany. Polecenie musi zostać
wydane przed naciśnięciem klawisza ENTER lub przewinięciem listy
do innego rekordu.
Znajdź poprzedni — przejście do poprzedniego rekordu.
Znajdź następny
— przejście do następnego rekordu.
Kryteria
— wyświetla pusty formularz, do którego moŜemy wprowadzić dane,
według których będą następnie wybierane rekordy do poprawek.
JeŜeli np. w polu MIASTO wprowadzimy słowo WARSZAWA to
pokazywane w formularzu będą tylko te rekordy, które w polu
MIASTO zawierają słowo WARSZAWA. JeŜeli zdefiniujemy
jednocześnie kilka kryteriów (wypełnimy kilka pól) to pokazywane
będą tylko wiersze, w których wszystkie te kryteria są spełnione.
Ć
WICZENIE 43.
1. Otwórz skoroszyt PERSONEL.XLS z folderu G/CWICZEN/EXCEL.
2. UŜywając formularza policz, ile osób mieszkających w Warszawie ma więcej niŜ 33 lata.
3. Dopisz, uŜywając formularza, trzy nowe rekordy.
2. Sortowanie
Sortowanie pozwala nam na uporządkowanie istniejącej bazy. Aby to osiągnąć wystarczy
stanąć w kolumnie, według której chcemy sortować, a następnie wcisnąć przycisk
, gdy
chcemy posortować w kolejności rosnącej lub przycisk
, gdy chcemy sortować
w kolejności malejącej.
Bardziej skomplikowane sortowania moŜemy przeprowadzić przy uŜyciu polecenia Sortuj
z menu Dane.
edusoft
W sprawie informacji i zapisów na szkolenia prosimy dzwonić: tel. (0-22) 654 55 22, fax (0-22) 654 55 23
58
MS Excel 2000 PL
Rys. 55. Okno dialogowe polecenia Dane/Sortuj...
Polecenie to pozwala określić do trzech kluczy sortowania. Ich znaczenie maleje w miarę
posuwania się w dół tabeli. JeŜeli np. chcemy naszą tabelę posortować według nazwisk,
to jako pierwszy klucz wybieramy z listy NAZWISKO. JeŜeli chcemy, aby przy jednakowych
nazwiskach rekordy zostały ustawione według imion, to jako drugi klucz wybieramy IMIĘ itd.
Ć
WICZENIE 44.
Posortuj bazę danych PERSONEL.XLS (G:CWICZEN/EXCEL):
1. Rosnąco według nazwisk.
2. Malejąco według wieku i rosnąco wg miast.
3. Rosnąco według miast i rosnąco według nazwisk.
4. Przywróć bazie poprzednią postać.
Ć
WICZENIE 45.
Otwórz plik PRACOWNICY.XLS z folderu G:\CWICZEN\EXCEL i posortuj rosnąco
wg Uczelni, Zawodu i Nazwiska (równocześnie).
3. Filtrowanie
Filtrowanie pozwala nam wyświetlić na ekranie jedynie takie rekordy, które spełniają zadane
kryteria. Istnieją dwa sposoby filtrowania: poprzez AutoFiltr... lub z uŜyciem obszaru
warunków. Dane wybranego typu moŜna teŜ wyróŜnić za pomocą formatowania
warunkowego.
3.1 Autofiltr
Polecenie AutoFiltr... mieści się w menu Filtr. Jego wykonanie spowoduje, Ŝe w naszej
tabeli w nagłówkach kolumn zostają umieszczone przyciski trójkątów.
edusoft
W sprawie informacji i zapisów na szkolenia prosimy dzwonić: tel. (0-22) 654 55 22, fax (0-22) 654 55 23
59
MS Excel 2000 PL
Rys. 56 Wygląd arkusza po wykonaniu polecenia AutoFiltr
Kliknięcie jednego z nich powoduje rozwinięcie listy, z której moŜemy wybrać szukaną
zawartość danego pola, aby zostało ono pokazane w naszej bazie. Wszelkie pozostałe rekordy
zostaną ukryte.
Na kaŜdej z list wyboru zawartości pola dostępna jest opcja Inne.... Pozwala ona w oknie
dialogowym Autofiltr niestandardowy rozbudować warunki, jakim musi odpowiadać
zawartość pola.
Rys. 57. Okno dialogowe polecenia Dane/Filtr/AutoFiltr…/Inne
Opcja ta pozwala nam zdefiniować dwa warunki, które muszą być spełnione jednocześnie
(spójnik I) lub alternatywnie (spójnik LUB).
Filtr moŜemy skomplikować narzucając kryteria wyboru jednocześnie w kilku kolumnach.
Wszystkie one muszą być spełnione równocześnie.
JeŜeli chcemy przywrócić naszej bazie postać, przy której widoczne są wszystkie rekordy
naleŜy wybrać polecenie Filtr: PokaŜ wszystko z menu Dane. MoŜna takŜe usunąć filtr
poprzez ponowne wydanie polecenia Filtr: AutoFiltr.
Ć
WICZENIE 46.
W bazie danych z pliku PRACOWNICY.XLS z folderu G:\CWICZEN\EXCEL odnaleźć:
1. inŜynierów — 16
2. osoby, które ukończyły uczelnię po 1985 roku — 15
3. kobiety –30
4. geografów lub absolwentów jakiejkolwiek politechniki –(brak wyniku).
edusoft
W sprawie informacji i zapisów na szkolenia prosimy dzwonić: tel. (0-22) 654 55 22, fax (0-22) 654 55 23
60
MS Excel 2000 PL
3.2 Filtrowanie z u
Ŝ
yciem obszaru warunków
Ta procedura pozwala na stosowanie bardzo skomplikowanych filtrów, które mogą
uwzględniać róŜnorodne kryteria. Pierwszym krokiem jest stworzenie obszaru, w którym będą
zapisane warunki. Pierwszy wiersz tego obszaru musi zawierać nazwy pól. Najprościej jest go
stworzyć kopiując nagłówki kolumn bazy danych. W kolejnych wierszach obszaru, pod
nazwami odpowiednich pól wpisujemy warunki, jakie muszą być spełnione. Obowiązuje
zasada, Ŝe warunki wypisane w jednym wierszu muszą być spełnione jednocześnie (iloczyn
logiczny). Warunki wpisane do kolejnych wierszy powiązane są alternatywą logiczną.
Oznacza to, Ŝe muszą być spełnione warunki z pierwszego wiersza lub z drugiego wiersza lub
z trzeciego wiersza itd.
Ć
WICZENIE 47.
1. Utwórz następujący obszar warunków:
Wynik ćwiczenia
Po zapisaniu warunków naleŜy przejść do obszaru naszej bazy i wykonać polecenie Filtr:
Filtr zaawansowany... z menu Dane.
Rys. 58. Zawartość okna dialogowego polecenia Filtr: Filr zaawansowany
Z grupy opcji Akcja wybieramy, czy chcemy tylko filtrować aktualną listę, czy teŜ na jej
podstawie stworzyć nową zawierającą wybrane rekordy.
Następnym krokiem jest określenie zakresu filtrowanej listy (Zakres listy), a potem
obszaru, w którym znajdują się kryteria (pole Zakres kryteriów). Obie czynności moŜemy
edusoft
W sprawie informacji i zapisów na szkolenia prosimy dzwonić: tel. (0-22) 654 55 22, fax (0-22) 654 55 23
61
MS Excel 2000 PL
wykonać za pomocą myszy. JeŜeli wynik filtrowania chcemy przekopiować w inne miejsce
trzeba takŜe określić obszar, do którego mają być wpisane dane (pole Kopiuj do).
Ć
WICZENIE 48.
1. Zaznacz w bazie z pliku PERSONEL.XLS (G:\CWICZEN\EXCEL) listę osób, które
mieszkają w Zabrzu lub w Warszawie i które mają więcej niŜ 30 lat.
2. Skopiuj zaznaczone dane w inne miejsce.
Ć
WICZENIE 49.
W pliku PRACOWNICY.XLS (G:\CWICZEN\EXCEL), znajdź i skopiuj w inne miejsce dane
ludzi:
1. Nazwisko na D lub staŜ pracy 22 – 12 rekordów.
2. Osoby, które ukończyły jakikolwiek Uniwersytet lub osoby, które mają co najmniej 40 lat
— 67 rekordów.
3. Osoby które mają na imię Michał i ukończyły jakąkolwiek Politechnikę – 10 rekordów.
4. Geografów, którzy mieszczą się w przedziale wieku[30,40] – 6 rekordów.
5. Kartografów lub osoby, które ukończyły uczelnię między [80,90] rokiem – 65 rekordów.
6. Pedagogów, którzy ukończyli Uniwersytet Wrocławski – 3 rekordy.
7. kobiety – brak odpowiedzi.
Zabezpieczenia
1.Zabezpieczanie arkusza
W momencie tworzenia arkusza kalkulacyjnego wszystkie jego komórki są dostępne
do edycji. JeŜeli po wprowadzeniu danych chcemy zabezpieczyć je przed niepoŜądanymi
poprawkami naleŜy uŜyć polecenia Ochrona: Chroń arkusz z menu Narzędzia.
Rys. 59. Polecenia z grupy Ochrona z menu Narzędzia
Zdjęcie zabezpieczenia odbywa się przez powtórne wykonanie polecenia Ochrona: Chroń
arkusz z menu Narzędzia.
W podobny sposób moŜemy zabezpieczyć cały skoroszyt.
edusoft
W sprawie informacji i zapisów na szkolenia prosimy dzwonić: tel. (0-22) 654 55 22, fax (0-22) 654 55 23
62
MS Excel 2000 PL
2. Zabezpieczanie komórek
Poza moŜliwością zabezpieczenia arkusza moŜna takŜe zabezpieczyć wybrane komórki.
W tym celu zaznaczamy je, a następnie wydajemy polecenie Komórki: Ochrona z menu
Format.
Rys. 60 Zawartość okienka dialogowego polecenia Format/Komórki z zakładką Ochrona
Wstawienie znacznika do pola Zablokuj spowoduje zabezpieczenie komórek. Będzie ono
jednak działać dopiero wtedy, gdy zabezpieczymy cały arkusz. Zdjęcie tego znacznika
spowoduje, Ŝe nawet w zabezpieczonym arkuszu wskazane komórki będą dostępne
do wprowadzania zmian.
Ć
WICZENIE 50.
1. Przejdź do pliku PALIWA02.
2. Zabezpiecz znajdujące się w nim dane tak, aby moŜna było wprowadzać zmiany jedynie
w obszarze B5:D7.
edusoft
W sprawie informacji i zapisów na szkolenia prosimy dzwonić: tel. (0-22) 654 55 22, fax (0-22) 654 55 23
63
MS Excel 2000 PL
Lekcja 8
Ć
WICZENIA POWTÓRZENIOWE
Ć
WICZENIE 51.
Oblicz próbę bransoletki złotej jeŜeli wiesz, ile waŜy cała bransoletka i ile jest w niej
domieszki. Dane znajdziesz w pliku ZLOTKO.XLS z folderu G:\CWICZEN\EXCEL. Próbę
metalu definiuje się przez stosunek:
domieszka
metal
metal
próba
+
=
Rozwiązanie: D3=(B3—C3)/B3.
Ć
WICZENIE
52.
Na podstawie informacji o wartości kalorycznej produktów (dla 100g) oblicz wartość
kaloryczną całej potrawy wg przepisu. Dane znajdują się w pliku PIECZEN.XLS z folderu
G:\CWICZEN\EXCEL.
Rozwiązanie — w komórce D4: =(C4/100)*B4.
Rozwiązanie ćwiczenia
Ć
WICZENIE
53.
W pliku G:\CWICZEN\EXCEL\KURSY.XLS znajduje się skoroszyt zawierający dane
dotyczące kursu walut, ceny towaru w dolarach oraz liczbę zakupionych towarów – zadanie
polega na obliczeniu ceny towaru w złotówkach oraz wartości towarów w złotówkach,
podsumowaniu. Wartość to cena pomnoŜona przez liczbę towarów.
W arkuszu VAT znajduje się to samo zadanie, ale uzupełnione o kwotę podatku VAT.
edusoft
W sprawie informacji i zapisów na szkolenia prosimy dzwonić: tel. (0-22) 654 55 22, fax (0-22) 654 55 23
64
MS Excel 2000 PL
Rozwiązanie:
Cena (PLN) = D5*$D$2
Wartość (PLN) = E5*C5
Wartość Netto
(PLN) =
C8*D8*$D$2
Cena Brutto
(PLN) =
(1+$D$5)*D8
*$D$2
Wartość
Brutto(PLN) =
C8*F8
Wynik ćwiczenia
Ć
WICZENIE
54.
Producent filmu „Stawka” zatrudnił następujący podstawowy skład ekipy i wynegocjował
następujące honoraria netto (za odcinek):
1. aktor:
L. Binda:
80,000 zł
2. aktor:
K. Monrad:
45,000 zł
3. reŜyser:
P. Wasikowski
50,000 zł
4. operator:
E. Delman
42,000 zł
5. scenograf:
S. Tarski
28,000 zł
6. kostiumograf: E. Panika
25,000 zł
7. kompozytor:
P. Kenderski
46,000 zł
8. udźwiękowienie: B. Gieniek
31,275 zł
Oblicz stawki netto (podatek 40%), zysk producenta, który bierze 15% kaŜdego
wynegocjowanego honorarium netto (i następnie płaci podatek 40%) oraz całkowity budŜet
pracowniczy serii 12 odcinków. Dane znajdziesz w pliku STAWKA.XLS w folderze:
G:\CWICZEN\EXCEL.
edusoft
W sprawie informacji i zapisów na szkolenia prosimy dzwonić: tel. (0-22) 654 55 22, fax (0-22) 654 55 23
65
MS Excel 2000 PL
Rozwiązanie ćwiczenia
Rozwiązanie: D2:
=C2 – C2*$F$2 (skopiowane aŜ do F9)
C10: =SUMA(C2:C9)
D10: =SUMA(D2:D9)
C11: =F5*C10
D11: =C11—C11*$F$2 lub =F5*D10
C12: =C10+C11
D12: =D10+D11
C13: =F8*C12
D13: =F8*D12
Ć
WICZENIE 55.
Na podstawie danych z pliku LISTA01.XLS (G:\CWICZEN\EXCEL sporządź listę płac według
załączonego wzorca (na końcu podręcznika).
Ć
WICZENIE
56.
Na podstawie danych z pliku LISTA01.XLS i PERSONEL.XLS (G:/CWICZEN/EXCEL
sporządź oddzielne listy płac dla osób mieszkających w róŜnych miejscowościach.
Ć
WICZENIE 57.
W pliku G:\CWICZEN\EXCEL\PRACOWNICY.XLS odnaleźć za pomocą
Autofiltru:
1. geografów, którzy ukończyli Uniwersytet Warszawski – 1,
2. osoby o nazwisku na D z Politechniki Wrocławskiej – 2,
3. osoby, które ukończyły jakikolwiek Uniwersytet – 50.
edusoft
W sprawie informacji i zapisów na szkolenia prosimy dzwonić: tel. (0-22) 654 55 22, fax (0-22) 654 55 23
66
MS Excel 2000 PL
Ć
WICZENIE 58.
Otworzyć plik G:\CWICZEN\EXCEL\PERSONEL.XLS. Przy pomocy
Autofiltru:
1. Znajdź w bazie danych osoby z Koszalina mające więcej niŜ 20 lat.
2. Znajdź w bazie danych osoby w wieku od 20 do 35 lat mieszkające w Warszawie
lub w Zabrzu i ustaw je w kolejności alfabetycznej nazwisk.
3. PokaŜ wszystkie rekordy.
4. Usuń
Autofiltr.
Ć
WICZENIE 59.
Na podstawie danych z pliku PALIWA01.XLS sporządź następujący wykres:
Wynik ćwiczenia
edusoft
W sprawie informacji i zapisów na szkolenia prosimy dzwonić: tel. (0-22) 654 55 22, fax (0-22) 654 55 23
67
MS Excel 2000 PL
DODATEK
1.Przenoszenie zaznaczenia po naci
ś
ni
ę
ciu klawisza
ENTER
Za pomocą zakładki Edycja okna dialogowego polecenia Opcje z menu Narzędzia moŜemy
ustalić, czy po wciśnięciu klawisza ENTER komórką aktywną stanie się komórka poniŜej
(ustawienie standardowe), czy teŜ inna komórka sąsiadująca, moŜemy takŜe w ogóle wyłączyć
przesuwanie – wtedy ENTER jedynie kończy edycję.
Rys. 61. Zmiana przenoszenia zaznaczenia po naciśnięciu klawisza ENTER
2. Rozszerzenia nazw plików
Program MS Excel rozpoznaje, czy plik jest właściwego typu po jego nazwie, a dokładniej po
rozszerzeniu nazwy. Rozszerzenie jest to najczęściej trzyliterowy skrót, dodawany po kropce,
na końcu nazwy. Skrót ten, pomaga na pierwszy rzut oka zorientować się jaki typ danych
znajduje się w pliku. W systemach pracujących w trybie tekstowym (np. DOS) jest to jedyny
sposób (poza otwarciem) aby zorientować się z jakim plikiem mamy do czynienia. Dzięki
temu, Ŝe system MS Windows obsługiwany jest w środowisku graficznym, umoŜliwia nam
dokonanie takiej wstępnej identyfikacji poprzez system ikon. To, czy typ pliku będziemy
rozróŜniali jedynie po ikonie znajdującej się przed nazwą (np.
), czy takŜe po
rozszerzeniu (np.
) zaleŜy od ustawień ogólnych dla całego systemu
Windows 95/98. Wygodne jest włączenie ujawniania rozszerzeń, poniewaŜ często do kilku
typów plików przyporządkowana jest ta sama ikona.
Aby zmienić te ustawienia, wskazujemy kursorem ikonę Mój Komputer na Pulpicie (poza
oknem programu MS Excel!!!) i klikamy dwukrotnie lewym przyciskiem myszy.
przenoszenie
zaznaczenia
edusoft
W sprawie informacji i zapisów na szkolenia prosimy dzwonić: tel. (0-22) 654 55 22, fax (0-22) 654 55 23
68
MS Excel 2000 PL
W oknie Mój komputer wykonujemy polecenie Opcje folderów z menu Widok i
przechodzimy do zakładki Widok.
Rys. 62. Odkrywanie rozszerzeń plików
W tej zakładce moŜemy między innymi włączyć pokazywanie rozszerzeń poprzez likwidację
zaznaczenia z pola podpisanego jako: Ukrywaj rozszerzenia plików znanych typów. Aby
ustawienia były widoczne w kaŜdym oknie (w tym takŜe w MS Excel), naleŜy wskazać
kursorem przycisk: Takie jak bieŜący folder i kliknąć dwukrotnie lewym przyciskiem
myszy. Pojawi się okienko z pytaniem, czy aby na pewno chcemy dokonać zmian –
odpowiadamy twierdząco.
3.Usprawnienie wpisywania danych
3.1 Serie danych
UmoŜliwia nam szybkie wypełnienie danymi nawet bardzo duŜej liczby komórek. Wystarczy,
Ŝ
e sprecyzujemy wartość początkową i MS Excel sam wypełni dane poczynając od tej
komórki. Gdy aktywna jest komórka z jakąkolwiek wartością początkową i wybierzemy
polecenie Wypełnij: Serie danych z menu Edycja, pojawi się następujące okno dialogowe:
Rys. 63. Okno polecenia Wypełnij: Serie danych z menu Edycja
2
1
.
edusoft
W sprawie informacji i zapisów na szkolenia prosimy dzwonić: tel. (0-22) 654 55 22, fax (0-22) 654 55 23
69
MS Excel 2000 PL
W oknie tym moŜemy wybrać następujące opcje:
•
Serie
•
Wiersze – wypełnia serią danych w wierszu (w poziomie),
•
Kolumny – wypełnia serią danych w kolumnie (w pionie),
•
Typ
•
Arytmetyczny – wyznacza kolejne wartości z serii zgodnie z postępem arytmetyczny
tzn. kaŜdy kolejny wyraz róŜni się od poprzedniego o stałą wartość – sprecyzowaną
w polu Wartość kroku. Np.: 1,2,3,4...; 2, 4.5, 7, 9.5...,
•
Geometryczny – wyznacza kolejne wartości serii zgodnie z postępem
geometrycznym tzn. kaŜdy kolejny wyraz jest q razy większy (bądź mniejszy)
od poprzedniego,
gdzie
q
definiowane
jest
w
polu
Wartość
kroku.
Np. 2,4,8,16,32,...; 300,150,75,37.5, 18.75...,
•
Data – wyznacza serię dat wg przyjętej w polu Jednostka daty jednostki,
•
Autowypełnianie – wyznacza serię danych w zaznaczonym przez nas obszarze na
podstawie danych juŜ się weń znajdujących – tak jak w przypadku wyznaczania za
pomocą myszki – pola Wartość kroku oraz Wartość końcowa są wtedy nieaktywne.
•
Jednostka daty
•
Dzień – wyznacza serię dat róŜniących się dniami – uwzględniane są wszystkie dni
w roku np.: 27 sty 2000, 28 sty 2000, 29 sty 2000, 30 sty 2000, 31 sty 2000, 1 lut
2000...
•
Dzień roboczy – j.w., ale przy wypełnianiu nie uwzględnia sobót i niedziel np.: 27 sty
2000, 28 sty 2000, 31 sty 2000, 1 lut 2000.
•
Miesiąc – wyznacza serię dla miesięcy np.: 31 sty 2000, 29 lut 2000, 31 mar 2000, 30
kwi 2000 – w tym przykładzie MS Excel sam wyznaczył, który dzień jest ostatnim
dniem miesiąca!
•
Rok – wyznacza serię danych dla lat np.: 24 sty 1998, 24 sty 1999, 24 sty 2000, 24 sty
2001.
•
Wartość kroku – liczba wyznaczająca róŜnicę pomiędzy kolejnymi wartościami serii.
Uwaga! JeŜeli zaleŜy nam na wypełnieniu kolumny wartościami procentów: 23%, 24%,
25%... to Wartość kroku podajemy 0.01 a nie 1 (bo 1 = 100%)
•
Wartość końcowa – wartość maksymalna (bądź minimalna), po dotarciu do której
MS Excel nie będzie juŜ generował kolejnych wyrazów serii. Bardzo wygodna opcja,
poniewaŜ nie musimy dokładnie wiedzieć jak długa będzie nasza seria przy podanych
przez nas wartości kroku i wartości początkowej. Uwaga: JeŜeli seria jest typu data w polu
Wartość końcowa wpisujemy pełną datę (dzień, miesiąc, rok).
MoŜliwe jest wypełnienie określonej grupy komórek, bez znajomości wartości końcowej
serii.
JeŜeli chcemy wypełnić komórki wartościami zawierającymi daty dziesięciu kolejnych
piątków, naleŜy: do pierwszej komórki wypełnianego obszaru wpisać wartość
początkową — pierwszą datę, następnie znaczyć obszar który ma zostać wypełniony
edusoft
W sprawie informacji i zapisów na szkolenia prosimy dzwonić: tel. (0-22) 654 55 22, fax (0-22) 654 55 23
70
MS Excel 2000 PL
datami, łącznie z komórką zawierającą początkową wartość serii, wywołać polecenie
Wypełnij, Serie danych z menu Edycja, wprowadzić w polu wartość kroku cyfrę 7,
wszystkie ustawienia parametrów powinny być poprawne, nacisnąć przycisk OK.
W wyniku w zaznaczonym obszarze pojawią się daty.
•
Trend – po zaznaczeniu tego pola programu MS Excel będzie modyfikował juŜ wpisane
dane w taki sposób aby jak najlepiej dopasować je do ciągu arytmetycznego
lub geometrycznego – ta opcja omówiona jest w sposób bardziej szczegółowy w części
zaawansowanej naszego kursu.
Ć
WICZENIE
60.
1. W pustym arkuszu, w 4 sąsiadujących kolumnach, za pomocą polecenia
Wypełnij: Serie
danych z menu Edycja wyznacz serie:
— co trzecia liczba z zakresu 1 do 90,
— kolejne potęgi liczby 3 zaczynając od 3 do 1000,
— co drugi dzień roboczy w styczniu 2000 roku ( wartość końcowa 31—sty—2000),
— pierwszy dzień, co 10 roku od początku do końca XX wieku.
2. W czystym arkuszu, w komórce A1 wpisz liczbę 1, ustaw się z powrotem w A1.
3. Wykonaj z menu
Edycja polecenie Wypełnij: Serie Danych.
4. W polu
Serie zaznacz
Kolumny, typ
Arytmetyczny, wartość kroku 3, wartość
końcowa
90.
5. Potwierdź przyciskiem
OK – zwróć uwagę, Ŝe MS Excel zakończył wypełnianie na liczbie
88 – kolejna – 91 przekroczyłaby wartość końcową – nie została dopisana.
Wynik ćwiczenia
3.2 Dodawanie własnej listy
Program MS Excel umoŜliwia uŜytkownikowi dodanie do juŜ istniejących list własnych – aby
ułatwić wprowadzanie często pojawiających się serii danych (np. listy klientów). Za pomocą
edusoft
W sprawie informacji i zapisów na szkolenia prosimy dzwonić: tel. (0-22) 654 55 22, fax (0-22) 654 55 23
71
MS Excel 2000 PL
polecenia Opcje z menu Narzędzie i zakładki Listy moŜna modyfikować listy juŜ istniejące
i dodawać nowe.
Rys. 64. Zakładka Listy, polecenia Narzędzia/Opcje...
JeŜeli w polu Listy niestandardowe zaznaczona jest pozycja NOWA LISTA, w oknie Lista
wpisów moŜna wpisywać kolejne pozycje listy, oddzielając je klawiszem ENTER.
Po wpisaniu całej listy naleŜy wskazać kursorem polecenie Dodaj i kliknąć lewym
przyciskiem myszy. MoŜna takŜe dodać listę wpisaną uprzednio w arkuszu — słuŜy do tego
pole Importuj listę z komórek i przycisk Importuj.
Ć
WICZENIE
61..
Dodawanie własnej listy:
1. Wpisać, zaczynając od dowolnego miejsca w arkuszu, w jednej kolumnie lub wierszu listę:
Firma A, Firma B, Firma C, Firma D
2. Zaznaczyć wpisane dane
(A1:A4)
3. Z menu
Narzędzia/Opcje... wybrać zakładkę Listy.
Uwaga:
Warto zwrócić uwagę na to, Ŝe w polu
Importuj listę z komórek znajduje się adres
zaznaczonych przez uŜytkownika komórek – moŜna go jeszcze zmienić, jeŜeli natomiast
zakres ten jest odpowiedni naleŜy kliknąć na przycisk
Importuj.
edusoft
W sprawie informacji i zapisów na szkolenia prosimy dzwonić: tel. (0-22) 654 55 22, fax (0-22) 654 55 23
72
MS Excel 2000 PL
Rys. 65. Lista importowana z zakresu A1:A4
4. W polu
Listy niestandardowe pojawiła się wpisana wcześniej lista, natomiast w polu
Lista Wpisów wypisane zostały wszystkie jej pozycje – istnieje moŜliwość ich edycji –
wystarczy kliknąć w pozycję, którą chce się modyfikować.
5. Tworzenie listy potwierdza się przyciskiem
OK.
6. Aby sprawdzić, czy nowa lista faktycznie zachowuje się tak jak powinna wystarczy wpisać
w dowolne pole arkusza np. nazw
Firma B, a następnie złapać kursorem prawy dolny róg
komórki i przeciągnąć w którąkolwiek ze stron.
3.3 Automatyczne wypełnianie komórek
W poprzednim paragrafie omawialiśmy automatyczne wypełnianie komórek danymi,
realizowane praktycznie całkowicie przy uŜyciu myszki. Jest ono bardzo wygodne przy
wypełnianiu stosunkowo krótkich serii – natomiast nie najlepiej nadaje się do wypełnienia
duŜej liczby komórek. W razie takiej konieczności moŜemy posłuŜyć się którymś z poleceń
Wypełnij z menu Edycja: W dół, W górę, W lewo, W prawo.
Aby wypełnić zakres komórek (w wierszu lub kolumnie) zawartością jednej komórki (wartość
lub formuła), naleŜy zaznaczyć obszar do wypełnienia. Po wykonaniu z menu Edycja
jednego z wyŜej wymienionych podpoleceń polecenia Wypełnij, program MS Excel kopiuje
jej zawartość odpowiednio w dół, górę, lewo bądź prawo poczynając od skrajnej komórki
zaznaczenia.
UŜytkownik musi zadbać o to, aby w skrajnej komórce znajdowały dane, które chce
skopiować.
Za pomocą polecenia Wypełnij: We wszystkich arkuszach z menu Edycja moŜemy
skopiować zawartość fragmentu jednego arkusza w skoroszycie do kilku albo teŜ wszystkich
pozostałych.
edusoft
W sprawie informacji i zapisów na szkolenia prosimy dzwonić: tel. (0-22) 654 55 22, fax (0-22) 654 55 23
73
MS Excel 2000 PL
Ć
WICZENIE 62.
NaleŜy otworzyć plik G:\CWICZEN\EXCEL\WYPELNIA.XLS a następnie skopiować
(za omocą polecenia
Wypełnij: We wszystkich arkuszach z menu Edycja) szablon planu
lekcji do pozostałych arkuszy.
1. Zaznaczamy wszystkie arkusze trzymając wciśnięty klawisz
SHIFT, wskazujemy kursorem
zakładkę z nazwą ostatniego Arkusza i klikamy lewym przyciskiem myszy — wszystkie
zakładki zmieniły swój kolor na biały (sposób zaznaczania analogiczny, jak w przypadku
zaznaczania wielu komórek).
2. Zaznaczamy obszar, który ma zostać skopiowany do pozostałych arkuszy — w tym
przypadku
A1:H10.
3. Wykonujemy z menu
Edycja polecenie Wypełnij: We wszystkich arkuszach
Wynik ćwiczenia
i decydujemy o tym, czy do pozostałych arkuszy mają zostać skopiowane dane, sposób ich
wyświetlania (formatowanie), czy jedno i drugie – wybierzmy pole
Wszystko
i potwierdzamy klawiszem
OK.
4. MoŜemy zajrzeć do pozostałych arkuszy — dane zostały skopiowane.
4. Formatowanie warunkowe
Za pomocą formatowania warunkowego, które moŜna przypisać wybranemu obszarowi
arkusza, moŜna wyróŜnić (w zdefiniowany przez uŜytkownika sposób) komórki, które
spełniają jakieś kryterium lub zestaw kryteriów.
Aby nałoŜyć formatowanie warunkowe na wybrany obszar, naleŜy najpierw ten obszar
zaznaczyć, a następnie wykonać polecenie Formatowanie warunkowe z menu: Format.
Rys. 66. Okno dialogowe polecenia Formatowanie warunkowe
W pierwszym polu wybieramy pomiędzy automatycznym, a „ręcznym” tworzeniem warunku,
od którego będzie zaleŜał wygląd formatowanych komórek. Standardowo pole to ustawione
jest w pozycji Wartość komórki jest. Wtedy w drugim polu uŜytkownik wybiera, jaka ma
być owa wartość komórki (większa niŜ, mniejsza niŜ, większa lub równa niŜ...),
edusoft
W sprawie informacji i zapisów na szkolenia prosimy dzwonić: tel. (0-22) 654 55 22, fax (0-22) 654 55 23
74
MS Excel 2000 PL
a w kolejnym/kolejnych (w zaleŜności od sytuacji) wpisujemy wartości. Za pomocą tego
polecenia uŜytkownik ma moŜliwość postawienia warunku typu:
„Wartość komórki jest mniejsza niŜ 5”.
Dla wszystkich komórek z zakresu, które spełniają powyŜszy warunek moŜna ustawić
wybrany sposób prezentacji danych – za pomocą przycisku Formatuj... (np. istnieje
moŜliwość określenia koloru czcionki i tła).
Za pomocą przycisku Dodaj>> moŜna do tego samego obszaru dodać kolejny warunek
(jeden obszar moŜe charakteryzować do 3 warunków). Natomiast po wybraniu przycisku
Usuń... pojawia się okno, w którym wybiera się poprzez wstawienie haczyka w odpowiednie
pole, który z warunków ma zostać usunięty.
Rys. 67. Usuwanie warunku formatowania warunkowego
Ć
WICZENIE 63.
W pliku G:\KURS\EXCEL\OCENY.XLS oblicz średnią i przy uŜyciu formatowania
warunkowego sformatuj arkusz w następujący sposób:
1. W komórkach z ocenami ustaw kolor tła na czerwony gdy ocena jest mniejsza
od 3 i zielony, gdy równa 5.
2. W komórkach ze średnią ocen, na zielony ustaw kolor czcionki, dla średniej równej lub
powyŜej 4.
Rozwiązanie:
1. Oblicz średnie, zaznacz komórki
D3:F9.
2. Wykonaj polecenie
Formatowanie z menu z menu Format warunkowe i wpisz następujące
wartości:
3. Rozwiązanie ćwiczenia podpunkt 2.
4. Dla zakresu
G3:G9 ustawić:
czerwone tło
zielone tło
edusoft
W sprawie informacji i zapisów na szkolenia prosimy dzwonić: tel. (0-22) 654 55 22, fax (0-22) 654 55 23
75
MS Excel 2000 PL
Wynik ćwiczenia
Wynik ćwiczenia
5. Inspekcja
Tworząc arkusz zawierający wiele danych powiązanych ze sobą w złoŜony sposób, moŜna
mieć problemy z określeniem zaleŜności między poszczególnymi komórkami. Kolejność
działań na adresach komórek w skomplikowanych, zagnieŜdŜonych formułach nie wygląda
przejrzyście i często dokonanie nawet drobnej poprawki moŜe okazać się trudne.
W celu ułatwienia tego zadania autorzy programu MS Excel stworzyli zestaw narzędzi
do śledzenia zaleŜności między komórkami, a takŜe ewentualnych przyczyn błędów
pojawiających się w obliczeniach.
Aby wywołać pasek narzędzi Inspekcja, naleŜy:
1. Kliknąć prawym przyciskiem myszy na dowolnym wyświetlanym pasku narzędzi.
2. Wykonać polecenie Dostosuj z menu Narzędzia.
3. W zakładce Paski narzędzi uaktywnić opcję Inspekcja.
4. Zamknąć okno dialogowe polecenia Dostosuj.
lub:
1. W menu Narzędzia wykonać polecenie Inspekcja: PokaŜ pasek narzędzi Inspekcji.
ZIELONE
LITERY
edusoft
W sprawie informacji i zapisów na szkolenia prosimy dzwonić: tel. (0-22) 654 55 22, fax (0-22) 654 55 23
76
MS Excel 2000 PL
Oto zestaw ikon na pasku narzędzi Inspekcja:
Ś
ledź
poprzedniki
Usuń strzałki
poprzedników
Usuń wszystkie
strzałki
Ś
ledź błędy
Nowy
komentarz
Zakreśl
nieprawidłowe dane
Ś
ledź
zaleŜności
Usuń strzałki
zaleŜności
Usuń zakreślenia nieprawidłowych danych
Rys. 68. Pasek zadań narzędzi Inspekcja
Prześledźmy działanie poszczególnych przycisków na prostym przykładzie: (przykłady bazują
na pliku ROWER.XLS z folderu G:\CWICZEN\EXCEL)
:
Rys. 69. Fragment arkusza
Liczby w kolumnie Wartość sprzedaŜy są wynikiem mnoŜenia Liczby sprzedanych sztuk
przez kwotę Ceny za 1 szt. Wiersz Suma jest podsumowaniem wartości w odpowiednich
kolumnach.
Poprzedniki
Wartość w komórce D4 zaleŜy od wartości w komórkach B4 oraz C4. Widać to na pierwszy
rzut oka, ale tylko dlatego, iŜ formuła przeliczeniowa jest bardzo prosta.
Aby do identycznego wniosku dojść wykorzystując pasek Inspekcja, naleŜy:
1. Kliknąć w komórce D4 (z wynikiem obliczeń).
2. Na pasku narzędzi Inspekcja wskaŜ kursorem ikonę Śledź poprzedniki (pierwsza ikona
na pasku) i kliknij lewym przyciskiem myszy.
Wynik będzie następujący:
Rys. 70. Powiązania komórek – poprzedniki.
Na wartość w komórce D4 wpływają liczby w komórkach B4 oraz C4 (strzałka biegnąca
przez te komórki została oznaczona kropkami).
Aby usunąć widoczne na powyŜszym rysunku strzałki, wystarczy wskazać kursorem ikonę
polecenia Usuń strzałki poprzedników (
) i kliknąć lewym przyciskiem myszy.
Aby przekonać się o tym, od czego zaleŜy suma w komórce D8, wystarczy:
edusoft
W sprawie informacji i zapisów na szkolenia prosimy dzwonić: tel. (0-22) 654 55 22, fax (0-22) 654 55 23
77
MS Excel 2000 PL
1. Wskazać kursorem komórkę D8 i kliknąć lewym przyciskiem myszy.
2. Na pasku narzędzi Inspekcja wskazać kursorem ikonę polecenia Śledź poprzedniki
i kliknąć lewym przyciskiem myszy.
A oto wynik:
Rys. 71. Powiązania komórek – poprzedniki.
Liczba w komórce D4 jest sumą liczb z obszaru D4:D6.
JeŜeli jeszcze raz klikniemy lewym przyciskiem myszy wskazując kursorem ikonę polecenia
Śledź poprzedniki, zobaczymy wszystkie zaleŜności na naszym arkuszu (te, które wpływają
na wartość w komórce D8):
Rys. 72. Wszystkie powiązania komórek – poprzedniki.
Strzałki pojawiające się na arkuszu moŜna usunąć za pomocą poleceń Usuń strzałki
poprzedników lub Usuń wszystkie strzałki.
ZaleŜności
Operacją odwrotną do śledzenia poprzedników jest śledzenie zaleŜności. Jest to odnalezienie
komórek, których wartości zaleŜą od komórki aktywnej.
Przykład.
Jakie komórki na naszym arkuszu zaleŜą od liczby w komórce B4? Aby to stwierdzić, naleŜy:
1. Wskazać kursorem komórkę B4 i kliknąć lewym przyciskiem myszy.
2. Na pasku narzędzi Inspekcja wskazać kursorem ikonę polecenia Śledź zaleŜności
i klknąć lewym przyciskiem myszy.
Oto wynik:
Rys. 73. Powiązania komórek –zaleŜności.
Widać, Ŝe liczba sztuk rowerów sprzedanych w styczniu wpływa na sumę w komórce B8
oraz a wartość sprzedaŜy ze stycznia (komórka D4).
edusoft
W sprawie informacji i zapisów na szkolenia prosimy dzwonić: tel. (0-22) 654 55 22, fax (0-22) 654 55 23
78
MS Excel 2000 PL
ZaleŜności pośrednie moŜna zobaczyć po ponownym wykonaniu polecenia Śledź zaleŜności
(ikona
):
Rys. 74. Powiązania komórek –zaleŜności
Widać, Ŝe liczba rowerów sprzedanych w styczniu wpływa równieŜ na całkowitą wartość
sprzedaŜy (komórka D8).
Strzałki pojawiające się na arkuszu moŜna usunąć poleceniami Usuń strzałki zaleŜności
lub suń wszystkie strzałki.
Śledzenie błędów
W skomplikowanych arkuszach często bardzo trudne jest odnalezienie komórki, która
powoduje błąd w ostatecznym wyniku. Sytuacja taka moŜe się zdarzyć, gdy na przykład
argumentem formuły staje się wartość niedozwolona:
Rys. 75.Fragment arkusza – sygnalizacja błędu.
Aby przekonać się, dlaczego w komórce D4 widać komunikat o błędzie („zły argument”),
wystarczy:
1. Wskazać kursorem komórkę D8 i kliknąć lewym przyciskiem myszy.
2. Za pomocą paska narzędzi Inspekcja wykonać polecenie Śledź błędy.
Oto efekt:
Rys. 76 Powiązania komórek –śledzenie błędów.
Widać, Ŝe pierwsze wystąpienie błędu pojawiło się w komórce D4, a ta z kolei zaleŜy
od komórek B4 oraz C4. Gdybyśmy bliŜej przyjrzeli się wartościom wpisanym do tych dwóch
ostatnich komórek, z łatwością stwierdzilibyśmy, iŜ w komórce B4 został wpisany tekst
zamiast liczby (3O [jak Ola] zamiast 30).
Dwie ostatnie ikony na pasku narzędzi Inspekcja słuŜą do wychwytywania błędów, których
nie udało się rozpoznać podczas standardowego śledzenia (np. błędy w makroprogramach).
edusoft
W sprawie informacji i zapisów na szkolenia prosimy dzwonić: tel. (0-22) 654 55 22, fax (0-22) 654 55 23
79
MS Excel 2000 PL
Bardzo dobrym przykładem jest plik STAWKI.XLS, w którym dochody producenta zaleŜą od
dochodów aktorów i wysokości podatków – za pomocą Inspekcji łatwo moŜemy się
zorientować, jakie są zaleŜności między komórkami (np. całkowity budŜet 12-tu odcinków
netto).
Rys. 77. Powi ązania pomiędzy komórką D13 i pozostałymi częściami arkusza.