ĆWICZENIA: Podstawy Archiwistyki; mgr T. Karpiński / © ANECZKA

1. DEFINICJE ARCHIWUM

ARCHIWUM:

1. instytucja o charakterze urzędu administracyjnego, urzędu wiary publicznej oraz

placówki naukowej powołana do kształtowania, zabezpieczania, gromadzenia, opracowywania oraz

trwałego przechowywania i udostępniania materiałów archiwalnych, uprawniona do wydawania z nich
uwierzytelnionych odpisów, wypisów, wyciągów, kopii, a także do publikowania źródeł i pomocy

archiwalnych oraz prowadzenia badań w dziedzinie archiwistyki.

2. komórka organizacyjna instytucji powołana do przejmowania, przechowywania, porządkowania

i zabezpieczania materiałów archiwalnych tej instytucji.



arch. zakładowe



arch. przejściowe



arch. wielozakładowe



arch. wyodrębnione



arch. zakładowe o powierzonym zasobie

3. gmach lub lokal stanowiący pomieszczenie archiwum

4. zespół, grupa zespołów lub zbiór archiwalny powstały na skutek działalności urzędu, instytucji,
organizacji, a zwłaszcza rodu, rodziny lub osoby fizycznej.



arch. podworskie



arch. prywatne



spuścizna

ARCHIWUM OTWARTE

– archiwum (1), którego zasób składa się z zespołów archiwalnych otwartych.

ARCHIWUM ZAMKNIĘTE

– archiwum (1), na którego zasób składają się wyłącznie zespoły archiwalne

zamknięte.

ARCHIWUM PAŃSTWOWE

– archiwum (1) wchodzące w skład sieci archiwów państwowych.

ARCHIWA WIECZYSTE

(Archiwa historyczne ) – przechowują dla celów naukowych zasób na stałe,

opracowują go i udostępniają.

ARCHIWUM PRYWATNE

- zespół archiwalny powstały na skutek działalności instytucji prywatnej lub osób

fizycznych, rodzin, rodów niezależnie od aktualnego miejsca, jego przechowywania.

ARCHIWUM ZAKŁADOWE

– (dawniej składnica akt) komórka organizacyjna w urzędzie, instytucji,

przedsiębiorstwie lub organizacji społecznej zajmująca się przejmowaniem materiałów archiwalnych niepotrzebnych

do bieżącego urzędowania (działalności) i czasowym ich przechowywaniem, ewidencjonowaniem, udostępnianiem,

brakowaniem oraz przekazywaniem materiałów zasługujących na trwałe przechowywanie do właściwego archiwum

(1).

ARCHIWUM WIELOZAKŁADOWE

– (zjednoczone) archiwum (2) powołane do przechowywania materiałów

archiwalnych szeregu twórców zespołów, związanych ze sobą zasadą podporządkowania (łączenia w pionie) lub

jednorodnych pod względem wykonywanych funkcji (łączenie w poziomie).

ARCHIWUM ZAKŁADOWE O POWIERZONYM ZASOBIE ARCHIWALNYM

– archiwum

(2) uprawnione do przechowywania materiałów archiwalnych na okres dłuższy niż przewidują przepisy,
za zgodą właściwych władz archiwalnych i podległe ich nadzorowi.

ARCHIWUM WYODRĘBNIONE

– (wydzielone) – archiwum (1, 2) nie wchodzące w skład sieci

archiwów państwowych i nie podlegające ich nadzorowi; uprawnione do przechowywania trwałego lub na

ĆWICZENIA: Podstawy Archiwistyki; mgr T. Karpiński / © ANECZKA

AKTOTWÓRCA

materiały archiwalne (WIECZYSTE – nie ma drogi

z A do B)

materiały nie archiwalne (dokumentacja)

CZASOWA WARTOŚĆ

materiały

manipulacyjne

dokumentacja po

ekspertyzie

ustalony okres czasu (dłuższy jednak niż archiwa zakładowe) wyodrębnionej części państwowego zasobu
archiwalnego.

2. KATEGORIE ARCHIWALNE

KATEGORIE ARCHIWALNE

– kategorie (grupy) dokumentacji twórcy zespołu wyróżnione

w zależności od przyporządkowanej im wartości historycznej lub praktycznej, oznaczane symbolami

literowymi: A, B, BE, Bc.

– symbol służący do oznaczania kategorii archiwalnej, którą objęte są materiały archiwalne mające

wartość historyczną.

– symbol służący do oznaczania kategorii archiwalnej, którą objęta jest dokumentacja (materiały nie

archiwalne), mająca wyłącznie wartość praktyczną i zasługująca na czasowe przechowywanie
archiwach.

– symbol służący do oznaczania akt manipulacyjnych lub innych rodzajów dokumentacji twórcy

zespołu, które mogą być wybrakowane i przekazane na makulaturę bezpośrednio z registratury,

po uzyskaniu zezwolenia właściwych władz archiwalnych.

– (dokumentacja po ekspertyzie) symbol służący do oznaczania dokumentacji (materiałów nie

archiwalnych), której wartość można ustalić dopiero po dokonaniu ekspertyzy archiwalnej.

ĆWICZENIA: Podstawy Archiwistyki; mgr T. Karpiński / © ANECZKA

3. PODSTAWOWE ZASADY ARCHIWALNE

PERTYNENCJA

PROWENIENCJA

[przynależność]

[pochodzenie]

Zasada przynależności terytorialnej

[zasada pertynencji terytorialnej]

Zasada przynależności zespołowej

[zasada proweniencji zespołu]

Zasada poszanowania zasobu historycznego

ZASADA PRZYNALEŻNOŚCI TERYTORIALNEJ

(

zasada pertynencji terytorialnej

;

A. Tomczak)

Zasada pertynencji terytorialnej - to jedna z podstawowych zasad archiwistyki, zasada "naturalna",
stosowana przez archiwistów już przed jej sformułowaniem przez Bertholda Niebuhra w 1815 roku, która
głosi że:

akta powstałe na danym terytorium lub poza nim, lecz w trybie sprawowania nad

nim władzy do tegoż terytorium przynależą.

ZASADA PRZYNALEŻNOŚCI TERYTORIALNEJ

– [zasada pertynencji] akta związane są z terytorium,

na którym powstały lub którego dotyczą. Posiadać je i administrować nimi winien ten, w czyim posiadaniu
terytorium to pozostaje.

Definicje z Polskiego Słownika Archiwalnego:

1952

1974

Zasada przynależności terytorialnej

– zasada

według której akta urzędów, instytucji lub osób

działających na pewnym terytorium przynależą do
tego terytorium; wytworzone poza nim przynależą

o tyle tylko o ile powstały w trybie wykonywania
władzy nad tym terytorium.

Zasada przynależności terytorialnej –

zasada

poszanowania związku zespołów archiwalnych

z terytorium, na którym powstały.

AKTA

ZESPÓŁ ARCHIWALNY

Przynależność akt do terytorium

Potrzeba poszanowania związku zespołu

archiwalnego z terytorium

Odnosi się do akt w ogóle, również nie

zarchiwizowanych.

Odnosi się tylko i wyłącznie do akt

zarchiwizowanych, złożonych w archiwach

o stałym zasobie (archiwa historyczne)

Kieruje ona także rozmieszczeniem registratur i akt

w registraturach.

Może rządzić rozmieszczeniem zasobu

archiwalnego w archiwach

Obejmuje nie tylko archiwistykę, ale także

biurowość i administrację.

Ogranicza zasadę do samej archiwistyki.

ĆWICZENIA: Podstawy Archiwistyki; mgr T. Karpiński / © ANECZKA

ZASADA PRZYNALEŻNOŚCI TERYTORIALNEJ [wg Cz. Biernata]

ograniczona

nieograniczona

Akta (archiwalia) pochodzące z określonego

terytorium powinny być na nim przechowywane.

Do terytorium mogą przynależeć akta wytworzone

poza nim, jeśli powstały w następstwie

wykonywania nad nim władzy.

Zasada pertynencji terytorialnej w stosunkach międzynarodowych:



Zasada pertynencji funkcjonalnej -

jeśli dla zarządzania jakimś terytorium potrzebne są archiwalia

z danych registratur to można je wydzielić i przekazać dla potrzebującego je terytorium.



Zasada wspólnego dziedzictwa -

dotyczy ona tych materiałów które są niepodzielne. Pozostają one

wówczas w miejscu gdzie zostały zarchiwizowane, mają być jednak dostępne dla zainteresowanych stron,

które dzielą pomiędzy siebie po równo koszty ich utrzymania. Taka sytuacja zaistniała np. po roku 1918 dla

części akt po monarchii Habsburgów, do których pretensje rościły sobie wszystkie powstałe po rozpadzie

Austro-Węgier państwa.

ZASADA PRZYNALEŻNOŚCI ZESPOŁOWEJ

(

zasada proweniencji zespołu

)

S. Muller, A. Feith, R. Fruin –

podręcznik holenderski

Zasada przynależności zespołowej (zasada prowienienji zespołu lub zasada poszanowania zespołu)

–

zespól jest niepodzielny i pochodzi od jednego aktotwórcy (wszystkie materiały

pochodzą od jednego aktotwórcy).

Zasada proweniencji jest to poszanowanie związku zachodzącego między:
- aktami zespołu archiwalnego a kancelarią, która ów zespół utworzyła,
- poszczególnymi dokumentami zespołu lub jego części między sobą.

Metoda ta, znana jako zasada przynależności zespołowej została sformułowana w podręczniku S. Mullera,
A. Feitha i R. Fruina. Jej podstawowe tezy, dotyczące układu akt,

zostały zawarte w trzech paragrafach.

1 i 2 definiuje pojęcie zespołu, a paragraf 16 ustala jego wewnętrzny układ.

1 i 2: Zespół składa się z całokształtu akt powstałych w wyniku działalności urzędu.

16: systematyzację akt w zespole należy oprzeć na układzie akt w składnicy, który w głównych zarysach
jest zgodny z organizacją urzędu. Jeżeli jednak zachodzi różnica między układem akt w składnicy

i organizacją urzędu dla archiwisty porządkującego zespół, miarodajny jest układ w składnicy, a nie ustrój
urzędu.

ZASADA PRZYNALEŻNOŚCI ZESPOŁOWEJ

wolna

ścisła

wolna = ścisła: kiedy nie trzeba nic naprawiać.

ĆWICZENIA: Podstawy Archiwistyki; mgr T. Karpiński / © ANECZKA

~ PRAZAK

ZASADA KANCELARYJNA (ZASADA REGISTRATURALNA)

– umożliwia w drodze pozostawienia albo

odtworzenia pierwotnego układu kancelaryjnego, nadanie zespołowi ostatecznego układu wewnętrznego,

który by nie podlegał w przyszłości żadnym zmianom. Nie może być ona stosowana, do takich zespołów
lub ich części, które w ogóle nie były w swej kancelarii uporządkowane albo do takich, w których nie

można doszukać się śladów dawnego porządku. Zasada kancelaryjna zupełnie słusznie nie wyłącza
możliwości przeprowadzenia zmian w pierwotnym układzie zespołu, ale żąda, by archiwista przy

wprowadzeniu tych zmian kierował się podstawowym sprawdzianem pierwotnego schematu organizacji
akt. Może on usuwać przede wszystkim nieprawidłowości, które się zakradły na skutek nieprzestrzegania
właściwych albo dawniejszych zasad porządkowania; może też korygować omyłki, które wynikły przez

niedopatrzenie, a które poprawiłby bez wątpienia sam kancelista.

ZASADA "FONDS"

– nie miesza ze sobą poszczególnych zespołów i pozostawia je jako samodzielne

całości, lecz zastępuje ich strukturę kancelaryjną sztucznie wytworzonym schematem wydedukowanych

haseł, odpowiadających przede wszystkim zainteresowaniom i życzeniom nauki historycznej.

WOLNA

ZASADA PROWENIENCJI

– sformułowana przez ADOLFA BERNNEKE. Ściślej

i lepiej nazywana ograniczoną lub wolną zasada strukturalną – jest właściwie kompromisem miedzy
zasadami: holenderską kancelaryjną a francuską "Fonds". Nie domaga się ona utrzymania albo

odtworzenia oryginalnego porządku kancelarii ani też nie żąda przebudowania zespołu w każdym
przypadku, natomiast zaleca restaurację albo nawet radykalną przeróbkę układu każdego zespołu według
właściwości jego wewnętrznej struktury. Utożsamia się ona z zasadą kancelaryjną w tym przypadku, jeśli

pierwotny oryginalny układ zespołu dostatecznie uwypukla dawny żywot urzędu albo instytucji, ale
z drugiej strony pozwala na najdalej idącą przebudowę tego porządku, o ile nie jest on dostatecznie

wiernym wyrazem żywota twórcy zespołu.

Celem rekonstrukcji albo przebudowy zespołu jest wytworzenie doskonałego orgiazmu archiwalnego,
tj. takiego, który całkowicie odpowiada organizacji i funkcjom podmiotu, którego czynności wytworzyły
zespół.

Wolna zasada proweniencji pozwala archiwiście w niektórych przypadkach na głębokie zmiany

w pierwotnym układzie zespołu.

Różnica między zasadą kancelaryjną a wolną zasadą proweniencji Bernnekego wynika z ich odmiennego

punktu wyjścia: obie zasady opierają się na pojęciu rozwoju i organizmu, ale gdy holenderska wychodzi
z pojęcia rozwoju, tj. kancelaryjnego formowania zespołu, Brenneke słusznie podkreśla, że nie każdy

rozwój musi mieć skutek pomyślny w postaci zdrowego, pełnego organizmu, o którego wytworzenie idzie
przede wszystkim w nowej zasadzie porządkowania.

Tzw. Wolna zasada proweniencji została sformułowana przede wszystkim ze względu na

zespoły, których porządek kancelaryjny nie oddaje organizacji ani zadań urzędu lub
instytucji

(czyli po mojemu: nie znamy pierwotnej, pierwszej, oryginalnej struktury aktotwórcy, bądź

kiedy struktura często się zmieniała. Możemy sobie stworzyć własną koncepcję na podstawie, której
będziemy dany zespół odtwarzać).

Umożliwia na drodze tworzenia organizmów archiwalnych

z akt kancelarii z wadliwą lub niedoskonałą strukturą wewnętrzną, naprawienie błędów

i uchybień, których dopuścili się niektórzy dawni kanceliści i archiwiści.

ŚCISŁA

ZASADA PROWENIENCJI

Stosujemy ją kiedy znamy układ kancelaryjny, pierwotną strukturę. Nic nas nie

interesuje, odtwarzamy według tego co było. Nie możemy wprowadzać własnych zmian.

ĆWICZENIA: Podstawy Archiwistyki; mgr T. Karpiński / © ANECZKA

ZASADA PERTYNENCJI (przynależności) RZECZOWEJ

– układanie w zespołach według treści.

~ T. Karpiński

ZASADA POSZANOWANIA ZASOBU HISTORYCZNEGO

(M. Tarkowska)

Nie została uwzględniona w żadnym polskim słowniku archiwalnym. W literaturze archiwalnej

wspomniano, że przy rozmieszczaniu archiwaliów należy brać także pod uwagę historyczny element
kształtowania zasobu archiwum. Zasadę poszanowania zasobu archiwum przeciwstawia się zasadzie

przynależności terytorialnej zespołów archiwalnych.

O rozmieszczeniu wszystkich materiałów archiwalnych powinny decydować zasady:



Przynależności zespołowej – polega na tym, że każdy dokument archiwalny pozostaje w zespole

archiwalnym, z którego pochodzi i na właściwym miejscu.



Niepodzielności zespołu archiwalnego – zobowiązuje do przestrzegania jego całości, a zatem

do przechowywania w jednym archiwum.



Przynależności terytorialnej – polega na zachowaniu związku zespołu archiwalnego z terytorium,

an którym powstał i którego dotyczy dany zespół archiwalny.



Funkcje i kompetencje twórców zespołów oraz funkcje i kompetencje archiwów państwowych

Pewne komplikacje w przestrzeganiu zasady przynależności terytorialnej i kompetencji terytorialnych

archiwów państwowych nie mających charakteru centralnego występują w następujących przypadkach:

- gdy właściwość terytorialna twórcy zespołu wykracza poza zasięg terytorialny jednego archiwum
państwowego

- gdy twórca zespołu archiwalnego działała w kilku następujących po sobie miejscowościach, które swoim
zasięgiem terytorialnym obejmuje kilka archiwów państwowych

- gdy właściwość terytorialna twórcy zespołu uległa zmianom

Archiwum, które przyjęło zespół nie może naruszać poprzedniego porządku nadanego

materiałom.

4. POMOCE ARCHIWALNE

POMOCE ARCHIWALNE

– rożne postacie opracowań dotyczących głównie treści i formy materiałów

archiwalnych sporządzone według ustalonych zasad, dla celów ewidencji, informacji i udostępniania.
Por.: inwentarz archiwalny, katalog tematyczny, indeks, skorowidz.

POMOCE ARCHIWALNE – pomoce ewidencyjne i informacyjne w postaci:



inwentarzy,



katalogów,



skorowidzów ( indeksy, sumariusze, repertoria),



przewodników,



oraz elektronicznych baz danych,

sporządzane w celu zarządzania zasobem, jego popularyzacji i udostępniania. Dostępne na miejscu

w archiwach w formie kartkowej, książkowej lub elektronicznej, w bibliotekach i czytelniach w formie
książkowej oraz on-line poprzez strony internetowe archiwów.

ĆWICZENIA: Podstawy Archiwistyki; mgr T. Karpiński / © ANECZKA

POMOCE ARCHIWALNE

ewidencyjne

informacyjne

W usystematyzowany sposób pokazują nam jakie

mamy jednostki, w których będziemy szukać

Informacje pod konkretnym kontem, co znajduje

się w jednostkach archiwalnych.

INWENTARZ ARCHIWALNY

- Jedna z najważniejszych pomocy archiwalnych, sporządzana zawsze

dla jednego zespołu lub zbioru archiwalnego, odzwierciedla układ materiałów w całym zespole (zbiorze)
ułatwiając szybkie dotarcie do interesującej nas jednostki. Ze względu na formę zewnętrzną dzielimy

inwentarze na kartkowy i książkowy.

Inwentarz kartkowy składa się z uporządkowanych kart inwentarzowych, gdzie każda karta odpowiada
jednej jednostce inwentarzowej.

Inwentarz książkowy poprzedzony jest wstępem, w którym zamieszcza się: dzieje ustrojowe twórcy
zespołu archiwalnego, dzieje zespołu, jego charakterystykę archiwalną (np. granice chronologiczne,

terytorialne, stan zachowania itp.), zawartość zespołu i analizę metod opracowania całości. Część właściwa
inwentarza książkowego składa się z opisów uporządkowanych według zasad i metod przyjętych

w archiwistyce jednostek archiwalnych. W skład opisu jednostki w inwentarzu książkowym wchodzą:
sygnatura, tytuł oraz daty skrajne. Inwentarz książkowy przyjmuje często formę publikowaną.

Wyróżnia się również:



inwentarz idealny, który uwzględnia całość materiałów zespołu, nawet jeżeli jego część uległa

zniszczeniu, lub zaginęła. Scala on zespół (zbiór) pod względem informacyjnym;



inwentarz realny odnoszący się tylko do materiałów zachowanych w danym zespole (zbiorze);



inwentarz topograficzny (rozstawniczy) wskazuje dokładne miejsce przechowywania

określonych materiałów archiwalnych w magazynach archiwalnych.

ĆWICZENIA: Podstawy Archiwistyki; mgr T. Karpiński / © ANECZKA

Inwentarz archiwalny składa się z dwóch podstawowych części:

1. wstęp – dzieje twórcy, dzieje zespołu, to co pozostało po twórcy

2. część właściwa [rozwinięcie] – spis jednostek archiwalnych w formie jaka została im nadana

SŁOWNIK:

INWENTARZ ZESPOŁU ARCHIWALNEGO

– pomoc archiwalna służąca zabezpieczeniu całości

i udostępnianiu materiałów archiwalnych jednego zespołu, stanowiąca systematyczny ciąg opisów
poszczególnych jednostek archiwalnych, zgodny zazwyczaj z układem tych jednostek w zespole.

INWENTARZ ZESPOŁU HISTORYCZNY

– inwentarz pozbawiony wartości użytkowej na skutek jego

praktycznej dezaktualizacji.

INWENTARZ ZESPOŁU IDEALNY

– inwentarz zespołu, uwzględniający zarówno materiały archiwalne

zachowane, bez względu na miejsce ich przechowywania, jak też materiały, które uległy zaginięciu lub
zniszczeniu.

INWENTARZ ZESPOŁU KARTKOWY

– inwentarz zespołu lub jego części sporządzony obecnie z reguły

a znormalizowanych kartkach inwentarzowych, stanowiący zazwyczaj podstawę do sporządzenia inwentarza
książkowego danego zespołu.

INWENTARZ ZESPOŁU KSIĄŻKOWY

– inwentarz zespołu sporządzany obecnie z reguły na jednolitych

współoprawnych formularzach.

INWENTARZ ZESPOŁU MARTWY

– inwentarz zespołu historyczny.

INWENTARZ ZESPOŁU REALNY

– inwentarz obejmujący materiały archiwalne zespołu zachowane

w zasobie jednego archiwum.

INWENTARZ ARCHIWALNY

INWENTARZ ZESPOŁU ARCHIWALNEGO – pomoc archiwalna służąca zabezpieczeniu całości i udostępnianiu materiałów
archiwalnych jednego zespołu, stanowiąca systematyczny ciąg opisów poszczególnych jednostek archiwalnych, zgodny zazwyczaj
z układem tych jednostek w zespole.

Inwentarz archiwalny ma dwa główne cele: Zabezpieczenie całości zbioru i ułatwienie orientacji w jego składzie, słowem,
możliwie pełne, ścisłe i jasne informowanie ogółu badaczy o objętym przez inwentarz materiale aktowym.

SYSTEMATYCZNY

OPISOWY

Jeżeli zespół został przed inwentaryzacją
uporządkowany według zasad obowiązujących
w archiwistyce.

Charakteryzuje poszczególne działy zespołu.

REALNY

IDEALNY

Obejmujący wszystkie archiwalia zespołu, które są
własnością danego archiwum i w danym momencie się
rzeczywiście w nim znajdują.

Obejmujący wszystko, co kiedykolwiek należało do danego
zespołu, bez względu na to, czy archiwalia tego zespołu
istnieją czy nie, czy są skupione w jednym miejscu, czy też
rozproszone po różnych zbiorach.

KARTKOWE

KSIĘGOWE

Są innowacją ostatnich dziesięcioleci. Ich cechą jest
elastyczność, możliwość dopasowania się układem do
wszystkich stadiów prac rekonstrukcyjnych
prowadzonych nad zespołem. Ujemną stroną
inwentarza kartkowego jest nieprzejrzystość.

MARTYW

Inwentarz wycofany z użycia zastąpiony przez inny, pełniejszy lub bardziej metodycznie opracowany.

ĆWICZENIA: Podstawy Archiwistyki; mgr T. Karpiński / © ANECZKA

KATALOG ARCHIWALNY

- Pomoc archiwalna, w której gromadzi się informacje o jednostkach

archiwalnych dotyczących konkretnego zagadnienia, a wchodzących w skład zespołu, jego części, lub
wielu zespołów. Przykładem katalogu archiwalnego mogą być:



Katalog rękopisów średniowiecznych Biblioteki Kórnickiej, oprac. Jerzy Zathey, Wrocław 1963;



Katalog planów miast w zbiorach Archiwum Głównego Akt Dawnych w Warszawie, oprac. Kazimierski J.,

Warecka D., Warszawa 1953.

SKOROWIDZ ARCHIWALNY

- Pomoc archiwalna zawierająca usystematyzowany (rzeczowo,

chronologicznie lub alfabetycznie) wykaz haseł sporządzanych w formie kartkowej lub książkowej
i obejmujących jeden lub wiele zespołów, pozwalająca na szybkie dotarcie do poszukiwanych materiałów.
Do skorowidzów archiwalnych zalicza się:

 Indeks archiwalny - skorowidz złożony z haseł i odsyłaczy, którymi są sygnatury jednostek

zawierających informacje na podany w haśle temat. Wyróżnia się indeksy: rzeczowe, osobowe,

geograficzne, przy czym wybór rodzaju indeksu uzależniony jest od treści archiwaliów. Indeks
może obejmować część zespołu, cały zespół, bądź też kilka zespołów, zaś odnosić się może

zarówno do poszczególnych dokumentów, jak i jednostek archiwalnych.

 Repertorium archiwalne - forma skorowidza zawierająca charakterystykę treści poszczególnych

archiwaliów wraz z podaniem wskaźników liczbowych (sygnatur, numerów stron)
umożliwiających szybkie dotarcie do nich, najczęściej używany do opisu poszczególnych pism.

 Sumariusz archiwalny - najdokładniejszy ze skorowidzów odnoszący się do treści

poszczególnych dokumentów, zawierając ich regesty (ułożone najczęściej rzeczowo), daty oraz
sygnatury dla dokumentów samodzielnych sygnatury i numery stron dla dokumentów

wchodzących w skład jednostki archiwalnej.

TYPY SKOROWIDZA

1. OGÓLNE: obejmują wszystkie akta danego zespołu; SPECJALNE: tylko wybrane jego

elementy.

2. SUMARYCZNE: dają głuchą cyfrową odpowiedź (sygnaturę akt); SZCZEGÓŁOWE: zwięzły,

a czasem nawet i bardziej wyczerpujący komentarz czy skrót treści szukanego aktu.

3. ALFABETYCZNE: nie wymagają bliższego komentarza; SYSTEMATYCZNE: mają układ

logiczny, zbliżony do organicznego układu zespołu.

INWENTARZ a KATALOG

inwentarz

katalog

Inwentarz danego zespołu może mieć jeden tylko
układ, a co za tym idzie, jeden tylko tekst.

Katalogów może do jednego zespołu być kilka; tyle, pod
iloma kątami widzenia będziemy ujmowali materiał aktowy.

Inwentarz musi wyczerpać cały materiał aktowy
zespołu. Częściowy nie zasługuje na miano inwentarza
zespołu.

Katalog musi wyczerpać całą treść postawionego przed
nim zagadnienia, zawartą w aktach zespołu.

Inwentarz jest wartością stałą, niezmienną, obiektywną
– fundamentem archiwalnego porządku rzeczy.

Katalog jest zmienną, subiektywną, uzależnioną od
każdorazowej potrzeby jego nadbudową.

Zarówno inwentarz jak i katalog może zasięgiem swym wykraczać poza granice jednego zespołu, ale podczas gdy
w inwentarzach jest to zjawisko na ogół bardzo rzadkie, to w dziedzinie katalogów granice te ulegają coraz częściej
rozszerzeniu.

ĆWICZENIA: Podstawy Archiwistyki; mgr T. Karpiński / © ANECZKA

4. ŚLEPE: dają wszelkie wzmianki objęte hasłem, bez względu na to, czy są one istotne, czy

nieistotne; SELEKTYWNE: czynią tu wybór i dają tylko te, które są merytorycznie związane
z daną sprawą.

5. WOLNE: streszczają swobodnie zawartość akt w postaci własnych haseł; SKRĘPOWANE

ŹRÓDŁEM: są wykazem cytowanych w źródłach tytułów akt.

6. FORMALNE: są pośrednim, nic nie mówiącym ogniwem między dwiema sygnaturami;

MERYTORYCZNE: prowadzą zawsze do jakiejś informacji zawierającej mniej lub więcej treści.

7. IMIENNE, GEOGRAFICZNE, RZECZOWE
8. KARTKOWE i KSIĄŻKOWE

PRZEWODNIK ARCHIWALNY

- Pomoc archiwalna, najczęściej w formie publikacji, ujmująca

archiwalia  grupowo,  sporządzana  przy  wykorzystaniu  dokładniejszych  pomocy  archiwalnych.  Zawiera
charakterystykę  serii,  zespołów  lub  zasobów  poszczególnych  archiwów  nie  odnosząc  się  przy  tym
do pojedynczych jednostek, czy dokumentów.

Wyróżnia się:

 Przewodnik po archiwum - opisuje zasób jednego archiwum charakteryzując

w skrócie poszczególne zespoły, czy zbiory, zawiera historię danego archiwum, jego dane

adresowe oraz warunki korzystania z materiałów archiwalnych.

 Przewodnik po zespole (zbiorze) archiwalnym - pomoc zawierająca opis poszczególnych,

wyodrębnionych tematycznie części zespołu, w których na opis składają się: numer kolejny, tytuł
grupy rzeczowej, daty skrajne, opis treści grupy rzeczowej i sygnatura. Jeżeli dany zespół uległ

rozproszeniu, zadaniem przewodnika jest jego scalenie w sposób idealny.

 Przewodnik tematyczny - przewodnik ujmujący materiały archiwalne dotyczące wybranego

zagadnienia, różniące się głębią informacyjną sięgającą od zasobów międzynarodowych

po pojedynczy zespół.

 Przewodnik historyczno-ustrojowy - przewodnik obejmujący materiały archiwalne wytworzone

podczas funkcjonowania urzędów konkretnej władzy, bez względu na to, gdzie te archiwalia się
znajdują i w jakim są stanie.

ELEKTRONICZNE BAZY DANYCH

- Strona prowadzona przez NDAP

(www.archiwa.gov.pl )

stanowi serwis zawierający aktualności, kronikę wydarzeń, adresy archiwów, które nie posiadają własnej
strony www, wykaz publikacji NDAP, spisy treści czasopisma Archeion, informacje o programie Pamięć
Świata i działalności Rady Dziedzictwa Archiwalnego a przede wszystkim bazę danych SEZAM od VIII
2002 uzupełnioną o inne bazy.

Strona spełnia funkcje serwisu zawierając linki do strony www innych archiwów w Polsce i na świecie.

Bazy danych opisujące zasób:



SEZAM

- System Ewidencji Zasobu Archiwalnego połączony w 2001 r. z bazą danych

KANAPA (księga nabytków i ubytków) jako wersja programowa 5.0.

Od lipca 2001 r. baza danych SEZAM jest dostępna na stronie internetowej. Jest to pierwsza prezentacja
w sieciach rozległych tak szerokiej informacji o państwowym zasobie archiwalnym, łącząca dane o zasobie
wszystkich archiwów państwowych oraz Archiwum Polskiej Akademii Nauk w Warszawie oraz Polskiego
Instytutu Naukowego w Nowym Jorku.

Baza danych SEZAM w obecnej wersji zawiera informacje o narodowym zasobie archiwalnym
przechowywanym w archiwach państwowych, a także w następujących instytucjach współpracujących:

ĆWICZENIA: Podstawy Archiwistyki; mgr T. Karpiński / © ANECZKA

Archiwum Polskiej Akademii Nauk w Warszawie i Oddziale w Poznaniu, Archiwum Nauki Polskiej Akademii
Nauk i Polskiej Akademii Umiejętności w Krakowie, Archiwum Uniwersytetu Mikołaja Kopernika w Toruniu
i  Uniwersytetu  Kardynała  Stefana  Wyszyńskiego  w  Warszawie,  Bibliotece  Uniwersyteckiej  w  Warszawie,
Muzeum  Narodowym  w  Warszawie,  Muzeum  Pierwszych  Piastów  na  Lednicy,  Kobyłczańskim  Muzeum
Oręża  i  Techniki  Użytkowej,  Stowarzyszeniu  Archiwum  „Solidarności”,  Zarządzie  Oddziału  Związku
Sybiraków  w  Łodzi,  Fundacji  Tygodnika  Powszechnego  w  Krakowie,  Głównej  Bibliotece  Lekarskiej  im.
Stanisława  Konopki  w  Warszawie,  Żydowskim  Instytucie  Historycznym  im.  Emanuela  Ringelbluma,
Centralnym  Archiwum  Wojskowym  (akta  wytworzone  do  1939  r.),  Konwencie  Bonifratrów  w  Krakowie,
Instytucie Józefa Piłsudskiego w Nowym Jorku, Polskim Instytucie Naukowym w Nowym Jorku, Instytucie
Józefa  Piłsudskiego  w  Londynie,  Stowarzyszeniu  Weteranów  Armii  Polskiej  w  Ameryce  i  Centralnym
Archiwum  Polonii  w  Orchard  Lake.  Baza  SEZAM  przedstawia  stan  wiedzy  o  zasobie  archiwalnym
na połowę 2009 r. i jest aktualizowana co roku w Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych.

Opis  zespołów  łączy  elementy  wymagane  przez  polskie  przepisy  archiwalne  oraz  międzynarodowy
standard opisu archiwalnego ISAD (G). Baza danych zawiera informacje o zasobie na poziomie zespołu:
nazwę  zespołu,  klasyfikację  twórców,  daty  krańcowe  dokumentacji,  rozmiar  w  j.  a.  i  mb.  materiałów
archiwalnych  (kat.  A)  i  dokumentacji  niearchiwalnej  (kat.  B),  stan  opracowania  -  rodzaj  karty  zespołu
i istniejące pomoce archiwalne oraz miejsce przechowywania. Opis niektórych  zespołów jest poszerzony
o  dzieje  twórcy,  charakterystykę  zawartości,  informacje  o  języku  dokumentacji  i  warunkach
udostępniania.

Jeśli zespół posiada - sporządzone także w postaci elektronicznej – inwentarz oraz wstęp do inwentarza,
są  one  dołączone  do  opisu  zespołu.  Kopie  cyfrowe  dokumentów  z  danego  zespołu,  prezentowane
w  Internecie,  są  dostępne  za  pośrednictwem  linków  w  opisie  zespołu  (DOKUMENTY).
Opisy  spisów  ludności  oraz  akt  stanu  cywilnego,  prezentowane  w  Internecie,  są  dostępne
za pośrednictwem linków w opisie zespołu (SPISY LUDNOŚCI, AKTA STANU CYWILNEGO).



PRADZIAD

- Program Rejestracji Akt Metrykalnych i Stanu Cywilnego, nowa wersja

programowa 3.0 (sieciowa, Access 97). Wprowadzono dane z archiwów państwowych, Archiwum

Archidiecezjalnego w Poznaniu oraz częściowo z Archiwum Diecezjalnego w Drohiczynie oraz wpisano
w COIA informacje z Urzędu Stanu Cywilnego w m. st. Warszawie; od sierpnia 2002 r. dostępna

na stronach www;

Baza  danych  Program  Rejestracji  Akt  Metrykalnych  i  Stanu  Cywilnego  (PRADZIAD)  zawiera  informacje
o  księgach  metrykalnych  i  stanu  cywilnego  przechowywanych  we  wszystkich  archiwach  państwowych
(stan  na  początek  2009  r.),  Książnicy  Pomorskiej  im.  Stanisława  Staszica  w  Szczecinie,  Archiwum
Archidiecezjalnym  w  Łodzi,  Archiwum  Archidiecezjalnym  w  Poznaniu,  Archiwum  Diecezjalnym  w  Płocku,
Archiwum  Diecezjalnym  w  Drohiczynie  (tylko  z  dawnej  diecezji  pińskiej),  Archiwum  Archidiecezjalnym
w  Szczecinie,  Archiwum  Diecezjalnym  we  Włocławku,  Archiwum  Archidiecezjalnym  we  Wrocławiu  oraz
o  księgach  metrykalnych  wyznania  mojżeszowego  i  rzymskokatolickiego  przechowywanych  w  Urzędzie
Stanu Cywilnego m. st. Warszawy – Archiwum (tzw. archiwum zabużańskie – stan na 2006 r. Te ostatnie
akta nie są udostępniane do wglądu użytkownikom, z wyłączeniem przypadków, o których mowa w

Prawie

o aktach stanu cywilnego

- Dz. U. 04.161.1688). Baza nie zawiera spisu nazwisk występujących

w dokumentach bądź informacji o konkretnych osobach.
Materiały zostały zebrane w bazie danych według następującego schematu:



nazwa miejscowości



przynależność administracyjna



wyznanie/obrządek



wezwanie



rodzaj aktu stanu cywilnego



daty - krańcowe daty roczne dokumentacji



mikrofilmy



informacja o dostępności akt



miejsce przechowywania materiałów - nazwa i numer archiwum państwowego lub oddziału
archiwum państwowego



nazwa i numer zespołu



uwagi

ĆWICZENIA: Podstawy Archiwistyki; mgr T. Karpiński / © ANECZKA



ELA

- Ewidencje Ludności w Archiwaliach, nowa wersja programowa 2.0 (sieciowa, Access 97

i Access 2000) od sierpnia 2002 r. dostępna na stronach www;

Baza danych Ewidencje  Ludności w Archiwaliach (ELA) zawiera informacje o sporządzanych na różne potrzeby
i  w  różnych  celach  spisach  ludności,  we  wszystkich  ich  fizycznych  postaciach  (ewidencje,  wykazy,  kartoteki
itp.),  znajdujących  się  w  materiałach  archiwalnych  przechowywanych  w  archiwach  państwowych  (dane
zawierają  informacje  zebrane  w  2009  r.).   Dla  ksiąg  metrykalnych  i  akt  stanu  cywilnego  założono  oddzielną
bazę  danych  (PRADZIAD).  Baza  nie  zawiera  spisu  nazwisk  występujących  w  dokumentach  bądź
informacji o konkretnych osobach.

Materiały zostały zebrane w niej według następującego schematu:

- opis materiałów archiwalnych - rodzaj (nazwa oryginalna) spisu, jego daty krańcowe, symbole klasyfikacyjne
spisów



IZA

– Inwentarze Zespołów Archiwalnych – baza wspomagająca porządkowanie zespołu

i tworzenie inwentarza książkowego; zbiór 4801 inwentarzy elektronicznych (7% ogólnej liczby zespołów

przechowywanych w archiwach państwowych, a 14 % zespołów opracowanych) z 41 archiwów
państwowych i ich oddziałów zamiejscowych jest dostępny na stronach www;

System  zawiera  scalone  informacje  z  baz  grupujących  dane  o  materiałach  archiwalnych  -  dokumentacji
aktowej,  technicznej  i  kartograficznej.  W  sumie  prezentowanych  jest  prawie  2  400  000  opisanych  jednostek
archiwalnych,  znajdujących  się  w  inwentarzach  ponad  24  900  zespołów,  co  stanowi  ponad  28%  wszystkich
zespołów przechowywanych w archiwach państwowych.

Obejmują one:

- Inwentarze Zespołów Archiwalnych (IZA) – inwentarze zespołów z 81 archiwów państwowych i ich

oddziałów oraz z Muzeum Pierwszych Piastów na Lednicy, Archiwum Uniwersytetu Mikołaja Kopernika
w Toruniu, Stowarzyszenia Archiwum „Solidarności”, Zarządu Oddziału Związku Sybiraków w Łodzi, Głównej
Biblioteki Lekarskiej, Instytutu Józefa Piłsudskiego w Nowym Jorku i Polskiego Instytutu Naukowego w Nowym
Jorku.

- inwentarze dokumentów wytworzonych do końca XVIII wieku (SCRINIUM) – dane z 8 archiwów:

Archiwum Państwowego w Katowicach i jego Oddziału w Raciborzu, Archiwum Państwowego w Krakowie,
Archiwum Państwowego w Przemyślu, Archiwum Państwowego w Toruniu, Archiwum Państwowego
we Wrocławiu oraz jego oddziałów w Kamieńcu Ząbkowickim i Lubaniu.

- inwentarze dokumentacji technicznej (baza KITA - Komputerowa Informacja Techniczna) – dane

z 4 instytucji: Archiwum Państwowego w Bydgoszczy, Archiwum Państwowego w Piotrkowie Trybunalskim
Oddział w Tomaszowie Mazowieckim, Archiwum Państwowego w Siedlcach.

- inwentarze dokumentacji kartograficznej (MAPY) – dane z 10 archiwów: Archiwum Państwowego

w Białymstoku, Archiwum Państwowego w Bydgoszczy, Archiwum Państwowego w Katowicach i  jego Oddziału
w  Żywcu,  Archiwum  Państwowego  w  Koszalinie  Oddział  w  Słupsku,  Archiwum  Państwowego  w  Krakowie,
Archiwum  Państwowego  w  Poznaniu,  Archiwum  Państwowego  w  Rzeszowie,  Archiwum  Państwowego
w Szczecinie oraz Archiwum Państwowego we Wrocławiu.

- inwentarze elektroniczne dokumentacji aktowej przygotowane lokalnie w 3 archiwach: Archiwum

Głównym Akt Dawnych, Archiwum Akt Nowych oraz Archiwum Państwowym w Krakowie.
Opis jednostki archiwalnej składa się zazwyczaj z następujących elementów: numer archiwum, numer zespołu,
sygnatura jednostki, tytuł, daty krańcowe dokumentacji, opis zewnętrzny, stan fizyczny, postać, język i rodzaj
pisma,  liczba  kart  lub  stron,  format,  sygnatury  dawne  i  uwagi.  Niektóre  z  nich  mają  wpisane  także  hasła
indeksowe (geograficzne, osobowe i rzeczowe).

Wstępy do inwentarzy
Inwentarze archiwalne zaopatrzone są we wstępy, zawierające informację o dziejach twórcy zespołu i pozostałej
dokumentacji.  Zostały  one  opracowane  przez  pracowników  archiwów  państwowych  w  ramach  wykonywania
obowiązków  wynikających  ze  stosunku  pracy  w  archiwum.  Nazwiska  autorów  podane  są  na  końcu  wstępów.
Teksty  te  są  prawnie  chronione  i  korzystanie  z  nich  powinno  być  zgodne  z  ustawą  z  dnia  4  lutego  1994  r.
o prawie autorskim i prawach pokrewnych.

Wskazówki wyszukiwawcze
Baza danych Inwentarzy stwarza dwie możliwości wyszukiwania danych. Pierwszą z nich jest sprawdzenie, czy
są
w  bazie  inwentarze  z  konkretnego  archiwum  oraz  możliwość  ich  oglądania.  W  tym  celu  należy  wybrać  z  listy

ĆWICZENIA: Podstawy Archiwistyki; mgr T. Karpiński / © ANECZKA

interesujące archiwum, a po wyświetleniu pozytywnego wyniku wyszukiwania  -  obejrzeć inwentarz wybranego
zespołu.

Druga  możliwość  wyszukiwania  pozwala  odnaleźć  konkretne  informacje  w  zasobie  wszystkich  archiwów.
Aby  prowadzić  wyszukiwanie  w  zbiorze  inwentarzy  jednego  archiwum  należy  najpierw  wybrać  wszystkie
inwentarze z tego archiwum (pierwsze wyszukiwanie), a następnie wprowadzić szczegółowe zapytanie.

Pola:  seria  i  podseria  służą  do  wpisania  poszukiwanego  słowa  lub  frazy,  które  występują  w  nazwie  serii
i podserii. Wyszukane zostaną wszystkie nazwy serii/podserii zawierające wpisane kryterium.

Pole:  tytuł  jednostki  przeznaczone  jest  na  wpisanie  pełnego  tytułu  poszukiwanej  jednostki  lub  dowolnego
ciągu znaków występującego w tytule. Wyszukane zostaną wszystkie tytuły jednostek archiwalnych zawierające
wpisane kryterium. W przypadku bazy SCRINIUM wyszukiwanie to obejmuje regesty dokumentów.
Pole: hasło indeksowe przeznaczone jest na wpisanie poszukiwanego słowa lub wyrażenia, będącego hasłem
geograficznym,  osobowym  i  rzeczowym.  Wyszukane  zostaną  wszystkie  hasła  indeksowe  zawierające  wpisane
kryterium.

Uwaga dla osób nie posiadających możliwości wpisywania liter z polskimi znakami diakrytycznymi:
można używać alfabetu łacińskiego, np. urzad zamiast urząd, Lodz zamiast Łódź. Nie należy mieszać dwu form
zapisu,
np. Raciąż lub Raciaz, a nie Raciąz; spółdzielnia lub spoldzielnia, a nie spóldzielnia.

Przy  oglądaniu  inwentarza  zespołu  lub  opisu  kilku  jednostek,  informacje  o  miejscu  przechowywania
wyszukanych  archiwaliów  można  uzyskać  klikając  na  numer  archiwum,  będący  pierwszym  elementem  opisu
jednostki.
W  przypadku  zespołów,  których  twórcy  mieli  siedzibę  na  terenie  innym  niż  obecny  teren  działania  archiwum
przechowującego,  przed  wizytą  w  tym  archiwum  warto  upewnić  się  telefonicznie  lub  korespondencyjnie,  czy
akta nie zostały przekazane do właściwego terytorialnie archiwum.



SCRINIUM

- baza do rejestracji dokumentów wytworzonych do końca XVIII wieku



KITA

– Komputerowa Informacja Techniczna.

Bazy związane z zarządzaniem zasobem:

 SUMA - System Udostępniania Materiałów Archiwalnych - wprowadzona do archiwów w 1997 r.;

 RAP - Rejestr Archiwalnych Poszukiwań - wprowadzona do archiwów w 1998 r.

 TOPOGRAF - baza rejestrująca rozmieszczenie akt w magazynach;
 PUZZLE – baza do rejestracji wypożyczeń akt poza archiwum;

 NADZÓR – baza służąca do rejestracji nadzorowanych archiwów zakładowych, ich zasobu oraz

przeprowadzanych kontroli;

 MIKROFILM – baza rejestrująca mikrofilmy zasobu własnego.

ĆWICZENIA: Podstawy Archiwistyki; mgr T. Karpiński / © ANECZKA

5. WYBRANE METODY BADAWCZE

Archiwistyka posiada zbiór metod badawczych, wciąż otwarty, na który składają się przede

wszystkim metody zapożyczone z innych dziedzin i tylko nieliczne – własne.

METODA REKONSTRUKCJI ZESPOŁU ARCHIWALNEGO: Rekonstrukcja
archiwalna – 1. odtwarzanie (na podstawie akt, inwentarzy lub innych pośrednich danych)

pierwotnego układu i zawartości jednostki lub zespołu archiwalnego rozproszonego,

zachowanego częściowo lub nieistniejącego dla ewentualnego scalenia lub opracowania

inwentarza idealnego; 2. pełne lub częściowe odtwarzanie zniszczonej lub zaginionej jednostki

czy też zespołu archiwalnego przez gromadzenie odpisów, względnie dubletów akt,
pochodzących

bądź

tego

samego

zespołu,

bądź

innych

zespołów.

Rekonstrukcje zespołów można przeprowadzić w różnym zakresie. Można odtwarzać procesy

archiwotwórcze, oraz rekonstruować te procesy w ramach całych resortów, pionów i systemów.

Tok postępowania przy badaniu procesów archiwotwórczych dzieli się na 5 faz: 1. Powstawanie

dokumentacji i wytwarzanie się relacji między nimi – 2. Powstawanie jednostek

kancelaryjnych i relacji między nimi – 3. Tworzenie się registratury (układ dokumentacji,
pomocy kancelaryjnych) – 4. Proces selekcji – 5. Opracowanie archiwalne.

METODA HISTORYCZNO-SYSTEMOWA: ma zastosowanie przy badaniu pełnego cyklu
procesów aktotwórczych lub przy badaniu poszczególnych etapów. Bywa wykorzystywana

do rekonstrukcji procesów zachodzących w starszych zespołach archiwalnych.

METODA ANALIZY FUNKCJONALNEJ: jej istotą jest uznanie ścisłego związku między

funkcjami merytorycznymi i terytorialnymi jednostki organizacyjnej a wartością informacyjną
wytwarzanej dokumentacji. Jedna z najstarszych metod wykorzystywanych przy badaniu

problematyki tzw. „przedpola archiwalnego”, a głownie przy opracowywaniu wykazów akt.

METODA HISTORYCZNA: badanie problemów archiwalnych wtedy, gdy chodzi o ustalenie
faktów historycznych lub gdy wymaga się, na podstawie analizy źródeł historycznych,

formułowania pewnych generalizacji historycznych.

METODA HISTORYCZNO-USTROJOWA: stosowana do badań całych struktur
organizacyjnych, z uwzględnieniem typów podporządkowania, lub do badania miejsca w ogólnej

strukturze i organizacji wewnętrznej konkretnych jednostek organizacyjnych.

ANALIZA SYSTEMÓW: badania archiwum jako systemu złożonego, sieci archiwalnych
we wszystkich lub niektórych tylko aspektach, dokonywania oceny wartości akt przy

zastosowaniu podejścia systemowego uwzględniającego funkcjonowanie w określonych
systemach administracyjnych i gospodarczych. Najbardziej efektywna dla badań całych sieci

archiwalnych, wewnętrznej struktury poszczególnych archiwów, zadań i struktury sieci, zasad

funkcjonowania i rozlokowania w terenie, typologii sieci i typologii archiwów.

METODY NAUK INFORMACYJNYCH: dzięki informacji naukowej można wydzielić,

rozszerzyć, uporządkować, a także lepiej określić strukturę i funkcjonowanie archiwalnych
systemów informacyjnych i archiwalnej informacji, badać elementy struktury i relacje między

nimi. Metody nauk informacyjnych najbardziej przydatne są przy badaniu diagnostycznym lub

prognostycznym: archiwalnych systemów informacyjnych w całości lub ich poszczególnych

obiektów czy relacji, potrzeb użytkowników, efektywności wyszukiwania, pojemności treściowej.

Do uzyskania celu naukowego stosuje się w informacji naukowej szereg metod: metodę badań

ankietowych, metodę zbierania danych poprzez wywiad, metodę analizy dokumentacji
udostępniania, metodę obserwacji, metodę bibliograficzną.

METODA OBSERWACJI: jest to metoda wykorzystywana często do badania przedpola
archiwalnego: kompetencji, roli oraz zadań współczesnej kancelarii. Pozwala na wychwytywanie

zmian w wielu zakresach badań: postępowania z dokumentacją, zgodności wytwarzania z

obowiązującymi przepisami, poprawności tworzenia jednostek, ich układania i ewidencjonowania,
kierunku rozwoju narzędzi pisarskich.

ĆWICZENIA: Podstawy Archiwistyki; mgr T. Karpiński / © ANECZKA

METODA OBSERWACJI

wykorzystywana przy badaniu problemów współpracy archiwów

z  twórcami.  Metoda  obserwacji  jest  dokonywana  systematycznie  przez  archiwistów;  a  której  powstaje
w archiwach dokumentacja własna tych czynności, uzupełniana przepisami i instrukcjami kancelaryjnymi
oraz  organizacyjnymi  twórcy  dokumentacji,  a  także  wykazami  akt.  Ponadto  podejmowane  są  badania
dokumentacji u jej twórców, przy czym bada się wówczas samą dokumentację, jej formy i różnorodność,
przepisy  kancelaryjne  oraz  proces  powstawania  dokumentacji  metodą  obserwacji.  Można  zatem  metodę
stosowaną  przy  badaniach  dotyczących  zasobu  narastającego  i  nadzoru  nad  nim  opisać  następująco:
pierwsza czynność to:

USTALENIE PRZEDMIOTU i ZAKRESU danego badania,

PROWADZENIE OBSERWACJI i notowanie wyników

UZUPEŁNIENIE obserwacji własnej przy pomocy danych z obserwacji wcześniejszych

KONFRONTACJA wyników z przepisami

ANALIZA krytyczna oparta na porównaniu z wynikami innych badań oraz doświadczeniu
badacza

WNIOSKI

Jest to metoda powstała na gruncie praktyki badawczej archiwistów zajmujących się problematyką zasobu
narastającego.

Badania prowadzące do oceny wartości mają przebieg następujący:

1. Badanie twórcy dokumentacji, jego organizacji i historii

2. Badanie biurowości twórcy dokumentacji na podstawie autopsji, instrukcji i wykazów akt
3. Badanie bezpośrednie dokumentacji – w całości lub na wybranych, możliwie różnorodnych

przykładach ze szczególnym uwzględnieniem kształtowania się jej treści oraz roli w obiegu
informacji – prowadzi to do oceny wartości dokumentacji.

METODA ANALIZY FUNKCJONALNEJ

: metoda ta powstała w ZSRR. Polega na:



Badaniu funkcji twórcy dokumentacji innych elementów wchodzących w zakres systemu,

w którym działa dany twórca



Analizie funkcji dokumentacji w procesach zarządzania, dokonujących się w ramach

organizacyjnych danego twórcy



Ocenie wartości dokumentacji danego twórcy

Metoda analizy funkcjonalnej opiera się na założeniu, że najbardziej istotny w procesie powstawania dokumentacji

jest związek między funkcjami twórcy dokumentacji a wartością informacji zawartej w tejże dokumentacji.

REKONSTRUKCJA ZESPOŁU ARCHIWALNEGO

: odtwarzanie jego (zespołu) pierwotnego

układu, ale nie w sposób techniczny (tylko według sygnatur kancelaryjnych), lecz sposób krytyczny –
po zbadaniu prawidłowości zapisanego w sygnaturach pierwotnego układu. Metoda rekonstrukcji zespołu

arch. jest obecnie podstawową metodą opracowania zasobu archiwalnego. Składa się na nią ściśle
wyznaczony ciąg badań i czynności technicznych prowadzących od wyodrębnienia zespołu arch.
do ostatecznego uporządkowania archiwaliów i opracowania pomocy arch. ETAPY:

Studia wstępne – polegają na badaniu zarówno twórcy zespołu jak i samego zespołu.
Pozwalają rozwiązać trzy główne problemy przy opracowywaniu zespołów archiwalnych:

problem zespołowości, problem układu archiwaliów w zespole, problem doboru pomocy
arch.

Wyodrębnienie zespołu archiwalnego

Wybór metody porządkowania

Porządkowanie zespołu

Inwentaryzacja i opracowanie pozostałych pomocy archiwalnych

Opracowanie wstępu do inwentarza zespołu arch.

BADANIA SYSTEMOWE I ANALIZA SYSTEMOWA

SYSTEM – celowo określony zbiór elementów i zbiór zależności miedzy nimi, które wspólnie określają
właściwości całości.

System jest układem całościowym – kompleksem wzajemnie powiązanych elementów działających.

System to zintegrowany zbiór sprzężonych ze sobą elementów, o określonej strukturze i organizacji, który
współdziałając ze środowiskiem wskazuje określone zachowanie.

System składa się z elementów, z których każdy stanowi niepodzielną część całości na danym szczeblu
administracji. Często system jest elementem systemu wyższego rzędu, a element jest systemem niższego

rzędu. System może być: statyczny lub dynamiczny, otwarty lub zamknięty, złożony, integralny itp.

(str. 76)

Archiwum NIE jest systemem, ale można w nim wyróżnić system lub systemy dla ich poznania,
co prowadzi do ponizania samego archiwum. Może jednak archiwum być elementem systemu
wyróżnionego w ramach sieci archiwów.

BADANIE SYSTEMOWE: to badanie całościowe, wskazujące na powiązanie badanego elementu

z innymi, określające jego wewnętrzną strukturę oraz analizujące w sposób możliwie pełny wszystkie
aspekty i formy istnienia lub funkcjonowania danego elementu.

Badania systemowe obejmują związki systemu z otoczeniem, a także z systemami wyższego i niższego
rzędu. Najczęściej stosowaną i najlepiej opisaną wśród tych metod jest ANALIZA SYSTEMOWA.

ANALIZA SYSTEMOWA:

1. Systematyczny sposób analizowania założonych problemów zmierzający do zapewnienia osiągania

szerszych celów i realizowana bardziej efektywnie niż analizy częściowe

2. Zajmuje się badaniem funkcjonowania całości systemu w jego środowisku, identyfikując i opisując

współzależności wszystkich elementów i czynności składających się na system. Stara się oszacować

sprawność z jaką system osiąga postawione przed nim cele.

Analiza systemowa powinna zajęć się także związkami systemu z otoczeniem i związkami systemu

z systemami wyższego i niższego rzędu.

Zatem ANALIZA SYSTEMOWA to badanie całości elementów i sprzężeń systemu w ich związku
z otoczeniem, prowadzące do oceny ogólnej systemu i ocen szczegółowych elementów i sprzężeń systemu
z punktu widzenia całości, funkcjonalności i ekonomiki. Analiza systemowa może badać system, proces

działania systemu oraz metody realizacji działania systemu.

Są różne rodzaje analizy systemowej:



Jakościowa – która z kolei może być identyfikacyjna (tzn. zawierająca opis obiektu)



Problemowa (opis problemowy obiektu)



Ilościowa – która może być matematyczna i ilościowo-statystyczna.

Niezależnie od zakresu badania analiza systemowa może mięć dwojaki sens:



Poznawczy – jeśli jej celem będzie wyróżnianie i badanie konkretnych systemów dla ich poznania

i ulepszenia. Ma główne znaczenie praktyczne dla doskonalenia systemów organizacyjnych oraz
usprawnienia ich działań.



Metodologiczny – jeśli jej celem będzie wyodrębnienie i badanie systemów dla poznania obiektu

naszych badań, dla pogłębienia naszego poznania i wzbogacenia teorii. Zmierza do rozwiązywania
problemów badawczych i formułowania wniosków, które poddane weryfikacji mogą stać się

podstawą twierdzeń wzbogacających teorię.

Analiza systemowa posiada swój ustalony przebieg:

(str. 79)

1. Badania wstępne – ogólny przegląd systemu w celu określenia jego zadań i zakresu analizy

2. Faza opisu – zebranie danych o wszystkich aspektach działania systemu drogą analizy czynności,

wykresów przepływu materiałów i informacji

3. Faza analizy – opracowanie materiału opisowego przy pomocy metod ilościowych oraz

sporządzenie modelu

4. Faza projektowania zmian – całościowy model zmodyfikowanego systemu ze szczegółami

w postaci opisów procedur, zakresów czynności

5. Faza wdrożenia i oceny modyfikacji w praktyce

Metodą analizy systemowej można posłużyć się do badania archiwów jako organizacji. Można także,

biorąc wzór z analizy systemowej bibliotek, uczynić jej przedmiotem działalność archiwalną,
tzn. organizację, funkcje i zbiory archiwów wyłącznie w aspekcie merytorycznym. Wówczas analizą należy

objąć strukturę organizacyjną archiwum, warunki w jakich działa, zbiory oraz funkcje i czynności. Analiza
systemowa w takim zakresie może dotyczyć archiwum, szeregu archiwów wyodrębniających się z jakiś

przyczyn lub sieci archiwów.

(str. 80 - 81).

6. SIEĆ ARCHIWALNA W POLSCE

W skład PAŃSTWOWEJ SIECI ARCHIWALNEJ wchodzą:

Archiwa państwowe



Archiwa o charakterze centralnym:



AGAD - Archiwum Główne Akt Dawnych



Archiwum Akt Nowych



Narodowe Archiwum Cyfrowe



32 archiwa państwowe z siedzibami w miastach wojewódzkich



53 oddziały zamiejscowe i 5 ekspozytów

Archiwa państwowe wyodrębnione:



Kancelaria Sejmu i Senatu



Kancelaria Prezydenta



MON – Ministerstwo Obrony Narodowej



MSZ – Ministerstwo Spraw Zagranicznych



MSW – Ministerstwo Spraw Wewnętrznych



UOP – Urząd Ochrony Państwa

Archiwa zakładowe państwowych jednostek organizacyjnych zakwalifikowane jako
wytwarzające materiały archiwalne

Archiwa zakładowe organów samorządu terytorialnego

Archiwa spółek „Polskie Radio” i „Telewizja Polska”

Archiwa państwowych jednostek organizacyjnych z zasobem archiwalnym powierzonym

Państwowe biblioteki i muzea, które gromadzą i przechowują materiały wchodzące w skład
państwowego zasobu archiwalnego.

7. NARODOWY ZASÓB ARCHIWALNY

NARODOWY ZASÓB ARCHIWALNY – termin ten stosuje się w znaczeniu całości już
zarchiwizowanego

i mającego archiwizować się w przyszłości zasobu.
Narodowy Zasób Archiwalny:



Stanowią materiały, które przy zastosowaniu metod naukowych w ocenie wartości uzyskały

najwyższą kwalifikację archiwalną



Jest przechowywany wieczyście i chroniony przed zniszczeniem oraz wywozem za granicę



Jest ewidencjonowany i konserwowany, niezależnie od formy własności; zasób prywatny

i publiczny może być przejmowany przez archiwa jako depozyt.

8. POJĘCIE ZESPOŁU ARCHIWALNEGO, RODZAJE I PODZIAŁ

Zespół archiwalny to historyczny wytwór kancelarii – organiczna całość, na którą składają się zarchiwalizowane w całości

lub w części akta powstałe w wyniku działalności urzędu, instytucji lub osoby.

ZESPÓŁ ARCHIWALNY – wytworzona z biegiem czasu, zwarta zamknięta, organiczna całość spraw
i  ich  akt.  Z  zespołem  zaczynamy  mieć  do  czynienia  dopiero  z  chwilą,  gdy  akta  stracą  swą  aktualność
i przejdą niejako w stan spoczynku do archiwum.

NAZRODOWY ZASÓB

ARCHIWALNY

PAŃSTWOWY ZASÓB ARCHIWALNY

Dokumentacja archiwalna zgromadzona i

przechowywana w różnego rodzaju archiwach

państwowych, oraz arch. wyodrębnionych: MON,

MSWiA, MSZ, arch. Sejmu, Senatu, Kancelarii

Prezydenta RP, Kancelarii Prezesa Rady Ministrów; arch.

z powierzonym zasobem, arch. zakładowych, arch.

Komitetu do Spraw Radia i Telewizji.

NIEPAŃSTWOWY ZASÓB ARCHIWALNY

arch. osób prywatnych, firm prywatnych, partii,

związków wyznaniowych.

NIEEWIDENCJONOWANY

(zasób prywatny)

EWIDENCJONOWANY

(zasób publiczny)

ZESPÓŁ ARCHIWALNY

Zespół jest naturalnym wytworem zbiorowej pracy ludzkiej, podpatrzonym i uchwyconym przez metody pracy archiwalnej. Jest
obiektem a nie narzędziem pracy.

PROSTY

ZŁOŻONY

Jeżeli akta jakiegoś urzędu nie ulegały przez cały czas
swego  istnienia  żadnym  wstrząsom,  nie  uzyskiwał
sukcesji,  ani  też  nie  były  nawet  w  części  same
odstępowane nikomu.
Zespół,  którego  macierzysta  kancelaria  funkcjonuje
i  bądź  bezpośrednio,  bądź  za  pośrednictwem
składnicy  akt  przesyła  temu  zespołowi  kolejne
dopływy akt.

Przeciwieństwo zespołu prostego. Z chwilą gdy urząd ulega
likwidacji  dopływy  się  kończą,  a zespół  arch.  z  otwartego
staje się zamkniętym.
1)  Zespół  o  wielkiej  liczbie  sukcesji,  mniej  lub  więcej
formalnych przyrostów i odstąpień akt.
2)  Zespół  obciążony  jest  nie  tyle  sukcesjami,  co
załącznikami.
3) W wypadku, gdy urząd o większej skali tworzy nie jedną,
ale  kilka  równoległych  autonomicznych  kancelaryj,  a  tym
samym kilka równoległych zespołów.

CAŁKOWITY

FRAGMENTARYCZNY

SZCZĄTKOWY

ZESPÓŁ ARCHIWALNY OTWART

– zespół archiwalny, do którego dopływają stopniowo ulegające

archiwizacji materiały archiwalne od czynnego twórcy danego zespołu.

ZESPÓŁ ARCHIWALNY ZAMKNIETY

– zespół, którego twórca zakończył swą działalność.

ZESPÓŁ ARCHIWALNY PROSTY

– zespół powstały w wyniku działalności twórcy zespołu, którego

zadania, organizacja i funkcje nie uległy zbyt częstym zmianom i zbyt licznym przekształceniom
powodującym dziedziczenie materiałów archiwalnych.

ZESPÓŁ ARCHIWALNY ZŁOŻONY

– 1. Zespół zawierający materiały archiwalne przejęte

w drodze dziedziczenia, połączone z materiałami archiwalnymi sukcesora w taki sposób, że ich

wydzielenie w zespół odrębny (zespół prosty) jest niemożliwe lub niecelowe; 2. Zespół o budowie
powikłanej przez istnienie w strukturze jego twórcy kilku samodzielnych, zazwyczaj równorzędnych

kancelarii.

ZESPÓŁ ARCHIWALNY SZCZATKOWY

– zespół, którego znikomy stan zachowania pozwala

na zidentyfikowanie twórcy zespołu, uniemożliwia jednak pełne poznania jakiegokolwiek z istotnych
aspektów jego działalności.

ZESPÓŁ ARCHIWALNY PRZYKŁADOWY

– przykładowo zachowany zespół pochodzący

z grupy jednorodnych twórców zespołów nie podlegających specjalnemu nadzorowi archiwalnemu.

ZESPÓŁ ARCHIWALNY TYPOWY

– 1. zespół archiwalny przykładowy; 2. dawniej: zespól nie

brakowany, zachowany celowo dla poznania całokształtu działalności twórcy zespołu, a zwłaszcza trybu
i techniki jego urzędowania.

Zespół archiwalny ma JEDNEGO AKTOTWÓRCE !!!

GRUPA ZESPOŁÓW

– występuje zazwyczaj tam, gdzie mamy do czynienia z całym szeregiem

zespołów drobnych lub szczątkowych bądź analogicznego pochodzenia, bądź pokrewnej treści, objętych
wspólną ramą inwentarza i innych pomocy archiwalnych. Ze swoje strony grupa zespołów chroni owe
poszczególne drobne fragmenty od zawieruszenia się w materiale aktowym i daje im oparcie we wspólnym
tematycznym czy schematycznym podłożu.

ZBIÓR [

KOLEKCJA

] – nie jest tworem jednej kancelarii i nie jest w ogóle tworem kancelarii. Zawdzięcza

ona swe istnienie odwiecznemu ludzkiemu instynktowi zbierackiemu, który gromadzi i łaczy ze sobą okazy
przyrodnicze, przedmioty sztuki, książki czy wreszcie, jak w danym wypadku, rękopisy i akta, dobierając
je i grupując pod najrozmaitszymi kątami widzenia.

ZBIÓR ARCHIWALNY

– dokumenty zgromadzone przez urzędy (instytucje) lub osoby fizyczne pod

określonym katem widzenia, mające w całości lub w przeważającej części charakter materiałów

archiwalnych.

ZESPÓŁ a ZBIÓR (kolekcja)

zespół

zbiór

Historyczny  wytwór  kancelarii,  organiczna  całość,  na
która  składają  się  zarchiwalizowane,  w  całości  lub  w
części  akta  powstałe  w  wyniku  działalności  urzędu,
instytucji lub osoby.

Zbiór  rękopiśmienny  jest  luźnym  ugrupowaniem
rękopisów  nie  powiązanych  ze  sobą  kancelaryjnie,  a
łączonych  w  jedną  całość  bądź  swym  charakterem,  bądź
pokrewieństwem treści, bądź sposobem powstania.

Zespół jest całością zbudowaną według jednego
logicznego planu i naruszenie tego planu niweczy od
razu całą organizację i spoistość jego zawartości.

Zbiór nie ma stałego, niezmiennego układu i na wzór
książek w bibliotece segregować się daje według
rozmaitych systemów i założeń.

Zespół

akt

ulec

może

zdekompletowaniu,

częściowemu zniszczeniu lub zagubieniu, z chwilą gdy
zostanie odbudowany i w granicach możliwości
skompletowany, staje się całością zamkniętą, której nie
można powiększysz.

Zbiór  jest  bogactwem,  którego  granic  żadne  ramy  nie
określają.  Można  z  niego  wydzielać  całe  części  składowe
lub przeciwnie – wcielać do niego nowe grupy rękopisów.

Na pograniczu między zespołem a zbiorem stoją archiwa rodzinne i rodowe.

VARIA – szczątki zespołów (rozbitki, odpadki archiwalne)

Nie  są  związane  specjalnie  z  prywatnymi  zbiorami  rękopiśmiennymi.  W  najlepiej  zorganizowanych
archiwach zdarzają się w najbardziej pokojowych czasach zakamarki, w których dziesiątkami lat leżą akta
bezpańskie  i  bezdomne,  nieposiadające  legitymacji,  ani  stałego  określonego  miejsca  przechowywania
w archiwum.

Z czego wyrosły varia?:



Akta wyrwane z urzędowego biegu



Aneksy



Producentem variów bywa antykwariusz obsługujący prywatnych zbieraczy



Wojna daje masową produkcje variów

ZAWARTOŚĆ LAMUSA:

1. Szczątki zespołów – pozostałość zespołu licząca mniej niż dwadzieścia jednostek, woluminów,

tek, arkuszy kartograficznych itp.

2.  Varia pozorne – szczątki pozbawione oznak rozpoznawczych.
3.  Materiały pokrewne treściwo zespołom
4.  Rękopisy typu bibliotecznego

5. Cartographica – dzielimy na zespołowe i luźne, tj. mające znaki rejestracyjne przynależności

do zespołu i pozbawione ich.

6. Personalia i biographica luźne – występujące luźno dokumenty osobowe, liczne zwłaszcza

w biurowości rosyjskiej: wykazy stanu służby, nominacje, awanse, testamenty, pojedyncze listy itp.

7. Kolekcje
8. Makulatura – jest właściwie ciałem obcym, które podobnie jak rękopis biblioteczny czeka

na usunięcie go z archiwum.

9. Varia właściwe – akta bezdomne nie mające już nie tylko żadnych legitymacyjnych oznak

rozpoznawczych, ale i żadnego magnesu, który by je przyciągał w jakimkolwiek kierunku.

Zawartość lamusa dzieli się na dwie zasadnicze kategorie typu zespołowego i kolekcyjnego. Kategoria
pierwsza obejmuje archiwalia, których przynależność zespołowa jest bądź zupełnie wyraźna, bądź da się
ujawnić w drodze bliższej analizy obiektu. Do drugiego należą akta samopas chodzące, dające się wszakże
ująć w pokrewne sobie treścią czy typem ugrupowania.

9. TWÓRCY ZESPOŁÓW

TWÓRCA  ZESPOŁU  –  jednostka  organizacyjna  (urząd,  instytucja,  przedsiębiorstwo,  organizacja
społeczna)  posiadająca  określony  zakres  działania  i  samodzielność  organizacyjną,  działająca  z  reguły
w  oparciu  o  właściwe  dla  siebie  normy  prawne,  lub  osoba  fizyczna  (osoby  fizyczne)  przejawiająca

działalność w określonych dziedzinach życia społecznego. Por. dokumentacja twórcy zespołu, zespół
dokumentacyjny, zespół archiwalny.

10. GRANICE ZESPOŁÓW – TYPY GRANIC

GRANICE  ZESPÓŁ  ARCHIWALNEGO  –  zakres  materiałów  archiwalnych  zespołu  wyznaczony
przez  związek  zachodzący  między  materiałami  archiwalnymi  zespołu  a  jego  twórcą.  Granice  zespołu
wyznaczają daty powstania i likwidacji twórcy zespołu, zakres jego funkcji oraz kompetencji rzeczowych

i terytorialnych.



Chronologiczne



Terytorialne

11. SUKCESJA – RODZAJE

SUKCESJA BIERNA – materiały archiwalne przejęte przez sukcesora (sukcesorów), niepotrzebne
do jego bieżącej działalności.

SUKCESJA CZYNNA – materiały archiwalne spraw nie zakończonych przez sukcesodawcę, przejęte

przez sukcesora (sukcesorów), potrzebne do jego dalszej bieżącej działalności.

SUKCESJA MATERIAŁÓW ARCHIWALNYCH – dziedziczenie materiałów archiwalnych.