32
-
Truck&Business
ROZLICZANIE PROJEKTóW UNIJNyCh
dotacjaprzyznanai codalej?
Coraz więcej firm transportowych stara się o dotacje unijne na rozwój innowacyjnych projektów transportowych, szczególnie w dziedzinie transportu
intermodalnego. Coraz więcej z nich otrzymuje takie wsparcie. Przyznanie dotacji to jednak dopiero początek sukcesu. Najważniejsze jest umiejętne
i systematyczne rozliczanie projektu. Jeśli beneficjent podejdzie do tego etapu jak do jednorazowej czynności rozumianej jako złożenie wniosku o płatność
końcową może się okazać, że będzie to również etap najtrudniejszy.
Zarządzanie projektami unijnymi
należy rozpatrywać jako proces
całościowy, począwszy od identy-
fikacji potrzeb inwestycyjnych firmy
transportowej, poprzez wybór
optymalnego programu operacyj-
nego i złożenie w ramach niego
wniosku aplikacyjnego, po finalny
jego etap – rozliczanie projektu.
Analizując proces zarządzania pro-
jektem, który otrzymał dofinanso-
wanie w ramach dotacji unijnych,
etap rozliczania jest najdłuższy.
audytprzygotowaniado
wdrożenia
Po euforii otrzymania wsparcia
finansowego, należy dokładnie
przeanalizować zapisy umowy
i wynikające z nich zobowiązania.
Efektywna współpraca firmy
konsultingowej z beneficjentami
programów operacyjnych roz-
poczyna się od przeprowadzenia
wstępnego audytu przygotowania
danej spółki do wdrożenia zapisów
wynikających z umowy o dofinan-
sowanie. Jest to skuteczne narzę-
dzie efektywnego i bezpiecznego
zarządzania.
Celem audytu wewnętrznego jest
zweryfikowanie stanu przygoto-
wania do wdrożenia zobowiązań
beneficjenta wynikających z umowy
o dofinansowanie oraz uzyskania
potwierdzenia, że projekt jest (lub
może być) realizowany prawidłowo.
Weryfikuje on m.in:
• możliwość udokumentowania
zapisów z etapu aplikacyjnego,
• możliwość osiągnięcia wskaźni-
ków projektu,
• możliwość udokumentowania
wypełnienia kryteriów meryto-
rycznych, za które beneficjent
otrzymał punkty podczas oceny
dokumentów aplikacyjnych przez
instytucję wdrożeniową.
Audyt ma również na celu zde-
finiowanie obszarów ryzyka
(zarówno tych wewnętrznych
jak i zewnętrznych) związanych
z realizacją przedsięwzięcia,
które pozwolą na podjęcie działań
naprawczych lub korygujących.
Decyzja o przyznaniu dotacji nie
jest równoznaczna z prawidłowym
jej rozliczeniem i wypłatą dofi-
nansowania w zakontraktowanej
kwocie. Umowa o dofinansowa-
nie jest zatem
promesą zrefun-
dowania wydatków pod pewnymi
warunkami. Analiza umów o dofi-
nansowanie dla wybranych pro-
gramów operacyjnych, zarówno
tych krajowych jak i regionalnych
pozwala na zdefiniowanie wspól-
nych (powtarzających) się obsza-
rów, które zawierają umowy.
Zakres stosowania obowiązków
pojawia się w umowach w zależ-
ności od rodzaju podmiotu, pro-
jektu jak również dokumentów
programowych dla danego pro-
gramu pomocowego.
poprawnośćdokonywania
zamówień…
… w ramach projektu weryfikuje się
zgodnie z Ustawą Prawo Zamówień
Publicznych z 29 stycznia 2004 r.,
w przypadku gdy wymóg jej stoso-
wania wynika z tej ustawy. W innym
przypadku beneficjenci mają obo-
wiązek (pod rygorem niezatwier-
dzenia danego zamówienia podczas
kontroli) ponoszenia wszystkich
wydatków objętych projektem
oraz do zachowania zasady uczci-
wej konkurencji, efektywności,
jawności i przejrzystości. Zobo-
wiązani są także dołożyć wszelkich
starań w celu uniknięcia konfliktu
interesów rozumianego, jako brak
bezstronności i obiektywności
w wypełnianiu funkcji jakiegokol-
wiek podmiotu objętego umową
o dofinansowanie. Należy również
pamiętać, że na etapie składania
wniosku o płatność beneficjent
ma jedynie obowiązek przedłoże-
nia dowodów dokonania płatności
w ramach poszczególnych zamó-
wień. Dopiero kontrola na miejscu
projektu bada zachowanie zasad
konkurencyjności, efektywności,
jawności i przejrzystości zgodnie
z zapisami Kodeksu cywilnego
oraz dokumentów wewnętrznych
beneficjenta, które regulują kwe-
stie zakupów.
Zagadnienie związane z obowiąz-
kami, konsekwencjami ale i też
ryzykami związanymi z tematem
dokonywania zamówień należy
odnieść do odpowiednich przepi-
sów prawnych oraz wytycznych
i dokumentów programowych. Nie-
stety wytyczne programowe nigdzie
Zarządzanie / Finanse
Autorka artykułu - Jolanta Kałuska - jest Project
Managerem w firmie PNO Consultants specjali-
zującej się w pozyskiwaniu funduszy unijnych
dla firm.
Corazwięcejfirmtransportowychstarasięo dotacjeunijnenarozwój
innowacyjnychprojektówtransportowych,szczególniew dziedzinie
transportuintermodalnego.
Truck&Business -
33
nie uszczegóławiają wyżej przed-
stawionych zasad, co na gruncie
postępowania przetargowego rodzi
szeroki obszar niejednoznacznych
interpretacji, niejasności, nadużyć,
czy też niedomówień w dokumen-
tacji z postępowania przetargo-
wego. Brak jasno sprecyzowanych
wytycznych w odniesieniu do np.
przejrzystego opisu przedmiotu
zamówienia powoduje wysokie
ryzyko, iż w ocenie kontrolerów
doszło do naruszeń istoty konku-
rencyjności.
sprawozdawczość
Obowiązek
sprawozdawczości
gwarantuje cykliczne monitoro-
wanie przez właściwą instytucję
wdrożenia założonych celów pro-
jektu, w tym m.in.: bieżącą ewa-
luację wskaźników projektu. Jed-
nym z celów sprawozdawczości
jest też bieżące badanie jednego
z ważniejszych zobowiązań bene-
ficjentów w zakresie niedokony-
wania w ramach projektu zasad-
niczych modyfikacji.
Zachowanie
zasad trwałości projektu odnosi
się bezpośrednio do zachowania
trwałości i niezmienności instytu-
cjo–prawnej beneficjenta. Trwałość
projektu definiowana jest, jako
zdolność instytucjonalna i organi-
zacyjna beneficjenta do realizacji
projektu i zapewnienia środków,
które zagwarantują stabilność
projektu w okresie jego realizacji
oraz w okresie trwałości. Pięcio-
letnia trwałość projektu odnosi się
zarówno do podmiotu jak i przed-
miotu projektu.
Ewidencjowanie wydatków
i przychodów w ramach projektu
konieczne jest w celu zachowania
i udokumentowania przejrzysto-
ści i kwalifikowalności wydatków.
Obowiązek ten ma za zadanie
spełniać 3 funkcje: sprawozdaw-
czą, podatkową oraz kontrolną
w odniesieniu do wydatków zapro-
jektowanych w harmonogramie
rzeczowo–finansowym. Beneficjent
jest zobowiązany do prowadzenia
dla projektu odrębnej informatycz-
nej ewidencji księgowej kosztów,
wydatków i przychodów lub sto-
sowania w ramach istniejącego
informatycznego systemu ewi-
dencji księgowej odrębnego kodu
księgowego, umożliwiającego
identyfikację wszystkich transakcji
oraz poszczególnych operacji ban-
kowych związanych z projektem.
Sposoby zachowania i dokumen-
towania wydatków i przychodów
w ramach projektu określa bez-
pośrednio polityka rachunkowości
danego przedsiębiorstwa. Obo-
wiązek ewidencjowania wydatków
ma istotne znaczenie w przypadku
kwalifikowalności podatku VAT
w projekcie.
Udokumentowaniewydatków
Istnieje również konieczność
udokumentowania ponie-
sionych wydatków w celu
zatwierdzenia przez właściwą
i n s t y t u c j ę p o n i e s i o n y c h
kosztów, a następnie wypłaty
t r a n s z y d o t a c j i . U m o w y
o dofinansowanie enumeratywnie
wymieniają dokumenty niezbędne
w c e l u z ł o ż e n i a w n i o s k u
o płatność końcową lub pośrednią.
Warunki wypłaty dofinansowania
określają rodzaje poniesionych
wydatków oraz obligatoryjne
dla nich załączniki do wniosku
o płatność. Należy pamiętać,
że warunkiem zatwierdzenia
pierwszego wniosku o płatność
pośrednią bądź zaliczkową jest
przedłożenie przez beneficjenta
dokumentów księgowych oraz
posiadanie pełnej dokumentacji
ś r o d o w i s k o w e j ( w t y m
prawomocnego pozwolenia
n a b u d ow ę j e ś l i d o t y c z y
p ro j e k t u i n we s t y c y j n e g o ) .
Dopiero spełnienie tych dwóch
warunków jednocześnie daje
gwarancję akceptacji i wypłaty
dotacji. Na szczególną uwagę
zasługują wydatki osobowe oraz
ogólne. Specyfika tej kategorii
kosztów powoduje trudności
beneficjentów podczas rozliczania
projektu.
Monitoringosiągnięcia
zadeklarowanychwskaźników
Nie wolno zapominać o koniecz-
ności osiągnięcia
docelowej wiel-
kości wskaźników produktu
i rezultatu (w tym wskaźników
ekologicznych) przy prawie bene-
ficjenta do wprowadzania zmian
w projekcie. Monitoring osiągnię-
cia zadeklarowanych wskaźników
jest kluczową kwestią podczas
kontroli końcowej projektu. Mie-
rzalne efekty projektu bardzo czę-
sto decydowały o uszeregowaniu
projektu na liście rankingowej, ich
zarządzanie jest jednym z ważniej-
szych obowiązków beneficjenta.
W sytuacji zmiany zakresu rze-
czowego projektu (co w przypadku
niestabilnej sytuacji ekonomicznej
bądź zmiany koncepcji proceso-
wej jest częstym zjawiskiem) lub
w przypadku konieczności zmo-
dyfikowania pewnych rozwią-
zań w projekcie, należy dokonać
wewnętrznej analizy w zakresie
zbadania czy zakres tych zmian
nie będzie łamał lub naruszał
zasady trwałości projektu. Pla-
nowane zmiany w projekcie mogą
wymagać konieczność aktualizacji
załączników do umowy o dofinan-
sowanie. Dbałość o zachowanie
spójności dokumentów projekto-
wych (operacyjnych) zminimalizuje
problemy, które mogą wystąpić
podczas kontroli i wykrytych pod-
czas nich nieprawidłowości.
Oprócz samego monitoringu istnieje
konieczność
archiwizacji w celu
kontroli i przechowywania doku-
mentów w sposób gwarantujący
należyte bezpieczeństwo informa-
cji, wszelkich danych związanych
z realizacją projektu, w szczególno-
ści dokumentacji związanej z zarzą-
dzaniem finansowym, technicznym,
procedurami zawierania umów
z wykonawcami, przez okres co naj-
mniej 10 lat od dnia wejścia w życie
umowy o dofinansowanie.
promocjai wizualizacja
projektu
Biorąc pod uwagę przedstawiony
wachlarz obszarów związanych
z obowiązkami w zakresie pra-
widłowego rozliczenia dotacji,
beneficjenci powinni rozważyć
możliwość współpracy z firmą
doradczą w zakresie rozliczania
projektów w celu efektywnego
i terminowego wypełnienia zapi-
sów umowy o dofinansowanie.
Optymalne zarządzanie projektem
unijnym zależy w dużym stopniu od
wiedzy i doświadczenia w zakresie
umiejętnego wykorzystania zapi-
sów poszczególnych dokumentów
programowych. Znajomość zapi-
sów programowych pozwala na
wykorzystanie praw beneficjenta,
wynikających z przysługujących mu
np. środków ochrony prawnej.
Jolanta Kałuska
poeuforiiotrzymaniawsparciafinansowego,należydokładnieprzeanalizowaćzapisyumowy
i wynikającez nichzobowiązania.